Ferramentas de gestão. Prof. Gilberto Porto

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1 Ferramentas de gestão

2 Ferramentas de Gestão TQM 7 Ferramentas da Qualidade Histograma Gráfico de dispersão Gráfico de correlação Benchmarking Brainstorming Brainwriting Lista de Verificação Pareto Curva ABC GUT 5 porquês Campo de forças Ishikawa Árvore de Decisão 5W2H Votação Múltipla Fluxograma Carta de controle Kaizen Reengenharia Downsizing PDCA Seis Sigma 5 S CCQ MASP

3 LISTA DE TQM VERIFICAÇÃO Movimento japonês de busca pela qualidade total que teve como principais autores: Autor Crosby Juran Deming Conceito Defeito zero Planejamento, controle e melhoria da qualidade Ciclo PDCA Feigenbaun Considerado o pai da qualidade e afirma que este é um trabalho de todos na organização. Criador do TQC - Total Quality Control Ishikawa Diagrama espinha de peixe, CCQs e 7 ferramentas da qualidade

4 LISTA 7 ferramentas DE VERIFICAÇÃO da qualidade Diagrama de Pareto Diagrama de causa e efeito Histograma Folhas de verificação Gráficos de dispersão Fluxograma Cartas de Controle.

5 Histogra Histograma Permite uma rápida visualização da distribuição dos dados de uma amostra Histograma 8 Freqüência Freqüência Mais Bloco

6 Histogra Gráfico de dispersão Apresenta a ocorrência de variáveis em um gráfico

7 Histogra Gráfico de correlação Avalia a correlação entre variáveis permitindo a projeção de resultados. Correlação não necessariamente significa causalidade!

8 Benchmarking Benchmarking: consiste no processo de busca das melhores práticas numa determinada indústria e que conduzem ao desempenho superior. Benchmark competitivo entre empresas do mesmo segmento de mercado Benchmark não competitivo ou funcional entre empresas de diferentes segmentos Benchmark interno dentro da mesma empresa. Ex. Diferentes setores, regionais, filiais, etc.

9 Brainstorming x Brainwriting Brainstorming: tempestade de ideias, mais que uma técnica de dinâmica de grupo, é uma atividade desenvolvida para explorar a potencialidade criativa de um indivíduo ou de um grupo - criatividade em equipe - colocando-a a serviço de objetivos prédeterminados

10 Brainstorming x Brainwriting Críticas são rejeitadas: Esta é provavelmente a regra mais importante. Esta regra é aquela que primariamente diferencia um brainstorming clássico dos métodos tradicionais. Criatividade é bem-vinda: Esta regra é utilizada para encorajar os participantes a sugerir qualquer ideia que lhe venha à mente, sem preconceitos e sem medo que isso o vá avaliar imediatamente. Quantidade é necessária: Quanto mais ideias forem geradas, mais hipóteses há de encontrar uma boa ideia. Quantidade gera qualidade. Combinação e aperfeiçoamento são necessários: O objetivo desta regra é encorajar a geração de ideias adicionais para a construção e reconstrução sobre as ideias dos outros.

11 LISTA Lista DE de VERIFICAÇÃO Verificação É uma ferramenta que permite quantificar a freqüência com que certos eventos ocorrem, em um período de tempo. Serve para a construção do Diagrama de Pareto.

12 Lista de Verificação Organização Folha de Verificação Elaborado por: Data: 12/06/07 Processo:Processo de Compras Problemas Atraso na liberação de crédito Total Atraso na liberação de recursos financeiros III - II 5 Baixo interesse dos fornecedores nas licitações Especificações de materiais imprecisas III - II III - II 10 III - II II - III I - IIII 15 Atraso na liberação de crédito III - II II - III IIII - I IIII - I 20

13 Lista de Verificação Organização Elaborado por: Distribuição de Freqüência Data: 12/06/07 Processo:Processo de Compras Problemas Atraso na liberação de créditos Especificações imprecisas de materiais Baixo interesse dos fornecedores nas licitações Atraso na liberação de recursos financeiros Freqüência Freqüência Acumulada % simples % acumulada % 40% % 70% % 90% % 100% Total %

14 Pareto É um gráfico de barras construído a partir de coletas de dados utilizando-se uma lista de verificação. Pode ser empregado quando se deseja priorizar problemas relativos a um determinado assunto.

15 Pareto CAUSAS EFEITOS Poucas causas significativas 20% das causas Muitas causas insignificantes 80% das causas 80% Dos efeitos 20% dos efeitos

16 Curva ABC Problemas 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% A B C 100% 95% 80% 60% 20% 15% 5% Mão-de-obra Método Materiais Máquinas Segmento A = 80% Prioridades de solução Tipos de causas

17 Matriz GUT Pontos G Gravidade U Urgência T Tendência 5 Os prejuízos ou dificuldades são extremamente graves É necessária uma ação imediata Se nada for feito, o agravamento da situação será imediato 4 Muito Graves 3 Graves 2 Pouco graves Com alguma urgência O mais cedo possível Pode esperar um pouco Vai piorar a curto prazo Vai piorar a médio prazo Vai piorar a longo prazo 1 Sem gravidade Não tem pressa Não vai piorar ou pode até melhorar

18 Matriz GUT Organização:... Matriz GUT Elaborado por:... Data: 12/06/2007 Processo: Processo de Compras Problemas G U T Total Priorização Atraso na liberação de créditos Baixo interesse dos fornecedores nas licitações Atraso na liberação de recursos financeiros Especificações de materiais imprecisas

19 Campo de forças É uma análise das forças a favor e contra as alterna4vas. Ex.:

20 5 Porquês Busca a causa raiz de um problema por meio de sucessivos ques4onamentos Vantagem: Simplicidade Desvantagem: Pode limitar a busca de outras causas relevantes para o problema Ex. Ishikawa

21 Diagrama Espinha de Peixe Matéria prima Mão-de-obra Método Qualificação Erros na produção Defeito Medida Meio-Ambiente Máquina

22 Exercícios Ano: 2010Banca: ESAFÓrgão: CVMProva: Analista - Recursos Humanos A maior parte dos princípios e práticas que suportam o TQM Gerenciamento da Qualidade Total deriva de contribuições de um grupo restrito de estudiosos. Tidos como mestres, ou gurus, o conhecimento de seu trabalho é requisito para qualquer esforço visando compreender e implementar o TQM nas organizações. Sobre os Gurus da Qualidade e seus pensamentos, é correto afirmar que: a) Deming contribuiu decisivamente no movimento japonês em prol da qualidade. Segundo ele, a administração da qualidade compreende três processos básicos: planejamento, controle e melhoria. Para ele, as abordagens conceituais necessárias ao gerenciamento dos três processos são similares àquelas empregadas na administração financeira. b) Formado dentro de empresas, ao contrário dos demais mestres, considera-se um pensador de negócios pragmático e não um guru da qualidade. Ishikawa criou a concepção Zero Defect e popularizou o conceito de fazer certo da primeira vez.

23 Exercícios Ano: 2010Banca: ESAFÓrgão: CVMProva: Analista - Recursos Humanos c) Juran criou os famosos círculos de controle da qualidade. Além dos CCQ, as suas sete ferramentas constituem importante instrumental de auxílio nos processos de controle da qualidade. Ao contrário de outras metodologias, que colocam a qualidade nas mãos de especialistas, ele acreditava que as sete técnicas podiam ser utilizadas por qualquer trabalhador. Redefiniu o conceito de cliente, para incluir qualquer funcionário que recebe como insumo os resultados do trabalho executado anteriormente por um colega. d) Crosby talvez tenha sido o mais celebrado guru da qualidade. Comparado com os demais mestres, cujas orientações são de caráter marcadamente prático, pode ser considerado um filósofo, um pregador em busca de discípulos. Diz-se que muitos dos que adotam suas ideias o fazem com devoção quase religiosa. e) Feigenbaun deu origem ao conceito de controle da qualidade total, tratando-o como questão estratégica que demanda profundo envolvimento de todos dentro da organização. A qualidade seria um modo de vida para as empresas, uma filosofia de compromisso com a excelência.

24 Exercícios Ano: 2013 Banca: ESAF Órgão: MF Prova: Analista de Finanças e Controle - Desenvolvimento Institucional São estágios que devem preceder o benchmarking, exceto: a) monitorar os resultados e melhorias. b) conhecer a própria organização. c) documentar processos de trabalho. d) definir medidas de desempenho. e) diagnosticar fragilidades.

25 Exercícios Ano: 2009Banca: ESAFÓrgão: ANAProva: Analista Administrativo Sobre o benchmarking, compreendido como um processo de pesquisa contínuo e sistemático para avaliar produtos, serviços e processos de trabalho, com o propósito de melhoria organizacional, é correto afirmar: a) não pode ser aplicado dentro da organização, uma vez que seus parâmetros, necessariamente, estão atrelados a outras organizações do mesmo porte existentes no mercado. b) a 'pirataria' industrial é uma forma de benchmarking. c) seus resultados, quando positivos, contribuem apenas para a melhoria de serviços, produtos e processos de trabalho, não favorecendo, porém, o planejamento organizacional. d) aplica-se apenas no âmbito do setor privado, não se prestando à organização pública ou privada sem fins lucrativos. e) permite à organização comparar os seus serviços, produtos e processos de trabalho com os de outras organizações detentoras de melhores práticas.

26 Exercícios Prova: ESAF Prefeitura de Natal - RN - Auditor do Tesouro Municipal Considerando as boas práticas identificadas pelo guia PMBOK, o Gerenciamento da qualidade de um projeto inclui técnicas e ferramentas auxiliares como, por exemplo, o diagrama de Pareto. Utilizado para identificar e avaliar nãoconformidades, a) tem como objetivo determinar se um processo é ou não estável ou tem um comportamento previsível. b) também conhecido como diagrama de causa e efeito, ilustra como diversos fatores podem ser ligados a possíveis problemas ou efeitos. c) afirma que um número relativamente pequeno de causas normalmente produzirá a grande maioria dos problemas ou defeitos. d) é um gráfico de linhas que mostra pontos de dados traçados na ordem em que ocorrem. e) a equipe de qualidade estuda e identifica a possível relação entre as mudanças observadas em duas variáveis. São traçadas as variáveis dependentes versus as variáveis independentes. Quanto mais próximos os pontos estiverem da linha diagonal, mais próxima será a relação entre eles.

27 Exercícios Prova: ESAF MPOG - Analista de Planejamento e Orçamento - Prova 1 Sabendo que poucas causas levam à maioria dos problemas, bem como que a identifi cação da causa básica de um problema deve ser feita de acordo com uma sequência de procedimentos lógicos, baseada em fatos e dados, o recurso gráfi co utilizado para estabelecer uma ordenação nas causas de perdas que devem ser saneadas denomina-se: a) Diagrama de Pareto. b) Diagrama de Ishikawa. c) Funcionograma. d) Histograma. e) Fluxograma.

28 Exercícios Ano: 2014 Banca: ESAF Órgão: Mtur Prova: Analista Técnico Administrativo Considerando as principais técnicas de solução de problemas, analise as a? rmativas que se seguem e selecione a opção correta. a) O Princípio de Pareto é uma técnica de comparação que permite analisar grupos de dados ou de problemas e veri?car onde estão os mais importantes e prioritários b) O Método Cartesiano adota quatro princípios: dúvida sistemática, análise, síntese e método. c) Na técnica de Brainstorming, os participantes são estimulados a produzir sob regras que quali?cam o que deve ser proposto. d) Na técnica de Análise de Campo de Forças, procura-se mapear e avaliar as ameaças e oportunidades, pontos fortes e pontos fracos dos objetivos organizacionais. e) O gráco de Ishikawa ou diagrama de espinha de peixe é uma técnica que tem por persnalidade priorizar problemas.

29 Exercícios Ano: 2013Banca: ESAFÓrgão: MFProva: Analista Técnico Administrativo Com relação às técnicas de solução de problemas, não se pode afirmar: a) o Braistorming é uma técnica de gerar ideias criativas. b) o Método Cartesiano obedece a quatro princípios: dúvida sistemática, análise, síntese e enumeração. c) o Princípio de Pareto afirma de maneira genérica que 80% dos nossos esforços estão relacionados com 20% dos resultados que obtemos. d) a Análise do Campo de Forças mapeia forças positivas e forças negativas em uma dada situação. e) o Diagrama Espinha de Peixe ou Gráfico de Ishikawa é uma técnica que busca a causa raiz dos problemas.

30 Exercícios Ano: 2008 Banca: CESPE Órgão: INSS Prova: Analista do Seguro Social Para se detectarem as causas do problema e se estabelecer uma relação de causa e efeito do desequilíbrio da previdência social, é recomendada a utilização da técnica GUT. ( ) CERTO ( ) ERRADO Ano: 2008 Banca: CESPE Órgão: FUB Prova: Administrador Para determinar prioridades em relação aos problemas existentes em determinado setor da universidade, um administrador poderá utilizar a matriz gravidade, urgência e tendência (GUT). ( ) CERTO ( ) ERRADO

31 Exercícios Ano: 2015Banca: CESPEÓrgão: TCUProva: Auditor Federal de Controle Externo - Tecnologia da Informação Acerca da gestão e do planejamento estratégico, julgue o item subsequente. Se comparada à matriz SWOT, a matriz GUT apresenta maior aplicabilidade ao planejamento estratégico por considerar os fatores gravidade, urgência e tendência no apoio à análise e na gestão de problemas e, consequentemente, possibilitar mais riqueza no suporte à produção de cenários de curto, médio e longo prazos. ( ) CERTO ( ) ERRADO

32 Exercícios Ano: 2010Banca: CESPEÓrgão: INMETROProva: Pesquisador Tecnologista Acreditação Considerando que a qualidade pressupõe ações contínuas, compartilhadas e direcionadas, assinale a opção correta. a) O ciclo da qualidade de Deming é uma ferramenta voltada primordialmente para o controle de resultados. b) Os esforços para a implementação da qualidade seguem a tendência da centralização de poder, de modo a verticalizar a comunicação na organização. c) O discurso principal do kaizen é focado na melhoria incremental, a partir da eliminação da sobrecarga de trabalho, do desperdício de tempo e recursos e da irregularidade nas ações e atividades. d) Podem ser usadas como ferramentas da qualidade: ciclo PDCA; 5W2H; matriz GUT; brainstorming; fluxograma; desvio padrão; análise de Pareto; diagrama de causa e efeito; 5S e escala Richter. e) O controle da qualidade total estende seu conceito de qualidade por toda a organização, muitas vezes preterindo a satisfação dos clientes externos.

33 Exercícios Ano: 2012Banca: CESPEÓrgão: TJ-ALProva: Analista Judiciário - Área Administrativa A técnica de geração de ideias, de modo isolado ou associativo, que possam, por sua vez, estimular novas ideias com a finalidade de solucionar problemas é denominada a) ciclo PDCA b) matriz GUT. c) matriz de Ischikawa (causa e efeito). d) brainstorming. e) diagrama de Pareto.

34 Exercícios Ano: 2013Banca: CESPEÓrgão: TCE-ESProva: Analista Administrativo Administração A ferramenta de qualidade denominada diagrama de Ishikawa permite a obtenção direta e imediata. a) de uma síntese do escopo do projeto a ser desenvolvido. b) da priorização dos principais problemas existentes na organização. c) dos limites superiores e inferiores nos quais se espera que o processo trabalhe. d) das possíveis causas que geram determinado efeito problema. e) da descrição do processo mapeado da organização..

35 Exercícios Banca: CESPEÓrgão: Banco da AmazôniaProva: Técnico Científico Administração Embora o diagrama de Ishikawa descreva os dados numéricos posteriores à implementação de um processo, ele é de pouca utilidade para o desenvolvimento da análise e melhoria de processos. ( ) Certo ( ) Errado

36 Votação Multipla Organização Matriz de Priorização de Causas Elaborado por: Data: 12/07/2007 Processo: Processo de compras Problemas: Processo de licitação demorado Causas Identificadas Votação dada pelos integrantes do grupo do AMP Total Priorização Pessoal encarregado pelo processo não qualificado Atraso na liberação de crédito Falta de infra-estrutura para a comissão de licitação

37 Árvore de decisão Situação Cenários/Alternativas Resultados Comprando Empresa A Vendas: 5% - 10% Eficiência: 2% - 4% Como Crescer? Comprando Empresa B Vendas: 5% - 20% Eficiência: 2% - 3% Comprando as 2 Empresas Vendas: 5% - 15% Eficiência: 2% - 5%

38 Método 5W2H Ferramenta para elaborar plano de ação baseada: What Oque deve ser feito? When Quando deve ser feito? Where Onde deve ser feito? Why Por que deve ser feito? Who Quem deve fazer? How much Quanto custa? How? Como deve ser feito?

39 Kaizen Filosofia de Melhoria continua do programa de qualidade total (TQM) É baseada no principio de que a cada dia é possível promover melhorias incrementais Para ser implementada precisa disseminar o conceito de qualidade e a busca pela redução do desperdício, erros e problemas Associada a cultura japonesa

40 Kaizen Hoje melhor do que ontem, amanhã melhor do que hoje! Uma analogia conhecida é a de uma história chamada "O Tesouro de Bresa", na qual um pobre alfaiate compra um livro com o segredo de um tesouro. Para descobrir o segredo, ele tem que decifrar todos os idiomas escritos no livro. Ao estudar e aprender estes idiomas, começam a surgir oportunidades, e ele lentamente (de forma segura) começa a prosperar. Depois, é preciso decifrar os cálculos matemáticos do livro. É obrigado a continuar estudando e se desenvolvendo, e a sua prosperidade aumenta..

41 Fluxograma Antes de tentar resolver um problema, defina-o Antes de tentar controlar um processo, entenda-o Comece pela representação gráfica do processo

42 Fluxograma Identificação das entradas e de seus fornecedores Definições dos padrões de entrada Identificação das operações executadas no âmbito de cada orgão ou pessoa envolvida Identificação das saídas e de seus clientes Definição dos padrões de saída

43 Fluxograma rg os da administraá o direta, autarquias e fundaáı es atendidas pela SEPLAG Centro de PerÌcias MÈdicas rg os da administraá o direta, autarquias e fundaáı es atendidas pela SEPLAG Centro de PerÌcias MÈdicas rg os da administraá o direta, autarquias e fundaáı es atendidas pela SEPLAG Centro de PerÌcias MÈdicas Emiss o de Emiss o de atestado ou laudo atestado ou laudo Emiss o de atestado ou laudo Preenchimento da Preenchimento da Guia de InspeÁ o Guia de InspeÁ o MÈdica MÈdica Preenchimento da Guia de InspeÁ o Colhimento da Colhimento da MÈdica assinatura da assinatura da chefia imediata na chefia imediata na Guia de InspeÁ o Guia de InspeÁ o MÈdica MÈdica Colhimento da assinatura da ApresentaÁ o do atestado ou laudo ao mèdico ApresentaÁ o do atestado ou laudo ao mèdico chefia imediata na Guia de InspeÁ o MÈdica assistente da assistente da respectiva unidade respectiva unidade de atendimento de atendimento ApresentaÁ o do atestado ou laudo ao mèdico An lise da documentaá o apresentada e An lise da documentaá o apresentada e assistente da respectiva unidade de atendimento busca busca do prontu rio do prontu rio RealizaÁ o de PerÌcia MÈdica RealizaÁ o de PerÌcia MÈdica An lise da documentaá o apresentada e busca do prontu rio ou ou ou Atestado deferido Atestado indeferido Atestado deferido Atestado indeferido 1 Prazo superior a 30 dias Prazo inferior a 30 dias ou SolicitaÁ o de recurso por indeferimento ou SolicitaÁ o de recurso por indeferimento RealizaÁ o de perìcia por Junta MÈdica Oficial RealizaÁ o de Prazo superior a 30 dias Prazo inferior a 30 dias ReavaliaÁ o do Prazo superior a 30 dias Prazo inferior a 30 dias ReavaliaÁ o do PerÌcia MÈdica caso por Junta caso por Junta MÈdica MÈdica RealizaÁ o de RealizaÁ o de ou perìcia por Junta perìcia por Junta MÈdica Oficial MÈdica Oficial e e Atestado Atestado deferido indeferido Emiss o de ofìcio (laudo) ao RH do Ûrg o Emiss o de boleto ao servidor Emiss o de ofìcio (laudo) ao RH do Ûrg o Emiss o de boleto ao servidor AlimentaÁ o do Sistema Unificado de PerÌcias MÈdicas - integrado ao Servidor pode solicitar recurso por indeferimento e e SIGRH ReavaliaÁ o do ComunicaÁ o da licenáa chefia imediata do servidor O servidor informa a sua chefia imediata AnexaÁ o da Guia de InspeÁ o e do atestado ao prontu rio do ComunicaÁ o da licenáa chefia imediata do servidor O servidor informa a sua chefia imediata AnexaÁ o da Guia de InspeÁ o e do atestado ao prontu rio do Guia de InspeÁ o MÈdica deferida caso por Junta MÈdica servidor servidor 1 AnexaÁ o do boleto folha do servidor LanÁamento das informaáı es no SISPM (Sistema de AnexaÁ o do boleto folha do servidor LanÁamento das informaáı es no SISPM (Sistema de ComunicaÁ o da PerÌcias MÈdicas) PerÌcias MÈdicas) licenáa chefia imediata pelo servidor e e ComunicaÁ o da ComunicaÁ o da licenáa ao RH do Ûrg o Emiss o de boletim mensal todas as diretorias de RH das secretarias atendidas Arquivamento no prontu rio licenáa ao RH do Ûrg o Emiss o de boletim mensal todas as diretorias de RH das secretarias atendidas Arquivamento no prontu rio AnexaÁ o a Guia folha do servidor pela SEPLAG pela SEPLAG LanÁamento do Os dados s o lanáados afastamento do pela rea de RH do Ûrg o servidor no SIGRH LanÁamento do Os dados s o lanáados afastamento do pela rea de RH do Ûrg o servidor no SIGRH ComunicaÁ o da licenáa ao RH do Ûrg o

44 Carta de controle É um tipo de gráfico para monitorar a variação de um processo, identificando as causas comuns (intrínsecas ao processo) e especiais (aleatórias). As causas comuns estão relacionadas ao funcionamento do próprio sistema (ex.: projeto e equipamentos). Por sua vez, as causas especiais refletem ocorrências fora dos limites de controle (ex.: falha humana e matéria prima não conforme).

45 Carta de controle Limite sup. de especificação Limite sup. de controle Média Limite inf. de controle Limite inf. de especificação

46 Kaizen 1. DEFINIÇÃO DO PROBLEMA Identificação das oportunidades de melhoria. Escolha do projeto e formação da equipe. 2. MEDIÇÃO Mapeamento do processo, seleção dos indicadores e coleta de dados. 3. ANÁLISE DO PROCESSO ATUAL Identificação e hierarquização das causas do problema. 4. MELHORIA geração, seleção e implementação das ações de melhoria. 5. CONTROLE Avaliação dos resultados e documentação do processo (padronização). Monitoramento para assegurar a manutenção e evolução das melhorias.

47 Reengenharia Para Hammer e Champy: Repensar fundamental e a reestruturação radical dos processos empresariais que visam alcançar melhorias drásticas em indicadores críticos e contemporâneos de desempenho, tais como, custos, qualidade, atendimento e velocidade. Por que? A concorrência e a necessidade de qualidade; A velocidade das mudanças; A necessidade de redução de custos

48 Reengenharia Fase 1 osicionamento para a mudança Fase 2 Identificação dos processos existentes Fase 3 Recriação dos processos Fase 4 Transição para o novo sistema Fase 4 Fase 3 Fase 1 Fase 2

49 Reengenharia Por que falhou? Para Hammer: 1) Esquecimento que o processo é a principal preocupação em reengenharia; e 2) Pouca disposição para aceitar a idéia de que a reengenharia implica novo tipo de pessoa e, especialmente, novo tipo de gestor.

50 Downsizing Eliminação de níveis intermediários (nível gerencial) da estrutura organizacional; Tem como objetivo: Acelerar o processo decisório; Reduzir ruídos na comunicação; Reduzir custos; Gerar empowerment das equipes

51 Ciclo PDCA É um instrumento de gestão aplicável a qualquer processo organizacional, do mais simples ao mais complexo. O que muda são as técnicas e ferramentas a serem utilizadas em cada tipo de processo. Constitui-se na razão do Sistema de gerenciamento pela qualidade. Todas as ações da organização deverão ter como orientação básica o cumprimento deste ciclo, o qual é dinâmico, devendo haver continuidade entre suas fases, numa espécie de giro do ciclo do PDCA.

52 Ciclo PDCA A (Action) Definir as metas P (Plan) Agir adequadamente (ações corretivas) Definir os métodos que permitam atingir as metas propostas Verificar os resultados da tarefa executada Educar e treinar C (Check) Executar a tarefa D (Do)

53 SEIS Seis SIGMA Sigma Uma preocupação permanente na estratégia Seis Sigma é a redução da quantidade de desperdício, que tecnicamente é denominada de defeito. No Seis Sigma, defeito é qualquer desvio de uma característica que gere insatisfação ao cliente (externo ou interno). O fato de que um processo Seis Sigma equivale à redução de defeitos em produtos ou serviços para um nível de 3,4 defeitos por milhão causa um bloqueio inicial às organizações, que julgam ser praticamente impossível.

54 SEIS Seis SIGMA Sigma Ciclo DMAIC Na estratégia Seis Sigma o ciclo DMAIC representa a melhoria contínua dos processos. D Define (Definir) M Measure (Medir) A Analyze (Analisar) l Improve (Melhorar) C Control (Controlar)

55 SEIS SIGMA Seis Sigma Etapa Definir Medir Analisar Implantar Controlar Descrição transformar as necessidades e desejos dos clientes em especificações do processo Nesta etapa é necessário medir com muita precisão o desempenho de cada etapa do processo, identificando os pontos críticos e passíveis de melhoria. Analisar os resultados das medições possibilita a identificação das lacunas, ou seja, determinar o que falta nos processos para atender e encantar os clientes. O sucesso da implementação das melhorias está relacionado com a forma de venda do plano às pessoas, que deve contemplar a demonstração das vantagens que a mudança vai trazer O estabelecimento de um sistema permanente de avaliação e controle é fundamental para garantia da qualidade alcançada e identificação de desvios ou novos problemas

56 5 S O Método 5S foi a base de implantação do Sistema de Qualidade Total em várias empresas Surgiu no Japão entre 50 e 60, logo após a 2a Guerra Mundial ( crise da competitividade e também muita sujeira nas fábricas japonesas) Fase da reestruturação do país. Tem esse nome porque é composto de 5 palavras em japonês que denotam 5 conceitos básicos, simples e essenciais para implantação de um programa de qualidade Principal objetivo é eliminar o desperdício

57 5 S Conceito Descrição Exemplo Seiri Senso de UTILIZAÇÃO / DESCARTE Separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário Seiton Senso de Organização Estabelecer um lugar para cada material, identificando-os e organizando-os conforme a freqüência de uso Seiso Senso de Limpeza Manter um ambiente sempre limpo Seiketsu Senso de Melhoria continua Manutenção e melhoria da saúde do trabalhador e condições do trabalho Shitsuke Senso de autodisciplina Eleminar a supervisão

58 Círculos de Controle da CÍRCULOS DE CONTROLE DA QUALIDADE Qualidade - CCQ Também conhecidos como times da qualidade. São formados por funcionários da organização que se propõem voluntariamente e de forma autônoma, desenvolver trabalhos na busca de melhorias em seus setores de trabalho.

59 MASP Padronização Conclusão Identificação do problema Observação Análise do processo Método de Análise e Solução de Problemas Plano de ação Verificação Ação No planejamento devem ficar definidas as metas e as ações necessárias para atingir as metas (nova Diretriz de Controle )

60 MASP PDCA Fluxo- grama Fase Ferramentas Objetivo Identificação do problema Observação Análise Gráfico de controle Pareto Estratificação Análise de Pareto Causa-Efeito Diagrama de correlação Histograma Gráficos Brainstorming Definir claramente o problema e reconhecer sua importância. Investigar as características específicas do problema com uma visão ampla e sob vários pontos de vista. Descobrir as causas fundamentais. Plano de ação 5W 1H Conceber um plano para bloquear as causas fundamentais. 5 Ação - Bloquear as causas fundamentais. N 6? Verificação (Bloqueio foi efetivo?) Pareto Histograma Gráficos de controle - Verificar se o bloqueio foi efetivo. 7 8 S Padronizaçã 5W 1H Prevenir contra o reaparecimento do problema. o Conclusão PDCA Recapitular todo o processo de solução do problema para trabalho futuro.

61 Exercícios Ano: 2016 Banca: ESAF Órgão: ANAC Prova: Analista Administrativo Sobre o método PDCA, analise os itens a seguir, classificando-os como certos ou errados. Após, escolha a opção correta. I. A fase de execução do planejado também implica a formação e o treinamento dos colaboradores para a correta realização das metas estipuladas. II. Na terceira etapa do ciclo PDCA, é preciso analisar os fatores que influenciam o problema, bem como identificar suas possíveis causas. III. A última etapa consiste na comparação dos resultados alcançados com os resultados pretendidos. IV. O PDCA é um método de trabalho sistêmico no qual a busca pela melhoria de processos ocorre de forma contínua. V. Pode-se definir o plano de ação como o produto de todo o processo relacionado à primeira etapa. Estão corretos apenas os itens a) I, IV e V. b) II, III e IV. c) I e V. d) II, IV e V. e) I, III, IV e V.

62 Exercícios Ano: 2015Banca: ESAFÓrgão: ESAFProva: Gerência de Projetos e Governança de TI A ferramenta de gestão criada por Walter Shewhart e, mais tarde, amplamente divulgada por Willian Deming, cujo objetivo é implementar um processo de melhoria contínua, através de ciclos de planejamento e controle de uma determinada atividade, é denominada a) Ciclo 5S. b) Ciclo PDCA. c) Diagrama de Ishikawa. d) Diagrama de Pareto. e) Fluxograma.

63 Exercícios Prova: ESAF DNIT - Técnico Administrativo Sobre o Ciclo PDCA, assinale a opção correta. a) É um ciclo que orienta a implantação de novas ideias, mas não serve para a solução de problemas. b) É um ciclo utilizado na solução de problemas, porém somente se adéqua a questões quantitativas. c) É uma forma de agir que serve tanto para implantação de novas ideias como para solução de problemas. d) É um modelo gerencial utilizado para monitorar o desempenho dos níveis operacionais, mas não serve para avaliar alcance de objetivos. e) É uma atividade cíclica de avaliação de resultados usada para selecionar objetivos organizacionais

64 Exercícios Prova: ESAF DNIT - Técnico Administrativo Um administrador que montar a curva ABC do seu estoque. Recebe do seu gerente uma planilha na qual constam os valores de investimento mensal acumulado de cada item conforme a tabela abaixo. Classifique os itens da curva ABC, considerando os parâmetros A=72%, B=17% e C=10%. a) A - A - A - A - A - B - B - C - C - C b) A - A - B - B - B - B - C - C - C - C c) A - A - B - B - B - C - C - C - C - C d) A - A - A - B - B - B - C - C - C - C e) A - A - A - A - A - A - A - B - B - C Assinale a opção correta.

65 Exercícios 40- (CESG/INEA/2008/ADM/APO/QLDE) Alteração radical nos processos, repensar e reinventar drasticamente as operações nos negócios para atingir melhoramentos em medidas críticas de desempenho, como custos, qualidade, serviços e velocidade é definição de: A. Kaizen. B. Reengenharia. C. Análise de valor. D. Seis sigma global. E. Benchmarking competitivo.

66 Exercícios Ano: 2011Banca: CESPEÓrgão: CorreiosProva: Analista de Correios Administrador O processo de reengenharia organizacional resulta em mudanças internas, de baixo para cima, nas estruturas organizacionais. ( ) CERTO ( ) ERRADO Ano: 2009Banca: CESPEÓrgão: FUBProva: Administrador A reengenharia está direcionada para mudanças sistêmicas e abrangentes, não para soluções temporárias parciais. ( ) CERTO ( ) ERRADO

67 Exercícios Ano: 2014Banca: CESPEÓrgão: TJ-CEProva: Analista Judiciário - Área Administrativa Assinale a opção em que são apresentados, respectivamente, um princípio norteador da qualidade total e um da reengenharia. a) nova carteira de produtos e ajuste em áreas organizacionais deficitárias b) ajuste em áreas organizacionais deficitárias e melhoria incremental nas tecnologias c) ruptura de paradigmas e transformação organizacional d) melhoria incremental nas tecnologias e transformação organizacional e) transformação organizacional e nova carteira de produtos

68 Exercícios Ano: 2008Banca: CESPEÓrgão: STFProva: Analista Judiciário - Tecnologia da Informação Considerando-se que a atual estratégia de mudança organizacional define o uso do modelo de melhoria contínua embasado no PDCA, é correto inferir que o processo de gestão de mudança deverá adotar as práticas e métodos de programas de reengenharia de negócios. ( ) CERTO ( ) ERRADO

69 Exercícios Prova: CESGRANRIO ELETROBRÁS - Analista de Sistemas Júnior São exemplos de técnicas a serem consideradas para o suporte da identificação e da solução de problemas em processos, EXCETO a) lógicas simples de identificação de causa, como o método "espinha de peixe". b) uso de ferramentas de qualidade, como PDCA. c) entendimento, seleção e priorização de ferramentas de implantação de processos. d) identificação de gargalos nos processos. e) elaboração de planos de ação para a melhoria de processos.

70 Exercícios 77- Q12/ADMINISTRADOR/MP/2006/P2- Indique a opção que define corretamente benchmarking. a) Técnica por meio da qual a organização compara o seu desempenho com o de outra. b) Capacidade que a organização tem de superar os concorrentes. c) Capacidade que a organização tem de integrar as partes de um sistema. d) Técnica gráfica de representação das atividades no tempo. e) Técnica de geração de idéias que se baseia na suspensão de julgamento..

71 Exercícios (FCC/ TRF_1a REGIÃO/2006/ANALISTA JUDICIÁRIO/ÁREA ADMINISTRATIVA). Quanto às vantagens da utilização dos fluxogramas, é INCORRETO afirmar que a) permitem compreender ou estabelecer, com clareza e facilidade as relações entre as unidades simples ou complexas de trabalho. b) possibilitam identificar, no órgão em estudo, as relações que possam ser eliminadas ou devam ser alteradas. c) facilitam a identificação das fases de execução que ficariam mais bem situadas em outro ponto do fluxo de trabalho. d) permitem identificar e suprimir os movimentos inúteis de um elemento qualquer, como por exemplo, um documento. e) possibilitam caracterizar a forma pela qual uma posição se relaciona com as demais dentro do órgão, isto é, seu nível de responsabilidade.

72 Exercícios O fluxograma é um tipo de diagrama e pode ser entendido como uma representação esquemática de um processo, muitas vezes feita por meio de gráficos que ilustram de forma descomplicada a transição de informações entre os elementos que o compõem. Pode-se entendê-lo, na prática, como a documentação dos passos necessários para a execução de um processo qualquer. É uma das sete ferramentas da qualidade, muito utilizada em fábricas e indústrias para a organização de produtos e processos. Por intermédio do fluxograma, é possível identificar os seguintes aspectos de um fluxo:. quais operações são realizadas;. onde são realizadas; quem as executa; quais as entradas e saídas; qual o fluxo das informações; quais os recursos empregados no processo; quais os custos parciais e totais; qual o volume de trabalho; qual o tempo de execução. Nesse sentido, NÃO é vantagem de sua utilização a) descrever qualquer tipo de processo, mesmo os mais complexos. b) permitir visão ampla de todo o processo que está sendo estudado. c) descrever o funcionamento de todos os componentes do processo. d) permitir fácil atualização. e) permitir a dupla interpretação, graças à padronização dos símbolos utilizados.

73 Exercícios ( CESPE CEHAP PB). Pode-se conceituar um fluxograma como uma representação gráfica de uma sequência de atividades. Com relação a esse assunto, assinale a opção correta. a) Os fluxogramas também são conhecidos como organogramas. b) Um dos principais objetivos dos fluxogramas é propiciar uma visão mais rápida de um processo nas suas diversas etapas. c) Um fluxograma vertical se presta mais à representação de rotinas complexas. d) Os fluxogramas são padronizados para todos os tipos de empresas. padronização dos símbolos utilizados.

74 Exercícios (FGV-2010-CAERN) Considerando a figura abaixo, assinale a afirmativa INCORRETA. a) O ciclo acima não é recomendável para o setor público. b) Contempla as etapas a serem desenvolvidas. c) As iniciais PDCA compreendem os itens Plan, Do, Check e Act. d) É associada a programas de qualidade. e) É utilizada no setor privado.