PÁGINA: 1/8 DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DIRAD ÁREAS SECON FPB/ QUALIDADE CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DO DOCUMENTO 010 TíTULO: IDENTIFICAR RESSARCIMENTO PLANILHA DE CONTROLE FINANCEIRO GERAL ELABORADO EM:30/06/2014 REVISADO EM:14/07/2014 APROVADO EM:17/07/2014 Responsável: RENATA OLIVEIRA Responsável: EVERTON FREITAS DOS REIS Responsável: VANETE HERDY MONTEIRO ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO VIGÊNCIA: JUNHO/2014 - JUNHO/2019 REVISÃO: 02/2014 N da Revisão Item alterado HISTÓRICO DE REVISÕES Descritivo da Alteração 00 Todos Criação do processo. Rubrica 01 Todos Processo passou do QPR para o Bizagi. 02 Todos Revisão do Processo (metodologia e atividades). 1
Índice HISTÓRICO DE REVISÕES... 1 1 IDENTIFICAR RESSARCIMENTO PLANILHA DE CONTROLE FINANCEIRO GERAL... 3 1.1 IDENTIFICAR RESSARCIMENTO PLANILHA DE CONTROLE FINANCEIRO GERAL4 1.1.1 ELEMENTOS DO PROCESSO... 4 1.1.1.1 Verificação de divergência... 4 1.1.1.2 Identificação de sinistro... 5 1.1.1.3 Verificação de divergência... 5 1.1.1.4 Identificar diferença... 5 1.1.1.5 Identificar diferença... 6 1.1.1.6 Comunicar sinistro... 6 1.1.1.7 Solicitar envio de ofício... 6 1.1.1.8 Gerar Ofício FPB... 6 1.1.1.9 Verificar se houve ressarcimento... 6 1.1.1.10 Desvio Exclusivo... 7 1.1.1.11 Solicitar o reenvio do ofício... 7 1.1.1.12 Dar baixa na planilha de controle financeiro... 7 1.1.1.13 Processo Finalizado... 8 1.1.1.14 Atores... 8 1.1.1.15 Áreas de Interação... 8 2
1 I D E N T I F I C A R R E S S A R C I M E N T O P L A N I L H A D E C O N T R O L E F I N A N C E I R O G E R A L 3
Processo: Contabilidade FPB. Sub-Processo: Identificar Ressarcimento Planilha de Controle Financeiro Geral. Fornecedores: Contabilidade FPB. Responsáveis: Unidade FPB, Equipe de Verificação, Contabilidade FPB e Assessoria FPB. Clientes: Contabilidade FPB. REGRAS DO NEGÓCIO: Não se aplica. 1. 1 I D E N T I F I C A R R E S S A R C I M E N T O P L A N I L H A D E C O N T R O L E F I N A N C E I R O G E R A L 1.1.1 ELEMENTOS DO PROCESSO 1.1.1.1 Verificação de divergência O processo inicia-se com a identificação (pela Equipe de Verificação) de sinistro, diferença financeira / estoque ou perda por validade na Unidade. 4
1.1.1.2 Identificação de sinistro O processo inicia-se com a ocorrência do Sinistro na Unidade. 1.1.1.3 Verificação de divergência O processo inicia-se com a identificação de diferença financeira da Unidade pelo analista financeiro. 1.1.1.4 Identificar diferença O analista financeiro ao realizar a análise financeira da unidade, identifica a existência de diferença financeira, que por sua vez, irá requerer uma prévia financeira (independente do dia do mês, pois os valores reais da Unidade serão confirmados do 1º dia do mês até o dia solicitado). Após a realização da prévia financeira, o analista financeiro deve informar, por e-mail, ao gestor da área a diferença encontrada. Nota: A Prévia é realizada através do envio dos relatórios de demonstrativo de vendas menos devolução e relatório de venda por produto na categoria 1 e 2 (sistema Trier - antigo sistema PODIUM), relatório de demonstrativo de depósito financeiro ( Sistema SGA Financeiro), planilha financeira preenchida e atualizada até a data solicitada e declaração de saldo real de caixa. Saída: E-mail. 5
1.1.1.5 Identificar diferença Após identificar a divergência (valor de divergência de estoque, valor de divergência financeira ou procedimentos incorretos) a Equipe de Verificação deve encaminhar o caso à Assessoria FPB. 1.1.1.6 Comunicar sinistro A Unidade deve comunicar a ocorrência do sinistro (roubo), abrir um boletim de ocorrência na delegacia mais próxima e enviá-lo ao SECON FPB por fax ou scanner. Saída: Boletim de Ocorrência. 1.1.1.7 Solicitar envio de ofício O Gestor da área deve solicitar à Assessoria FPB o envio de um ofício ao parceiro. Entrada: Boletim de Ocorrência e e-mail. 1.1.1.8 Gerar Ofício FPB Processo onde a Assessoria FPB notifica o parceiro através de ofício. 1.1.1.9 Verificar se houve ressarcimento O analista financeiro deve verificar, mensalmente, se houve o ressarcimento do valor através do SGA Financeiro. 6
1.1.1.10 Desvio Exclusivo Permite duas instâncias no processo: Houve ressarcimento ou Não houve ressarcimento. 1.1.1.11 Solicitar o reenvio do ofício O Gestor da área deve solicitar mensalmente à Assessoria FPB, o reenvio do ofício. Nota: Para Diferença Financeira, o analista financeiro deve realizar uma nova prévia da Unidade, verificar se os valores foram alterados e informar ao gestor da área a necessidade do reenvio do ofício. Caso a prévia apresente alteração de valor, deve ser notificado no ofício. 1.1.1.12 Dar baixa na planilha de controle financeiro O analista financeiro deve informar ao gestor da área a identificação do ressarcimento. O Gestor da área deve comunicar as áreas envolvidas sobre o ressarcimento realizado. O analista financeiro deve dar baixa na planilha de controle financeiro Geral. Nota: Nesta planilha, também é realizado o acompanhamento dos lançamentos e baixas das diferenças de estoque e perdas por validade, que são apurados pela logística ou pela equipe de verificação. 7
1.1.1.13 Processo Finalizado O processo é finalizado após a identificação do ressarcimento e a baixa na planilha de controle financeiro geral. 1.1.1.14 Atores Analista financeiro Gestor da área 1.1.1.15 Áreas de Interação Unidade FPB CGTI Contabilidade FPB Direção Assessoria FPB 8