ROTINA OPERACIONAL PADRÃO

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1 1/5 1. FINALIDADE para padronização e orientação acerca das ferramentas utilizadas na gestão de processos em âmbito institucional. 1.1 Entrada/Insumo Demanda dos gestores para mapeamento de seus processos. 1.2 Produto Resoluções que aprovam os Manuais de Rotinas Operacionais Padrão (ROP) das unidades. 2. FUNDAMENTAÇÃO LEGAL 2.1 Política de referência Regulamento de Gestão Organizacional da UFTM (aguardando aprovação). 2.2 Outras Portaria-TCU Nº 150, de 3 de Julho de 2012; Portaria-TCU Nº 175, de 9 de Julho de 2013; Portaria-TCU Nº 90, de16 de Abril de Portaria-TCU Nº 321, de 30 de Novembro de Obs.: As portarias anuais do Tribunal de Contas da União (TCU) dispõem sobre orientações quanto à elaboração de conteúdos dos relatórios de gestão, requerendo a prestação de informações sobre processos, indicadores, riscos e controle interno. 3. ÂMBITO DE APLICAÇÃO 3.1 Unidade Responsável Divisão de Planejamento Organizacional (DPO)/Pró-Reitoria de Planejamento (). 3.2 Unidades Envolvidas Unidades Organizacionais da UFTM: Pró-Reitorias e Diretorias diversas. 3.3 Usuários/ Clientes Gestores e equipes das unidades. 4. PROCEDIMENTOS DA DISPONIBILIZAÇÃO DO MATERIAL DE APOIO PELA - Preparar e manter atualizados os modelos de documentos a serem utilizados. - Disponibilizar as ferramentas e as instruções necessárias no site institucional da, complementando sempre que necessário. Obs.: Havendo demanda e possibilidade de atendimento, a oferecerá oficinas de mapeamento de processo às equipes, com definição prévia do cronograma de entrega dos trabalhos parciais e final. Serão precedidas de reunião com os gestores da respectiva unidade. - Disponibilizar também uma tabela com a relação das unidades, resoluções e datas de aprovação para controle do prazo de um ano para atualização. DA DOS MACROPROCESSOS E SELEÇÃO DAS EQUIPES PELO GESTOR - Identificar os macroprocessos, podendo para tal considerar as grandes áreas de atuação de sua unidade. A partir da identificação dos macroprocessos, o gestor deverá selecionar as equipes que irão trabalhar no mapeamento de processos de acordo com a área de atuação, ou a seu critério. DA DECOMPOSIÇÃO DOS MACROPROCESSOS EM PROCESSOS E DESTES EM ATIVIDADES

2 2/5 - A(s) equipe(s) irão decompor os macroprocessos, podendo para tal considerar os principais produtos e serviços ofertados por cada área, a fim de identificar quais são os processos que dão origem a estes produtos e serviços. - Decompor cada processo em atividades, considerando a seqüencia lógica por meio da qual o processo é (ou deve ser) regularmente conduzido. Obs.: Para decomposição de cada processo, utilizar o Quadro Resumo de Procedimentos. DA MODELAGEM/DESENHO DO PROCESSO PELA(S) EQUIPE(S) - Baixar o aplicativo de modelagem disponibilizado no site institucional da ; - Abrir o aplicativo e desenhar o fluxograma do processo, com base no Quadro Resumo de Procedimentos, previamente esquematizado. Obs.: Para o desenho dos fluxogramas, deverá ser utilizado o padrão internacional Business Process Modeling Notation (BPMN), que corresponde à notação utilizada pelo próprio aplicativo. Orientações sobre a utilização dos elementos da notação BPM podem ser consultadas no site institucional da. - Salvar o arquivo do fluxograma desenhado para anexar posteriormente à ROP específica. DO PREENCHIMENTO DA ROP PELA(S) EQUIPE(S) - Salvar o formulário de Rotina Operacional Padrão (ROP) disponível no site institucional da. Obs.: O usuário poderá solicitar por à, o arquivo em formato de texto, se preferir. - Preencher a ROP conforme instruções disponíveis no próprio formulário. DA ANÁLISE DO PROCESSO PELA(S) EQUIPE(S) A análise do processo se dá concomitantemente ao preenchimento, uma vez que para inserir as informações solicitadas no formulário a equipe responsável precisa voltar-se ao processo e analisá-lo em todos os aspectos, buscando sempre melhorar o entendimento sobre cada procedimento e sobre o desempenho geral. Obs.: É indispensável providenciar a identificação dos indicadores e metas, análise de risco, e documentos de controle interno envolvidos no processo, que deverão estar no formato apresentado no próprio formulário. DA CONCLUSÃO DA MINUTA DA ROP PELA(S) EQUIPE(S) E APROVAÇÃO DO GESTOR - Conferir se todos os campos estão preenchidos; - Abrir o fluxograma desenhado no aplicativo específico, selecionar todo o conteúdo e copiá-lo. Colar no Anexo I para integrar à ROP. Caso tenha havido alteração após a análise do processo, redesenhar o fluxograma no aplicativo específico antes de anexá-lo. Obs.: Dúvidas sobre a conformidade da ROP ou do fluxograma podem ser sanadas individualmente, por enviado à. - Encaminhar a ROP para aprovação do gestor, que deverá juntar e encaminhar as ROPs à, por meio de memorando autuado via processo, solicitando formalização do Manual de ROPs da unidade. Obs.: O gestor deve aguardar a finalização dos trabalhos das diversas equipes e/ou a conclusão dos mapeamentos em andamento para encaminhá-los de uma só vez ou pode optar pela formalização das ROPs concluídas e aguardar a atualização anual para inclusão daquelas que ainda não foram finalizadas. DA ANÁLISE DAS MINUTAS DAS ROPS E DA PROPOSIÇÃO DE MELHORIAS NOS PROCESSOS - A irá analisar tecnicamente as minutas, conferindo se todos os campos estão corretamente preenchidos, se alguma informação deve ser incluída ou excluída etc. - Analisar os fluxogramas, propondo melhorias no desenho e/ou solicitando maior clareza no fluxo, se for o caso.

3 3/5 - Solicitar verificação das unidades envolvidas acerca dos procedimentos em que foram apontadas interações; - Receber as considerações das unidades envolvidas e anexar ao processo; - Reenviar a minuta das ROPs analisadas e demais considerações ao solicitante. DA VERIFICAÇÃO FINAL - Ao receber o parecer técnico, a equipe e/ou o gestor deve verificar a conformidade das proposições e realizar as alterações, entrando em contato com a para eventuais justificativas e/ou esclarecimentos. - Reencaminhar a versão final do Manual de ROPs. DA FORMALIZAÇÃO DA ROPS PELA - Receber memorando autuado via processo e verificar se o conjunto de ROPs encaminhadas foram devidamente alteradas, se for o caso. - Incluir a folha de rosto do Manual de Rotinas Operacionais, indicando a unidade ao qual se refere. Incluir também a ilustração dos macroprocessos e a estrutura com a lista de ROPs que irão compor o referido manual. - Elaborar resolução que aprova o Manual de ROPs da unidade e colher assinatura. - Encaminhar ao gestor e disponibilizar cópia eletrônica no site institucional da. 4.1 RESUMO DOS PROCEDIMENTOS POR RESPONSÁVEL Descrição das Atividades Responsável Disponibilizar material de apoio Identificar macroprocessos Gestores das Unidades Selecionar e comunicar sua equipe Gestores das Unidades Decompor macroprocessos em processos Decompor em atividades Modelar/desenhar o processo Redigir ROP e analisar o processo Providenciar identificação dos indicadores e metas, análise de risco, e documentos de controle interno envolvidos no processo. Concluir a minuta da ROP Aprovar as minutas das ROPs e e solicitar formalização do Gestores das Unidades Manual Analisar as minutas das ROPs Propor melhorias nos processos Verificar as proposições e ajustar Formalizar o Manual de ROPs da Unidade 5. FLUXOGRAMA Anexo I 6. INDICADORES Indicadores 1 Número de Pró-Reitorias com Manual de Rotinas Operacionais formalizado 7 2 Taxa de processos atualizados em relação ao mapeados 100% R1 A não conseguir atender a demanda por acompanhamento personalizado, via oficina de mapeamento de 7. RISCOS ENVOLVIDOS NO PROCESSO Cod Descrição dos riscos Probabilidade Gravidade (impacto) Resposta 2 2 Mitigar(Reduzir) Metas Tratamento dos riscos Disponibilizar todas as orientações via site institucional, para que a demanda por oficinas seja menor.

4 4/5 R2 R3 processos Os gestores não iniciarem o mapeamento de processos em suas unidades. Os gestores não atualizarem o Manual de Rotinas, decorrido o prazo de um ano. 2 3 Evitar(Prevenir) 3 2 Evitar(Prevenir) Os processos serem mapeados, mas não R4 1 1 Evitar(Prevenir) serem formalizados. PROBABILIDADE DE O(S) RISCO(S) APONTADO(S) OCORRER(EM) : 1- Baixa, 2- Média, 3- Alta. GRAVIDADE OU IMPACTO DO(S) RISCO(S): 1- Baixa, 2- Média, 3- Alta. RESPOSTA AO(S) RISCO(S): Mitigar(Reduzir), Evitar(Prevenir), Transferir, Aceitar. Agendar reuniões para conscientização. Disponibilizar no site institucional uma tabela com a relação das datas de aprovação para controle e alertar sobre o prazo de atualização. Agendar reuniões para conscientização. 8. DOCUMENTOS DE CONTROLE INTERNO - Quadro Resumo de Procedimentos (Formulário disponível no site institucional da ); - Rotina Operacional Padrão-ROP (Formulário disponível no site institucional da ); - Tabela com a relação de resoluções de aprovação de Manuais de ROPs das unidades (disponibilizada no site institucional da ). Nº da Versão Data Descrição Responsável /06/2015 Versão inicial DPO/

5 5/5 ANEXO I