O Ambiente de Projetos 1

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1 O Ambiente de Projetos 1 Objetivos da aula de hoje Saber identificar a necessidade de um projeto; Diferenciar um projeto de uma atividade rotineira; Identificar o próprio projeto; Saber como administrar incertezas; Identificar os principais desafios presentes no ambiente de projetos. A necessidade do projeto Como surgem os projetos? O que faz deles necessários? Fatores internos que demandam projetos nas organizações: 1) Melhorar produtos Alterações significativas Controlar bem as alterações Não prejudicar seu market share (ex. Coca Cola) 2) Novo produto soluções totalmente novas Planejamento de criação, desenvolvimento e fases intermediárias de validação; Lançamento mais controlado, econômico e preciso. 3) Melhoria interna Processos de apoio; Processos de produção; Mudanças bruscas e profundas (break-through). 4) Mudanças organizacionais Reestruturações, fusões e incorporações. 5) Produtos únicos Prédios, pontes, estradas, navios, aviões, grandes máquinas 6) Gestão estratégica da empresa Implantação de estratégias comerciais, de produção, de produto; Portfólio de projetos. 7) Trabalhar com prazos e/ou recursos limitados. 8) Compartilhar recursos escassos. Identificar um projeto Processos Produtivos (soluções padrão) versus Projetos (soluções inovadoras) Fatores a considerar situações exemplo 1 MENEZES (2009) Cap. 2

2 Características Solução Padrão Solução Inovadora Atendimento Planejamento e programação Planejamento, programação, controle da produção encaixar pedido Pronto Atendimento Acompanhamento do cliente Estoques Tarefas RH Altos investimentos Estoques reguladores Balanço estoque-demanda Padronizadas Comportamento facilmente parametrizável Pequena capacitação Instruções pouco complexas Reserva/Capacidade Materiais e produtos Corporificados em estoques intermediários e finais Processos Interferência do cliente Padronizados Conhecidos e dominados Elevada capacidade de determinação de indicadores de desempenho Pouca ou nenhuma Cliente não interfere Flexibilidade Agilidade e individualidade no atendimento de fornecedores específicos Não rotineiras Não repetitivos, sempre diferentes Difícil parametrização Capacitados Instruções complexas e não regulares Capacidade estocada Recursos de prontidão Variados Processos definidos ou decididos no momento Grande Elevada interface com o cliente Projeto versus Atividade Rotineira Características que diferenciam projetos de processos. Objetivos quando um objetivo é atingido, passa-se para o próximo. Ex. operação de uma ponte. o Projeto quando um objetivo é atingido, o projeto é finalizado. Ex. construção de uma ponte. Horizonte temporal contínuo o Projeto limitado Segurança da permanência (RH) permanência em seus postos de trabalho por tempo indeterminado; o Projeto alocação apenas quando necessário. O fim do projeto determina a dissolução da equipe. Cronologia contínua dia após dia sempre se repetem em ciclos regulares. o Projeto possuem datas precisas e não regulares de início e final. Conhecimento prévio

3 Completo domínio e conhecimento das atividades pela sua repetição; Previsível. o Projeto Inovador; Exige estudos específicos a cada projeto ou atividade; Alto grau de incertezas. Abrangência Abrangência singular; Poucas variáveis; Pequenas variações; Uso de ferramentas e dispositivos específicos. o Projeto Abrangência maior; Multidisciplinaridade. Prazos Admite certa flexibilidade Pode ceder lugar para outras atividades rotineiras. o Projeto Possuem prazos definidos e rígidos em sua maioria; Devem seguir determinada sequência. Orçamentação Mesmo tipo de orçamento; Ritmo de gastos uniforme. o Projeto Tipo e ritmo variáveis. Controle de qualidade controle estatístico devido à repetitividade o Projeto decidido caso a caso. Administração das incertezas Uma das principais características dos projetos Geralmente associadas à: Indefinição de objetivos do projeto; Meios e forma empregados para atingir os objetivos do projeto. Indefinições frequentes nas fases iniciais de um projeto: Dificuldade na definição do objetivo;

4 o Sintoma de problema percebido pelo cliente, mas não sabe qual e a sua necessidade. Demora na tomada de decisão o Cliente sabe o que quer, mas se sente inseguro para decidir rapidamente. Indecisão do patrocinador o Campo econômico-financeiro, viabilidade do projeto ou partes dele, relação custo-benefício. Escopo o Pouca ou má definição da abrangência ou dos limites do projeto. Falta de decisão sobre pontos importantes o Método executivo, alocação de RH, materiais e equipamentos. Procedimentos geralmente utilizados: Avaliar os riscos existentes com as informações disponíveis e, baseado nelas e nos riscos, decidir continuar ou não o projeto. Decisões geralmente adotadas: Cancelar o projeto o Definições insuficientes; o Alto risco de fracasso. Iniciar o projeto o Tomada de Decisão (TD) futura com mais definições; o Reavaliar periodicamente. Desdobramento do projeto técnica para viabilizar projetos. Desdobramento de um projeto Técnica para viabilizar projetos Mecanismos utilizados para entender o todo de um projeto (instrumentos para trabalhar as incertezas). 1) Divisão em fases. Quebrar o projeto em elementos menores Benefícios: o Melhor visualização; o Tomadas de Decisão parciais e mais fáceis. 2) Entendimento das partes Mecanismos para compreender o projeto pelos seus elementos constitutivos Visões menores permitem decisões isoladas que poderão ser empregadas para iniciar o projeto. 3) Minimização das incertezas Técnica de análise de riscos potenciais existentes no projeto; Avaliar gravidade e probabilidade de ocorrência para cada um deles; Melhor visualização do que pode ocorrer;

5 Priorizar ações para iniciar o trabalho. 4) Naturezas diferentes das fases Identificar diferentes naturezas das fases do projeto: o Criação, desenvolvimento, construção, teste; o Permite criar tool-gates (marcos a serem atingidos) e orientar se passa ou não para etapa seguinte. 5) Produtos distintos em cada fase Identificação clara e precisa dos resultados a serem atingidos em cada fase. 6) Melhoria do controle das incertezas Estabelecer indicadores de desempenho intermediários; Avaliação conjunta com riscos associados. 7) Ligação com operações da empresa Associar o desenvolvimento do projeto a determinados marcos de atividades rotineiras. Definição de Projeto Conceito definido pelo PMI (Project Management Institute) Um empreendimento único que deve apresentar um início e um fim claramente definidos e que, conduzido por pessoas possa atingir seus objetivos respeitando os parâmetros de prazo, custo e qualidade. Elementos importantes dessa definição Empreendimento o Envolve uma série de movimentos e ações; o Deve ter um responsável o gerente do projeto. Único o Mesmo que algo parecido tenha sido feito, o atual possui particularidades: funding (fomento financeiro), condições físicas, prioridade, equipe ou tecnologia empregada. Início e fim definidos o Permite as organizações ou unidades participantes reservar firmemente recursos participantes; o O fim marca a liberação dos recursos de volta às suas origens. Objetivos o Definições claras para que todos os participantes olhem para o mesmo norte. o Mesma direção e sentido.. Prazo, custo e qualidade o Guias permanentes durante o desenvolvimento.

6 Questões para revisão 1) Identifique exemplos de situações em seu dia-a-dia e em sua empresa, onde poderia ser visualizada a aplicação de um projeto. 2) Escolha uma atividade rotineira e veja quais características entre as mencionadas você identifica. a) objetivos b) horizonte temporal c) segurança da permanência d) cronologia e) conhecimento prévio do trabalho f) abrangência g) prazos h) orçamentação i) controle de qualidade 3) Escolha um projeto e veja quais características entre as mencionadas você identifica. a) objetivos b) horizonte temporal c) segurança da permanência d) cronologia e) conhecimento prévio do trabalho f) abrangência g) prazos h) orçamentação i) controle de qualidade 4) Identifique para um projeto de que você tenha participado ou observado em sua organização quais foram as principais incertezas presentes. Como elas impactaram o projeto? 5) Identifique para o projeto de que você tenha participado ou observado em sua organização e que você destacou no tópico anterior quais foram as principais técnicas empregadas para minimizar as incertezas existentes. Como seu emprego impactou o projeto? 6) Para um projeto, identifique onde se manifestam as limitações de: a) prazo b) custos c) qualidade