Microsoft Office 2007 e 2010, BrOffice 3.3 e diferenciais O Office e sua evolução O objetivo desse capítulo é apresentar as principais diferenças e características da nova versão do Office, com ênfase em provas de concursos públicos. Após a versão do Office 2003 encontramos as versões 2007 e 2010. Podemos observar uma grande diferença entre as estruturas da versão anterior para as novas. Agora os menus foram substituídos por faixas de opções e novas opções surgem à medida que o usuário clica em um objeto no documento, por exemplo, ao clicar em uma imagem, uma nova faixa de opções é apresentada, possibilitando configurações destinadas ao objeto selecionado, observe: Fonte: Microsoft Office Word 2010. 351
Office em concursos Em provas de concursos precisamos estar atentos, nelas eventualmente encontramos questões com a versão antiga e, na mesma prova, com o novo formato, ou seja, precisamos saber todas as versões do Office. Principais diferenças entre as versões 2007 e 2010 Obviamente, a quantidade de alterações da versão do Microsoft Office 2007 para a versão 2010 não equivalem às mudanças observadas da versão 2003 para as atuais, porém algumas situações precisam ser observadas, entre elas a saída do botão Office para o menu Arquivo, observe a diferença entre as janelas: Office 2007 Fonte: Microsoft Office Word 2007. Office 2010 Fonte: Microsoft Office Word 2010. Além dessas situações visuais, a versão 2010 já vem com suporte a arquivos no formato open, ou seja, criados pela suíte BrOffice. Software que compõem a suíte Uma suíte de aplicativos é caracterizada pelo conjunto de aplicativos, cada qual com sua respectiva funcionalidade. Dentro do Microsoft Office 2010 esses software variam de versão para versão. 352
Atualmente o usuário pode escolher entre as versões Home and Student, Home and Business e Professional e a principal diferença são os software que compõem cada suíte. Entre as versões Home and Student e Home and Business a diferença é a presença, nesta última, do Microsoft Outlook, poderoso gerenciador de e-mails. Na versão Professional além de todos os softwares encontrados na suíte Home and Business, encontramos ainda o Microsoft Access e o Microsoft Publisher. Em todas as suítes encontraremos os seguintes software: Extensões utilizadas Entre as extensões utilizadas, por padrão, nos software que compõem a suíte podemos citar: Software Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft PowerPoint Extensão docx xlsx pptx Mesmo com essas novas versões as novas suítes oferecem a possibilidade de salvar os arquivos nas versões anteriores. 353
Microsoft Word 2010 Ambiente A área de edição é semelhante à versão anterior, porém as ferramentas mudaram bastante. Como já dito, são apresentadas em faixas de opções. Fonte: Microsoft Office Word 2010. Na parte superior da janela encontramos a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, nela o usuário pode definir quais funções serão afixadas na região através do botão abaixo indicado. Barra de Ferramentas de Acesso Rápido Botão de definição de funções Podemos observar no canto inferior direito da janela as funcionalidades do Zoom, acionado pelo controle abaixo: Zoom Em provas de concursos observamos que as janelas dos software, normalmente, apresentam-se na posição restaurada no caso do Word precisamos ficar atentos à forma de apresentação de recursos, observe: 354
Fonte: Microsoft Office Word 2010. Cada faixa de opção escolhe um ícone para representar uma área de funcionalidades, por exemplo, o item Parágrafo, caso clicado, apresenta os itens desta área. É comum a confusão pensando que o parágrafo em questão será centralizado em virtude do que demonstra o ícone indicado. Porém, isso não ocorrerá. A seguir podemos observar uma imagem com a expansão das funções da que acabamos de mencionar. Fonte: Microsoft Office Word 2010. Essas situações repetem-se em todas as faixas de opções e em todos os software do Microsoft Office, portanto precisamos ficar atentos. Em algumas áreas encontramos o item Abertura de Janela com mais Opções de Configuração, localizado no canto inferior direito, observe: Abertura de Janela com mais Opções de Configuração 355
Fonte: Microsoft Office Word 2010. Conforme já dito, esse item permite a abertura de uma janela com mais opções de configuração. No caso do exemplo acima será apresentada a janela de Fonte, encontrada por meio do menu Formatar opção Fonte no Word 2003. Menu Arquivo O menu Arquivo substituiu o botão Office. Como observado anteriormente, por meio dele é possível exportar documentos no formato PDF e XPS (formato padrão da Microsoft), salvar documentos, realizar a impressão entre outras funcionalidades. Fonte: Microsoft Office Word 2010. Principais recursos Muitas das opções e recursos do Word são semelhantes aos da versão 2003. A seguir poderemos analisar alguns itens, separados por faixas de opções, que precisamos saber para as principais provas de concursos. 356
Funcionalidade Faixa de Opções Tachado, desenha uma linha no meio do texto selecionado. Sobrescrito e subscrito. Aumenta e reduz o tamanho da fonte. Opção para controle de maiúsculas e minúsculas. Limpar a formatação, limpa a formatação do texto apresentando a padrão do editor. Insere uma quebra de página, tecla de atalho CTRL + ENTER. Insere elementos gráficos elaborados, denominados SmartArt. Ferramenta equivalente ao efeito criado pela tecla PRINT SCREEN, ou seja, tira uma imagem da tela. Habilita o cabeçalho e/ou rodapé. Inserir Inserir Inserir Inserir Insere itens automáticos como campos variáveis, autotexto, entre outros. Insere um local com linha de assinatura. Insere quebras de página e de seção. Insere numeração de linhas, não confundir com estrutura de listas numeradas. Ativa a hifenização do documento. Insere nota de rodapé. Inserir Inserir Layout da Página Layout da Página Layout da Página Referências Inicia os procedimentos para criação de uma mala direta. Correspondências Ortografia e gramática, tecla de atalho F7. Revisão Contar palavras. Revisão Ferramenta de zoom. Exibição 357
Dica: eventualmente em provas apenas o ícone poderá ser cobrado, portanto não decore as opções da tabela acima pelo nome, é fundamental conhecer o ícone. Atenção: lembre-se que dependendo do objeto selecionado uma nova faixa de opções será disponibilizada. Microsoft Excel 2010 Ambiente Além dos recursos observados no Microsoft Word que estão presentes no Microsoft Excel como a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, observamos também as funcionalidades na barra de status, localizada na parte inferior da janela. Nela, por meio do botão direito, encontramos meios de habilitar uma série de opções, entre elas, a indicação das teclas CAPS LOCK, NUM LOCK e SCREEN LOCK, Observe: Fonte: Microsoft Office Excel 2010. 358
Principais recursos Algumas provas utilizam imagens de janelas e ícones, observe as principais opções do Microsoft Excel. Funcionalidade Faixa de Opções Orientação do texto na célula permite alterar o ângulo de apresentação do texto. Aumentar e diminuir casas decimais. Formatação condicional permite configurar a formatação da célula com base em condições preestabelecidas pelo usuário. Habilita cabeçalho e rodapé. Inserir Definir área de impressão na planilha. Imprimir títulos tem a funcionalidade de especificar quais linhas ou colunas serão repetidas em cada folha impressa. Funções utilizadas recentemente. Layout da Página Layout da Página Fórmulas Gerenciar nomes na planilha, nomes que podem ser inseridos por meio de recursos da caixa de nome Avaliar a fórmula para verificar eventuais problemas. Apresenta a fórmula na célula ao invés do resultado e vice-versa. Habilita a filtragem das células selecionadas. Validação dos dados inseridos nas células, com base em pré-requisitos informados pelo usuário. Proteger planilha e pasta de trabalho, o usuário pode configurar quais recursos serão liberados enquanto a planilha estiver protegida. Congelar painéis mantém uma área da planilha fixa, enquanto as outras áreas podem ser percorridas. Fórmulas Fórmulas Fórmulas Dados Dados Revisão Exibição 359
Microsoft Outlook 2010 Existem vários gerenciadores de e-mail, alguns vêm juntamente com o sistema operacional, que é o caso do Outlook Express que vem junto com a versão do Windows XP, e o Windows Live Mail que integra o Windows Vista e o Windows 7. Nas versões anteriores também encontrávamos a versão do Outlook, porém com o visual ainda baseado em menus e não orientado com faixas de opções como no Outlook 2010. O Outlook é um gerenciador de e-mails, o qual possui entre seus recursos, além das funcionalidades de operação com e-mails, uma agenda completa denominada Calendário. O ambiente segue o novo padrão dos novos software da Microsoft, observe: Fonte: Microsoft Office Outlook 2010. As opções são semelhantes as dos outros gerenciadores de e-mail como o Outlook Express e seu sucessor o Windows Live Mail. A tela principal do software apresenta as seguintes faixas de opções: Fonte: Microsoft Office Outlook 2010. 360
Com funcionalidades direcionadas ao gerenciamento de mensagens de e-mail. A janela de envio apresenta as funcionalidades de e-mail padrão, como cabeçalhos de envio, escolha do nível de prioridade da mensagem entre outros e é acionada por meio do botão Novo Email. Fonte: Microsoft Office Outlook 2010. Enviar/Receber Fonte: Microsoft Office Outlook 2010. Faixa de opções com recursos para coordenar o envio e recebimento de mensagens. 361
Pasta Fonte: Microsoft Office Outlook 2010. Na faixa de opções pasta conseguimos organizar a estrutura de organização das mensagens, inclusive formular regras para as mensagens. Exibição Fonte: Microsoft Office Outlook 2010. A faixa de opções Exibição proporciona meios para organizar a visualização das mensagens, além de configurar como será apresentado o ambiente de trabalho do Outlook. Microsoft PowerPoint 2010 O PowerPoint 2010 traz uma série de novos recursos para suas apresentações. A quantidade de animações e modelos de transições entre slides, na apresentação aumentou bastante. Precisamos ficar atentos ao botão localizado no canto inferior direito da janela, o botão Ajustar Slide, o qual tem a funcionalidade de ajustar o slide à janela atual, ou seja, ajusta o zoom automaticamente. Ajustar Slide Esta opção está localizada na barra de status Fonte: Microsoft Office PowerPoint 2010. 362
Principais recursos Podemos destacar as seguintes opções encontradas nas faixas de opções. Funcionalidade Faixa de Opções Adiciona um slide à apresentação. Redefine as posições iniciais dos objetos no slide. Aplica sombra de texto. Altera o espaçamento entre os caracteres. Alinha o texto na caixa de texto. Cria um álbum de fotografias com base em imagens e configurações definidas pelo usuário. Configura a orientação do slide retrato ou paisagem. Inserir Design Adiciona uma animação aos objetos selecionados. Possibilita ao usuário testar sua apresentação marcando os tempos de transição entre os slides. Ajusta o slide em relação ao espaço de edição. Animações Apresentação de Slides Exibição BrOffice.org 3.3 O BrOffice traz uma proposta de software gratuito, onde encontramos poderosos aplicativos comerciais para edição de texto, planilha eletrônica, software de apresentação entre outros. A cada dia que passa é mais cobrado em provas de concursos, uma vez que muitas instituições públicas estão adotando este software no lugar do Microsoft Office. Eventualmente na mesma prova encontramos questões sobre o Office e sobre o BrOffice. Isso só reforça a ideia de que precisamos conhecer bem esta suíte. As novas versões deste software podem ser encontradas no endereço <www.broffice.org>, para provas de concursos precisamos sempre estar atualizados na questão das versões. 363
Software que compõe a suíte Como no Microsoft Office, alguns softwares compõe essa suíte, e são eles. Software Aplicabilidade Editor de textos Planilha de cálculo ou eletrônica Software de apresentação Criador de equações Software de Banco de Dados Word Excel Similar no Office PowerPoint Equation Access Extensões utilizadas O formato padrão de arquivos do BrOffice é conhecido como ODF, porém cada um dos software possui sua própria extensão. Observe a janela Salvar como: Fonte: BrOffice Writer. Observe as extensões: Software odt ods odp Extensão 364 É fundamental saber que o BrOffice também trabalha com as extensões do Office 2003, ou seja, doc, xls e ppt e consegue abrir os arquivos com as extensões docx, xlsx e pptx, pertencentes às novas versões do Office.
Ponto de Partida Para facilitar a inicialização, o BrOffice disponibiliza uma central de inicialização. Fonte: BrOffice. É importante observar que os software encontrados no BrOffice são totalmente integrados, ou seja, é possível iniciar o Calc diretamente dentro do Writer. Essa integração proporciona recursos especiais que só podem ser encontrados no BrOffice, como a opção Salvar Tudo, encontrada no menu Arquivo, a qual permite salvar todos os arquivos abertos pelo BrOffice. BrOffice Writer O Writer é o editor de textos do BrOffice, possui todos os recursos que um grande editor de textos possui. Ambiente Sua janela se mostra semelhante a do Microsoft Word 2003. Toda vez que um novo documento é iniciado o nome padrão do arquivo é adicionado como Sem título 1, em seguida Sem título 2, e assim por 365
diante, independente se for do Writer, Calc ou de qualquer outro software do BrOffice. Fonte: BrOffice Writer. Entre os itens encontrados na janela podemos citar: Tal indicação localiza-se na barra de status, na parte inferior da janela. Para salvar o documento, basta aplicar um duplo clique nesse ícone, porém podemos encontrar outras formas para salvar nosso documento, ou seja por meio das opções encontradas no menu Arquivo e pela barra de ferramentas padrão, através do seguinte botão: Salvar Depois de realizada a operação para salvar, o ícone Ponto Exclamação sumirá da barra de status. Observação: nas versões anteriores o ícone abaixo era representado por um asterisco (*) e tem sua funcionalidade observada também no Calc e no Impress. 366
As teclas de atalho podem ser cobradas em provas de concursos. Para facilitar na memorização é importante fazer uma relação com termos em inglês, por exemplo, salvar em inglês significa save, portanto a tecla de atalho para salvar é CTRL+S. Abrir significa open, sendo assim a tecla de atalhos é CTRL+O e assim por diante. Quando abrimos um novo documento do Writer, por exemplo, ele não disponibiliza as funcionalidades do botão salvar, pois não há conteúdo para ser salvo. A barra de status apresenta outras opções que indicam o modo de inserção e de sobrescrever o texto no momento da edição por meio da opção Inser (para inserir textos, deslocando o restante do conteúdo para a direita) e da opção Sobre que sobrescreve o texto, dependendo do local onde é posicionado o ponto de inserção. Ao fechar uma janela sem salvar será apresentada a seguinte caixa de diálogo: Fonte: BrOffice. Cuidado com as funções dos seguintes botões: O botão Salvar, salva as alterações e fecha o arquivo em questão; A opção Descartar fecha o arquivo sem salvar as alterações; e, O botão retorna para o documento sem realizar nenhuma ação. 367
Principais botões Para indicar algumas opções encontradas por meio das barras de ferramentas, confira a tabela a seguir: Cria novos documentos de qualquer software do BrOffice. Abre um arquivo existente. Habilita a edição do arquivo, caso desligado transforma em somente leitura. Exporta o arquivo diretamente como PDF, ou seja, sem configurações de senha e segurança. Visualiza página que será impressa. Correção ortográfica e autoverificação ortográfica. Insere hyperlink. Mostra barra de ferramentas funções de desenho. Localiza e substituir. Ferramenta navegador, equivalente a opção Ir para no Word. Ajuda do BrOffice. Estilos e formatação. Negrito, itálico e sublinhado. Altera a cor da fonte. 368
Principais Menus Precisamos conhecer os itens dos menus, é muito comum em provas de concursos observarmos questões perguntando em que menu é encontrada determinada função. Repetiremos essa mesma análise no Calc e no Impress na sequência do capítulo. Menu Arquivo: Retorna o arquivo até a última vez que foi salvo. Exporta o arquivo como PDF apresentando uma série de configurações. Menu Editar: Inserção de um texto automático, o usuário tem a sua disposição uma série de exemplos de textos. Menu Exibir: para movimentação no arquivo, equivalente à opção Ir para do Word. Menu Inserir: Habilitar cabeçalhos e rodapés. Equivale à opção Comentário do Word. Menu Formatar: Opção mais importante dos menus. Através dela podemos configurar várias informações do documento, por exemplo, as margens. Alterar entre maiúsculas e minúsculas, além das opções apresentadas. A opção para colocar mais colunas no documento não está localizada no menu Inserir, mas sim no menu Formatar. Menu Tabela: Habilita a possibilidade de realização de cálculo, utilizando, inclusive, recursos do Calc. 369
Menu Ferramentas: Realiza a numeração de linhas do documento, podendo ser reiniciada a cada página. Menu Janela: É importante saber que por meio deste menu podemos alternar entre qualquer arquivo aberto dentro do BrOffice, seja do Writer, Calc ou Impress. Menu Ajuda: A opção mais importante é a O que é isto? através dela o ponteiro do mouse vira um autotutorial, ou seja, basta posicionar o mouse sobre o item que deseja ter mais informações e será apresentado um breve resumo da função escolhida. A tecla de atalho para esta funcionalidade é SHIFT + F1. BrOffice Calc O Calc é a planilha de cálculo do BrOffice, similar ao Microsoft Excel. Ambiente Podemos observar que itens como a caixa de nome e a barra de fórmulas, indicadas na imagem, são semelhantes ao Excel. 370
Fonte: BrOffice Calc. Principais botões Muitas funções já foram observadas no Writer, observe outros botões encontrados no Calc. Classifica em ordem crescente e decrescente. Inicia o assistente para a inserção de um gráfico. Formata a célula com o formato moeda. Formata a célula com o formato porcentagem. Aumenta e diminui as casas decimais. Apresenta ou oculta as linhas de grade da planilha. Principais Menus Como alguns menus possuem as mesmas funções, observe as opções mais específicas dos menus do Calc: Menu Editar: Apresenta cabeçalhos e rodapés. Exclusão de conteúdo, equivalente a tecla DELETE. 371
Menu Exibir: Apresenta ou oculta os cabeçalhos de linhas e colunas, ou seja, as letras que indicam as colunas e os números que indicam as linhas da planilha. Ignora as cores aplicadas às células e marca a cor preta para textos, azul para valores numéricos e verde para fórmulas. Menu Inserir: Menu Formatar: Apresenta o assistente de funções. Insere um comentário na célula, lembrando que o BrOffice denomina este recurso como Anotações ou simplesmente Nota e sua indicação visual é feita por um sinal vermelho no canto direito superior da célula, como no Excel. A opção de formatação condicional permite alterar a formatação da célula com base nos valores inseridos, levando em consideração quesitos, previamente, informados pelo usuário. Menu Ferramentas: que verifica os precedentes e dependentes em relação a uma célula selecionada. No Excel esta funcionalidade denomina-se Auditoria de fórmulas. Menu Dados: Valida os dados inseridos na célula, com base em regras estabelecidas pelo usuário. 372
BrOffice Impress O software de apresentação utilizado pelo BrOffice é o Impress. Com várias funcionalidades para criação de apresentações multimídia, seu similar no Office é denominado PowerPoint. Ambiente Logo que iniciamos um novo arquivo do Impress é apresentada uma janela do assistente, a fim de realizar configurações prévias no arquivo de apresentação. Fonte: BrOffice Impress. Após a definição de alguns itens é apresentada a janela do Impress, observe: Fonte: BrOffice Impress. 373
O ambiente é parecido com o PowerPoint em diversos aspectos, um deles é a apresentação das informações em uma estrutura denominada slide. Principais botões Cuidado com alguns botões do Impress, muitos são parecidos com o Writer e com o Calc, porém dique atento aos relacionados a seguir. Ferramenta de zoom. Insere um novo slide com base em layouts predefinidos. Inicia a apresentação de slides do Impress. Configura o estilo da linha. Configura o estilo da seta. Aumenta e diminui a fonte. Formata caractere (fonte). Apresenta janela com opções. Formata parágrafo. Apresenta janela com opções. Dica: a medida que objetos diferentes são selecionados no slide, as barras de ferramentas podem mudar se adaptando à seleção do objeto. Principais Menus Como observado no Calc, alguns menus possuem as mesmas funções. Observe as opções, mais específicas dos menus do Impress: Menu Exibir Permite a configuração do slide mestre. Menu Inserir Oferece opções para inserção de áreas predefinidas, como data e hora, com atualização automática (variável) ou fixa. Menu Formatar Opção para alternar entre maiúsculas e minúsculas. 374
Menu Ferramentas Captura cores para aplicar em outros objetos. Utilizado para comprimir a apresentação e diminuir seu tamanho, ideal para apresentações muito extensas que precisam ser enviadas por e-mail. Menu Apresentação de Slides Permite marcar os tempos dos slides no modo de apresentação. Dicas de estudo Durante nosso processo de preparação e estudo para provas de concursos o fundamental é a realização de exercícios, o importante é sempre que encontrarmos um exercício de Word devemos transformá-lo em Writer, assim otimizamos nossos estudos e verificamos as duas suítes, o Office e o BrOffice. Referências www.microsoft.com.br. Acesso em: 27 fev. 2012. www.broffice.org. Acesso em: 27 fev. 2012. 375