Políticas, Diretrizes Gerais e Procedimentos de Controle

Transcrição

1 Plíticas, Diretrizes Gerais e Prcediments de Cntrle Retificaçã aprvada pela Assembléia Geral Ordinária e Extrardinária em 29 de març de 2013 Març

2 Agenda 1. Plíticas e Diretrizes Gerais 2. Estrutura Organizacinal 3. Prcediments Operacinais Plíticas Gerais e Prcediments de Cntrle Març

3 1. Plíticas e Diretrizes Gerais Març

4 1.1. Plíticas Gerais Gvernança (1/2) Tdas as ações e gasts d Institut buscarã a ética e a excelência prfissinal para alcance de benefícis sciais. O institut dispnibilizará na Internet infrmações atualizadas anualmente, incluind: Balanç scial pr prjet; Resultad ecnômic-financeir pr prjet; Valres pags as gestres d Institut; Origem das dações eventualmente recebidas; Parecer de auditr independente sbre as demnstrações financeiras e adequaçã ds cntrles interns; Parecer ds gestres d Institut sbre a eficácia de seus cntrles interns relativs às prestações de cntas ds prjets. Missã, Visã e Valres que deverá cntar direcinament étic das atividades d Institut; O Habita distribuirá a tds s seus empregads, clabradres e vluntáris envlvids a Missã, Visã e Valres, deixand clar a cnduta adequada esperada às atividades d Institut. O Estatut prevê ações disciplinares às suas vilações. O Institut manterá tda a dcumentaçã que cmprva suas atividades e gasts arquivada em lcal de restrit acess, mas dispnível a cnsulta a públic mediante slicitaçã prévia. Plíticas Gerais e Prcediments de Cntrle Març

5 1.1. Plíticas Gerais Gvernança (2/2) Manter plíticas e prcediments de cntrle atualizads e frmalizads para as atividades que influenciam as prestações de cntas e demnstrações financeiras da Organizaçã. Prprcinar uma estrutura rganizacinal mínima que permita adequada segregaçã de pessal entre funções. Transparência em gestã prprcinada pela aprvaçã em assembléia d planejament e rçament anual. A assembléia também acmpanhará desempenh d Cnselh Administrativ. O Institut buscará a Gestã Participativa na qual sócis, de acrd cm as mdalidades estabelecidas n Estatut d Habita, vtam sbre decisões de gestã. O Institut ferece as empregads, vluntáris e patrcinadres a pçã de se trnarem sócis. Plíticas Gerais e Prcediments de Cntrle Març

6 1.2. Plíticas Gerais Planejament Anualmente, s gestres das áreas, em cnjunt cm algum membr d Cnselh de Administraçã, elabrarã e revisarã plan de açã da rganizaçã de lng praz próxims 5 ans (PA-5). Este plan deve cnter as diretrizes estratégicas e bjetivs glbais e bjetivs pr prjet para s macr-prcesss da rganizaçã. Anualmente, s gestres das áreas, em cnjunt cm algum membr d Cnselh de Administraçã, elabrarã e revisarã plan de açã d Habita de curt praz 1 an (PA- 1). Este plan anual cnsiste em um detalhament d plan de açã de lng praz. Este plan deve cnter bjetivs pr prjet e para s macr-prcesss d Habita. O plan deve cnter, também, metas para s indicadres de desempenh de macr-prcesss. Anualmente a direçã da rganizaçã deverá apresentar a tds s empregads e clabradres s bjetivs gerais estabelecids. O gestr de cada área deverá elabrar, anualmente, um plan de açã detalhad (PA-D) para s macr-prcesss ds quais é respnsável. Este plan de açã deverá cntemplar metas trimestrais para s indicadres de desempenh alinhads às metas d PA-1. O gestr e cada área deverá elabrar, trimestralmente um plan de açã específic (PA-T) para cada clabradr sb sua respnsabilidade. Este plan de açã deverá indicar bjetivs individuais gerais e bjetivs relacinads as indicadres de desempenh estabelecids para a área n PA-D. Plíticas Gerais e Prcediments de Cntrle Març

7 1.3. Plíticas Gerais Desenvlviment de Prjets O iníci de atividades de tds s prjets crrerá apenas após a elabraçã e revisã frmal de: Plan de açã d prjet; Crngrama físic e financeir; Cmpsiçã da equipe de trabalh; Indicadres de desempenh a acmpanhar; A revisã deverá ser efetuada pel Presidente u Tesureir d Institut. A execuçã ds prjets deve atender tds s requisits exigids pels cntratantes e órgãs reguladres. Os prjets devem sfrer acmpanhament periódic d alcance de suas metas físicas e financeiras, ds prazs estabelecids, cmpreender a elabraçã periódica de relatóri técnic de atividades executadas, balanç scial, plan de açã e listagens de atividades. Os prjets devem ser gerenciads pr prfissinal cm cnheciment adequad sbre gerenciament de prjets e de equipes. Plíticas Gerais e Prcediments de Cntrle Març

8 1.4. Plíticas Gerais Cmercial (1/2) A assinatura de cntrats ds prjets deverá crrer apenas após a elabraçã de estud de viabilidade ecnômic-financeira e técnica: O Gestr de Prjet deverá elabrar análise de viabilidade técnica d prjet. Esta análise devera cntemplar, n mínim, um parecer sbre a pssibilidade de execuçã, dispnibilidade de recurss humans, frnecedres habilitads, adequaçã à base estatutária d Habita e um crngrama de tdas as etapas. O respnsável pela Cntrladria em cnjunt cm Gestr de Prjet, deverá elabrar relatóri de análise de viabilidade ecnômica e financeira. A análise deverá cnter, pel mens: bjetivs e metas de td prjet; investiments necessáris, cálculs e critéris para determinaçã; fntes de recurss; rçaments preliminares de frnecedres e prestadres de serviçs; legislaçã pertinente, autrizações necessárias; equipe prpsta cm capacidade técnic-perativa e experiência. As análises de viabilidade deverã ser aprvadas frmalmente pr pessa independente daquela que elabru a análise, membr d Cnselh de Administraçã, Presidente, Tesureir u Secretári. Plíticas Gerais e Prcediments de Cntrle Març

9 1.4. Plíticas Gerais Cmercial (2/2) Tdas as emissões de ntas fiscais u recibs deverã ser revisadas pr pessa independente e aprvadas em frmulári específic antes de sua emissã, de acrd cm as seguintes alçadas de aprvaçã: VALORES & APROVAÇÕES NECESSÁRIAS: A - Até R$ Respnsável pela Cntrladría B - Acima de R$ até R$ Respnsável pela Cntrladría e Tesureir; C - Acima de R$ Respnsável pel Tesureir e Presidência. A cntinuidade das atividades de prjets para s quais s clientes / órgãs pagadres apresentam faturas em abert requerem aprvaçã frmal da Presidência Tesuraria. O cadastr de nvs clientes requer aprvaçã pr escrit d respnsável pela Cntrladria. O cadastr de clientes deverá sfrer revisã anual pr pessa independente da realizaçã d cadastr. Tdas as emissões de faturas u recibs referentes a prjets para s quais ainda nã há um cntrat assinad requerem aprvaçã prévia da Presidência e Tesuraria. Plíticas Gerais e Prcediments de Cntrle Març

10 1.5. Plíticas Gerais Cmpras (1/2) A cmpra deverá crrer apenas de frnecedres aprvads previamente em frmulári específic, cm assinatura d respnsável pela Cntrladria e acmpanhada de n mínim 3 rçaments. O cadastr de frnecedres deverá sfrer revisã trimestral pela Presidência e Tesuraria e nã pderá cnter empresas relacinadas cm familiares ds dirigentes d Institut nem pessas jurídicas u físicas que já tenham relações cmerciais u prfissinais estabelecidas cm s mesms. A rganizaçã apenas receberá materiais em perfeit estad e que crrespndam às características e quantidades cnstantes na Ordem de Cmpra (OC) aprvada e sua respectiva nta fiscal. A rganizaçã deve buscar desenvlviment de frnecedres alternativs de prduts e serviçs para elevar a ecnmia em cmpras; Tdas as Ordens de Cmpra deverã ser aprvadas frmalmente em frmulári específic de acrd cm as seguintes alçadas de aprvaçã sempre que previamente acmpanhad de 3 rçaments, prjets e despesas devidamente aprvadas: VALORES Plíticas Gerais e Prcediments de Cntrle APROVAÇÕES NECESSÁRIAS A. Até R$1.000 Cmpradr B. Acima de R$1.000 até R$ Cmpradr + Respnsável pela Cntrladria; C. Acima de R$ até R$ Respnsável pela Cntrladria + Tesuraria; D. Acima de R$ Tesuraria + Presidência. Març

11 1.5. Plíticas Gerais Cmpras (2/2) Aprvaçã d rçament deve cnsiderar preç, qualidade d frnecedr e praz de entrega. Tdas as cmpras requerem a elabraçã de requisiçã de cmpra em frmulári específic cntend justificativa e assinatura d slicitante. As cmpras devem seguir as exigências da Lei 8666/93, sempre que exigid pr rgã públic em Terms de Parceria, quand devidamente previst n Edital Públic riginári. A Mdalidade Pregã, preferencialmente eletrônic, deverá ser utilizada ns Terms de Parceria ns cass em que bras, cmpras, serviçs e alienações sejam realizads cm recurss u bens repassads vluntariamente pela Uniã. Cas crra aquisiçã de bens patrimniais cm recurss repassads pr Term de Parceria, s mesms deverã ser gravads cm cláusula de inalienabilidade, cm previsã de incrpraçã sistemática desses bens a patrimôni públic. De maneira geral, deverã ser bservads s princípis da legalidade, impessalidade, mralidade, publicidade, ecnmicidade e da eficiência. Cibir nas praticas administrativas a btençã de benefícis u vantagens pessais pels participantes ds prcesss decisóris, para que nã sejam beneficiads s dirigentes d Institut, seus cônjuges, cmpanheirs, parentes claterais e afins até terceir grau, bem cm pessas jurídicas que pssuam participaçã n capital. Plíticas Gerais e Prcediments de Cntrle Març

12 1.6. Plíticas Gerais Recurss Humans Cntar cm pessal qualificad para as funções chave da rganizaçã, incluind: cntabilidade, finanças e gerenciament de prjets, sejam cntratads u vluntáris. Prprcinar treinament periódic para pessal que cupa funçã chave da rganizaçã, incluind: cntabilidade, finanças e gerenciament de prjets. Garantir a cntrataçã de pessal de acrd cm as leis vigentes bservand: Cnslidaçã das leis d trabalh CLT; Terceirizaçã através de Prfissinais Autônms, Iniciativa Privada u Cperativas de Trabalhadres; A Lei d serviç vluntári Lei 9608/98. Manter uma relaçã atualizada de descriçã de respnsabilidades e qualificações mínimas para tdas as funções existentes n Institut. A cntrataçã de pessal crrerá mediante prcess seletiv realizad entre prfissinais que atendam às qualificações mínimas requeridas pel Institut. Realizar avaliações de desempenh trimestralmente para permitir aperfeiçament d pessal e prmver a readequaçã d quadr de clabradres as bjetivs da rganizaçã. Prmver, u nã, anualmente, cada clabradr de acrd cm: Avaliaçã de desempenh; Alcance de metas individuais e glbais d Institut ; Plíticas Gerais e Prcediments de Cntrle Març

13 1.7. Plíticas Gerais Pagaments Tda autrizaçã de pagaments e cheques deve cnter a assinatura de Tesuraria e Presidência; Cadastr ds itens a pagar em sistema d banc deve ser realizad pr Respnsável de Cntrladria. Efetuar cnciliaçã bancária semanal pel Respnsável de Cntrladria. Efetuar cnciliaçã mensal d razã cntábil cm cntrles financeirs. Td pagament de cmpra u serviç cntratad crrerá apenas para cmpras acmpanhadas das OC aprvadas e respectivas ntas fiscais u recibs de cntrats. Nã serã admitids saques em dinheir para pagaments; Plíticas Gerais e Prcediments de Cntrle Març

14 1.8. Plíticas Gerais Adiantament e Reembls de Despesas (1/1) Orçament prévi de despesas cnfrme aprvad pr OC, descriminad em Prjet ; Pagaments de reembls de despesas crrerã apenas mediante encaminhament a Financeir de Relatóris de Despesas em frmulári específic e cntend a aprvaçã cnfrme determinad pr OC; Os relatóris de despesa de gestres de prjets deverã receber aprvaçã de 2 membrs entre Presidente, Tesureir e/u Secretári. Relatóris de despesas pdem cnter gasts exclusivamente de despesas de viagens u pequenas despesas d dia a dia. Tds as demais cmpras d Institut devem seguir a Plítica de Cmpras. Nã serã aceits pel Financeir relatóris de despesas que cntemplem, em um mesm frmulári, diferentes viagens efetuadas. Envi d relatóri pr e em papel as gestres respnsáveis n praz de 5 dias úteis após retrn da viagem. Valr de reembls de quilmetragem, mediante relatóri de despesas: R$ 1,00 pr km. Anexar rta cm indicaçã de distância entre rigem e destin, sempre que pré-aprvada. Valr reemblsável de refeições em viagem, mediante relatóri de despesas: R$ 40,00 pr refeiçã, excet para cas de despesas cmerciais, sempre que pré-aprvadas. Plíticas Gerais e Prcediments de Cntrle Març

15 2. Estrutura Organizacinal

16 2. Estrutura Organizacinal Os prcediments elabrads cntemplam as funções de : Presidente Marcs Tesureir Bz Cntrladria Fabi Diretria Executiva Bz Cntabilidade Assistente Assistente Administraçã e Cmpras Fabi Diretria de Operações Bz Gerente de Prjets Gerente de Prjets Plíticas Gerais e Prcediments de Cntrle Març

17 3. Prcediments Operacinais Cadastr de Frnecedr Cmpras Cntas a Pagar Reembls de Despesas Cntabilizar Cntas a Pagar

18 3.1. Prcediments Operacinais Cadastr de Frnecedr Identificada a necessidade de efetuar uma ctaçã a um frnecedr que nã faz parte d cadastr de frnecedres d Habita, respnsável pela Administraçã e Cmpras deverá preencher frmulári eletrônic de cadastr de frnecedres (F-004-E) e encaminhar à Presidência u Tesuraria, pr , para aprvaçã. Deverá preencher frmulári cm nme, endereç, infrmações fiscais, infrmações financeiras, nme da pessa, telefne e e- mail para cntat. Recebid cntend frmulári eletrônic de cadastr de frnecedres, respnsável pela Cntrladria deverá analisar, aprvar frnecedr e registrá-l n banc de dads Cadastr de Frnecedres Aprvads (BD-001). O Cadastr de Frnecedres Aprvads deverá apresentar prteçã pr senha e ferecer acess a respnsável pelas Cmpras apenas para cnsulta. A cada três meses, respnsável pela Administraçã e Cmpras deverá revisar Cadastr de Frnecedres Aprvads e slicitar à Presidência u Tesuraria, pr , a aprvaçã e efetivaçã das alterações devidas. Plíticas Gerais e Prcediments de Cntrle Març

19 3.2. Prcediments Operacinais Cmprar (2/2) Verificada a necessidade de adquirir um prdut u cntratar um serviç, Gestr de Prjet deverá preencher a Requisiçã de Cmpra (F-001-E) cm as especificações d prdut/serviç, quantidades necessárias, centr de custs crrespndente e justificativas. O slicitante deverá enviar a requisiçã de cmpra pr a respnsável pela Administraçã e Cmpras, sempre que pré-aprvada dentr d planejament físic d prjet; Recebid cm Requisiçã de Cmpra devidamente preenchida, respnsável pela Administraçã e Cmpras deverá verificar se a cmpra implicará na bservaçã das exigências de licitaçã da Lei 8666/93. Cas psitiv, deverá prvidenciar prcess de licitaçã, preferencialmente através de Pregã Eletrônic; Em seguida, respnsável pela Administraçã de Cmpras, deverá bter ctações pr de, pel mens, três frnecedres previamente cadastrads u nã cadastrads cas sejam prduts u serviçs específics nã adquirids u cntratads previamente; Recebida as ctações, respnsável pela Administraçã de Cmpras deverá identificar frnecedr mais adequad, preencher tds s camps d frmulári eletrônic de Ordem de Cmpra OC (F-002) cm dads das ctações. Preenchida a OC, respnsável pela Administraçã e Cmpras deverá assiná-la, anexar a ela as ctações e a requisiçã de cmpras e encaminhar prcess para aprvaçã cnfrme limites de alçadas estabelecids neste instrument. Plíticas Gerais e Prcediments de Cntrle Març

20 3.3. Prcediments Operacinais Pagaments (1/2) Aprvad recebiment d prdut/serviç, respnsável pela Administraçã de Cmpras u slicitante d prdut/serviç deverá encaminhar a Fatura para a Cntrladria para registr n Cntas a Pagar. N mment que utras faturas e cbranças cheguem a Habita, a pessa que recebeu dcument deve encaminhá-l prntamente à Cntrladria. Recebidas as faturas e cbranças, assistente financeir deverá antar n vers d dcument centr de cust crrespndente (cm carimb) e registrar item em cntrle específic (BD-002) de cntas a pagar financeir indicand: data de recebiment da fatura, praz para pagament, nme, descriçã d item. Em seguida, assistente financeir deverá guardar dcument a pagar em pasta específica que indique itens a pagar em abert. Diariamente respnsável pela Cntrladria deverá acessar cntrle específic de cntas a pagar financeir (BD-002), cntrle de adiantament e reembls de despesas (BD-004), elabrar brderô de pagaments, cadastrar s pagaments sistema d banc pela Internet e/u preencher s cheques crrespndentes. Em seguida, respnsável pela Cntrladria deverá encaminhar brderô de pagaments, relaçã de dcuments e / u cheques a 2 prcuradres d Institut para que estes autrizem s pagaments. Plíticas Gerais e Prcediments de Cntrle Març

21 3.3. Prcediments Operacinais Pagaments (2/2) Efetuads s pagaments, assistente financeir deverá atualizar cntrle de cntas a pagar financeir (BD-002) cntrle de adiantament e reembls de despesas (BD-004) cm s itens pags, encaminhar a dcumentaçã paga à Cntabilidade para registr e infrmar a respnsável pela Administraçã e Cmpras s pedids de cmpra pags. N cas de pagament de adiantament de despesas de viagem assistente financeir deverá infrmar, pr , a slicitante a data, valr e a frma d adiantament efetuad. Plíticas Gerais e Prcediments de Cntrle Març

22 3.4. Prcediments Operacinais Reembls de Despesas Verificada a necessidade de viagem a trabalh, funcinári deverá preencher a slicitaçã de adiantament de despesas em frmulári específic (F -003). Deverá indicar n frmulári centr de cust crrespndente, detalhament ds gasts prevists e valr ttal d adiantament necessári. Em seguida, deverá bter aprvaçã d respnsável de sua área u, n cas de slicitações elabradas pr gestres, d respnsável pela Cntrladria. Recebids s rçaments de viagem aprvads, assistente financeir deverá prgramar pagament em cntrle específic de adiantament e reembls de viagem (BD-004). Até cinc dias crrids após regress de viagem a trabalh, empregad deverá elabrar relatóri das despesas crridas durante a execuçã d trabalh em frmulári específic (F- 006-E), anexar tda dcumentaçã suprte e bter aprvaçã d respnsável de sua área u, n cas de slicitações elabradas pr gestres, d respnsável pela Cntrladria. O aprvadr deverá analisar relatóri de despesas de acrd cm s critéris da Plítica Geral, vista-l e encaminhá-l a assistente financeir para prgramaçã d reembls / cbrança d valr a receber. Recebids s relatóris de despesas de viagem aprvads, assistente financeir deverá prgramar pagament em cntrle específic de adiantament e reembls de viagem pr empregad (BD-004). Plíticas Gerais e Prcediments de Cntrle Març

23 3.5. Prcediments Operacinais Cntabilizar (1/2) A final de cada quinzena, respnsável pela Cntrladria deverá encaminhar a respnsável pela Cntabilidade tds s itens pags, s respectivs cmprvantes de pagament, a pasta de itens a pagar em abert e cntrle de adiantament e reembls de despesas para cntabilizaçã. Até primeir dia útil de cada quinzena, recebida a dcumentaçã de cntas a pagar, respnsável pela Cntabilidade deverá registrar s títuls pags, prvisinar s títuls a pagar na cntabilidade e devlver a pasta de itens de cntas a pagar em abert à Cntrladria. Após a cntabilizaçã d pagament, respnsável pela Cntabilidade deverá arquivar tda a dcumentaçã ds pagaments e efetuads e prcesss de cmpras cncluíds em pasta específica de acrd cm Prjet (Centr de Cust) crrespndente, em lcal de acess restrit. Até primeir dia útil de cada mês, assistente financeir deverá cnciliar cntrle de cntas a pagar financeir cm cntas a pagar cntábil e extrats bancáris e verificar pendências referentes a mês anterir. A cnciliaçã deverá ser elabrada em frmulári eletrônic específic (F-005-E). Até primeir dia útil de cada mês, assistente financeir deverá cnciliar cntrle de adiantament e reembls de despesas de viagem (BD-004) cm raçã cntábil e extrats bancáris e verificar pendências referentes a mês anterir. Plíticas Gerais e Prcediments de Cntrle Març

24 3.5. Prcediments Operacinais Cntabilizar (2/2) Cncluídas as cnciliações, assistente financeir deverá encaminhá-las a respnsável pela Cntrladria para revisã e encaminhament de sluções. O respnsável pela Cntrladria deverá revisar as cnciliações efetuadas, prvidenciar sluções, assinar e arquivar as cnciliações em pasta específica. O Tesureir deve aprvar as cnciliações. Mensalmente, respnsável pela Cntabilidade deverá efetuar cnciliaçã ds extrats bancáris cm cntrle de cntas a pagar financeir (BD-002) e cntrle de adiantament e reembls de despesas (BD-004), verificar pendências e slicitar sluções das incnsistências a respnsável pela Cntrladria. Mensalmente, respnsável pela cntrladria deverá gerar relatóri de cntas a pagar em abert e encaminhar a Tesureir para análise pr . O relatóri deverá cnter a indicaçã ds itens a pagar agrupads pr prjet e pr praz de pagament. O Tesureir deverá analisar s relatóris e manter arquivads s s recebids. Plíticas Gerais e Prcediments de Cntrle Març

25 3.5. Prcediments Operacinais Preparar Dem. Financeiras Principais Cntrles Cnciliaçã mensal respnsável / revisr Extrats bancáris x razã cntabilidade / cntrladria Flha de pagaments x razã assist. fin. / cntrladria Cntrle de caixa x razã assist. fin. / cntrladria Cntas a receber financeir x cntábil cntabilidade / cntrladria Cntas a pagar financeir x cntábil cntabilidade / cntrladria Receita de serviçs x blc de ntas fiscais / livrs fiscais (receita bruta, tributs, receita líquida, retenções) assist. fin. / cntrladria Cntrle de depreciaçã x razã cntábil assist. fin. / cntrladria Cntrle de ativ imbilizad (própri / públic) x razã cntábil assist. fin. / cntrladria Preparaçã mensal de uma listagem de lançaments manuais efetuads para revisã e aprvaçã: Baixas de cntas a receber Depreciaçã Receitas e despesas cm gratuidade, incluind vluntáris Uma relaçã de lançaments a prvisinar mensalmente: flha, gratuidade, depreciaçã, despesas antecipadas, impsts a pagar revisã ds lançaments efetuads: cntrladria. Plíticas Gerais e Prcediments de Cntrle Març

26 Frmuláris Eletrônics F-001-E: Frmulári Eletrônic - Requisiçã de Cmpra F-002-E: Frmulári Eletrônic - Ordem de Cmpra F-003-E: Frmulári Eletrônic - Slicitaçã de Adiantament de Despesas F-004-E: Frmulári Eletrônic - Cadastr de Frnecedr F-005-E: Frmulári Eletrônic - Cnciliaçã de Cntas a Pagar Cntábil F-006-E: Frmulári Eletrônic - Relatóri de despesas Plíticas Gerais e Prcediments de Cntrle Març

27 Cntrles Bases de Dads Adicinais a Sistema Atual Os prcediments de cntrle cnsideram a utilizaçã de algumas bases de dads adicinais a atual sistema d Habita. BD-001: Cadastr de Frnecedres Aprvads BD-002: Cntas a Pagar - Financeir BD-003: Cntas a Receber - Financeir BD-004: Cntrle de adiantaments e reemblss de viagem. Plíticas Gerais e Prcediments de Cntrle Avalial Març Finanças Abril 2008