Tutorial para implantação do sistema Conteúdo 1. Cadastro de colaborador, professor e funções... 2 2. Cadastro de turma... 4 3. Cadastro de alunos... 5 4. Matrícula... 5 5. Alteração de cadastro do aluno... 7 6. Geração, emissão e recebimento de boletos.... 8 7. Concessão de desconto no boleto (matrícula antecipada)... 9 8. Emissão de extrato... 10 9. Importação de arquivo de retorno do banco... 12 10. Análise de divergências... 13 11. Cancelamento de matrícula... 15 12. Transferência de aluno... 16 13. Cadastro de disciplina e (configuração em todas as séries)... 17 14. Lançamento de notas... 19 15. Cadastro de tipo do documento e (configuração nas séries)... 20 16. Configuração dos horários das aulas (Turnos)... 21 17. Configuração da turma (Quadro curricular, horários e etc)... 22 18. Ativar as turmas no início do ano... 23 19. Alterar número de chamada das turmas... 25 20. Fechamento de caixa... 26 21. Relatórios das turmas... 27 22. Módulo de relatórios... 27 23. Lançamento de ocorrências... 28 24. Chat do sistema... 28 Ultramax Sistemas 1
1. Cadastro de colaborador, professor e funções Para cadastrar os colaboradores, acesse o sistema como administrador e clique no menu tabelas/colaborador, conforme abaixo: Após clicar no Colaborador você será redirecionado para a tela de cadastro e alteração do mesmo, conforme abaixo: O cadastro de professor e funções seguem o mesmo raciocínio mas estão em caminhos diferentes, por Ultramax Sistemas 2
exemplo: o cadastro de professor encontra-se em tabelas/professor, conforme abaixo: E para acessar o cadastro de funções acesse o caminho: tabelas/funções, conforme abaixo: Ultramax Sistemas 3
2. Cadastro de turma Para cadastrar uma turma antes é necessário que já esteja cadastrado um curso e uma série. Certificando que já esteja cadastrado, acesse o caminho tabelas/cursos, conforme abaixo: Após clicar no curso outra tela será aberta a de cadastro de curso, escolha o curso e clique em turmas. Conforme abaixo: Será aberta a tela de cadastro e alteração de turmas, conforme abaixo: Ultramax Sistemas 4
3. Cadastro de alunos Para cadastrar novos alunos acesse cadastros/inclusão de aluno, conforme abaixo: Será aberta a tela de inclusão de aluno, conforme abaixo: Os campos com * marcam os campos obrigatórios. 4. Matrícula Antes de iniciar as matrículas, é necessário configurar no sistema o número de documento do último boleto impresso em outro sistema ou pelo sistema do banco. Existem duas maneiras de matricular o aluno, uma das maneiras é logo após o cadastro do aluno será exibida uma mensagem como mostra abaixo: Ultramax Sistemas 5
Ou acessando o cadastro do aluno e clicando em nova matrícula ou nova pré-matrícula, conforme baixo: Qualquer um dos acessos redirecionará para a tela de matricula, conforme abaixo: Ultramax Sistemas 6
5. Alteração de cadastro do aluno Para alterar o cadastro do aluno acesse o cadastro do mesmo e clique no link editar cadastro, conforme abaixo: Ultramax Sistemas 7
6. Geração, emissão e recebimento de boletos. Para emitir um boleto acesse o cadastro do aluno e acesse a aba financeiro, conforme abaixo: Na aba financeiro pode ser emitido o boleto, também existem outras opções como cancelar o boleto, imprimir o boleto com valor original, imprimir o boleto com o juros e multa, estornar e receber. Conforme indica abaixo: Ultramax Sistemas 8
7. Concessão de desconto no boleto (matrícula antecipada) Para conceder desconto ao aluno acesse o cadastro do mesmo e clique no link conceder desconto, conforme abaixo: Clicando no link você será redirecionado para a tela onde poderá escolher o motivo e os valores e aplicar o desconto, conforme abaixo: Ultramax Sistemas 9
8. Emissão de extrato Para emitir o extrato financeiro clique no link visualizar extrato financeiro, conforme abaixo: 9. Geração do arquivo de remessa O arquivo de remessa para registro dos boletos deve ser gerado e enviado ao banco para processamento, para gerar o arquivo de remessa, após os boletos gerados (Geração de boletos, pág. 8) vá ao menu Financeiro > Arquivo de Remessa para o banco Ultramax Sistemas 10
Na tela abaixo, é possível filtrar por Unidade, Curso, Série e Turma e também por RM, possibilitando gerar arquivos de remessa de turmas, séries, cursos e até alunos específicos, caso nada seja selecionado o sistema puxara todos os boletos pendentes de confirmação, ou seja que ainda não foram registrados no banco: Para gerar o arquivo basta selecionar os filtros e a Conta Corrente desejada, e clicar em Gerar Arquivo, o sistema informará no topo da tela o numero de boletos gerados, e realizará o download automático do arquivo gerado para envio, esse arquivo é o que deve ser enviado para processamento no banco, a maioria dos bancos disponibiliza esse portal no bankline, caso tenha duvidas sobre como realizar o processo no site Ultramax Sistemas 11
do seu banco entre em contato com seu gerente. 10. Importação de arquivo de retorno do banco Para importar os arquivos de retorno do banco acesse o menu financeiro/arquivo de retorno do banco, conforme abaixo: Ultramax Sistemas 12
Que redirecionará para a tela de importação, conforme abaixo: 11. Análise de divergências Para visualizar as divergências de pagamentos acesse financeiro/contas a receber/pagar, conforme abaixo: Onde abrirá a tela que contem as divergências, conforme abaixo: Ultramax Sistemas 13
Clicando em detalhes como mostra na figura acima, é exibido uma tela com os detalhes, conforme abaixo: Ultramax Sistemas 14
12. Cancelamento de matrícula Para cancelar a matricula acesse o cadastro do aluno desejado, selecione a matricula na qual deseja cancelar e clique em alterar status, conforme abaixo: Após clicar em alterar status outra tela será exibida onde existem outras opções além de cancelar. Selecione cancelada, conforme abaixo: Ultramax Sistemas 15
13. Transferência de aluno Para fazer a transferência do aluno acesse o cadastro do mesmo e clique no link transferência, conforme abaixo: Após clicar no link transferência a tela abaixo será exibida: Ultramax Sistemas 16
14. Cadastro de disciplina e (configuração em todas as séries) Para cadastrar novas disciplinas acesse tabelas/disciplinas, conforme abaixo: Após clicar em disciplinas abrirá a tela para cadastro de novas disciplinas ou alterar as existentes, conforme abaixo: Ultramax Sistemas 17
Após cadastrar as disciplinas acessar tabelas/series e cadastrar as séries, conforme abaixo: Após clicar em séries abrirá a tela para o cadastro das mesmas, conforme abaixo: Ultramax Sistemas 18
Para adicionar e configurar as disciplinas nas series clique na aba grade curricular, conforme abaixo: Na aba grade curricular adicione e configure as disciplinas conforme sua necessidade, exemplo abaixo: 15. Lançamento de notas Para lançar notas dos alunos acesse acadêmico/notas e faltas, conforme abaixo: Ultramax Sistemas 19
Após acessar o menu indicado acima a tela de lançamento de notas será aberta, conforme abaixo: 16. Cadastro de tipo do documento e (configuração nas séries) Para cadastrar os tipos de documento acesse tabelas/tipo de documento, conforme abaixo: Ultramax Sistemas 20
A tela para cadastro e alteração dos tipos de documentos é exibida abaixo: Após cadastrar os tipos de documento necessários configure para cada série os documentos obrigatórios, conforme abaixo: 17. Configuração dos horários das aulas (Turnos) Para cadastrar e configurar os horários das aulas acesse tabelas/turnos, conforme abaixo: Ultramax Sistemas 21
Após clicar no link abrirá a tela para cadastro de novos turnos ou alteração dos existentes, conforme abaixo: 18. Configuração da turma (Quadro curricular, horários e etc) Para configurar as turmas clique na turma desejada, conforme abaixo: Ultramax Sistemas 22
Após clicar na turma desejada acesse a aba manutenção e configure de acordo com suas necessidades, conforme abaixo: 19. Ativar as turmas no início do ano Para ativar as turmas no inicio do ano acesse tabelas/cursos, conforme abaixo: Ultramax Sistemas 23
Após acessar cursos escolha o qual deseja ativar a turma, conforme abaixo: Após acessar o link turmas será redirecionado para a tela das turmas, selecione a turma que deseja ativar e clique no link ativar turmas, conforme abaixo: Ultramax Sistemas 24
20. Alterar número de chamada das turmas Para alterar o numero de chamada das turmas acesse tabelas/cursos, conforme abaixo: Após acessar cursos escolha o qual deseja alterar a turma, conforme abaixo: Ultramax Sistemas 25
Após selecionar a turma acesse a aba números de chamada, conforme abaixo: Altere conforme sua necessidade e grave as modificações. 21. Fechamento de caixa Para acessar o fechamento de caixa financeiro/fechamento de caixa, conforme abaixo: Após acessar o menu a tela abaixo será exibida: Ultramax Sistemas 26
22. Relatórios das turmas Para acessar os relatórios de turmas relatórios/relatórios das turmas, conforme abaixo: Após acessar o menu a tela abaixo será exibida: 23. Módulo de relatórios Para acessar o módulo de relatórios acesse relatórios/relatórios diversos, após selecionar será redirecionado para outra tela onde será necessário digitar novamente o usuário e senha. Ultramax Sistemas 27
24. Lançamento de ocorrências Para registrar ocorrências acesse o cadastro do aluno e acesse o link registrar ocorrência, conforme abaixo: 25. Chat do sistema O chat encontra-se na tela inicial do sistema, conforme abaixo: Ultramax Sistemas 28