Instrução de Trabalho

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1 Código: IT - Pós-Grad -02 Pág.: 1/8 Procedimento: Implementação de bolsas de estudo institucionais de Mestrado e Doutorado - CAPES Área: Financeira Setor: Convênios, Bolsas e Auxílios Elaborado por: Dóra Versetti Elaborado em: 24/08/2010 Revisado por: Letícia Myazato Revisado em: 22/10/2010 N o Revisão: 02 Aprovado por: Ana Carolina Murata Aprovado em: 1) OBJETIVO: Cadastrar e atualizar as bolsas de estudo institucionais de Mestrado e Doutorado concedidas pelo CNPq. 2) DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA: Relação atualizada dos alunos candidatos à bolsa, fornecida pelo Ficha do aluno do Sistema Janus 3) CONDIÇÕES NECESSÁRIAS: Acesso à Internet, Intranet, CNPq - Plataforma Carlos Chagas, Janus e Cadastro de Discentes Computadores Impressoras 4) PRÉ-REQUISITOS: Especificados nas considerações a partir da página seguinte. 5) SEQUÊNCIA EXECUTIVA: Conforme as considerações e fluxograma a seguir:

2 Código: IT- Pós-Grad -02 Pág.: 2/8 Considerações Gerais Tipos de Bolsas: Normais: quotas cedidas diretamente ao ICMC Emergenciais: quotas cedidas pela Pró-Reitoria * As emergenciais após a sua vigência são devolvidas à Pró-Reitoria. Em reunião, é decidido se a cota permanece ou não com o ICMC. Período de manutenções de bolsistas (interface com a CAPES) O período varia de acordo com a operação a ser efetuada: Operação Cadastramento Suspensão Reativação Data da Solicitação No mês anterior ao mês da data de inclusão No mês da data de cancelamento Verificar caso a caso com o Setor de Bolsa EESC No mês anterior à data de retorno Datas de vigência da bolsa: Existem duas datas de vigência das bolsas CAPES, a do aluno e a da cota - A do aluno, o início de vigência é a data de matrícula no curso e o fim de vigência é o tempo máximo da bolsa 24 meses para mestrado e 48 meses para doutorado. - A da cota, o início de vigência é a data do cadastramento da bolsa no CAPES e o fim de vigência é o tempo máximo da bolsa 24 meses para mestrado e 48 meses para doutorado. Para as atualizações nos sistemas JANUS e INTRANET, utilizamos como data de vigência: Início data de início de vigência da cota; Fim data final da vigência da bolsa do aluno Os formulários e planilhas estão arquivados na rede: drive Z: (Convenio em Samba Server ICMC (tabajara) \BKP\Bolsas PósGraduação\CAPES DS Setor de Bolsa EESC Prédio E1 2º andar - Marcelo Tavoni, Tatyane e Kátia - Ramais: 9253 / 8780 / 9319

3 Código: IT - Pós-Grad -02 Pág.: 3/8 DESCRIÇÂO DOS PROCESSOS Inclusão/Substituição Seleção do Bolsista A seleção do bolsista a ser chamado deve obedecer a seguinte regra, de acordo com o aluno que estará substituindo: Se o aluno que será substituído teve a bolsa encerrada por ter conseguido bolsa FAPESP, o próximo a ser chamado deverá seguir a seguinte prioridade: 1) Ser do mesmo orientador 2) Caso o orientador não tenha aluno na lista, deve ser chamado o aluno melhor classificado cujo orientador pertença ao mesmo grupo de pesquisa 3) Na ausência dos itens anteriores, seguir a ordem seqüencial. Se o aluno que será substituído teve a bolsa encerrada por qualquer motivo EXCETO por ter conseguido bolsa FAPESP, o próximo a ser chamado é o melhor classificado na relação. Condições para ter a bolsa CAPES: - Ter conta no Banco do Brasil Deve ser o titular da conta (não pode ser conta conjunta) e deve ser conta corrente (não pode ser conta de poupança). Regras específicas do programa CCMC: - Ter solicitado bolsa FAPESP - Caso o aluno trabalhe, preencher o formulário de Autorização assinado pelo orientador. OBS: Os alunos que trabalham serão os últimos a serem chamados, e terão sua situação revisada a cada 6 meses de bolsa. Forma de convocação do aluno: Através de informando as condições necessárias para ter a bolsa.

4 Código: IT- Pós-Grad -02 Pág.: 4/8 Preenchimento do Cadastramento do Bolsista Acessar o Sistema Janus para buscar o número do CPF e as informações dos cursos anteriores. Chamar o aluno para completar o formulário de Cadastramento do Bolsista. Atualizar o formulário da planilha com base nas informações fornecidas pelo aluno e imprimir duas vias. Pegar as assinaturas do aluno e do Coordenador do Programa Enviar formulários de cadastramento (duas vias), ficha do aluno do Janus e cópia do CPF para o Setor de Bolsas da EESC. Solicitar o retorno de uma via do formulário de cadastramento protocolada, para nosso arquivo. Atualização do Sistema Janus Cadastrar a bolsa do aluno no sistema. Para isto: Entrar em e selecionar PÓS GRADUAÇÃO / Sistema Janus. Selecionar PESSOA, Buscar e Selecionar Pessoa informar o nome e clicar em busca fonética. Aparecerá a seguinte mensagem: NUSP Nome Txxxxx Hyyyyyyy Ryyyyyyy Clicar sobre o nome do aluno e será mostrado a Ficha do Aluno. Selecionar no menu do lado esquerdo da tela a opção Aluno Regular / Bolsa, dedicação e vínculo / Adição e remoção de bolsas

5 Código: IT - Pós-Grad -02 Pág.: 5/8 Informar os dados da bolsa do aluno, conforme descrito abaixo: Informação certificada pela SPG: SIM Agência de Fomento: CAPES Programa da agência de fomento: Cota Institucional (Demanda Social Período de: a : Informar o período da bolsa (*) Número do processo: Informar o número do processo da bolsa(**) (*) Data de início do curso até o final do prazo máximo da bolsa, ou seja, 2 anos para mestrado, e 4 anos para doutorado. (**)Como na CAPES o bolsista não recebe um número de identificação individual, considerar como número do processo, a seguinte codificação: DS-nnnnnnn/y onde: DS nnnnnnn y = Constante (Demanda Social) = Número USP = Tipo de Bolsa (M Mestrado / D Doutorado) Inclusão na INTRANET Será utilizado como número do processo, o mesmo utilizado no sistema Janus. Preenchimento do do Bolsista Acessar o Sistema Janus para buscar o número do CPF. Preencher o formulário com o nome, CPF, data e motivo do cancelamento. A data (mês/ano) e motivo de cancelamento deverão ser concensados com os Coordenadores dos Programas.

6 Código: IT - Pós-Grad -02 Pág.: 6/8 Para os seguintes cancelamentos, informar o motivo descrito abaixo: Motivo Descrição no Formulário Titulação Critério do Curso Mudança de agência Titulação em dd/mm/aaaa Considera-se xx (24 ou 48) meses de bolsa a partir do ingresso do aluno no curso Informar a agência Pegar as assinaturas do Coordenador do Programa. Enviar formulários de cancelamento (duas vias) para o Setor de Bolsas da EESC. Solicitar o retorno de uma via do formulário protocolada, para nosso arquivo. * O Sistema Janus e a Intranet deverão ser atualizados com a data de fim de vigência. Interrupção/Suspensão Preenchimento do Interrupção/Suspensão do Bolsista Acessar o Sistema Janus para buscar o número do CPF. Preencher o formulário com o nome, CPF, data e motivo da suspensão. A data (mês/ano) e motivo de suspensão deverão ser fornecidos pelo Coordenador do Programa. Os motivos de interrupção/suspensão são: Problema de saúde, licença maternidade e estágio no exterior. A data final de vigência poderá ser alterada, caso os motivos sejam problema de saúde e licença maternidade, com duração de até 6 meses. No caso de estágio no exterior, a data final de vigência permanece a mesma, não sofre alteração. Pegar as assinaturas do aluno e do Coordenador do Programa. Enviar formulários de interrupção/suspensão (duas vias) para o Setor de Bolsas da EESC. Solicitar o retorno de uma via do formulário protocolada, para nosso arquivo.

7 Código: IT- Pós-Grad -02 Pág.: 7/8 Reativação Informação fornecida pelo aluno: data de retorno, informada via . Lembrar o aluno 2 meses antes da data prevista para retorno. Caso não tenha resposta, lembrá-lo novamente 1 mês antes. Informar o Setor de Bolsa da EESC através de a data de reativação do bolsista. No deverá constar: Programa: (Ciência da Computação e Matemática Computacional ou Matemática) Cota da Bolsa: (Mestrado / Doutorado / Mestrado Emergencial / Doutorado Emergencial) Nome, CPF, Período da Suspensão, Data da Reativação * OBS: Neste processo a data final de vigência não é alterada. Rotinas Mensais Pagamento dos Bolsistas Conferir as informações da Planilha da CAPES contra os documentos arquivados. Dados a serem verificados: Inclusões, s, Datas de Vigência, Conta Bancária. Caso haja divergências entre a Planilha da CAPES e nossos documentos, falar com Tatyana no Setor de Convênios EESC e esclarecê-las. As planilhas de pagamentos devem ser entregues em mãos no Setor de Convênios EESC (prédio E1). Levar pessoalmente ou pedir para o motorista entregar e trazer nossas vias protocoladas. Controle das datas de vigência das bolsas Verificar se a data de término da bolsa está para vencer em 1 (um) mês. Se estiver, verificar o próximo aluno a ter bolsa, considerando a lista dos classificados. Antes de efetivar a substituição, consultar a Coordenação do Programa para obter a confirmação do novo do bolsista. Proceder o encerramento do bolsista. Controle das datas de vigência das cotas Verificar se a data de término da cota está para vencer em 1 (um) mês. Se estiver, informar a Coordenação do Programa para receber as orientações cabíveis.

8 Código: IT- Pós-Grad -02 Pág.: 8/8 INíCIO Setor de Bolsas Chama próximo classificado da lista do SPG Inclusão / Substituição Operação Preenchimento e impressão do Cadastramento Suspensão Preenchimento do Suspensão Preenchimento do Cadastramento Suspensão 2 vias 2 vias Aluno Requisitar assinatura do Coordenador do Programa e do Aluno Requisitar assinatura do Coordenador do Programa Completa formulário e fornece cópia do CPF e nº da conta bancária Setor de Bolsas da EESC (E1) 1 via Setor de Bolsas Formulário Protocolado Atualiza formulário e imprime 2 vias Atualizar os dados da bolsa no Sistema Janus e Intranet Arquiva na pasta da CAPES Requisitar assinatura do Coordenador do Programa e do Aluno Setor de Bolsas da EESC (E1) 1 via cadastramento FIM Imprimir ficha do aluno cadastramento + Ficha do aluno + cópia CPF Ficha do aluno atualizada Requisitar assinatura do Serviço de Pós- Graduação