Manual de abertura de ano. Gestão Administrativa 2 e 3

Transcrição

1 Manual de abertura de ano Gestão Administrativa 2 e 3

2 Introdução Este manual tem como principal objectivo ajudar o utilizador a realizar a abertura de uma nova sigla de trabalho no software Gestão Administrativa 2 e 3 (GADMN2/GADMN3) consequentemente transitar os dados para esta. Ao longo deste manual vai encontrar todos os procedimentos necessários para realizar esta abertura de sigla. Actualização de software Qualquer versão do software Gestão Administrativa 3 permite a realização da abertura de ano, porém é aconselhável ao utilizador manter sempre o seu software actualizado. (Nota: Apenas clientes com contratos de assistência com a Wincode tem acesso as ultimas versões do programa) 1. Actualização do software (GESTÃO ADMINISTRATIVA, SISTEMA) Para actualizar os programas, o utilizador deve recorrer ao suporte Wincode disponibilizado no website da Wincode. Depois de instalado o software de SUPORTE e realizado a autenticação correspondente com a conta de cliente atribuída, basta clicar sobre: Actualização Download Após este processo o sistema inicia as actualizações de ambos os softwares actualizando este para versões mais recentes.

3 2. Actualizar as bases de dados Depois de concluído o passo 1, é necessário realizar a actualização das bases de dados. Para tal, é necessário abrir o software de SISTEMA. Na janela principal, execute a criação das bases de dados do Gestão Administrativa 3 realizando os seguintes passos: Base de dados Gestão Administrativa 3: Bases Dados Criação da Base Dados Gestão Administrativa 3 Deve executar para todas as siglas existentes.

4 Abertura de novo ano A abertura do ano consiste na criação de uma nova base de dados, para que existem uma separação entres os dados. Na realidade o termo abertura do ano não se relaciona ao processo executado que é a criação de uma nova base de dados, mas por norma esta divisão é sempre no inicio do ano, separando os documentos pelas datas, daí a aplicação do termo. IMPORTANTE Na versão certificada (GADMN3), não deve fazer a abertura do ano em caso de ter criado documentos com data do ano seguinte na sigla anterior, tendo em conta que as chaves da certificação são baseadas no documento anterior. Em caso de o realizar, o 1º documento certificado do novo ano ira ficar inválido. A abertura do ano pode trazer ou não vantagens para os utilizadores. Cada utilizador deve realizar este procedimento ou não de acordo com os movimentos realizados durante o ano. Vantagens o Separação dos documentos por ano (maior facilidade na pesquisa, para casos de empresas com muitos movimentos/documentos); o O software torna-se mais rápido porque a base de dados foi dividida (menos registos); Desvantagens o Para o utilizador consultar dados de anos anteriores tem que abrir o software na sigla correspondente ao ano a ser consultado; Este procedimento está dividido em 4 fases diferentes: a. Abertura de sigla e passagem dos dados base (contas, artigos, etc..); b. Criação de inventário e registo de inicio de stocks; c. Recuperação de acumulados do ano anterior (saldo inicio das contas); d. Passagem das demonstrações de saldo (pendentes de contas);

5 Procedimentos a. Abertura sigla e passagem dos dados base Após entrar na sigla no qual pretende realizar a divisão (abertura de ano), execute a opção de abertura de ano novo em administração. A opção encontra-se em: Será apresentado uma janela onde o utilizador poderá algumas propriedades da passagem. Definir o nome da nova sigla a ser aberta e o respectivo ano que ela representará, se duplica os dados (todas as configurações, clientes e artigos) e por a nova numeração dos documentos. Nome da nova sigla e ano a que ele corresponde. Passagem de contas, artigos e definições. Altera numeração na nova sigla, em caso afirmativo o utilizador pode indicar o número.

6 NOTA: Os próximos passos devem ser executados na sigla nova. b. Criação de inventário e registo de inicio de stocks; Esta opção tem como objectivo criar um documento, que contêm uma linha por cada artigo e a respectiva existência do artigo na sigla do ano anterior. O documento selecionado deve estar configurado no seu código de lançamento como sendo entrada de stock, visto que os stocks são calculados com base nas linhas dos documentos. A opção deve ser executada quando já forem criados documentos que movimentem stocks na sigla anterior. A opção encontra-se em: Tipo Preço na linha do artigo O procedimento pode ser demorado dependendo no número de artigos.

7 c. Recuperação de acumulados do ano anterior; A recuperação de acumulados do ano anterior, cria para cada um dos clientes, um lançamento com o valor do saldo desse cliente na sigla anterior. O utilizador deve utilizar selecionar um diário e um código de lançamento apropriado para a abertura do ano. No caso de não ter um configurado, pode realizar a criação de um ou seleciona um generalizado código/diário generalizado.

8 d. Passagem das demonstrações de saldo; Este utilitário pesquisa na sigla anterior a demonstração de saldo pendente do cliente, e regista-a no novo ano. Os documentos existentes no novo ano anterior que foram transitados na abertura do ano e ainda estão por liquidar, podem ser alterados ou liquidados na sigla do ano anterior e posteriormente é necessário acertar e corrigir os documentos já passados realizando novamente a recuperação de saldos. Em versões anteriores poderá existir a possibilidade da eliminação da demonstração do ano anterior já transitado para o novo ano. Deve activar a opção e passar os movimentos apenas não liquidados.