Manual de Cntrles Interns
1. INTRODUÇÃO Em funçã da Resluçã 2.554/1998 d Banc Central d Brasil, que determina que as instituições autrizadas pr ele implantem e implementem sistemas de Cntrles Interns vltads para as atividades pr elas desenvlvidas, e da Instruçã CVM 558/2015, que determina que s Cntrles Interns devem ser efetivs e cnsistentes cm a natureza, cmplexidade e risc das perações realizadas, a BRL TRUST desenvlveu seu Manual de Cntrles Interns. 2. OBJETIVO Este Manual tem pr bjetiv estabelecer regras, prcediments e descriçã ds cntrles a serem bservads cm parâmetrs para funcinament ds sistemas de Cntrles Interns e da BRL TRUST, e que sã adtads visand a cntínua busca pels mais alts padrões étics, de transparência e de eficiência em seu sistema de cntrles. As rientações cntidas neste Manual devem ser seguidas pr tds s clabradres da BRL TRUST, independentemente d nível hierárquic. Seu cnteúd visa garantir permanente atendiment às nrmas, plíticas e regulamentações vigentes, bem cm disseminar a cultura de cntrles para garantir cumpriment das nrmas estabelecidas pels órgãs reguladres e autrreguladres, e nã tem cm bjetiv tratament exaustiv de tda a regulaçã aplicável às suas atividades. Em relaçã a este Manual, qualquer slicitaçã que envlva rientaçã u esclareciment da Área de Riscs e deve ser enviada para email: cmpliance@brltrust.cm.br 1
3. MISSÃO E VALORES Missã: a BRL TRUST tem cm missã atender as demandas de seus clientes de frma segura, transparente e eficiente, pr mei de equipe qualificada e experiente, tend cm principais diferenciais s prcesss e cntrles exclusivs, desenvlvids internamente, a partir d cnheciment adquirid a lng de sua atuaçã n setr. Valr: prezams pela ética em tdas as situações, respeitand sempre rdenament jurídic nacinal e s interesses ds clientes acima ds pessais. Tems a determinaçã e disciplina cm duas valisas características da nssa equipe, cnheciment técnic cm instrument habilmente aplicad para a btençã ds melhres resultads, e relacinament intern e extern cm um sólid el basead na transparência, cnfiança e seriedade. 4. ABRANGÊNCIA De md a assegurar que tds s clabradres, independentemente de nível hierárquic, btenham cnheciment sbre as plíticas, s manuais e s prcediments adtads pela BRL TRUST, n at da cntrataçã é dispnibilizada a tds uma cópia d Códig de Cnduta e Ética Prfissinal, send slicitada, ainda sua adesã e cncrdância frmal. Cncmitantemente, clabradr é instruíd a ler as plíticas e s manuais dispníveis na intranet da instituiçã. Este Manual agrupa, também, as infrmações necessárias das atribuições e respnsabilidades da funçã de, que sã prpr, acmpanhar e cntrlar cumpriment das plíticas crprativas, estrutura rganizacinal, prduts, serviçs e prcesss. 2
5. PRÍNCIPIOS GERAIS Ressalta-se que versões atualizadas das plíticas e manuais permanecem à dispsiçã de tds s clabradres, independentemente de sua psiçã hierárquica, na intranet da cmpanhia. A Área de Riscs e é respnsável pr elabrar e implementar plíticas vltadas a atendiment ds padrões regulatóris e, psterirmente, n mnitrament desse cumpriment. O cumpriment real desses padrões é respnsabilidade de tds s clabradres, independente d nível hierárquic, n desenvlviment de suas atividades diárias. 6. DIRETRIZES Esse regrament cnsidera as seguintes diretrizes: Assegurar cumpriment das nrmas, regulaments e aderência às plíticas, s manuais e s prcediments interns. Disseminar a cultura sbre a imprtância ds cntrles interns a tds s clabradres. Alinhar a estrutura ds cntrles interns as riscs e bjetivs d negóci. Assegurar que sistema de cntrles interns seja peridicamente revisad e atualizad de frma a garantir sua efetividade. Garantir a existência de atribuiçã de respnsabilidades e delegaçã da autridade bservada à estrutura hierárquica da BRL Trust. 3
Uma das funções deste dcument é apresentar as infrmações necessárias à implantaçã das funções de, estabelecend suas plíticas, indicadres de gestã de Cntrles Interns e s prcediments/prcesss da área. O bjetiv é que sejam desenvlvids indicadres para mnitrar, de frma pró-ativa e periódica, as funções e áreas da rganizaçã, visand a detecçã de prblemas em ptencial. Os indicadres serã s medidres de desempenh da rganizaçã e das áreas. Indicadres de gestã cnstituem-se num prcess para bter e apresentar, de frma sistemática, infrmações relacinadas a: Tendências gerais ds negócis Avaliaçã de riscs Principais indicadres de eficácia ds cntrles Cmpete a cada uma das respectivas áreas internas desenvlver prcesss para identificar, medir, mnitrar e cntrlar riscs incrrids; implantar plíticas adequadas de Cntrles Interns; e estabelecer uma cultura na rganizaçã que enfatize e demnstre, a tds s níveis hierárquics, a imprtância desses cntrles. Os Cntrles Interns necessitam de permanente revisã para abranger situações nã previstas inicialmente, e s riscs devem ser avaliads segund sua natureza. O mnitrament ds riscs será instrument de aferiçã da qualidade ds prcesss e das atividades exercidas, permitind a elabraçã e implantaçã de um plan de melhria cntínua. Os principais benefícis esperads cm s indicadres sã: Melhria d desempenh rganizacinal Mair bjetividade na cmunicaçã interdepartamental Minimizaçã de riscs de rdem legal Preservaçã da ba imagem institucinal Manutençã da qualidade de prduts e serviçs 4
A implantaçã de Cntrles Interns na rganizaçã deve atender a dis bjetivs simultânes: Cnheciment ds riscs a que se sujeita cm empresa e cm negóci; Reduçã ds custs para evitar incrrer em tais riscs. Em terms cnceituais, gerenciar riscs significa pssuir elements para analisar um determinad cnjunt de questões: Identificar a área u fatr de risc mais relevante sbre a instituiçã; Determinar uma apreciaçã qualitativa u quantitativa sbre fatr de risc identificad; Avaliar quais sã s respnsáveis pel prcess decisóri aplicável sbre fatr de risc em análise; Definir s mecanisms que serã utilizads para tratar as regras, plans, pnts de cntrle: Manual, Plíticas Crprativas, Prcediments. A avaliar-se um event de risc, e ele ser classificad cm Risc Operacinal, a seguinte análise cnceitual deve ser aplicada: Em relaçã à prbabilidade de crrência, ele pde ser classificad cm: baixa prbabilidade média prbabilidade alta prbabilidade Em relaçã à severidade de impacts, ele pde ser classificad cm: baixa severidade média severidade alta severidade 5
Basead na cmbinaçã de prbabilidade de crrência e severidade de impacts, a Área de Riscs e deve crdenar a aplicaçã de testes de cnfrmidade, cm indicad abaix: prbabilidade severidade priridade (*) baixa alta A média média A média alta A alta média A alta alta A baixa média B alta baixa B baixa baixa C média baixa C (*) legenda: A : verificaçã diária, pr amstragem B : verificaçã mensal, pr amstragem C : verificaçã trimestral, pr amstrgem 7. COMPLIANCE 7.1 FINALIDADE A analisar-se s aspects de gestã de riscs e cntrles interns é intrduzid cnceit de 3 Linhas de Defesa. Pr este cnceit uma rganizaçã pde ser dividida da seguinte frma, em terms de estrutura de cntrles interns: 1ª Linha de Defesa: Gestã Operacinal Linha de Defesa: 3ª Linha de Defesa: Auditria Interna Desta frma, a finalidade de uma estrutura de está relacinada a identificar e cntrlar a mediçã crreta ds riscs e d desempenh de uma rganizaçã, de acrd 6
cm parâmetrs, métds e padrões estabelecids internamente e pelas autridades reguladras. As funções e atribuições de devem ser distintas daquelas que sã executadas pela Auditria Interna: Cabe à Área de testar a adesã as cntrles, bem cm a leis, nrmas e regulaments aplicáveis. É uma atividade característica de mnitrament e de estimulaçã para a participaçã de tds. Cabe à funçã de Auditria Interna testar essa adesã através da verificaçã d cumpriment de nrmas/regulaments externs e plíticas/prcediments interns; verificand tud que fi realizad desde a última auditria e cm fi realizad. A Auditria Interna apnta riscs decrrentes de falhas, enquant a Área de zela para que as falhas nã crram. Dessa frma é pró-ativ. A Auditria Interna enfatiza a brigatriedade. A Área de, a imprtância. 7.2 ATRIBUIÇÕES Orientar a implantaçã de estruturas de Cntrles Interns que cntemplem registrs bem dcumentads, e que identifiquem claramente as respnsabilidades e autrizações; Analisar s cntrles prevists ns manuais e prcediments, prpnd a criaçã de nvs cntrles e melhrias naqueles cnsiderads deficientes, mnitrand as crreções das eventuais deficiências; Acmpanhar desenvlviment das atividades vltadas para estabeleciment de nvs nrmativs, atuand para que s mesms definam claramente as respnsabilidades de cada área, bem cm estabeleçam s pnts de cntrle ds riscs; 7
Intermediar relacinament entre as áreas, resultante de pnts divergentes para estabeleciment de cnfrmidade; Prmver, junt às áreas cmpetentes, meis que assegurem as empregads, segund crrespndente nível de atuaçã, acess a infrmações cnfiáveis, tempestivas, cmpreensíveis e aquelas cnsideradas relevantes para a realizaçã de suas tarefas; Determinar a adequada segregaçã de funções e separaçã de respnsabilidades, rientand cntrle das atividades para evitar cnflit de interesses e para evidenciar pnts de cntrle; Mnitrar, permanentemente, cumpriment das plíticas, regras, nrmas, prcediments e legislaçã que regulam s negócis, auxiliand na implementaçã ds mesms, efetuand s melhres esfrçs para a preservaçã da imagem da instituiçã perante mercad, de md geral; Garantir a existência e divulgaçã das infrmações para a gestã ds riscs relacinads as negócis da rganizaçã; Assegurar a existência de prcediments, bem cm adequad nível de atençã gerencial a cntrles (prmver a cultura de Cntrles Interns); Atuar cm interface junt a BACEN, CVM, ANBIMA, auditrias externas, entre utras; Reprtar à Diretria, quant às medidas adtadas u impasses para a implementaçã de alterações. 8
8. RESPONSABILIDADES 8.1 DIRETORIA Definiçã e implementaçã de uma estrutura de Cntrles Interns; Avaliaçã ds relatóris encaminhads pela Área de, ns quais sã identificadas tdas as crrências mnitradas, bem cm aprvar as alterações sugeridas nas estruturas de Cntrles Interns. 8.2 ÁREA DE COMPLIANCE Desenvlver e administrar Prgrama de Cntrles Interns; Difundir Prgrama de Cntrles Interns; Prver treinament aprpriad as clabradres; Implementar e fiscalizar cumpriment d Prgrama de Cntrles Interns; Mnitrar enquadrament da instituiçã a tdas as plíticas crprativas e nrmas vigentes; Elabrar relatóris periódics sbre Prgrama de Cntrles Interns; Pssuir autnmia para: Agir em tdas as áreas da rganizaçã; Ter acess a tdas as áreas e infrmações das perações; Realizar ações crretivas para descbrir deficiências. 9
8.3 COLABORADORES Devem aderir e tmar cnheciment de tds s Cntrles Interns que regem suas respectivas atividades, send vedad alegar, em determinadas situações, descnheciment de qualquer deles. Em cas de dúvida u sugestã s clabradres devem buscar esclareciments junt à Área de. Tds s clabradres têm a respnsabilidade de infrmar à Área de quaisquer suspeitas de cass de atividades ilegais, cndutas de má-fé, vilações às nrmas, plíticas e prcediments interns, send resguardad sigil da fnte. 9. CONTROLES INTERNOS E GOVERNANÇA CORPORATIVA Os cnceits de Cntrles Interns e Gvernança Crprativa estã fundamentads na segregaçã de funções/atividades/respnsabilidades, de frma a atender as estruturas d negóci e de suprte, permitind a estruturaçã de fluxs, u seja, representa encadeament lógic ds prcesss, desde aqueles de caráter mais macrs até s fluxs mais detalhads. Os prcesss d negóci sã aqueles que estã alinhads cm as necessidades ds clientes, e cujs resultads pdem afetar a imagem da instituiçã e a fidelizaçã/satisfaçã ds clientes. D utr lad estã s prcesss de suprte, que sã aqueles que dã embasament as prcesss d negóci. A estrutura de Cntrles Interns e Gvernança Crprativa deve pssuir rbustez suficiente de frma que pssa indicar que s prcesss d negóci e de suprte pssuam segurança suficiente para serem executads, de frma a entregar s melhres prduts e serviçs as clientes, prver mecanisms adequads de gerenciament e cntrle para s níveis de gestã definids, infrmar as pessas envlvidas sbre a expectativa da sua cntribuiçã para a cadeia de relacinaments, e assegurar aderência as cmands regulatóris. 10
A apuraçã ds Cntrles Interns envlvids a seguinte descriçã: CATEGORIAS OBJETIVOS INSTRUMENTOS Negócis Manter a dimensã d negóci Planejament Estratégic Plan de Negócis Ecnômic Prduts Atingiment de metas Retrn ecnômic-financeir Qualificaçã ds prduts Minimizaçã de riscs Qualificaçã d prcessament e cntrle Imagem Adequada percepçã da instituiçã pel mercad Recnheciment scial da instituiçã Infrmações Patrimnial Estrutura Prcesss Integridade física e lógica ds dads Cnfidencialidade Cntinuidade Cntinuidade das perações Integridade física de clientes e empregads Cnheciment de atribuições e respnsabilidades Segregaçã Especializaçã Segregaçã de funções Aderência a padrões Plan de Cntinuidade Recurss Humans Cnheciment d negóci da empresa Mtivaçã Prgrama de metas Prcess rçamentári Gestã de Riscs Cash-flw Plíticas de investiments Assessria Jurídica Avaliaçã de Suitability Plíticas de Ética e Cnduta Aderências a tdas as nrmas regulatórias e autrregulatórias aplicáveis Plan de Cntingência - Back-up - Equipament(s) espelh Cntrles de acess Cntrle de prgramas e versões Segurança da Infrmaçã Cntingência externa Manutençã de equipaments Organgrama Manual da Organizaçã Prcediments dcumentads Descriçã ds funds/prduts Plans de Auditria - Prcesss - Sistemas Plíticas crprativas Plan de treinament 11
A Área de deve atuar de acrd cm a filsfia de avaliar s riscs peracinais, s instruments de cntrle e minimizaçã ds riscs identificads e desenvlver ações para mnitrar as situações crridas. Flux - Cntrles Interns Cnceit intrduzid pela Resluçã n 2.554/1998, emitida pel Cnselh Mnetári Nacinal, e que envlve, basicamente, a definiçã das respnsabilidades atribuídas as diverss níveis da rganizaçã, a segregaçã de atividades para evitar cnflit de interesses e a identificaçã de fatres de riscs interns e externs. Funçã Estar em é estar em cnfrmidade cm leis e regulaments interns e externs send, acima de tud uma brigaçã individual de cada clabradr, independente de nível hierárquic, da BRL TRUST. Risc de é risc de sanções legais, regulatórias u internas, de perda financeira u de reputaçã que a instituiçã pde sfrer cm resultad da falha n cumpriment da aplicaçã de leis, regulaments e, quand da existência e da aplicabilidade, d Códig de Ética e Cnduta Prfissinal. Deficiência e Nã Cnfrmidade cnceituaçã Deficiência: ausência n atendiment de um requisit, u imperfeiçã, u carência, inclusive quant à segurança d sistema, ds serviçs e ds resultads esperads. Nã Cnfrmidade: nã atendiment de um requisit especificad n sistema nrmativ, e abrange afastament u ausência de uma u mais características de cntrle. 12
Estruturaçã Os esfrçs para a implantaçã de um Prgrama de Cntrles Interns requerem da instituiçã um cmprmiss efetiv, e devem cnstituir uma parte rtineira das perações da instituiçã. O Prgrama deve cntar, n mínim, cm s seguintes cntrles: Plíticas Crprativas Prgramas de Cntrles Interns devem ser dcuments dinâmics que sã revisads e atualizads, cnfrme as mudanças de ambiente de. Devem ser estabelecidas plíticas cm metas, bjetivs e prcesss aprpriads. O grau de detalhe u especificaçã de prcesss deve variar cnfrme a cmplexidade d assunt u transações. Prcediments Os prcesss que crrem na rganizaçã envlvem prcediments que devem bservar as plíticas pertinentes a cada área. Os prcediments deverã demnstrar pass a pass de cm determinad prcess é executad. Essa demnstraçã deverá ser efetuada em frma de text. Um prcediment pde se referir a um prdut u a um assunt/prcess. Tdas as ações e atividades executadas para que um prcess seja cumprid sã descritas, inclusive quant às interfaces entre áreas u agentes externs e a geraçã de registrs físics (dcuments) u eletrônics, em rdem crnlógica. A dcumentaçã de prcesss evidencia a participaçã de cada área n mesm e, prtant, deverá ser acessível a tda a 13
rganizaçã. Alguns prcesss, pr terem natureza cnfidencial, terã suas guias dispnibilizadas apenas para as áreas envlvidas. Os prcediments, pr cnterem infrmações detalhadas, pdem ser classificads, em funçã de sua natureza, cm de acess restrit apenas à respectiva área peracinal, à Área de e a membrs da diretria. A Área de deverá elencar s prcesss para s quais deverã ser cnfeccinads s prcediments de trabalh, e acmpanhar sua elabraçã, definind s pnts de cntrle. Mnitrament de Prcesss Executar uma açã pró-ativa para identificar prblemas de frma ágil e tempestiva. Revisões periódicas ds prcesss relativs a áreas e departaments. Revisões periódicas de dcuments cmprbatóris de slicitações diversas ds clientes. Revisã periódica d material dispnibilizad externamente cm publicidade, prpaganda, anúncis e patrcínis. Revisões periódicas d sistema de cmunicaçã de Cntrles Interns que prvê atualizações aprpriadas e revisões da legislaçã e regulaçã aplicável a setr. Manutençã d diálg abert, nã punitiv cm as áreas, sbre s desafis de implantar-se uma estrutura de Cntrles Interns. Avaliaçã periódica quant a grau de cnheciment ds clabradres em relaçã às plíticas internas da instituiçã. 14
Atualizaçã ds dcuments crprativs. Frtaleciment da cultura de Cntrles Interns e Gvernança Crprativa. O sistema de mnitrament deve ser incrprad às atividades nrmais de cada uma das áreas da rganizaçã, de frma que ist seja aceit prntamente e usad em uma base cntínua. O sistema de mnitrament efetiv deve prspectar prblemas prcessuais/prduts/pessas. Quant antes estas avaliações frem realizadas, e uma açã para crreçã fr tmada, menr será risc a que a rganizaçã estará se expnd. Revisões Periódicas d Prcess de Além de revisar a cnfrmidade das exigências das Plíticas Crprativas deve haver, também, revisões periódicas ds prcesss de. Esta revisã é crítica, e especialmente deveria acntecer depis de alterações nas plíticas vigentes, u quand sã definids nvs prcesss. Prgrama da Auditria O prgrama de auditria interna cmplementa prcess de cm uma ótica diversa. A açã de auditria interna difere da açã de mnitrament. O prgrama de auditria interna pde ser mens frequente, mais frmal, e mais abrangente que mnitrament. Os mnitraments devem ser feits diariamente, e nrmalmente nã incluem a preparaçã de um relatóri cntend pareceres. Mnitrar é uma funçã de respnsabilidade de quem atua diretamente ns prcesss. A auditria interna pde crrer cm uma frequência pré-estabelecida, u pde ser cntínua. A funçã de auditria interna pderá ser executada cm recurss da própria instituiçã, u pr firma externa cntratada. Os resultads apurads pels auditres cmprã parecer a ser enviad à diretria da instituiçã. 15
O relatóri de auditria de prcesss deverá ser preparad para cada revisã e cnter - Âmbit da auditria - Deficiências identificadas - Ações crretivas a serem empreendidas Avaliaçã Periódica O Cmitê de e Riscs Operacinais da BRL TRUST é fórum nde serã apresentads s resultads periódics, relativs as prcesss de Cntrles Interns da instituiçã. Suas atas permanecerã em arquiv, e à dispsiçã ds órgãs reguladres. Será adtad um prcess sistemátic de avaliaçã, devidamente frmalizad, d desempenh e adequaçã ds Cntrles Interns da rganizaçã, tend em vista sua estratégia, plíticas, bjetivs, leis e regulaments aplicáveis. Dentr deste prcess, s seguintes pnts de avaliaçã serã submetids: AVALIAÇÃO Desempenh d Sistema de Cntrles Interns Cultura de Cntrle e Prcesss de Cmunicaçã Prevençã e Crreçã de Prblemas ITENS Verificaçã d desempenh, pr mei ds seguintes elements: - Relatóri d auditr intern, quand aplicável. - Relatóris elabrads pela Área de. - Desempenh ds cntrles praticads. Exame d grau de cmprmetiment e cultura de cntrle existente. Eficácia das infrmações e cmunicações, bem cm d prcess de reprte. Identificaçã de pssibilidades de melhria. Necessidades de treinament. Análise de medidas de caráter preventiv, inclusive n que diz respeit a cmbate e prevençã à lavagem de dinheir e à crrupçã. Exame das crrências, exceções e medidas crretivas. 16
Mnitrament ds Prcesss O mnitrament cmpreenderá a realizaçã de atividades destinadas a acmpanhament de perações e/u de prcesss, cmparand crrid cm previst, para que se assegure a cnfrmidade cm as regras estabelecidas. Td clabradr cm respnsabilidades vinculadas as Cntrles Interns mnitrará, dará sluções imediatas e registrará crrências que envlvam deficiências u nã cnfrmidades ns prcesss. Deverã ser cnsideradas crrências, para fins de registr, as falhas n atendiment de um requisit, u imperfeiçã, u carência, inclusive quant à segurança d sistema, ds serviçs e ds resultads esperads, ns seguintes cass: Nã atendiment às especificações citadas ns dcuments vigentes, a mens que as hipóteses de crreções já estejam definidas ns própris dcuments; Regularizaçã imediata de uma açã nã prevista ns dcuments vigentes. Este registr ficará valend cm rientaçã para a execuçã das tarefas, até que assunt seja definitivamente incrprad a manual. Tratament das Ocrrências As crrências e as sluções adtadas pr um clabradr deverã ser avaliadas pel gerente da respectiva área, para definiçã da necessidade de tratar a respectiva causa. Cas haja reincidência d prblema, gestr da área deverá elabrar um relatóri relacinand as crrências, cntend datas, reflexs e prvidências, encaminhand- para a Área de. 17
Ações Crretivas Identificadas Nã Cnfrmidades e decidida pela investigaçã das causas e tratament de sluções alternativas, a Área de deverá avaliar nas incidências: Unidade de rigem Descriçã da falha/deficiência Origem da crrência Data da crrência Nme d Prcediment de Trabalh relacinad Sluçã que fi adtada de imediat Nme d clabradr que registru a crrência Parecer d gestr da área Tratament de Prblemas Deverã ser adtadas prvidências quand: N mnitrament Em verificaçã Nas reclamações de clientes Ns relatóris de Auditria Interna Nas periódicas avaliações Quand detectadas deficiências na execuçã ds prcesss peracinais e julgadas pel gestr da área cm geradra de impact e repetições. Quand em atividades de verificaçã e cnferência, psterires à execuçã d prcess, frem cnstatadas relevâncias. Quand frem recebidas reclamações de clientes, cnsideradas prcedentes. Quand detectadas Nã Cnfrmidades pr parte d auditr. Quand a análise d desempenh revelar fragilidade u situaçã de ptencial prejuíz, em decrrência de práticas adtadas pela instituiçã. Deverá ser efetuad um cntrle de tds s relatóris de crrências emitids na BRL TRUST, para fins de análise periódica de desempenh. 18
Prgrama de Treinament e Divulgaçã É de respnsabilidade da Área de acmpanhar e rganizar plan de treinament anual relacinad a Cntrles Interns. Os clabradres da BRL TRUST deverã participar de tds s treinaments dispnibilizads, cm intuit de reciclar seus cnheciments, u mesm cnhecer nvs prcediments, nrmativs u atividades. 19
10. CLASSIFICAÇÃO DE RISCO Cnsiderand s tips de atividades relacinadas à BRL TRUST DTVM S.A., e de frma a evitar que a instituiçã pssa sfrer tentativas de ser utilizada pr ações que envlvam má fé e/u fraude, cntrle de perações envlvend clientes está dentr d escp de Cntrles Interns. Entre estes cntrles encntram-se: Prcess cnsistente de cadastr de clientes; Prcess de Cnheça seu Cliente / Cnheça seu Parceir / Cnheça seu Frnecedr ; Execuçã das diretrizes regulatórias referentes à análise de cass de clientes que se enquadrem cm Pessas Expstas Pliticamente (PEP); Execuçã das diretrizes regulatórias referentes à pesquisa para verificaçã se para um cliente, em análise, fi identificad algum indíci que pssa envlver seu nme cm Crime de Financiament a Terrrism (CFT); Execuçã das diretrizes regulatórias referentes à rigem ds recurss de um cliente, cnsiderand sua lcalizaçã gegráfica; Aplicaçã de uma Matriz de Classificaçã de Riscs em relaçã as clientes, que agrega infrmações relativas a: Classificaçã PEP Lcalizaçã gegráfica Categria d fund (exclusiv x nã exclusiv) Tip d investidr (residente x nã residente) Prcess de mnitrament da mvimentaçã de ctistas. 20
O prcess de mnitrament da mvimentaçã de ctistas cnsidera as particularidades da BRL TRUST DTVM S.A, que administra, majritariamente, funds estruturads, u seja, que pssuem cm característica serem funds fechads e/u exclusivs. Desta frma, mnitrament cnsidera as seguintes cndições: Vlume de recurss infrmads cm dispnibilidade financeira na ficha cadastral d cliente; Vlume de recurss integralizad/aplicad ns funds de investiments; Cálcul da razã entre valr integralizad/aplicad ns funds de investiments e a dispnibilidade financeira infrmada; Cas este valr fique acima de um determinad referencial, análises mais detalhadas devem ser executadas n sentid de cmpreender-se as razões que levaram a cmprmetiment mais d que aguardad das dispnibilidades financeiras. 21
11. IMPLEMENTAÇÃO E MANUTENÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLES INTERNOS A Área de tem cmprmetiment de implementar bas práticas de negócis e Cntrles Interns adequads. Destaca-se que s gestres das áreas sã s respnsáveis pr estabelecer, manter, prmver e avaliar as bas práticas de negócis e cntrles interns. As principais plíticas da BRL TRUST abrdam s seguintes aspects: Códig de Cnduta e Ética Prfissinal Manual de Cntrles Interns Plítica de Prevençã à Lavagem de Dinheir e Cmbate a Crime de Financiament a Terrrism (PLD/CFT) Plítica de Suitability Plítica de Segurança da Infrmaçã Plítica para Plan de Cntinuidade de Negócis Metdlgia de Gestã de Risc Plítica de Gerenciament de Riscs Operacinais Plítica de Gestã d Risc de Mercad Plítica de Gestã d Risc de Crédit Plítica de Gerenciament d Risc de Liquidez Plítica de Exercíci de Direit de Vt Plítica de Ratei e Divisã de Ordens 22
12. ANÁLISE E ACOMPANHAMENTO DOS SISTEMAS DE CONTROLES INTERNOS A Área de é respnsável pr prmver a avaliaçã independente das atividades desenvlvidas pelas áreas da BRL TRUST, permitind a aferiçã da adequaçã ds cntrles interns a cumpriment das pliticas, ds manuais e ds prcediments. O prcess de aferiçã é realizad através de um cnjunt de exames de aderência as prcesss existentes e dcumentads. Cm intuit de evitar que a BRL TRUST exerça atividades ligadas, direta u indiretamente, a qualquer situaçã irregular, seus membrs deverã tmar as precauções que pssam ser razavelmente exercidas a fim de assegurar que s demais agentes de mercad, cm s quais a BRL TRUST mantenha relações, adtem tds s prcediments e cntrles que lhes sã exigids pr lei. Os membrs da BRL TRUST que tiverem ciência, pr qualquer mtiv, ainda que nã diretamente ligad às atividades que exerçam na BRL TRUST, de fats que indiquem que s prcediments mínims de sugerids nã estã send bservads pr quaisquer utrs membrs da BRL TRUST deverã cmunicar tais fats à Área de, send garantid annimat. Td e qualquer membr da BRL TRUST que esteja a par de infrmações, u situações em andament que pssam afetar s interesses da BRL TRUST, de frma a gerar cnflits u, ainda, caracterizarem-se cntrárias as terms prevists neste Manual, deverá infrmar a Área de, para que sejam tmadas as prvidências cabíveis. Anualmente, e de acrd cm art. 22 da ICVM 558/2015, a BRL TRUST deverá emitir relatóri de Cntrles Interns, cm a cnclusã ds exames efetuads, e que ficará à dispsiçã da CVM, u de utrs reguladres, nas dependências da BRL TRUST. 23
13. VIGÊNCIA E ATUALIZAÇÃO Mencinadas plíticas, manuais e prcediments sã revisads anualmente e mnitrads pela Área de. A elabraçã de tais materiais interns é baseada em legislaçã aplicável, instruções nrmativas, fícis circulares, circulares e demais regulamentações e rientações que pr ventura venham a ser editadas pr órgãs reguladres e autrreguladres. 24