Pág.: 1 de 11 1. OBJETIVO Estabelecer critérios para suprimento de materiais e serviços que impactam nos processos relacionados com o Sistema de Gestão da Qualidade, assim como para qualificação e avaliação dos respectivos fornecedores. Estabelecer sistemática para tratar os materiais recebidos dos clientes para aplicação no produto, bem como documentos e informações dos mesmos. 2. DOCUMENTO DE REFERÊNCIA Manual da Qualidade Tabela de Materiais - TM 3. RESPONSABILIDADE / AUTORIDADE Responsável Ação 3.1 Almoxarife Emitir a solicitação de compras através do formulário Requisição de Material - RM e enviar para o Encarregado de Compras; Controlar equipamentos de proteção individual, ferramentas e máquinas entregues aos funcionários; Receber e realizar as devidas inspeções dos materiais adquiridos enviados para a ; 3.2 Comprador/Controller Realizar a cotação dos materiais com os fornecedores; Cadastrar os fornecedores e manter o cadastro; Realizar a cotação de preços; Receber e realizar as devidas inspeções dos materiais adquiridos, que vierem para o Escritório Central. Aprovar Pedido de Compra até R$ 5.000,00. Lançar avaliações de materiais e serviço no sistema 3.3 Engenheiro / Responsável Aprovar a Requisição de Material - RM; Técnico da Obra Receber e realizar as devidas inspeções dos materiais adquiridos; Realizar avaliação dos fornecedores de serviços no carimbo; Receber e realizar as devidas inspeções dos materiais adquiridos enviados para a. 3.4 Líder de Área (administrativa Aprovar contratação de serviços até R$ 5.000,00. ou ) 3.5 Diretoria Aprovar Pedido de Compra e a contratação de serviços. 4. DESCRIÇÃO 4.1 Compra de Materiais O Almoxarife recebe uma solicitação verbal do usuário ou identifica a necessidade de reposição de estoque, preenche o formulário Requisição de Material - RM de acordo com as especificações de projeto e
Pág.: 2 de 11 definidas na Tabela de Materiais - TM, encaminhando por e-mail para análise e aprovação do Engenheiro ou Responsável da Obra. Após análise e algum ajuste na RM, se necessário, o Engenheiro ou Responsável da Obra encaminha a requisição aprovada para a área de Suprimentos. O e-mail de encaminhamento é a evidência de aprovação. Sendo reprovada a RM, o Engenheiro ou Responsável da Obra informa ao solicitante e descarta a mesma; O Comprador verifica a solicitação e toma as seguintes providências: Envia aos fornecedores, mínimo de 3 (três), exceto quando se tratar de fornecedor exclusivo, uma Coleta de Preço; Após o recebimento das coletas dos fornecedores, o Comprador tabula as propostas no Mapa de Concorrência - MAC. A cotação e o MAC serão feitos por período, prioritariamente, não sendo necessário fazer cotação a cada compra, ficando isso a critério do Comprador. Com base nas alternativas disponíveis no MAC, o Comprador efetua uma análise, negocia com o fornecedor uma revisão nas condições comerciais, quando aplicável, e faz o fechamento do pedido; O Comprador formaliza fechamento de pedido por meio da emissão de um Pedido de Compra - PC, o qual é aprovado por função competente definida no item Responsabilidade / Autoridade, sendo remetido para o fornecedor com cópia para a. O Almoxarife recebe e confere com a RM; O Comprador faz um acompanhamento das entregas e programa a apanha, quando de responsabilidade da CICON, dos materiais nos diversos fornecedores; O fornecedor de materiais deve permitir a visita às suas instalações por parte da CICON, ou do cliente, a fim de verificar se o produto contratado atende aos requisitos especificados. NOTA: No caso de agregados, cimento e aço, pode ser realizado um Pedido de Compra em grande quantidade, sendo a entrega fracionada e controlada por Romaneio do fornecedor. Observação: Os empreendimentos Premier, Massimo e Baía Marina seguem esse PQ utilizando os processos do Sienge (em teste). 4.2 Recebimento de Materiais O Almoxarife verifica se o material recebido confere com a Nota Fiscal, com o especificado no PC e com os critérios definidos na TM. Realiza a inspeção de recebimento do material, registrando as informações em carimbo no verso da 2ª via da Nota Fiscal, quando a mesma for em duas vias; quando a Nota for em uma via, faz-se uma cópia da mesma e carimba no verso da cópia, anexando a via carimbada à RM.
Pág.: 3 de 11 No momento do recebimento o almoxarife faz a avaliação considerando: se tiver um item NÃO deve ser colocado regular, a partir de 2 (dois) itens colocar ruim, so será considerado bom se todos os itens estiverem SIM. OBRA: CC: QUALIDADE DO MATERIAL? ATENDEU O ESPECIFICADO? CONFERE C/ NF? ATENDEU O PRAZO? INSPEÇÃO DE RECEBIMENTO MATERIAL SIM DESCRIÇÃO DO PROBLEMA NÃO Disposição ( Solução Adotada ) AVALIAÇÃO DO FORNECEDOR BOM REG RUIM Resp. pela inspeção(ass. e nome) Quaisquer divergências é comunicada para o Comprador e este entra em contato com o fornecedor para solucionar o problema. Enquanto o material estiver na empresa, o mesmo é segregado e identificado com a placa REFUGO. Caso não seja identificada divergência, o Almoxarife libera o material para uso ou estoca o mesmo para uso quando demandado, realizando o controle na Ficha de Estoque. 4.3 Identificação do Material Os materiais armazenados no canteiro e nos almoxarifados são identificados com placas ou etiquetas indicativas. Aqueles materiais que tenham sua identificação clara, como por exemplo, tinta, cimento etc, podem estar sem placas de identificação, porém devidamente organizados e separados. Os materiais que estão aguardando inspeção de recebimento são identificados através de uma placa: REFUGO.
Pág.: 4 de 11 CONFORME. Aqueles não aprovados ou com alguma restrição ao uso são identificados através de uma placa NÃO 4.4 Rastreabilidade do Material O concreto estrutural utilizado na é rastreado por meio registro de sua utilização num Mapa de Concretagem, pelo Engenheiro da Obra ou profissional designado pelo mesmo. Quando o concreto chega na será realizado o slump teste. O mapa registra o local onde o concreto foi aplicado e o resultado dos certificados dos laudos de concretagem. É solicitado o certificado, caso o concreto seja fornecido por uma concreteira, e é anotada a placa do caminhão de cada recebimento. Para fazer a contraprova dos ensaios da concreteira a CICON realiza moldagem de 4 corpos de prova e rompe os mesmos no laboratório da concreteira. Caso haja necessidade de rastrear outro material na, esta definição é feita no PQO. 4.5 Manuseio, Armazenamento e Preservação. Ao receber os materiais na, o Almoxarife realiza a estocagem mais apropriada e o correto manuseio, de tal forma que não prejudique os acessos e que os mesmos estejam preservados. A forma de armazenamento dos materiais controlados está descrita na Tabela de Materiais. Também são seguidas as orientações dos fabricantes que vêm descritas na própria embalagem. 4.6 Movimentação de Material entre Obras Quando é necessário movimentar material de uma Obra para outra, o Almoxarife da cedente emite o Voucher detalhando o material e respectivos valores, o qual é aprovado pelo Engenheiro / Responsável das Obras cedente e recebedora. Além das vias que ficam nas Obras cedente e recebedora, o Almoxarife da Obra recebedora envia uma das vias para a Área de Suprimentos, para controle. 4.7 Propriedade do Cliente Todo material recebido do cliente é tratado da mesma forma já descrita neste procedimento, para os materiais da CICON. Em caso de dano, perda ou qualquer problema o cliente será informado por meio de carta.
Pág.: 5 de 11 Caso o cliente solicite que seja controlado um material que a empresa não tenha na TM, este será incluído na tabela seguindo os mesmos critérios dos materiais já controlados pela empresa. Caso o cliente solicite que controlemos um serviço que não temos nos procedimentos de execução de serviço, este será elaborado para atender esta necessidade específica. 4.8 Aquisição de Serviços São apresentados ao fornecedor, pelo solicitante, projetos, detalhes, especificações e demais dados relevantes para que o mesmo possa elaborar o orçamento e a proposta de trabalho, conforme Tabela de Materiais. Isto é realizado por e-mail ou reunião com o fornecedor. O solicitante recebe as propostas / orçamentos e realiza a análise, envolvendo o líder da área ou Diretor, quando necessário, definindo a melhor opção para a empresa. Definida e melhor proposta, o solicitante formaliza a contratação do serviço por meio de um aceite da proposta, contrato padrão da empresa ou contrato proposto pelo fornecedor, aprovado por função competente definido no item Responsabilidade / Autoridade. O fornecedor de serviços deve permitir a visita às suas instalações por parte da CICON, ou do cliente, a fim de verificar se o serviço contratado atende aos requisitos especificados. 4.9 Recebimento de Serviço O solicitante acompanha a entrega do serviço, verificando o atendimento dos requisitos definidos no orçamento e/ou na proposta. A nota fiscal deve ser carimbada, registrando as informações de inspeção, e enviada para o Comprador. Quando se tratar de conserto de equipamento, o usuário do mesmo procede a um teste de funcionamento.
Pág.: 6 de 11 INSPEÇÃO DE RECEBIMENTO SERVIÇO Local: QUALIDADE DOS SERVIÇOS? POSSUI BOM ATENDIMENTO? UTILIZOU O EPI? MANTEVE O LOCAL LIMPO? ATENDEU O PRAZO? RESULTADO SIM NÃO FORNECEDOR APROVADO ( ) FORNECEDOR REPROVADO ( ) Disposição ( Solução Adotada ) Atesto a execução do serviço constantes: Gerente xxxxxxxxxxx Conferência dos impostos e tributos Autorizado pagamento: ( ) Sim ( ) Não Gerente Adm/Fin 4.10 Qualificação dos Fornecedores Todos os fornecedores habilitados para compra são mantidos no cadastro informatizado da CICON. Os fornecedores potenciais de materiais e serviços passam pelo processo de qualificação, que é realizado pelo Comprador. Os fornecedores são selecionados com base na sua capacidade em atender às necessidades da empresa e nem todos os requisitos precisam ser atendidos, sendo sua aprovação decidida em função do tipo de material ou serviço. Os critérios para qualificação dos fornecedores estão descritos no Sistema SGN, sendo eles: Flexibilidade de negociação, preço, prazo de entrega, amostra do material, bom atendimento, Assistência pós venda, certificação (produto ou serviço). No caso de fornecedores de materiais, é considerada a sua formalidade e legalidade em atendimento à legislação vigente, conforme exigências definidas na TM - Tabela de Materiais. Os fornecedores de materiais e componentes considerados não-conformes no PSQ não são qualificados e cadastrados para fornecer tais produtos para a empresa. NOTAS:
Pág.: 7 de 11 Fica dispensado do processo de qualificação o fornecedor considerado qualificado pelo Programa Setorial da Qualidade (PSQ) do Sistema de Qualificação de Materiais, Componentes e Sistemas Construtivos (SiMaC) do PBQP-H, para o produto-alvo do PSQ a ser adquirido. No caso de o produto não ser produto-alvo de PSQ, é dispensado do processo de qualificação o fornecedor que apresente certificação do produto a ser adquirido no âmbito do Sistema Brasileiro de Avaliação da Conformidade (SBAC), emitida por Organismo de Certificação de Produto (OCP) acreditado pela Coordenação Geral de Acreditação (CGCRE) do INMETRO. Para tanto, solicitar o certificado da empresa ou consultar o site do INMETRO para verificar a certificação de fornecedores de produtos, principalmente aqueles com certificação compulsória, tais como: aço, cabos elétricos, disjuntores, extintores etc. É também dispensado do processo de qualificação o fornecedor detentor de um Documento de Avaliação Técnica (DATec) do Sistema Nacional de Avaliações Técnicas de produtos inovadores (SINAT) do PBQP-H, do produto a ser adquirido. Caso o fornecedor potencial seja certificado com base na norma ISO 9001, ou equivalente, compatível com o material e/ou serviço a ser fornecido e com as exigências da CICON, este é automaticamente considerado qualificado. Para tanto, este fornecedor deverá fornecer cópia do seu certificado. 4.11 Avaliação dos Fornecedores Os fornecedores dos materiais e serviços são avaliados com base nas inspeções evidenciadas por meio carimbo no verso da NF, as não-conformidades são registradas pelo almoxarife e/ou engenheiro da e são tomadas ações de correção e todo o registro será realizado no Sistema Informatizado. Os critérios para avaliação do fornecedor são: Atendeu o especificado Atendeu o prazo Conferencia dos dados do pedido com a NF Qualidade do material/serviço Quando algum dos itens não for atendido, o setor de compra deve colocar nota 0(zero) no Sistema informatizado, que esta parametrizado e fará o calculo em função dos pesos estabelecidos no sistema e da quantidade de entregas. A avaliação dos fornecedores será realizada no momento da entrada da NF no setor de compras, caso o fornecedor tenha nota abaixo de 70% o mesmo estará sujeito às seguintes advertências: Advertência verbal
Pág.: 8 de 11 Comunicação escrita ou relatório de não conformidade registrada Suspensão temporária ou definitiva do cadastro de fornecedores O fornecedor exclusivo de material ou serviço não será retirado do cadastro de fornecedores da empresa. 4.12 Controle de equipamentos de proteção individual, ferramentas e máquinas Existe o controle interno dos equipamentos de proteção individual (EPI), ferramentas e máquinas que são entregue aos funcionários e / ou terceirizados. Para cada funcionário é aberto um controle de entrega de EPI, tanto para os funcionários da Cicon quanto para os terceirizados. Estão inclusos nestes equipamentos máscaras, óculos protetor, fardamento, bota de borracha, bota de segurança, capacete... Neste registro encontram-se a descrição do EPI, data de entrega ao funcionário, n do C.A e validade para controle do departamento de Segurança no Trabalho desta empresa e a data e motivo da devolução. A Ficha de Ferramenta é feita por funcionário, discriminando as especificações, data de recebimento e motivo da devolução. Sabendo que ao solicitar uma nova ferramenta, o funcionário deverá apresentar a antiga, sob pena de indenização à empresa. O controle de equipamentos de materiais tem como objetivo controlar os equipamentos e materiais que saem do almoxarifado, através do nome e assinatura do usuário, confirmando a data e hora de saída do material e a hora e data da devolução. 5. CONTROLE DE REGISTROS Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Ficha de Estoque Sala do almoxarife Pasta Por material Requisição de Material - RM Mapa Concorrência (MAC) Sala do Comprador Email/nome Sala do Comprador C:meus documentos/leandro/ci con/requisições e coletas de preços Backup Backup Por data e por Por data Tempo de retenção Ate o final da Até o preenchimento do MAC Disposição Lixo Lixo Arquivo Morto
Pág.: 9 de 11 Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Pedido de Compra (PC) Sala do Comprador C:meus documentos/leandro/ci con/requisições e coletas de preços Backup Por data Tempo de retenção Disposição Arquivo Morto Contratos / Propostas com Aceite Mapa de Concretagem Laudo / certificados de concretagem Nota Fiscal carimbada Sala do Comprador/Sala do Engenheiro da Caixa Por data Sala do engenheiro Pasta Por data Sala do engenheiro Pasta Por fornecedor Sala de Suprimentos Pasta Por fornecedor Voucher Sala do Almoxarife Pasta Por material Cadastro de Fornecedores Certificados de Fornecedores qualificados Avaliação de Fornecedores Controle de entrega de equipamento de proteção individual (funcionário Cicon) Ficha de Ferramentas Controle de Equipamentos e Materiais Cadastro SGN Backup Ordem alfabética Não aplicável Arquivo Morto arquivo morto arquivo morto Arquivo morto Arquivo morto Não aplicável Sala de Suprimento Pasta Por fornecedor Indeterminado - Cadastro SGN Backup Por fornecedor Indeterminado - Sala do Almoxarife Pasta Por funcionário Sala do Almoxarife Pasta Por funcionário Sala do Almoxarife Pasta Por data Lixo Lixo Lixo 6. HISTÓRICO DE REVISÕES Revisão Data de Emissão Motivo 00 01/04/2010 Emissão inicial. 01 15/10/2010 Nota no item 4.1 referente a compra de agregados, cimento e aço. 02 23/02/2011 Inclusão da Nota fiscal na Tabela de Registros item 5 03 13/12/2011 Revisão geral do texto e de alguns formulários, adequando a nova realidade da Cicon.
Pág.: 10 de 11 Revisão Data de Emissão Motivo 04 30/01/2012 Revisão retirando o carimbo e o item de compra de emergência. 05 02/05/12 Revisão no item de avaliação de fornecedor para inclusão da nota 06 18/09/2012 07 17/04/2013 Inserção da responsabilidade do almoxarife de Controlar equipamentos de proteção individual, ferramentas e máquinas entregues aos funcionários, inclusão do item 4.12 Controle de equipamentos de proteção individual, ferramentas e máquinas; dos controles de registro de Controle de entrega de equipamento de proteção individual (funcionário Cicon), Controle de entrega de equipamento de proteção individual (funcionário terceirizado), Ficha de Ferramentas, Controle de Equipamentos e Materiais e seus respectivos anexos. Atualizada sistemática de qualificação de fornecedores, item 4.10, ajustando aos requisitos do Siac:2012. Controle de entrega de equipamento de proteção individual (funcionário Cicon) 7. ANEXOS Contrato Padrão (Modelo); Borderaux; Requisição de Material - RM; Coleta de Preço; Mapa de Concorrência (MAC); Pedido de Compras (PC); Ficha de Estoque; Voucher; Mapa de Concretagem; Controle de entrega de equipamento de proteção individual (funcionário Cicon); Ficha de Ferramentas; Controle de Equipamentos e Materiais; Tabela de Materiais. Elaborado / revisado por: Aprovado para uso: Antonio Gomes 17/04/13 Data Rógere Lemos 17/04/13 Data
Pág.: 11 de 11