HISTÓRICO DE REVISÕES

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1 PÁGINA: 1/16 DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DIRAD ÁREAS GESTÃO PATRIMONIAL/ QUALIDADE CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DO DOCUMENTO 010 TíTULO: ALIENAR BENS MÓVEIS ELABORADO EM:19/05/2014 REVISADO EM:21/05/2014 APROVADO EM:26/05/2014 Responsável: RENATA OLIVEIRA Responsável: ROBERTO CARVALHO DE PAIVA Responsável: MÁRCIA GUIMARÃES DE SOUZA ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO. ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO. ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO. VIGÊNCIA: MAIO/ MAIO/2019 REVISÃO: 02/2014 N da Revisão Item alterado HISTÓRICO DE REVISÕES Descritivo da Alteração 00 Todos Criação do processo. Rubrica 01 Todos Processo passou do QPR para o Bizagi. 02 Todos Revisão do Processo (metodologia e atividades). 1

2 Índice HISTÓRICO DE REVISÕES ALIENAR BENS MÓVEIS ALIENAR BENS MÓVEIS ELEMENTOS DO PROCESSO Publicação da Portaria Solicitar abertura de Processos Autuação de Processos Solicitar relação de leiloeiros cadastrados Selecionar leiloeiro Aguardar contato das Unidades 5 dias após disponibilização de bens Enviar listagem de bens Analisar bem Receber Formulário de desfazimento de bens Comunicar ao MPOG os bens de informática Desvio Exclusivo Conferir bens Direcionar fotografias ao leiloeiro Comunicar preço Verificar preço Enviar requisição de transporte Publicar no Diário Oficial da União Aguardar a prestação de contas pelo leiloeiro Realizar prestação de contas Emitir GRU

3 Modificar no sistema a situação do bem Emitir NL Emitir relatório DIBI Emitir >CONRA no SIAFI Controle de Receita Financeira Assinar DIBI Emitir ata de encerramento Arquivar o processo Processo finalizado Instruir o processo Retirar e etiqueta Aguardar a Instituição beneficiada retirar os bens Emitir NL Atores Áreas de Interação NÚCLEO DE PATRIMÔNIO DAS UNIDADES CENTRALIZADAS DIREÇÃO JUNTA COMERCIAL DO ESTADO DO RJ (JUCERJA) MPOG DIRAC

4 1 A L I E N A R B E N S M Ó V E I S 4

5 Processo: Gestão Patrimonial Sub-Processo: Alienar Bens móveis. Fornecedores: Equipe de Patrimônio (SPAT). Responsáveis: Equipe de Patrimônio (SPAT), Direção, Junta Comercial do Estado do RJ (JUCERJA), Núcleo de Patrimônio das Unidades Centralizadas, MPOG, Comissão de Alienação de Bens móveis, Leiloeiro, SEPROT, Setor de Contabilidade (SECON) e DIRAC. Clientes: Núcleo de Patrimônio das Unidades Centralizadas e Equipe de Patrimônio (SPAT). REGRAS DO NEGÓCIO: POP , DECRETO 21981/1932, Lei 8666/93, DECRETO /90 e DECRETO 6.087/ A L I E N A R B E N S M Ó V E I S ELEMENTOS DO PROCESSO Publicação da Portaria Processo inicia-se com a publicação da portaria. 5

6 Solicitar abertura de Processos A Equipe SPAT, após recebimento da Portaria, deve solicitar ao Setor de Protocolo (SEPROT) a abertura do Processo de Alienação de bens comuns e bens de informática. Entrada: Portaria. Saída: Documentação para abertura de processos Autuação de Processos Processo da Seção de Protocolo de abrir/autuar um processo. Entrada: Documentação para abertura de processos. Saída: Processo Solicitar relação de leiloeiros cadastrados A Equipe SPAT deve gerar um ofício em nome da Dirad, com assinatura da Diretoria, à Junta Comercial do Estado do RJ (JUCERJA), solicitando a relação dos leiloeiros cadastrados. Entrada: Processo. Saída: Ofício Selecionar leiloeiro A EQUIPE SPAT deve selecionar leiloeiro conforme a Antiguidade no ramo de leilões, seguindo o DECRETO 21981/ Decreto que regula a profissão de leiloeiro. Após seleção do leiloeiro, a equipe SPAT deve enviar a Carta da Administração da Unidade, coletar assinatura do respectivo ordenador de despesas com a autorização do armazenamento dos bens da Fiocruz no depósito do leiloeiro pelo prazo necessário até a realização dos leilões. 6

7 NOTA: Após seleção do leiloeiro a equipe SPAT deve aguardar o contato das Unidades com a solicitação de alienação do bem. Entrada: Relação de leiloeiros Aguardar contato das Unidades 5 dias após disponibilização de bens Enviar listagem de bens A Equipe SPAT deve enviar, por à listagem de disponibilizações para analise dos membros da comissão da Reserva Técnica para análise do histórico dos bens. Saída: Analisar bem Os membros da Comissão de Alienação de Bens deve analisar a listagem de disponibilizações quanto ao possível valor histórico dos bens, caso o bem seja patrimônio histórico não será permitida a alienação. Entrada: Receber Formulário de desfazimento de bens A Equipe SPAT deve receber o formulário de desfazimento de bens assinado pelo responsável pelo bem e ordenador de despesas juntamente com a planilha padrão da SLTI/MPOG devidamente assinada e carimbada em todas as vias pela TI de cada Unidade 7

8 (Unidades que não possuem TI próprias, terão planilha preenchida com informações da CGTI em conjunto com as informações do SGA-Patrimônio). Entrada: Formulário de desfazimento de bens Comunicar ao MPOG os bens de informática Após recebimento de todas as planilhas padrão da SLTI/MPOG devidamente preenchidas pelas Unidades e pela Equipe SPAT juntamente com a CGTI (no caso da Dirad e Unidades sem TI própria), deve-se encaminha-las ao MPOG para analise e decisão quanto à doação dos itens ou autorização para desfazimento (caso não haja resposta em 30 dias, os bens poderão ser alienados); Saída: Solicitação de Análise Desvio Exclusivo Permite duas instâncias no processo: Alienação de bens ou Doação de bens Conferir bens A Equipe SPAT junto com o Núcleo de Patrimônio das Unidades Centralizadas deve realizar a conferência, a retirada de etiquetas, a marcação com fita característica de Alienação, e a obtenção de fotografias dos bens Direcionar fotografias ao leiloeiro A Equipe SPAT deve enviar as fotografias para o leiloeiro avaliar para qual galpão enviar o material. Saída: Fotografia. 8

9 Comunicar preço O leiloeiro deve informar o preço de acordo com os lotes formados pelos bens e, aguardar o "de acordo" da comissão de alienação de bens móveis. Entrada: Fotografias Verificar preço A comissão de alienação deve avaliar o preço sugerido pelo leiloeiro e dar "o de acordo". NOTA: Como a maioria dos bens que são encaminhados ao leiloeiro se encontra em estado irrecuperável, sempre será lucro para a Instituição um retorno financeiro sobre os mesmos Enviar requisição de transporte A Equipe SPAT deve enviar requisição para solicitação de caminhão e Kombi para o setor de Transporte da DIRAC e comunicar ao leiloeiro e aos responsáveis pelos bens sobre a data da retirada e envio ao galpão. NOTA: A Equipe SPAT deve acompanhar a retirada dos bens e entregar a Autorização de Saída de Material e/ou Equipamento com as cópias dos formulários com os bens que serão retirados, à empresa responsável pelos transportes, para que os bens sejam entregues ao setor de segurança de cada Campus no ato da retirada dos bens. 9

10 Publicar no Diário Oficial da União A Equipe SPAT deve publicar no Diário Oficial da União com no mínimo 15 dias de antecedência do aviso de venda por leilão (contar 15 dias corridos e selecionar a terça-feira seguinte para a realização do leilão). No dia seguinte após a publicação, a equipe SPAT deve enviar ao leiloeiro a publicação com terça feira agendada para leilão. NOTA 1: Após a comunicação ao leiloeiro, a Equipe SPAT deve alterar no SGA Patrimônio o status da situação "normal" para situação "a alienar". NOTA 2: As vésperas do leilão, o leiloeiro deve enviar a listagem de pré-leilão (valor inicial) dos lotes, e após o leilão deve enviar a listagem pós-leilão (valor inicial com a inclusão do valor final do arremate do lote) Aguardar a prestação de contas pelo leiloeiro Realizar prestação de contas O leiloeiro deve realizar a prestação de contas contendo as divulgações realizadas nos meios de comunicação, resumo do leilão com todos os lotes ofertados e arrematados, nota fiscal de venda de cada lote, cheque contendo o valor total arrecadado no leilão e enviar para equipe SPAT. 10

11 Emitir GRU A Equipe SPAT deve emitir a GRU (Guia de Recolhimento da União) no site da Receita Federal para depósito do cheque da prestação de contas enviado pelo leiloeiro. NOTA: Manter cópia do Comprovante de depósito do cheque e GRU simples e do cheque de prestação de contas do leiloeiro para anexo ao processo Modificar no sistema a situação do bem A equipe SPAT deve modificar no sistema SGA-Patrimônio a situação do bem de "a alienar" para "alienado, feito isso, emitir Relatório de bens alienados por processo e relatório de bens alienados por grupo de bens, este último consolidado e um para cada Unidade Emitir NL A equipe SPAT deve emitir NL Nota de Lançamento referente à baixa de bens móveis de cada unidade decorrente de alienação realizada (SIAFI); Emitir relatório DIBI A equipe SPAT deve emitir no SGA Patrimônio o DIBI (Documento de identificação dos Bens móveis Inservíveis) e relatório do DIBI por classe: irrecuperável, ocioso, antieconômico e recuperável. 11

12 Emitir >CONRA no SIAFI A equipe SPAT deve Emitir o >CONRA - Nota de registro emitido no SIAFI contendo o valor do cheque depositado no Banco do Brasil através de GRU (arrecadação do leilão) e encaminhar cópia por do mesmo para a Contabilidade identificar a receita. Saída: Controle de Receita Financeira Processo da contabilidade (SECON) de identificação de receita. Entrada: Assinar DIBI A equipe SPAT deve colher assinatura no DIBI dos membros da comissão de alienação e anexar ao processo. NOTA: Para cada leilão realizado dentro do exercício, o monitor de unidade deve realizar o mesmo processo a partir da etapa "Aguardar contato das Unidades 5 dias após disponibilização de bens" Emitir ata de encerramento A equipe SPAT deve emitir a ata de encerramento do ciclo de alienação dos processos (por ano), coletar a assinatura da comissão de alienação e anexar ao processo. 12

13 Arquivar o processo Devido movimentações no processo, a Equipe SPAT deve arquiva-lo após 1 ano Processo finalizado O processo finaliza-se após o seu arquivamento Instruir o processo A Equipe SPAT deve anexar ao processo a informação da SLTI/MPOG sobre a Instituição indicada para a doação e a respectiva documentação em consonância com o programa de inclusão Digital do Governo Federal e alterar no SGA Patrimônio o status dos bens de "normal" para "a alienar" Retirar e etiqueta A Equipe SPAT deve retirar a etiqueta de patrimônio e marcar com fita característica de alienação Aguardar a Instituição beneficiada retirar os bens Emitir NL Após a retirada dos bens, a Equipe SPAT deve alterar no SGA Patrimônio o status dos bens de "a alienar" para "doado" (indicando a numeração do processo onde se encontram as 13

14 documentações que viabilizaram a doação) e emitir a NL Nota de Lançamento referente à baixa de bens móveis decorrente da doação realizada (SIAFI); Atores Monitor de Unidade e integrantes da Comissão de Alienação Áreas de Interação Equipe de Patrimônio (SPAT); Direção; Junta Comercial do Estado do RJ (JUCERJA); Núcleo de Patrimônio das Unidades Centralizadas; MPOG; Comissão de Alienação de Bens; Leiloeiro; SEPROT; Setor de Contabilidade (SECON) N Ú C L E O D E P A T R I M Ô N I O D A S U N I D A D E S C E N T R A L I Z A D A S Setores relacionados às Unidades afetadas pelo Patrimônio Central da Dirad, devem disponibilizar os bens e, após 5 dias úteis não havendo transferência de bens para outras unidades, deverá emitir o formulário de desfazimento de bens com a assinatura do responsável pelo bem e do ordenador de despesas para a solicitação de alienação do bem. 14

15 NOTA 1: Para bens de informática e ar condicionado deverá ser entregue junto com o Formulário de desfazimento de bens, Laudo Técnico da área de manutenção atestando a condição do bem. NOTA 2: Para os bens de informática deve-se encaminhar o laudo de atesto correspondente à planilha padrão da SLTI/MPOG (Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento Orçamento e Gestão), preenchida da seguinte forma: Bens da DIRAD, DIPLAN, DIREH e Unidades ligadas a Presidência: A Equipe SPAT deve preencher junto com a CGTI; Bens das Unidades que possuem setor de informática: Deve preencher a planilha juntamente com o setor de informática da respectiva unidade, solicitar assinatura do responsável de informática em todas as vias da planilha e entregar junto com o formulário de desfazimento de bem à Equipe SPAT. NOTA 3: Para bens de laboratório, deve ser enviado o laudo de descontaminação com o formulário de desfazimento de bens. Saída: Formulário de desfazimento de bens. 15

16 1. 3 D I R E Ç Ã O A Direção deve todo inicio de ano publicar uma Portaria para constituição da comissão de Alienação e encaminhar documento assinado à Equipe SPAT. Saída: Portaria J U N T A C O M E R C I A L D O E S T A D O D O R J ( J U C E R J A ) A JUCERJA deve enviar, via correios, à Equipe SPAT a relação dos leiloeiros cadastrados. Saída: Relação de leiloeiros M P O G O MPOG deve encaminhar a resposta à Equipe SPAT informando se os bens deverão ser doados ou alienados. Entrada: Solicitação de Análise. Saída: Resposta do MPOG D I R A C A DIRAC, após recebimento da requisição de transporte, deve informar a data da disponibilidade do transporte (data do dia que o bem será transportado). Entrada: Requisição de Transporte. 16