Manual do aplicativo GESTÃO DE FICHEIROS 2003

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1 Manual do aplicativo GESTÃO DE FICHEIROS 2003 ÍNDICE Pág. I. Instalação do Software 2 II. Selecção de Empresas / Manutenção de Empresas 5 III. Criação da Base de Dados (Clientes, Fornecedores e Pessoal) 9 IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários) 13 V. Anexo A - Menu do Aplicativo 23 VI. Anexo B Glossário 27 1

2 I. Instalação do Software Para instalar o software Gestão de Ficheiros 2003 deverá seguir os 5 passos a seguir indicados: 1) Antes de iniciar a instalação do software, recomenda-se que feche todas as aplicações do seu Computador (ex.: Word, Outlook, Internet Explorer, etc.). 2) Introduza o CD do software Gestão de Ficheiros 2003 no leitor de CDs e aguarde o arranque automático do programa de instalação (Nota: caso não inicie automaticamente, deverá executar o programa SETUP.EXE no CD). 3) Seleccione o idioma de configuração Português (standard) e clique em OK. 2

3 I. Instalação do Software 4) Seleccione o botão Seguinte para os ecrãs i), ii), iii), iv) e v): i) ii) iii) iv) 3

4 I. Instalação do Software Seleccione Seguinte e aguarde 5) Configuração concluída, seleccione Terminar v) A partir deste momento, já pode utilizar o software Gestão de Ficheiros

5 II. Selecção de Empresas / Manutenção de Empresas O software Gestão de Ficheiros 2003 permite a gestão de uma base de dados com informação dos clientes, fornecedores e pessoal para uma ou mais empresas. Antes de poder utilizar essa base de dados, deverá definir, através do menu selecção de empresas, cada uma das empresas para as quais pretende manter informação relativa a clientes, fornecedores e pessoal. 1) No menu Selecção de Empresas, seleccione a opção Manutenção de Empresas. 5

6 II. Selecção de Empresas / Manutenção de Empresas Inserir Nova Empresa i) Seleccione o botão Inserir ii) Preencha a Designação da Empresa. ATENÇÃO: Só deverá preencher o campo de Identificação de Entidade Credora se a empresa tiver aderido ao Sistema de Débitos Directos (SDD). iii) Seleccione o botão OK. 6

7 II. Selecção de Empresas / Manutenção de Empresas Alterar dados da Empresa i) Seleccione a Empresa Altere os dados da Empresa ii) Seleccione o botão Alterar iii) Preencha a Designação da Empresa. ATENÇÂO: Só deverá preencher o campo de Identificação de Entidade Credora quando se tratar de uma empresa aderente ao Sistema de Débitos Directos (SDD). iv) Seleccione o botão OK. 7

8 II. Selecção de Empresas / Manutenção de Empresas Eliminar Empresa i) Seleccione a Empresa ii) Seleccione o botão Eliminar ATENÇÃO: Este processo é irreversível! Ao eliminar uma empresa está a apagar todos os registos das tabelas de fornecedores, clientes e pessoal que estejam relacionados com essa empresa. 8

9 III. Criação da Base de Dados (Clientes, Fornecedores e Pessoal) O software Gestão de Ficheiros 2003 permite a gestão de uma base de dados com informação dos clientes, fornecedores e pessoal para cada uma das empresas definidas no menu selecção de empresas. Existem duas formas de criar a Bases de Dados: - na barra de menus, seleccionar Gestão Base Dados, escolhendo a opção Clientes, Fornecedores ou Pessoal ou; - clicar directamente nos quadrados com as letras C, F ou P que se encontram logo por baixo de Gestão Base Dados 9

10 III. Criação da Base de Dados (Clientes, Fornecedores e Pessoal) Inserir Registos No menu Gestão Base Dados, escolha a tabela que pretende utilizar (Clientes, Fornecedores ou Pessoal) i) Seleccione o botão Inserir ii) Introduza os dados do registo iii) Para finalizar, seleccione o botão OK 10

11 III. Criação da Base de Dados (Clientes, Fornecedores e Pessoal) Alterar Registos No menu Gestão Base Dados, escolha a tabela que pretende utilizar (Clientes, Fornecedores ou Pessoal) i) Seleccione o registo ii) Seleccione o botão Alterar iii) Altere os dados do registo iv) Para finalizar, seleccione o botão OK 11

12 III. Criação da Base de Dados (Clientes, Fornecedores e Pessoal) Eliminar Registos No menu Gestão Base Dados, escolha a tabela que pretende utilizar (Clientes, Fornecedores ou Pessoal) i) Seleccione o registo ii) Seleccione o botão Eliminar ATENÇÃO: iii) Confirme a eliminação do registo Este processo é irreversível! 12

13 IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários) Existem duas formas para criar Ficheiros PS2: - na barra de menus, seleccionar Criação Ficheiros PS2 e escolher a opção pretendida (Pagamento a Fornecedores, Cobranças ou Salários) ou; - clicar directamente nos quadrados com as letras F, C ou S que se encontram logo por baixo de Criação Ficheiros PS2 13

14 IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários) Inserir Registos i) Seleccione o botão Inserir ii) Seleccione um registo da sua base de dados clicando sobre? ou preencha os dados do registo. iii) Seleccione o botão OK para gravar o registo. 14

15 IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários) Alterar Registos i) Seleccione o registo ii) Seleccione o botão Alterar iii) Altere os dados do registo iv) Seleccione o botão OK v) Para finalizar, seleccione o botão Gravar 15

16 IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários) Eliminar Registos i) Seleccione o registo ii) Seleccione o botão Eliminar ATENÇÃO: Este processo é irreversível! iii) Para finalizar, seleccione o botão Eliminar 16

17 IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários) Gravar o Ficheiro i) Seleccione o botão Gravar para gravar o ficheiro. ii) Indique a conta ordenante e a data de processamento do ficheiro. iii) Seleccione o botão OK. 17

18 IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários) Gravar o Ficheiro Escolha agora o local onde pretende gravar o ficheiro PS2. iv) Seleccione o botão OK para aceitar o local recomendado ou o botão Browse para gravar noutro local. v) Caso pretenda, poderá imprimir um relatório com a listagem de todos os registos do ficheiro e indicação da conta ordenante, data de processamento, número total de registos e importância total. 18

19 IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários) Enviar o Ficheiro Uma vez criado o ficheiro PS2, deverá fazer o seu envio para o Banco. i. Para enviar os ficheiros PS2 a partir do aplicativo Gestão de Ficheiros 2003, seleccione a opção Pagamentos/Cobranças no menu managerland. NOTA: Esta opção requer a existência de uma ligação à Internet activa. 19

20 IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários) Enviar o Ficheiro Após seleccionar a opção do menu anterior, será redireccionado para a página do portal managerland ( ii. Seleccione a opção Pagamento/Cobrança. 20

21 IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários) Enviar o Ficheiro iii. Identifique-se com o seu código de utilizador, password e respectivo certificado digital. 21

22 IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários) Enviar o Ficheiro iv. Preencha os dados relativos ao ficheiro a enviar e seleccione o ficheiro através do botão Browse (Procurar). v. Seleccione o botão Executar vi. Por último, valide a sua instrução introduzindo a sua password quando for solicitado. ATENÇÃO: O processamento do ficheiro enviado deverá ser posteriormente autorizado em Autorizações -> Operações Pendentes. 22

23 V. Anexo A - Menu do Aplicativo Manut. Ficheiros Permite editar ficheiros PS2 de Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários, assim como efectuar a sua validação (em termos de estrutura e coerência de dados) Gestão Base Dados Possibilita a inserção/alteração/eliminação de registos numa base de dados com informação de fornecedores, clientes e pessoal para cada uma das empresas definidas no menu Selecção de Empresas. 23

24 V. Anexo A - Menu do Aplicativo Criação Ficheiros PS2 Criação de ficheiros PS2 de Pagamento a Fornecedores, Cobranças e de Salários com recurso à informação de fornecedores, clientes e pessoal existente na base de dados criada através do menu Gestão Base Dados ou através da introdução manual de dados. Conversor PS2 Ferramenta que permite a conversão de um ficheiro de texto que obedeça a uma determinada estrutura num ficheiro PS2. Esta conversão só será possível se o ficheiro de origem contiver a informação mínima necessária para a criação de um ficheiro PS2. Selecção de Empresas Inserção/Alteração/Eliminação de empresas às quais serão associadas bases de dados com informação relativa a fornecedores, clientes e pessoal. Transf. Base Dados Funcionalidade que permite a importação de informação residente em bases de dados utilizadas em versões anteriores do software Gestão de Ficheiros

25 V. Anexo A - Menu do Aplicativo Manut. de Contas Permite a gestão de uma base de dados com informação das contas de depósito à ordem associadas à empresa activa. Quando estiver a criar um ficheiro PS2, o utilizador poderá optar por escolher desta lista a conta que pretende associar ao ficheiro. EAN Permite a gestão de ficheiros EAN. O EAN é o ficheiro utilizado para a conversão de Autorizações de Débito em Conta (ADC s) não normalizadas (provenientes de outros sistemas de cobrança), em ADC s normalizadas do Sistema de Débitos Directos. É igualmente utilizado para a criação de ADC s truncadas e cancelamento das mesmas. RAD Permite a consulta de ficheiros RAD. O RAD é o ficheiro onde se encontram registados todas as activações/cancelamentos e alterações de Autorizações de Débito em Conta associadas a uma determinada entidade credora. 25

26 V. Anexo A - Menu do Aplicativo SDD Referências Com esta opção, é possível, com base num ficheiro de referências não normalizadas, criar, quase na integra, o ficheiro EAN (Envio de Autorizações Normalizadas), mediante a conversão de referências não normalizadas em normalizadas. Para o ficheiro EAN ficar concluído torna-se apenas necessário adicionar para cada devedor o Número de Identificação Bancária (NIB) e o Sistema de Origem da Referência. Managerland Ligação à área de empresas do portal Millennium bcp ( para o envio e recepção de ficheiros PS2, EAN e RAD. 26

27 VI. Anexo B - Glossário EAN - ficheiro utilizado para a conversão de Autorizações de Débito em Conta (ADC s) não normalizadas (provenientes de outros sistemas de cobrança), em ADC s normalizadas do Sistema de Débitos Directos. É igualmente utilizado para a criação de ADC s truncadas e cancelamento das mesmas. PS2 - Formato de ficheiro criado pela Associação Portuguesa de Bancos para efectuar pagamentos e cobranças no sistema bancário. RAD - O RAD é o ficheiro onde se encontram registados todas as activações/cancelamentos e alterações de Autorizações de Débito em Conta associadas a uma determinada entidade credora SDD - Sistema de Débitos Directos. Este sistema permite através do envio de um único ficheiro para o banco de apoio, efectuar cobranças em qualquer banco nacional. 27