ATENDIMENTO AO CLIENTE

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1 M DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS NO A MANUAL DE OPERACIONALIZAÇÃO ATENDIMENTO AO CLIENTE VEN/GECO 3/2015 Revisão 0 Página 1 de 13

2 Sumário INTRODUÇÃO... 3 DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS NA IMPRESSORA KYOCERA FS CONSULTA DE DOCUMENTOS NO SISTEMA PROCISWEB

3 INTRODUÇÃO A partir da implantação deste procedimento, não será mais necessário TIRAR CÓPIA DOS DOCUMENTOS apresentados pelo cliente, quando dá solicitação de serviços no escritório de atendimento, ou seja, TODOS os documentos DEVEM SER DIGITALIZADOS, inclusive o contrato de prestação de serviço de água/esgoto assinado.* *somente nas localidades que não possuem a caneta de assinatura digital IMPORTANTE: Os documentos digitalizados estão vinculados ao serviço solicitado (OS gerada), portanto a cada novo serviço solicitado pelo cliente, mesmo que seja o mesmo cliente/matrícula, será necessário fazer novamente a digitalização dos documentos. Janeiro/2015 3

4 DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS NA IMPRESSORA KYOCERA FS Solicitar a documentação conforme procedimento comercial ao cliente; 2 Gerar a O.S no Sistema PROCISWEB de acordo com o serviço solicitado; 3 Dirigir-se até a impressora KYOCERA FS 3640; 4 Selecionar FAVORITOS/APLICATIVO ( no painel da impressora); 5 Selecionar DMS LINK (no painel digital); 4

5 6 Selecionar o campo OS (no painel digital); 7 Digitar o NÚMERO DA O.S com 8 dígitos (utilizar o teclado da impressora); Observação: Se digitar o número errado, selecionar C (limpar) no teclado da impressora; 5

6 8 Conferir se o número da OS está correto e selecionar a opção ENTRAR 2 (duas) vezes (utilizar o teclado da impressora); 9 Selecionar o campo LISTA (no painel digital); 10 Selecionar o tipo de documento a ser digitalizado. A impressora lista todos os tipos de documentos disponíveis para digitalização (no painel digital); 6

7 Lista de documentos Completa disponível: 1 CPF, RG, CNH E CNPJ 2 ESCRITURA (Escritura pública do imóvel e Registro/Matrícula do Imóvel) 3 IPTU (Carnê, boleto, carta de isenção, etc) 4 CONTRATOS (Contrato de Compra e Venda, Locação, Financiamento, Comodato, Usufruto, Usucapião, Social, Estatuto, Posse, Cessão de Direitos, Alteração Contratual, etc) 5 DECLARAÇÕES (Declaração, Requerimento e Autorização) 6 PROCURAÇÃO 7 CERTIDÕES (Certidão de óbito, Casamento, Nascimento, Numeração de lote, Habite-se, etc) 8 TERMOS (Termos de Posse, Recebimento, Doação, Inventário, Acordo, Financiamento, etc) 9 NOTA FISCAL (Nota Fiscal, Cupom Fiscal, Recibo, Comprovante de pagamento, etc) 10 CONTRATO PREST. SERVIÇO ÁGUA/ESGOTO (Contrato de prestação de serviço de abastecimento de água e/ou esgotamento Sanitário da Sanesul) 11 CROQUI (Loteamento, quadra, lote, overlay, etc) 12 BOLETIM DE OCORRÊNCIA 13 CONTA DE ÁGUA/ESGOTO 14 OUTROS (Conta de energia, telefone, documentos jurídicos, comprovante de residência, etc) IMPORTANTE: Quando for digitalizar mais de um tipo de documento, exemplo: contrato de compra e venda e CNH. É preciso digitalizar um documento de cada vez, para que cada documento fique arquivado dentro do Sistema PROCISWEB separadamente e de acordo com o nome selecionado na lista de documentos. 11 Escolher o documento desejado e selecionar a opção ENTRAR (no painel da impressora); 7

8 12 - Conferir no painel digital, o código do serviço, o nome do cliente (caso a O.S gerada tenha matrícula, aparece o nome do cliente cadastrado no PROCISWEB, se a O.S gerada não tiver matrícula, aparecerá no painel digital cliente não cadastrado ) e o tipo de documento selecionado Selecionar ENTRAR (no o painel da impressora); 8

9 14 Colocar o documentoo na bandeja de vidro da impressora com a frente do documento para baixo (quando for somente 1 (um) documento). Quando for mais de 1 (um) documento, colocar os documentos na bandeja de cima com a frente dos documentos para cima. Observações importantes: - Os documentos só devem ser colocados na bandeja de cima se estiverem em ótimo estado de conservação, pois, caso contrário, pode ocorrer o risco de rasgarem ou danificarem ou ficarem presos dentro da impressora, etc. Exemplo: escritura de imóvel, contrato de compra e venda, etc. - Quando o documento a ser digitalizado é frente e verso, selecionar a opção DUPLEX e depois a opção LIGADO (no painel da impressora); 15 Selecionar o BOTÃO VERDE (no painel da impressora); 9

10 16 Após aproximadamente 1 (um) minuto, realizar a consulta no Sistema PROCISWEB a fim de verificar se a documentação foi digitalizada corretamente e com nitidez. 17 Só então, devolver a documentação ao cliente. 10

11 CONSULTA DE DOCUMENTOS NO SISTEMA PROCISWEB 1 Acessar o Sistema PROCISWEB; 2 Acessar o Módulo de Atendimento -> Solicita Serviço -> Consulta de Documentos; 3 A consulta dos documentos digitalizados pode ser realizada por: Localidade, Matrícula, Número de O.S, Período e Tipo de Documento. Os documentos podem ser impressos por qualquer usuário,mas só podem ser deletados pelo usuário que gerou a OS do serviço. 11

12 4 Todas as vezes que tiver alguma documentação digitalizada aparecerá um símbolo no campo DOC da consulta da O.S que originou a digitalização da documentação. 12

13 ELABORAÇÃO COLABORAÇÃO FORMATAÇÃO SUPERVISÃO SANDRA MARA ESCOBAR CALARGE VEM/GECO GEDES ONOFRE ASSIS DE SOUZA GERENTE GECO 13 RESPEITE O DIREITO AUTORAL, CÓPIA NÃO AUTORIZADA É CRIME PROIBIDA A REPRODUÇÃO POR QUALQUER MEIO, SEJA MECÂNICO OU MAGNÉTICO, DO TODO OU PARTE SEM A DEVIDA PERMISSÃO DA SANESUL