Flag IntelliWan. Revisão 1.310

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1 Flag IntelliWan Revisão 1.310

2 Pág. 2 ÍNDICE Contabilidade...03 Sobre este Manual...03 Configurando o Sistema º Passo Configurando o para Trabalhar com a Contabilidade º Passo Definindo a Máscara º Passo Cadastrando o Plano de Contas º Passo Históricos...10 Lançamentos...11 Lançamentos de Lotes...11 Consulta de Lotes...14 Consultando os Saldos das Contas...15 Integração...17 Integração com o...17 Integração com o FlexX...20 Importando os Lançamentos (FlexX e )...24 Apuração de Resultado...27 Cancelamento da Apuração de Resultado...28 Relatórios...29 Lançamento Contábil...30 Diário Geral Contábil...31 Razão Analítico...31 Balancete de Custos...32 Balancete...34 Termo de Abertura e Encerramento...37

3 Pág. 3 CONTABILIDADE - Módulo A Flag Informática inova mais uma vez com o módulo de contabilidade, implementado com o objetivo de auxiliar o planejamento e gerenciamento da parte contábil nas revendas. Ele foi desenvolvido para a realidade atual da empresa, onde a informação rápida e precisa é essencial para uma boa administração e para a tomada de decisões. Entre as principais características do módulo, estão: - Plano de contas montado pelo usuário em diversos níveis. - Controle ao acesso dos dados por usuário. - Integração com os outros módulos do e com o Faturamento (FlexX). - Lançamentos individuais ou por lote. - Manutenção de históricos dos lançamentos. - Código reduzido para facilitar identificação das contas. - Emissão de relatórios (razão, balancete, plano de contas, diário e balanço patrimonial) em qualquer período. Sobre este Manual Este manual ensina os fundamentos do programa com exemplos práticos que tornam seu aprendizado eficiente. Para obter o máximo deste tutorial, utilize-o diretamente com o sistema sendo executado. O retorno visual imediato das rotinas à medida que você lê sobre elas, permite um entendimento mais rápido e eficiente. Dividimos os textos em partes para facilitar o entendimento e ajudá-lo a gostar de utilizar o programa, desde a primeira vez em que você tenha contato com ele. Você começará com as manobras mais simples, como a configuração do sistema, e progredirá até o essencial, a movimentação dos lançamentos contábeis. Pretendemos fornecer-lhe uma perspectiva única e auxiliá-lo a ter uma visão em conjunto de como a Contabilidade pode possibilitar que você faça o seu trabalho na empresa de maneira eficiente e segura.

4 Pág. 4 CONFIGURANDO O SISTEMA Para trabalhar de forma eficiente dentro do sistema, você precisa configurar as informações para operar a Contabilidade conforme os padrões da sua empresa. Esta parte foi dividida em passos, que representam uma progressão lógica das informações para a configuração correta do sistema. 1º Passo Configurando o para Trabalhar com a Contabilidade Acesse a opção Arquivo/Empresa/Parâmetros e marque a caixa de verificação Integrado com a Contabilidade e salve as alterações. Desta forma, você estará definindo que irá operar o módulo de Contabilidade e deseja disponibilizar as opções do módulo para serem utilizadas 1. 2º Passo Definindo a Máscara É muito importante ter atenção na hora de definir a máscara contábil do plano de contas. Após o cadastro da primeira conta contábil, o campo referente à máscara será desabilitado e o usuário não poderá mais fazer manutenção. Se for preciso alterar a máscara depois de iniciada a operação do sistema, será necessário refazer todo o trabalho, da configuração aos lançamentos. 1 Se as opções de Contabilidade não forem visualizadas, entre em contato com a Flag Informática e solicite informações de como adquirir a licença de uso do programa.

5 Pág. 5 Para incluir a máscara contábil do seu plano de contas, entre na opção Movimentações/Contabilidade/Interface/Parâmetros. A máscara deverá ser cadastrada conforme o último nível do plano de contas utilizado na sua empresa. Poderão ser utilizados até 21 níveis para a montagem da máscara, entre 9 pontos e 12 caracteres. Vejamos alguns exemplos: 1. A conta analítica (Caixa Econômica Federal) do Ativo Circulante está localizada no último nível do plano de contas. A máscara seria: X.XX.XX.XXX 2. A conta (Fornecedor Luciano Imóveis Ltda.) consta no último nível, logo a máscara ficaria: X.XX.XX.XXX.XXX Informe o último ano de encerramento contábil da empresa. O sistema não aceitará lançamentos para o ano informado e anteriores. Se você marcar a caixa de verificação Digitação dos Lançamentos pelo Código Reduzido, as contas deverão ser identificadas pelo código reduzido na entrada dos lançamentos. E marcando a caixa de verificação Utiliza Fechamento de Lote, no fechamento do lote o sistema consistirá se o valor total dos lançamentos é o mesmo informado na abertura do lote. Mais para frente veremos o processo de lançamentos de lotes com detalhes. Observação. As duas informações podem ser alteradas a qualquer momento. Dados Cadastrais Os dados informados nesta parte, serão utilizados na emissão do termo de Abertura e Encerramento da empresa. Você não precisa informar os dados cadastrais neste momento, já que o sistema não trata sua informação como obrigatória.

6 Pág. 6 Informadas as opções da aba, clique no botão dados. Salvar na barra de ferramentas para salvar os 3º Passo Cadastrando o Plano de Contas O Plano de Contas é o conjunto de todas as contas previstas pelo setor contábil da empresa como necessárias aos seus registros contábeis. São elas que permitem a escrituração dos atos e fatos ocorridos nas empresas. Cada empresa deve elaborar o seu Plano de Contas obedecendo aos seus interesses e, principalmente, à legislação pertinente. Para proceder e agilizar o cadastro do plano de contas, o usuário deve ter em mãos uma relação de todas as contas necessárias ao seu processo contábil. Exemplo de um plano de contas simples: EMPRESA EXEMPLO LTDA. CONTAS PATRIMONIAIS ATIVO PASSIVO CIRCULANTE CIRCULANTE DISPONÍVEL OBRIGAÇÕES Caixa Geral Fornecedores Caixa Beb s S/A Bancos c/ Movimento Joca Veículos S/A Bradesco Obrigações Fiscais CRÉDITOS CONFINS a recolher Duplicatas a Receber PIS a recolher PERMANENTE PATRIMÔNIO LÍQUIDO Imobilizado Capital Social Integralizado Imóveis Capital Social Móveis e Utensílios Lucros Acumulados Lucro do Exercício CONTAS DE RESULTADO DESPESAS RECEITAS DESPESAS GERAIS RECEITAS GERAIS DESPESAS OPERACIONAIS RECEITAS OPERACIONAIS Despesas RECEITAS FINANCEIRAS Energia elétrica Descontos obtidos Juros ativos CONTAS TRANSITÓRIAS APURAÇÃO DE RESULTADOS Resultado do exercício Para incluir as contas na opção Contabilidade/Plano de Contas, tecle o botão de ferramentas e preencha os campos solicitados. Novo na barra Conta - Descrição - Código Reduzido - Informe o código da conta. O cadastro da conta obedecerá a máscara contábil informada (opção Contabilidade/Interface/Parâmetros). Digite o nome da conta. Por exemplo, Ativo Circulante, Bancos Contas Movimento, etc. Digite o código com até 6 dígitos (campo numérico) para facilitar a identificação da conta na digitação dos lançamentos.

7 Pág. 7 Grupo - Natureza - Data Inicial - Saldo Inicial - Permite Informar Centro de Custo - Você define se deseja trabalhar com o código reduzido ou não na opção Movimentações/Contabilidade/Interface/Parâmetros. Selecione o tipo da conta: Patrimonial ou Resultado (Receita ou Despesa). O sistema somente permitirá o cadastro de contas do tipo Patrimonial, se as mesmas iniciarem com o dígito 1 (ativo) ou dígito 2 (passivo). Leia a nota 3 do item Notas Importantes para saber mais detalhes sobre o funcionamento deste campo. Marque a natureza da conta cadastrada: Devedora ou Credora. Leia a nota 2 do item Notas Importantes para saber mais detalhes sobre as características do campo. Data de implantação da conta. Saldo da conta na implantação. Marque a caixa de verificação para definir o centro de custo no lançamento contábil. A informação do centro de custo não será obrigatória, porém o usuário terá acesso a diversos modelos de relatório para análise dos centros de custos através da movimentação das contas. Este campo só será habilitado para contas que não sejam do tipo Patrimonial. Clique no botão para salvar a conta incluída que passará a constar do grid. Rotina de Desdobramento do Saldo Inicial entre os Centros de Custos A rotina (botão desdobramento por Centro de Custo ) somente é disponibilizada quando for informado o saldo inicial da conta contábil e marcada a caixa de verificação Permite Informar C. Custo. Processo: 1. Informe o Saldo Inicial e marque a caixa de verificação Permite Informar C. Custo. Nota. A caixa de verificação Permite Informar C. Custo só é habilitada para contas do tipo Resultado. 2. Clique no botão Desdobramento por Centro de Custo. 3. Informe o valor do saldo inicial para os centros de custos desejados e salve os dados. Lembramos que a soma dos valores informados não pode ser diferente do saldo inicial informado para a conta.

8 Pág. 8 Observação. As informações poderão ser consultadas no relatório Balancete de Custos. Notas Importantes para Manutenção do Plano de Contas 1. Para incluir uma conta analítica, você já deverá ter cadastrado as contas sintéticas. O sistema verifica se uma conta é sintética ou analítica, a partir do nível definido pela máscara. Lembramos que as contas analíticas estarão sempre no último nível. Exemplo: Máscara: X.XXX.X.X Caixa Geral (conta sintética) Caixa (conta analítica) 2. O sistema considera que as contas iniciadas com o dígito 1 (um) são contas do Ativo, já as contas iniciadas com 2 (dois) são contas de Passivo. Ambas são do grupo Patrimonial. Observe que no cadastro de contas do ativo e passivo, a opção Grupo é desativada. Exemplo: Banco do Brasil (conta do ativo/natureza devedora) (-) Duplicatas Descontadas (conta do ativo/natureza credora) 3. Foi definido que o último grupo cadastrado será o da Apuração de Resultados (lucro ou prejuízo). Exemplo: Se seu plano de contas possui 5 grupos (1 Ativo, 2 Passivo, 3 Despesas, 4 Receitas e 5 Resultado). As contas do grupo 5 serão obrigatoriamente tratadas como contas de Apuração de Resultado. 4. As contas iniciadas do dígito 3 (três) em diante são livres para manutenção, conforme as características do plano de contas da empresa. 5. O grupo Patrimonial ficará desabilitado a partir do grupo 3 (Contas de Resultado). Neste caso, selecione se a conta é de Despesa ou de Receita.

9 Pág. 9 A partir do momento que você define o grupo da conta sintética (despesa ou receita), o sistema assumirá que todas as contas sintéticas e analíticas dos níveis seguintes serão do mesmo grupo e desabilitará o campo. Exemplo: Conta Grupo (Resultado) Despesa Despesa Opção Grupo habilitado Despesas Operacionais Despesa Opção Grupo desabilitado Despesas Despesa Opção Grupo desabilitado Energia Elétrica Despesa Opção Grupo desabilitado Importante: Algumas empresas utilizam planos de contas que trabalham com contas de receitas e despesas dentro do mesmo grupo. Então como fazer neste caso? Cadastre as contas sintéticas deixando o campo Grupo em branco. Defina se é receita ou despesa somente na última conta sintética (último nível sintético). As contas analíticas vinculadas a sintética, serão automaticamente consideradas do mesmo grupo. Desta forma, o usuário poderá trabalhar com grupos de contas de despesas e receitas dentro do grupo principal. Exemplo: Conta Grupo (Resultado) Despesa Em branco Opção Grupo habilitado Despesas Operacionais Em branco Opção Grupo habilitado Despesas Despesa Opção Grupo habilitado Energia Elétrica Despesa Opção Grupo desabilitado

10 Pág. 10 Para Imprimir o Plano de Contas: Clique no botão Imprimir na barra de ferramentas para emitir a relação do plano de contas cadastrado. Será exibida uma caixa de diálogo com os campos a serem preenchidos para a configuração da impressão. Onde: Página Inicial - Mostra Saldo Inicial da Conta - Quebra Página por Grupo de Contas - Ordenação por - Digite o número da página inicial do relatório. Marque a caixa de verificação para imprimir o saldo inicial cadastrado para a conta. Para imprimir o relatório com quebra de página por grupo de contas: ativo, passivo, etc. Marque como deseja ordenar as contas no relatório. O sistema considera somente as contas analíticas para proceder a ordenação do relatório (Ordem Alfabética, Código da Conta ou Código Reduzido).

11 Pág. 11 4º Passo - Históricos Os históricos serão utilizados na digitação dos lançamentos e devem ser cadastrados na opção Arquivo/Financeiro/Histórico Padrão. Observação. Os históricos serão utilizados basicamente nos lançamentos manuais, já que na integração com o faturamento e com o Financeiro os lançamentos serão importados com o histórico. Para a montagem de históricos para a Contabilidade foi desenvolvida a variável Parâmetro (grupo Geral ). Selecionando essa variável, no momento do lançamento você poderá substituí-la por qualquer complemento desejado. Exemplo: Substituindo o termo Parâmetro no lançamento: Compra de Papel A4 da Papelaria Moura Ltda conf NF série A.

12 Pág. 12 LANÇAMENTOS Agora que o módulo foi configurado corretamente, você poderá entrar com os lançamentos. Lembre-se que somente as contas analíticas receberão lançamentos. Lançamentos de Lotes Toda vez que você salva as operações, clicando no botão Salvar (barra de ferramentas do sistema), o sistema considera todos os lançamentos do grid como um lote. Então, dentro de um lote pode existir um ou mais lançamentos. Quando você acessa a opção Movimentação/Contabilidade/Lançamentos, visualizará a seguinte tela: Na aba Lançamentos, clique no botão Novo na barra de ferramentas para dar entrada em um lote de lançamentos. Verifique que o número do lote é gerado automaticamente e seqüencialmente, conforme o último lote lançando. Digite o mês dos lançamentos. Em Valor deverá ser informado o valor total do lote. Este campo somente estará habilitado se a caixa Utiliza Fechamento do Lote estiver marcada (opção Interface/Parâmetro). A caixa Totais exibirá os totais do Lote e será alimentado cada vez que você incluir uma seqüência de lançamentos. No campo Dia virá como default o primeiro dia do mês. Digite o dia dos lançamentos. Selecione a conta de Débito e de Crédito.

13 Pág. 13 O sistema também permite fazer lançamentos compostos como um débito para vários créditos ou um crédito para vários débitos. Para isso informe apenas uma conta (débito ou crédito), pois após salvar a seqüência desse lançamento, o sistema automaticamente desabilita essa conta e deixa apenas o outro campo de conta habilitado para a digitação até completar o lançamento. Exemplo de lançamento: Débito: Metais Pesados Ltda Autopeças Avião Ltda Crédito: Banco do Brasil 1.100,00 Informe somente o crédito de 1.100,00 para o banco do Brasil. Deixe o campo de débito vazio e continue a digitação. Após salvar essa seqüência o cursor automaticamente se posiciona no campo de débito para a digitação do que faltam para fechar o lançamento. Informe o Valor do lançamento e selecione o Histórico e o Centro de Custo. O campo do centro de custo somente será habilitado se a caixa de verificação Permite Informar C. Custo foi configurada para estas contas (opção Plano de Contas ). O campo não é de preenchimento obrigatório. Preenchimento do Campo de Histórico: Se o histórico selecionado conter a variável Parâmetro, observe que no lugar da variável será visualizada uma interrogação (? ). Substitua as interrogações pelo termo desejado. Tecle <Enter> para salvar o histórico. Você não poderá sair do campo, enquanto não preencher todos os complementos. Exemplo: O histórico Recebimento da duplic. {?} de {?} poderá ser preenchido da seguinte forma: Recebimento da duplic.{125548} de {Janis Imóveis Ltda}. Para alterar um histórico digitado, utilize os botões de setas localizados ao lado da caixa de digitação (próxima figura). Após salvar o histórico (teclar <Enter>), você não poderá mais alterá-lo. Para isso deverá recriá-lo.

14 Pág. 14 Se você digitar 0 (zero) como código, poderá digitar um histórico qualquer para o lançamento. Consistência do Lote: Entre com quantos lançamentos forem necessários para fechar o lote. Clique no botão Salvar na barra de ferramentas para salvar e encerrar o lote. O sistema validará o valor digitado para o lote com o total dos lançamentos. Esta validação ocorrerá somente se a caixa de verificação Utiliza Fechamento do Lote estiver marcada (opção Interface/Parâmetro). Se o total lançado estiver a menor do que o total informado na abertura do lote, será exibida uma mensagem de alerta (próxima figura). Neste caso, você pode salvar o lote mas o sistema o considera como em aberto. Se o valor total dos lançamentos estiver a maior em relação ao total do lote informado, não será permitido o fechamento do lote até que o valor seja acertado. Será mostrada a seguinte mensagem: Os lançamentos salvos passarão a constar do grid e serão disponibilizados conforme a seqüência de lançamento. Observe que cada seqüência de lançamento terá uma cor diferente para facilitar a visualização dos dados. Como Excluir Lançamentos: Selecione a linha no grid e tecle <Delete> para apagar toda a seqüência de lançamentos a que pertence a linha marcada. Selecione a linha e tecle <Shift><Delete> para apagar somente a linha selecionada.

15 Pág. 15 Para entender melhor, veja as telas a seguir: Tecle <Shift><Del> para apagar somente a linha selecionada. Tecle <Del> para apagar a seqüência de lançamentos. Consulta de Lotes Para as consultas dos lançamentos, você poderá utilizar diversos filtros disponibilizados pelo sistema. O único filtro de informação obrigatória é o Período dos lançamentos. No filtro Histórico você poderá informar uma palavra chave para seleção dos lançamentos. Após escolher os filtros desejados, clique no botão Aplica Filtro. Os lotes selecionados serão exibidos no grid. Observe que os lotes fechados estarão marcados. A coluna Diferença mostra o valor que precisa ser lançado para fechamento do lote em aberto. E a coluna Origem mostrará a origem dos lançamentos gerados através da importação (Financeiro ou FlexX).

16 Pág. 16 Dê um duplo-clique sobre o lote para abrir a tela com os lançamentos. O objetivo do lote fechado é informar ao usuário que os lançamentos que ele propôs fazer já foram feitos e estão corretos e o lote em aberto ainda precisa de lançamentos para ser complementado. Este processo permitirá ao usuário um controle mais eficaz na entrada de lançamentos. Exemplo: Existia um montante de R$ ,00 para digitar. Se o lote estiver fechado, significa que o trabalho já foi feito. Agora se for preciso lançar no mesmo lote mais R$ 500,00, o lote precisa ser aberto, ter o valor da capa do lote alterado e os lançamentos refeitos (aumentados em mais R$ ). Atenção. Você não poderá alterar lotes de lançamentos importados, somente consultá-los. Lançamentos feitos diretamente na contabilidade poderão se alterados (fechados ou abertos). A integração da contabilidade com o e o FlexX será vista com detalhes mais para frente. Consultando os Saldos das Contas Na opção Consulta Saldo, você visualizará no vídeo os saldos da conta contábil no ano (mês a mês). Você poderá informar dois anos diferentes para comparar a diferença entre os saldos e poderá visualizar o percentual de variação dos saldos entre os anos.

17 Pág. 17 Selecione a conta e digite o primeiro e o segundo ano. Clique no botão Consulta Saldo para executar o filtro. Se você clicar em algum mês, o sistema abre outra janela e mostra todos os lançamentos dessa conta no mês, como se fosse um Razão Analítico (veja as figuras). Se você clicar em algum lançamento dentro da tela exibida, o sistema abre a tela de lançamentos. Clique sobre o mês de outubro. Clique sobre uma linha para visualizar a tela do lançamento (só consulta). Exibe todos os lançamentos do mês de outubro.

18 Pág. 18 INTEGRAÇÃO A Contabilidade possui integração direta com o módulo financeiro do e o sistema de faturamento FlexX. Com isso, a tramitação das informações diminui, tornando o trabalho de contabilização mais objetivo e aumentando sensivelmente a segurança dos dados disponibilizados. A Integração é totalmente configurável e possibilita que o usuário monte fórmulas, parametrize contas e defina os dados que serão importados do Faturamento e do Financeiro. Importa Importa Integração com o O primeiro passo é integrar a parte financeira do com a Contabilidade. 1. Na opção Fornecedor, campo Conta Contábil, informe a conta do fornecedor (é opcional). Se você não informar, os lançamentos feitos para esse fornecedor não serão transportados para a contabilidade.

19 Pág No Plano de Contas Gerencial, defina para cada conta gerencial uma conta contábil. As contas contábeis poderão ser repetidas nas contas gerenciais; ou seja, poderão existir mais de uma conta gerencial com a mesma conta contábil. Assim como no Fornecedor a informação é opcional, porém, lançamentos com a conta gerencial sem conta contábil amarrada não serão importados pela Contabilidade. Atenção. - A Contabilidade só importará lançamentos Gold, mesmo se os lançamentos Silver estiverem com as contas contábeis referenciadas. - O histórico importado é o informado no lançamento.

20 Pág. 20 Para a importação, o sistema executará as seguintes consistências: Verifica se existem lançamentos no contas a pagar e no movimento de caixa e banco no período informado para a importação; Verifica se no cadastro do banco ou do caixa do lançamento existe conta gerencial informada ( 1 e 2 ). Se existir, verifica no cadastro da conta gerencial se existe conta contábil referenciada ( 3 ) ; ( 1 ) ( 2 ) ( 3 ) Atenção. Se não existir conta contábil, o lançamento não vai para a contabilidade. Verifica se o fornecedor (contas a pagar) tem conta contábil informada. Caso não exista, não será contabilizado; Se existir desdobramento no lançamento, verifica em cada item do grid do desdobramento (documentos) se existe conta gerencial informada. Depois verifica se no cadastro da conta gerencial, existe conta contábil amarrada (veja a situação exemplificada nas próximas telas).

21 Pág. 21 * Grid com os itens do desdobramento * Observação. Só serão importados pela contabilidade, os itens cuja conta gerencial possui conta contábil vinculada. Integração com o FlexX Você poderá configurar as informações fiscais do FlexX que serão importados pela Contabilidade, através da: montagem de fórmulas; definição dos CFO s que podem ser importados; definição das condições de pagamento; definição de marcas/famílias; definição das fábricas (puxadas).

22 Pág. 22 Acesse a opção Interface, aba Integração FlexX (Movimentações/Contabilidade) e parametrize as informações para a integração. Inclua quantas configurações desejar contabilizar. Por exemplo, contabilizar as Vendas a Vista, as Vendas a Prazo, as Devoluções, etc. Procedimentos: 1. Clique no botão "Novo" da barra de ferramentas do sistema. Observe que somente o botão do CFO estará habilitado. 2. Informe a conta de Débito e Crédito para a contabilização dos lançamentos importados. Exemplo: Para contabilizar as Vendas à Vista importadas do FlexX, foram selecionadas as contas contábeis: Caixa (Débito) e Vendas à Vista (Crédito). 3. Informe o Centro de Custo (opcional) e o Histórico para a contabilização dos lançamentos importados. Botões Agora utilize os botões a direita da tela para configurar as informações fiscais que filtrarão os lançamentos importados nas contas contábeis. 1. Clique no botão CFO para selecionar os CFO s que serão importados do FlexX.

23 Pág. 23 Selecione tipo de CFO (Entrada, Saída ou Devolução), os CFO s desejados e clique no botão de Adicionar. O sistema só permitirá a seleção de CFO s de um tipo. Ou seja, você não poderá misturar CFO s do tipo Saída e Entrada. Observação. A partir do cadastro dos CFO s, os outros botões serão habilitados. 2. Você poderá determinar os valores que serão contabilizados nas notas fiscais geradas no FlexX. Clique no botão Fórmulas para definir, através da montagem de fórmulas, os totais que serão importados. Sinais de operação Variáveis Dê um duplo-clique para selecionar as variáveis e sinais na montagem da fórmula.

24 Pág Para definir as formas de pagamentos que serão importadas, clique no botão Condição de Pagamento. Se você selecionou CFO do tipo Entrada, só serão disponibilizadas as formas de pagamento À Vista, A Prazo e Bonificação (figura). Se forem selecionados CFO s do tipo Saída ou Devolução, serão exibidas todas as condições de pagamento cadastradas no FlexX (figura). 4. Clique no botão Marca/Família para selecionar as marcas e famílias que terão seus lançamentos importados.

25 Pág O botão Fábricas será utilizado para contabilizar as puxadas. Aqui você definirá as fábricas que terão os lançamentos importados para a contabilidade. O botão Fábrica só será habilitado se: - Selecionar CFO s de Entrada e a condição de pagamento A Prazo. Atenção. Para trabalhar com a Contabilidade integrada com o FlexX, são obrigatórias as configurações das fórmulas e dos CFOs. As outras são opcionais. Transferindo as Configurações Para agilizar o processo, você poderá transferir as configurações definidas para um lançamento para um novo lançamento da integração. Para isso, utilize os botões: - Faz uma cópia da configuração definida para o lançamento ativo na tela. - Clique neste botão para colar a configuração copiada para um novo lançamento. Imprimindo as Configurações Para imprimir e consultar as informações de cada configuração incluída, clique no botão barra de ferramentas do sistema. da Importando os Lançamentos (FlexX e ) Importante: - A importação dos lançamentos do FlexX deverá ser executada somente após o encerramento diário do sistema. - Após a importação, você não poderá mais fazer lançamentos no no período informado para a importação. Para importar, acesse a aba Gerar Lançamento e informe o período dos lançamentos que serão importados.

26 Pág. 26 Selecione o procedimento desejado: importar os lançamentos do período, imprimir a crítica ou os dois (ambos). Crítica A Crítica consiste numa relação com os lançamentos que foram rejeitados na importação e a causa desta rejeição. Os critérios adotados para a crítica são: 1 - Centro de custo informado para conta patrimonial; 2 - Data da implantação da conta maior que o período informado; 3 - Conta crédito igual conta de débito; 4 - Conta de crédito ou débito sem conta contábil. Exemplo do Relatório de Críticas:

27 Pág. 27 Clique no botão Lançamento para Contabilidade para importar os lançamentos. Cada dia de lançamento importado, será gerado um lote. Por exemplo, de 01/03 a 04/03 serão gerados 4 lotes. Se você marcar a caixa de verificação Listagem dos Lançamentos, o sistema imprimirá uma relação dos lançamentos importados após executar a importação (veja um exemplo na figura a seguir).

28 Pág. 28 Exclusão de Lançamentos Opção Movimentações/Contabilidade/Interface/Exclusão Digite o período de importação dos lançamentos e clique no botão Seleciona Lançamentos Contábeis. Marque no grid os lançamentos que deseja excluir e clique no botão Excluir da barra de ferramentas. Confirme a exclusão. Nota. Através da emissão do relatório Lançamentos Contábeis e da Consulta de Lotes, você poderá visualizar a origem dos lançamentos gerados através da importação.

29 Pág. 29 APURAÇÃO DE RESULTADO A cada exercício social (normalmente, um ano) a empresa deve apurar o resultado dos seus negócios. Para saber se obteve lucro ou prejuízo, a contabilidade confronta a receita com as despesas. Na Contabilidade, o usuário terá flexibilidade para apuração de resultados em qualquer período do ano. Acesse a opção Apuração de Resultado (Movimentações/Contabilidade) e informe os campos solicitados. 1. Selecione a conta e o histórico do Resultado. 2. Selecione as contas de Lucro e Prejuízo e o Histórico do lançamento. 3. Selecione o mês e ano da apuração. Você só poderá marcar um mês. A apuração será sobre o primeiro mês do ano até o mês informado. Exemplo: Período: Março/2003 A apuração do resultado será de janeiro até março. Se depois fizer a apuração em Junho/2003, a apuração de resultado será de abril até junho. 4. Clique no botão para executar a apuração de resultado. Atenção. Após executar a Apuração de Resultado, não será possível efetuar lançamentos contábeis nos meses apurados.

30 Pág. 30 As cores servem para diferenciar períodos de apuração. Cancelamento da Apuração de Resultado No grid serão exibidos os lançamentos referentes as Apurações de Resultado executadas. Marque a que você deseja cancelar, clique no botão Excluir da barra de ferramentas e confirme a exclusão. Marque a Apuração para cancelar. Atenção. Se você desejar cancelar duas ou mais Apurações de Resultado, deverá cancelar primeiramente a última executada (de trás para frente).

31 Pág. 31 RELATÓRIOS Com a Contabilidade o processo de conferência dos lançamentos contábeis fica muito mais fácil. O usuário poderá verificar que os relatórios são apresentados de forma rápida e descomplicada. Os relatórios contábeis estão localizados no menu Contabilidade. Observação. Para a emissão dos relatórios serão totalizados todos os lançamentos contábeis do período, inclusive os gerados através da importação. Lançamentos Contábeis Relatório para conferência de lançamentos ordenados por data ou lote. Para a emissão deste relatório, foram disponibilizados diversos filtros, porém o único filtro obrigatório é o de Período de Lançamento. Contas Contábeis - Centro de Custo - Lotes - Período de Lançamentos - Código Reduzido - Tipo - Natureza - Lançamentos Gerados Via Interface - Ordenação - Informe um intervalo de contas contábeis para o relatório. Marque os centros de custo que devem constar do relatório. Clique nos botões para marcar ou desmarcar os centros de custos todos de uma vez. Você poderá definir um intervalo de lotes para impressão. Informe um período de lançamentos. Digite o código reduzido da conta para emissão do relatório. Selecione o grupo desejado para seleção dos lançamentos: Patrimonial, Receita ou Despesa. Selecione a natureza das contas que deseja imprimir: Credora ou Devedora. Marque a caixa de verificação para selecionar somente lançamentos importados do Financeiro () e do Faturamento (FlexX). Se você não marcar, serão totalizados todos os lançamentos, os gerados na contabilidade e os importados. Selecione: Lote Para ordenar os lançamentos por número de lotes. Data Para ordenar por dia do lançamento. Clique no botão para imprimir o relatório.

32 Pág. 32 Exemplo de relatório: Observação. A coluna Integração mostrará a origem dos lançamentos gerados via interface (importados). Isto, se você marcou a caixa de verificação Lançamentos Gerados Via Interface (próxima figura).

33 Pág. 33 Diário Geral Contábil Para a emissão do Diário Contábil, você deve obrigatoriamente informar o período dos lançamentos e o número da página inicial do relatório. Este relatório é ordenado por data e difere do relatório de lançamentos contábeis por totalizar o saldo a cada página ( Saldo a Transportar ou Saldo de Transporte ) e não mostrar a origem dos lançamentos importados. Marque a caixa Emitir Usuário/Data para que no cabeçalho do relatório mostre o nome do usuário (que está acessando o ) e a data da emissão do relatório. Exemplo do relatório: Razão Analítico Para a emissão do Razão Analítico, você tem acesso a diversos filtros mas o único obrigatório é o período dos lançamentos. Como você já deve ter observado, os filtros para emissão dos relatórios são basicamente os mesmos. Aqui foram disponibilizados os seguintes filtros ainda não vistos: Quebra Página por Conta Contábil Se você marcar a opção, o relatório será impresso com cada conta iniciando a impressão em páginas diferentes. Caso contrário, a emissão do relatório será direta, sem quebrar a página a cada conta impressa. Emitir Contas Sem Movimentação Marque a opção para imprimir as contas contábeis que não tiveram movimentação no período, porém somente serão impressas as contas com saldo.

34 Pág. 34 Emitir Usuário/Data - Marque a caixa para que no cabeçalho do relatório mostre o nome do usuário (que está acessando o ) e a data da emissão do relatório. Observações: As contas contábeis de contrapartida serão exibidas somente para lançamentos simples. Balancete de Custos Este relatório apresenta uma análise da movimentação das contas contábeis no período por centro de custo. Você terá acesso a cinco modelos diferentes para emissão do relatório que será impresso com quebra de página por centro de custo, ordenado por código da conta ou por ordem alfabética. Para imprimir este relatório, além de escolher o modelo, você deverá obrigatoriamente selecionar pelo menos um centro de custo e informar o mês e o ano para a totalização dos dados.

35 Pág. 35 1º Modelo Saldo Anterior/Débitos/Créditos/Saldo Atual 2º Modelo Centro de Custo/Geral (dentro do mês) Notas. A coluna Geral totaliza os gastos das contas no mês. 3º Modelo Centro de Custo (mensal e acumulado até o período)

36 Pág. 36 Notas. A coluna Acumulado totaliza os gastos acumulados na conta, do primeiro mês do ano até o mês informado para o relatório. 4º Modelo Mensal e Acumulado (centro de custo e geral) 5º Modelo Centro de Custo e Geral (mensal e acumulado) Balancete Para a emissão do Balancete, você terá acesso a três modelos diferentes que podem ser emitidos de forma analítica (contas sintéticas e analíticas) ou sintética (só contas sintéticas), em qualquer nível desejado e em qualquer período do ano. Além dos campos de filtros padrões já conhecidos, você poderá definir: Emitir Saldo Anterior - Marque se desejar imprimir o saldo anterior. Emitir Usuário/Data/Resumo Final - Se a caixa for marcada, no cabeçalho aparece o nome do usuário que emitiu o relatório e a data da emissão e no final do relatório aparece os seguintes resumos:

37 Pág. 37 Ativo + Despesa Passivo + Receita Receita Despesa 1º Modelo Débito e Crédito (saldo atual) Sintético Analítico

38 Pág. 38 2º Modelo Saldo Período/Atual Sintético Analítico

39 Pág. 39 3º Modelo Apenas Saldo Atual Sintético Analítico Termo de Abertura e Encerramento Antes da impressão do Termo de Abertura e Encerramento, você deverá certifica-se que o texto do termo já foi montado na opção Movimentação/Contabilidade/Montagem de Texto. Com o sistema segue dois modelos previamente montados, um do termo de abertura e um do termo de encerramento. Você poderá utilizar estes modelos integralmente ou como base para a modelagem de novos modelos.

40 Pág. 40 É preciso verificar também se os dados do responsável foram informados na opção Interface, aba Parâmetros. Montagem do Texto A montagem dos textos seguirá o mesmo padrão da opção do para montagem de cartas de cobrança e autorizações de recebimento (Arquivo/Financeiro/Contas a Receber/Modelos de Cartas), a diferença está na disponibilidade das variáveis exclusivas da contabilidade. A tabela utilizada é a mesma nas duas opções, por isso alguns códigos já estarão sendo utilizados por cartas montadas na opção do Contas a Receber. Como criar um modelo: 1. Clique no botão "Novo" da barra de ferramentas do sistema. 2. Escreva a descrição da carta que será cadastrada. Por exemplo, Termo de Abertura. 3. Selecione o tipo de modelo de carta. 4. Na caixa de texto, monte o seu modelo. Para montagem do modelo você poderá utilizar as variáveis disponibilizadas pelo sistema. Clique no botão "Campos Disponíveis para Montagem" e selecione a variável desejada. São exibidos três tipos de campos: Empresa, Contabilidades e Outros. Clique no ícone de adição (+) para disponibilizar as variáveis dos campos. Com o mouse posicionado no local onde o campo deverá ficar na caixa de texto, dê um duplo-clique sobre a variável desejada. No momento da impressão dos Termos de Abertura ou Encerramento, as variáveis selecionadas para o texto serão substituídas pelos seus respectivos valores.

41 Pág. 41 Observações. - Clique no botão Modelos já Cadastrados para ter acesso a todos os modelos existentes. Você poderá utilizar um modelo existente como default para a geração de outros modelos. - Os botões deverão ser utilizados na formatação das fontes utilizadas no texto. Imprimindo Para imprimir, na opção Termo de Abertura e Encerramento do menu Contabilidade, selecione o modelo montado desejado, informe o número da página inicial e clique no botão.