Sumário 1.Introdução... 1 2.Janela do Calc... 2 3.Barra de Ferramentas Padrão... 3 4.Barra de Ferramentas Formatação... 5 5.Preencher células... 5 6.Selecionar linhas e colunas... 6 7.Alterar largura de colunas... 6 8.Formatar células... 6 8.1.Números... 7 8.2.Fonte... 8 8.3.Efeitos de fonte... 8 8.4.Alinhamento... 8 8.5.Bordas... 9 8.6.Plano de fundo... 10 9.Mesclar células... 10 10.Aumentar e diminuir casas decimais... 10 11.Fórmulas... 10 12.Copiar fórmulas... 11 13.Funções... 11 14.Referência absoluta em fórmulas ($B$3)... 13 15.Inserir e excluir linhas... 14 16.Inserir e excluir colunas... 14 17.Mover colunas... 14 18.Alterar altura de linhas... 14 19.Classificar dados... 14 20.Sequência automática... 15 21.Sobrescrito e Subscrito... 16 22.Visualizar página... 16 22.1.Página... 16 22.2.Bordas... 16 22.3.Plano de fundo... 17 22.4.Cabeçalho... 17 22.5.Rodapé... 17 22.6.Planilha... 17 23.Formatar página... 18 i
24.Imprimir... 18 25.Documentos de planilha... 18 26.Estilos de Páginas... 19 27.Congelar e descongelar colunas e linhas... 19 28.Ocultar e mostrar colunas e linhas... 19 29.Inserir, reeditar e excluir anotações... 20 30.Formatação condicional... 20 31.Filtros... 21 31.1.AutoFiltro... 21 31.2.Filtro Padrão... 23 31.3.Filtro avançado... 23 32.Gráficos... 24 32.1.Passos do Assistente de gráficos... 25 32.1.1.Tipo de gráfico... 25 32.1.2.Intervalo de dados... 25 32.1.3.Série de dados... 26 32.1.4.Elementos do gráfico... 26 32.2.Alterar parede do gráfico... 27 32.3.Alterar borda do gráfico... 27 32.4.Inserir, formatar e excluir grades... 28 32.5.Inserir e alterar o título do gráfico e título dos eixos... 28 32.6.Formatar título do gráfico e título dos eixos... 28 32.6.1.Bordas... 29 32.6.2.Área... 29 32.6.3.Fonte... 29 32.6.4.Efeitos de fonte... 29 32.6.5.Alinhamento... 29 32.7.Formatar eixo (mudar escala, fonte, etc.)... 29 32.7.1.Escala... 29 32.7.2.Rótulo... 30 32.7.3.Números... 30 32.8.Inserir e formatar legenda... 30 32.9.Formatar série de dados... 30 32.10.Inserir, formatar e excluir linha de tendência... 31 32.11.Inserir uma nova série de dados no gráfico... 32 32.12.Inserir rótulos de dados... 32 32.13.Alterar a cor de um ponto de dados... 32 33.Tabela Dinâmica... 32 ii
1. Introdução O LibreOffice, anteriormente denominado BrOffice ou OpenOffice, é um pacote de aplicativos para escritório, semelhante ao Microsoft Office. A grande vantagem do LibreOffice é o fato de que é um software livre, que pode ser copiado, distribuído, modificado e executado gratuitamente sem restrições. O LibreOffice oferece praticamente os mesmos recursos do Microsoft Office. É formado pelo processador de textos (Writer), planilha eletrônica (Calc), editor de apresentações (Impress), editor de fórmulas matemáticas (Math), editor de imagens (Draw) e gerenciador de banco de dados (Base). O LibreOffice ainda não atingiu a mesma popularidade do Microsoft Office em termos de número de usuários e capacidade técnica, mas é a melhor opção de software gratuito para processamento de textos, planilha eletrônica, editor de apresentações, etc. As organizações têm grande interesse pelo LibreOffice devido ao seu custo de licenciamento zero, pois não é necessário nenhum tipo de pagamento para instalação, cópia ou distribuição do pacote. Muitas empresas e organizações públicas brasileiras já fazem o uso do LibreOffice há alguns anos, como por exemplo: Metrô de São Paulo, Banco do Brasil, Infraero, Itaipu, Correios, Petrobras, vários ministérios e instituições. O Projeto OpenOffice.org., que é o precursor do LibreOffice, teve sua origem em 2000, quando a Sun Microsystems liberou o código fonte do seu software StarOffice para a comunidade de código aberto. Desde então a Sun foi a principal colaboradora e patrocinadora do Projeto OpenOffice, porém, após a compra da Sun pela Oracle, em abril de 2010, houve um descontentamento da comunidade de código aberto internacional, o que culminou, em setembro de 2010, com a criação de uma organização sem fins lucrativos denominada The Document Foundation. The Document Foundation é uma organização independente e autônoma criada pelos líderes da comunidade OpenOffice com o objetivo de continuar desenvolvendo o pacote OpenOffice desvinculado da Oracle, com o novo nome LibreOffice e propiciando um ambiente mais participativo entre os colaboradores. No Brasil o OpenOffice era denominado BrOffice até a versão 3.3, mas a partir da versão 3.4, foi adotada a denominação LibreOffice. Comparando o Microsoft Office 2003 com o LibreOffice, estes possuem aparências e recursos bastante semelhantes, porém alguns recursos possuem nomes diferentes ou estão em menus diferentes ou não existem por enquanto. Os usuários que utilizam recursos ainda indisponíveis no LibreOffice ou trocam arquivos editáveis com outras empresas ou organizações talvez terão que permanecer com o Microsoft Office, mas a grande maioria dos usuários, que fazem uso básico do Microsoft Office, podem migrar para o LibreOffice tranquilamente. O LibreOffice Calc, por exemplo, permite editar arquivos do Microsoft Office Excel, mas pode apresentar algumas incompatibilidades ou pode sofrer algumas perdas de configurações. Por isso, é aconselhável migrar definitivamente para o LibreOffice ao invés de ficar trabalhando com os dois aplicativos. Os arquivos gerados pelo Calc possuem a extensão.ods (OpenDocument Spreadsheet) e não.xls ou.xlsx. O LibreOffice salva arquivos no formato ODF (Open Document Format) que é um formato aberto, público e padronizado para armazenamento e troca de documentos de escritório (textos, planilhas, apresentações de slides e outros). O formato ODF foi aprovado como norma pela ISO/IEC em 2006 e também pela ABNT em 2008. A vantagem do formato ODF é que não está vinculado a nenhum fornecedor de software e permite que o arquivo seja aberto em qualquer programa 1
compatível, independente de plataforma ou sistema operacional (Windows, Linux, Mac OS, etc.). A adoção do padrão ODF é uma garantia de preservação de documentos eletrônicos sem restrição no tempo, o que é muito importante na administração pública e privada a longo prazo. Em julho de 2011, no 12º Fórum Internacional de Software Livre, a UNESP assinou o Protocolo Brasília. Protocolo Brasília é um documento elaborado com o intuito de firmar compromisso entre organizações para utilizar o ODF como padrão para o armazenamento e troca de documentos com as demais organizações signatárias do protocolo. Por outro lado, baseado em Decreto Federal e Resolução do Governo Estadual, a administração pública deve usar preferencialmente software livre em todos os seus computadores. Segundo a Portaria UNESP nº 382, de 25/06/2012: Todo equipamento computacional adquirido pela Universidade a partir da data da publicação desta Portaria deverá, preferencialmente, possuir compatibilidade com os sistemas operacionais e aplicativos baseados em software livre encontrados no mercado na data de sua aquisição. No caso de opção por software proprietário, o solicitante deverá incluir justificativa para uso do software, bem como, a aquisição do número adequado de licenças de uso. E com relação ao padrão ODF, segundo a Portaria UNESP nº 383, de 25/06/2012: As Unidades Universitárias, os Campus Experimentais, as Unidades Auxiliares e as Complementares, bem como as Fundações e demais entidades, sob o controle da UNESP adotarão, preferencialmente, formatos abertos de documentos (ODF) para criação, armazenamento e disponibilização digital de documentos. A página oficial do LibreOffice no Brasil é http://pt-br.libreoffice.org. O pacote LibreOffice pode ser baixado desta página através do link Baixar o LibreOffice. Clique em Instalador principal para baixar o programa LibreOffice e depois clique em Ajuda interna do LibreOffice para baixar o HelpPack (Ajuda em português do LibreOffice). Instale primeiro o LibreOffice e em seguida o HelpPack. Esta apostila introduz o usuário à planilha eletrônica Calc do pacote LibreOffice versão 3.4 e foi inteiramente elaborada usando o processador de textos Writer do pacote LibreOffice. 2. Janela do Calc Para abrir o Calc, clique no botão (Iniciar) e em seguida clique em Todos os Programas / LibreOffice 3.4 / LibreOffice Calc. Caso na sua área de trabalho (desktop) tenha um ícone, você pode também dar 2 cliques sobre este ícone e em seguida dar 1 clique sobre o botão, para abrir o Calc. Ao abrir o Calc, você visualizará uma janela semelhante à ilustrada abaixo, muito parecida com a janela do Microsoft Excel versão 2003 ou anterior. 2
Menu Barra de Ferramentas Padrão Barra de Ferramentas Formatação Guias de planilhas Barra de Status 3. Barra de Ferramentas Padrão A Barra de Ferramentas Padrão, ilustrada abaixo, disponibiliza botões para as tarefas básicas do Calc. A maioria dos botões disponíveis na Barra de Ferramentas Padrão do Calc 3.4 é semelhante ao do Excel 2003. Seguem as descrições dos botões: Novo: Ao clicar na figura, será aberta uma nova planilha no Calc, mas ao clicar na seta preta à direita deste botão, será aberto um menu de opções que permite abrir além de uma nova planilha no Calc, um novo documento de texto no Writer, ou uma nova apresentação no Impress, etc. Atenção! A figura que aparece no botão muda à medida que você seleciona documentos diferentes (ex. texto ou planilha ou apresentação, etc). Por isso, se a figura for você clicar na figura, será aberto um novo documento de texto no Writer. Abrir: Permite abrir não só uma planilha do Calc, mas qualquer arquivo do pacote LibreOffice, como um documento de texto do Writer ou uma apresentação do Impress. Salvar: Permite salvar (gravar) o arquivo. E-mail com o documento anexado: Cria uma nova mensagem no seu programa padrão de e-mail e anexa a planilha aberta no Calc. Exportar diretamente como PDF: Salva a planilha atual como um arquivo PDF. Imprimir arquivo diretamente: Se você clicar neste botão, a planilha toda será impressa diretamente, sem poder escolher a impressora, alterar as propriedades da impressora, definir o intervalo de impressão e o número de cópias. Visualizar página: Mostra a página como será impressa. e 3
Ortografia e gramática: Ativa o corretor de Ortografia. Autoverificação ortográfica: Liga ou desliga a autoverficação ortográfica. Geralmente deixamos ligado a autoverificação ortográfica para que o Calc grife em vermelho as palavras com suspeita de algum erro. Cortar: Recorta o que está selecionado e armazena na a área de transferência. Copiar: Copia o que está selecionado e armazena na área de transferência. Colar: Cola o que está na área de transferência. Pincel: Serve para copiar a formatação. Desfazer: Desfaz a última ação realizada. Refazer: Refaz a última ação desfeita. Hyperlink: Serve para inserir hiperligação. Classificar em ordem crescente. Classificar em ordem decrescente. Gráfico. Mostrar funções de desenho: Exibe ou oculta, na parte inferior da janela, a Barra de Ferramentas de Desenho. Localizar e substituir: Localiza textos ou palavras no documento e caso deseje, substitui por outros textos ou palavras. Navegador: Exibe ou oculta a janela do Navegador que mostra as planilhas e suas partes (gráficos (objetos OLE), anotações, figuras, etc.), permitindo saltar rapidamente para diferentes partes da planilha através do clique duplo. Galeria: Exibe ou oculta a Galeria que mostra várias figuras agrupadas em categorias. Para inserir uma figura na planilha, basta clicar o botão direito sobre a figura e selecionar Inserir e em seguida Copiar. Fontes de dados: Exibe ou oculta Fontes de dados que permite inserir campos de um Banco de Dados na planilha ou permite criar formulários para acessar o Banco de Dados. Zoom: Exibe ou oculta a janela do Zoom e visualização do layout que permite mudar a forma de visualização da planilha. Ajuda do LibreOffice: Caso o HelpPack (Ajuda) não esteja instalado, o Calc acessará a ajuda on-line. Para acrescentar ou remover botões em qualquer Barra de Ferramentas, clique na seta preta no canto direito da barra e selecione Personalizar barras de ferramentas em seguida selecione a Barra de ferramenta que deseja alterar e marque (ou desmarque) os Comandos (botões) que deseja colocar (ou remover) na barra. 4
4. Barra de Ferramentas Formatação A Barra de Ferramentas Formatação disponibiliza botões importantes para a formatação dos dados e encontra-se ilustrada a seguir. Estilos e formatação: Exibe ou oculta a janela de Estilos e formatação que permite alterar a formatação dos estilos de células e páginas. Nome da fonte: Exibe o nome da fonte (tipo de letra) e o clique na seta permite alterar a fonte. Tamanho da fonte: Exibe o tamanho da fonte e o clique na seta o tamanho da fonte. permite alterar Negrito: Ativa ou desativa o Negrito, que deixa a letra mais espessa (grossa). Geralmente é utilizado para destacar títulos. Itálico: Ativa ou desativa o Itálico, que deixa a letra inclinada. Geralmente é utilizado para destacar palavras estrangeiras em um texto. Sublinhado: Ativa ou desativa o Sublinhado, que traça uma linha sob o texto. Alinhar à esquerda: Alinha o parágrafo somente à esquerda. Centralizado: Centraliza o parágrafo. Alinhar à direita: Alinha o parágrafo somente à direita. Justificado: Alinha o parágrafo à esquerda e à direita. Mesclar e centralizar células. Moeda: Formata a célula para valor monetário (R$) com duas casas decimais. Porcentagem: Formata a célula para porcentagem (%) com duas casas decimais. Aumenta casas decimais. Diminui casas decimais. Diminui o recuo. Aumenta o recuo. Bordas. Cor do plano de fundo. Cor da fonte. Alterna as linhas de grade: exibe ou não as linhas de grade da planilha. 5. Preencher células Para escrever em uma célula, clique uma vez sobre a célula. Para ir para a célula à direita, tecle <Tab> ou seta para a direita. 5
Para ir para a célula abaixo, tecle <Enter> ou seta para baixo. Para reeditar o conteúdo de uma célula, dê 2 cliques na célula ou tecle <F2>. 6. Selecionar linhas e colunas Para selecionar uma linha clique sobre o número da linha (1, 2, 3,...). Para selecionar uma coluna clique sobre a letra que identifica a coluna (A, B, C,...). Para selecionar várias linhas ou colunas não sequenciais, pressione a tecla <Ctrl> e clique nos números das linhas ou nas letras das colunas que deseja selecionar. 7. Alterar largura de colunas Para alterar a largura de uma coluna, posicione a seta do mouse no final da coluna onde fica a letra que identifica a coluna (A, B, C,...), e quando a seta do mouse se transformar numa seta preta na horizontal, pressione o botão esquerdo do mouse e arraste até a largura desejada, ou dê 2 cliques para auto-ajuste (a largura da coluna será ajustada para a largura mínima necessária). Você pode também, alterar a largura de uma coluna clicando o botão direito sobre a letra que identifica a coluna (A, B, C,...) e selecionado Largura da Coluna e definindo numericamente a largura desejada. 8. Formatar células Os recursos básicos de formatação de células como fonte, tamanho da fonte, cor da fonte, negrito, itálico, sublinhado, alinhamento (direito, esquerdo, centralizado), moeda, porcentagem, etc., estão disponíveis na Barra de Ferramentas Formação. As opções que não estão disponíveis na Barra de Ferramentas Formatação podem ser acessadas através do menu Formatar / Células. Na janela Formatar células existem várias guias: Números, Fonte, Efeitos de fonte, Alinhamento, Bordas, Plano de fundo e Proteção de célula. A seguir detalharemos cada uma desses guias: 6
8.1. Números LibreOffice Calc Para formatar números, selecione as células, vá ao menu Formatar / Células e clique na guia Números. Para formatar números comuns (inteiros, reais com casas decimais, etc.) selecione a categoria Número, em Opções defina o número de Casas decimais e Zeros à esquerda, e marque se desejar: Números negativos em vermelho e Separador de milhar. Se você marcar o Separador de milhar, o Calc colocará automaticamente o ponto do milhar (ex. 1.000). Para formatar células para porcentagem, selecione a categoria Porcentagem, defina o número de Casas decimais e Zeros à esquerda e marque se desejar: Números negativos em vermelho e Separador de milhar. Para formatar para porcentagem, existe um atalho que é o botão (formato numérico: porcentagem) na Barra de Ferramentas Formatação, que formata para porcentagem com 2 casas decimais. Obs. É importante sempre formatar para porcentagem antes de preencher as células. Para formatar para moeda, selecione a categoria Moeda e em Formato, selecione a moeda desejada (R$,,, $, etc.), defina o número de Casas decimais e Zeros à esquerda e marque se desejar: Números negativos em vermelho e Separador de milhar. Para formatar para moeda, existe um atalho que é o botão (formato numérico: moeda) na Barra de Ferramentas Formatação, que formata para R$ com 2 casas decimais. Dica: Para aumentar ou diminuir as casas decimais de um número, você pode utilizar o botão ou da Barra de Ferramentas Formatação. Para formatar datas ou horas, selecione a categoria Data ou Hora e escolha o formato desejado. Para digitar datas, o separador de dia, mês e ano é a barra (/) ou o hífen (-), independente do formato de data selecionado. O separador de hora, minuto e segundo é o dois pontos (:). 7
8.2. Fonte Para formatar a fonte, selecione as células, vá ao menu Formatar / Células e clique na guia Fonte. Nesta guia você pode alterar a Fonte, o Estilo (normal, itálico, negrito) e o Tamanho da fonte. A cor da fonte e outros detalhes devem ser alterados na guia Efeitos de fonte. 8.3. Efeitos de fonte Para aplicar efeitos de fonte, selecione as células, vá ao menu Formatar / Células e clique na guia Efeitos de fonte. Nesta guia você pode alterar a Cor da fonte, aplicar Relevo, Contorno, Sombra, Sobrelinha, Tachado e Sublinhado. 8.4. Alinhamento Para definir o alinhamento do texto, selecione as células, vá ao menu Formatar / Células e clique na guia Alinhamento. Nesta guia, podemos definir o alinhamento horizontal e vertical, a orientação, o empilhamento e outras propriedades. Na opção Alinhamento de texto Horizontal, selecione o alinhamento horizontal desejado para os dados dentro das células. O alinhamento de texto horizontal pode também ser definido diretamente através dos botões da Barra de Ferramentas Formatação. Na opção Alinhamento de texto Vertical, o padrão é o alinhamento inferior, mas podemos alterar o alinhamento dos dados para superior ou meio. Na opção Orientação do texto, pode-se definir a orientação desejada para o texto pressionando o botão esquerdo do mouse sobre o losango azul e girando-o até a inclinação desejada, ou definindo o grau de orientação desejado na caixa à direita. 8
Na opção Propriedades, ao marcar Quebra automática de texto, o texto que não cabe na largura da célula e que invade as células à direita passará a ser mostrado dentro da mesma célula em linhas subsequentes. Porém, para visualizá-las é necessário aumentar a altura da linha. As figuras abaixo ilustram um exemplo antes e depois de aplicar Quebra automática de texto. A opção Reduzir para caber no tamanho da célula irá diminuir o tamanho da fonte para que o conteúdo caiba na célula. 8.5. Bordas Para colocar bordas em células, selecione as células, vá ao menu Formatar / Células e clique na guia Bordas. Inicialmente, em Linha, escolha o Estilo, a Largura e a Cor desejada para a Linha e em seguida escolha a Disposição de linhas (à esquerda da janela). Na Disposição de linhas, você pode escolher uma das opções do Padrão ou Definido pelo usuário. A Disposição de linhas Padrão muda de acordo com as células selecionadas. Caso você tenha selecionado apenas uma célula, as opções são: (sem bordas, todas as quatro 9
bordas, apenas as bordas esquerda e direita, apenas as bordas superior e inferior ou definir apenas as linhas diagonais). Caso você tenha selecionado um trecho com pelo menos duas linhas e duas colunas, as opções disponíveis são: (sem bordas, apenas a borda externa, definir a borda externa e as linhas horizontais, definir a borda externa e todas as linhas internas, definir a borda externa sem alterar as linhas internas). A formatação da Linha (Estilo, Largura e Cor) selecionada pode também ser aplicada individualmente à borda superior, inferior, direita, esquerda, etc., clicando-se nas respectivas bordas dentro da caixa Definido pelo usuário. Assim, cada uma das bordas é ativada (é aplicado o estilo, a largura e a cor selecionada) ou desativada (excluída). Para excluir bordas de todas as células selecionadas, vá em Disposição de linhas Padrão e clique no botão (sem bordas). 8.6. Plano de fundo Para colocar um plano de fundo nas células, selecione as células e vá ao menu Formatar / Células e clique na guia Plano de fundo e escolha a cor desejada, ou selecione as células e clique no botão (cor do plano de fundo) da Barra de Ferramentas Formatação. 9. Mesclar células Mesclar células significa unir várias células em uma única célula. Para mesclar células, selecione as células e clique no botão (mesclar e centralizar células) da Barra de Ferramentas Formatação. Para desfazer uma célula mesclada, selecione a célula e clique no botão. 10. Aumentar e diminuir casas decimais Para aumentar o número de casas decimais de um valor numérico, selecione a(s) célula(s), clique no botão (formato numérico: adicionar casa decimal) da Barra de Ferramentas Formatação e, para diminuir o número de casas decimais, selecione as células e clique no botão (formato numérico: excluir casa decimal). 11. Fórmulas Todas as fórmulas devem começar com o sinal de =. Os operadores mais utilizados são: + (soma), - (subtração), * (multiplicação), / (divisão), ^ (potenciação), %, =, >, <, >= (maior ou igual), <= (menor ou igual), <> (diferente). Nas fórmulas podem também ser utilizadas funções como: MÉDIA, SOMA, SOMASE, MÁXIMO, MÍNIMO, SE, CONT.SE, CONT.VALORES, DESVPAD, ABS, EXP, LN, LOG, RAIZ, SEN, COS, etc. Quando você estiver digitando fórmulas e quiser referenciar uma célula, por exemplo C3, você pode digitar C3 ou clicar na célula C3. De forma análoga, em uma fórmula, quando você 10
quiser referenciar um intervalo de células, por exemplo células B2, B3, B4, B5 e B6, você pode digitar B2:B6 (intervalo contínuo de B2 a B6) ou selecionar estas células com o mouse. 12. Copiar fórmulas Para copiar uma fórmula, clique na célula onde está a fórmula, em seguida posicione o ponteiro do mouse no canto direito inferior desta célula (o ponteiro do mouse transformará em uma cruz preta), pressione o botão esquerdo do mouse e arraste para as células onde deseja colar a fórmula. 13. Funções Para usar as funções do Calc, deixe o cursor na célula onde deseja utilizar a função e clique no (assistente de funções) da Barra de fórmulas, ilustrada abaixo. Caso não esteja visualizando a Barra de fórmulas logo abaixo da Barra de Ferramentas Formatação, vá ao menu Exibir e clique em Barra de fórmulas. Na janela Assistente de funções, na caixa à esquerda, selecione a Categoria e na caixa logo abaixo serão listadas todas as funções desta categoria. Selecione Todas as funções na Categoria para que sejam listadas todas as funções do Calc. Selecione a função desejada e clique no botão Próximo. Na janela que se abre, preencha a(s) caixa(s) de argumentos e clique no botão OK. Se você conhece a sintaxe da função, você pode digitá-la diretamente na célula sem usar o Assistente de funções. Para definir o intervalo de células em uma função : (dois pontos) separa a primeira e a última célula de um intervalo e ; (ponto e vírgula) separa células e intervalos de células. Exemplos: A1:A4 indica as células A1, A2, A3 e A4. A1;A4 indica as células A1 e A4. A1:E1 indica as células A1, B1, C1, D1 e E1. C3:E4 indica a matriz formada pelas células C3, D3, E3, C4, D4 e E4. B2:B4;B7;B10 indica as células B2, B3, B4, B7 e B10. Seguem as descrições de algumas funções: SOMA: esta função soma os valores do intervalo de células. Exemplo: SOMA(B3:B7). Como esta função é bastante utilizada, na Barra de fórmulas existe para um acesso mais rápido. 11
MÉDIA: calcula a média aritmética dos valores das células especificadas no intervalo. Exemplo: MÉDIA(B5:E5). MÁXIMO: esta função retorna o maior valor de um intervalo de células. Exemplo: MÁXIMO(C2:C5). MÍNIMO: esta função retorna o menor valor de um intervalo de células. Exemplo: MÍNIMO(D4:D6). SE: esta função retorna um valor se uma condição for verdadeira e retorna outro valor se a condição for falsa. Exemplo: SE(F2>=5; aprovado ; reprovado ) irá retornar aprovado caso a condição F2>=5 seja satisfeita, e caso contrário irá retornar reprovado. Exemplo de condicional com 3 saídas diferentes: SE(F2>=5; aprovado ;SE(F2>=3; recuperação ; reprovado )). Esta função irá retornar aprovado caso a condição F2>=5 seja satisfeita, recuperação caso a condição F2>=5 não seja satisfeita, mas a condição F2>=3 seja satisfeita, ou seja, o conteúdo da célula F2 seja menor do que 5 mas maior ou igual a 3, e caso contrário, irá retornar reprovado. E: esta função retorna VERDADEIRO quando todas as condições forem verdadeiras. Caso tenha pelo menos uma condição falsa retornará FALSO. Exemplo: E(B2>=C2;C2>=D2;D2>=E2). OU: para esta função retornar VERDADEIRO basta que pelo menos uma das condições seja verdadeira. Esta função retornará FALSO quando todas as condições forem falsas. Exemplo: OU(A1=A2;C1=C2). As duas funções acima (E e OU) aceitam várias condições, porém são obrigatórias 2 condições, as demais são opcionais. As funções E e OU são geralmente utilizadas como auxiliares de outras funções, principalmente da função SE. CONT.SE: esta função conta as células de um intervalo, que satisfazem uma determinada condição. Exemplo: CONT.SE(C2:C10; <=18 ) irá retornar o número de células do intervalo C2 a C10, cujo conteúdo é menor ou igual à 18. CONT.NÚM: esta função conta as células que contém valores numéricos no intervalo, ignorando textos e células vazias. Exemplo: CONT.NÚM(A1:D6). CONT.VALORES: esta função conta as células não vazias do intervalo. Exemplo: CONT.VALORES(A6:J6). CONTAR.VAZIO: esta função conta as células vazias do intervalo. Exemplo: CONTAR.VAZIO(C1:C10). SOMASE: esta função soma o conteúdo das células do intervalo que satisfazem um determinado critério. Exemplo: SOMASE(B4:B12; >=5 ) irá somar o conteúdo das células do intervalo B4 a B12, cujo conteúdo seja maior ou igual a 5. A função SOMASE na forma completa admite 3 parâmetros: SOMASE(intervalo;critérios;intervalo_da_soma), onde: intervalo (obrigatório): é o intervalo de células que contém os valores que serão verificados no critério; critérios (obrigatório): define o critério para a soma; intervalo_da_soma (opcional): define o intervalo de células que será somado quando o critério for satisfeito. Se não for preenchido, o Calc assume que o intervalo_da_soma é igual ao intervalo. HOJE: esta função retorna a data atual. Exemplo: HOJE(). 12
AGORA: esta função retorna a data e a hora atual. Exemplo: AGORA(). DIA.DA.SEMANA: Esta função retorna um número entre 1 e 7, onde 1 indica domingo e 7 indica sábado. Exemplo: DIA.DA.SEMANA(A5); neste caso na célula A5 deve ter uma data e esta função irá retornar um número entre 1 e 7 correspondente ao dia da semana desta data. PROCV: esta função pesquisa um valor na primeira coluna de uma matriz (bloco de células com pelo menos 2 colunas e duas linhas) e caso seja encontrado, retorna o valor de outra coluna, que está na mesma linha onde o valor procurado foi encontrado. A sintaxe desta função é: PROCV(valor_procurado;matriz;índice_da_coluna,0_ou_1), sendo que o último parâmetro é opcional e pode ser 0 (falso) ou 1 (verdadeiro). Quando o último parâmetro é 0 indica que o valor encontrado deve ser exatamente igual ao valor procurado e se for 1 o valor encontrado pode ser aproximado do valor procurado. Quando este parâmetro for 1, a primeira coluna da matriz deve estar ordenada em ordem crescente ou alfabética, senão o Calc pode retornar valor errado. Obs. Como o valor aproximado retornado pode não ser exatamente o que estava sendo procurado, é melhor usar este parâmetro com o valor 0, o que indica que a busca só deve retornar valores exatos. A ausência deste parâmetro será interpretado como sendo 1 (ou seja, busca de valor aproximado). Exemplo 1: PROCV( Paula ;A1:C8;2;0). Neste exemplo será procurado o texto exatamente igual a Paula na primeira coluna da matriz A1:C8, isto é, na coluna A, e será retornado o conteúdo da segunda coluna que estiver na mesma linha onde for encontrado o texto Paula. Exemplo 2: PROCV(A2;$D$5:$G$15;3;0). Neste exemplo será procurado o conteúdo da célula A2 na primeira coluna da matriz D5:G15, isto é, na coluna D, e será retornado o conteúdo da terceira coluna que estiver na mesma linha onde for encontrado o conteúdo da célula A2. PROCH: esta função é análoga à função PROCV, com a única diferença de que a busca é feita na linha e é retornado o valor que estiver na mesma coluna onde foi encontrado o valor procurado. É.NÃO.DISP: esta função serve para evitar que apareça o erro #N/DISP, quando o valor procurado pela função PROCV ou PROCH não é encontrado na matriz. Exemplo: SE(É.NÃO.DISP(PROCV(A1;B1:D6;3;0)); ;(PROCV(A1;B1:D6;3;0))). 14. Referência absoluta em fórmulas ($B$3) Nas fórmulas do Calc as referências às células são referências relativas. Isto é, se na célula C4 há uma fórmula que faz referência às células A4 e B4 (duas células à esquerda), quando esta fórmula for copiada para a célula C5, esta referenciará as células A5 e B5 (duas células à esquerda). Se esta mesma fórmula da célula C4 for copiada para a célula D4, esta referenciará as células B4 e C4 (duas células à esquerda). Quando desejamos fixar a referência a uma determinada célula, isto é, desejamos usar referência absoluta, devemos usar o símbolo $ antes da letra (para fixar a coluna) e antes do número (para fixar a linha) da célula, por exemplo: $B$1. Assim, quando uma fórmula que faz referência à célula $B$1 for copiada para outras células, sempre referenciará a célula B1. 13
15. Inserir e excluir linhas Para inserir uma linha, posicione o cursor na linha onde deseja inserir a nova linha ou selecione a linha e vá ao menu Inserir / Linhas. A nova linha será inserida acima da linha onde está posicionado o cursor. Caso deseje inserir mais do que uma linha, selecione com o mouse o número de linhas desejadas e vá ao menu Inserir / Linhas. Para excluir linha(s), selecione a(s) linha(s) e vá ao menu Editar / Excluir células, ou clique o botão direito do mouse sobre a seleção e escolha a opção Excluir linhas. 16. Inserir e excluir colunas Para inserir uma coluna, posicione o cursor na coluna onde deseja inserir a nova coluna ou selecione a coluna e vá ao menu Inserir / Colunas. A nova coluna será inserida à esquerda da coluna selecionada ou à esquerda da coluna onde está posicionado o cursor. Caso deseje inserir mais do que uma coluna, selecione com o mouse o número de colunas desejadas e vá ao menu Inserir / Colunas. Para excluir coluna(s), selecione a(s) coluna(s) e vá ao menu Editar / Excluir células, ou clique o botão direito do mouse sobre a seleção e escolha a opção Excluir colunas. 17. Mover colunas Para mover uma coluna, insira inicialmente uma nova coluna no destino (coluna para a qual deseja mover a coluna). Selecione e recorte a coluna que deseja mover, selecione a coluna destino e cole. Em seguida, selecione a coluna que ficou vazia e exclua. O procedimento para mover linhas é análogo ao de mover colunas. 18. Alterar altura de linhas Para alterar a altura da linha com o mouse, posicione o ponteiro do mouse na parte inferior do número da linha, quando o ponteiro se transformar em uma seta preta na vertical, pressione o botão esquerdo do mouse e arraste para a altura desejada, ou dê 2 cliques para ajustar para a altura mínima necessária. Outra forma de ajustar altura de linha(s) é selecionar a(s) linha(s) e ir ao menu Formatar / Linha / Altura e definir numericamente a altura desejada, ou após selecionar a(s) linha(s), clicar o botão direito sobre um dos números da(s) linha(s) selecionada(s) e clicar em Altura da linha e definir numericamente a altura desejada. 19. Classificar dados Os dados de uma planilha podem ser classificados em ordem crescente ou decrescente dos dados de uma coluna. Para classificar os dados, deixe o cursor em uma célula do bloco que se deseja classificar, ou selecione o bloco de células que se deseja classificar e vá ao menu Dados / Classificar. Na opção Classificar por, selecione a coluna pela qual deseja classificar os dados e a ordem 14
Crescente ou Decrescente. Na opção Em seguida por, você deve selecionar uma outra coluna pela qual os dados devem ser ordenados quando há empate nos dados da coluna inicialmente selecionada. Selecione também a ordem Crescente ou Decrescente. Quando não há empate nos dados da coluna que você deseja classificar, você pode deixar o cursor em uma célula da coluna pela qual deseja classificar e clique no botão ordem crescente) ou no botão Padrão. (classificar em (classificar em ordem decrescente) da Barra de Ferramentas Obs. Quando deixamos o cursor em uma célula do bloco que desejamos classificar, o Calc seleciona todas as células até encontrar uma linha não preenchida e uma coluna não preenchida que delimitam o bloco de células que serão classificadas. 20. Sequência automática Para obter sequência automática de números, digite o primeiro número da sequência, selecione esta célula, posicione o ponteiro do mouse no canto direito inferior da célula e quando o ponteiro do mouse se transformar em uma cruz, pressione o botão esquerdo do mouse e arraste para as células onde deseja que a sequência continue. Além da sequência de números, é possível criar sequências de meses, dias da semana, data, hora, etc. Para a sequência de meses e dias da semana, basta digitar o mês ou o dia da semana (ex. segunda-feira), selecionar esta célula, posicionar o ponteiro do mouse no canto direito inferior desta célula e quando o ponteiro do mouse transformar em uma cruz, pressionar o botão esquerdo do mouse e arrastar para as células onde deseja que a sequência continue. Em uma data, devemos separar o dia, mês e ano com (hífen) ou / (barra). Ex. 08-02-2007 ou 5/12/06. A sequência normal para datas é de dia em dia, mas se desejar a sequência de datas de 1 semana em 1 semana, por exemplo todos os sábados, então digite as duas primeiras datas que são sábados, selecione as duas datas, posicione o ponteiro do mouse no canto direito inferior da seleção e quando o ponteiro do mouse se transformar em uma cruz, pressione o botão esquerdo do mouse e arraste para as células onde deseja que a sequência continue. O separador de hora, minuto e segundo é o : (dois pontos). Ex. 14:30:20. Se você deseja uma sequência de horas de 15 em 15 minutos por exemplo, então digite as duas primeiras horas (ex. 8:00 e 8:15), cada uma em uma célula, selecione as duas células, posicione o ponteiro do mouse no canto direito inferior da seleção e quando o ponteiro do mouse se transformar em uma cruz, pressione o botão esquerdo do mouse e arraste para as células onde deseja que a sequência continue. 15
21. Sobrescrito e Subscrito Para usar sobrescrito ou subscrito em uma célula, primeiro digite os caracteres normalmente, por exemplo H2SO4. Em seguida, selecione o 2 e vá ao menu Formatar / Caractere e na guia Posição da fonte clique em Subscrito. Repita o mesmo procedimento para o número 4. O mesmo procedimento deve ser seguido para usar o Sobrescrito para escrever, por exemplo: f(x)=5x 3-7x 2 +3x-1. 22. Visualizar página Para visualizar a planilha como ela será impressa, clique no botão (visualizar página) da Barra de Ferramentas Padrão ou vá ao menu Arquivo / Visualizar página. Para formatar a página, clique em Formatar página da Barra de Ferramentas Visualização de Página. Será apresentado a mesma janela da opção do menu Formatar / Página. Nesta janela existem várias guias: Organizador, Página, Bordas, Plano de fundo, Cabeçalho, Rodapé e Planilha. A seguir, detalharemos algumas dessas guias. 22.1. Página Na guia Página, definimos o formato (tamanho) e a orientação (retrato ou paisagem) do papel, as medidas das margens, e o alinhamento da planilha. Caso deseje que a planilha fique centralizada horizontalmente, marque Horizontal na opção Alinhamento da tabela e caso deseje que a planilha fique verticalmente centralizada, marque Vertical. 22.2. Bordas Na guia Bordas, é possível aplicar borda externa nos dados da planilha. Essa borda só será visualizada no Visualizar página. 16
22.3. Plano de fundo Na guia Plano de fundo, é possível aplicar um plano de fundo aos dados da planilha. Esse plano de fundo só será visualizado no Visualizar página. 22.4. Cabeçalho Inicialmente o cabeçalho está ativado e vem escrito Planilha 1, na área central. Caso deseje desativar o cabeçalho, desmarque a opção Ativar cabeçalho. Caso deseje alterar o cabeçalho, clique no botão Editar e você visualizará a janela ilustrada abaixo: Selecione a área (esquerda, central ou direita) e digite o texto desejado para o cabeçalho. Para formatar a fonte, selecione o texto digitado e clique no botão (atributos de texto), para colocar o número de página, clique no botão (nº da página) e para colocar o número total de páginas, clique no botão (nº de páginas). Cuidado! Em um documento de planilha (arquivo), podemos ter várias planilhas, porém se desejar definir cabeçalho ou rodapé diferente em cada planilha, é necessário definir um estilo de página diferente para cada planilha. Veja detalhes na seção 26. 22.5. Rodapé Inicialmente o rodapé está ativado e vem escrito Página 1, na área central. Caso deseje desativar o rodapé, desmarque a opção Ativar rodapé. Caso deseje alterar o rodapé, clique no botão Editar e a janela que você visualizará será análoga a do cabeçalho, apresentada acima. 22.6. Planilha Nesta guia, você poderá definir a ordem das páginas (de cima para baixo, da esquerda para a direita) quando a sua planilha for grande e não couber em uma página. 17
Você poderá definir também, se deseja imprimir os cabeçalhos de coluna (A, B, C, etc.) e linha (1, 2, 3, etc.), a grade, as fórmulas, etc. Na parte inferior da janela você poderá definir o fator de escala para a impressão da planilha. 23. Formatar página Para formatar a página você pode ir ao menu Formatar / Página e a janela que será exibida é a mesma apresentada no item anterior com as guias: Organizador, Página, Bordas, Plano de fundo, Cabeçalho, Rodapé e Planilha. 24. Imprimir Para imprimir uma planilha, se você clicar no botão (imprimir arquivo diretamente) da Barra de Ferramentas Padrão, a planilha toda será impressa diretamente, sem poder escolher a impressora, alterar as propriedades da impressora, definir o intervalo de impressão e o número de cópias. Portanto, para imprimir uma planilha, vá ao menu Arquivo, selecione Imprimir e na janela que surgir, selecione a impressora, clique no botão Propriedades e altere as propriedades da impressora como desejar, defina o intervalo a ser impresso e o número de cópias. Para imprimir um intervalo de células e não a planilha inteira, selecione o intervalo de células que deseja imprimir, vá ao menu Arquivo, selecione Imprimir e na janela que surgir, no Intervalo e cópias, marque Células selecionadas. 25. Documentos de planilha No Calc, gravamos documentos de planilha (arquivos) que podem conter mais do que uma planilha. Um novo documento de planilha contém 3 planilhas: Planilha1, Planilha2 e Planilha3, cujas guias são exibidas no canto esquerdo inferior da janela do Calc. 18
Podemos excluir planilhas clicando o botão direito sobre a guia da planilha e selecionando Excluir planilha. Podemos também inserir novas planilhas em um documento de planilha, clicando no botão da guia de planilhas. Para renomear uma planilha, clique o botão direito sobre a guia da planilha (ex. Planilha1) e selecione Renomear planilha. 26. Estilos de Páginas Para colocar cabeçalhos, rodapés e orientação de páginas diferentes em planilhas de um mesmo documento de planilha (arquivo), é necessário usar estilos de páginas diferentes nas planilhas. As três planilhas de um documento de planilha estão no estilo de página Padrão. Os estilos de páginas existentes são: Padrão e Relatório, mas podemos criar outros estilos de páginas. Para criar um novo estilo de página, clique no botão (estilos e formatação) da Barra de Ferramentas Formatação e na parte superior da janela Estilos e formatação, clique no botão (estilos de páginas). Você visualizará uma lista de estilos de páginas, clique no botão (novo estilo a partir da seleção), digite um nome para o novo estilo e clique no botão OK. Após criar o novo estilo de página, na janela Estilos e formatação, clique o botão direito sobre o novo estilo, selecione modificar e altere as especificações do novo estilo de página como desejar. Para mudar o estilo de página de uma planilha, clique no botão (estilos e formatação) da Barra de Ferramentas Formatação e na parte superior desta janela, clique no botão (estilos de páginas) e dê dois cliques sobre o nome do estilo de página que deseja definir para esta planilha. 27. Congelar e descongelar colunas e linhas Quando temos planilhas enormes com várias colunas, ao preencher os dados da coluna M, por exemplo, às vezes não é possível visualizar na tela a coluna A que especifica, por exemplo, o nome do produto cujo dado você está digitando. Seria interessante neste caso, que a coluna A ficasse congelada, sempre à esquerda da planilha. O mesmo acontece quando temos várias linhas de dados a serem digitadas, e na primeira linha temos os rótulos que identificam as colunas. Ao estar digitando na linha 56, por exemplo, já não é possível visualizar o rótulo que está na primeira linha. Neste caso, seria interessante que a primeira linha ficasse sempre congelada na parte superior da planilha. Nestas situações devemos congelar linhas e/ou colunas. Para congelar uma parte da planilha, posicione o cursor na célula em que você deseja que as colunas à esquerda e as linhas acima desta célula fiquem congeladas, e clique no menu Janela / Congelar, a opção Congelar ficará marcada. Para descongelar linhas e/ou colunas, vá ao menu Janela e clique novamente em Congelar para desmarcá-lo. Por exemplo, para congelar a primeira linha e as duas primeiras colunas, devemos posicionar o cursor na célula C2, pois assim a linha acima (linha 1) e as colunas à esquerda (colunas A e B) serão congeladas. 28. Ocultar e mostrar colunas e linhas Para ocultar colunas, selecione as colunas e vá ao menu Formatar / Coluna / Ocultar. Para mostrar (reexibir) as colunas selecione as colunas vizinhas às colunas ocultadas e vá ao menu Formatar / Coluna / Mostrar. Por exemplo, para reexibir a coluna C, que está ocultada, selecione 19
as colunas B e D. Obs. Para selecionar as colunas anterior e posterior à(s) coluna(s) ocultada(s), faça-o arrastando o mouse e não usando a tecla <CTRL>. O procedimento para ocultar e mostrar linhas é análogo ao de colunas. 29. Inserir, reeditar e excluir anotações Podemos colocar anotações em algumas células. Para isso, clique na célula onde deseja inserir anotação e vá ao menu Inserir / Anotação ou clique o botão direito do mouse sobre a célula e selecione Inserir anotação. Digite a anotação desejada e quando terminar, clique fora da caixa de anotação. A célula que contém uma anotação fica com um quadradinho vermelho no canto superior direito. Para visualizar a anotação, posicione o ponteiro do mouse sobre a célula. Para reeditar a anotação de uma célula, clique o botão direito do mouse sobre a célula e selecione Inserir anotação. Para excluir a anotação de uma célula, clique o botão direito do mouse sobre a célula e selecione Excluir anotação. Obs. A anotação não será impressa. Caso deseje imprimir a planilha com a anotação, clique o botão direito do mouse sobre a célula onde há anotação e selecione Mostrar anotação. Assim, a anotação ficará sempre visível e será impressa. Para ocultar a anotação, clique o botão direito do mouse sobre a célula e clique em Mostrar anotação para desmarcá-lo. Assim, a anotação só será exibida quando apontar para a célula com o ponteiro do mouse. 30. Formatação condicional No Calc, podemos realçar células que atendem condições específicas, formatando a fonte, borda ou padrões, condicionalmente. Por exemplo, se desejar que as notas dos alunos aprovados ( 5 ) tenham cor azul e as notas dos alunos reprovados ( < 5 ) tenham cor vermelha, devemos utilizar formatação condicional. Para aplicar uma formatação condicional, selecione as células onde deseja aplicar a formatação e vá ao menu Formatar / Formatação condicional. Na janela Formatação Condicional, defina a condição preenchendo os campos, clique no botão Novo estilo e defina a formatação desejada na janela Estilo de célula (por exemplo, vá à guia Efeitos de fonte e altere a Cor da fonte e clique no botão Ok). Caso queira acrescentar outra formatação condicional para as mesmas células selecionadas, marque a 2ª Condição e defina a condição preenchendo os campos e a formatação através do botão Novo estilo. 20
Caso deseje excluir uma formatação condicional, selecione as células, vá ao menu Formatar / Formatação condicional e desmarque as condições que deseja excluir. 31. Filtros Os filtros servem para localizar subconjuntos de dados. Um conjunto de dados filtrado mostra apenas as linhas que satisfazem os critérios especificados. Para exemplificar o uso de filtros, usaremos o conjunto de dados abaixo: 31.1. AutoFiltro O AutoFiltro é utilizado quando os critérios são simples. Para ativar o AutoFiltro, selecione as células que deseja filtrar (inclusive os rótulos das colunas: Nome, Cidade de procedência, etc.) e vá ao menu Dados / Filtro / AutoFiltro. Após este procedimento, você visualizará setas pretas à direita dos rótulos das colunas como ilustrado abaixo: 21
Para filtrar os dados segundo uma determinada coluna, clique sobre a seta preta à direita desta coluna e selecione a opção desejada. Caso deseje filtrar os dados do exemplo, segundo o Ano de ingresso, clique na seta preta à direita da coluna Ano de ingresso e selecione uma das opções disponíveis (2007, 2008, 2009, 2010 ou 2011): Para localizar todos os alunos ingressantes em 2010 clique em 2010. O resultado desta filtragem pode ser visualizado a seguir: A seta da coluna utilizada na filtragem (Ano de ingresso) fica azul e com um pontinho. É possível fazer outras filtragem sobre os dados já filtrados. Por exemplo, caso deseje localizar os alunos ingressantes em 2010 que são do curso de Química, basta fazer a nova filtragem (curso = Química) sobre o resultado anterior. Para mostrar todos os dados após uma filtragem, basta clicar na seta azul da(s) coluna(s) utilizada(s) na filtragem e selecionar a primeira opção: Todas. Através do AutoFiltro podemos ativar também o Filtro Padrão, que permite por exemplo, especificar 2 critérios para a mesma coluna como: localizar os alunos ingressantes antes de 2008 ou após 2009 (o que não é possível com o AutoFiltro). Para isso, clique na seta preta à direita de uma das colunas, clique em Filtro Padrão, e preencha as caixas como ilustradas abaixo: Para mostrar todos os dados, após filtragem com o Filtro Padrão, clique na seta preta de qualquer coluna e selecione Todas. Para desligar o AutoFiltro, selecione todos os dados e vá ao menu Dados / Filtro / Ocultar autofiltro. 22
O AutoFiltro permite aplicar critérios que executam E (conjução) entre colunas diferentes. Para outras combinações de E (conjunção) e OU (disjunção) entre a mesma coluna ou entre colunas diferentes, é necessário usar o Filtro Padrão, que pode ser ativado através do AutoFiltro, como apresentado acima, ou diretamente como apresentaremos a seguir. 31.2. Filtro Padrão Para acessar o Filtro Padrão diretamente (sem o AutoFiltro), devemos selecionar os dados inclusive os rótulos das colunas e ir ao menu Dados / Filtro / Filtro padrão e preencher os campos dos critérios de filtragem, como no exemplo abaixo: Após filtrado os dados, para remover o Filtro Padrão e visualizar todos os dados, selecione os dados filtrados inclusive os rótulos das colunas e vá ao menu Dados / Filtro / Remover filtro. 31.3. Filtro avançado O Filtro Avançado é uma alternativa para o Filtro Padrão, nele é possível fazer toda a filtragem que também é possível fazer no Filtro Padrão. Para utilizar o Filtro Avançado, crie um intervalo de critérios contendo os rótulos das colunas e os critérios. Para isso, copie as células que contenham os rótulos das colunas (ex. Cidade de procedência, Data de nascimento, etc.), cole abaixo dos dados e digite os critérios, como ilustrado abaixo: Critérios na mesma linha representam E (conjunção) e critérios em linhas diferentes representam OU (disjunção). Assim, no exemplo acima, serão localizados os alunos procedentes de Ribeirão Preto OU os alunos nascidos após 1990 E que são do curso de Farmácia. Obs. A conjunção (E) tem prioridade sobre a disjunção (OU). Após criar o intervalo de critérios, selecione os dados que você deseja filtrar, inclusive os rótulos das colunas e vá ao menu Dados / Filtro / Filtro avançado. Na janela que será exibida, na caixa Ler critérios de filtragem de, selecione na planilha, usando o mouse, o intervalo de critérios (células onde estão os critérios inclusive os rótulos). Segue o resultado da filtragem, com o intervalo de critérios apresentado acima: 23
Após filtrado os dados, para remover o Filtro Avançado e visualizar todos os dados, selecione os dados filtrados inclusive os rótulos das colunas e vá ao menu Dados / Filtro / Remover filtro. 32. Gráficos Para criar um gráfico de dados, selecione as células que contêm os dados cujo gráfico deseja e clique no botão (gráfico) da Barra de Ferramentas Padrão ou vá ao menu Inserir / Gráfico. O Assistente de gráficos exibirá sequencialmente os seguintes passos: Tipo de gráfico, Intervalo de dados, Série de dados e Elementos do Gráfico. Em cada passo, especifique o que deseja e clique no botão Próximo para avançar para o próximo passo. No último passo, após especificar o que deseja, clique no botão Concluir para plotar o gráfico. Obs. Após concluir um gráfico, para fazer qualquer alteração no gráfico é necessário entrar no modo de edição do gráfico. Para isso, dê dois cliques sobre o gráfico. Você estará no modo de edição quando mover a seta do mouse e aparecer os nomes dos elementos do gráfico como: título principal, legenda, eixo x, eixo y, área do gráfico, etc. Nos gráficos do Calc, os valores numéricos que são representados por colunas, barras, símbolos, ou fatias (gráfico do tipo pizza), são chamados de série de dados. Os gráficos do tipo coluna, barra, área, linha, XY (dispersão), etc. podem ter mais do que uma série de dados em um único gráfico. A figura abaixo ilustra um gráfico do tipo coluna com 2 séries de dados (Exportação e Importação). Balança Comercial US$ Bilhões 120 100 80 60 40 20 0 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Exportação Importação Em uma série de dados, cada um dos dados (uma coluna no gráfico do tipo coluna, uma fatia no gráfico do tipo pizza, um ponto no gráfico do tipo dispersão, etc.) é denominado ponto de dados. O gráfico do tipo pizza pode representar apenas uma série de dados. 24
32.1. Passos do Assistente de gráficos 32.1.1. Tipo de gráfico No passo Tipo de gráfico, selecione o tipo de gráfico desejado (Coluna, Pizza, Linha, XY (Dispersão), etc.) e do lado direito, escolha o subtipo desejado. 32.1.2. Intervalo de dados No passo Intervalo de dados será disponibilizado o intervalo de dados utilizado para construir o gráfico. Caso deseje alterar o intervalo, clique no botão (selecionar intervalo de dados) e selecione na planilha o novo intervalo de dados. Por exemplo: $Comércio.$A$1:$C$7 significa que os dados a serem plotados estão na planilha denominada Comércio, no intervalo de células A1 à C7. Confira se as suas séries de dados estão em linhas ou colunas e altere, caso necessário. Geralmente digitamos as séries de dados em colunas. Defina também, se nos seus dados (dados selecionados) a primeira linha ou a primeira coluna é rótulo. 25
32.1.3. Série de dados LibreOffice Calc Neste passo, você pode adicionar ou remover séries de dados e alterar, se necessário, o nome e os valores das séries de dados e os valores das categorias. Para adicionar uma série de dados, clique no botão Adicionar e defina o nome e os valores de Y para esta série. Para remover uma série de dados, selecione a série de dados na caixa Série de dados e clique no botão Remover. Para alterar o intervalo de dados de uma série de dados, selecione a série de dados na caixa Série de dados e selecione Nome ou Valores de Y na caixa Intervalo de dados. Para definir ou alterar o nome de uma série de dados, na caixa Intervalo de dados, selecione Nome e logo abaixo você visualizará a caixa Intervalo para Nome. À direita desta caixa, clique no botão e na planilha, selecione a(s) célula(s) onde consta o nome para esta série de dados. Para definir ou alterar os valores de Y de uma série de dados, na caixa Intervalo de dados, selecione Valores de Y e logo abaixo você visualizará a caixa Intervalo para Valores de Y. À direita desta caixa, clique no botão e na planilha, selecione o intervalo de células onde estão os valores de Y para esta série de dados. Na caixa Categorias é definido o intervalo cujos dados constituirão os rótulos do eixo X. 32.1.4. Elementos do gráfico Neste passo é possível definir o título do gráfico, o título dos eixos X e Y, se deseja exibir grades nos eixos X e Y, se deseja exibir a legenda e a respectiva posição da legenda. 26
32.2. Alterar parede do gráfico O fundo do gráfico é denominado de Parede do gráfico ou simplesmente Gráfico. Para alterar a cor do fundo do gráfico, dê dois cliques sobre a região denominada Parede do gráfico ou Gráfico e selecione a guia Área. Em seguida, clique na seta à direita da caixa Preenchimento, selecione uma das opções (nenhum, cor, gradiente, hachuras ou bitmap) e entre as opções disponíveis, selecione a opção desejada. 32.3. Alterar borda do gráfico Para alterar a borda do gráfico, dê dois cliques sobre a região denominada Parede do gráfico ou Gráfico e selecione a guia Bordas. Inicialmente, o gráfico terá uma borda cujo Estilo é contínuo e Cor cinza 30%. Para eliminar a borda, clique na seta à direita da caixa Estilo e selecione Invisível. 27
Para definir uma borda específica, clique na seta à direita da caixa Estilo e selecione o estilo desejado, clique na seta à direita da caixa Cor e selecione a cor desejada. Você pode também alterar a Largura e a Transparência da borda, caso deseje. 32.4. Inserir, formatar e excluir grades Caso você não tenha desmarcado a opção Exibir grades no Eixo Y, no último passo (Elementos do gráfico) do Assistente de gráficos, você visualizará no gráfico, grades horizontais em cinza claro, nos pontos onde há rótulos no eixo y. Caso o seu gráfico tenha grades, você pode formatar ou excluir essas grades clicando o botão direito do mouse sobre a região denominada Eixo Y e selecionando respectivamente Formatar grade principal ou Excluir grade principal. Caso o seu gráfico não tenha grades horizontais e você deseje colocá-las, clique o botão direito do mouse sobre a região denominada Eixo Y e selecione Inserir grade principal. Para inserir, formatar e excluir grades verticais, o processo é análogo ao descrito acima para grades horizontais, com a única diferença de que devemos clicar o botão direito sobre o Eixo X e não Y. As grades podem ser excluídas no próprio gráfico clicando com a ponta da seta do mouse em uma das grades e pressionando a tecla <Delete> ou <Del>. 32.5. Inserir e alterar o título do gráfico e título dos eixos Caso o seu gráfico não tenha título principal ou título do eixo x ou eixo y, para inserir um título, no modo de edição do gráfico, clique o botão direito sobre a região do gráfico denominada Área do gráfico ou Parede do gráfico e selecione Inserir títulos. Para alterar o texto do título do gráfico ou título dos eixos, dê dois cliques sobre o título. 32.6. Formatar título do gráfico e título dos eixos Para formatar o título do gráfico ou o título dos eixos, clique o botão direito sobre a região do gráfico denominada Título principal, Título do eixo X ou Título do eixo Y, e selecione Formatar 28
título. LibreOffice Calc Na janela que surgir existem as seguintes guias: Bordas, Área, Transparência, Fonte, Efeitos de fonte e Alinhamento. A seguir detalharemos algumas dessas guias: 32.6.1. Bordas A guia Bordas é análoga à guia para alteração de Bordas do gráfico, ilustrada na seção 32.3. Como inicialmente não há bordas no título, o Estilo estará em Invisível. Para colocar uma borda, clique na seta à direita da caixa Estilo e selecione um estilo para a borda, em seguida escolha a Cor, a Largura e a Transparência desejada para a borda. 32.6.2. Área A guia Área é análoga à guia para alteração da área (parede) do gráfico, ilustrada na seção 32.2. Clique na seta à direita da caixa Preenchimento, selecione uma das opções (nenhum, cor, gradiente, hachuras ou bitmap) e entre as opções disponíveis, selecione a opção desejada. 32.6.3. Fonte Nesta guia você pode alterar a fonte, o estilo (normal, itálico, negrito) e o tamanho da fonte. A cor da fonte e outros detalhes devem ser alterados na guia Efeitos de fonte. 32.6.4. Efeitos de fonte Nesta guia você pode alterar a cor da fonte, aplicar relevo, contorno, sombra, sobrelinha, tachado e sublinhado. 32.6.5. Alinhamento Nesta guia você pode alterar a orientação do texto. Para isso, pressione o botão esquerdo do mouse sobre o losango azul e gire-o até a inclinação desejada, ou defina o grau de orientação desejado na caixa à direita. Se desejar que o título fique na vertical, marque a opção Empilhado verticalmente. 32.7. Formatar eixo (mudar escala, fonte, etc.) Para formatar o eixo, dê dois cliques sobre a região do gráfico denominada Eixo X ou Eixo Y. Na janela que surgir, serão disponibilizadas as seguintes guias: Escala, Posicionamento, Linha, Rótulo, Números, Fonte e Efeitos de fonte. A seguir detalharemos algumas guias: 32.7.1. Escala A escala do eixo Y da maioria dos tipos de gráficos pode ser alterada da seguinte forma: desmarque a opção Automático e defina um valor desejado para o Mínimo, Máximo e Intervalo 29
principal. O Intervalo principal é o incremento, ou seja, de quanto em quanto os valores do eixo serão mostrados. 32.7.2. Rótulo Nesta guia você poderá colocar inclinado os rótulos dos eixos. Para isso, pressione o botão esquerdo do mouse sobre o losango azul e gire-o até a inclinação desejada, ou defina o grau de orientação desejado na caixa à direita. Se desejar que o rótulo fique empilhado na vertical, marque a opção Empilhado verticalmente. 32.7.3. Números Para mudar a formatação dos números, desmarque a opção Formato de origem e defina a formatação desejada para os números. Detalhes desta guia foram apresentadas na seção 8.1. 32.8. Inserir e formatar legenda Caso o seu gráfico não tenha legenda e deseje inserir legenda, no modo de edição de gráfico, clique o botão direito sobre o gráfico e selecione Inserir legenda. Para formatar a legenda, dê dois cliques sobre a região do gráfico denominada Legenda. Na janela que surgir serão disponibilizadas as seguintes guias: Bordas, Área, Transparência, Fonte, Efeitos de fonte e Posição. A maioria dessas guias já foi apresentada, sendo a única guia nova, a guia Posição, onde o usuário poderá definir a posição da legenda: esquerda, direita, superior ou inferior. 32.9. Formatar série de dados Série de dados são pontos de dados relacionados plotados em um gráfico. Nos gráficos do tipo coluna, barra, linha, área, XY (dispersão), etc., cada série de dados tem uma cor e é representada na legenda. Em um gráfico podemos plotar uma série de dados ou várias séries de dados. O gráfico do tipo pizza é capaz de representar somente uma série de dados e cada ponto de dados (fatia) tem uma cor diferente. 30
Para formatar uma série de dados, dê dois cliques sobre um dos pontos de dados da série, por exemplo: ícone (círculo, losango, quadrado,...) ou coluna ou barra, dependendo do tipo de gráfico. Para os gráficos do tipo XY (dispersão) e linha, serão disponibilizadas as guias: Opções e Linha. Para os gráficos do tipo coluna, barra, área e pizza serão disponibilizadas as guias: Opções, Área, Transparência e Bordas. Os gráficos do tipo coluna e barra quando estão com aparência 3D possuem mais uma guia: Layout, onde pode-se escolher a forma da coluna 3D ou barra 3D: caixa, cilindro, cone ou pirâmide. Na guia Área, pode-se escolher o preenchimento (cor, gradiente, hachuras ou bitmap) para a série de dados. Nos gráficos do tipo XY (dispersão) e linha, os ícones (círculo, losango, quadrado,...) podem ser alterados na guia Linha, em Ícone, clicando no botão Selecionar e escolhendo Galeria ou Símbolos. Para mudar o tamanho do ícone, mude a Largura ou a Altura, com a opção Manter proporção marcada. Obs. No gráfico do tipo XY (dispersão) não é possível colocar rótulos (textos) no eixo X, somente valores numéricos. Para criar gráficos com rótulos no eixo X, use gráfico do tipo linha. 32.10. Inserir, formatar e excluir linha de tendência Para fazer ajuste na série de dados, clique o botão direito do mouse sobre um dos pontos de dados e selecione Inserir linha de tendência. Na guia Tipo, escolha o tipo de regressão: linear, logarítmica, exponencial ou geométrica e marque se desejar as opções: Mostrar equação e Mostrar o coeficiente de determinação (R 2 ). Na guia Linha, escolha o estilo da linha (contínuo, tracejado, pontilhado,...), a cor, a largura e a transparência. Para formatar uma linha de tendência, dê dois cliques sobre a linha de tendência e altere a formatação da linha de tendência através das guias Tipo e Linha, como descrito acima. Para exluir a linha de tendência, clique sobre a linha de tendência (para selecionar) e tecle <Delete> ou <Del>. 31
32.11. Inserir uma nova série de dados no gráfico Para acrescentar uma nova série de dados em um gráfico, no modo de edição de gráfico, clique o botão direito do mouse sobre o gráfico e selecione Intervalo de dados. Na janela que se abrir, na guia Intervalo de dados, clique no botão (selecionar intervalo de dados) e selecione na planilha o novo intervalo de dados, incluindo a série de dados que deseja acrescentar. Uma alternativa para o procedimento anterior é selecionar a guia Série de dados ao invés de Intervalo de dados, clicar no botão Adicionar, e na caixa Intervalo para nome clicar no botão e selecionar na planilha a(s) célula(s) que contém o nome da nova série e, na caixa Intervalo de dados, selecionar Valores de Y e na caixa Intervalo para valores de Y, clicar no botão e selecionar na planilha as células que contêm os valores da nova série de dados. No gráfico do tipo XY (dispersão), você deverá definir também os Valores de X para a nova série de dados. 32.12. Inserir rótulos de dados Para inserir rótulos de dados num gráfico, clique o botão direito sobre a série de dados (coluna, barra, símbolo, pizza, etc.) e selecione Inserir rótulos de dados. Para cada ponto de dados da série de dados, será mostrado o valor. No gráfico do tipo pizza, caso deseje inserir porcentagem ao invés de valor, após inserir rótulos de dados, clique o botão direito sobre a pizza e selecione Formatar rótulos de dados. Desmarque a opção Mostrar valor como número e marque a opção Mostrar valor como porcentagem. 32.13. Alterar a cor de um ponto de dados No gráfico do tipo pizza, caso deseje alterar a cor de uma fatia, você deve alterar a cor de um ponto de dados. Para isso, clique inicialmente sobre a pizza e em seguida clique sobre a fatia que deseja alterar a cor. Assim, somente esta fatia ficará selecionada. Agora, clique o botão direito sobre esta fatia e selecione Formatar ponto de dados. Na janela que surgir, na guia Área, em Preenchimento, selecione cor ou gradiente ou bitmap e altere como desejar. Não é muito comum, mas você pode também mudar a cor de cada coluna em um gráfico do tipo coluna, procedendo da mesma forma apresentada acima para as fatias. No gráfico do tipo pizza, caso deseje deslocar uma fatia para destacá-la, clique inicialmente sobre a pizza e em seguida clique sobre a fatia que deseja deslocar. Com a fatia selecionada, aponte a seta do mouse para esta fatia e arraste-a um pouco para fora da pizza. 33. Tabela Dinâmica A Tabela Dinâmica é uma tabela interativa para resumir e analisar dados de uma planilha. As linhas e colunas de sumarização podem ser invertidas pelo usuário, criando novas versões de relatório de uma forma muito prática e rápida. Um exemplo prático do uso de Tabela Dinâmica é para estruturar um relatório de vendas por Vendedor, Produto, Ano, Cliente, etc. Para criar uma Tabela Dinâmica, selecione os dados, inclusive os rótulos (das colunas ou das linhas) e vá ao menu Dados / Tabela Dinâmica / Criar. Deixe marcada a opção Seleção atual e clique no botão OK. Na janela do Assistente de dados, você visualizará uma coluna com os dados (no nosso exemplo: Ano, Vendedor, Cliente, etc.). 32
Para analisar o total que cada vendedor vendeu em cada ano, os dados Vendedor e Ano devem ser arrastados para os Campos de linha ou coluna. Por exemplo, para que Vendedor seja o rótulo das colunas, arraste o dado Vendedor para a área denominada Campos de coluna e para que Ano seja o rótulo das linhas, arraste o dado Ano para a área denominada Campos de linha. Para que a Tabela Dinâmica mostre a soma de cada vendedor por ano, arraste o dado Valor para a área denominada Campos de dados e clique no botão OK. Para analisar o total que cada vendedor vendeu para cada cliente, clique o botão direito do mouse sobre a Tabela Dinâmica e selecione Editar layout. Na janela Tabela Dinâmica, arraste o dado Ano que está na área Campos de linha, para fora das áreas específicas e arraste o dado Cliente para a área Campos de linha e clique no botão OK. Caso deseje analisar o número de vendas feito por cada vendedor para cada cliente, clique o botão direito do mouse sobre a Tabela Dinâmica e selecione Editar layout. Dê dois cliques sobre o botão Soma Valor que está na área Campos de dados e selecione Contagem, clique no botão OK e clique novamente no botão OK. Você pode desejar analisar o total vendido por cada Vendedor por Ano, separado por Produto. Para isso, clique o botão direito do mouse sobre a Tabela Dinâmica e selecione Editar layout. Arraste o dado Cliente que está na área Campos de linha, para fora das áreas específicas, arraste o dado Ano para a área Campos de linha, depois arraste o dado Produto para a área Campos de linha, dê dois cliques sobre o botão Contagem Valor que está na área Campos de dados e selecione Soma, clique no botão OK e clique novamente no botão OK. Na Tabela Dinâmica, clicando nas setas pretas que aparecem à direita de cada dado (Ano, Produto, Vendedor) você pode desmarcar os dados que não deseja mostrar e depois voltar a marcar os dados caso deseje. Você pode também colocar algum dado na área denominada Campos de página. Clique o botão direito do mouse sobre a Tabela Dinâmica e selecione Editar layout, arraste o dado Ano que está na área Campos de linha levando-o para a área Campos de página e clique no botão OK. Assim, você pode clicar na seta preta que aparece ao lado do dado Ano e selecionar só o ano que interessa para analisar. 33