Ficha Financeira...36 Como alterar o responsável financeiro de um aluno?...37

Transcrição

1 MÓDULO COBRANÇA

2 Índice Planos de Pagamento... 3 Como atribuir um plano de pagamento a um aluno?... 4 Como cancelar ou excluir faturas ou débitos de um aluno?... 8 Como alterar o dia de vencimento dos boletos de um aluno?...12 Como definir descontos com perdas progressivas nos boletos de um aluno?...15 Como definir um desconto diferente a partir de um determinado mês?...21 Como definir os critérios para a renovação de matrícula?...27 Como configurar Planos de Pagamento?...32 Boletos...33 Quais são os critérios para que um boleto seja exibido para alunos, familiares e equipe interna?...34 Como criar uma Remessa bancária?...35 Ficha Financeira...36 Como alterar o responsável financeiro de um aluno?...37

3 Planos de Pagamento Page 3

4 Como atribuir um plano de pagamento a um aluno? Os planos de pagamento podem ser atribuídos: Durante a matrícula do novo aluno. Quando o aluno é promovido ao período seguinte. Manualmente, através da ficha financeira do aluno. Atribuição através da ficha financeira do aluno Pesquise o aluno e clique em Ficha Financeira para abrir sua ficha financeira. Na ficha financeira do aluno, verifique se o plano já foi atribuído ao aluno. Caso não tenha sido, clique em Incluir plano para o aluno. Page 4

5 Selecione o plano desejado e clique em Criar. O sistema avisará que irá recarregar a ficha para que as informações de cobrança sejam atualizadas com o novo plano. Clique em OK. Page 5

6 O novo plano é incluído, e os débitos e faturas relativas ao mesmo aparecerão nas respectias abas. Page 6

7 Para cancelar alguma das faturas ou débitos gerados pelo plano Pode ser que seja necessário cancelar algumas das faturas geradas pelo plano. Por exemplo, se o aluno tiver entrado no meio do período e for isentado de pagar os meses anteriores à sua entrada. Veja como cancelar faturas e/ou débitos neste artigo. Page 7

8 Como cancelar ou excluir faturas ou débitos de um aluno? O cancelamento de uma fatura ou de um débito pode ocorrer por algumas razões: Alunos que entram após o início das aulas e a instituição isenta do pagamento das meses antes da matrícula. Alunos que cancelam a matrícula ou pedem transferência. Nesse caso, as faturas com vencimento após a saída do aluno devem ser canceladas. Já a exclusão é uma situação atípica, e deve ocorrer apenas para faturas e débitos que tenham sido criados manualmente. Cancelamento X Exclusão Cancele faturas e débitos oriundos de planos de pagamento e outros fatos geradores. Não os exclua. Exclua faturas e débitos que tenham sido criados manualmente, através das opções de Nova fatura e Criar Novo débito. Para cancelar uma fatura ou débito a faturar Edite a fatura ou débito, marque como cancelado(a) e grave. As imagens a seguir exemplificam o procedimento para uma fatura e depois para um débito. Page 8

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12 Como alterar o dia de vencimento dos boletos de um aluno? Se o responsável pelo aluno solicita que os seus boletos vençam em uma data diferente do padrão do plano, é possível definir um outro dia padrão de vencimento, apenas para o aluno. Na Ficha Financeira do aluno, na seção Situação no período letivo, clique em Editar. Digite o novo dia de vencimento padrão para o aluno e clique em Gravar. Page 12

13 O sistema irá recarregar a ficha financeira para que os vencimentos sejam atualizados. Clique em OK. Page 13

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15 Como definir descontos com perdas progressivas nos boletos de um aluno? Os descontos com perda progressiva permitem definir descontos diferenciados dependendo da data em que o pagamento seja realizado. No exemplo, vamos cadastrar um desconto nas seguintes condições: Pagamento até o dia 05, desconto de R$ 50,00 Pagamento até o dia 10, desconto de R$ 40,00 Pagamento até o dia 15, desconto de R$ 30,00 Pagamento até o dia 20, desconto de R$ 20,00 Após o dia 20, pagamento do valor integral. Antes de definir descontos O aluno deve ter pelo menos um plano de pagamento. Veja neste artigo como incluir planos de pagamento. 2. Se o dia de vencimento do primeiro prazo de desconto for diferente do padrão adotado pelo plano de pagamento (por exemplo, o vencimento é dia 05 mas o responsável solicitou pagar sempre no dia 10), cadastre um dia especial de vencimento para o aluno. Veja neste artigo como fazer isto. 3. Se o aluno já tiver um desconto e for preciso alterar os descontos apenas a partir do próximo mês, por exemplo, mantendo os anteriores, veja este artigo. Definindo o desconto Na ficha financeira do aluno, inclua um desconto no plano desejado. Page 15

16 Preencha os campos de Vencimento inicial e final e motivo de desconto, na parte superior do formulário, e use os campos da seção Desconto com perda progressiva para informar os prazos e descontos até cada um. Não preencha os campos da seção Desconto Regular. Page 16

17 O sistema já coloca como default os dias 5, 10, 15 e 20. É possível alterar os dias. Se houver menos dias, deixe os valores dos dias não utilizados em branco. Se o aluno possuir um dia especial de vencimento, coloque esse dia no 1º prazo. Após informar os valores dos descontos em cada prazo, clique em Criar. O sistema irá recarregar a ficha financeira para atualizar as informações de desconto. Clique em Ok. Page 17

18 Para verificar se as instruções de cobrança do boleto foram geradas de acordo com o esperado, clique na aba Faturas, e depois, em uma das faturas afetadas pelo desconto, clique em Exibir. Page 18

19 Role para a parte inferior, e verifique as instruções de cobrança: As instruções podem ser verificadas nos boletos também. Clique em Boletos e abra um dos boletos afetados pelo desconto: Page 19

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21 Como definir um desconto diferente a partir de um determinado mês? Se o aluno já possui um desconto cadastrado em um plano de pagamento, e por alguma razão este desconto será alterado a partir de um determinado mês, é necessário: Alterar o desconto existente para encerrar no mês desejado. Criar um novo desconto, válido a partir do mês seguinte. Alterando o desconto existente Clique no desconto para abrir a grade de descontos, e depois clique em Editar. Page 21

22 Altere o vencimento final e clique em Gravar. Page 22

23 A ficha financeira será recarregada para atualizar o desconto. clique em Ok. Verifique que o desconto está sendo aplicado até o novo vencimento final informado. Page 23

24 Cadastrando o novo desconto O cadastramento do novo desconto é feito da mesma forma que a inclusão do primeiro desconto. Clique sobre os descontos para abrir a subgrade de descontos, e clique em Incluir desconto. Informe os detalhes do novo desconto e clique em Gravar. Veja neste artigo como informar um desconto com perda progressiva. O vencimento inicial deve ser posterior ao vencimento final do desconto existente. No Page 24

25 exemplo, o desconto existente termina em 30/04/2017, então o novo desconto deve iniciar em 01/05/2017 ou em data posterior. Page 25

26 Após recarregar a ficha financeira, os dois descontos aparecem no plano de pagamento. Este processo pode ser repetido no futuro para acrescentar um terceiro desconto, se necessário. Não há limite de quantidade de descontos que um plano de pagamento de um aluno pode receber, desde que não haja sobreposição do intervalo de vencimentos iniciais e finais. Page 26

27 Como definir os critérios para a renovação de matrícula? Os critérios de renovação de matrícula definem para uma oferta de curso ou de disciplina, que faturas (boletos) serão disponibilizados e, em consequência, influenciam na liberação do kit de matrícula. Veja as regras de liberação neste artigo. Configuração dos critérios A definição dos critérios de renovação é feita na opção Configurar planos de pagamento, do menu Cobrança/Configuração. IMPORTANTE: você deve ter alternado para o período de matrícula para fazer estas configurações. Os critérios se aplicam somente aos alunos antigos Aptos. Alunos novos, ou antigos Matriculados (ou Matriculados com Pendência de Documentação) enxergam todos os boletos. Page 27

28 Selecione a aba Planos, Cotas e Classes e em seguida a sub aba Critérios de renovação. Clique em Criar Novo(a). Page 28

29 Os campos disponíveis para definir um critério são: Oferta de Curso: A oferta de curso (no ano de matrícula) a que o critério se aplica. Ativo: Se o critério está ativo ou não. Critérios desativados são desconsiderados, como se não existissem. Data da Liberação: Data em que os boletos começarão a aparecer. Faturas com Vencimento Até: Se informada, o critério será aplicado às faturas do período de matrícula com vencimento até esta data, somente. Apenas Aptos Confirmados: Se marcado, apenas alunos Aptos que estejam confirmados verão os boletos. Isto exclui os apenas Aptos (não confirmados). Apenas Se Desconto Revisto: Se marcado, apenas alunos que tiveram o desconto revisto na migração de descontos, ou que o desconto foi marcado como revisto na ficha financeira, verão os boletos. Período Letivo Anterior: Informa qual o período letivo anterior a que os próximos campos se referem. Situações Permitidas no Período Anterior: Que situações o aluno deve ter no período anterior para permitir que os boletos do período de matrícula apareçam. Digite as letras das situações. Exemplo: MP (Matriculado e Matriculado com Pendência de Documentação). Período Anterior Quitado Até a Data: Se marcado, indica que os boletos relativos ao período anterior que vencem até a data de hoje devem estar quitados. Page 29

30 Período Anterior Completamente Quitado: Se marcado, indica que todos os boletos relativos ao período anterior devem estar quitados, inclusive os que ainda não venceram. Essa opção torna a opção anterior sem efeito. A que alunos os critérios são aplicados Situação no período de matrícula Novos ou Antigos que estejam Matriculados ou com Pendência de documentação. Novos que estejam Aptos. Antigos que estejam Aptos. Antigos Transferidos. Novos ou antigos Cancelados. Boletos disponíveis Todos, independente de critérios de renovação. Todos, independente de critério de renovação ou confirmação. Todos, se não houver critério definido, ou os definidos pelo critério. Apenas os boletos já vencidos. Se não houver critério definido, todos. Se houver, nenhum boleto, independente do critério. Campos da definição de uma cota Além dos critérios, os seguintes campos das definições de cotas influenciam se um aluno pode ou não visualizar um determinado boleto: Apenas se Cadastro Confirmado: Somente alunos aptos cujo cadastro esteja confirmado (Apto Confirmado) ou alunos Matriculados verão o boleto. Apenas se Matriculado: Apenas alunos matriculados verão o boleto. Page 30

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32 Como configurar Planos de Pagamento? Essa funcionalidade permite a elaboração de Planos de Pagamento, para que possam, posteriormente, ser atribuidos a instituições, ofertas de curso, turmas, ou alunos. No menu Cobrança, siga a opção Configuração, e selecione Configurar planos de pagamento: Na aba Planos, Cotas e Classes, existem quatro subdivisões: Estrutura de Cobrança, Classes de Cobrança, Tipos de cotas e Critérios de renovação. Page 32

33 Boletos Page 33

34 Quais são os critérios para que um boleto seja exibido para alunos, familiares e equipe interna? Critérios iniciais 1. A fatura correspondente não está quitada ou cancelada. 2. O saldo da fatura é maior do que zero. 3. A fatura não possui pagamentos. 4. O aluno não se encontra nas situações 'X', 'Y' ou 'Z' 'Não renovado'. 5. O grupo de faturamento não exige o registro dos boletos, ou o boleto está registrado. Alunos matriculados Satisfeitos os critérios iniciais acima, e estando o aluno matriculado, o boleto será disponibilizado para alunos, familiares e equipe interna. Alunos não matriculados Mesmo satisfeitos os critérios iniciais acima, os seguintes critérios ainda se aplicam no caso de alunos não matriculados: 1. Se a fatura possui algum débito com o indicador 'Apenas se matriculado', o boleto não será emitido. 2. Se a fatura possui algum débito com o indicador 'Apenas se cadastro confirmado', e o aluno é antigo e não completou o primeiro passo da rematrícula (confirmação de dados cadastrais), o boleto não será emitido. 3. Se nenhuma dos dois itens acima bloquear a emissão do boleto e o usuário for interno, o mesmo será emitido. 4. Se for um usuário externo (aluno ou responsável), ou o acesso for feito através de link recebido via , o boleto será emitido se o seu vencimento estiver dentro do intervalo de dias entre a data atual e os parâmetros de instalação 'maximo de dias de atraso para boletos' e 'maximo de dias a frente para boletos'. Estes parâmetros podem ser alterados no caso de uso 'Manter parâmetros sinalizadores do sistema'. Page 34

35 Como criar uma Remessa bancária? Page 35

36 Ficha Financeira Page 36

37 Como alterar o responsável financeiro de um aluno? O responsável financeiro por um aluno aparece nos boletos e nas listagens financeiras em geral, e é quem é cobrado nas cartas de cobrança e listas de inadimplentes. A informação é por período letivo. Alterar o responsável em um período letivo não altera nos demais períodos. Cadastre o responsável ou verifique se os dados estão corretos, caso já esteja cadastrado Em Cadastro/Manutenção do cadastro/cadastro de alunos: 1. Pesquise na aba Pessoas se o responsável já existe no sistema. Caso não exista, inclua. Certifique-se de que os campos a seguir estejam corretamente preenchidos, seja na inclusão ou na edição, caso já exista: 2. Nome completo. 3. Marcado como familiar. 4. Não falecido. 5. CPF correto. Page 37

38 Pesquise o aluno e altere o responsável financeiro do período letivo desejado 1. Na aba Alunos, pesquise o aluno. 2. Clique em Responsáveis, cobrança, datas. 3. Localize a linha que corresponde ao período letivo desejado. 4. Clique em Alterar responsáveis e dados de cobrança, e, no formulário que se abrirá, altere o Responsável financeiro. Page 38