ATENDIMENTO AO CLIENTE

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1 M DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS NO A MANUAL DE OPERACIONALIZAÇÃO ATENDIMENTO AO CLIENTE VEN/GECO 7/2015 Revisão 2 Página 1 de 9

2 Sumário ORIENTAÇÕES... 3 DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS NA IMPRESSORA KYOCERA FS CONSULTA DOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS NO SISTEMA PROCISWEB

3 ORIENTAÇÕES A partir da implantação deste procedimento, não será mais necessário TIRAR CÓPIA DOS DOCUMENTOS apresentados pelo cliente, quando da solicitação de serviços no escritório de atendimento, ou seja, TODOS os documentos DEVERÃO SER DIGITALIZADOS. No caso do contrato de prestação de serviço de água/esgoto, do croqui, do termo de financiamento, do termo de vistoria de consumo final, etc, imprimir apenas uma via, coletar as assinaturas, digitalizar e entregar a via original ao cliente. É fundamental conferir no Sistema PROCISWEB se a documentação foi corretamente digitalizada e caso apresente algum problema, tirar cópia da documentação e digitalizá-la posteriormente. IMPORTANTE: Os documentos digitalizados estão vinculados ao serviço solicitado (O.S gerada no Sistema PROCISWEB), portanto, a cada serviço solicitado pelo cliente, mesmo que seja o mesmo cliente/matrícula/serviço, será necessário fazer novamente a digitalização da documentação. Junho/2015 3

4 DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS NA IMPRESSORA KYOCERA FS Solicitar a documentação ao cliente, conforme procedimento comercial; 2 Gerar a O.S no Sistema PROCISWEB de acordo com o serviço solicitado; 3 Dirigir-se até a impressora KYOCERA FS 3640; 4 Selecionar FAVORITOS/APLICATIVO ( no painel da impressora); 5 Selecionar DMS LINK (no painel digital); 4

5 6 Selecionar o tipo de documento a ser digitalizado e depois a opção ENTRAR 2 (duas) vezes (no painel da impressora); Existem dois tipos de documentos disponíveis para digitalização; - DOCUMENTOS PESSOAIS (RG, CPF, CNH, CNPJ) - OUTROS DOCUMENTOS (ESCRITURA, CONTRATO, CERTIDÃO, TERMO, ETC) 7 Selecionar o campo O.S (no painel digital); 8 Digitar o NÚMERO DA O.S com 8 (oito) dígitos (utilizar o teclado da impressora); 9 Conferir se o número da O.S está correto e selecionar a opção ENTRAR 2 (duas) vezes (utilizar o teclado da impressora); No painel digital aparecerá o código do serviço solicitado, o nome do cliente (caso a O.S gerada tenha matrícula, aparece o nome do cliente cadastrado no PROCISWEB, se a O.S gerada não tiver matrícula, aparecerá no painel digital cliente não cadastrado ) e o tipo de documento selecionado. 5

6 Observação: Se digitar o número errado, selecionar C (limpar); 10 Conferir o código do serviço e o nome do cliente e selecionar ENTRAR. 11 Colocar o documento na bandeja de vidro da impressora com a frente do documento para baixo (quando for somente 1 (um) documento). Quando for mais de 1 (um) documento, colocar os documentos na bandeja de cima com a frente dos documentos para cima. Observações importantes: - Os documentos só devem ser colocados na bandeja de cima se estiverem em ótimo estado de conservação, pois, caso contrário, pode ocorrer o risco de rasgarem, danificarem ou ficarem presos dentro da impressora, etc. Exemplo: escritura de imóvel, contrato de compra e venda, etc. - Quando o documento a ser digitalizado é frente e verso, selecionar a opção DUPLEX e depois a opção LIGADO (no painel da impressora); - Está disponível a digitalização continua, sendo possível digitalizar todos os documentos pertencentes a O.S, para depois concluir a digitalização. 6

7 12 Selecionar o INICIAR - botão verde (no painel da impressora); 13 Após aproximadamente 1 (um) minuto, realizar a consulta no Sistema PROCISWEB a fim de verificar se a documentação foi digitalizada corretamente e com nitidez. 14 Devolver a documentação ao cliente. 7

8 CONSULTA DOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS NO SISTEMA PROCISWEB 1 Acessar o Sistema PROCISWEB; 2 Acessar o Módulo de Atendimento -> Solicita Serviço -> Consulta de Doc. Digitalizado; 3 A consulta dos documentos digitalizados pode ser realizada por: Localidade, Matrícula, Número de O.S, Período e Tipo de Documento. Os documentos podem ser impressos por qualquer usuário, mas só podem ser deletados (excluídos) pelo usuário que gerou a O.S no Sistema PROCISWEB. 8

9 4 Todas as vezes que tiver alguma documentação digitalizada, aparecerá um símbolo no campo DOC da consulta da O.S que originou a digitalização da documentação. ELABORAÇÃO COLABORAÇÃO FORMATAÇÃO SUPERVISÃO SANDRA MARA ESCOBAR CALARGE VEN/GECO GEDES ONOFRE ASSIS DE SOUZA GERENTE GECO RESPEITE O DIREITO AUTORAL, CÓPIA NÃO AUTORIZADA É CRIME! PROIBIDA A REPRODUÇÃO POR QUALQUER MEIO, SEJA MECÂNICO OU MAGNÉTICO, DO TODO OU PARTE SEM A DEVIDA PERMISSÃO DA SANESUL 9