ATIVIDADES EXECUTADAS SECRETARIA DE PÓS-GRADUAÇÃO NAPG

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1 ATIVIDADES EXECUTADAS SECRETARIA DE PÓS-GRADUAÇÃO NAPG

2 ATIVIDADES DE ROTINA 1. Credenciamento/ Recredenciamento do Curso Coletar dados necessários. Montar o Processo. Encaminhar ao Colegiado para aprovação. Acompanhar o processo. FREQUÊNCIA No início do curso ou quando houver recredenciamento 2. Credenciamento/ Recredenciamento de Orientadores Agendar data de vencimento do credenciamento dos professores Solicitar autorização para impressão do Curriculum Lattes dos professores, na Plataforma Carlos Chagas, para parecer. Encaminhar ao Colegiado, para aprovação. Preencher a solicitação de credenciamento ou recredenciamento no Sistema Acadêmico. Acompanhar o processo. Credenciamento - quando for aprovado pelo curso. Recredenciamento - a cada três anos. 3. Alterações no Regulamento do Curso Preencher formulário específico da PRPG. Encaminhar ao Colegiado, para aprovação. Encaminhar à PRPG, para aprovação. Acompanhar o processo junto à PRPG. Fazer as alterações no regulamento do curso. Divulgar aos interessados. Disponibilizar o regulamento atualizado na página do Programa. Quando houver mudança no regulamento. OBS.: Não se desfazer de cópias anteriores, pois o aluno está vinculado ao regulamento relativo à sua entrada no curso. 1

3 ATIVIDADES DE ROTINA FREQUÊNCIA Tarefas Diárias Atendimento à coordenação do curso. Atendimento aos professores do curso. Atendimento aos alunos e público externo. Manter arquivo do curso atualizado Planejar/atualizar formulários do curso. Contatar órgãos internos à UFMG: PRPG, DRCA e externos: CAPES, CNPQ, FAPEMIG. Fornecer informações sobre o curso. Redigir documentos: ofícios, declarações, atas e relatórios. Fazer lançamento no Sistema Acadêmico Atualizar páginas dos Programas. Abertura de Vagas Agendar data, conforme calendário da UFMG. Encaminhar ao Colegiado, para definição do número de vagas e aprovação. Preencher os formulários específicos, no Sistema Acadêmico. Semestralmente/ Anualmente 6. Edital de Seleção Preparar a minuta do Edital, após aprovada a abertura de vaga do curso. Encaminhar ao Colegiado para aprovação. Encaminhar a minuta via , para aprovação da Assessoria Acadêmica - PRPG., Aguardar posição da PRPG, para fazer as correções necessárias. Semestralmente/ Anualmente 2

4 Verificar quem fará a publicação do extrato do Edital, no Diário Oficial, se PRPG ou ICB. Bolsas CAPES/CNPq/ FAPEMIG e Outras Controlar/Acompanhar situação dos bolsistas Fazer distribuição de bolsas novas, conforme orientação do Colegiado e quota recebida. Solicitar aos alunos documentação necessária e abertura de conta no banco do Brasil Preencher os formulários específicos a cada agência de fomento Lançar na Plataforma específica de cada agência. Atualizar lista de controle de bolsas Providenciar a suspensão, cancelamento e reativação de bolsa, nas diversas agências Controlar frequência mensal dos bolsistas Encaminhar à PRPG formulários de cancelamento e suspensão referente a bolsas: Encaminhar à PRPG a frequência, na data estipulada. Dar suporte aos bolsistas. /Mensalmente/ Semestralmente Bolsa Sanduíche Verificar disponibilidade de bolsa na PRPG. Verificar banca examinadora para abrir edital para preenchimento de vagas. Receber projeto dos candidatos e encaminhar a banca, para o dia da seleção. Divulgar resultado da seleção Passar informações da CAPES, para que o aluno dê andamento à solicitação da bolsa na CAPES. OBS.: nem todos os Programas abrem edital para a seleção, verificar, no Programa, como é feito. Semestralmente. 3

5 ATIVIDADES DE ROTINA FREQUÊNCIA Reuniões do Colegiado Receber documentação e coletar dados para fechar pauta de reunião. Organizar os assuntos em comum, para melhor desempenho da reunião. Agendar sala para a reunião. Convocar reunião, com no mínimo três dias de antecedência. Preparar e distribuir material aos membros. Secretariar a reunião. Comunicar ao corpo docente e discente as decisões tomadas. Processar as decisões tomadas no Sistema Acadêmico e outros. Fazer ata da reunião. Aguardar aprovação da ata, na próxima reunião. Colher assinatura na ata, tão logo esteja aprovada. Tirar cópia da ata, para subsidiar relatório da PRPG, quando solicitado. Colar ata no livro de atas, por sequência de defesa. Mensalmente ou quando o Colegiado solicitar, e as atividades são processadas diariamente após a reunião. Eleição de Membros do Colegiado Acompanhar os mandatos dos membros do Colegiado, fazendo controle dos mandatos vencidos, no início do ano. Informar ao Colegiado os mandatos vencidos. Comunicar a eleição aos interessados e colher assinatura do candidato na declaração de compromissos, caso eleito. Verificar com o Coordenador, quem participará da Trinta dias, antes do vencimento dos mandatos. 4

6 banca escrutinadora. Encaminhar ofício à Diretoria solicitando abertura de edital para a eleição dos membros, com previsão de data e indicação de banca, é necessário, no mínimo, 15 dias para agendamento da eleição. Eleição de Membros do Colegiado, Lembrar: Preparar a urna Preparar as cédulas Lista de presença dos votantes Juntar Declaração de Compromisso. Dar suporte a comissão escrutinadora Preparar a ata com o resultado Divulgar o resultado. Atualizar ficha de acompanhamento de mandatos. Colocar na pauta da próxima reunião a posse dos novos membros Quando for a eleição de Coordenador e Subcoordenador informar à Diretoria do ICB, através de ofício e sistema e informar por à PRPG e ao DRCA e a agências financiadoras: CAPES/CNPQ/FAPEMIG e outros. Matrícula Normal ou Eletiva Verificar data no calendário acadêmico Lançar no sistema, no módulo matrícula on line, as datas de matrícula. Orientar na resolução das pendências que ocorrerão Efetivar as matrículas dos alunos Emitir lista de alunos, no sistema acadêmico, em disciplina eletiva, para aprovação do orientador. Semestralmente OBS.: As matrículas dos novos alunos serão feitas pela secretaria, se o sistema estiver fechado. 5

7 Matrícula em Disciplina Isolada Verificar data, no calendário da UFMG. Receber, conferir a documentação, dos cursos que aceitam disciplina Isolada para encaminhamento ao Colegiado, para aprovação. Após aprovação Incluir no Sistema Acadêmico Encaminhar documentação ao DRCA. Informar a decisão ao candidato. Conforme Calendário Acadêmico Trancamento de Matrícula Verificar data limite no calendário da UFMG Receber/conferir o pedido e verificar o de acordo do orientador. Encaminhar ao Colegiado para aprovação Preencher no Sistema Acadêmico Divulgar resultado ao aluno Arquivar na pasta do aluno Conforme Calendário Acadêmico Solicitações de Aproveitamento de Crédito Receber a solicitação do aluno. Encaminhar ao colegiado para aprovação. Informar o aluno sobre a decisão. Lançar no Sistema Acadêmico. Arquivar na pasta do aluno. Defesa de Dissertação/Tese Receber e conferir o pedido de defesa do aluno, para posterior aprovação do colegiado. Conferir a situação do aluno, no Sistema Acadêmico, se estar apto a defender. Comunicar ao orientador, se há alguma pendência. Encaminhar a sugestão de banca ao Colegiado para 6

8 aprovação. Verificar se o aluno reservou a sala e equipamentos necessários para o dia da defesa. Preparar e divulgar os convites à banca examinadora, encaminhando as cartas convites e os exemplares do trabalho, quando solicitado. Solicitar dados aos convidados externos como: CPF, Instituição de formação e ano de conclusão, para lançamento na Plataforma Sucupira. Divulgar as defesas, no Programa e no ICB. Providenciar compra de passagens Reservar hotel para os convidados externos. Preparar diária para convidado externo. Preparar minuta de ata, folha de aprovação, declaração de conclusão do aluno e certificado de participação da banca, para o dia da defesa. Dar suporte no dia da defesa Lançar a defesa, no sistema acadêmico. Atualizar lista de defesas de dissertação, tese e monografia. Envio de Tese e Dissertação para a Biblioteca Central/ICB Receber os exemplares de teses/ dissertação e o CD, com formulário de autorização de publicação. preenchido e assinado e encaminhá-los às bibliotecas: Central e do ICB, com o ofício de encaminhamento. Aguardar o nada consta da Biblioteca para fazer e encaminhamento da solicitação do diploma. Emissão de Diploma 7

9 Receber, conferir a documentação de solicitação de diploma. Abrir Processo Administrativo, e inserir a numeração do Sistema de Controle Administrativo - CPA, preenchido na plataforma Minha UFMG. Tirar Xerox da documentação e encaminha-la, juntamente com cópia do histórico, através de ofício à PRPG - setor de Diplomas. Aguardar a chegada do Diploma para colher assinatura da Diretoria do ICB e Coordenação. Informar ao aluno da chegada do Diploma. OBS.: Históricos anteriores a 2010 tem que ser preenchido com formulário específico do Mestrado, Doutorado e especialização com transcrição de dados do histórico. Seminários Providenciar lista de seminários dos alunos ou convidado externo, que ocorrerão no semestre. Providenciar passagem/estadia, quando solicitado. Solicitar dados do seminário, pra divulgação. Confeccionar cartaz de divulgação, no Programa e ICB. Confirmar se a sala está agendada. Semanalmente Registro Pós-Doutoral Receber e conferir documentação. Encaminhar para aprovação da câmara e posteriormente passar ao colegiado, para aprovação. Encaminhar cópia da documentação com formulário específico preenchido ao DRCA, para registro. Informar ao aluno do registro, quando comunicado pelo DRCA. Lembrar de fazer semestralmente a matrícula do aluno de pós-doutorado, até o final do projeto. Depende da entrada do aluno 8

10 Fazer o lançamento no sistema acadêmico. OBS.: Para encerramento ou renovação do projeto o aluno deverá encaminhá-lo para aprovação do colegiado. Prêmio Melhor Tese/ UFMG Verificar com o colegiado quem fará parte da comissão de seleção. Providenciar ata de seleção, com assinatura da comissão.. Gravar as teses do ano anterior para análise da banca de seleção. Providenciar a lista de defesas do ano anterior. Providenciar lista de teses entregues no ano Preencher os formulários da PRPG e encaminhar à PRPG, em meio digital e físico, Anualmente OBS.: Há programas que aproveitam a comissão para analisar, também, as melhores dissertações e monografias para apresentação em evento do Programa. Prêmio Melhor Tese/CAPES Verificar com o colegiado quem fará parte da comissão. de seleção. Providenciar ata de indicação, para assinatura da comissão. Entrar no site da capes, para encaminhamento da documentação necessária. Solicitar ao aluno indicado que preencha os dados solicitados no sistema da CAPES. Encaminhar resumo da tese em PDF Anualmente Prestação de Contas CAPES - SIPREC 9

11 Solicitar login e senha à CAPES para acesso do coordenador ao sistema. Preencher os anexos da CAPES, com descrição das notas fiscais, em cada anexo específico, de serviços, consumo e equipamentos com datas e valores diariamente, conforme ordem cronológica dos cheques. Escanear as notas fiscais e comprovantes e encaminhar à CAPES, através do sistema SIPREC, diariamente. Controlar as despesas e receitas, organizadas, através de planilha no excel. Fazer pagamento de notas fiscais, antes dos vencimentos. No final do ano encaminhar cópia de toda a documentação a CAPES, com os anexos preenchidos em ordem cronológica, com as assinaturas devidas, através de AR. Fechamento Diário Encerramento anual. Verba - PROAP Preparar planilha para controlar saldo dos recursos. Fazer relatórios de utilização dos recursos. Acompanhar o andamento do convênio ou conta bancária. Receber solicitações dos alunos/professores. Encaminhar ao Colegiado para aprovação. Processar as decisões tomadas. Verba/ PROEX Aguardar depósito na conta do Coordenador pela CAPES. Preparar planilha para acompanhar os gastos. Lembrar coordenador de solicitar extratos, de tempo em tempo, para acompanhamento da conta, Providenciar a solicitação de talão de cheque e fazer controle de cheques. Quando necessário 10