Manual Gespos Passagem de Dados Fecho de Ano
ÍNDICE PASSAGEM DE DADOS / FECHO DE ANO... 1 Objectivo da função... 1 Antes de efectuar a Passagem de dados / Fecho de Ano... 1 Cópia de segurança da base de dados actual... 2 Criar a nova base de dados... 2 Entrar no Recovery... 4 Efectuar a Passagem de dados / Fecho de ano... 5 Definição da data de fecho e base de dados que contém a informação... 6 Cópia de documentos de venda pendentes de conversão... 8 Cópia de documentos de compra pendentes de conversão... 8 Operações a efectuar... 9 Copiar existências e Recálculo dos preços de custo médios... 10 Eliminar descontinuados... 10 Copiar talões de reembolso não utilizados... 10 Copiar pendentes em conta corrente... 10 Documentos para encontro de saldos... 11 Operações bancárias... 14 Sistema com GesFILIAIS... 16 Consulta de documentos importados... 16
Passagem de dados / Fecho de ano Objectivo da função O elevado volume de vendas e/ou o extenso número de documentos e consequente aumento do tamanho da base de dados, bem como a simples necessidade de dividir os dados em períodos de trabalho distintos, podem exigir uma divisão da base de dados de trabalho. Uma vez que a nova base de dados será menor, garantirá maior velocidade nas transacções (menor volume de dados a processar e, no caso de existirem vários postos, menor tráfego de dados na rede), optimizando assim o desempenho da própria aplicação. Assim, a Passagem de dados / Fecho de ano poderá ser efectuada: Sempre que o tamanho da base de dados assim o justifique. No final de ano / período (poderá ser conveniente para o cliente ter os dados divididos por anos / período de trabalho). Sempre que o cliente considere oportuno, devido à adopção de uma nova estratégia de negócio. Esta operação, poderá ser efectuada sempre que o utilizador assim o entender, as vezes que achar conveniente e não necessita de ser executada no dia em que se pretende dividir a base de dados. Se, por exemplo, se pretende que a nova base de dados tenha apenas os dados de 2008 e já tem movimentos até Abril de 2008, poderá fazer a divisão da base de dados no mês de Abril tendo apenas o cuidado de definir a data de fecho 31-12-2007, uma vez que esta operação efectuará os procedimentos necessários para garantir a integridade dos dados: Todos os documentos com data posterior à data de fecho existirão na nova base de dados; Todas as tabelas e configurações existentes serão copiadas; Será criado um documento de inventário à data de fecho, mantendo assim o stock dos produtos; Copiará os talões de reembolso em aberto para posterior utilização; Garantirá que todos os documentos de compra e venda pendentes de conversão existirão na nova base de dados; Todos os documentos de clientes e fornecedores ainda não liquidados estarão disponíveis para regularização; Será criado um documento de saldo inicial de clientes / fornecedores / vendedores, por forma a manter o saldo do terceiro correcto; Os depósitos bancários e os cheques em carteira irão transitar para a nova base de dados; Possibilidade de, aquando da Passagem de dados / Fecho de ano, eliminar todos os produtos descontinuados. Antes de efectuar a Passagem de dados / Fecho de Ano Tratando-se de uma operação crítica, aconselha-se a execução de uma cópia de segurança da base de dados actual antes de efectuar a Passagem de dados / Fecho do Ano. www.sage.pt 1
A Passagem de dados / Fecho de Ano necessita de duas bases de dados: a base de dados actual e uma nova base de dados para cópia de informação, pelo que deverá criar a nova base de dados antes de entrar no Recovery. Cópia de segurança da base de dados actual Antes de fazer a cópia de segurança, certifique-se que todos os utilizadores fecharam a aplicação. Para efectuar uma cópia de segurança, entre no Gespos Gestão Comercial, aceda ao menu Sistema e de seguida na opção Seguranças, seleccione a localização onde pretende guardar a informação e os dados a incluir na cópia de segurança e clique no botão Arquivar. Verifique após criação do Backup, se no ficheiro (zip) consta a base de dados (gesposdata.mdb ou gesposdatabackup.bak) No caso de ter mais de um posto, a cópia de segurança deverá ser efectuada no servidor (computador que contém a base de dados). O computador servidor é o único computador que contém, na directoria de instalação do Gespos, o ficheiro server.ini. Local no disco onde será efectuada a cópia de segurança. Caso pretenda alterar esta localização, deverá clicar no botão Actualizar lista Dados a incluir na cópia de segurança Criar a nova base de dados Para criar uma nova base de dados, aceda à directoria de instalação do Gespos, edite o ficheiro server.ini usando o bloco de notas e altere o nome da base de dados. www.sage.pt 2
O nome da base de dados é GesPOSData O nome da nova base de dados é GesPOSData2008 Uma vez alterado o nome da base de dados, ao entrar novamente na aplicação Gespos - Gestão Comercial, a nova base de dados será criada automaticamente. www.sage.pt 3
Entrar no Recovery O Recovery foi concebido para executar rotinas de intervenção técnica a nível das bases de dados. Só um técnico especializado (Parceiro Sage Gespos com formação Recovery ) deverá utilizar este aplicativo). Para ter acesso ao Recovery, deverá executar o download deste executável no site de parceiros, garantindo que a versão do Recovery é igual à versão da aplicação instalada. Este ficheiro encontra-se compactado com a password 88gespos88 e, após a sua descompactação, deverá ser copiado para a pasta onde se encontra instalado a aplicação Gespos. Ao executar este ficheiro, será solicitada uma primeira password: a do utilizador administrador do Gespos. Após a leitura e aceitação do texto informativo, será solicitada nova password (Partner.log). Esta última password terá de ser gerada pelo parceiro Sage Gespos com o executável REVLOG.exe, usando a password 88gespos88 para descompactar o ficheiro. Poderá encontrar o executável em: http://www.mygespos.com/mirror/download/aplicativos/gespos3/revlog.zip. Para mais informações acerca da geração da password do parceiro, por favor consulte o manual do Recovery. www.sage.pt 4
Efectuar a Passagem de dados / Fecho de ano A opção de Passagem de dados / Fecho de ano encontra-se no menu Migração de Dados do Recovery. Ao aceder à opção, a primeira janela do assistente é exibida: Caso a base de dados contenha movimentos, impedindo por isso a Passagem de dados / Fecho de ano, a seguinte mensagem é mostrada: As bases de dados origem e destino usadas para a Passagem de dados / Fecho de ano deverão usar a mesma tecnologia, isto é, se a base de dados origem é Access, a base de dados destino tem de ser obrigatoriamente Access, da mesma forma, se a base de dados origem é SQL, a base de dados destino tem de ser obrigatoriamente SQL. www.sage.pt 5
Definição da data de fecho e base de dados que contém a informação Na janela seguinte do assistente, deverá definir qual a data de fecho de ano, isto é, qual a data a partir da qual os movimentos serão copiados para a nova base de dados, bem como o percurso e o nome da base de dados que contém os movimentos a serem copiados. Data do fecho de ano Percurso e nome da base de dados em Access No caso de usar uma base de dados em SQL, deverá inevitavelmente indicar a data de fecho de ano e nome da base de dados que contém os movimentos. Neste caso, não será necessário definir o percurso da base de dados uma vez que se trata de uma base de dados em SQL. As duas bases de dados SQL deverão, obrigatoriamente, estar na mesma instância do SQL. www.sage.pt 6
Data do fecho de ano Nome da base de dados em SQL www.sage.pt 7
Cópia de documentos de venda pendentes de conversão No próximo passo, deverá seleccionar, de entre os documentos de venda ainda não convertidos, quais os que pretende que sejam copiados para a nova base de dados. Marque a opção Copiar documentos de venda pendentes de conversão caso pretenda copiar um ou vários documentos de venda ainda não convertidos para a nova base de dados. A selecção de todos ou a desmarcação de todos os documentos poderá ser efectuada usando o botão Marcar Todos ou o botão Desmarcar Todos respectivamente. Cópia de documentos de compra pendentes de conversão Da mesma forma que para os documentos de venda, poderá seleccionar, na próxima janela do assistente, quais os documentos de compra ainda não convertidos que pretende copiar para a nova base de dados. www.sage.pt 8
Operações a efectuar O passo seguinte do assistente, permite-lhe definir quais as operações a efectuar. www.sage.pt 9
Copiar existências e Recálculo dos preços de custo médios Copiar existências. Esta opção irá despoletar a criação de um documento de stock inicial com o stock à data do fecho do ano (segundo o exemplo acima, o documento de stock será criado com data de 31-12-2007). Esta operação garantirá que o stock dos produtos é mantido na nova base de dados. No que diz respeito às propriedades (lotes, números de série ), serão apenas copiadas aquelas que contenham stock à data de fecho de ano ou que foram movimentadas após a data de fecho, todas as restantes não existirão na nova base de dados. Para os produtos de tipo Edição, as edições serão copiadas integralmente para a nova base de dados independentemente se possuem ou não stock. Neste caso, caso pretenda eliminar as edições sem stock, depois de efectuar a Passagem de dados / Fecho de ano, deverá utilizar a opção Eliminar Edições presente em Diversos Utilitários do GesPos. Recalculo dos preços de custo médios. Esta opção, desmarcada por defeito uma vez que se trata de uma operação demorada, permite recalcular o preço de custo médio à data de fecho de ano de todos os produtos existentes na base de dados origem. Estes novos preços de custo médios serão usados na criação do documento de stock inicial, garantindo desta forma que o preço custo médio dos produtos se manterá correcto na nova base de dados. Caso esta opção se encontre desmarcada, o documento de stock inicial será criado usando o custo médio existente na ficha do produto, ou seja, o preço de custo médio actual. Este Recalculo dos preços de custo médios efectua os mesmos cálculos usados no relatório Inventário por armazém (existente nos relatórios de movimentos de stock do GesPos Gestão Comercial), colocando no campo Data de inventário a data de fecho de ano e marcada a opção Calcular preço de custo médio à data. Eliminar descontinuados Eliminar descontinuados. Se assim pretender, aquando da passagem dos dados para o novo ano poderá optar por eliminar os produtos marcados como Descontinuados, tendo em atenção que o stock existente destes produtos não existirá na nova base de dados. Caso exista algum produto marcado como Descontinuado mas com movimentos posteriores à data de fecho, esse produto não será eliminado e caso tenha existência à data de fecho, será criada uma linha para esse produto no documento de stock inicial. Copiar talões de reembolso não utilizados Copiar talões de reembolso não utilizados. Marcando esta opção, o sistema permitirá a utilização, como forma de pagamento na nova base de dados, dos talões de reembolso existentes com valor em aberto e cuja data limite não esteja expirada à data da passagem de dados. Independentemente da sua data, caso à data do fecho não tenha sido descontado na sua integra, o talão de reembolso será migrado. Copiar pendentes em conta corrente Copiar pendentes em conta corrente. Marcando esta opção, o sistema copiará para a conta corrente todos os documentos pendentes com data anterior à data de fecho, por forma a manter correctamente o saldo do cliente / fornecedor / vendedor. Exemplo: Listagem de pendentes do cliente 1: Documento Nº documento Data do documento Valor original Valor Pendente FAC 20070156 30-06-2007 1.265,25 1.265,25 NC 20070005 15-11-2007 165,14 165,14 ND 20070003 26-12-2007 234,15 0 www.sage.pt 10
FAC 20070659 11-12-2007 3.268,01 3.268,01 FAC 20080012 03-01-2008 650,48 650,48 Com a marcação da opção Copiar pendentes em conta corrente, após a Passagem de dados /Fecho de ano, em conta corrente existirão os documentos que se encontram pendentes, ou seja, o documento ND 20070003, uma vez que estava totalmente liquidado, não será passado para a nova base de dados. Documento Nº documento Data do documento Valor original Valor Pendente FAC 20070156 30-06-2007 1.265,25 1.265,25 NC 20070005 15-11-2007 165,14 165,14 FAC 20070659 11-12-2007 3.268,01 3.268,01 FAC 20080012 03-01-2008 650,48 650,48 De referir que, apesar de serem passados os documentos pendentes para conta corrente, para consulta no ecrã de vendas, estará unicamente o documento FAC 20080012 uma vez que é o único documento com data igual ou posterior à data da passagem de dados. Documentos para encontro de saldos Documento para encontro de saldos de cliente. Este campo permite definir o documento de saldo inicial de clientes que será criado automaticamente pela aplicação para acertar o saldo do cliente. Por defeito, o documento seleccionado será o SIC Saldo Inicial Clientes e só poderá ser alterado caso este documento não exista na nova base de dados. Exemplo: Existindo os seguintes documentos para o cliente 1: Doc. Nº documento Data do documento Valor FAC 20070154 30-06-2007 1.200,00 FAC 20070155 30-06-2007 1.387,70 FAC 20070659 11-12-2007 3.268,01 FAC 20070660 12-12-2007 870,00 NC 20070006 23-12-2007-350,00 FAC 20080010 02-01-2008 1.000,00 Foram efectuadas as seguintes liquidações: Doc. Nº documento Data do documento Valor Documento liquidado REC 20070230 01-07-2007-600,00 FAC 20070154 REC 20070231 15-07-2007-600,00 Valor pendente:0 www.sage.pt 11
Doc. Nº documento Data do documento Valor Documento liquidado REC 20070232 31-07-2007-600,00 FAC 20070155 REC 20080023 15-01-2008-450,00 Valor pendente:337,70 Doc. Nº documento Data do documento Valor Documento liquidado REC 20070233 31-07-2007-470,00 FAC 20070660 REC 20080024 15-01-2008-400,00 Valor pendente:0 Saldo do cliente=4.255,71 Na nova base de dados, e tendo em consideração que a Passagem de dados / Fecho de ano foi efectuada com data de 31-12-2007, em conta corrente existem os seguintes documentos: Caso a opção Copiar pendentes em conta corrente se encontre seleccionada: Doc. Nº documento Data do documento Valor FAC 20070155 30-06-2007 1.387,70 1) FAC 20070659 11-12-2007 3.268,01 2) FAC 20070660 12-12-2007 870,00 3) NC 20070006 23-12-2007-350,00 2) SIC 20080001 31-12-2007-1.070,00 5) FAC 20080010 02-01-2008 1.000,00 4) REC 20080023 15-01-2008-450,00 4) REC 20080024 15-01-2008-400,00 4) Saldo do cliente=4.255,71 1) O documento FAC 20070155 é copiado para a conta corrente do cliente 1 uma vez que ainda se encontra parcialmente pendente. 2) A factura 20070659 e a Nota de crédito 20070006 estão visíveis na conta corrente do cliente uma vez que se encontram totalmente pendentes. 3) O documento FAC 20070660 é copiado para a conta corrente no novo ano uma vez que existe uma liquidação parcial deste documento após a data de fecho. 4) Ao documentos marcados com 4) têm data superior à data de fecho, logo, obrigatoriamente, estão visíveis na conta corrente e podem mesmo ser alterados nos respectivos ecrãs (neste caso, no ecrã de vendas e recibo). 5) O saldo inicial de clientes SIC, criado automaticamente em 31-12-2007, com o valor de 1.070,00 resulta da soma dos documentos REC 20070232 (uma vez que a factura usada nesta neste recibo ainda se mantém pendente, ainda que parcialmente) e REC 20070233 (já que a 31-12-2007 a factura liquidada parcialmente neste recibo, ainda se encontra pendente). O documento FAC 20070154 não foi passado para o novo ano uma vez que a 31-12-2007 se encontra liquidado totalmente pelos documentos REC 20070230 e REC20070231 que por sua vez também foram criados com data inferior à data de fecho de ano. Opção Copiar pendentes em conta corrente desmarcada Doc. Nº documento Data do documento Valor FAC 20070155 30-06-2007 1.387,70 1) FAC 20070660 12-12-2007 870,00 1) SIC 20080001 31-12-2007-1.070,00 3) www.sage.pt 12
SIC 20080002 31-12-2007 3.268,01 4) SIC 20080003 31-12-2007-350,00 REC 20080023 15-01-2008-450,00 2) REC 20080024 15-01-2008-400,00 2) FAC 20080010 02-01-2008 1.000,00 2) Saldo do cliente=4.255,71 1) As facturas 20070155 e 20070660 são copiado para a conta corrente na nova base de dados uma vez que foram usadas, respectivamente, nos recibos 20080023 e 20080024 de 2008. 2) Ao documentos marcados com 2) têm data superior à data de fecho, logo, obrigatoriamente, estão visíveis na conta corrente e podem mesmo ser alterados nos respectivos ecrãs (neste caso, no ecrã de vendas e recibo). 3) O saldo inicial de clientes SIC 20080001, criado automaticamente em 31-12-2007, com o valor de (1.070,00) resulta da soma dos documentos REC 20070232 e REC 20070233 (uma vez que as facturas usadas em ambos os recibos, a 31-12-2007 ainda se encontravam parcialmente pendente). 4) Uma vez que a não foi seleccionada a opção Copiar pendentes em conta corrente, a nota de crédito 20070006 passa como saldo inicial para a nova base de dados. Documento para encontro de contas de saldos de fornecedores. Este campo, à semelhança do que acontece para os clientes, indica qual o documento de saldo inicial de fornecedores que será criado automaticamente pela aplicação. Por defeito, o documento seleccionado será o SIF Saldo Inicial Fornecedores e só poderá ser alterado caso este documento não exista na nova base de dados. Documento para encontro de contas de saldos de vendedores. Este campo, à semelhança do que acontece para os clientes e fornecedores, indica qual o documento de saldo inicial de vendedores que será criado automaticamente pela aplicação. Por defeito, o documento seleccionado será o NLV Nota Lançamento Vendedor e só poderá ser alterado caso este documento não exista na nova base de dados. Processar comissões. Esta opção, marcada por defeito e contendo a data do último processamento de comissões, permite calcular as comissões dos vendedores desde a data aqui inserida até à data de passagem de dados. No exemplo acima, a última data de processamento de comissões (data do último documento processado) foi 30-06-2007, pelo que será esta a data sugerida pela aplicação como data inicial usada para o cálculo das comissões, sendo que a data final do cálculo será a data de fecho de ano (31-12-2007). Na nova base de dados, o próximo processamento de comissões terá como data inicial 24-12-2007, ou seja, o dia seguinte ao último documento usado no processamento de comissões. O processamento de comissões efectuado na passagem de ano, executa os mesmos procedimentos da opção Processamento de Comissões existente no GesPos, pelo que para mais informações acerca desta opção, consulte o Manual de Comissões. www.sage.pt 13
Operações bancárias Estas opções apenas estarão disponíveis se pasta C.C.Bancária dos Parâmetros do GesPos se encontrar correctamente preenchida. Copiar depósitos bancários e cheques em carteira. Seleccionando esta opção, o sistema copiará para a nova base de dados todos os depósitos bancários com data superior à data de fecho de ano e todos os cheques em carteira. Copiar conta corrente bancária. Caso pretenda, seleccionando para isso esta opção, poderá copiar para a nova base de dados todos os documentos manuais que movimentam a conta corrente bancária cuja data seja superior à data de passagem de ano. Os movimentos com data inferior à data de fecho de ano não serão copiados, sendo criado automaticamente um documento com o saldo inicial de cada um dos bancos, usando as configurações seguintes. Conta corrente Bancária Saldos Iniciais. Uma vez seleccionada a opção Copiar conta corrente bancária deverá seleccionar o Descritivo, o Método e a Categoria usados para a criação do movimento de saldo inicial para as várias contas bancárias existentes. Existindo os seguintes documentos: Doc. Nº doc. Data Valor Recibo Nº cheque Data Valor DEP 20070165 15-12-2007 1.300,00 365 123657 15-12-2007 700,00 658974 15-12-2007 600,00 DEP 20080006 06-01-2008 1.700,00 5 652103 28-12-2007 1.200,00 368455 29-12-2007 500,00 DEP 20080020 15-03-2008 1.200,00 6 665577 10-03-2008 450,00 559988 15-03-2008 750,00 Cheques em carteira 365478 25-03-2008 320,00 236985 28-03-2008 460,00 www.sage.pt 14
Caso a opção Copiar depósitos bancários e cheques em carteira se encontre seleccionada, serão copiados para a nova base de dados os depósitos bancários e os cheques em carteira com data superior à data de fecho. Neste caso, seriam copiados os seguintes documentos: www.sage.pt 15
Doc. Nº doc. Data Valor Recibo Nº cheque Data Valor DEP 20080006 06-01-2008 1.700,00 5 652103 28-12-2007 1.200,00 1) 368455 29-12-2007 500,00 1) DEP 20080020 15-03-2008 1.200,00 6 665577 10-03-2008 450,00 2) 559988 15-03-2008 750,00 2) 365478 25-03-2008 320,00 3) 236985 28-03-2008 460,00 3) 1) O depósito 20080006 é passado para a nova base de dados uma vez que tem data superior à data de fecho de ano. Neste caso, também o recibo 5 que contém os cheques 652103 e 368455 são copiados para a nova base de dados, por forma a manter a coerência dos dados. 2) O depósito 20080020, bem como os recibo 6 e os cheques 665577 e 559988 também são copiados para a nova base de dados uma vez que a data do seu registo é superior à data de passagem de dados. 3) Os cheques em carteira, uma vez que ainda não foram depositados e têm data superior à data definida na passagem de dados, são também copiados para a nova base de dados. Seleccionado também a opção Copiar conta corrente bancária, para além dos movimentos acima (movimentos copiados uma vez que a opção Copiar depósitos bancários e cheques em carteira estava activa), é também criado automaticamente um documento com o saldo inicial da conta bancária em questão. Seleccionando então as duas opções, serão copiados para a nova base de dados os depósitos bancários e os cheques em carteira com data superior à data de fecho e será criado o saldo inicial da conta bancária com valor de 1.300,00 uma vez que é este o valor do depósito nº20070165 (não copiado para a nova base de dados uma vez que a sua data não o permite). Sistema com GesFILIAIS Caso o sistema em questão tenha implementado o GesFILIAIS, o fecho de ano/passagem de dados deverá apenas ser executado numa localização sede. Antes deste processo deverão ser efectuadas todas as comunicações, de forma a que a localização sede tenha toda a informação actualizada. Após o fecho de ano/passagem de dados as restantes localizações deverão usar a base de dados da sede que resultou deste processo, procedendo às devidas alterações relativas a cada posto/localização. Consulta de documentos importados Os documentos criados automaticamente aquando da passagem de dados, nomeadamente: Saldo Inicial de Clientes (SIC), Saldo Inicial de Fornecedores (SIF) e Saldo Inicial de Vendedores (NLV) terão a seguinte menção: www.sage.pt 16
À semelhança do que acontece com os documentos de Saldo inicial, os documentos de compra e venda pendentes de conversão que são copiados para a nova base de dados terão também informação acerca da forma como foram criados: Tanto os documentos de saldo inicial como os documentos de compra e venda pendentes de conversão copiados aquando da Passagem de dados / Fecho de ano poderão ser reimpressos mas nunca alterados. www.sage.pt 17