Manual do cadastro de clientes Os processos comerciais iniciam com o cadastro de clientes, que deve ser feito com o programa 203. Este programa possui várias guias, também conhecidas como orelhas, que abrem outras funcionalidades do programa. Guia Dados Básicos: Esta guia é a principal para o cadastro de um correntista. Este correntista pode ser um cliente, um fornecedor, um funcionário ou um representante. Se o cliente que você estiver cadastrando, já possuir um cadastro (CNPJ ou CPF) no sistema, como um fornecedor, representante ou funcionário, por exemplo, você entra no modo de consulta através da tecla F7, informa o CPF ou CNPJ, se preferir pode fazer uma busca por um dos campos destacados em amarelo usando a tecla de consulta de valores, tecla F9.
Ao escolher um cliente, ou informando o CPF ou CNPJ, é só executar a Consulta, teclando F8. Uma observação muito importante, todos os campos que estão em vermelho no sistema, são campos obrigatórios. Outra observação, todos os campos do sistema são campos de consulta, então você pode consultar um cliente pelo telefone, por exemplo, ou por rua. Você pode usar apenas uma parte do campo, para isso, entre no modo de consulta, informando F7, clique no campo que você deseja efetuar a consulta, e então informe o conteúdo do campo a ser pesquisado. Se for utilizar apenas uma parte do conteúdo do campo, utilize antes e após o conteúdo, o caractere % (percentual). O campo bloqueado serve para informar ao sistema se o cliente está bloqueado para compra. Guia Clientes: Esta guia complementa o cadastro de clientes. É através desta guia que o sistema separa o correntista e o identifica como sendo um cliente. O Zenthi foi preparado para que os principais cadastros não sejam excluídos, pois esses são necessários para o histórico de uma empresa e para tomada de decisões no futuro. Sendo assim, quando precisar excluir um cliente, em vez da exclusão, é feito a inativação.
Para inativá-lo, marque o campo inativo abaixo da tela. O sistema mostrará a data de baixa. Quando precisar ativá-lo novamente, é só você desmarcar este campo. Guia Contatos: Esta guia contém o contato de pessoas físicas que trabalham neste cliente. Através deste é possível identificar, por exemplo, quem é a pessoa responsável por compras ou o financeiro da empresa. Caso a empresa tenha adquirido o módulo de marketing e os serviços de envio de e-mail para marketing, é possível através deste cadastro o envio automático de cartão de aniversário pelo sistema para os clientes.
Guia Fantasias: Esta guia possui o nome de fantasias da empresa e o CPF dos responsáveis pela empresa.
Guia Financeiro: Esta guia serve para controlar e automatizar o financeiro do cliente. Quando um pedido ou nota fiscal entra no sistema, ao filtrar as informações para cobrança e crédito, este é o primeiro lugar que o sistema pega as informações. Depois de analisar as informações desta tela, o sistema verifica pelo volume do financeiro, títulos recebidos, em aberto (vencidos e a vencer) e os títulos em cobrança. O campo tipo de limite fixo ou variável serve para saber se o limite será sempre fixo até que a pessoa responsável pelo financeiro altere o valor ou então variável, permitindo que o sistema altere conforme parâmetro de tempo para quando deve ser renovado o limite com base no histórico de compras e pagamentos. Os campos Dias Semana Pagamento e Dias do mês para faturar, servem para informar o sistema dos dias da semana ou do mês que o cliente costuma usar para faturamentos e pagamentos de títulos.
Guia Dados Adicionais: Esta guia serve para informações adicionais para futuros contatos SPC/Serasa ou outras fontes de crédito. Endereços de entrega: Esta guia serve para cadastrar o endereço dos clientes.
Guia Informações Serasa: Esta guia tem como objetivo, gerar e controlar o envio de arquivos para a Serasa. Guia representantes do cliente: Esta guia serve para cadastrar os representantes e seu faturamento.
Guia Atividades: Esta guia é utilizada para clientes atendidos em cidades em que o ISS (Imposto sobre serviços) necessite ser destacado na nota e recolhido pelo cliente. Desta maneira existe um cadastro de atividades e esses deverão ser informados para o cliente em questão. Guia Referências: Guia utilizada também para consultas a serviços de proteção de créditos.
Guia Atendimentos: Esta guia é utilizada para contatos de pré-venda ou pós venda e para contatos de cobrança. Uma vez escrito algo no campo informação, o sistema armazena a data/hora e o usuário que armazenou essas informações e traz para a tela no momento da consulta sempre da mais atual para a mais antiga. Guia Restrições de vendas: A indústria ou o distribuidor algumas vezes não pode ter o consumidor final como seu cliente, pois estaria tirando esse cliente de uma loja que compra de você e revende o seu produto. Esta guia foi criada com esta finalidade, pois ela permite ou restringe a venda de alguns produtos ou grupo de produtos para clientes que já são atendidos por clientes de sua empresa.