Contabilidade Financeira e Orçamentária II Curso de Ciências Contábeis - 7º período Prof. Edenise Tópicos Iniciais Plano Orçamentário compreende: todo o processo operacional da empresa. Envolve todos os setores da empresa. Projeção Base da controladoria operacional 1
Planejamento Orçamentário Planejamento consiste em estabelecer com antecedência as ações a serem executadas dentro de cenários e condições preestabelecidos, estimando os recursos a serem utilizados e atribuindo as responsabilidades, para atingir os objetivos fixados. (Hoji, 2010, p. 405). Orçamento é a expressão quantitativa de um plano de ação e ajuda à coordenação e implantação de um plano. Envolve todo processo Operacional da Empresa. Base da controladoria operacional Objetivos O Plano Orçamentário deve reunir, além dos dados básicos para o próximo período, os principais objetivos da empresa. Processo de estabelecer e coordenar objetivos para todas as áreas da empresa, de forma que todos trabalhem sinergicamente em busca dos planos de lucros. 2
Definição de Orçamento Orçar significa processar todos os saldos constantes do sistema de informações contábeis, introduzindo dados previstos para o próximo exercício. (Padoveze, 2012, p.199) Orçamento... Nada mais é do que colocar na frente aquilo que está acontecendo hoje (Passarelli, 1991 p.61)... A expressão qualitativa de um plano de ação e ajuda a coordenação e implementação de um plano. ( STEDRY. A. C. p.22 1999) Plano Orçamentário - Definição Orçamento é a expressão quantitativa de um plano de ação e ajuda à coordenação e implantação de um plano Stedry (1999, p.22) Entrada Processamento Saída Dados Previstos Para O Próximo Exercício Plano Orçamentário Futuro Armazenamento Dados Contábeis De Hoje 3
Propósitos gerais que devem estar contidos no plano orçamentário: Exemplos: Orçamento como sistema de autorização Um meio para projeções e planejamento Um canal de comunicação e coordenação Um instrumento de motivação Um instrumento de avaliação e controle Uma fonte de informação para tomada de decisão Objetivos Objetivos genéricos Direcionam específicos Princípios Gerais para Estruturação do Plano Orçamentário Orientação para objetivos Envolvimento dos gestores Comunicação integral Expectativas realísticas Aplicação flexível Reconhecimento dos esforços individuais 4
Plano Orçamentário - Conflitos ORÇAMENTO Instrumento que se presta a múltiplas funções Mensurações de planos operacionais Premiação pelo desempenho dos gestores Premiação Não premiação Orçamento: Participativo x Ditatorial PARTICIPATIVO DITATORIAL Participação dos gestores Total Nenhuma Comprometimento dos gestores Total Pequeno Resistência dos participantes Nenhuma Enorme Coerência com os objetivos globais Necessita correções Total Tempo de execução Maior Menor Recomendação: O orçamento deve ser participativo com determinação de objetivos macros para orientação dos gestores visando agilizar o processo e compatibilizar os objetivos individuais com os globais e, sobretudo, conseguir o envolvimento de todos. 5
Vantagens do Orçamento Com o orçamento, introduz o habito do exame prévio e minucioso de principais fatores antes da tomada de decisões importante. Com base em resultados econômicos e financeiros projetados, importantes decisões financeiras podem ser tomadas com maior grau de acerto. Facilita a delegação de poderes. Identifica os pontos de eficiência ou ineficiência do desempenho das unidades. Limitações do Orçamento Os orçamentos baseiam-se em estimativas, estando sujeitos a erros maiores ou menores. O plano de resultados, por si só, não garante o resultado projetado; deve ser continuamente monitorado e adaptado as circunstâncias. As dificuldades de implementação de ajustes gera desconfianças em relação a resultados projetados. Quando existe alta volatilidade de variáveis econômicas e financeiras, os resultados projetados sofrem distorções. 6
Premissas Orçamentárias Após a escolha do cenário mais provável, a controladoria deverá preparar o quadro de premissas para o plano orçamentário. Posteriormente, as premissas deverão ser aprovadas pelo Comitê Orçamentário, tornando-se os fundamentos para o processo de elaboração das peças do orçamento. Exemplos de Premissas Programa de Produção Unidades/Ano 200.000 Número de Funcionários 4.500 Encargos Sociais Previstos Média 92% Horas Extras Máximas 2% Aumentos Salariais Data Base 4% Aumentos de Mérito - % Mensal 0,2% Taxa de Cambio - % 7% Inflação Anual país - % 10% Aumento da Lista de Preço - % 5% Inflação Interna - % 7,6% TJLP Empréstimos Nacionais 15,0% Taxa de Juros Média Empréstimos Estrangeiros 8,5% + Câmbio Taxa de Juros Média Aplicações Financeiras 15% Política Contas a Receber 50 dias Política Estocagem 90 dias Política Fornecedores 30 dias 7
Vantagens, limitações e problemas do orçamento A orçamentação compete os administradores a pensar a frente pela formalização de suas responsabilidades para o planejamento; Fornece expectativas definidas que representam a melhor estrutura para julgamento de desempenho subsequente. Tipos de Orçamentos Orçamento Estático Orçamento Flexível Orçamento de Tendências Orçamento Rolling ou Continuo Orçamento Beyond Budgeting Orçamento Ajustado Orçamento Base Zero Controle Matricial 8
Orçamento Estático Caracteriza-se por não ser possível alterar suas peças orçamentárias uma vez definidas; É o tipo de orçamento mais comum utilizado por corporações multinacionais; As peças orçamentárias são elaboradas a partir de determinado volume de produção ou vendas, que, por sua vez, determinam o volume das demais atividades em outros setores da empresa. Segundo alguns autores, invalida parcialmente as peças orçamentárias, cujos dados ali contidos não servirão para acompanhamento e controle das variações orçamentárias. Orçamento Flexível De acordo com Horngren (1985, p. 137), o orçamento flexível é elaborado para uma faixa de níveis, e não apenas para um nível de atividade e é, essencialmente, um conjunto de orçamentos que podem ser ajustados a qualquer nível de atividade. Padoveze (2012, p. 199 chama atenção para um aspecto importante do orçamento flexível:...é não assumir nenhuma faixa de quantidades ou nível de atividade esperado. É feito apenas o orçamento dos dados unitários, e as quantidades a serem assumidas seriam as que realmente acontecem. Segundo Padoveze, o conceito de orçamento flexível dificulta a continuidade do processo orçamentário, pois contraria o fundamento do orçamento, que é antecipar o que vai acontecer. 9
Orçamento Ajustado Deriva do orçamento flexível. O orçamento ajustado é um segundo orçamento, que passa a vigorar quando se modifica o volume ou nível de atividade inicialmente planejado, para um outro nível de volume ou de atividade, decorrente de um ajuste de plano. Orçamento e tendências É uma prática orçamentária comum projetar situações futuras seguindo a tendência apresentada pelos dados históricos. Esse método pode funcionar relativamente bem se as condições econômicas e ambientais não sofrerem mudanças substanciais. Alguns cuidados: (a)excluir os eventos que sabe-se não se repetirão; (b) incluir novos eventos que se espera que ocorram no futuro. 10
Orçamento Rolling ou Continuo Consiste em trabalhar sempre com prazo de 12 meses à frente Orçamento Base Zero O orçamento base zero parte da premissa de que ao elaborar o orçamento de um novo exercício social, todas as atividades sejam reexaminadas e rediscutidas a partir da estaca zero. Dados históricos não são considerados. Os gestores devem apresentar justificativas para apropriações de recursos, questionando cada gasto e cada estrutura, avaliando a sua necessidade. 11
Vantagens do orçamento base zero força os gestores a refletir sobre as operações e buscar oportunidades de melhoria; fornece informações detalhadas relativas a recursos necessários para se realizarem os fins desejados; detecta os excessos e duplicidades de atividades; concentra-se nas reais necessidades e não nas variações do ano anterior; proporciona melhor acompanhamento entre o planejado e o realizado; cria atitude interrogativa em vez de assumir práticas do passado. Controle Matricial Objetivando um controle mais rígido dos gastos orçamentários, algumas empresas adotam o sistema de controle cruzado das despesas, atribuindo dupla responsabilidade para cada tipo de gasto. No conceito matricial (linhas e colunas), a empresa pode delegar a responsabilidade pelo total de gastos da empresa, de um determinado tipo de empresa, para um gestor responsável (gestor da linha), ao mesmo tempo que os responsáveis pelos centros de custos (gestores das colunas) continuam com a responsabilidade orçamentária pela parcela que afeta o seu setor Contabilidade por responsabilidade 12
O Plano orçamentário Geral (Mestre) Contempla três grandes segmentos: Orçamento Operacional Orçamento de Investimentos e Financiamentos Projeção dos demonstrativos Contábeis (também chamado de Orçamento de Caixa) Orçamentos Específicos Orçamento de vendas Orçamento de produção o Orçamento de matérias-primas o Orçamento de mão de obra direta o Orçamento de custo indireto de fabricação (CIF) o Orçamento de custo de produção Orçamento de despesas de vendas e administrativas Orçamento de investimento Orçamento de Financiamentos e Fluxos de caixa 13
Organização e Processo de Elaboração O sistema orçamentário compreende o conjunto de pessoas, tecnologia administrativa, sistemas de informação, recursos materiais disponibilizados e a administração do sistema para execução dos planos orçamentários. Organização do Orçamento Comitê Orçamentário Premissas Orçamentárias Modelo do Processo Orçamentário Estrutura Contábil Sistemas de Apoio Relatórios Cronograma 14
Passos da Preparação do Plano Orçamentário 1. Estabelecer a missão e os objetivos corporativos 2. Estruturar as assunções ambientais; a partir destas, determinar o fator limitante, normalmente vendas (é possível que em determinados empreendimentos o fator limitante seja a produção, tipo exploração de jazidas minerais etc.) 3. Elaborar o orçamento a partir da função restritiva do fator limitante. 4. Elaborar os outros orçamentos, coordenando-os com o fator limitante e os objetivos corporativos. 5. Sintetizar todos os orçamentos para produzir o orçamento-mestre. 6. Rever o orçamento-mestre à luz dos objetivos corporativos 7. Aceitar o orçamento-mestre, ou se este não está de acordo com os objetivos corporativos, voltar ao passo 2 e repetir o processo até o orçamento ficar aceitável. 8. Monitorar os resultados reais contra os resultados orçados e reportar variações. 9. Como resultado das variações, a) tomar ações corretivas para eliminar as variações ou b) revisar os orçamentos-mestres ou subsidiários para acomodar as variações. Processo de Elaboração Em linhas gerais, o processo de elaboração consta de três grandes fases: previsão; projeção; controle. 15
Modelos do Processo Orçamentário 16
Início e Fim do Processo Orçamentário O momento ideal de início do processo depende de cada empresa, do seu tamanho, da sua estrutura organizacional, se é empresa única, grupo corporativo nacional, grupo corporativo multinacional etc. As evidências sugerem que boa parte dos grupos corporativos multinacionais inicia o processo em todo o mundo entre os meses de julho e agosto do ano anterior ao exercício a ser orçado. Alguns grupos multinacionais começam o processo ainda mais cedo, nos meses de fevereiro ou março do exercício anterior. Dois motivos básicos exigem que o processo seja iniciado o mais cedo possível: a necessidade de trabalhar com duas moedas, a do país de origem e a do país da empresa mãe, exigindo trabalho adicional da Controladoria e utilização mais intensa de sistemas de informações gerenciais; a necessidade de consolidação dos orçamentos de todas as plantas e empresas de todo o mundo para se ter o orçamento consolidado da companhia e ser apresentado para a administração central do grupo multinacional. 17
Exercícios 1. O que é orçamento e quais os principais objetivos de um plano orçamentário? 2. Quais são os segmentos do plano orçamentário? Discorra sobre cada um deles 3. Identifique os tipos de Orçamento: a) Orçamento feito a partir da rediscussão da necessidade ou não de cada gasto b) Orçamento feito a partir de determinado volume de produção/vendas c) Orçamento feito considerando diversos níveis de volume de produção d) Orçamento feito a partir de observação de dados passados 1- O que é orçamento e quais os principais objetivos de um plano orçamentário? O orçamento é a ferramenta de controle por excelência de todo o processo operacional da empresa, tem como objetivo direcionar os processos no intuito de atingir os principais objetivos estabelecidas pela empresa através do Plano Orçamentário. 18
2- Quais são os segmentos do plano orçamentário? Discorra sobre cada um deles o orçamento operacional orçamento de investimentos e financiamentos Demonstrações Projetadas 4- Identifique os tipos de Orçamento: a) Orçamento feito a partir da rediscussão da necessidade ou não de cada gasto a) Orçamento Base zero b) Orçamento feito a partir de determinado volume de produção/vendas a) Orçamento Estático c) Orçamento feito considerando diversos níveis de volume de produção a) Orçamento Flexível d) Orçamento feito a partir de observação de dados passados a) Orçamento de tendências 19