Diretrizes de Comunicação de Projetos Sistema de Gestão da Qualidade

de 22 Sumário 1. DIRETRIZ DE COMUNICAÇÃO... 3 1.1. Objetivo... 3 1.2. Público Alvo... 3 2. Modelos de Notificações das Informações... 3 2.1. AVALIAR A VIABILIDADE DO PROJETO... 3 2.1.1. Notificação Solicitando Avaliação de Projeto Negociado na Venda... 3 2.1.2. Notificação Solicitando Avaliação de Projeto Estratégico para o Departamento... 4 2.1.3. NOTIFICAÇÃO DE ATRIBUIÇÃO DE PROJETO... 5 2.1.4. Notificação de Inviabilidade de Projeto... 6 2.1.5. Notificação de Aprovação de Artefatos... 7 2.2. DEFINIR CRONOGRAMA PRELIMINAR... 8 2.2.1. Notificação Preliminar de Projeto... 8 2.2.2. Notificação de Aprovação de Escopo... 8 2.2.3. Notificação de Aprovação do Escopo (Cliente)... 9 2.3. ELABORAR / REELABORAR PLANO DE PROJETO... 10 2.3.1. Notificação Solicitando Aprovação da Viabilidade do Projeto e do Plano de Projeto... 10 2.3.2. Notificação de Viabilidade e Aprovação do plano de Projeto... 10 2.3.3. Notificação Solicitando Aprovação do Plano de Projeto... 11 2.3.4. Notificação de Alinhamento de Expectativas das Entregas (Representante Externo)... 12 2.4. REALIZAR ENTREGAS... 12 2.4.1. Notificação de Entrega de Produto... 12 2.5. REALIZAR MARCO DO PROJETO... 13 2.5.1. Notificar Realização do Marco do Projeto... 14 2.6. ACOMPANHAR EXECUÇÃO DO PROJETO... 14 2.6.1. Notificação de Acompanhamento de Projeto... 14 2.7. SOLICITAR MUDANÇA... 15 2.7.1. Notificação para Avaliar Mudança de Escopo... 15 2.7.2. Notificação para Aprovação de Mudança em Projeto... 16 2.8. GERENCIAR MUDANÇA NO PROJETO... 16 2.8.1. Notificação de Mudança em Projeto Aprovada... 16 2.8.2. Notificação de Reprovação da Solicitação de Mudança... 17 2.8.3. Notificação de Aprovação de Mudança em Escopo (cliente)... 18 2.9. ENCERRAR PROJETO... 19 2.9.1. Notificação de Encerramento de Projeto (Cliente ou Representante)... 19 2.9.2. Notificação de Encerramento de Projeto (Interno)... 20

de 22 2.10. APROVAÇÃO DE BASELINE... 20 2.10.1. Notificação Informando que uma Nova Baseline foi Aprovada... 20 2.11. EXECUTAR GERENCIA DE CONFIGURAÇÃO... 21 2.11.1. Notificação Informando Inconsistência no Resultado da Auditoria de Configuração... 21 2.11.2. Notificação Informando a Realização da Auditoria de Configuração... 22

de 22 1. DIRETRIZ DE COMUNICAÇÃO 1.1. OBJETIVO O presente documento tem por objetivo, definir diretrizes de comunicação a serem utilizadas pelos projetos, visando a disseminação correta e eficaz das atividades e produtos. Essa diretriz vai direcionar a equipe na realização de um processo de comunicação eficaz onde serão contemplados: a identificação do público-alvo (quem são as partes interessadas em receber uma determinada informação), a determinação dos objetivos da comunicação (por que queremos transmitir essa informação), a elaboração da mensagem, a seleção dos meios de comunicação. 1.2. PÚBLICO ALVO Quando emitimos uma mensagem, é necessário identificar quem são as pessoas que irão receber essa informação. No contexto de atuação das atividades desenvolvidas nos Projetos, podemos identificar os receptores de acordo com o DA.GPR.003 - Diretriz de Papéis e Recursos. 2. MODELOS DE NOTIFICAÇÕES DAS INFORMAÇÕES 2.1. AVALIAR A VIABILIDADE DO PROJETO 2.1.1. NOTIFICAÇÃO SOLICITANDO AVALIAÇÃO DE PROJETO NEGOCIADO NA VENDA Tem por objetivo solicitar avaliação para início de um projeto, para demandas negociadas na venda. Freqüência: A cada nova negociação recebida pela implantação; Responsável: Representante da implantação; Público Alvo: Gerente do Portifólio de Projetos. Assunto: Notificação de Avaliação de Projeto [Nome do cliente] Anexos: N/A <<saudação >>, Solicito avaliação para início de um projeto, para as seguintes demandas (chamados) negociadas na venda: - 99999 [números de todos os chamados abertos]. - 99999

de 22-99999 -... Aguardo contato futuro para alinhamento das datas de entrega. Os documentos de pré-venda referente ao cliente [Identificação do Cliente] estão disponíveis no sistema de gerenciamento de projetos de implantação. <Assinatura padrão para e-mails adotada pela PC Sistemas> 2.1.2. NOTIFICAÇÃO SOLICITANDO AVALIAÇÃO DE PROJETO ESTRATÉGICO PARA O DEPARTAMENTO Tem por objetivo solicitar avaliação para início de um projeto, para demandas internas de criação de novos produtos ou assuntos estratégicos da diretoria de produto. Freqüência: A cada novo produto a ser criado ou Conforme necessidade da Diretoria de Produto; Responsável: Diretor de Produto ou Gerente de Desenvolvimento; Público Alvo: Escritório de Projetos de Desenvolvimento. Assunto: Notificação de Avaliação de Projeto [Nome do cliente] Anexos: N/A <<saudação >>, Solicito avaliação do escopo detalhado abaixo para início de projeto. Os recursos disponíveis para este projeto serão: Papel Nome Patrocinador <nome do patrocinador do projeto - obrigatório> Líder Técnico <nome do responsável técnico pelo projeto caso seja mais de um incluir separador por vírgula - obrigatório> Representante externo do <nome do representante externo do cliente > cliente Representante do cliente <Nome de alguém da PC que representa os interesses do cliente> <Inserir outros papéis pertinentes> Detalhamento do escopo:

de 22 Item Descrição Benefício 1 <Descrever a necessidade, ou seja, O QUÊ precisa ser entregue, qual o problema a ser <É indispensável descrever o MOTIVO/BENEFíCIO desta solicitação. No motivo deve ficar bem claro os resolvido. Aqui não é necessário descrever o benefícios a serem obtidos com o sucesso no COMO. É importante descrever o maior número de detalhes a respeito da solicitação, para que seja possível o entendimento real da atendimento da necessidade descrita e também o que deixará de ser ganho caso esta solicitação não seja atendida>. necessidade >. Restrições/Premissas/Considerações: <Descrever aqui as premissas, considerações e ou restrições da solicitação. As premissas relatam as condições, os recursos e outras questões das quais a solicitação dependa para seu sucesso e que, no entanto, não podem ser garantidas pelo responsável. As restrições definem as limitações as quais a solicitação está submetida. Por exemplo, um prazo final para entrega do produto estabelecido por um contrato é uma restrição. Considerações são observações relatadas pelo analista que podem influenciar o resultado da solicitação>. <Assinatura padrão para e-mails adotada pela PC Sistemas> 2.1.3. NOTIFICAÇÃO DE ATRIBUIÇÃO DE PROJETO Tem por objetivo notificar ao Gerente de Projetos a atribuição de responsabilidade sobre um determinado projeto. Freqüência: Após a avaliação de uma solicitação de projeto e a solicitação ser considerada prioritária; Responsável: Gerente do Portifólio de Projetos; Público Alvo: Gerente de Projetos. Assunto: Notificação de Atribuição de Projeto [Identificação do Cliente] Anexos: N/A <<Nome do GP>> <<saudação >>, Venho por meio deste notificar que este projeto a partir de hoje, está sob sua responsabilidade.

de 22 [Início da seção para demandas estratégicas ou lançamento de produto] O objetivo do projeto será atender às seguinte(s) necessidade(s): - Descrever as necessidades [Fim da seção para demandas estratégicas ou lançamento de produto] [Início da seção somente para demandas negociadas na venda]. As demandas do cliente [Identificação do Cliente] descritas abaixo deverão ser tratadas de forma [Gerenciada ou Acompanhada]. Os chamados abertos para este assunto são: - 99999 [números de todos os chamados abertos]. - 99999-99999 -... [Fim da seção somente para negociadas na venda]. Seguem abaixo dados relevantes do projeto. Recursos disponíveis: Papel Patrocinador Representante do Fornecedor Representante externo do cliente Representante do cliente Nome <Nome do patrocinador do projeto - obrigatório> <Nome do Representante do Fornecedor, caso seja mais de um incluir separador por vírgula - obrigatório> <nome do representante externo do cliente > <Nome de alguém da PC que representa os interesses do cliente> <Inserir outros papéis pertinentes> Fico no aguardo das informações do planejamento do projeto para avaliação. <Assinatura padrão para e-mails adotada pela PC Sistemas> 2.1.4. NOTIFICAÇÃO DE INVIABILIDADE DE PROJETO Tem por objetivo notificar aos envolvidos sobre a inviabilidade de determinado projeto. Freqüência: Eventual. Sempre que for identificada a inviabilidade do projeto;

de 22 Responsável: Gerente do Portifólio de Projetos; Público Alvo: Solicitante do Projeto e Stakeholders. Assunto: Notificação de Inviabilidade do Projeto [Identificador do Projeto] Anexos: N/A Venho dar ciência da inviabilidade do projeto [identificador do projeto] referente ao(s) cliente(s) [identificação do cliente] por motivos [técnicos/financeiros/humanos e/ou comercial(descrever os motivos)]. 2.1.5. NOTIFICAÇÃO DE APROVAÇÃO DE ARTEFATOS Tem por objetivo notificar ao Gerente do Portifólio de Projetos que um documento do projeto necessita de sua aprovação Freqüência: Após um documento, que necessite de autorização, estar pronto; Público Alvo: Gerente do Portifólio de Projetos. Assunto: Notificação de Aprovação de Artefato [Identificação do projeto] Anexos: Documento/Artefato a ser aprovado. <<Nome do GP>> <<saudação >>, Venho por meio deste solicitar aprovação do documento/artefato em anexo. O retorno deverá ser realizado até o dia <<99/99/9999>>.

de 22 2.2. DEFINIR CRONOGRAMA PRELIMINAR 2.2.1. NOTIFICAÇÃO PRELIMINAR DE PROJETO Tem por objetivo notificar a todos os participantes sobre o Cronograma Preliminar de um determinado projeto. Forma de apresentação preferencial: e-mail Periodicidade: A cada novo planejamento inicial concluído Publico Alvo: Gerente do Portifólio de Projetos, Patrocinador, Representante do Fornecedor e Representante do Cliente (Analista de Negócio ou Help Desk para clientes em implantação). Assunto: Notificação de Cronograma Preliminar [Identificador do Projeto] Anexos: Cronograma Preliminar (PDF ou JPG) Venho por meio deste, dar ciência a todos sobre o Cronograma Preliminar para o Projeto [identificador do projeto] referente ao cliente [identificação do cliente]. Segue em anexo o Cronograma Preliminar. 2.2.2. NOTIFICAÇÃO DE APROVAÇÃO DE ESCOPO Tem por objetivo obter a aprovação dos requisitos pelo Representante do Fornecedor. Forma de apresentação preferencial: E-mail ou reunião; Periodicidade: A cada novo projeto; Publico alvo: Representante do Fornecedor e Representante do Cliente (Analista de Negócio ou Help Desk para clientes em implantação) Assunto: Solicitação de Aprovação do Escopo do Projeto [Identificador do Projeto]

de 22 Anexos: Escopo do Projeto / Checklist Aprovação de Requisitos do Fornecedor (somente para o Representante do Fornecedor). Venho por meio deste, informar sobre o início do projeto [identificador do projeto]. Solicito confirmação de recebimento e Aprovação do Escopo através do preenchimento do checklist em anexo, que deve ser enviado por email até o dia <data>. [Detalhes relevantes a respeito do inicio e/ou lançamento do projeto. Se houver despesas adicionais mencioná-las aqui.] <Assinatura padrão para e-mails adotada pela PC Sistemas> 2.2.3. NOTIFICAÇÃO DE APROVAÇÃO DO ESCOPO (CLIENTE) Tem por objetivo obter a aprovação dos requisitos pelo Representante Externo do Cliente. Forma de apresentação preferencial: E-mail ou reunião; Periodicidade: A cada novo projeto; Publico alvo: Representante Externo do Cliente. Assunto: Informações de Início do Projeto [Identificador do Projeto] Anexos: Escopo do Projeto e Checklist Aprovação de Requisitos Cliente. Venho por meio deste, informar sobre o início do projeto [identificador do projeto]. Solicito confirmação de recebimento e Aprovação do Escopo através do preenchimento do checklist em anexo, que deve ser enviado por email até o dia <data>. [Detalhes relevantes a respeito do inicio e/ou lançamento do projeto. Se houver despesas adicionais mencioná-las aqui.]

de 22 <Assinatura padrão para e-mails adotada pela PC Sistemas> 2.3. ELABORAR / REELABORAR PLANO DE PROJETO 2.3.1. NOTIFICAÇÃO SOLICITANDO APROVAÇÃO DA VIABILIDADE DO PROJETO E DO PLANO DE PROJETO Tem por objetivo notificar ao Gerente do Portifólio de Pojetos e/ou Patrocinador sobre o planejamento de um determinado projeto e obter aceitação da Viabilidade do Projeto e aprovação do Plano de Projeto. Forma de apresentação preferencial: e-mail ou reunião de apresentação; Periodicidade: A cada novo projeto planejado; Publico alvo: : Gerente do Portifólio de Projetos e/ou Patrocinador. Assunto: Solicitação de Aprovação da Viabilidade do Projeto e Aprovação do Plano do Projeto [Identificador do Projeto] Anexos: Plano do Projeto / Checklist de Comprometinto com o Plano de Projeto Venho por meio deste, dar ciência sobre o planejamento do projeto [identificador do projeto] referente ao cliente [identificação do cliente]. O Plano do Projeto está em anexo e todos os demais artefatos estão referenciados no Plano. Solicito confirmação de recebimento deste e-mail e as aprovações da Viabilidade do Projeto e Plano de Projeto, após as aprovações a fase de execução será iniciada. O aceite do Plano de Projeto deverá ser feito através do preenchimento do checklist em anexo, que deve ser enviado por e-mail (utilizar tamplete definido no Diretriz de Comunicação de Projetosaté o dia <data>. 2.3.2. NOTIFICAÇÃO DE VIABILIDADE E APROVAÇÃO DO PLANO DE PROJETO Tem por objetivo notificar ao Gerente de Projeto sobre a Viabilidade de determinado projeto.

de 22 Freqüência: Eventual. Após a aprovação do Plano de Projeto; Responsável: Gerente do Portifólio de Projetos ou Patrocinador; Público Alvo: Gerente de Projetos. Assunto: Notificação de Viabilidade e Aprovação do Plano de Projeto [Identificador do Projeto] Anexos: Checklist de Comprometimento com o Plano de Projeto preenchido Venho dar ciência da Viabilidade do Projeto [identificador do projeto] referente ao(s) cliente(s) [identificação do cliente] por motivos [técnicos/financeiros/humanos e/ou comercial(descrever os motivos)]. 2.3.3. NOTIFICAÇÃO SOLICITANDO APROVAÇÃO DO PLANO DE PROJETO Tem por objetivo notificar a todos os participantes sobre o planejamento de um determinado projeto e obter aceitação para início da execução. Forma de apresentação preferencial: e-mail ou reunião de apresentação; Periodicidade: A cada novo projeto planejado; Publico alvo: : Representante do Cliente (Analista de Negócio ou Help Desk para clientes em implantação) e Representante do Fornecedor. Assunto: Notificação Solicitando Aprovação do Plano de Projeto [Identificador do Projeto] Anexos: Plano do Projeto / Checklist de Comprometimento com o Plano de Projeto. Venho por meio deste, dar ciência a todos sobre o planejamento do projeto [identificador do projeto] referente ao cliente [identificação do cliente].

de 22 O Plano do Projeto está em anexo e todos os demais artefatos estão referenciados no Plano. Solicito confirmação de recebimento e aceite deste Plano para início da fase de execução do projeto. O aceite do Plano deverá ser feito através do preenchimento do checklist em anexo, que deve ser enviado por email até o dia <data>. 2.3.4. NOTIFICAÇÃO DE ALINHAMENTO DE EXPECTATIVAS DAS ENTREGAS (REPRESENTANTE EXTERNO) Tem por objetivo alinhar com o representante externo do cliente sobre o Cronograma. Forma de apresentação preferencial: E-mail; Periodicidade: A cada novo produto a ser entregue; Publico alvo: Representante Externo do Cliente. Assunto: Alinhamento de Expectativas de Entrega [Identificador do Projeto] Anexos: Cronograma, EAP e Escopo do Projeto Venho por meio deste, apresentar o Cronograma, a EAP e o Escopo do projeto [identificador do projeto]. O Escopo do projeto está demonstrado através dos chamados inseridos dentro da fase de execução do cronograma em anexo. Caso existam considerações a respeito favor informá-las no email de retorno. <Assinatura padrão para e-mails adotada pela PC Sistemas> 2.4. REALIZAR ENTREGAS 2.4.1. NOTIFICAÇÃO DE ENTREGA DE PRODUTO Tem por objetivo notificar ao cliente sobre a entrega de produtos e obter aceitação.

de 22 Periodicidade: A cada produto a ser entregue; Publico alvo: Representante Externo do Cliente, Gerente do Portifólio de Projetos; Critério: obter confirmação de recebimento do cliente. Assunto: Notificação de Entrega de Produtos [Identificador do Projeto] Anexos: Termo de Entrega dos Produtos Venho por meio deste, notificar a entrega dos produtos referentes ao projeto [identificador do projeto]. As versões dos produtos desenvolvidos para esta entrega estão descritas no termo em anexo. As rotinas referenciadas no termo devem ser atualizadas através do WinThor Upgrade. Solicito que atualize as rotinas, realize todos os testes necessários e caso este atenda às necessidades descritas no Pano de Projeto, favor avaliar os seguintes critérios: Todas as entregas planejadas para o período foram realizadas? Os produtos entregues no período atendem às necessidades descritas no escopo do projeto? A qualidade dos produtos entregues foi satisfatória? A usabilidade dos produtos entregues foi satisfatória? A performance dos produtos entregues foi satisfatória? Os produtos entregues foram utilizados sem problemas ou dificuldades? Aguardamos retorno sobre estes critérios até o dia [informar data limite], caso não haja retorno, será considerado como produto aceito em conformidade com estes critérios. Obs.: Favor responder confirmando o recebimento deste email. Coloco-me a disposição, para esclarecimentos que se fizerem necessários. <Assinatura padrão para e-mails adotada pela PC Sistemas> 2.5. REALIZAR MARCO DO PROJETO

de 22 2.5.1. NOTIFICAÇÃO DE ACOMPANHAMENTO DE MARCO DO PROJETO Tem por objetivo informar às partes interessadas sobre o andamento do projeto em um determinado marco do projeto. Periodicidade: De acordo com cronograma do projeto; Publico alvo: Patrocinador e Gerente do Portifólio de Projetos. Assunto: Notificação de Acompanhamento do Marco do Projeto [Identificador do Projeto] Anexos: Relatório de Marco Venho por meio deste, encaminhar o Relatório de Marco do projeto [identificador do projeto] do cliente [identificador do cliente (para projetos gerenciados)], referente ao período de [período de acompanhamento]. Aguardo retorno sobre parecer da viabilidade do projeto até o dia 99/99/9999. Coloco-me a disposição, para esclarecimentos que se fizerem necessários. 2.6. ACOMPANHAR EXECUÇÃO DO PROJETO 2.6.1. NOTIFICAÇÃO DE ACOMPANHAMENTO DE PROJETO Tem por objetivo informar às partes interessadas sobre o acompanhamento de um projeto, identificando quais as atividades realizadas no período, riscos identificados e eventos significantes que aconteceram no período do acompanhamento. Periodicidade: De acordo com cronograma do projeto; Publico alvo: Representante do Cliente (Analista de Negócio ou Help Desk para clientes em implantação), Representante do Fornecedor, Gerente do Portifólio de Projetos e Patrocinador.

de 22 Assunto: Notificação de Acompanhamento do Projeto [Identificador do Projeto] Anexos: Relatório de Acompanhamento Venho por meio deste, encaminhar o relatório de acompanhamento do Projeto [identificador do projeto] do cliente [identificador do cliente (para projetos gerenciados)], referente ao período de [período de acompanhamento]. Coloco-me a disposição, para esclarecimentos que se fizerem necessários. 2.7. SOLICITAR MUDANÇA 2.7.1. NOTIFICAÇÃO PARA AVALIAR MUDANÇA DE ESCOPO Tem por objetivo informar ao Representante do Fornecedor que deve ser convocada reunião do Comitê de Desenvolvimento para avaliação de mudança de escopo. Periodicidade: Assim que a solicitação de mudança em escopo esteja devidamente preenchida; Público Alvo: Representante do Fornecedor e Help Desk quando tratar de projeto de implantação negociado na venda. Assunto: Solicitação para Avaliar Mudança de Escopo [Id do projeto] Anexos: Solicitação de Mudança em Escopo e Escopo Refinado. <<saudação >>, Segue o documento de Solicitação de Mudança em Escopo para proceder com avaliação junto ao Comitê de Desenvolvimento. Favor preencher o RQ.GPR.002 - Escopo Refinado. A atividade deverá ser realizada no período de 99/99/9999 até 99/99/9999.

de 22 Atenciosamente, 2.7.2. NOTIFICAÇÃO PARA APROVAÇÃO DE MUDANÇA EM PROJETO Tem por objetivo obter aprovação da Equipe de Controle da Configuração sobre a solicitação de alteração em projeto. Periodicidade: A cada solicitação de alteração em projeto; Publico alvo: Equipe de Controle da Configuração. Assunto: Notificação para Aprovação de Mudança em Projeto [Identificador do Projeto] Anexos: Solicitação de Mudança em Projeto Venho por meio deste, enviar a solicitação de alteração do projeto [identificador do projeto] referente ao cliente [identificação do cliente]. Favor realizar a avaliação da solicitação e retornar o parecer até o dia <dd/mm/aaaa>. Segue em anexo solicitação da alteração com as devidas justificativas. Coloco-me a disposição, para esclarecimentos que se fizerem necessários. 2.8. GERENCIAR MUDANÇA NO PROJETO 2.8.1. NOTIFICAÇÃO DE MUDANÇA EM PROJETO APROVADA Tem por objetivo informar a todos os principais interessados a respeito de mundaça em projeto aprovada. Periodicidade: A cada solicitação de alteração de projeto aprovada;

de 22 Publico alvo: Representante do Cliente (Analista de Negócio ou Help Desk para clientes em implantação), Representante do Fornecedor, Gerente do Portifólio de Projetos e Patrocinador. Assunto: Notificação de Mudança em Projeto [Identificador do Projeto] Anexos: Solicitação de Mudança em Projeto, Plano de Ação para Ocorrência e os artefatos que sofreram alteração (ex. cronograma, EAP, etc) Venho por meio deste, informar sobre alteração do projeto [identificador do projeto] referente ao cliente [identificação do cliente]. Segue em anexo solicitação da alteração com as devidas justificativas e todos os artefatos que foram alterados. Coloco-me a disposição, para esclarecimentos que se fizerem necessários. 2.8.2. NOTIFICAÇÃO DE REPROVAÇÃO DA SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA Tem por objetivo informar e justificar a todos os principais interessados a respeito da reprovação da solicitação de mudança. Forma de apresentação preferencial: e-mail Periodicidade: A cada solicitação de alteração de projeto reprovada; Publico alvo: Solicitante de Mudança, Representante do Cliente (Analista de Negócio ou Help Desk para clientes em implantação), Representante do Fornecedor, Gerente do Portifólio de Projetos e Patrocinador. Assunto: Notificação de Mudança em Projeto [Identificador do Projeto] Anexos: Solicitação de Mudança em Projeto e os artefatos que sofreram alteração (ex. cronograma, EAP, etc)

de 22 Venho por meio deste, informar que a alteração solicitada no projeto [identificador do projeto] referente ao cliente [identificação do cliente] foi reprovada pelo(s) seguinte(s) motivo(s): [explicar o motivo da reprovação]. Segue em anexo solicitação da alteração com as devidas justificativas e todos os artefatos que foram alterados. Coloco-me a disposição, para esclarecimentos que se fizerem necessários. 2.8.3. NOTIFICAÇÃO DE APROVAÇÃO DE MUDANÇA EM ESCOPO (CLIENTE) Tem por objetivo solicitar avaliação e possível aprovação do documento de solicitação de mudança em escopo produzido para um determinado projeto. Freqüência: Após o preenchimento do documento de solicitação de mudança em escopo; Público Alvo: Represetante Externo do Cliente, Help Desk (se negociado na venda). Assunto: Aprovação em Mudança de Escopo: [Id do projeto]. Anexos: Solicitação de Mudança em Projeto e Escopo Refinado <<saudação >>, Segue o documento de solicitação de mudança em escopo e documento do Escopo Refinado para proceder com avaliação. Favor fazer leitura detalhada e retornar se o conteúdo condiz com a necessidade levantada. A validação dos documentos em anexo deve ser concluída até o dia 99/99/9999. Caso exista alguma alteração favor encaminhar também por email. Atenciosamente, <Assinatura padrão para e-mails adotada pela PC Sistemas>

de 22 2.9. ENCERRAR PROJETO 2.9.1. NOTIFICAÇÃO DE ENCERRAMENTO DE PROJETO (CLIENTE OU REPRESENTANTE) Tem por objetivo notificar o cliente ou representante do cliente sobre o encerramento de um determinado projeto. Forma de apresentação preferencial: e-mail ou trâmite no chamado do projeto; Periodicidade: A cada projeto encerrado; Publico alvo: Patrocinador, Representante do Cliente (Analista de Negócio ou Help Desk para clientes em implantação) ou Representante Externo do Cliente (somente para projetos gerenciados). Assunto: Notificação de Encerramento de Projeto [Identificador do Projeto] Anexos: Termo de Entrega dos Produtos Venho por meio deste, notificar o encerramento do projeto [identificador do projeto] referente ao cliente [identificação do cliente]. <Caso não existam entregas, informar o motivo do encerramento sem as devidas entregas. Obs.: A seção abaixo não precisará ser descrita no email em caso de inviabilidade do projeto>. Seguem abaixo questões a serem preenchidas: 1. Todas as entregas definidas no Escopo do projeto foram realizadas? 2. O custo ficou dentro do planejado? 3. O prazo de entrega dos produtos do escopo foi realizado conforme planejado? 4. O Projeto pode ser finalizado? 5. Qual o grau de satisfação com o gerenciamento do projeto? (Insatisfeito, Pouco satisfeito, Satisfeito, Muito Satisfeito). 6. Qual o grau de satisfação com a qualidade dos produtos entregues? (Insatisfeito, Pouco satisfeito, Satisfeito, Muito Satisfeito).

de 22 Aguardo retorno até o dia [informar data limite], caso não haja retorno, as respostas para as perguntas 1 a 4 serão consideradas como SIM e a resposta para as perguntas 5 e 6 serão consideradas como Muito Satisfeito. Coloco-me a disposição, para esclarecimentos que se fizerem necessários. <Assinatura padrão para e-mails > 2.9.2. NOTIFICAÇÃO DE ENCERRAMENTO DE PROJETO (INTERNO) Tem por objetivo notificar aos envolvidos sobre o encerramento de um determinado projeto. Periodicidade: Após retorno do representante do cliente referente ao encerramento do projeto; Publico alvo: Representante do Cliente (Analista de Negócio ou Help Desk para clientes em implantação), Representante do Fornecedor, Gerente do Portifólio de Projetos e Patrocinador. Assunto: Notificação de Encerramento de Projeto [Identificador do Projeto] Anexos: Termo de Entrega dos Produtos Venho por meio deste, notificar o encerramento do projeto [identificador do projeto]. <Caso não existam entregas, informar o motivo do encerramento sem as devidas entregas>. Aguardo considerações até <data limite>. Coloco-me a disposição, para esclarecimentos que se fizerem necessários. <Assinatura padrão para e-mails > 2.10. APROVAÇÃO DE BASELINE 2.10.1. NOTIFICAÇÃO INFORMANDO QUE UMA NOVA BASELINE FOI APROVADA Tem por objetivo enviar comunicado aos envolvidos no projeto que uma nova baseline foi aprovada.

de 22 Periodicidade: Assim que a baseline for aprovada; Responsável: Analista de Configuração de Projeto; Público Alvo: Gerente de Projetos, Representante do Cliente (Analista de Negócio ou Help Desk para clientes em implantação) e Gerente do Portifólio de Projetos. Assunto: Notificação de Aprovação de Baseline [Identificador do Projeto] Anexos: NA Venho por meio deste, informar sobre aprovação da Baseline [identificador da baseline] do projeto [identificador do projeto] referente ao cliente [identificação do cliente]. Comunico que todos os artefatos identificados como Produtos de Trabalho (EAP) na DA.GPR.004 estão devidamente aprovados. Coloco-me a disposição, para esclarecimentos que se fizerem necessários. 2.11. EXECUTAR GERENCIA DE CONFIGURAÇÃO 2.11.1. NOTIFICAÇÃO INFORMANDO INCONSISTÊNCIA NO RESULTADO DA AUDITORIA DE CONFIGURAÇÃO Tem por objetivo comunicar inconsistência encontrada durante a realização da Auditória de Configuração. Periodicidade: Após execução da Auditoria de Configuração; Responsável: Analista de Configuração de Projeto; Público Alvo: Gerente de Projetos e Gerente do Portifólio de Projetos. Assunto: Notificação de Inconsistência na Realização da Auditoria de Configuração [Identificador do Projeto] Anexos: Relatório de Auditoria de Configuração preenchido e Plano de Ação para Ocorrência preenchido.

de 22 Venho por meio deste, apresentar o resultado obtido na Auditoria de Configuração e solicitar que o Plano de Ação para Ocorrência seja executado. Coloco-me a disposição, para esclarecimentos que se fizerem necessários. 2.11.2. NOTIFICAÇÃO INFORMANDO A REALIZAÇÃO DA AUDITORIA DE CONFIGURAÇÃO Tem por objetivo comunicar a conclusão da Auditória de Configuração. Periodicidade: Após execução da Auditoria de Configuração; Responsável: Analista de Configuração de Projeto; Público Alvo: Gerente de Projetos e Gerente do Portifólio de Projetos. Assunto: Notificação de Conclusão da Auditoria de Configuração [Identificador do Projeto] Anexos: Relatório de Auditoria de Configuração preenchido Venho por meio deste, apresentar o resultado obtido na Auditoria de Configuração. Coloco-me a disposição, para esclarecimentos que se fizerem necessários.