Como trabalhar com o controle de caixas? 1. Conceitos básicos O Módulo controle de caixa permite que a escola controle seu fluxo de caixa: entradas e saídas. Com ele é possível registrar as movimentações financeiras, tanto dos caixas de colaboradores e da escola quanto das contas bancárias. Este módulo permite ainda que sejam emitidos relatórios financeiros e gerenciais, totalizados por caixa/conta e classificação. Assim, ao final de um período, é possível obter uma Avaliação financeira e os saldos finais de cada um. 2. Porque é importante? - Dispor de Informações; - Viabilizar o acompanhamento dos caixas de colaboradores individualmente; - Quanto maior o número de colaboradores que fazem recebimento/pagamento, maior a necessidade de utilizar o controle de caixa.
3. Parametrização Para habilitar o módulo controle de caixa é necessário ativar o módulo em parâmetros do sistema. 1. Clique no menu operações disponível na tela principal do SophiA. 2. Clique na opção parâmetros do sistema. A tela parâmetros do sistema é exibida. 3. Clique na guia Financeiros. 4. Clique na guia Gerais. 5. Marque a opção controle de caixa. Ao confirmar a parametrização o sistema é importante reconectar o sistema. Caso não confirme a operação o módulo não ficará disponível. 4. Caixa colaborador 4.1. Criar um caixa colaborador Para iniciar a movimentação financeira será necessário criar um caixa para o colaborador. 1. Acesse o contexto colaboradores. 2. Na grade, selecione com o botão direito o colaborador para o qual deseja criar o caixa. 3. Selecione a opção caixa. 4. Selecione a opção criar. A tela digite o valor é exibida. Nota: O saldo só deve ser preenchido se na data em que o caixa for criado o valor inicial for diferente de 0 (zero). 5. Clique no botão confirmar. 6. A mensagem confirma a criação de um caixa para cada um dos colaboradores selecionados?, é exiba. Clique no botão sim. 7. A mensagem Foi criado um caixa para cada um dos colaboradores selecionados, é exibida. Clique no botão ok. Para visualizar o caixa colaborador, é necessário acessar o contexto caixas e contas presente em cadastros básicos, financeiros. 4.2. Criar caixa Escola e Banco Caixa da escola - Deverá ser cadastrado no sistema caso a instituição realize registros de recebimentos e pagamentos efetuados na instituição. Conta bancária - Deverá ser cadastrado no sistema caso a instituição realize registros de recebimentos e pagamentos efetuados pelo banco. Para maiores informações acesse a nossa base de conhecimento disponível no link abaixo. http://arearestrita.prima.com.br/help/sg/sga/8_6- _como_criar_caixas_e_conta.htm
5. Fluxo de Movimentações Com controle de caixa Sem controle de caixa
6. Bloquear o caixa colaborador A operação bloquear caixa é utilizado para interromper o recebimento de dinheiro e cheque pelo colaborador. 1. Acesse o contexto colaboradores. 2. Na grade, selecione com o botão direito o colaborador para o qual deseja bloquear o caixa. 3. Clique na opção bloquear caixa. 4. A mensagem Confirma o bloqueio do caixa dos colaboradores selecionados?, é exibida. Clique no botão sim para confirmar o bloqueio. 6.1. Desbloquear o caixa colaborador A operação desbloquear caixa é utilizado para liberar o recebimento de dinheiro e cheque pelo colaborador caso o caixa tenha sido bloqueado anteriormente. 1. Acesse o contexto colaboradores. 2. Na grade, selecione com o botão direito o colaborador para o qual deseja bloquear o caixa. 3. Clique na opção desbloquear caixa. 4. A mensagem Confirma o desbloqueio do caixa dos colaboradores selecionados?, é exibida. Clique no botão sim para confirmar o desbloqueio. Figura 1 Criar caixa colaborador 7. Abrir ou fechar o caixa colaborador. 7.1. Abrir caixa O colaborador só poderá receber por cheque ou dinheiro desde que o seu caixa esteja aberto. Para abri o caixa:
1. Clique no menu operações disponível na tela principal do SophiA. 2. Clique na opção caixa. 3. Clique na opção abrir. 4. A mensagem Confirma a abertura do caixa?, é exibida. Clique no botão sim. Nota: Se o colaborador optar por manter o caixa fechado, só poderá utilizar as formas de recebimento bancário como deposito e transferência. 5. A mensagem O caixa de n x foi aberto com sucesso!, é exibida. Clique no botão ok. Nota: X é número de vezes que o caixa foi aberto. Caso o colaborador tente realizar um recebimento com o caixa fechado, a mensagem Seu caixa ainda não foi aberto. Deseja abri-lo agora?, é exibida. Clique no botão sim para abrir o caixa. 7.2. Fechar caixa O fechamento deve ser realizado diariamente pelo colaborador após a transferência de saldo. 1. Clique no menu operações disponível na tela principal do SophiA. 2. Clique na opção caixa. 3. Clique na opção fechar. 4. A mensagem Confirma o fechamento do caixa?, é exibida. Clique no botão sim para confirmar o fechamento. Nota: Se o colaborador tiver saldo pendente na conta o sistema irá apresentar a mensagem Você possui R$ xxx em seu poder. Deseja realizar a transferência agora?, antes de confirmar o fechamento. Onde xxx é o saldo em caixa. O fechamento de caixa também pode ser realizado após concluir a transferência de saldo. 8. Efetuar o recebimento em um caixa colaborador 8.1. Botão receber da barra de ferramentas auxiliar Este é um botão de atalho presente na barra de ferramentas auxiliar que permite o recebimento desde que o usuário tenha o número do título, do nosso número ou o código do aluno.
Figura 2 Botão receber da barra de ferramentas auxiliar 1. Clique no botão receber da barra de ferramentas auxiliar. A tela recebimento manual é exibida. 2. Digite o número do título, nosso número ou código do aluno e clique no botão confirmar. A tela recebimento de título é exibida. Figura 3 Tela de recebimento de títulos 1. Dt. Recebimento Data de recebimento do título no sistema SophiA. 2. Código Código do aluno. 3. Título Número do título. 4. Nosso número Nosso número gerado após emissão do boleto bancário. 5. Sacado Nome do aluno. 6. Itens do título Cobranças unificadas do título. 7. Dt. Crédito Data do crédito efetuado na conta.
Nota: Diferente da data de recebimento que representa a data de lançamento dos dados no SophiA, a data de crédito corresponde a data efetiva do recebimento. 8. N Nota Fiscal Número da nota fiscal após registro na prefeitura. Nota: Esta informação pode ser alterada posteriormente. 9. Botão gravar as alterações Permite gravar as alterações do recebimento. 10. Botão cancelar as alterações Permite cancelar as alterações do recebimento. 11. Botão inserir um novo registro Permite incluir duas ou mais formas de recebimento para o mesmo título. 12. Botão excluir o registro atual Permite excluir uma forma de recebimento. 13. Forma de recebimento Permite definir a forma de recebimento. As opções disponíveis são cartão de crédito, cheque, cheque eletrônico, cobrança bancária, débito automático, depósito, dinheiro, DOC e transferência. 14. Valor Valor do título. 15. Conta creditada Selecione a opção caixa colaborador. Nota: O caixa colaborador possui o mesmo apelido do colaborador logado. 16. Informações do cheque Dados que devem ser preenchidos quando o recebimento for feito por cheque. 17. Informações do cartão de crédito/débito Dados que devem ser preenchidos quando o recebimento for feito por cartão de crédito. 18. Recebimento parcial Permite receber apenas uma parte do valor do título. Com o recebimento parcial o sistema incluirá um novo título na ficha financeira com o valor que ainda falta ser pago. 19. Valor bruto Valor do título sem o desconto. 20. Valor desconto Valor de desconto atribuído ao título. 21. Valor líquido Valor do título com desconto. 22. Valor multa Multa a ser cobrada por atraso no pagamento. 23. Valor juros Juros a ser cobrado por atraso no pagamento. 24. Valor atualizado Valor atualizado com multa e juros. 25. Acrés / Desc Acréscimo ou desconto atribuído durante o recebimento. Nota: Para caracterizar um desconto é necessário digitar um valor negativo. 26. Tarifa Valor de tarifa a somar ao título. 27. Valor recebido Valor final a receber. 28. Observações/justificativa do desconto Observações do recebimento ou justificativa do desconto. Nota: Quando preencher um desconto no campo Acrés / Desc a justificativa é obrigatória. 3. Clique no botão confirmar para gravar o recebimento ou clique no botão cancelar para interromper o procedimento. 8.2. Operação receber/pagar na ficha financeira A operação receber/pagar, que está presente na ficha financeira do cliente, aluno e empresa, apresenta a tela recebimento de título e permite realizar as mesmas operações apresentadas no tópico anterior. 8.3. Operação receber com cheque pré A operação receber com cheque pré está presente nas fichas financeiras de cliente, aluno e empresa. Permite receber um ou mais títulos de uma única vez. Para cada título é possível descrever as informações do cheque e definir uma data para depósito (bom para).
Figura 4 Tela recebimento com cheques pré-datados 1. Recebido por Colaborador responsável pelo recebimento. 2. Dt. de recebimento Data de recebimento do título no sistema SophiA. 3. Código Código do aluno. 4. Conta creditada Caixa colaborador que estará alocado o cheque recebido. 5. Sacado Nome do aluno. 6. N NF Número da nota fiscal após registro na prefeitura. 7. Título Número do título. 8. Dt vcto Data de vencimento do título. 9. Vl. Previsto Valor previsto para recebimento. 10. Banco Banco registrado no cheque do aluno ou responsável financeiro. 11. Agência Agência registrado no cheque do aluno ou responsável financeiro. 12. N conta Número da conta registrado no cheque do aluno ou responsável financeiro. 13. N cheque Número do cheque apresentado pelo aluno ou responsável financeiro. 14. Emissor Nome do responsável financeiro. 15. Conta creditada A conta bancária da empresa beneficiada. 16. Bom para Data prevista para deposito do cheque. Clique no botão confirmar para gravar o recebimento ou clique no botão cancelar para interromper o procedimento. A operação receber/pagar também está disponível no contexto contas a receber clicando com o botão direito sobre o título selecionado.
Figura 5 Operações de recebimento presentes no contexto contas a receber 9. Transferir saldo/cheque de um caixa para outro O saldo/cheque permanece no caixa colaborador até que o mesmo realize uma transferência. Esta operação deve ser realizada antes do colaborador realizar o fechamento. 9.1. Motivo de transferência A cada transferência é obrigatório definir o motivo. Este motivo deve ser detalhado conforme a movimentação do saldo/cheque. Exemplo: - De caixa colaborador para caixa colaborador; - De caixa colaborador para caixa escola; - De caixa escola para caixa colaborador; - De caixa escola para conta bancária; - De conta bancária para caixa escola. 1. Clique para expandir o contexto cadastros básicos. Novos contextos serão apresentados.
2. Clique para expandir o contexto financeiros. Novos contextos serão apresentados. 3. Acesse o contexto tipos de transferência. 4. Clique no botão incluir da barra de ferramentas principal. 5. Digite o motivo da transferência. 9.2. Realizar a transferência entre contas 1. Clique no menu operações disponível na tela principal do SophiA. 2. Selecione a opção transferência entre contas. 3. Clique na opção realizar de dinheiro/cheques. A tela transferência de dinheiro/cheque é exibida. Figura 6 Tela de transferência de dinheiro/cheques 3.1. Transferência de dinheiro Nessa tela, é onde configuramos os dados das transferências que serão realizadas. Nota: O valor máximo disponível para transferência em dinheiro é está marcado em vermelho. - Marque o campo transferência do dinheiro. - Informe de qual caixa o dinheiro sairá, neste caso, o caixa do colaborador. - Informe para qual caixa o valor será creditado. - No campo valor, informe o valor que será transferido. - No campo data, informe quando será transferido. - Informe o tipo de transferência a ser realizada. Nota: O tipo de transferência deve ser cadastrado previamente conforme tópico anterior.
- No campo observação, escreva algo que julgue importante ser registrado nesta transferência. - Clique em confirmar para efetivar a transferência. - A mensagem Confirma a transferência de R$ xxx em dinheiro da conta 'Caixa de colaborador' para a conta Caixa destino?, é exibida. Onde xxx é o valor transferido e Caixa destino é o caixa onde o valor será creditado. - Clique no botão sim para confirmar a transferência. - A mensagem Transferência em dinheiro realizada com sucesso., é exibida. Clique no botão ok. - A mensagem Deseja continuar a realizar transferências?, é exibida. Clique no botão sim para continuar ou clique no botão não para encerrar a transferência. - Ao encerrar a operação de transferência a mensagem Deseja realizar o fechamento do seu caixa?, é exibida. Clique no botão sim para fechar o caixa ou clique no botão não para manter o caixa aberto e continuar efetuando recebimentos. - Ao confirmar o fechamento do caixa a mensagem Seu caixa foi fechado com sucesso. Deseja imprimir o relatório de fechamento de caixa?, é exibida. Clique no botão sim para visualizar o relatório ou clique no botão não para encerrar o processo de transferência de dinheiro. 3.2. Transferência de cheque - Marque o campo transferência do cheque. - Marque o campo "mostrar todos os cheques independente da data" para que o sistema apresente todos os cheques que este colaborador possui em seu poder de acordo com a data preenchida. - Marque o campo "ignorar cheques devolvidos" para transferir apenas os cheques que aptos para depósito. - Informe de qual caixa os cheques serão transferidos. - Informe para qual caixa, os cheques serão creditados. - Informe a data dessa transferência. Nota: No campo onde é apresentado os cheques, você pode selecionar quais cheques daquela lista serão transferidos e quais não. Para isso, basta marcar o campo "transferir" de cada cheque, deixando em branco aqueles que deverão permanecer no caixa do colaborador. - Clique em confirmar para efetivar a transferência. - A mensagem Transferência dos cheques realizada com sucesso!, é exibida. Clique no botão ok. - A mensagem Deseja continuar a realizar transferências?, é exibida. Clique no botão sim para continuar ou clique no botão não para encerrar a transferência. - Ao encerrar a operação de transferência a mensagem Deseja realizar o fechamento do seu caixa?, é exibida. Clique no botão sim para fechar o caixa ou clique no botão não para manter o caixa aberto e continuar efetuando recebimentos. - Ao confirmar o fechamento do caixa a mensagem Seu caixa foi fechado com sucesso. Deseja imprimir o relatório de fechamento de caixa?, é exibida. Clique no botão sim para visualizar o relatório ou clique no botão não para encerrar o processo de transferência de dinheiro. 10. Relatório movimentação de caixas abertos Este relatório permite visualizar todas as movimentações realizadas pelo colaborador antes do fechamento do caixa.
1. Clique para expandir o contexto cadastros básicos. Novos contextos serão apresentados. 2. Clique para expandir o contexto financeiros. Novos contextos serão apresentados. 3. Acesse o contexto caixas e contas. 4. Selecione o caixa colaborador. 5. Clique no botão relatórios da barra de ferramentas principal. A tela escolha o relatório é exibida. 6. Selecione o relatório movimentações de caixas abertos. 7. Clique no botão visualizar. 11. Relatório fechamento de caixa Este relatório permite visualizar todas as movimentações realizadas pelo colaborador após o fechamento do caixa. 1. Clique no menu relatórios disponível na tela principal do SophiA. A tela relatórios é exibida. 2. Clique para expandir a pasta financeiros. 3. Clique para expandir a pasta fechamento de caixa. As opções analítico e sintético serão apresentadas. 4. Selecione a opção analítico para visualizar o relatório individual dos colaboradores. 5. Selecione a opção sintético para visualizar os dados resumidos do fechamento de todos os colaboradores.