Formatando trabalhos acadêmicos com Word2007

IESAP INSTITUTO DE ENSINO SUPERIOR DO AMAPÁ Formatando trabalhos acadêmicos com Word2007 Prof. MARCOS MENDES Profa. MILENA MENDES MACAPÁ-AP 2008

Sumário O QUE É FORMATACÃO COMO CRIAR E SALVAR UM ARQUIVO ABRINDO ARQUIVOS DEFININDO FONTES RECUOS DA PRIMEIRA LINHA DEFININDO MARGENS ENTRELINHAS DEMARCADORES CLASSIFICAR EM ORDEM ALFABÉTICA NÚMEROS DE PÁGINA INSERIR FOTOS INSERIR TABELA NOTA DE RODAPÉ EXEMPLOS CAPA FOLHA DE ROSTO CITAÇÃO DIRETA

Devido os inúmeros recursos que o Word 2007 possui, sua utilização oferece muitas vantagens aos acadêmicos que precisam formatar seus trabalhos de forma harmoniosa, ao mesmo tempo em que têm que obedecer as normas estabelecidas por cada instituição. Assim, este manual se dedica especificamente ao uso do Word2007 para formatação de trabalhos acadêmicos, sendo esta a justificativa para a não abordagem de todos os comandos que o Word2007 oferece. Se você desejar saber mais sobre a utilização do Word2007, temos outros títulos abordando este software. Da mesma forma, este manual não se propõe a ser o guia metodológico para as regras de apresentacão de trabalhos, mas sim, como dito anteriormente apenas a ensinar os procedimentos a serem aplicados no computador para formatar os trabalhos. Os autores

O que é formatação? Muitos usuários de computadores usam os programas processadores de texto como se fossem máquinas de escrever eletrônicas, não fazendo uso dos múltiplos recursos que os programas atuais oferecem para permitir uma apresentação técnica de trabalhos acadêmicos. Pela experiência que se tem no ensino da informática, a não utilização se dá pelo fato de que o usuário não identifica os comandos que permitem aplicar as regras ao texto produzido. Com o advento e popularização da internet, que possibilitou uma grande possibilidade de divulgação de artigos, TCC s, dissertações e teses, a formatação tem sido uma grande preocupação por parte das instituições de ensino superior, pois os alunos podem publicar seus trabalhos nas muitas revistas científicas on-line existentes no Brasil e no exterior. Assim, antes de ensinar a formatar, precisamos saber o que é formatação. Como o nome sugere, é dar um formato ao trabalho desenvolvido. A importância ao formato é pelo fato de que uma produção acadêmica é fruto de pesquisa, raciocínio e argumentação por parte do acadêmico, e portanto, digna de uma apresentação à altura de sua produção. No Brasil este formato é definido por regras federais, estabelecidas pela ABNT, a qual todas as instituições procuram seguir. Portanto, formatar é aplicar as normas ao trabalho, utilizando o computador como ferramenta de produtividade. Estas normas abrangem o tamanho do texto, espaçamento entre linhas, margens, numeração de páginas, entre muitas opções. Para obter a íntegra das normas da ABNT referentes a formatação de trabalhos acadêmicos, acesse o seguinte site. www.abnt.org.br

FUNÇÕES BÁSICAS 1. COMO CRIAR E SALVAR UM ARQUIVO Clique no botão Office, e escolha a opção Novo. Após, o Word exibe uma caixa de diálogo, onde você deve clicar em documento em branco, e depois em`criar. Esta ação faz com que o Word crie uma nova página, onde você poderá dar início à produção do seu trabalho. A prudência indica que ao iniciar, salve logo seu trabalho, para que não corra o risco de perdê-lo por algum motivo. Entre

tantas vantagens em salvar seu trabalho, uma delas é que o Word sempre salva automaticamente a cada 5 minutos, o que é uma garantia em caso de falta de energia ou pane no computador. Para salvar, clique no disquete ao lado do botão Office. Esta ação faz com que o Word abra uma janela, onde você deverá definir o local onde o arquivo será gravado, e o nome que ele irá ter no seu computador. Dependendo do computador que você está utilizando, a aparência desta janela abaixo pode ser um pouco diferentes, mas as funções certamente serão as mesmas. No campo nome do arquivo, coloque o nome do arquivo. No campo tipo, você escolhe a versão do arquivo a ser gravado. Se você deixar na opção documento do Word, o seu trabalho só

poderá ser aberto em um computador que tenha o Word2007 instalado. Se você deseja que seu arquivo seja aberto em qualquer versão do Word, escolha opção documento do Word 97-2003. Após, clique no botão para finalizar o processo. 2. ABRINDO ARQUIVOS Para abrir um arquivo, clique no botão Office escolha a opção abrir., e Com esta ação, o Word abre uma janela, em que você escolhe a pasta que o arquivo está gravado. Selecione a pasta com o mouse, e clique em. 3. DEFININDO FONTES Este processo é muito simples, e fácil de ser executado. É importante você ter conhecimento prévio de qual fonte e

tamanho o professor quer o trabalho. Para formatar a fonte, selecione o texto a ser formatado. Após, clique na seção`início. Localize o bloco fonte, e clique na lista de fontes para escolher a fonte Arial. Perceba que no Word2007, ao passar o mouse em cima do nome da fonte (sem clicar), é exibida uma prévia da fonte. Se esta for a fonte desejada, clique em cima do nome para aplicar. O passo seguinte é definir o tamanho da fonte. O procedimento é o mesmo utilizado para escolher a fonte. Ao lado da lista de fontes, está a lista de tamanhos. Clique para escolher o tamanho. Estes parâmetros podem ser alterados a qualquer momento, conforme a parte do trabalho que está sendo formatada.

4. RECUOS DA PRIMEIRA LINHA Recuo é espaço entre a margem e o início da primeira linha. Todo trabalho acadêmico deve ter um limite de recuo, para distinguir o início de um parágrafo. Contudo, atualmente é comum visualizarmos publicações de mestrado sem o recuo. Em todo o caso, como na graduação e na especialização se utiliza muito o recuo, vamos aprender como fazer o recuo. É importante você saber qual o padrão de recuo que o professor deseja para o trabalho que está sendo preparado. Esta observação é importante, porque mesmo com as normas da ABNT, alguns professores preferem atender o seu gosto pessoal. Para editar, clique no menu Exibição. Após, localize o bloco mostrar/ocultar, e marque na opção regua. Se já estiver marcada, não precisa alterar. A régua apresenta medidas numéricas, que serão utilizadas para definir o tamanho do recuo. Perceba que a régua possui seções na cor azul e na cor branca. A cor azul representa as partes que não estão disponíveis para inserir texto. Logicamente, o seu texto será digitado somente nos limites estabelecidos pela parte branca da régua.

Para definir o recuo, localize na divisa entre a parte azul e branca, duas pequenas setas, uma de ponta com a outra. (visualize ampliado ao lado). Estas setas é que definem o recuo do texto. Seta superior, controla o início do texto da primeira linha, e a seta inferior, define as linhas consecutivas. Para definir a primeira linha, clique na seta superior e mantenha clique do mouse pressionado. Arraste o mouse até o número 3, e solte o clique do mouse. No momento em que se arrasta a seta superior, uma linha pontilhada aparece, para guiar a movimentação. 5. DEFININDO MARGENS As margens representam a distância entre a borda do papel e o texto impresso. Para editar, clique no grupo Início. Selecione o bloco configurar página, e escolha a opção Margem. Esta ação exibe uma lista de opções de margem. Escolha a última opção Margens Personalizadas.

Após, será exibida uma janela, onde deverão ser digitados os parâmetros de margens. Atualmente estes padrões são os s e g u i n t e s : s u p e r i o r = 3 c m, esquerda=3cm, direita=2cm, inferior=2cm. Clique em ok para finalizar. Após este ajuste, estes parâmetros ficarão gravados na lista principal, para posteriores utilizações. 6. ENTRELINHAS As entrelinhas são os ajustes referentes a distância de uma linha para outra. Este recurso é muito utilizado porque no texto, sempre se utiliza entrelinhas diferenciadas, dependendo do contexto. Para utilizar, clique no grupo Início. No bloco parágrafo, localize e clique no botão Espaçamento. Ao clicar, escolha a opção de espaçamento desejado. Esta função do Word2007 é muito útil para a perfeita apresentação do seu trabalho. É sempre importante perguntar ao professor que receberá o trabalho, qual o padrão desejado para o trabalho. 7. MARCADORES Os marcadores são grandes aliados quando se deseja utilizar listas no seu trabalho, pois eles permitem tanto colocar

automaticamente um símbolo para cada linha, quanto alinham as linhas esquerdas no mesmo padrão. Para utilizar, clique no menu Início. No bloco parágrafo, escolha a opção Marcadores. Clique e escolha o símbolo a ser utilizado em sua lista. 8. CLASSIFICAR EM ORDEM ALFABÉTICA Esta função permite que listas sejam colocadas em ordem alfabética. Nem sempre esta opção é utilizada, mas sempre é bem vinda em referências bibliográficas, facilmente organizadas em ordem alfabética. Para utilizar, clique no menu Início. No bloco parágrafo, escolha a e clique na opção Classificar. Ao clicar, o Word exibe uma janela, em que você deve definir o padrão de classificação a ser implantado. Por padrão, o Word já traz um padrão de ordem alfabética crescente, e se esta for sua intenção para classificar a lista, basta clicar em OK. Esta função é muito útil na lista de abreviaturas, índices de quadros, etc.

9. NÚMEROS DE PÁGINAS Todo trabalho acadêmico deve ser numerado. Esta ação costuma ser um grande problema para acadêmicos, em especial na época do TCC, pois devido as páginas pré-textuais, muitos alunos acabam criando dois arquivos. Um para as pré-textuais e outro para o texto do trabalho. Para utilizar este recurso, clique no grupo Inserir. Após, localize o bloco cabeçalho e rodapé, e escolha a opção Número de página. Ao executar esta opção, o Word exibe uma lista de opções, em que você deve ter muita atenção na utilização, uma vez que ele exibe muitas opções. No caso de trabalhos acadêmicos, geralmente se utiliza a numeração no fim da página. Clique na opção fim da página, para o Word exibir uma extensa lista de formatos de números de página. Para aplicar, clique no modelo desejado. As opções escolhidas podem ser alteradas a qualquer momento. 10. INSERIR FOTO Em alguns casos é necessário inserir fotos ou imagens em trabalhos acadêmicos. Esta ação requer um pouco de atenção e empenho por parte do usuário.

Para utilizar, clique no grupo Inserir. No bloco ilustrações, localize e clique na opção Imagem. É importante observar que imagens não são somente fotos, mas também ilustrações, quadros obtidos na internet, e todas as imagens obtidas a partir do scanner. Após clicar em Imagem, o Word abre uma janela, em que você escolhe a pasta que a imagem está gravada. Selecione a pasta com o mouse, e clique em. Quando você clica em inserir, é comum a imagem demorar um pouco para aparecer. A causa pode variar, mas geralmente é quando a imagem está no pendrive ou quando o tamanho da imagem é muito grande.

Quando a imagem é inserida, é necessário o ajuste do tamanho da imagem, para que fique proporcional ao texto. Para isso, clique na imagem (um clique apenas). Irá aparecer quatro bolinhas nos cantos da imagem. Estas bolinhas serves para diminuir ou aumentar a imagem. Para utilizar, clique em um dos cantos. Quando a imagem estiver pronta para ser redimensionada, o cursor do mouse muda de aparência, ficando uma seta pequena de duas pontas. Clique, e arraste a imagem para diminuir ou aumentar. Tenha cuidado, para não distorcer a imagem, deixando-a muito estreita ou muito larga. 11. INSERIR TABELA Muitos acadêmicos tem a necessidade de inserir tabelas em seus trabalhos, para as mais diversas finalidade. Em alguns casos precisam recorrer a outras pessoas para desenvolver suas tabelas. Esta ação não é das mais difíceis, mais requer um pouco de

atenção na sua criação. Mas depois que se familiariza com seus recursos, se torna uma tarefa fácil de executar. Para inserir uma tabela, clique no grupo Inserir. No bloco tabela, clique no botão. O Word exibe uma janela com vários quadradinhos, que representam as colunas e linhas disponíveis para utilização. Selecione com o mouse quantas linhas e quantas colunas sua tabela irá precisar. Perceba que enquanto você define as dimensões da tabela, o Word faz uma prévia de como ficará no seu documento. Para aplicar, basta clicar quando a tabela estiver de acordo com sua necessidade. Quando se insere uma tabela, o Word habilita uma função contextual, ou seja, só aparece quando o clique do mouse está dentro de uma tabela. Esta função é percebida através de 2 grupos novos que surgem acima de sua tela: Design e Layout.

Estes novos grupos representam um grande aliado para quem precisa formatar tabelas, permitindo um visual muito profissional, mas de forma rápida. Para utilizar o grupo Design, clique no grupo, que fica na cor amarela, para ficar em destaque quando está disponível. A utilização é fácil e intuitiva. Para expandir todas as opções, clique nas setas ao lado das opções de cores. Aumentando e diminuindo colunas e linhas Apesar do Word montar a tabela, quase sempre precisamos alterar a largura ou altura de algumas linhas. Esta tarefa é muito é rápida e prática. Coloque o mouse bem na divisa da linha ou da coluna que deseja alterar. Você perceberá que o mouse se transforma em uma seta dupla. Isto significa que, se você clicar, pode arrastar a linha ou coluna para onde desejar

12. NOTA DE RODAPÉ Esta função é uma das que mais incomodam os acadêmicos. Mas no Word2007 esta tarefa é muito fácil. Para utilizar, coloque o cursor do mouse bem no final da palavra que deseja criar uma nota de rodapé. Após, clique no Grupo Referências, e acesse o bloco Notas de Rodapé, e clique no botão. Ao clicar no botão, o Word insere automaticamente tanto a numeração ao lado da palavra, quanto a caixa de texto ao final da página para que você digite o conteúdo, e ainda insere a linha que a ABNT determina, para separar o texto da citação. Como esta função é automática, sempre que for inserida uma nova citação, ela será colocada na ordem. Por exemplo, se você já tem 15 citações no seu texto, e depois da orientação, precisa colocar uma citação após a 3ª citação. Faça o procedimento de inserir citação, que o Word automaticamente renumera as citações posteriores.

1. CAPA Criar a capa de seu trabalho no Word é tarefa muito fácil. Se você já exercitou todos os comandos deste livro, não sentirá dificuldade alguma. Contudo, ao citar os comandos a serem utilizados, será colocado entre parênteses a numeração da página que consta o procedimento para executá-lo. Ao abrir o Word, ele já inicia com uma página em branco. Assim, inicie definindo os padrões de margem. Ajuste as margens nos seguintes padrões: superior=3cm; esquerda=3cm; direita=2cm; inferior=2cm. Clique em ok para finalizar. Após este ajuste, estes parâmetros ficarão gravados na lista principal, para posteriores utilizações. Superior Esquerda Direita Inferior

Depois de definir as margens, vamos digitar os textos referentes à capa. Algumas instituições de ensino criam algumas variações, mas estas instruções podem ser utilizadas para todos os padrões. Clique no grupo início, e escolha a fonte Arial, e depois defina o tamanho para 12. Na primeira linha, digite o nome da instituição. Depois aperte a tecla enter por 2 vezes, e digite o seu nome. Selecione as duas linhas. Para centralizar, clique a combinação de teclas ctrl + E (clique simultaneamente a tecla ctrl e a tecla E ). Após centralizar, digite na linha abaixo do nome o título do trabalho. Aperte a tecla enter para inserir uma linha, e nesta linha digite o nome da cidade e o ano da publicação do trabalho. Para se ter uma noção da disposição dos elementos na página, clique no grupo Exibição, e acesse o bloco Zoom. Clique na opção uma página. Coloque o cursor do mouse no início da linha que está o título, e aperte a tecla enter quantas vezes forem necessárias até que o titulo se localize no meio da página. Este ajuste é visual. Após, coloque o cursor do mouse no início da linha que está a cidade e o ano, e aperte a tecla enter quantas vezes forem necessárias até que alcancem o final da página.

A visualização final seria algo parecido com a imagem acima. Não se esqueça de sempre seguir a orientação do professor, pois cada docente tem uma preferência na ordem de nomes, título e nome da instituição, e apesar de ter normas técnicas, na prática, o orientador exige que o acadêmico formate como ele acha que é o correto. 2. FOLHA DE ROSTO Sob o ponto de vista de recursos do Word2007, a formatação da folha de rosto utiliza os mesmos procedimentos, acrescidos apenas do texto que informa a finalidade daquele trabalho. A diferença é no texto referente a finalidade do tra-

balho, colocado abaixo do título. A formatação deste pequeno parágrafo é uma tarefa muito simples, e segue os mesmos procedimentos utilizados para implantar o recuo. Antes de definir os limites, digite todo o texto, de acordo com o padrão que o professor que avaliará o trabalho prefere. Com o texto digitado, selecione somente este parágrafo. Após, arraste o slider inferior até o número 9. Após, faça o mesmo com o slider superior. Depois, justifique o texto, com a combinação de teclas ctrl + j (aperte simultaneamente no teclado a tecla ctrl e a tecla j). Ao final desta ação, a aparência do trabalho ficará parecida com esta imagem ao lado. Voltamos a informar que, apesar de existir padronização das normas técnicas, cada professor tem sua preferência, e portanto, siga as orientações que cada trabalho deverá seguir.

3. CITAÇÃO DIRETA Esta ação é extremamente simples, pois utiliza recursos já aprendidos para preparar a capa e a folha de rosto. Para utilizar, selecione o parágrafo a ser formatado com este padrão. Clique nos sliders superiores e inferiores e faça o recuo tanto da primeira linha quanto das linhas inferiores de acordo com a orientação do seu professor. Após, diminua o tamanho da fonte. Ao final, a sua citação terá uma aparência semelhante com a imagem acima.

Sobre os autores MARCOS MENDES Mestrando em Políticas Públicas (UECE) MBA em Informática e Comunicação na Educação (PUC) Bacharel em Ciências Contábeis (CEAP) Professor do IESAP e do CEAP MILENA MENDES Especializanda em Educação à Distância (UNB) Licenciada em Informática (IESAP) Tecnóloga em Sistemas Web (UNIMETA) Professora do Governo do Estado do Amapá