Lean Office. Conduzindo projetos de melhoria rápidos nas áreas administrativas e empresas prestadoras de serviço

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1 Lean Office Conduzindo projetos de melhoria rápidos nas áreas administrativas e empresas prestadoras de serviço Alberto Pezeiro Sócio-Fundador & CEO pezeiro@setadg.com.br TEL CEL

2 Definição Kaizen é uma palavra de origem japonesa com o significado de Melhoria Contínua, gradual, na vida em geral (pessoal, familiar, social e no trabalho). Nos anos 50, os japoneses direcionaram suas forças para renovação da indústria local, completamente destruída pela 2ª Guerra, e criaram o conceito Kaizen, que significa Mudança para Melhor. Partindo do princípio de que o tempo é o melhor indicador isolado de competitividade, o conceito Kaizen atua de forma ampla para reconhecer e eliminar os desperdícios existentes em qualquer tipo de Organização, sejam em processos produtivos ou administrativos. KAI Mudança ZEN Boa Mudança para Melhor!

3 Principais diferenças de um Kaizen Administrativo Lean Office O VSM é basicamente Fluxo de Informação Duração da atividade principal : 1 a 2 dias Ida ao Gemba deve ser adaptada para ser efetiva Principais temas : desburocratização, 5S, redução de ciclo de tempo Pode ser realizado isoladamente ou dentro de um projeto maior com o intuito de pegar as maçãs no chão Sensação de transformação imediata normalmente menor do que a ocorrida em Kaizens em processos industriais

4 Princípios do Evento Kaizen - Objetivos claros; - Trabalho em equipe; - Foco cerrado no tempo; - Rápido e simples! Regras Básicas da Equipe Kaizen - Manter uma mente aberta a mudanças; - Manter uma atitude positiva; - Não ficar calado quando não concordar; - Criar um ambiente sem culpados; - Praticar o respeito mútuo; - Não há perguntas bobas; - Compreenda o processo e Mãos à obra! Rápido e simples é melhor do que devagar e elegante 4

5 Evento Kaizen Planejamento Execução Implementação 15 dias antes 2 dias 30 dias após Antes do Evento Durante o Evento Depois do Evento Selecionar o problema Definir os objetivos Organizar o evento Coletar Dados Identificar participantes Mapeamento preliminar do processo Treinamento Mapear o processo Gerar idéias Dificuldades Gerar idéias - Melhorias Priorizar Melhorias Criar plano de ação Implementar plano de ação Acompanhar o processo Consolidar resultados Sustentar melhorias Duração Média do Evento Kaizen: 45 a 60 dias 5

6 Mapa de Cadeia de Valor ( MVC ) Exemplo: Fluxos Administrativos Cliente Release Receber e analisar Pedido cliente Analista Mercado Fax / EDI / SAP Cópia (Quinzenal) Validar visão Logística, fábrica, Reunião Planilha excel visão 4 meses Alimentar SAP Analista Mercado Tela com Vol. a serem montados Programar montagem Programador Fábrica Digitação SAP MPS/MRP P = 1 TP = 1 dia TRA = 2hs P = 2 TP = 3 dias TRA = 1hs P = 1 TP = 1 dia TRA = 2hs P = 1 TP = 1 dia TRA = 3hs TP = 5 dias TRA = 8 hs - P = pessoas envolvidas - TP = tempo de permanência (naquela posição) - TRA = Tempo de realização da atividade

7 Mapa de Cadeia de Valor Resposta: MCV Atual Cliente 12 pedidos por dia Solicitação de cotação (Telef.) Registrar pedido Atendimento ao cliente SISPED P = 1 TP = 0.01 dia (5 min.) TRA = 5 min. Analisar e encaminhar Orçamento P = 1 TP = 1 dia TRA = 1 min. Analisar pedido Engenharia P = 1 TP = 0.01 dia (5 min.) TRA = 5 min. Informações completas? Sim Não (30%) Elaborar estrutura Engenharia P = 1 TP = 3 dias TRA = 15 min. Planilha impressa Informar preços dos insumos Custos BD insumos P = 1 TP = 1 dia TRA = 15 min. Planilha de custos A Solicitar informações adicionais Engenharia Contatar cliente Atendimento ao cliente Telefone Fornecer informações Cliente Receber informações e encaminhar Atendimento ao cliente Planilha com custos finais TP = variável A Digitar dados e calcular custo de fabricação Orçamento Planilha Analisar data de entrega possível PCP Disponibilizar insumos e capacidade Assinar Gerência comercial Enviar para cliente Atendimento ao cliente Cotação (fax) Cliente P = 7 TP = dia (70%) > 10 dias (30%) TRA = min. (30% ++) P = 1 TP = 1 dia TRA = 20 min. P = 1 TP = 1 dia TRA = 5 min. P = 1 TP = 0.5 dia TRA = 0.16 min. (10s) P = 1 TP = dia TRA = 2 min. Para o cliente Nº atividades = 13 Lead time = 7 a 10 dias

8 Mapa de Cadeia de Valor Resposta: MCV Futuro Registrar/conferir Elaborar cotação Enviar cotação Cliente 12 pedidos por dia Takt time = 40 min. Solicitação de cotação (Telef/Internet) Atendimento ao cliente Planilha de custos P = 1 TP = 0.01 dia (5 min.) TRA = 5 min. Célula cotação/ orçamento/engenharia/pcp BD custos de insumos P = 3 TP = 1 dia TRA = 15 x 3 min. (45 min.) T/C = 15 min. Atendimento ao cliente Planilha de custos P = 1 TP = dia (12 min.) TRA = 1 min. Cotação (fax/ ) Cliente Check-list com informações necessárias Pedido pela internet ou fax direto da planilha Obs.: ocupação da célula: 12 pedidos x 15 minutos = 3 horas Reunião diária (14-17 h) cota todos os pedidos do dia Para o cliente P = 4 TP = d (100%) TRA = 51 min. Nº atividades = 3 Lead time = resposta ao cliente no mesmo dia útil

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10 Como registrar? Formato A3

11 PROCESSO: Título: Descrição do Problema Plano de Ação Situação Atual Objetivo Análise Seguimento

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13 Kaizen Formato Clássico

14 Sugestão de Ciclos Kaizen Administrativos Lean Office Objetivos Semana 1 Retrato do Processo Atual AS IS Identificação dos Problemas Semana 2 Propor e implementar ações para os problemas Criar um plano para acompanhamento das ações pendentes ( máximo 1 mês ) 14

15 Sugestão de Ciclos Kaizen Administrativos Lean Office Detalhamento Semana 1 Segunda Feira : Abertura e Treinamento Terça Feira : Trabalho em Equipe Entendimento do Processo Quarta Feira : Visita ao Gemba Quinta Feira : Trabalho em Equipe - Preparação Sexta Feira : Fechamento da Preparação * Todos os dias encerra-se com reunião com os Líderes 15

16 Sugestão de Ciclos Kaizen Administrativos Lean Office Detalhamento Semana 2 Segunda Feira : Trabalho em Equipe Implementação Terça Feira : Trabalho em Equipe Implementação Quarta Feira - Implementação Quinta Feira : Trabalho em Equipe - Implementação Sexta Feira : Apresentação Final * Todos os dias encerra-se com reunião com os Líderes 16

17 Kaizen Formato 2 dias

18 Proposta Simplificada para o Evento Kaizen Lean Office ( baseado no Work-out da GE ) Sala que acomode todo o grupo e que permita que não ocorram interrupções. Tem que haver muito espaço na parede para pendurar as folhas de flip chart Flip Chart Caneta de Flip Chart (de preferência várias cores) Um conjunto de Post It para cada participante Pelo menos 100 cartões brancos (ou pautados) 15 x 10 cm Fita Crepe Um laptop por grupo Data Show para apresentação do Plano de Ação aos gestores

19 Material para Aquecimento* Relatórios Aprovações Reuniões Coleta de dados Políticas O que a equipe pode : 1). eliminar? 2) eliminar parcialmente? 3) fazer menos freqüentemente? 4) simplificar? 5) executar com menos pessoas? 6) digitalizar? 7) Outro? Práticas Outros Sob área de atuação dos membros da equipe Sob necessidade de aprovação superior * É comum alguns facilitadores distribuir essa planilha para os participantes antes da primeira reunião e solicitar que a tragam preenchida com sua percepção imediata

20 Proposta de Agenda para Evento Kaizen AQUECIMENTO MISSÃO REGRAS, APRESENTAÇÕES, PAPÉIS, ETC DEFINIR ATIVIDADES E PONTOS A ENTREGAR NO FINAL DO ENCONTRO DEFINIR ESCOPO Resultado Final? LEVANTE OS PRINCIPAIS PROBLEMAS RELACIONADOS AO PROCESSO 0:00 0:00 às 0:10 0:10 às 0:20 CATEGORIZAR PRINCIPAIS PROBLEMAS 4 CLASSIFICAR OS PROBLEMAS :20 às 0:40 LEVANTE PRINCIPAIS AÇÕES A SEREM TOMADAS 0:40 às 1:00 1:00 às 1:20 1:20 às 2:00 BUSCAR MELHORES OPORTUNIDADES DESENVOLVER PLANOS DE AÇÃO REPORTAR OS PLANOS DE AÇÃO Team: Topic: Problem/Barrier Actions Who is Responsible Mgmt Support Required Timing Facilidade de Implementação no curto prazo 2:00 às 2:30 2:30 às 3:30 3:30 às 4:00

21 Proposta de Agenda para Evento Kaizen AQUECIMENTO MISSÃO REGRAS, APRESENTAÇÕES, PAPÉIS, ETC DEFINIR ATIVIDADES E PONTOS A ENTREGAR NO FINAL DO ENCONTRO DEFINIR ESCOPO Resultado Final? 0:00 0:00 às 0:10 0:10 às 0:20 Clarificar junto à equipe qual o objetivo ao final do Evento de Kaizen Administrativo. Definir o facilitador (Green Belt líder do projeto ou Black Belt, preferencialmente). Comunicar comprometimento da equipe gerencial que irá suportar as ações recomendadas.

22 Proposta de Agenda para Evento Kaizen LEVANTE OS PRINCIPAIS PROBLEMAS RELACIONADOS AO PROCESSO CATEGORIZAR PRINCIPAIS PROBLEMAS CLASSIFICAR OS PROBLEMAS :20 às 0:40 0:40 às 1:00 1:00 às 1:20 Distribua Post It para os participantes e deixe-os à vontade para apontar os principais problemas. Pendure os Post It preenchidos na parede onde todos possam vê-lo. Com a ajuda do facilitador categorize os principais problemas. Crie um ranking dos problemas, por exemplo, através de votação.

23 Proposta de Agenda para Evento Kaizen LEVANTE PRINCIPAIS AÇÕES A SEREM TOMADAS BUSCAR MELHORES OPORTUNIDADES 1:20 às 2:00 Facilidade de Implementação no curto prazo 2:00 às 2:30 Distribua papéis cartão branco para que os participantes possam preenchê-lo com as suas propostas de ação a serem tomadas. Desenhe uma matriz esforço x impacto e busque junto aos participantes posicionar cada sugestão de ação em um dos quadrantes.

24 Proposta de Agenda para Evento Kaizen DESENVOLVER PLANOS DE AÇÃO REPORTAR OS PLANOS DE AÇÃO Team: Topic: Problem/Barri er Actions Who is Responsible Mgmt Support Required Timing 2:30 às 3:30 3:30 às 4:00 Elabore os planos de ação junto à equipe. Dê prioridade ao que pode ser implementado no curto prazo. Reportar ao Gestor da área as ações sugeridas e atualizar as ações de acordo com o retorno que receber.

25 Plano de Ação em um Evento Kaizen Ao propor as ações tenha em mente: - O que pode ser feito para eliminar atividades que não agregam valor no processo? -O que pode ser feito para que o processo tenha sempre um fluxo contínuo de atividade? - Como tornar o processo mais rápido e simples? - Que tipo de treinamento podemos dar às pessoas de forma que tenham mais flexibilidade de execução das tarefas no processo estudado? - Mudanças de organização do espaço físico podem ajudar?

26 Reportando o Plano de Ação em um Evento Kaizen Ao final da sessão de Kaizen Administrativo, esteja preparado para reportar as ações: - Convide os gestores das áreas mais impactadas pelas mudanças sugeridas e pegue a aprovação para, pelo menos, 75% das ações sugeridas pelo grupo - Tenha à mão dados que suportem as sugestões do grupo - Peça os recursos necessários para a implementação das ações - Agende reunião(ões) para reportar atualizações da situação das ações em andamento

27 Muito Obrigado! Alberto Pezeiro Otimização de Sócio-Fundador & CEO Processos I pezeiro@setadg.com.br TEL CEL

28 SETA Desenvolvimento Gerencial

29 Quem Somos? - SETA Liderada por 3 ex-executivos da General Electric Missão de desenvolver soluções em educação corporativa e transmissão de conhecimento Em ação desde 2004 com atuação no Brasil e no exterior Atuante em todos os segmentos de mercado serviços, financeiro e indústria Foco de atuação nas áreas de Excelência Operacional e Liderança Empresa de Educação voltada ao Desenvolvimento e Treinamento Gerencial e Executivo

30 Em Números Receita de R$ 5,5MM/ ano (10% advindas do exterior) Média de 25% de crescimento ao ano (receita) 15 consultores 50+ clientes ativos 100+ clientes acumulados 50+ soluções diferentes desenvolvidas e customizadas Crescimento sólido e sustentável ao longo de sua existência... 30

31 PRINCIPAIS SERVIÇOS SETA SETA EXCELÊNCIA OPERACIONAL Gerar margem operacional através da otimização dos processos e desenvolvimento de liderança Lean Seis sigma (MBB, BB, GB, YB, WB) Gestão da Rotina PDCA Money Belt Liderança para Belts Estatística Aplicada a Negócios MASP Melhoria de processos Gestão por Processos Mapeamento e Estabilização de Processos LIDERANÇA Desenvolver e aumentar a capacidade de execução Programa de Desenvolvimento de Líderes Gestão da Mudança Finanças para Não Financeiros Técnicas de Facilitação Técnicas de Apresentação Formação de Equipes Feedback e coaching Técnicas de Comunicação e Relac. Interpessoal Gestão de Conflitos Técnicas de Negociação Geração de valor aos clientes pelo conhecimento... 31

32 SETA Fatores Críticos de Sucesso Customização das Soluções Os materiais são desenvolvidos de acordo às necessidades dos clientes Time de consultores Senior Consultores com sólida carreira no mercado, advindos de empresas referência em gestão de negócios (GE, Votorantim, Novelis, Itau, J&J, Avery Denninson, Volks, ) Linguagem aplicado a negócios Companhia Fácil de Trabalhar A SETA usa de uma linguagem prática e de apelo ao business. It is all about business A SETA tem como princípio de trabalho ser uma companhia simples. Os sócios estão presentes no dia-a-dia da empresa Estes Fatores Críticos fazem parte do DNA da empresa 32

33 Nosso Maior Patrimônio 33 33

34 Nosso Maior Patrimônio 34

35 Alberto Pezeiro Sócio & CEO Experiência Profissional Formação Alberto Pezeiro é Engenheiro Metalurgista formado pela Escola Politécnica da USP. Possui também uma graduação incompleta em Economia pela FEA USP. e implementação de Programas de Excelência Operacional. Alberto fundou a Seta Desenvolvimento Gerencial ( em Ele é o responsável pelo Negócio e seus resultados, Gestão da marca e atração e relacionamento com os clientes. Ele é especialista em desenhar e implementar, junto com a Alta Administração do cliente, a estrutura e organização para Desenvolvimento de Líderes e implementação de Programas de Excelência Operacional. Possui 20 anos de experiência em Treinamento e Desenvolvimento de Liderança em ambiente de Negócio. Aproximadamente pessoas já participaram dos seus treinamentos que incluem, entre outros temas: Six Sigma; Lean Manufacturing; Estatística, Metodologia de Solução de Problemas, Elementos básicos de Liderança; Competências avançadas de Liderança; Gestão de Pessoas; Coaching & Feedback; Técnicas de Apresentação; Gestão de Carreira, Habilidades de Facilitação e Influência; Fundamentos de Finanças, Gestão da Mudança e Técnicas de Negociação. Alguns dos seus mais recentes trabalhos incluem: Facilitou, junto à Equipe local do Cliente, a implementação de iniciativas globais de Excelência Operacional baseada em Lean Six Sigma em companhias como: Votorantim, AES, Braskem, GE, Whirlpool, International Paper, AGCO, Nestlé, L óreal, Embratel (Telmex), SKF e Roche. Facilitou, juntos às equipes locais do Cliente, a implementação de Programas Lean Six Sigma em empresas brasileiras como Natura, Romi, Banco Itaú, Itaú BBA, Vale, Eurofarma, Oi, Samarco, CPFL e Hospital Albert Einstein. 35

36 Alberto Pezeiro CEO Treinou e mentorou cerca de 200 Master Black Belts and e Líderes de Excelência Operacional que lideram iniciativas de Excelência Operacional em companhias brasileiras e multinacionais. Instrutor e facilitador de treinamentos de Liderança em companhias como GE (instrutor certificado por Crotonville), Sanofi, Kimberly Clark, Nadir Figueiredo, AES, Brasilcap, Cvale, Nitroquímica, Brookfield, Olam e Suzano Papel & Celulose. Facilitação de Workshops envolvendo a Alta Administração de clientes como GE, L óreal, Brasilcap, Oi, Embratel, Sanofi e Nadir Figueiredo. Antes de fundar a Seta, Alberto trabalhou como Executivo em companhias como GE, Ford e VW durante 13 anos. Na GE foi Diretor Comercial da GE Plásticos para a América Latina, Gerente de Treinamento em Desenvolvimento no RH da GE Corporate para a América Latina e também foi Master Black Belt para a GE. Na GE sua experiência vai de Desenvolvimento de Liderança, construir uma estratégia comercial para o Negócio de Plásticos até a implementação do Programa Six Sigma na América Latina. Antes da GE, Alberto trabalhou na Ford e na Volkswagen, no Brasil, mentorando a implementação de Técnicas estatísticas e ferramentas de melhoria de processo nas Plantas de Manufatura. Também foi responsável pela implementação das certificações ISO e QS 9000 (atual ISO TS 16949) nas plantas da América Latina. Alberto atuou, durante 7 anos, trabalhando parcialmente como Professor na Fundação Vanzolini da Escola Politécnica da USP São Paulo Brasil. Na Pós Graduação de Qualidade e Produtividade, orientador de trabalho de conclusão de curso (TCC). No MBA de Gestão de Operações foi Professor de Sistemas de Gestão de Negócio. Alberto é Six Sigma Master Black Belt certificado pela GE. É Membro Sênior do American Society for Quality (ASQ) e também possui as seguintes certificações: Certified Quality Engineer (CQE) desde 1993, Certified Quality Auditor (CQA) desde 1993 e Certified Manager of Quality (CMQ/OE) desde Alberto é nativo na língua Portuguesa e fluente em Espanhol e Inglês. Já deu treinamentos nos seguintes países: Brasil, Argentina, Chile, México, Canadá, EUA, Venezuela, Turquia, Panamá, Peru e Colômbia. Pode ser contatado em: pezeiro@setadg.com.br ou ou 36

37 SETA Desenvolvimento Gerencial Av. Antônio Artioli, nº 570 Edifício Flims B1 Sala 126 Swiss Park Office Campinas/SP - Tel: +55 (19) contato@setadg.com.br