Processos de Compras Tecinco Informática Ltda. Av. Brasil, 5256 3º Andar 1
Centro Cascavel PR www.tecinco.com.br Sumário Controle de Compras... 4 Parametrização... 4 Funcionamento... 4 Processo de Controle... 17 Funcionamento... 6 Aba Dados Gerais... 6 Aba Permissão Execução... 8 Aba Configuração Envio Email... 9 Aba Ação Executada... 10 Processo Solicitação de compra... 11 Funcionamento... 11 Aba Dados Principais.... 12 Aba Itens da Solicitação.... 15 Aba Fechamento.... 16 Processo Pedido de Compra... 17 Funcionamento... 17 Aba Dados Principais... 18 Aba Itens do Pedido... 21 Aba Dados do Pagamento... 24 Aba Fechamento... 26 Geração do arquivo para a Fábrica.26 Recebimento Mercadoria NF Entrada... 28 Funcionalidade... 29 Relação manual item por item da nota com o pedido.... 29 Relacionar / importar os itens do pedido de compra automaticamente.... 30 EP072 - Extrato de item por Cliente/Fornecedor... 33 Funcionalidade... 33 Processo Sugestão de Compras... 34 2
Funcionalidade... 34 Processo Analise Pedido de Compras... 36 Funcionalidade... 36 Relatório de Pedido de Compras... 40 Funcionalidade... 40 Agrupamento de solicitação e alteração de status de solicitação de compra... 41 Funcionalidades:... 42 1. Alteração em Massa de Status de Itens de Solicitação e Solicitações de Compra... 43 2. Agrupamento de Solicitação de Compra... 44 3
Controle de Compras Parametrização Para otimização do controle das compras da empresa é possível através do modulo compras, fazer a gestão das compras através de solicitações e pedidos de compra, a utilização deste processo no sistema traz diversas vantagens, como por exemplo, a possibilidade de definir fluxos de trabalho flexíveis conforme a necessidade da empresa, a possibilidade de analisar relatórios dinâmicos que se ajustam as visões desejadas pelo gestor, entre outros. A seguir é demonstrada a parametrização necessária para uso do processo assim como um guia de seu funcionamento. Funcionamento O parâmetro principal está localizado no módulo, PG Parâmetros Parâmetros do Sistema Aba Compras campo Definir o processo de compras que será utilizado na filial. Figura 1 Parâmetros Compras. Caso seja utilizado o parâmetro como N Processo Novo ao utilizar as telas CP002 Requisição de Compra e CP003 Pedidos, localizadas no módulo Compras Operações, irá aparecer a seguinte mensagem: 4
Figura 2 - Alerta sobre o parâmetro escolhido O mesmo ocorrera caso o parâmetro esteja como A - Processo Antigo e sejam utilizadas as telas CP009 Solicitação de Compra e CP010 Pedido de Compra localizadas no módulo Compras Controle de Compras Solicitação de compras ou Pedido de Compras. Processo de Controle Visando o melhor funcionamento, prezando pela segurança e agilidade do sistema TCar, foi desenvolvido a tela PC001 - Processo Controle localizado no módulo PG Administrativo Controle de processos que tem como objetivo padronizar os processos e realizar o cadastro dos fluxos a serem seguidos durante os processos de compras. Exemplo: É cadastrada uma nova solicitação de compras que tem o fluxo (status) inicial de Aberta. Após a abertura a solicitação é enviado ao responsável para aprovação e alterado seu status para Aguardando Aprovação. Após análise do responsável a solicitação é alterada para Aprovada ou Reprovada, dependendo da análise realizada. Este fluxo é definido conforme a necessidade de cada empresa, pois depende de sua regra de negócios. 5
Funcionamento O cadastro dos fluxos processuais é realizado na interface PC001 Processo Controle", localizada no módulo PG Administra vo Controle de processos. Figura 3 - Tela de Processo de Controle. Aba Dados Gerais Para iniciar a configuração de um processo de controle deverão ser informados os seguintes campos obrigatórios: Processo: Define qual é o processo da configuração. Tipo Processo: Define se a configuração será de uma situação ou de um tipo. Processo Seleção: Define qual é o Tipo/Situação do processo que será configurado, exemplo: Tipo da solicitação de compra. *Qual a diferença entre Tipo e Situação nesta seleção? Código do Controle: Define qual é o código do controle, este código é alfanumérico, Exemplos: Quando o Tipo Processo for Situação : Código do Controle = F e Descrição = Finalizada ou Código Controle = 5 e Descrição = Finalizada. Após definido os campos chaves do Processo Controle o usuário deve definir os seguintes, campos na aba Dados Gerais: Descrição: Define uma descrição para o código do controle, esta será exibida ao usuário na execução dos processos e em relatórios relacionados. 6
Ativa: Define se este controle está ativo. Cor Relacionada na Análise: Define a cor que será mostrada nas telas de análise para mostrar a situação atual. Caso o processo for do tipo Situação: Situação Inicial: Define se o controle é uma situação inicial. Situação Final: Define se o controle é uma situação final. Figura 4 - Aba Dados Gerais. Após definir os Dados Gerais, deverá ser informado quais os cargos e/ou usuários que terão permissões de visualizar/efetuar, alterações quando o processo estiver no estágio do controle configurado. Por exemplo, sendo um processo de solicitação de compram, com situação atual de aguardando aprovação do gerente setorial, caso a próxima situação seja aprovada, somente será permitido executar esta ação pelo usuário ou cargo que estiver definido na situação de aprovação. 7
Aba Permissão Execução Figura 5 Aba Permissão Execução. O parâmetro Sem restrição de acesso sendo selecionado, para esse controle não será aplicado nenhuma restrição. Até mesmo as restrições que já estavam cadastradas não terão efeito. Clicando em Adicionar aparecerá a seguinte mensagem informativa: 8
Figura 6 - Mensagem de alerta ao utilizar o parâmetro 'Sem restrição de acesso' Aba Configuração Envio Email Ao finalizara definição dos usuários, pode ser configurado o envio de emails dinâmicos, que serão encaminhados no início da execução do controle. Figura 7 - Configurando o envio do email Por exemplo, em um caso real onde temos as situações cadastras "Aguardando Aprovação do Gerente", "Aprovado" e "Reprovado", temos em um processo de solicitação de compras com a "Aguardando Aprovação do Gerente". Após análise do gerente a solicitação é Aprovada ou Reprovada. Quando Aprovada o sistema envia um email automaticamente ao responsável pelo setor de compras. Para realizar a configuração do envio do email deverão ser informados os seguintes dados: 9
Código do Modelo do Email: É informado qual o código do modelo de email. Este modelo é configurado através do Sistema de Alerta, que é acessado através do módulo PG Menu Sistema de Alerta Envio de Email Configuração. Gerar email: Define se será enviado email. Se a opção ficar desmarcada o envio ficará inativo. Seleção de email: Define uma SQL para selecionar emails. Caso o modelo de email possua emails cadastrados, serão enviados para os emails da seleção de email e também os do modelo. Abaixo um exemplo de SQL para seleção de email. Figura 8 - Exemplo de uma seleção de email Aba Ação Executada Quando o processo de seleção for do tipo "Situação", o usuário terá a possibilidade de configurar ações de aprovação ou reprovação (próximo situação) a serem executadas ao realizar o controle atual. Para definir as ações deverão ser informados os seguintes campos: Descrição Usuário: Informar uma descrição que será exibida ao usuário. Código do Controle: Definir qual será o próximo controle a ser executado, ao ser aprovado ou reprovado. Ação executada: Define se o controle selecionado no campo anterior será executado após uma aprovação ou reprovação. Ativo: Define se esta configuração de ação executada está ativa e pode ser utilizada. 10
Figura 9 - Configurando a Ação Executada Processo Solicitação de compra Com o objetivo de melhorar o processo de solicitação de compra, alterações foram feitas para disponibilizar ao usuário uma ferramenta de controle de solicitações de compras, que fornece agilidade e segurança no processo. A execução as etapas/situações do processo de solicitação de compra, será parametrizado conforme regras de negócios definidos pela empresa. Funcionamento O processo "CP009 - Solicitação de Compra" está localizada no módulo, Compras Controle de Compra Solicitação de Compra Controle de Solicitação de Compra. 11
Figura 10 Tela CP009, Solicitação de Compras Para iniciar uma solicitação de compra deverão ser informados os seguintes campos: Código da Filial: Define qual é o código da filial solicitante. Código solicitação: Define qual o número da solicitação, sendo este código gerado automaticamente pelo sistema. Aba Dados Principais. Tipo da Solicitação: Define qual o tipo da solicitação de compra, exemplo: Urgente, Normal, Uso e Consumo. Os tipos de solicitação de compra poderão ser cadastrados pelos administradores da empresa através do processo controle, acesso: Módulo PG Administrativo Controle de Processo. Onde é definido o perfil de acesso para utilização de cada tipo de solicitação de compra, ou seja, somente poderá utilizar determinado tipo de solicitação, o usuário que possuir acesso. Além da definição de acesso, nesta configuração do controle de processo, é definido o envio do email ao utilizar determinado tipo de solicitação. Departamento: Define o departamento solicitante. Usuário Solicitante: Define o usuário solicitante. Data da solicitação: Define a data da solicitação. Data de Validade: Define a data de validade da solicitação. 12
Observação: Permite o usuário cadastrar informações adicionais referente a solicitação desejada. Conforme imagem abaixo. Imagem 11. Tela da solicitação de compras dados principais. Nas solicitações de compras realizadas o usuário terá a possibilidade de adicionar documentos digitalizados, como por exemplo, relatórios do sistema, análises, listagem de itens em promoção do fornecedor, cópia de documentos entre outros. Justificando o motivo da solicitação. Para adicionar os documentos deve ser clicado no botão "Documentos Digitalizados", desta forma será aberta a interface "CP009 - Documentos Digitalizados da Solicitação". Documentos Digitalizados: Para adicionar os documentos deverão ser informados os seguintes campos: Data: Define a data do documento. Descrição: Descreve o que é o documento que será adicionado. Arquivo: Define qual é o endereço do arquivo a ser adicionado. Para selecionar o arquivo deve ser pressionado o botão "Selecionar Arquivo". A imagem a seguir demonstra a tela da digitalização de documentos no processo de solicitação de compra. 13
Imagem 12. Tela Digitalização de documentos. Após adicionar documentos, para visualiza-los, o usuário deverá pressionar o botão Baixar Arquivo e selecionar o local onde será salvo o documento. Log de Alteração: Toda alteração efetuada na solicitação de compra, poderão ser visualizados em um log de alterações através do botão "Log de Alterações". Ao pressionar o botão será demonstrada a interface de log de alterações conforme pode ser visualizado na imagem 04. 14
Imagem 13. Tela Log de Alterações. Aba Itens da Solicitação. Código do Item: Define o código do item no sistema. Caso o item da solicitação não estiver cadastrado, não deverá ser informado este código, pois o sistema irá validar o código informado com o catálogo especifico do item (CTE). Ao informar um código válido o sistema irá carregar todas as informações do cadastro do item, como: Código da Fábrica, Descrição, Marca e Unidade, e não irá permitir realizar alterações. Código da Fábrica: Define o código do item na fábrica. Descrição: Apresenta a descrição do item da solicitação. Código Fornecedor: Define o código do fornecedor do item. Código da Marca: Apresenta o código da marca do item. Unidade: Apresenta a unidade do item. Quantidade: Define a quantidade solicitada do item Observação/Informações Adicionais: Permite ao usuário adicionar informações ou alguma observação referente ao item. A imagem abaixo demonstra a aba da interface de Itens da Solicitação. 15
Imagem 14. Aba dos itens da solicitação. Aba Fechamento. Para os itens da solicitação podem ser configuradas situações no processo controle, como por exemplo: Aprovada. Aprovada parcialmente. Reprovada. Após informar os itens da solicitação o usuário tem a possibilidade de selecionar o próximo passo/situação da solicitação de compra, este processo é gerado na aba fechamento da solicitação de compra. A imagem abaixo ilustra a aba do fechamento da solicitação. Imagem 15. Aba do fechamento. Todo o fluxo da situação e permissão de execução do mesmo é definido na configuração do processo controle. Veja mais em (Processo de Controle). 16
Caso a solicitação de compras, for gerado através de uma análise de sugestão de compra, o usuário pode consultar os dados da análise ao clicar no botão "Dados da Análise". A imagem a seguir demonstra a tela. Imagem 16. Tela dos dados da análise. Após finalizar todo processo de solicitação de compra e gravar, o sistema irá verificar a permissão de gravação bem como o envio dos emails caso estiver configurado no processo controle executado. Processo Pedido de Compra O sistema TCar possui o processo de pedido de compra, que tem com objetivo disponibilizar ao usuário uma ferramenta de controle de pedido de compras bem como fornecer agilidade e segurança no processo. A execução das etapas/situações do processo de pedido de compra será parametrizada conforme regras de negócio definidos pela empresa. Funcionamento O processo "CP010 - Pedido de Compra" está localizado no módulo Compras Menu Controle de Compra Pedido de Compra Controle de Pedido de Compra, conforme pode ser visualizado na imagem 01. 17
Imagem 17. Acesso controle Pedido de Compra Aba Dados Principais Para iniciar um pedido de compra deverão ser informados os seguintes campo: Código da Filial: Define qual é o código da filial do pedido. Número do pedido: Define qual o número do pedido, este será gerado automaticamente pelo sistema de forma sequência por filial. Após informar os campos chaves o usuário deverá definir os seguintes campos: Tipo do Pedido: Define qual o tipo do pedido de compra, exemplo: Urgente, Normal, Uso e Consumo. Os tipos de pedidos de compras poderão ser cadastrados pelos administradores da empresa através do processo controle, através do módulo PG -> Administrativo -> Controle de Processo. Onde é definido o perfil de acesso para utilização de cada tipo de pedido de compra, ou seja, somente poderá utilizar determinado tipo de pedido o usuário que possuir acesso. Além da definição de acesso, nesta configuração do controle de processo, é definido o envio do email ao utilizar determinado tipo de pedido. Tipo Transporte: Será configurado no processo de controle, serve para informar o tipo de transporte para os itens do pedido de compra. Departamento: Define o departamento do pedido. Usuário Responsável: Define o usuário responsável. Código Fornecedor: Define o fornecedor do pedido. Data do Pedido: Define a data do pedido de compra. Data de Validade: Define a data de validade do pedido. Data Previsão Entrega: Define a data de previsão de entrega. Nº Pedido Fábrica: Número do pedido na Fábrica, pra ser relacionado a mesma. Local de Entrega: Disponibiliza ao usuário informar o local de entrega do pedido. Observação: Permite o usuário adicionar informações referentes ao pedido desejado. A imagem abaixo demonstra a aba de Dados Principais do pedido de compra. 18
Imagem 18. Aba Dados Principais. Nos pedidos de compras realizados o usuário terá a possibilidade de adicionar documentos digitalizados, como por exemplo, relatórios do sistema/análises, listagem de preços do fornecedor, aprovação da negociação. Para adicionar os documentos deve ser clicado no botão "Documentos Digitalizados", desta forma será aberta a interface "CP010 - Documentos Digitalizados do Pedido". Para adicionar os documentos deverão ser informados os seguintes campos: Data: Define a data do documento. Descrição: Descreve o que é o documento que será adicionado. Arquivo: Define qual é o endereço do arquivo a ser adicionado. Para selecionar o arquivo deve ser pressionado o botão "Selecionar Arquivo". A imagem a seguir demonstra a tela da digitalização de documentos no processo de pedido de compra. 19
Imagem 19. Tela documentos digitalizados pedidos. Após adicionar documentos, para visualiza-lós o usuário deverá, selecionar o documento, pressionar o botão Baixar Arquivo e selecionar o local onde será salvo o documento. Toda alteração efetuada no pedido de compra poderá ser visualizada em um log de alterações através do botão "Log de Alterações". Ao pressionar o botão será demonstrada a interface de log de alterações conforme pode ser visualizado na imagem 20. 20
Imagem 20. Tela Log de Alterações. Aba Itens do Pedido Após informar os dados principais o usuário terá a possibilidade de informar os itens do pedido, sendo os seguintes campos: Código do Item: Define o código do item no sistema. Caso o item do pedido não estiver cadastrado não deverá ser informado este código, pois o sistema irá validar o código informado com o catálogo específico do item. Ao informar um código válido o sistema irá carregar todas as informações do cadastro do item, como: Código da Fábrica, Descrição, Marca e Unidade, e não irá permitir realizar alterações. Código da Fábrica: Define o código do item na fábrica. Descrição: Apresenta a descrição do item do pedido. Código Marca: Define o código da marca do item. Unidade: Define a unidade do item. Quantidade: Define a quantidade do item. Valor Unitário: Define o valor unitário do item. Valor total bruto: Define o valor total bruto do item (Quantidade x Valor Unitário). Valor Frete: Define o valor do frete do item. Outros Valores: Define o valor de outras despesas do item. Percentual Desconto: Define o percentual de desconto concedido ao item. Valor Desconto: Define o valor de desconto do item. Valor Líquido: Define o valor líquido do item acordado com o fornecedor. A imagem abaixo ilustra a aba dos Itens do Pedido. 21
Imagem 21. Aba itens do pedido de compra. Para cada item do pedido o usuário tem a possibilidade de consultar o histórico de compra do item, fornecendo assim a possibilidade de análise de evolução do preço de entrada do fornecedor/item. Para visualizar esta informação deverá ser pressionado o botão "Histórico de Compra do Item", a imagem abaixo ilustra a tela. 22
Imagem 22. Extrato de compra do item. Para visualizar, informar ou alterar os dados do recebimento do item o usuário deve pressionar o botão Dado do Recebimento, Conforme imagem abaixo. Imagem 23. Tela Dados do Recebimento. O processo de recebimento do item poderá ser informado também no momento da entrada da mercadoria conforme será descrito a frente em Recebimento Mercadoria NF Entrada. É possível realizar controle das solicitações de compra vinculadas ao item do pedido de compra ao pressionar o botão Solicitações de Compra, a imagem 24 demonstra a tela. 23
Imagem 24. Tela Solicitação de compra. Aba Dados do Pagamento Após finalizar a inserção dos itens do pedido de compra, o usuário poderá adicionar os pagamentos acordados com o fornecedor do pedido. Para informar os pagamentos o usuário deverá informar os seguintes campos: Condição de Pagamento: Define a condição de pagamento do pedido de compra Quantidade de parcelas: Define a quantidade de parcelas, esta será selecionada automaticamente conforme a condição de pagamento. Após gerar as parcelas o usuário poderá alterar os valores das mesmas bem como as datas de vencimento. A imagem abaixo ilustra a aba. 24
Imagem 25. Aba Dados do Pagamento. 25
Aba Fechamento Para visualizar os totais dos pedidos de compra e alterar a situação do mesmo, o usuário deve utilizar a aba Fechamento. Conforme imagem abaixo. Imagem 26. Aba Fechamento. Todo fluxo da situação e permissão do mesmo é definido na configuração do processo (DE) controle. Veja mais em (Processo de Controle). Caso o pedido de compra for gerado através de uma análise de sugestão de compra, o usuário poderá consultar os dados da análise ao pressionar o botão Dados da Análise. Conforme imagem abaixo. 26
Imagem 27. Tela dos dados da análise. Quando o pedido de compra for gerado através de uma cotação de compra, o usuário poderá consultar os dados da cotação ao pressionar o botão Dados da Cotação de Compra. Conforme imagem abaixo. Imagem 28. Tela dos Dados da Cotação. Após finalizar todo processo de pedido de compra e gravar, o sistema irá verificar a permissão de gravação bem como o envio dos emails caso estiver configurado no processo controle executado. 27
Geração do arquivo para a fábrica Para o pedido de compra poderá ser gerado o arquivo para a Fábrica, pela rotina Compras Controle de Compra Pedido de Compra Gerar pedido para a Fábrica, abrindo a interface CP176 Gerar Arquivo de Pedido para a Fábrica, conforme imagem 29. Tendo que informar os seguintes campos: Imagem 28. Tela Gerar Arquivo de Pedido para Fábrica. Pedido: Onde será informado o código do pedido que foi gerado na interface CP010 Controle de Pedido de Compra (Processo Pedido de Compra). Data Transmissão: Informando a data que está sendo transmitido o arquivo. Número do Pedido da Fábrica: Será carregado após informar o campo Pedido. Tipo do Pedido: Será carregado após informar o campo Pedido. Tipo do Transporte: Será carregado após informar o campo Pedido. Pagamento 48 horas: Será carregado após informar o campo Pedido. Diretório/Arquivo: Parametrizado diretório que será gerado o arquivo na interface PG116 Controle de Parâmetros, aba PG, Página 2. Recebimento Mercadoria NF Entrada Ao receber a mercadoria é necessário efetuar o lançamento da nota fiscal. Este processo atualmente é efetuado pelo EP040 Controle de Notas Fiscais, acessado através do módulo EP Notas Fiscais Controle de Notas Fiscais Cadastro de Notas Fiscais. 28
Ao efetuar o recebimento da mercadoria, o usuário deve relacionar os itens do pedido de compra com os itens da nota fiscal, para isso o sistema disponibiliza dois processos. Funcionalidade Relação manual item por item da nota com o pedido. Esta relação é efetuada ao adicionar cada item da nota fiscal, ao pressionar o botão Pedido de Compra, conforme pode ser visualizado na imagem abaixo. Imagem 29. Controle de notas fiscais Para efetuar esta relação o usuário deve informar o número do pedido, sequência do item no pedido e a quantidade. A sequência do item no pedido e a quantidade o sistema poderá selecionar automaticamente, caso possuir uma relação entre os códigos do item da nota com o código do item no pedido. A imagem abaixo demonstra a tela de relação do item. 29
Imagem 30. Tela Recebimento por item. É importante salientar que um item de nota fiscal pode estar ligado à n pedidos de compra, sendo que o soma das quantidades informadas nos pedidos, no recebimento deverá fechar com a quantidade do item na nota fiscal. Relacionar / importar os itens do pedido de compra automaticamente. Nesta opção o usuário irá informar o número do pedido e o sistema irá importar os itens para a nota fiscal ou relacionar com os itens que já estiverem cadastrados na nota fiscal através do código do item / código da fábrica. A imagem abaixo demonstra o acesso a relação do pedido. 30
Imagem 31. Relacionamento Pedido de compra Nota Fiscal. Após pressionar o botão Pedido de Compra o sistema irá abrir a interface para informar o número do pedido de compra, conforme é visualizado na imagem abaixo. 31
Imagem 32. Relação de Pedido de Compra. No caso de possuir itens que não estejam relacionados o usuário poderá efetuar manualmente. Quando uma nota fiscal possuir mais de um pedido, o usuário poderá informar n pedidos e selecionar os respectivos itens dos pedidos relacionados à nota fiscal. Após efetuar a relação dos itens e atualizar a nota fiscal o sistema irá alterar a situação do pedido de compra e atualizar o BO dos itens caso seja uma nota fiscal de movimento de estoque. Para que todo este processo funcione parametrizações: corretamente, deve possuir as seguintes 1. Configurar parâmetro para definir se utiliza o novo processo de pedido de compra. Veja mais em (Processo de Compras). 2. Realizar parametrização no cadastro das operações fiscais para definir a obrigatoriedade de informar o pedido de compra referente ao lançamento de uma nota fiscal. A imagem abaixo ilustra o parâmetro referido. Imagem 33. Parâmetros tipo de operação. 32
Opções do parâmetro: O Obriga informar o pedido de compra do item: Quando selecionar esta opção o sistema irá solicitar ao responsável ao atualizar a nota fiscal vinculada a um pedido de compra. R Requisita liberação caso não for informado o pedido de compra: Quando selecionar esta opção o sistema irá solicitar uma liberação ao responsável ao atualizar a nota fiscal caso não possuir os itens da nota fiscal vinculada a um pedido de compra. Caso a solicitação for aprovada o sistema irá permitir atualizar a nota fiscal. N Não realiza tratamento: Quando selecionar esta opção o sistema não irá realizar validações ao efetuar entrada de nota fiscal quanto à informação do pedido/solicitação de compra. EP072 - Extrato de item por Cliente/Fornecedor Conforme necessidade, para melhor demonstrar o histórico de compras de item, à no sistema Tcar, na Tela EP072 Extrato de item por cliente/fornecedor, duas funcionalidades para atender tal necessidade. Funcionalidade A Tela EP072, pode ser encontrada através do seguinte caminho: Módulo, EP Itens Consultas Extrato de itens por cliente/fornecedor. Os campos são: Entrada/Saída: Filtra as notas encontradas, em Notas de Entrada, ou de saída. Função da nota: Compra/Venda/Devolução/Transferência/Outras: Filtra as notas pela sua função. Abaixo, imagem das funcionalidades. 33
Imagem 34. Extrato de item por cliente. Processo Sugestão de Compras Conforme necessidade, o sistema possuía o processo de EP061 Análise e Sugestão de Compra, com objetivo de fornecer ao usuário uma ferramenta gerencial para controlar e monitorar todo seu estoque de peças. A partir destas análises executadas através da demanda e do estoque de segurança, é possível verificar os itens que estão com necessidade de compra e assim efetuar a solicitação/pedido de compra. Funcionalidade Para ter acesso à tela em questão, siga o seguinte caminho, módulo EP, Itens Controle de Análises Analise sugestão Compra. A imagem abaixo demonstra a tela de análise de sugestão de compra, onde o usuário tem a possibilidade de verificar os itens que estão com necessidade de compra. 34
Imagem 35. Análise de sugestão de compra. Após análise realizada o usuário terá as seguintes opções: 1. Geração do pedido de compra, verificando o parâmetro da utilização do novo processo do compras (Processo de Compras), ou seja, caso utilizar o novo processo o sistema deverá gerar o pedido de compra na tela CP010 Controle de Pedido de compra. 2. Gerar uma solicitação de compra através de uma análise efetuada. Na imagem abaixo é possível visualizar as opções do Processo de Análise ao clicar com botão direito do mouse nas tabelas resultadas da pesquisa. 35
Imagem 36. Menu de opções Processo de Análise. A opção Gera Solicitação de Compra somente estará disponível quando utilizar o novo Processo de Compras. Processo Analise Pedido de Compras Atualmente o sistema possui o processo de cotação de compra, que tem como objetivo, fornecer ao usuário uma ferramenta gerencial para realizar a cotação de compra das peças solicitadas. A partir do retono dos fornecedores, o sistema demonstra em uma planilha de análise os preços unitários, bem como a marcação do menor preço entre os fornecedores. Funcionalidade Esta interface será acessada através do Módulo, compras Controle de Compra Analise Pedido Compra Nesta tela serão demonstrados todos os dados/informações de um pedido de compra, inicialmente a tela será demonstrada conforme imagem abaixo. 36
Possuindo os seguintes campos: Imagem 37. Análise de pedido de compra. Estilo do Layout: Define o Layout utilizado na análise. Caso já possua layouts configurados o usuário poderá selecioná-los. Visão da Análise: Define o tipo da visão pedido ou Item Pedido. A visão pedido demonstra ao usuário uma linha com os dados do pedido e disponibiliza ao usuário expandir os itens do pedido, enquanto a visão item Pedido exibe o pedido juntamente com o item, duplicando assim as informações do pedido para cada item. Botão adicionar filtros: Exibe as opções de filtros. Botão Buscar (F3): Carrega os dados do pedido de compra conforme os filtros informados. Layout: Permite ao usuário customizar layouts conforme desejado. Ao pressionar o botão Adicionar Filtros, será apresentado ao usuário os filtros disponíveis conforme demonstrado na imagem abaixo. 37
Imagem 38. Tela de Opções de Filtros. Descrição dos Filtros: Código da filial: Define a filial do pedido de compra. Número pedido: Define o número do pedido de compra. Tipo do pedido: Define o tipo do pedido de compra. Departamento: Define o departamento do pedido de compra. Situação: Define a situação do pedido de compra. Usuário Resp.: Define o usuário responsável pelo pedido de compra. Cód. Fornecedor: Define o fornecedor do pedido de compra. Cód. Cotação: Define a cotação que originou o pedido. Cód. Análise: Define o código da análise que gerou o pedido. Data Pedido: Define o intervalo de datas do pedido. Data Validade: Define o intervalo de datas válidas. Previsão entrega: Define o intervalo da data de previsão de entrega. Código Item: Filtra os pedidos de compra para o item definido. Grupo: Filtra os pedido para o grupo definido. SubGrupo: Filtra os pedidos para o subgrupo definido. Aplicação: Filtra os pedidos de compra para a aplicação definida. Código Marca: Filtra os pedidos para a marca definida. 38
Exibir apenas pedidos com origem de solicitação de compra: Exibe apenas os pedidos com origem de solicitação de compra. Os filtros acima descritos, não são obrigatórios, ou seja, em caso de não preencher o sistema irá desconsiderar os filtros e vai retornar todos os dados. Após carregar os dados para análise, o sistema disponibiliza a visualização dos dados em uma tabela dinâmica. Nesta tabela de informações o usuário monta o layout, onde podem ser movimentadas as colunas, agrupar os dados, filtrar dados já selecionados por qualquer campo visível na tabela, ocultar colunas e grupos de dados. Com este dinamismo o sistema possibilita ao usuário retirar resultados/relatórios conforme for a sua necessidade, estes relatórios podem ser uma simples listagem ou até uma análise gerencial. Após configurar o layout o sistema irá disponibilizar a gravação deste layout para utilizações nas próximas atualizações. O sistema irá disponibilizar ao usuário exportar os dados configurados na tabela para um arquivo do tipo xls, este arquivo pode ser aberto pelo Excel e impresso. O usuário terá a possibilidade de aplicar zoom na tabela de análise, este com objetivo de aumentar ou diminuir os dados da visualização. Ao pressionar o botão direito do mouse sobre a tabela com os dados retornados o usuário terá as seguintes opções: Definir Cores para o layout: Define as cores para as linhas da análise. Exemplo: Quando o pedido de compra for do tipo X colocar uma cor na linha de vermelho. Expandir Itens: Expande os itens que estão agrupados. Agrupar itens: Agrupa os itens que estão expandidos. Fixar Banda ao Lado Direito: Fixa a banda selecionada para o lado direito da análise. Movimentar Banda: Permite o usuário movimentar a banda para o local desejado. Remover sub Totais: Permite ao usuário remover os sub totais dos itens agrupados. Exibir sub totais: Exibe ao usuário os sub totais dos itens agrupados. Restaurar Layout Padrão: Restaura o layout pré-definido. Ocultar Coluna: Oculta a coluna desejada. Exibir colunas: Exibe a coluna desejada. A imagem abaixo demonstra o menu das opções: 39