CTSA Comissão Técnica do Sistema de Avaliação

Transcrição

1 CTSA Comissão Técnica do Sistema de Avaliação

2 Equipe de trabalho da CTSA Carlos Eduardo Franco Carlos Guilherme M. Pedroso Cláudio Luiz Turatto Danilo da Costa Duarte Emanuela Tressoldi Schneider (Secretaria Executiva - PGQP) Irene Szyszka Luiz Ricardo de Mello Sant Anna Luiz Ildebrando Pierry (Secretaria Executiva PGQP) Paulo Roberto Meurer Sérgio Schaumloeffel Victor Hugo Seger (Coordenador)

3 SISTEMA DE AVALIAÇÃO DA GESTÃO SIMPLIFICADO

4 Sumário Características do Modelo Justificativas Considerações Investimento Principais etapas do processo Benefícios Instrumento de 100 ptos. Gráfico Radar Glossário Resultados do 1º. Teste de campo Plano de Ação Próximos passos...

5 Característica do modelo Simples = que o sistema seja prático=útil+simples ; Atrativo = Tenha foco em resultados ; Aprendizado = tem que levar conhecimento à organização: não adianta identificar lacuna se não tivermos meios de prover a solução; é a grande oportunidade de agregar valor aportando conhecimento.

6 Justificativa Complexidade do instrumento utilizado atualmente; Inexistência de acompanhamento/orientação após a autoavaliação; Falta de aporte de conhecimento às organizações participantes do SA (Sistema de Avaliação) que possibilite reduzir/eliminar OM s (Oportunidades de Melhoria) identificadas no processo de avaliação.

7 Considerações Neste sistema o Principal Executivo participa da realização da autoavaliação e da implementação do SAGS na sua organização. A participação do Principal Executivo é imprescindível. O TA(Termo de Adesão) é obrigatório.

8 Investimento Apresentado para as grandes empresas visando o desenvolvimento dos fornecedores (quanto investe?), poder de compra das grandes empresas e governo para financiar o projeto. O valor do investimento previsto para cada organização está em processo de análise e em aprovação pelo Presidente do Conselho Diretor e Presidente do Conselho Superior do PGQP.

9 Principais etapas do processo SISTEMA DE AVALIAÇÃO DA GESTÃO SIMPLIFICADO

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11 Método Melhorias Plano de Ação Análise Crítica Implantação/ Controle

12 Benefícios Agregar valor aportando conhecimento; Acompanhamento da autoavaliação pelo PGQP e Comitês para as organizações que optarem pelo SAGS; Orientar e disponibilizar capacitação por módulos; Utilização de Instrumento de avaliação simplificado.

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14 MEG Modelo de Excelência da Gestão Fonte: FNQ 2009

15 Critério 1 - Liderança

16 Critério 1 - LIDERANÇA Visa comprometer e incentivar a atuação dos líderes de forma aberta, democrática, inspiradora e motivadora das pessoas, visando promover uma cultura voltada para a excelência.

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18 Critério 2 - Estratégias e Planos

19 Critério 2 ESTRATÉGIAS E PLANOS Orienta a escolha de caminhos para concentrar os esforços da organização na busca de sua prosperidade (sobrevivência).

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21 Critério 3 - Clientes CONHECIMENTO SOBRE O CLIENTE E O MERCADO

22 Critério 3 - CLIENTES Visa a criação de valor para o cliente por meio do atendimento as suas necessidades e expectativas.

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24 Critério 4 - Sociedade

25 Critério 4 - SOCIEDADE Visa minimizar os impactos negativos gerados pela organização e contribuir para o desenvolvimento sustentável da sociedade.

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27 Critério 5 - Informações e Conhecimento

28 Critério 5 INFORMAÇÕES E CONHECIMENTO Visa identificar e tratar as informações e o conhecimento que sustentam a tomada de decisão.

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30 Critério 6 - Pessoas

31 Critério 6 - PESSOAS Visa organizar, capacitar e comprometer a força de trabalho com os objetivos da organização.

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33 Critério 7 - Processos

34 Critério 7 - PROCESSOS Visa identificar se estão definidos os requisitos de processos principais, se existe controle e se as não conformidades são identificadas e tratadas.

35 Conceito Básico Processo

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37 Critério 8 - Resultados

38 Critério 8 - RESULTADOS Refere-se aos resultados relevantes alcançados, suas séries históricas e o desempenho frente aos referenciais comparativos pertinentes.

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43 Glossário

44 Aprendizado: busca e alcance de um novo patamar de conhecimento para a organização por meio da percepção, reflexão, avaliação e compartilhamento de experiências. Benchmarking: investigação de características de produtos ou processos com finalidade similar em outras organizações, dentro ou fora do setor de atuação da organização, com a finalidade de identificar oportunidades de melhoria. O nível de desempenho de produtos e processos é uma das características que pode ser investigada. Cliente: destinatário dos produtos da empresa. Pode ser pessoa física ou jurídica. É quem adquire (comprador) ou quem utiliza o produto (usuário/consumidor). Conhecimento: é constituído pela tecnologia, políticas, procedimentos, bases de dados e documentos, bem como pelo conjunto de experiências e habilidades da força de trabalho. É gerado pelo resultado da análise das informações coletadas pela organização. Controle: mecanismo de verificação do cumprimento das principais atividades organizacionais. Dirigentes: membros de escalões superiores (empresários, diretores, sócios, executivos, etc.) que compartilha a responsabilidade principal pelo desempenho, pelos resultados e pela definição dos rumos da organização. Estratégia: caminho escolhido para posicionar a organização de forma competitiva e para garantir sua continuidade no longo prazo, com a subseqüente definição de atividades e competências inter-relacionadas para adicionar valor de maneira diferenciada às partes interessadas. É um conjunto de decisões que orientam a definição das ações a serem executadas pela organização. As estratégias podem conduzir a novos produtos, novos mercados, crescimento de receitas, redução de custos, aquisições, fusões e novas alianças ou parcerias. Força de trabalho: profissionais que trabalham sob a coordenação direta da organização. Exemplos: empregados, temporários, autônomos, voluntários, terceiros, estagiários e outros. Impacto ambiental: qualquer modificação do meio ambiente, adversa ou benéfica, que resulte, no todo ou em parte, dos aspectos ambientais da organização. Indicador: dado ou informação numérica que quantifica as entradas (recursos ou insumos), saídas (produtos) e o desempenho dos processos, dos produtos e da empresa como um todo. Indicadores são utilizados para acompanhar e melhorar os resultados da organização ao longo tempo.

45 Informação: dado significativo Informações comparativas: informações oriundas de referenciais selecionados de forma lógica, não casual. Podem ser representadas por informações de resultados alcançados por outras organizações, assim como pela forma de funcionamento das práticas de gestão, características e desempenho de produtos. Em geral, costuma-se classificar referenciais comparativos em: competitivos (por exemplo, informações de concorrentes); similares (baseados em dados de organizações que, embora não sejam concorrentes, apresentam características similares de porte, tecnologia ou outras); de excelência (empresas de reconhecida competência, classe mundial); grande grupo (dados baseados em muitas empresas não similares, obtidos, por exemplo, de grupos de benchmarking). Missão: razão de ser de uma organização; necessidades sociais a que ela atende e seu foco fundamental de atividades. Não-conformidade: não atendimento de um requisito. Parte interessada: organização, pessoa ou entidade que afeta ou é afetada pelas atividades de uma organização, com interesse comum no seu desempenho. A maioria das organizações apresenta as seguintes classes de partes interessadas: clientes, força de trabalho, acionistas, mantenedores ou proprietários, fornecedores e sociedade. A quantidade e a denominação das partes interessadas pode variar em razão do perfil da organização. Plano de ação: representam técnicas de planejamento e acompanhamento de tudo aquilo que precisa ser feito-ações-para que as estratégias seja bem-sucedidas.os planos de ação são baseados em questões auxiliares que definem as etapas necessárias para o planejamento e acompanhamento das ações para a implementação das estratégias. Usualmente as letras no nome das ferramentas são as iniciais de cada uma destas etapas ( 5W2H). Processo: conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em produtos (saídas). Processos principais: processos que geram os produtos finais da organização e que contribuem diretamente para a criação de valor para os clientes. Envolvem tanto a fabricação de produtos como a prestação de serviços. Produto: resultado de atividades ou processos. Pode incluir mercadorias, serviços, soluções, ferramentas, materiais, equipamentos, informações, etc. ou uma combinação desses elementos. Um produto pode ser tangível (Exemplo: mercadorias) ou intangível (Exemplo: conhecimento). Também pode ser intencional (Exemplo: para colocar no mercado ou para consumo interno) ou não-intencional (Exemplo: um subproduto indesejável).

46 Requisito: tradução das necessidades dos clientes ou das demais partes interessadas, expressas de maneira formal ou informal, em características objetivas para o produto ou sua entrega. Exemplos de requisitos incluem prazo de entrega, tempo de garantia, tempo de atendimento, preço, condições de pagamento, etc. Resultado relevante: resultado que contribui para a determinação do alcance dos objetivos estratégicos da organização. Sistema de informações: são conjuntos organizados de recursos e procedimentos requeridos para coletar, processar e distribuir dados. Tendência: é o comportamento ao longo do tempo. O termo tendência é utilizado com o objetivo de avaliar se o desempenho é fruto de uma gestão adequada ao longo do tempo; ou seja, se o valor atual decorre de práticas com continuidade, disseminação e integração. Tendência favorável: a análise do passado deve mostrar que é razoável prever-se a obtenção de resultados futuros melhores que os atuais, o que é caracterizado por uma tendência favorável. Para analisar tendência, os critérios do SAGS requerem a apresentação de um conjunto de pelo menos dois resultados consecutivos. Neste sentido, vale destacar: a) os dois resultados requeridos não precisam ser necessariamente anuais. A freqüência de medição deve ser coerente com o que está sendo medido, seu ciclo de análise e seu aprendizado (execução de ações corretivas e de melhorias); b) existem casos em que será necessária uma série maior do que dois resultados para demonstrar tendência, bem como casos em que o desejável é a estabilidade dos resultados. Valores: princípios que regem comportamentos e atitudes das pessoas nas organizações e sobre os quais todas as relações do negócio estão baseadas. Exemplos: confiança e ética. Visão de futuro: estado que a organização pretende atingir no futuro. A visão busca propiciar o direcionamento dos rumos de uma organização.

47 RESULTADOS 1º. Teste de Campo SISTEMA DE AVALIAÇÃO DA GESTÃO SIMPLIFICADO

48 RESULTADOS 1º. Teste de Campo Aplicado o teste do instrumento de avaliação (100 pontos) do SAGS, com organizações: que nunca participaram do SA; que participaram poucas vezes do Sistema de Avaliação do PGQP.

49 Resultado das autoavaliações teste de campo Resultados consolidados (% por critério) % Empresa 1 Empresa 2 Empresa 3 Empresa 4 Empresa 5 Empresa 6 Empresa 7 Média 10 0 Critério 1 Critério 2 Critério 3 Critério 4 Critério 5 Critério 6 Critério 7 Critério 8

50 Radar da autoavaliação (%) Empresa Empresa Empresa Empresa Empresa 5 Empresa 6 Empresa Média 5

51 Resultados consolidados (% - Geral) 100,00% 94,00% 90,00% 84,00% 80,00% 75,00% 70,00% 67,00% 69,00% 66,00% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 40,00% 33,00% 20,00% Empresa 1 Empresa 2 Empresa 3 Empresa 4 Empresa 5 Empresa 6 Empresa 7 Média 10,00% 0,00% Geral

52 Plano de Ação Modelos de PA (dois modelos disponíveis); O dirigente escolhe as principais lacunas da autoavaliação; São elaboradas as ações de melhoria.

53 Tabela 5W2H Quais as melhorias/resultados esperados? Como executar/implementar as ações?

54 Modelo 1_PLANO DE AÇÃO (Simplificado) SAGS - Nome da Empresa

55 Modelo 2_PLANO DE AÇÃO (completo) SAGS - Nome da Empresa Rev.: 4 R ev.: 4

56 Análise do Instrumento 100 pontos Teste de campo Cada dirigente realizou uma avaliação verbal do SAGS apresentado e do instrumento utilizado na autoavaliação. Decorrente desta análise realizamos algumas melhorias no instrumento.

57 Plano de Ação (inicio 06Dez10 1º. Grupo)

58 SAGS Sistema de Avaliação da Gestão Simplificado (Teste de campo) Quem gostaria de continuar no processo do SGS? 100% confirmaram participação no SAGS

59 Próximos passos Abril/11 aberto o período de credenciamento para Instrutores e Consultores do SAGS; A partir de maio/11 iniciaremos a segunda etapa de reuniões de sensibilização e autoavaliação, coordenadas pela CTSA; Inicia o treinamento dos Instrutores e Consultores que irão atuar junto ao comitês e as organizações que aderirem ao SAGS; Contatos e reuniões com os Comitês Regionais e Setoriais.

60 Próximas reuniões de Sensibilização do SAGS pela CTSA, junto aos Comitês Regionais e Setoriais 2º. Reunião 02 a 06/05/11 em Porto Alegre (Victor e Sergio); 3º. Reunião 09 a 13/05/11 em Novo Hamburgo (Victor e Franco); 4º. Reunião -, 16 a 20/05/11 em Caxias do Sul (Victor e Turatto); 5º. Reunião, 23 a 27/05/11 em Bagé (Victor e Guilherme).

61 Quem gostaria de participar da reunião de Sensibilização/ Autoavaliação do SAGS? Caso afirmativo: a) Verificar com o PGQP (TA é obrigatório para participar do SAGS). b) Relacionar o nome das organizações e o nome do principal executivo. c) Enviar para a SE-PGQP (avaliacao@qualidade-rs.org.br) para agendamento e planejamento da aplicação do instrumento e próximos passos.

62 OBRIGADO! Victor Seger Coordenador CTSA RUMO À EXCELENCIA Vamos em FRENTE! SISTEMA DE AVALIAÇÃO DA GESTÃO SIMPLIFICADO Contamos com a participação da sua organização e seus fornecedores

63 Rua Washington Luiz, 820/302 Centro CEP Porto Alegre/RS Fone: (51)