Manual Sistema AtecSoftware ÍNDICE Sistema Janela principal... 3, 4 Cadastros Cadastro de Horários... 5, 6, 7, 8, 9, 10 Cadastro de Funcionários... 11 Feriados... 12,13 Movimentações Movimentações... 14, 15, 16, 17, 18 Ajustes Ponto Diário, Cartão Ponto, Cálculos, Imprimir... 19, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30 1
Tela acesso Sistema AtecSoft No primeiro acesso, digite ADMIN.. Em Usuário e em seguida clique em OK 2
Janela principal Na barra superior encontra-se o MENU de navegação rápida Cadastro de Horários Para cadastrar um Horário de trabalho clique em Horários 3
Ira abrir a seguinte tela: É neste formulário que vai ser colocado os horários de trabalho seguindo a seqüência da semana, caso o funcionário folgue algum dia da semana, este horário deve ficar em branco, para que não seja contado carga horária. Nome, este campo serve para colocar os nomes dos Horários como, por exemplo: Geral, 1 turno, 2 turno, etc. Após atribuir o nome do horário deve-se completar os horários de: entrada.1, saída.1, entrada.2 saída.2 conforme o exemplo abaixo. 4
Tipos de Cálculos: Na coluna Tipos de Cálculos existe 3 maneiras de calcular os horários dos funcionários, clicando com o botão direito do mouse ele vai abrir as opções para configurar 5
Clicar com o botão direito do nesta coluna para expandir as opções Cálculo Normal: No cálculo normal o funcionário deve seguir o horário de trabalho exatamente como está preenchido na tabela. Caso contrario ira marcar faltas ou horas extras se não batido corretamente. Cálculo Compensado: No cálculo compensado o funcionário pode ter um horário mais flexível, pois ele ira contar pela carga horária do funcionário e já ira descontar as faltas das horas extras. 6
Exemplo: Se o funcionário chegar 30 minutos atrasado e trabalhar 30 minutos a mais, ele já ira contabilizar as extras menos as faltas, dando o resultado de qual ele tiver mais horas tanto de extra como de falta. Intervalo Livre: No intervalo livre os funcionários podem ter seu horário de intervalo livre na carga horária, porem as marcações de entrada e saída tem que ser seguidas conforme o cadastro da tabela, podendo marcar horas extras e faltas se não marcados corretamente Coluna fecha: é usada para horários noturnos que passam das 24h ou meia noite. Quando o horário entra em um dia e sai no dia seguinte ela é usada para as batidas ficarem todas no mesmo dia. Ajustar esta coluna com para que ela fique co um valor de no mínimo 03 horas a mais em ralação ação a hora da saída 7
EX: Entrada 23h00min e saída 06h00min A coluna fecha ira ter que ficar até em 09h00min, pois o funcionários tem até as 09:00 para registrar o ponto e as batidas ficarem todas no mesmo dia, caso a batida passe do horário estipulado no Fecha, a batida ira para o outro dia. Sempre que possível deixar a coluna fecha 3horas depois que ele termina o horário evitando que as batidas entrem para o dia seguinte. Horários Pré-Assinalados Horários pré-assinalados são usados para pessoas que não batem o horário do intervalo, deixando os horários pintados de azul ele ira bater automático as marcações de intervalo. Clicar em préassinalada Selecionar as colunas para ficarem em azul e salvar Para pintar os horários bastos clicar em cima do azul, e depois clicar em cima dos horários que irão ser automáticos. 8
Cadastro de Funcionários Abra a tela Funcionários. Clique em Novo Matrícula: Pode ser o número utilizado na folha de registro ou criar uma nova ordem de Números seqüencial como, por exemplo, 01, 02,03 etc. Identificador: é o número que vai ser usado para o cadastro de digitais em equipamento de digital, ou o número do crachá quando utilizado, geralmente é utilizado igual ao número de matricula evitando conflitos de números. Nome: : Campo onde irá colocar o nome completo do funcionário Empresa: : campo onde é selecionada a empresa, na qual o funcionário esta registrado, por isso é necessário fazer o cadastro da empresa antes. Horários: : Campo onde é selecionado o horário que o funcionário ira seguir. Também terá que ser cadastrado antes o quadro de horários. 9
Feriados Para cadastrar os feriados você deve clicar cadastro feriados em Novo colocar a data e o nome do feriado 10
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Enviar Empregador/TCP-IP Para enviar o cadastro da empresa para configurar o ticket, com os dados da empresa. Clique em Enviar clique na aba Dados do Empregador. Clique em Enviar O sistema irá retornar esta mensagem a empresa foi enviada corretamente, caso não aparecer quer dizer que não foi enviado. Movimentações Enviar/TCP-IP Enviar funcionários para o relógio seguir o mesmo procedimento acima abrindo a aba funcionários. O sistema retornará a lista dos funcionários inseridos, alterados, e excluídos 12
Receber/TCP-IP Para coleta das batidas do relógio para o programa ir em receber, na seta azul escrito Receber, clique na seta receber, para puxar contidas no relógio Depois de clicar em receber irá aparecer a previa dos bilhetes recebidos, logo em seguida o sistema retornara uma mensagem de recebido. 13
Enviar/USB Enviar funcionários para o relógio, para enviar a lista de cadastros para o equipamento clique em Gerar arquivo. Depois de clicar em Gerar arquivo irá aparecer uma janela com o caminho para salvar o arquivo, seleciona o pen-drive e salve o arquivo dentro, sem mudar o nome do arquivo. Depois de salvar o arquivo, tirar o pen-drive e levar até o relógio e colocar no USB traseiro. No relógio você ira apertar: Menu>senha>conectividade>USB>importação>Colaboradores. Ele irá apitar dados OK Enviar Empregador/USB Para enviar os dados do empregador seguir o mesmo passo acima selecionando a aba empregado e 14
no relógio apertar: Menu>senha>conectividade>USB>Importação>Empregador Ele ira apitar com a mensagem dados OK Para puxar as batidas do relógio para o sistema via USB. No relógio coloque o pen-drive no USB traseiro do relógio e clique: Menu>senha>conectividade>USB>exportação>eventos e aperte o verde 3 vezes Logo que o relógio apitar, retire o pen-drive e conecte ao computador e clique em receber, ira abrir uma opção receber de arquivo clique ali e localize o pen-drive no PC, abra o arquivo que contem o numero do relógio seguido de AFD e depois clique em importar. Logo que terminar de importar ira aparecer importação concluída, quer dizer que já foi puxado às informações do relógio. 1 Clique em receber do arquivo, 15
2 Localize o arquivo dentro do pen-drive, selecione a data a ser puxada 16
Ponto Diário Ponto diário, neste campo você poderá visualizar as batidas de todos os funcionários por dia, e já fazer correções diariamente como lançar Justificativas, inserir batidas não registradas corrigir batidas erradas verificar faltas, extra e adicional noturno do dia. 1 Colocar a data correta e atualizar o dia. 2 Lançar Justificativas, 17
Clique com botão direto no mouse em cima do dia que esta em branco, depois selecione a justificativa iva cadastrada. 3 Inserir batidas, Para inserir batidas o horário a ser ajustado deve estar em branco, clique em cima do quadrado depois coloque o horário que esta faltando, depois de colocar o horário uma janela vai abrir solicitando o motivo da inclusão coloque o motivo da inclusão manual e salve. 4 Apagar batida 18
Para apagar batidas duplicadas ou fora de horário, clique em cima da batida e depois clique em Delete e faça o ajuste. Cartão Ponto O cartão ponto é usado para tratar o ponto dos funcionários para fazer ajustes em: ( férias, folgas, justificativas, abonos, correções de batidas, correções reções de horários de trabalho) O cartão ponto é utilizado para visualiza os pontos individuais de cada funcionário e fazer o tratamento. 19
2 Lançar justificativas Selecione o tipo de justificativa para inserir na folha do funcionário. Selecione a o campo a ser alterado clicar com o botão direito do mouse escolher a justificativa 2 lançamento de folgas. Para funcionários que não tem uma folga fixa, você deve lançar manualmente as folgas no cartão ponto, caso elas fiquem em branco irá contar como faltas, por isso tem que ser lançado corretamente. 3 Lançamento de Abonos Para lançar abonos de horas ou abonos negativos, você deve usar a coluna (AB+) e (AB- ). Quando utilizado a coluna AB+ você esta dando horas para o funcionário, esta coluna é utilizada em atestados médicos de poucas horas ou saídas antecipadas abonadas. Quando utilizado a coluna AB- você tira horas dos funcionários, esta coluna é usada para compensar horas, quando a pessoa vem sendo descontando um pouco a cada dia para compensar algum dia de folga. 20
Coluna( AB+) usada para lançar abonos de horas e (AB-) usada para tirar horas 4 Organizar Batidas Para organizar as batidas clicando em cima da batida no campo esquerdo vai aparecer 2 tipos de setas <<>> Com a batida selecionada clique em cima das setas que ira arrastar a batida individual. 21
Cálculos Na tela de cálculos o programa apresenta a contagem das horas extras, faltas, adicional noturno, extra noturno, atrasos, adiantamentos e impressão do cartão ponto. É necessário que o cartão ponto esteja fechado corretamente com as marcações fechadas em pares, entrada e saída, e a parte de justificativas colocadas corretamente. caso contrario a tela de cálculos ira ficar com divergências. Abreviaturas do sistema CH Prev.: Carga horária prevista, isso é o valor que o funcionários teria que fazer Normais: Horas normais feitas no dia. Faltas: o valor que faltou para fechar a carga horária. Ex. Uts: Horas extras de dias úteis. Ex. Sab: Horas extras de Sábado. Ex. Dom: Horas extras de Domingos. Ex. Fer.: Horas Extras de feriados. 22
Ad. Not: Adicional noturno, o programa já vem pré configurado com o adicional noturno das 22h00min ás 05h00min. Adiant: adiantamento mostra o valor que o funcionário esta adiantado sem desconto de tolerâncias. Atras: Atraso mostra o valor de atraso sem os descontos de tolerâncias. Ex.Not: Extras Noturnas são horas extras separadas do adicional noturno. (AB+) e (AB-): Colunas de abonos tanto de horas a mais ou a menos, coluna de ajuste localizada no cartão ponto. Imprimir Para imprimir a folha ponto você deve clicar em imprimir, vai abrir uma tabela de configurações, depois cliquem em visualizar. 23
Tabela de configuração: Na tabela de configuração existem varias opções a serem marcadas para completar a folha ponto. 1 Imprimir todos os funcionários: com esta opção marcada o sistema manda gerar a folha ponto de todos os funcionários cadastrados. 2 Imprimir horário de trabalho: nesta opção o quadro de horários do funcionário aparece na folha ponto. 3 Imprimir observações diárias: Nesta opção imprime observações feitas no cartão ponto com as datas cadastradas. 4 : Imprimir observações por batidas: Nesta opção irá aparecer todas as justificativas de batidas inseridas no cartão ponto. 5 Imprimir saldo BH: : Imprime saldo do banco de hora 6 Imprimir Extra-Falta: nesta opção aparece a soma de todas as extras menos as faltas. 24
Situação de Funcionários Ir em manutenção situação de funcionários nesta opção ira abrir uma lista de funcionários, caso deseja reativar, alterar situação para bloqueado ou desligado de algum funcionários a localize o nome do funcionário, clique em cima, ir em alterar situação individual e escolha a situação. 25
Arquivos Fiscais AFDT: Arquivo fonte dados Tratados, este arquivo é um historio de todas as marcações inseridas ou deletadas pelo usuário no cartão ponto. Para gerar este arquivo é simples, Movimentações > Arquivos fiscais. Selecione o tipo do arquivo, selecione a empresa e o período Desejado, e clique em Gerar. Todos os arquivos fiscais irão para dentro da pasta do ponto e ficarão dentro de uma pasta arquivos fiscais. 26
Espelho de Ponto Ir em Movimentações > Arquivos Fiscais, depois selecione o tipo de arquivo, empresa, funcionário e o período a ser gerado, e clique em Gerar. Todos os arquivos fiscais irão para dentro da pasta do ponto e ficarão dentro de uma pasta arquivos fiscais. ACJEF - Arquivo de controle de jornada para efeitos fiscais: Ir em Cálculos, Movimentações > Cálculos procure uma aba arquivos fiscais dentro desta aba gerar o ACJEF. 27
Copia de Segurança (BACKUP) O programa já vem configurado para realizar um BACKUP toda vez que o programa for fechado, para desativar esta opção (não recomendado) abra a tela de BACKUP: 28
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