Apresentação. Passo a Passo Acessando o aplicativo.

Transcrição

1 presentação O LideraGED é o sistema do Grupo Liderança que possibilitará fazer o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), ou seja, digitalização, leitura do código de barras, baixa, arquivamento e pesquisa de documentos, tudo isso simultaneamente. partir dele a Empresa está criando o embrião para um futuro arquivo digital de todo e qualquer documento de colaboradores. Inicialmente os Cartões Pontos serão o foco principal para o processamento no LideraGED, pois é o que demanda mais trabalho em vários setores na Empresa. Passo a Passo cessando o aplicativo. 1. cesse o LideraGED através do ícone na área de trabalho. Caso a sua máquina não tenha o ícone, solicite ao Dpto TI a instalação do aplicativo. 2. Faça o login utilizando o usuário e senha dos sistemas (Sapiens/Rubi).

2 Processando Documentos O LideraGED só processa documentos já digitalizados e salvos em qualquer pasta no servidor ou na própria máquina. 1. Na aba Processa rquivo no lado direito há dois botões/campos/seleções: C ) [Pastas] Onde o sistema fará a busca nas pastas selecionadas de todos os arquivos contidos nela: 1. Drives, local onde a pasta está localizada, no drive S: (Servidor), no drive C: e/ou D: na máquina local. 2. Directories, onde está localizada a pasta que se deseja processar. ) [Sub-Pastas] O sistema fará a busca de arquivos para processar na pasta selecionada e suas respectivas sub-pastas, se houver. C) [rquivos] Será processado somente os arquivos selecionados, não abrangendo todos os arquivos da pasta. 1. Escolha a pasta que onde está o arquivo. 2. Clique em brir

3 pós a escolha do local, clicar no botão Processar, o aplicativo fará a varredura dos arquivos da pasta e fará o processamento. Nas colunas: rquivo Informa o arquivo que está sendo processado; Matrícula Informa à matrícula que foi lida através do código de barras no CP processado; Nome Colaborador(a) Informa o nome do colaborador(a) que está atrelada àquela matrícula; CC Informa o Centro de Custo onde o colaborador(a) está lotado; RETORNO Informa o resultado do processamento Nesta coluna a mensagem arcode... (e um sequencial de códigos) significa que o processamento foi bem sucedido e o CP foi indexado. Se aparecer a mensagem Sorry - no barcode found (Desculpe código de barras não localizado) quer dizer que o sistema não conseguiu identificar/ler o documento processado e aparecerá uma tela informando que há documentos não lidos e precisam ser identificados (indexados) manualmente. Clicando em OK o sistema levará para aba Não Lidos. o final do processamento o sistema informa na parte inferior da tela a sua conclusão.

4 Processando documentos não lidos (Indexação). Os documentos não lidos/processados são listados na aba Não Lidos. É possível processar vários arquivos, acumulá-los, fechar o programa e abrir novamente que todos os documentos processados e não lidos estarão na aba Não Lidos. Nesta tela estão os documentos não lidos de seu usuário e de todos, conforme for definido nos Filtros []. Para visualizar basta escolher o filtro Meus ou Todos, conforme tela abaixo. É possível também filtrar pelo rquivo de Origem. asta digitar o nome do arquivo no campo [] e apertar a tecla T que aparecerão somente os arquivos com aquele nome. Indexar um arquivo é torná-lo válido para pesquisa, ou seja, identificá-lo, para isso devemos indexar todos os arquivos não lidos. Os arquivos não são lidos basicamente por dois motivos, má qualidade da digitalização, impossibilitando a leitura do código de barras ou quando o documento não possui código de barras. 1. Para visualizar um arquivo, basta dar um duplo clique no arquivo e abrirá o visualizador de documentos; 2. No exemplo abaixo retiramos as seguintes informações: Matrícula: Mês da Competência: 01 no da Competência: Preencher os campos abaixo, clicar em Confirmar. Desta forma o cartão será indexado e sairá da lista Não Lidos conforme mensagem abaixo.

5 União de Cartões Ponto em Frente e Verso Quanto o CP tiver duas páginas (Frente e Verso), devemos UNIR os arquivos para só então indexá-los. Confrontando as informações contidas nas duas páginas, geralmente com os dados do CP e a assinatura do colaborador, conforme abaixo. O sistema também ordena os CP na ordem que foram digitalizados, ou seja, o arquivo que contem a frente de um CP será listado logo após o verso []. Para unir CP frente e verso, selecione os dois arquivos na coluna Seleciona [] e depois clica Unir Selecionados [C]. C Depois de unir os arquivos, eles passam a aparecer em uma única linha [D] e a visualização passa a ter duas páginas [E] Se o arquivo for processado por outro usuário e você fez a indexação, quando é feita a união dos arquivos ele passa ser atribuído ao seu usuário [F] E D F pagar rquivos asta selecioná-los [] e clicar em pagar Selecionados []

6 Pesquisando documentos pesquisa por CP processado pode ser feita na aba Pesquisar utilizando os filtros: Classificação CC, Código CC, Matrícula, rquivo de Origem, Data de Geração, Nome do Usuário e também escolher a abrangência da competência. Preencher os filtros e clicar no botão Pesquisar [] Para visualizar ou imprimir um CP basta dar um duplo clique que abrirá o visualizador do arquivo, conforme exemplo abaixo. Finalizada a pesquisa, basta clicar em Limpa Pesquisa [] Ordenar a pesquisa É possível ordenar a pesquisa de forma crescente ou decrescente por Nome Colaborador(a), CC, Classificação do CC. asta clicar no título da tabela [].

7 Enviar por ou Imprimir CP O resultado da pesquisa pode ser enviado por ou impresso na ordem escolhida, conforme já orientado no item anterior. Para enviar por ou imprimir existem duas opções: 1. nexar ou imprimir Todos [] 2. nexar ou imprimir penas Selecionados [] Nesse caso selecionar o CP na coluna Sel Na opção Enviar por , o sistema abrirá automaticamente o Outlook com o arquivo em PDF do(s) CP(s), conforme a opção escolhida: (Todos ou penas Selecionados) OS: Lembrando que existe um limite máximo para o tamanho do arquivo anexado no (10M) Já na opção imprimir, o sistema abrirá o dobe crobat com o(s) CP(s) selecionado(s).

8 Editar documentos Como o processo de indexação do CP não lida é manual, é passível dar erros, então o sistema permite que seja alterada toda a indexação feita incorretamente. Para editar a indexação, utilize a aba Pesquisar. No exemplo abaixo, há um CP do mês 12/2013 [], dando um duplo click identificamos que a competência correta é 06/2013 []. Selecione o CP a ser editado na coluna Sel [C] e acrescente as informações corretas nos respectivos campos, Confirma. C D O sistema irá confirmar a alteração.

9 Imprimir etiquetas para CP fora do padrão O foco inicial é o processamento do Cartão Ponto, porém existe um grande volume de CP sem código de barras, isso impossibilita a identificação pelo LideraGED. O GED além de arquivar eletronicamente os CPs, ele efetua a baixa, tornando disponível para uma eventual consulta, por isso um processamento correto é fundamental para o sucesso da ferramenta. Para processar os CPs fora do padrão foi criado um modelo de etiqueta. emissão é feita no caminho abaixo. Rubi: Cálculos / Relatório / Etiquetas / Etiquetas Cartão Ponto Preencha os campos corretamente, selecionando a competência [] e o Cadastro (Matrícula do Colaborador) []. FIM