(REEMBOLSO) Data - 27/01/2015 FL. 1 / 05 1 OBJETIVO Este documento tem como objetivo estabelecer limites para a concessão de adiantamento e reembolso de despesas para as viagens a serviço e treinamento, em âmbito nacional. 2 ÂMBITO DE APLICAÇÃO Este procedimento aplica-se aos funcionários do Grupo Splice. 3 DESPESAS AUTORIZADAS Os caixas servem apenas para cobrir despesas especificas na lista abaixo: Combustíveis (somente quando o colaborador utilizar veículo de sua propriedade) Pedágio/Estacionamento Taxi (quando estritamente necessário) Transporte Local e interurbano Alimentação (almoço/janta/café da manhã) As compras em geral devem ser efetuadas pelo departamento de Suprimentos. As exceções serão tratadas caso a caso e analisadas pela Diretoria. 3.1 Despesas com Combustíveis Despesas com combustíveis são reembolsáveis sempre que o veículo, particular ou da empresa, for utilizado em viagens à serviço e treinamento. Para obter reembolso ou adiantamento das despesas, o funcionário deve preencher o Formulário de Autorização de Viagem e Treinamento (Anexo I), seguindo as seguintes instruções: a) Detalhar Trajeto; b) É obrigatória a utilização da Fórmula abaixo, constante no Formulário (Anexo1); Veículo Próprio Fórmula: (Percurso) x (Custo/Litro) / (Média de consumo por litro) x 1,30 c) É obrigatório o preenchimento do veículo utilizado (Modelo) e a capacidade do motor do veículo; 3.2 Despesas com Pedágio e Estacionamento As despesas com Pedágio e Estacionamento são reembolsáveis com a apresentação dos recibos. Os recibos de Estacionamento devem conter os dados do veículo. ELABORADO POR: Luiz Mello APROVADO POR: Wilson Lopes Junior
FL. 2 / 05 3.3 Despesas com Alimentação Para despesas com alimentação durante viagens à serviço ou treinamento, ficam estabelecidas os tetos Indicados na tabela abaixo, de acordo com o cargo: Almoço / Janta Café da Manhã Gestores R$ 30,00 R$ 6,00 Colaboradores R$ 22,00 R$ 6,00 ** OBS: JANTA: Reembolso somente após as 19:30. REFEIÇÕES COMERCIAIS: (clientes, fornecedores ou convidados) serão tratados caso a caso e devem conter autorização previa da Diretoria. CAFÉ DA MANHÃ: Serão observados os horários e localidades Ex: funcionário que sair da empresa as 8:00 não tem direito de pedir reembolso partindo do principio que no refeitório ele possui esse benefício. 3.4 Despesas com Táxi /Transporte Local As despesas com táxi /transporte local serão admitidas nos seguintes casos: a) Residência/Aeroporto/Residência, Aeroporto/Hotel/Evento/Hotel/Aeroporto no caso de viagens aéreas; b) Realização de serviços caso o funcionário não possua meio de locomoção própria ou veículo da empresa e não exista opção conveniente de meio de transporte público, e onde não existam filiais do Grupo. *Todas as despesas com táxi deverão ser comprovadas através de recibo com descrição do trajeto no verso. 3.5 Despesas com Passagens e Estadias As despesas com passagens e estadias devem seguir os procedimentos definidos pelo departamento de Transportes. 3.6 Despesas em Hotel a) Ligações particulares feitas dos Hotéis deverão ser realizadas somente em casos extremos pelo menor tempo possível. Em caso de abuso, os valores serão descontados do funcionário. b) Despesas de Frigobar serão descontadas dos funcionários.
FL. 3 / 05 4 ADIANTAMENTO DE NUMERÁRIO O adiantamento é requisitado através do formulário de AUTORIZAÇÃO DE VIAGEM E TREINAMENTO disponível na Intranet na seção SPLICE, divisão FORMULÁRIOS. Ao preencher o formulário será gerado um número para posterior acompanhamento da prestação de contas. 5 PRESTAÇÃO DE CONTAS Deve ser preenchido via intranet: (www.intranet.gruposplice.com.br/intranet/formularios/formviagem/form_viagem.php) no formulário de Autorização de Viagem e Treinamento, utilizando o número de Controle gerado no Adiantamento. O usuário deverá resgatar o formulário e completá-lo selecionando o campo valor comprovado e todos os comprovantes das despesas realizadas devem ser anexadas. Preencher planilha (Anexo II) com as descrições individuais das despesas. É obrigatório o preenchimento do campo Serviços à executar ; e Objetivo da Viagem Na prestação de Contas é obrigatório o preenchimento do campo, Resultado da Viagem Notificar para qual Centro de Custo foi prestado os serviços, evidente que para cada centro de custo deve ser feito um Caixinha para reembolso. 6 ASSINATURAS/ PRAZOS: Devem vir assinados pelo funcionário e pelo gestor responsável da área. Os acertos devem ser feitos dentro do período MAXIMO DE 1 MÊS. (Salvo exceções com justificativas de viagens de longo prazo). Depois de entregue ao departamento de controladoria para conferencia, o mesmo terá um prazo de 3 dias úteis para liberação. Os caixas específicos dos contratos (TUP e RADAR) que são realizados saques e/ou depósitos em conta corrente, haverá o prazo de 5 dias. Qualquer gasto, e outros contrários a este formulário deverão ser solicitados aprovação via email pela Diretoria.
FL. 4 / 05 ANEXO I Instruções para Preenchimento: O Formulário trata de adiantamento e prestação de contas / reembolso, a coluna Valor Estimado deve ser usada para obtenção de adiantamento e a coluna Valor Comprovado deve ser usada para prestação de contas / reembolso; Quando não houver adiantamento, somente a coluna valor Comprovado deve ser preenchida; Existem duas aprovações no final do formulário, uma para o adiantamento e outra para a prestação de contas / reembolso. O Formulário poderá ser preenchido e impresso da Intranet da SPLICE.
FL. 5 / 05 ANEXO II DATA NOME COMPLETO DESPESA VALOR DESCRIÇÃO CC 20/1/2015 xxxxxxx Almoço R$ 22,00 Visita técnica pregão presencial 205/10 22/1/2015 xxxxxxx Taxi R$ 20,00 Percurso: Rodoviária de Juiz de Fora p/ Prefeitura de Juiz de Fora 23/1/2015 xxxxxxx Jantar R$ 22,00 Visita a fornecedor em São Paulo 24/1/2015 xxxxxxx Café da manhã R$ 6,00 24/1/2015 xxxxxxx Estacionamento R$ 15,00 Viagem: Porto Alegre p/ assinatura de contrato DAER. Saída as 7:00 horas Viagem para Porto Alegre p/ assinatura de contrato DAER. Veiculo Placa: ERP 0610 26/1/2015 xxxxxxx Pedágio R$ 13,00 Origem: Sorocaba / Destino: São Paulo TOTAL R$ 98,00 7 FORMA DE PREENCHIMENTO (ANEXO II): Comunicar a data com a qual foi realizada a despesa e não a data do preenchimento do caixa. Nome das pessoas envolvidas nas despesas, lembrando que terceiros apenas com autorização e conhecimento prévio da Diretoria. Notificar o tipo de Despesa, tal como, almoço, janta, pedágio, estacionamento, taxi entre outros. Informar qual o motivo real da despesa, tal como pregão presencial, implantação de radares, serviço de infra e não apenas viagens Notificar para qual Centro de Custo foi prestado os serviços, evidente que para cada centro de custo deve ser feito um Caixinha para reembolso. 8 HISTÓRICO DAS ALTERAÇÕES Rev. Data Descrição SRD 06 2002 Implantação Controle de Caixinhas (REEMBOLSO) PA2000 07 19/04/2013 08 27/01/2015 Padronização do sistema de gestão e atualização do documento passando para Rev. 07. Atualização do procedimento para revisão 8, item 3.3 Despesas com Alimentação 054/2013 206/2015