Instrução de Trabalho

Transcrição

1 Código: IT - Pós-Grad -01 Pág.: 1/8 Procedimento: Implementação de bolsas de estudo institucionais de Mestrado e Doutorado - CNPq Área: Financeira Setor: Convênios, Bolsas e Auxílios Elaborado por: Dóra Versetti Elaborado em: 24/08/2010 Revisado por: Letícia Myazato Revisado em: 22/10/2010 N o Revisão: 02 Aprovado por: Ana Carolina Murata Aprovado em: 1) OBJETIVO: Cadastrar e atualizar as bolsas de estudo institucionais de Mestrado e Doutorado concedidas pelo CNPq. 2) DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA: Relação atualizada dos alunos candidatos à bolsa, fornecida pelo Ficha do aluno do Sistema Janus 3) CONDIÇÕES NECESSÁRIAS: Acesso à Internet, Intranet, CNPq - Plataforma Carlos Chagas, Janus e Cadastro de Discentes Computadores Impressoras 4) PRÉ-REQUISITOS: Especificados nas considerações a partir da página seguinte. 5) SEQUÊNCIA EXECUTIVA: Conforme as considerações e fluxograma a seguir:

2 Código: IT- Pós-Grad -01 Pág.: 2/8 Considerações Gerais Período de manutenções de bolsistas (interface com o CNPq) Mês Dias Janeiro a Novembro 01 a 15 do mês da ocorrência Dezembro 01 a 05 do mês da ocorrência Recomendações da Prof. Agma: Encerramentos: Sempre implementar dia 01 do mês subseqüente Cadastramento: Assim que a cota encerrada for liberada. Caso a cota não seja liberada em 1 dia, enviar para CNPq para verificar se existe algum problema. Datas de vigência da bolsa: Existem duas datas de vigência das bolsas CNPq, a do aluno e a da cota - A do aluno, o início de vigência é a data de matrícula no curso e o fim de vigência é o tempo máximo da bolsa 24 meses para mestrado e 48 meses para doutorado. - A da cota, o início de vigência é a data do cadastramento da bolsa no CNPq e o fim de vigência é o tempo máximo da bolsa 24 meses para mestrado e 48 meses para doutorado. Para as atualizações nos sistemas JANUS e INTRANET, utilizamos como data de vigência: Início data de início de vigência da cota; Fim data final da vigência da bolsa do aluno Os formulários e planilhas estão arquivadas na rede: - drive Z: (Convenio em Samba Server ICMC (tabajara) \BKP\Bolsas PósGraduação\CNPq

3 Código: IT - Pós-Grad -01 Pág.: 3/8 DESCRIÇÃO DOS PROCESSOS Inclusão/Substituição Seleção do Bolsista A seleção do bolsista a ser chamado deve obedecer a seguinte regra, de acordo com o aluno que estará substituindo: Se o aluno que será substituído teve a bolsa encerrada por ter conseguido bolsa FAPESP, o próximo a ser chamado deverá seguir a seguinte prioridade: 1) Ser do mesmo orientador 2) Caso o orientador não tenha aluno na lista, deve ser chamado o aluno melhor classificado cujo orientador pertença ao mesmo grupo de pesquisa 3) Na ausência dos itens anteriores, seguir a ordem seqüencial. Se o aluno que será substituído teve a bolsa encerrada por qualquer motivo EXCETO por ter conseguido bolsa FAPESP, o próximo a ser chamado é o melhor classificado na relação. Condições para ter a bolsa CNPq: - Ter conta no Banco do Brasil Deve ser o titular da conta (não pode ser conta conjunta) e deve ser conta corrente (não pode ser conta de poupança). Regras específicas do programa CCMC: - Ter solicitado bolsa FAPESP - Caso o aluno trabalhe, preencher o formulário de Autorização assinado pelo orientador. OBS: Os alunos que trabalham serão os últimos a serem chamados, e terão sua situação revisada a cada 6 meses de bolsa. Forma de convocação do aluno: Através de informando as condições necessárias para ter a bolsa.

4 Código: IT- Pós-Grad -01 Pág.: 4/8 Cadastramento Plataforma Carlos Chagas 1) Entrar opção "Coordenadores de Pós Graduação" 2) Informar CPF e senha do coordenador PGM 3) Selecionar "Gerenciamento de Bolsas" 4) Selecionar Indicação 5) Preencher campos da tela / Imprimir cópia da tela 6) Encaminhar para o CNPq via sistema / Arquivar cópia da tela na pasta do CNPq Termo de Aceitação O aluno deverá trazer ao setor o Termo de Aceitação da Bolsa assinado. Caso seja necessário imprimir o T.A. os passos são: Acessar o Sistema Plataforma Carlos Chagas e após a identificação do responsável do programa, selecionar: Gerenciamento de Bolsas / Lista de Bolsistas Selecionar a modalidade (Mestrado ou Doutorado) Aparecerá na telas os bolsistas da modalidade selecionada, com o status à direita. Verificar a situação do bolsista: Se ativa, significa que o bolsista aceitou a bolsa. Clicar no nome do bolsista / Termo de Aceite / Visualizar PDF e imprimir o T.A. Chamar o aluno assinar o documento. Arquivar o T.A. na pasta junto com as cópias das telas. Atualização do Sistema Janus Cadastrar a bolsa do aluno no sistema. Para isto: Entrar em e selecionar PÓS GRADUAÇÃO / Sistema Janus. Selecionar PESSOA, Buscar e Selecionar Pessoa informar o nome e clicar em busca fonética. Aparecerá a seguinte mensagem:

5 Código: IT - Pós-Grad -01 Pág.: 5/8 1 aluno(s) encontrado(s). NUSP Nome Txxxxx Hyyyyyyy Ryyyyyyy Clicar sobre o nome do aluno e será mostrado a Ficha do Aluno. Selecionar no menu do lado esquerdo da tela as opções: Aluno Regular / Bolsa, dedicação e vínculo / Adição e remoção de bolsas Informar os dados da bolsa do aluno, conforme descrito abaixo: Informação certificada pela SPG: SIM Agência de Fomento: CNPq Programa da agência de fomento: Cota Institucional (Demanda Social) Período de: a : Informar o período da bolsa (*) Número do processo: Informar o número do processo da bolsa especificado no Termo de Aceitação. (*) Data de início do curso até o final do prazo máximo ba bolsa, ou seja, 2 anos para mestrado, e 4 anos para doutorado. Atualização do Sistema Cadastro de Discentes Cadastrar a bolsa do aluno no sistema. Para isto: Entrar no site da CAPES: e acessar Cadastro de Discentes. Digitar CPF e senha do coordenador do programa relativo ao bolsista. Clicar na opção Cadastrar / Discentes. Selecionar os campos e teclar F9-Pesquisar. Clicar no nome do aluno. Aparecerá tela com os dados do aluno. Atualizar as informações do item Nova Bolsa. A data de vigência será o da cota (descrita anteriormente)

6 Código: IT - Pós-Grad -01 Pág.: 6/8 Inclusão na INTRANET Será utilizado como número do processo, o mesmo utilizado no sistema Janus. Encerramento Existem dois motivos para o encerramento da bolsa: por defesa de tese/dissertação ou outros motivos. Por defesa de tese, deverão ser cadastrados os dados da Comissão Julgadora. Por outros motivos: Considerar um dos motivos: Mudança de entidade de fomento caso tenha obtido bolsa Fapesp ou A critério do curso para qualquer outro motivo. Deverão ser atualizados com a data de encerramento da bolsa, os seguintes sistemas: Plataforma Carlos Chagas, Janus, Intranet e Cadastro Discentes CAPES. OBS: Encerramento por data final expirada é realizada automaticamente pelo CNPq, não precisamos alterar a Plataforma Carlos Chagas. Suspensão Deverá ser atualizado com a data de suspenão da bolsa, o sistema Plataforma Carlos Chagas. Reativação Lembrar o aluno, via , quando faltarem 2 meses data prevista para o retorno. Caso não tenha resposta, lembrá-lo novamente 1 mês antes. Quando o aluno informar a data de retorno (via ), atualizar o sistema Plataforma Carlos Chagas.

7 Código: IT- Pós-Grad -01 Pág.: 7/8 Rotina Mensal Controle das datas de vigência das bolsas Verificar se a data de término da bolsa está para vencer em 1 (um) mês. Se estiver, verificar o próximo aluno a ter bolsa, considerando a lista dos classificados. Antes de efetivar a substituição, consultar a Coordenação do Programa para obter a confirmação do novo do bolsista. Proceder ao encerramento do bolsista. Controle das datas de vigência das cotas Verificar se a data de término da cota está para vencer em 1 (um) mês. Se estiver, informar a Coordenação do Programa para receber as orientações cabíveis.

8 Código: IT- Pós-Grad -01 Pág.: 8/8 INÌCIO Setor de Bolsas Chama próximo classificado da lista do SPG Inclusão / Substituição Operação Encerramento Cadastramento do bolsista na Plataforma Carlos Chagas Suspensão Efetua cancelamento na Plataforma Carlos Chagas Confirmação de inclusão CNPq Atualiza data de suspensão na Plataforma Carlos Chagas Atualiza data de encerramento na Plataforma Carlos Chagas Envia ao aluno Atualiza informações no Sistema Janus, Intranet e Cadastro Discente CAPES Aluno Não Aceita Bolsa? FIM 2 vias Sim Imprime Termo de Aceitação Termo de Aceitação Arquivamento na pasta do CNPq Cadastramento das informações da bolsa na Intranet Assina Termo de Aceitação 1 via Setor de Bolsas Atualização das informações da bolsa no Cadastro Discente CAPES Cadastramento da bolsa no Sistema Janus