Sistema Integrado de Gestão ERP Sistema Integrado de Gestão ERP Prof: Edson Thizon ethizon@gmail.com Sistema ERP; Processos de Desenvolvimento, Seleção, Aquisição, Implantação de ERP; Aderência e divergência de sistemas ERP entre os ramos Empresariais; Estudo de Caso; Evolução dos Sistemas; Uso Estratégico das Informações; Sistemas ERP É usual que os produtores de ERP divulguem que os seus sistemas possibilitam a cobertura de todos os recursos de um negócio, porém, é sabido, que na prática, apesar da constante atividade de inovar das empresas produtoras de ERP, isso não corresponde à realidade. Segundo Tonini (2003) em seis ERPs finalmente avaliados por uma empresa brasileira (dentre 63 inicialmente analisados), nenhum ERP ajustouse totalmente às suas necessidades. Sistemas ERP Deve-se, então, tomar cuidado com o canto de sereia dos fornecedores - uma solução tecnológica por si só não é nada, é só uma miragem. (CORRÊA) Isto demonstra a dificuldade na decisão da aquisição de um Sistema Integrado de Gestão. Aderência e divergência de sistemas ERP Aderência e divergência de sistemas ERP A decisão de aquisição é um problema que atinge as empresas em todo o mundo, mas atinge em maior intensidade as de médio e pequeno porte, uma vez que as grandes procuram se prevenir do insucesso com análises prévias mais elaboradas. E mesmo assim elas erram, o que é bem conhecido pela comunidade de Tecnologia de Informação. Como vimos as organizações têm diversas razões para adotar um ERP. Porém por sua complexidade, poucas se aventuram a desenvolver um sistema próprio, e dificilmente uma solução de mercado tem aderência total às suas estratégias e à sua infra-estrutura. 1
Aderência e divergência de sistemas ERP Para Colângelo Filho (2001), quanto maior for a aderência, menor será a sua quantidade de lacunas (gaps), existe a necessidade de uma avaliação apropriada para a seleção de sistemas que seja a mais aprofundada possível. As lacunas são cobertas pelas citadas customizações. Implantação ERP Os fornecedores de sistemas de gestão desenvolveram metodologias próprias não somente para a implantação como, também, para diagnóstico da aderência. Os seus resultados, porém, normalmente servem para atender aos próprios interesses e não aos dos clientes. Implantação ERP Passada a onda de implantações de ERPs nas grandes corporações, os sistemas de gestão atingem cada vez mais o chamado middle market - empresas de médio porte - sendo que alguns componentes de ERP estão também sendo implantados em empresas de médio para pequeno porte, as quais não têm, obviamente, a mesma estrutura de Tecnologia de Informação (TI) das grandes corporações. São freqüentes e conhecidos pela comunidade da TI os casos de insucesso na implantação de sistemas de gestão em grandes corporações. Implantação ERP Finalização de projetos de implantação de ERP em 2004. Fonte: Adaptado de Extreme Chaos (2004). Implantação ERP Evolução do ERP (ERP 2?) Os Sistemas Integrados de Gestão são constituídos de diversos componentes com a finalidade de abranger todas as áreas das empresas. Uma tendência na evolução do ERP são os fornecedores estarem cada vez mais disponibilizando módulos e soluções para facilitar e melhorar a gestão empresarial. 2
Evolução do ERP - SAP O sistema alemão SAP (Systemanalyse und Programmentwicklung ou, Engenharia de Sistemas e Desenvolvimento de Programas ), por exemplo, reconhecido como o principal ERP do mercado cada vez mais junta novas soluções tais como: administração de relacionamento com clientes (conhecido pela sigla CRM), administração de relacionamento com fornecedores, administração da cadeia de suprimentos, administração do ciclo de vida de um produto, entre outros, além de outras soluções de negócios, como melhorar a governança, riscos e conformidades, e administração de desempenho da empresa. Evolução do ERP SCM (Supply Chain Management) SRM (Supplier Relationship Management) BSC (Balance Score Card) EIP (Enterprise Information Portal) BPM (Business Process Management) CRM (Customer Relationship Management) DW (Data Warehouse) BI (Business Intelligence) SCM (Supply Chain Management ) Supply Chain Management (SCM - Gestão da Cadeia de Suprimentos) pressupõe, fundamentalmente, que as empresas devem definir suas estratégias competitivas e funcionais através de seus posicionamentos (tanto como fornecedores, quanto como clientes) dentro das cadeias produtivas nas quais se inserem. Um objetivo básico no SCM é atender o consumidor final mais eficientemente, tanto através da redução dos custos, como através da adição de mais valor aos produtos finais. SCM (Supply Chain Management ) Redução dos custos tem sido obtida, através da diminuição do volume de transações de informações e papéis, dos custos de transporte e estocagem, e da diminuição da variabilidade da demanda de produtos e serviços Mais valor através da cadeia produtiva e dos esforços para que, tanto fornecedores como clientes, aumentem mutuamente a lucratividade. SRM (Supplier Relationship Management) O SRM (Gerenciamento de Relacionamento com Fornecedores), automatiza os processos entre a procura por fornecedores e aquisições, dentro da empresa e ao longo de toda a base de oferta. Aumentando a visibilidade da cadeia de produção e lhe dando uma visão completa de dados globais. É possível controlar todo ciclo de produção, desde a estratégia até a execução, otimiza a seleção de fornecedores, ajuda a diminuir o tempo dos ciclos de compras a viabiliza relacionamentos funcionais e sustentáveis com fornecedores. BSC - Balance Score Card Balanced Scorecard é uma metodologia disponível e aceita no mercado desenvolvida pelos professores da Harvard Business School, Robert Kaplan e David Norton, em 1992. Os métodos usados na gestão do negócio, dos serviços e da infra-estrutura, baseiam-se normalmente em metodologias consagradas que podem utilizar a TI (tecnologia da informação) e os softwares de ERP como soluções de apoio, relacionando-a à gerência de serviços e garantia de resultados do negócio. 3
BSC - Balance Score Card Os passos dessas metodologias incluem: definição da estratégia empresarial, gerência do negócio, gerência de serviços e gestão da qualidade; passos estes implementados através de indicadores de desempenho. O BSC foi apresentado inicialmente como um modelo de avaliação e performance empresarial, porém, a aplicação em empresas proporcionou seu desenvolvimento para uma metodologia de gestão estratégica. EIP (Enterprise Information Portal) Enterprise Information Portals ou Portais de Informação Empresariais são aplicações que consolidam informação armazenada em vários repositórios, dentro e fora da empresa, e fornecem uma única porta de entrada, tipicamente baseada em browser, para a informação personalizada que é necessária para tomar decisões de negócio. EIP (Enterprise Information Portal) Os EIP constituem uma das tentativas de integrar dados estruturados e não-estruturados. Os dados estruturados existem em bases de dados que na maioria das organizações representam pouco mais de 10% dos recursos de informação e conhecimento do negócio; os outros 90% são dados não estruturados existentes em textos, mapas, correio electrónico, imagens e até em formato vídeo e audio. Para conseguir a desejada integração de dados, os Portais de Informação Empresarial usam Metadados e XML para construir uma interface browser. BPM (Business Process Management) O Business Process Management (BPM) é, em síntese, um conceito que une gestão de negócio e tecnologia da informação voltado à melhoria dos processos de négocio das organizações através do uso de métodos, técnicas e ferramentas para modelar, publicar, controlar e analisar processos operacionais envolvendo humanos, aplicações, documentos e outras fontes de informação BPM (Business Process Management) A utilização do BPM, ao longo dos últimos anos, vem crescendo de forma bastante significativa, dada a sua utilidade e rapidez com que melhora estes processos nas empresas onde foi implementado. A sua perspectiva de crescimento é muito grande, visto que ainda é um conceito pouco conhecido. CRM (Customer Relationship Management) CRM pode ser traduzida para a língua portuguesa como Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente. O termo foi criado para definir toda uma classe de ferramentas que automatizam as funções de contato com o cliente, essas ferramentas compreendem sistemas informatizados e fundamentalmente uma mudança de atitude corporativa, que objetiva ajudar as companhias a criar e manter um bom relacionamento com seus clientes armazenando e inter-relacionando de forma inteligente, informações sobre suas atividades e interações com a empresa. 4
Porque fazer CRM? Custa seis vezes mais vender a um cliente novo do que vender a um já existente. Um típico cliente insatisfeito falará para oito a dez pessoas aproximadamente sobre a experiência que teve. As chances de vender um produto a um cliente novo são de 15%, ao passo que as chances de vender um produto a um cliente existente são de 50% DW ( Data Warehouse) Um data warehouse (ou armazém de dados, ou depósito de dados) é um sistema de computação utilizado para armazenar informações relativas às atividades de uma organização em bancos de dados, de forma consolidada. O desenho da base de dados favorece os relatórios, a análise de grandes volumes de dados e a obtenção de informações estratégicas que podem facilitar a tomada de decisão. No quadro atual de algumas empresas, o que se pode ver são informações gerenciais dispersas e executivos recebendo relatórios sintéticos sobre o que está acontecendo ao seu redor, para então abraçar a importante missão de tomar decisões estratégicas e conduzir os negócios. Para ajudar a tomada de decisão em 1984 surgiram os primeiros Executive Information Systems (EIS), que evoluíram com o tempo até transformarem-se, em 1997, no Business Intelligence como conhecemos hoje. O EIS simplesmente extraía as informações selecionadas das grandes bases transacionais para apresentá-las em formato gráfico, de fácil compreensão. Já o BI implementa um novo conceito de análise dos mais diferentes tipos de dados, possibilitando aos executivos total flexibilidade. Essa tecnologia vem ganhando impulso a cada ano, uma vez que as grandes corporações investiram muito em sistemas para o nível operacional, como o ERP e o CRM (gerenciamento de relações com clientes), gerando uma enormidade de dados para o BI. Já o Data Warehouse surgiu nos anos 80 e começou a ser utilizado com mais intensidade no início dos anos 90. Ele foi criado para consolidar todos os dados da empresa em um repositório único, eliminando redundâncias e possibilitando que esses mesmos dados fossem visualizados em diversos sistemas de uma base única de informações.é estruturado e, portanto, não atende aos executivos que precisam receber informações dinâmicas, ou seja, de forma não estruturada, na qual a única constante é a mudança. A combinação correta de estratégia, metodologia e tecnologia, realmente voltada às necessidades dos executivos, pode fazer qualquer projeto de BI ou DW ter pleno êxito, com otimização efetiva de resultados e redução de custos. ERP Extração Carga Atualização Transf. Data Warehouse OLAP; Relatórios; CRM; Data Mining; 5
BI (Business Intelligence) O BI pode ser entendido então como o processo de desenvolvimento de estruturas especiais de armazenamento de informações, com o objetivo de se montar uma base de recursos informacionais, capaz de sustentar a camada de inteligência da empresa e possível de ser aplicada aos seus negócios, como elementos diferenciais e competitivos (BARBIERI). A implantação de uma solução BI em uma corporação tem por objetivo levar de uma maneira segura e rápida as principais informações da empresa aos tomadores de decisão. Portanto, uma ferramenta BI tem como principal característica a análise das informações empresariais, geradas, em sua maior parte, a partir dos Bancos de Dados Transacionais. Existem no mercado ERP que integra um módulo de BI? O BI serve para coletar dados a partir de diversas aplicações em sistemas operacionais de uma empresa, integrando-os em áreas lógicas de assuntos dos negócios, armazenando a informação de forma que ela fique acessível e compreensível a pessoas não técnicas responsáveis por tomadas de decisões, e disponibiliza a informação aos tomadores de decisão através de uma ferramenta de visualização de forma fácil e intuitiva. Módulo de BI no ERP? As soluções de BI que integram os pacotes de ERP, normalmente restringemse às informações fornecidas pelo próprio ERP, pois, elimina a integração com outros sistemas de gestão empresarial, que normalmente servem outras áreas de negócio de uma mesma empresa. 6