INSTRUÇÕES PARA O PREENCHIMENTO DO APE 2010

Transcrição

1 SECRETARIA de ESTADO da EDUCAÇÃO SUPERINTENDÊNCIA de DESENVOLVIMENTO EDUCACIONAL DIRETORIA de ADMINISTRAÇÃO ESCOLAR COORDENADORIA de ALIMENTAÇÃO e NUTRIÇÃO ESCOLAR INSTRUÇÕES PARA O PREENCHIMENTO DO APE 2010 O APE (Acompanhamento do Programa na Escola) é o instrumento de comunicação entre a escola e a CANE (Coordenadoria de Alimentação e Nutrição Escolar). É um documento de caráter obrigatório que deverá ser preenchido pela escola mensalmente, informando com exatidão cardápios servidos, número de alunos atendidos, movimentação de estoque e outros fatos que possam interferir na operacionalização do Programa. O APE deverá ser preenchido em três vias: uma deverá ficar arquivada na secretaria da escola e as outras duas deverão ser encaminhadas ao NRE nos meses de fevereiro a dezembro, até o 5º (quinto) dia útil de cada mês as escolas deverão entregar no NRE. O NRE deverá fazer prévia análise dos APEs, arquivar uma cópia e enviar a outra à SUDE/CANE até o 10º dia útil de cada mês. O malote deverá estar separado por município e por escola em ordem alfabética. Todos os estabelecimentos da rede estadual e municipal contemplados pelo Programa de Alimentação Escolar receberam os formulários atualizados: APE, GUIA DE REMANEJAMENTO, CONTROLE INTERNO, CONTROLE DIÁRIO DE REFEIÇÕES e PLANILHA PERECÍVEIS. Os formulários atualizados deverão ser copiados em um computador da escola para o controle mensal.

2 O preenchimento correto e a veracidade das informações são fundamentais para o desenvolvimento adequado do PEAE (Programa Estadual de Alimentação Escolar). As informações contidas no APE são de inteira responsabilidade do diretor (a). O não cumprimento dos prazos de entrega ao NRE, bem como o preenchimento incorreto do controle de estoque (entrada, saída, saldos e data de validade) e demais informações serão passíveis de sanções aos responsáveis envolvidos (Diretor, técnico administrativo e Merendeira (o). Os cardápios mensais serão comparados com as pautas e saídas dos produtos do estoque, bem como, a quantidade de refeições servidas diariamente. Sugerimos que, o diretor (a) designe um técnico administrativo para ser o responsável pelo preenchimento informatizado do APE. Este desenvolverá o trabalho de acompanhamento do programa em parceria com a merendeira (o). ACOMPANHAMENTO DO PROGRAMA NA ESCOLA - APE º Copiar o Programa Merenda 2010 BrOffice.org Calc para um computador da escola, pelo endereço eletrônico no link Coordenadoria de Nutrição e Alimentação Escolar, antes de começar a trabalhar nas planilhas verificar nas propriedades, permissões se o arquivo esta para leitura e Escrita ; 2º Guia Acompanhamento preencher todos os campos solicitados como: endereço, , telefone, código do município e da escola, mês de referência, cardápio, entre outros; 3º No campo 8 - número de alunos inscritos no programa, será calculado automaticamente, para isso deverá ser somado o total de dias de servimento e preenchido o total, conforme seta indicativa. Atenção!!! Esse número não é fixo, pois ocorre variação diária e mensal conforme o cardápio servido e também pela variação nos dias letivos de acordo com o mês.

3 4º No campo 9 - nome do responsável pelo acompanhamento do APE, informar o nome do(a) funcionário(a) que acompanha o programa e preenche o APE; 5º No campo número de refeições servidas - manhã, tarde, noite - informar o número real, não sendo necessário contar as repetições. A totalização é automática; 6º Em caso de escolas que atendem PROGRAMAS ESPECIAIS, (Mais( Educação, Viva Escola e/ou outros) com servimento de cardápio no horário de almoço, café da manhã ou jantar, deverá informar o cardápio servido, o número de alunos atendidos e os dias de atendimento, preenchendo mais uma guia ACOMPANHAMENTO, no entanto o controle do estoque mensal será único, informar no campo 12 o nome do programa; Para os Colégios Agrícolas o preenchimento do Acompanhamento do Programa na Escola APE será diferenciado devido a sua especificidade, cabendo 2 (duas) Guias Acompanhamento de acordo com modelo próprio 'Programa Merenda Agrícola.' 7º Para o preenchimento da movimentação de estoque: preencher somente os itens (alimentos e/ou produtos) que constam no depósito; 8º Preencher a marca e a data de validade dos produtos. Caso haja estoque do mesmo produto, com marcas e validades diferentes, deve-se anotar nos campos próprios. É possível anotar duas ou mais marcas ou validades na mesma célula. Deletar a marca e a validade dos produtos quando o estoque zerar; 9º Preencher os dados do SALDO de dezembro de 2009 na planilha de janeiro 2010 na coluna saldo anterior. Esses dados entram automaticamente na planilha de fevereiro e assim sucessivamente, não é necessário enviar a planilha de janeiro, com exceção das escolas que atenderam projetos especiais em janeiro com servimento de alimentação escolar;

4 10º Preencher o campo ENTRADA, quando receber nova remessa. É obrigatório registrar também as entradas de produtos perecíveis ou não-perecíveis adquiridos com outros recursos ou outras fontes, tais como: PEC, cota extra, verba da Agricultura Familiar, remanejamento, e/ou outros recursos na PLANILHA PERECÍVEIS, bem como proceder a movimentação correta dos estoques. 11º Preencher todas as SAÍDAS ocorridas no mês; 12º A planilha Br Office.org Calc obedece fórmula, ou seja, o cálculo é automático, portanto, há células protegidas conforme a digitação dos dados, os SALDOS ou totais serão processados e não poderão ser mais alterados. É importe que o usuário responsável não desproteja, para não perder o formato original. Caso haja necessidade de alterações entre em contato com esta Coordenadoria, para os procedimentos necessários. Portanto, realize um levantamento minucioso (conferência) e informe os saldos anteriores reais que estão no depósito para que não haja problemas futuros; 13º Preencher no campo OBSERVAÇÃO a origem das entradas quando estas forem adquiridas por outras fontes e/ou recursos, conforme descrição no item º Antes de imprimir as planilhas visualizar a imagem, verificar se as configurações estão de acordo com a folha A4. Grampear todos os formulários na margem superior esquerda. Observações:

5 15º Se algum produto apresentar alteração nas características sensoriais, deverão ser tomadas as seguintes providências: se o produto for seco (biscoitos, grãos, massas e farinhas), embalar em sacos plásticos e vedar bem, retirar do deposito, colocar em lugar seguro longe dos outros produtos; enviar ofício conforme a Instrução Normativa e aguardar a retirada por parte do fornecedor; quando for produto que contenha líquidos (carnes, peixes, salsichas e charque) os quais exalam odor, chamar a vigilância sanitária local imediatamente. O produto só poderá ser retirado do estabelecimento para descarte mediante o Auto Termo emitido pela autoridade competente (fiscal). O Auto Termo (laudo) deverá ser anexado juntamente com o ofício para substituição. 16º Nos casos em que a escola solicitar reposição de algum produto alterado conforme o estabelecido no item 24 da Instrução Normativa 2010, comunicar esta coordenadoria por de , a data em que o produto foi reposto pelo fornecedor. PLANILHA PERECÍVEIS Essa planilha é para movimentar o estoque de produtos perecíveis adquiridos pela própria escola, quando efetuar aquisições. Salvar o modelo, após digitar, imprimir e anexar ao APE. GUIA DE REMANEJAMENTO A utilização da GUIA DE REMANEJAMENTO se faz necessário em casos de movimentação de produtos dentro do mesmo município.

6 O remanejamento ocorre em caráter extraordinário, ou seja, em casos de falta ou excesso de determinado alimento/produto. Portanto, deverá ser registrada a entrada ou saída do produto no APE no mês em que ocorreu o remanejamento. Indicar no campo da observação do APE - remanejamento. 1º Preencher todos os campos: identificação (nome do estabelecimento de destino e origem, endereço completo). 2º Preencher corretamente os dados do produto (quantidade, marca, data de validade) 3º Preencher todos os dados (destino e origem). 4º Data, assinatura e carimbo do diretor e do estabelecimento de ensino. (destino e origem). 5º Preencher 4 (quatro) vias, uma para o estabelecimento de origem, uma para o estabelecimento de destino uma para o NRE e outra para CANE anexar às cópias do APE do referido mês e enviar ao NRE. Movimentar corretamente o estoque (entrada e saída) no estabelecimento de origem e destino. O remanejamento é permitido nas seguintes situações: 1º Entre escolas estaduais. 2º De escolas estaduais para escolas municipais (ensino fundamental, infantil ou creches). 3º De escolas estaduais para entidades filantrópicas que atendam escolares e que sirvam alimentação no local. Ou seja, alimentos remanejados não poderão ser distribuídos como cesta básica. Observações importantes: 1ª é proibido o remanejamento de estabelecimentos estadual para qualquer outra instituição e/ou entidade. 2ª Somente alimentos dentro da validade poderão ser remanejados. 3ª quando a escola apresentar muito estoque ou pouco estoque de determinado produto, o diretor (a) deverá informar o NRE para providências de remanejamento.

7 Informações para a utilização do Planilha CONTROLE INTERNO Esta planilha destina-se exclusivamente para controle interno de SAÍDAS de produtos do depósito para a cozinha. Quem deverá utilizar o formulário? A(O) MERENDEIRA (O). Como preencher: 1º O preenchimento é manuscrito (a caneta); 2º O preenchimento é diário, todos os dias do mês em que a alimentação for servida; 3º Anotar diariamente a quantidade de unidades, pacotes ou latas que são utilizadas para o preparo das refeições; 4º A(0) merendeira(o) entregará ao funcionário responsável pelo acompanhamento do programa de alimentação na escola, a planilha para consolidação dos dados nas planilhas do APE; 5º Não é necessário anexar cópia deste documento ao APE encaminhado ao NRE; 6º Esta planilha deverá ser arquivado juntamente com a cópia do APE em pasta própria na secretaria da escola. Informações para a utilização do CONTROLE DIÁRIO DE REFEIÇÕES

8 Esta planilha é exclusivamente para controle interno. Quem deverá utilizar a planilha? A (O) MERENDEIRA (O). Como preencher: 1º O preenchimento é manuscrito (a caneta); 2º Anotar o dia, o cardápio servido e a quantidade de refeições servidas por período (manhã, tarde e noite, café da manhã, almoço ou jantar), em casos de servimento de almoço ou mais refeições para atendimento de programas especiais preencher uma planilha para cada caso conforme já descrito nesta instrução no 6º item. Sugestão para fazer a contagem das refeições: retire do armário uma determinada quantidade de pratos ou canecas limpas, (ex. 100 pratos ou 100 canecas). Ao término do servimento conte a quantidade de pratos ou canecas não utilizadas e limpas; caso sobrem 10 pratos ou canecas limpas, significa que foram servidas 90 refeições. ATENÇÃO não é necessário contar as repetições, pois as remessas de produtos são enviadas com margem de segurança para que não falte. Portanto, o aluno pode repetir. Caso o número de repetições seja muito significativo, informar no campo 12 do APE. A alimentação poderá ser servida também aos professores e demais funcionários. É proibido, no entanto, que a (o) merendeira (o) prepare refeições especiais para professores e outros funcionários ou qualquer alimento diferente ao preparado para aos alunos; 3º No último dia do mês, a (o) merendeira (o) entregará ao responsável pelo acompanhamento do programa de alimentação a planilha para consolidação dos dados nas planilhas do APE; 4º Não é necessário anexar cópia ao APE para enviar ao NRE; 5º Esta planilha deverá ser arquivado juntamente com a cópia do APE em pasta própria na secretaria do estabelecimento de ensino.

9 Curitiba, fevereiro de Ana Lúcia de Albuquerque Schulhan Diretora de Administração Escolar Márcia Cristina Stolarski Coordenadora de Alimentação e Nutrição Escolar