Certificação de Sistema de Gestão Relatório de Auditoria

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1 Certificação de Sistema de Gestão Relatório de Auditoria Organização: PROSPECTIVA - PROJECTOS, SERVIÇOS, ESTUDOS, LDA. Morada: Rua Major Neutel de Abreu, nº 16 A/B/C LISBOA Luis de Oliveira Brito Locais Auditados: Sede e Obras referenciadas em 6. Norma(s): NP EN ISO Acreditação: IPAC 14001:2004; NP EN ISO 9001:2008; OHSAS 18001:2007 Código EA: 34 Código NACE: Nr. do Processo: J Nr. da Auditoria: 13 Data(s) da Auditoria: , 04 e 05 Tipo de Auditoria: Renovação Luís Santos Auditor(es): António Nascimento, António Duarte Data do Relatório: Perito(s): --- Este relatório é confidencial. Distribuição: Representante da Organização (original), SGS ICS, e Equipa Auditora. 1. Objectivos da Auditoria Confirmar que o sistema de gestão: - cumpre todos os requisitos da(s) norma(s) de referência, e requisitos legais e regulamentares aplicáveis; - está efectivamente implementado e mantido; e - é eficaz, conduzindo ao cumprimento dos objectivos e à realização da(s) política(s) da Organização. Rever os resultados da auditoria anterior, incluindo o tratamento dos PAC s e OBS s então formuladas. Avaliar a conformidade do uso da Marca de Certificação da SGS. 2. Âmbito da Auditoria Âmbito: Prestação de Serviços na Globalidade das Áreas de Estudos e Projectos (incluindo Elaboração e Revisão), de Coordenação (incluindo a Coordenação de Segurança em Obra), de Fiscalização e de Gestão da Qualidade de Empreendimentos de Obras Publicas e Privadas. Locais Cobertos pelo Âmbito: Sede em Lisboa e outros sites fixos (os quais nem sempre podem estar ocupados, dependendo do volume de trabalhos) e instalações temporárias em qualquer ponto do País e Estrangeiro. Localidade Lisboa Albufeira Endereço Rua Major Neutel de Abreu, nº 16 A/B/C Lisboa Portugal Rua do Estádio, Urbanização Quinta da Bela Vista, Lote A20, Loja 4 e 5 R/C SGS ICS, Serviços Internacionais Pólo Tecnológico de Lisboa, Lote 6, pisos 0 e 1, Lisboa, t(+351) , f(+351) de Certificação, Lda. Rua Veloso Salgado, 583/587, Leça da Palmeira, t(+351) , f(+351) Capital Social Euros - Reg. Com. de Lisboa e Contribuinte nº Mail: pt.info@sgs.com - Web: - Linha SGS: Pág.: 1 / 10

2 Albufeira Portugal São João da Rua João de Deus, 100, 1º Sala G Madeira São João da Madeira Alcoutim Mercado Municipal de Alcoutim, loja E Rossio Alcoutim Açores Apartado Horta Porto Centro de Escritórios Santos Pousada Rua de Santos Pousada, nºs. 423 a 441, Escritório 203, 2º Piso Bonfim Porto Actividades Fora do Âmbito: N/A Número actual, aproximado, de Pessoas que concorrem para as actividades em avaliação: 113 Número de Turnos Pág.: 2 / 10

3 3. Conclusões da Auditoria O sistema de gestão: está, globalmente, concebido, implementado e mantido de acordo com os requisitos da(s) norma(s) de referência; e demonstra aptidão para, de uma forma consistente, cumprir os requisitos aplicáveis, e atingir os objectivos e realizar a(s) política(s) da Organização. A Equipa Auditora poderá recomendar à Direcção da SGS ICS a Decisão de Certificação quando se encontrarem fechados os PAC Maiores. A Equipa Auditora poderá recomendar à Direcção da SGS ICS a Decisão de Certificação quando se encontrarem analisadas e aceites as propostas de Acção Correctiva para os PAC menores. A Equipa Auditora, não tendo sido formulados PAC, irá recomendar à Direcção da Sim SGS ICS a Decisão de Certificação. Pedidos de Acção Correctiva (PAC) abertos: 0 Maior (es) 15 Menor (es) Sim N/A N/A Não Sim Sim N/A 4. Resultados de Auditorias Anteriores A Equipa Auditora reviu os resultados da auditoria anterior, incluindo os Pedidos de Acção Correctiva (PAC) abertos e as Observações (OBS) formuladas. Todos os Pedidos de Acção Correctiva (PAC) / Constatações abertos na auditoria anterior foram corrigidos, e as correspondentes acções correctivas continuam a ser eficazes. Todas as Observações (OBS) formuladas na auditoria anterior foram adequadamente tratadas. 5. Constatações da Auditoria A documentação do sistema de gestão cumpre os requisitos da(s) norma(s) de referência, e é adequada para suportar a implementação e manutenção do sistema de gestão. A Organização estabeleceu política(s), objectivos e indicadores de desempenho adequados; e monitoriza o sua evolução por forma a cumprir a(s) políticas e os objectivos estabelecidos. O sistema de gestão demonstrou a conformidade com os requisitos da(s) norma(s) de referência, e requisitos legais e regulamentares aplicáveis. O programa de auditorias internas está implementado, e demonstra a sua eficácia como ferramenta para a manutenção e melhoria do sistema de gestão e da sua eficácia. O processo de revisão do sistema de gestão pela Gestão de Topo assegura que este se mantém adequado e eficaz. A Organização demonstrou uma adequada implementação, manutenção e melhoria contínua do sistema de gestão e da sua eficácia. N/A N/A ISO 9001: As exclusões são adequadas e justificadas. (7.5.2) N/A Foi verificado o uso conforme da(s) Marca(s) de Certificação da SGS. N/A Pág.: 3 / 10

4 6. Pistas de Auditoria Significativas A Equipa Auditora conduziu o processo de auditoria, de acordo com o plano de auditoria, focando, por amostragem, requisitos/ aspectos/ riscos/ objectivos significativos requeridos pela(s) norma(s) de referência. Os métodos utilizados para a auditoria foram: entrevista; observação/ simulação das actividades; avaliação de recursos humanos, materiais e infraestruturas; e revisão de registos e documentação do sistema. A Equipa Auditora desenvolveu as seguintes pistas de auditoria, incluindo ligações entre processos e funções (e cujas evidências foram registadas em Listas de Verificação, arquivadas na SGS ICS): Revisão do sistema de gestão. Objectivos, indicadores de desempenho, e demais elementos de monitorização e medição dos processos e produtos/ serviços. Avaliação da satisfação dos Clientes / Partes Interessadas. Reclamações; Não-Conformidades; Auditorias internas; Acções correctivas; Acções preventivas. - Folheto informativo para visitantes relativo à identificação de perigos e avaliação de riscos. - Relatório de revisão Sistema de Gestão Integrada Qualidade Ambiente e Segurança de 17 de Agosto de Apresentação Revisão pela Gestão Sistema de Gestão Integrada Qualidade Ambiente e Segurança de 21 de Agosto de Identificação e Avaliação de Aspectos e Impactes Ambientais de Lisboa de ; - Listagem de identificação de perigos e avaliação de riscos da Sede, revisão 04 de ; - Pasta própria do projecto 04/07/2087 Prestação de serviços para elaboração da revisão do projecto de execução do circuito hidráulico Caniços-Pias Cliente EDIA: - Caderno de encargos Prestação de serviços para elaboração da revisão do projecto de execução do circuito hidráulico Caniços-Pias Cliente EDIA, de Maio 2012; - Proposta PRO Ajuste directo para a contratação da revisão do projecto de execução do circuito hidráulico Caniços-Pias, Maio 2012; Relatório final do Procedimento de ajuste directo para a contratação da revisão do projecto de execução do circuito hidráulico Caniços-Pias, Junho 2012; - Acta de reunião de ínicio de trabalhos de projecto 04/07/2087 de ; - Nota preliminar de Julho de 2012 relativa ao projecto de execução do circuito hidráulico Caniços-Pias (enviada ao cliente a ); - PRO Proposta para o concurso público com publicidade internacional para prestação de serviços de gestão, fiscalização e coordenação de segurança e saúde construção de novas instalações do Instituto de Inovação e Investigação em Saúde ISS; - PRO Proposta, em consórcio com PROSPECTIVA EBEPRO, para Município de Joinville Brasil solicitação de propostas SDP015/2012; - IGA.04/01 - Matriz de Identificação dos Aspectos Ambientais e Avaliação da Significância do Impacte Ambiental Armando Cunha (empreiteiro). - Lista de subcontratados adjudicados 2º semestre º semestre 2012 Projecto. - Acta de reunião de obra n.º 33 de (fiscalização da obra P2028) - Relatório da auditoria interna de 10/07 e 20/08 de Obras que tenham sido auditadas: - P B Empreitada de construção das redes de saneamento dos pequenos aglomerados urbanos Águas de Santarém; P Construção de nova conduta adutora entre o reservatório do Alto de Carenque e o reservatório das Mercês troço entre Meleças e reservatório das Mercês SMAS Sintra; Pág.: 4 / 10

5 P Empreitada de construção dos blocos A, B e C da Escola Superior de Tecnologia e Gestão do Instituto Politécnico de Beja. A PROSPECTIVA subcontrata trabalhos das seguintes especialidades: Topografia Geotecnia Arquitectura AVAC Arqueologia Biologia 7. Evolução da Organização; evolução do sistema de gestão, e da sua eficácia Evolução/ alterações da Organização: - Redução do n.º de colaboradores (de 130 para 113). Evolução/ pontos fortes do sistema de gestão: - Competência técnica dos colaboradores da organização. Evolução/ pontos fortes da eficácia do sistema de gestão: - Manutenção de elevados índices de satisfação dos clientes; - Ausência de reclamações de clientes e outras partes interessadas; - Reduzida expressão da sinistralidade laboral Pág.: 5 / 10

6 8. Pedidos de Acção Correctiva (PAC) A Organização deve: 1. Tratar os Pedidos de Acção Correctiva (PAC) abaixo formulados, analisando as suas causas, e empreendendo acções de correcção / acções correctivas adequadas, através do processo/ procedimento de acções correctivas do próprio sistema da Organização, de acordo com os requisitos para acções correctivas da(s) norma(s) de referência, incluindo as acções para prevenir a sua recorrência; e 2. Manter registos adequados que documentem a análise das causas e a implementação e a eficácia das acções de correcção / acções correctivas empreendidas. 3. Em relação à SGS ICS, responder aos Pedidos de Acção Correctiva (PAC): No caso de PAC Maiores: A Organização deve, de imediato, iniciar acções adequadas; e deve, no prazo máximo de 30 dias, enviar para a SGS ICS evidências das acções de correcção/ acções correctivas implementadas; estas serão objecto de análise e carecem de aceitação por parte da SGS ICS. Será então avaliada, pela SGS ICS, a necessidade da realização de uma Auditoria de Seguimento, para verificação da implementação e eficácia das respectivas acções de correcção/ acções correctivas. No caso de PAC menores: A Organização deve, no prazo máximo de 30 dias, enviar para a SGS ICS as acções propostas, e respectivos prazos; estas serão objecto de análise, e carecem de aceitação por parte da SGS ICS. 4. NOTA: Na próxima auditoria, a SGS ICS irá rever todos os PAC formulados, para confirmar que as correspondentes acções de correcção/ acções correctivas continuam a ser eficazes. Pedido de Acção Correctiva Nr: 1 de 15 Maior Menor Requisito 4.2 Verificou-se que apesar da organização ter elaborado as medidas de auto-protecção (DL 220/2008) para as instalações da sede, as mesmas ainda não foram devidamente registadas junto da ANPC. Pedido de Acção Correctiva Nr: 2 de 15 Maior Menor Requisito A organização não assegura de forma sistemática e reprodutível a identificação dos requisitos legais que lhe são aplicáveis, DL 25/2010 considerada não aplicável, com base numa justificação tecnicamente inválida Pág.: 6 / 10

7 Pedido de Acção Correctiva Nr: 3 de 15 Maior Menor Requisito A organização suporta a generalidade dos registos de revisão, verificação e validação de projecto no modelo MD.21/00 Livro de Registo de Projecto, no entanto este modelo: a) não fornece evidência dos participantes nas etapas de concepção e desenvolvimento que são revistas. b) não inclui o registo dos resultados das actividades de revisão, verificação e validação de projecto, nem a respectiva validação através de rubrica ou equivalente. 2. O Procedimento P12. Estudos e Projectos não contempla o conceito de verificação. Pedido de Acção Correctiva Nr: 4 de 15 Maior Menor Requisito 7.4 Não foi evidente que a aplicação da metodologia definida para avaliação do desempenho dos fornecedores esteja a ser aplicada aos subcontratados que possam ser críticos em função do efeito do serviço comprado na subsequente realização de produto ou no produto final. Efectivamente, constatou-se que a Lista de subcontratados adjudicados 2º semestre º semestre 2012 Projecto e o relatório de revisão do sistema apenas reflecte a avaliação de 56,25% dos serviços adjudicados. Pedido de Acção Correctiva Nr: 5 de 15 Maior Menor Requisito Verificou-se que, contrariando o P13 ed. 02 Gestão dos Serviços de Fiscalização e Coordenação, as evidências da verificação das máquinas e equipamentos, não estão a ser registada no MOD Neste impresso apenas estão a ser registadas as verificações correspondentes aos trabalhadores e empresas em obra. (Ev.: P Construção de nova conduta adutora entre o reservatório do Alto de Carenque e o reservatório das Mercês troço entre Meleças e reservatório das Mercês SMAS Sintra). Pedido de Acção Correctiva Nr: 6 de 15 Maior Menor Requisito 4.4.6/4.4.7 Verificou-se que na sede da organização, as plantas de emergência afixadas não evidenciam os caminhos de evacuação, o ponto de localização, a elaboração em material fotoluminescente, encontrando-se mal orientada a que está no r/c Pág.: 7 / 10

8 Pedido de Acção Correctiva Nr: 7 de 15 Maior Menor Requisito Os registos de identificação de perigos e avaliação de riscos da sede: a) Consideram o risco de lesões musculoesqueléticas como consequência da exposição a iluminação deficiente com maior importância que o decorrente de exposição prolongada a posturas incorrectas; b) Consideram a aplicação do critério Comportamento Humano igual quer se trate de colaboradores da organização quer se trate de visitantes; c) Não incluem os perigos resultantes de situação de incêndio, ex.: superfícies quentes, chamas, fumos de combustão nem os decorrentes da utilização das instalações sanitárias, ex.: perigos biológicos. 2. Os registos de identificação de perigos e avaliação de riscos da Obra P2028 não foram reavaliados após implementação das medidas de controlo face aos riscos não aceitáveis. Pedido de Acção Correctiva Nr: 8 de 15 Maior Menor Requisito Não foi evidenciado que tenham sido testados, ou estejam planeados, quaisquer exercícios capazes de testar os procedimentos de emergência em obra Pedido de Acção Correctiva Nr: 9 de 15 Maior Menor Requisito 4.2/4.3.3/4.6 a) Apesar de ter definido um conjunto de indicadores associados à segurança e saúde, os mesmos, por não estarem relacionados com resultados mensuráveis na gestão dos riscos, não permitem aferir o desempenho em SST. b) Apesar de ter definido um conjunto de indicadores associados à gestão ambiental, os mesmos, por não estarem relacionados com variáveis de produção no sentido de traduzirem indicadores específicos, não permitem aferir o desempenho ambiental. Pedido de Acção Correctiva Nr: 10 de 15 Maior Menor Requisito 5.3/8.4 O Objectivo de satisfação dos clientes 80 % - estabelecido para o período 2012/2013, não está alinhado como o compromisso de melhoria contínua, uma vez que os resultados verificados em 2011/2012 foram de 89,4 % (Projecto) e 83,4 % (Fiscalização/Coordenação) Pág.: 8 / 10

9 Pedido de Acção Correctiva Nr: 11 de 15 Maior Menor Requisito Não foi evidenciada a avaliação do impacto no SGI (ex.: no cumprimento dos requisitos mínimos para as funções) do incumprimento verificado de 63 % do Plano de Formação 2011/2012. Pedido de Acção Correctiva Nr: 12 de 15 Maior Menor Requisito 4.1/7.6 O Subcontatante Feature Point que presta serviço na Gestão dos Equipamentos de Medição e Monitorização não está a cumprir o estipulado no ponto 5.1 do contrato de prestação de serviço celebrado com a empresa Prospectiva.(evidências das calibrações dos EMM s, e respectivas cópias dos Certificados de calibração devidamente validados). Evidência: GPS, Teodolito/Estações totais. Pedido de Acção Correctiva Nr: 13 de 15 Maior Menor Requisito a) A Organização dispõe de uma Matriz de Controlo dos Registos Pasta do SGI. Contudo esta matriz não contempla documentos relevantes do SGI, ex: Manuais, processos, procedimentos e instruções de trabalho em que deverá estar definido o tempo de retenção dos mesmos. b) Para os documentos existentes em obra, não existe uma Matriz de Controlo de Registos em Obra aonde estejam definidos os tempos de retenção. ex. projecto P b Pedido de Acção Correctiva Nr: 14 de 15 Maior Menor Requisito A Organização tem um procedimento documentado P.01 Gestão dos Documentos que não contempla o método de controlo dos documentos obsoletos em suporte informático, ex. Projecto P b, existe um documento Check List do Projecto Base que carece de controlo, não tendo modelo definido. Pedido de Acção Correctiva Nr: 15 de 15 Maior Menor Requisito a) No Projecto P b não foi evidenciado o acompanhamento do Quadro de Indicadores trimestral mencionado no Plano Integrado de Gestão (PIG) de Obra. Rev. 01 de Abril de b) Neste PIG não vem contemplados alguns indicadores que vem descritos na Ficha de Processo PN.03 Fiscalização e Coordenação. Ex: satisfação do cliente, nº de incidentes associados ao processo Pág.: 9 / 10

10 9. Observações/ Oportunidades de Melhoria A Organização deve: 1. Analisar as Observações abaixo formuladas através do processo/ procedimento de acções preventivas do próprio sistema de gestão, cumprindo os requisitos para acções preventivas da(s) norma(s) de referência; e 2. Manter registos adequados que documentem as análises realizadas e a implementação e a eficácia das acções empreendidas. NOTA: As Observações são formuladas com o propósito de melhorar o sistema de gestão e a sua a eficácia; não carecem de resposta ou notificação por parte da Organização; e serão objecto de re-avaliação na próxima auditoria da SGS ICS. OBS 1 [ Requisito: 1.2/4.2.2 ]: A organização deverá clarificar a justificação para a exclusão efectuada ao requisito No Manual do SGI apenas é referido que a exclusão é devida ao facto de a organização não validar processos. OBS 2 [ Requisito: ]: A organização deverá rever o campo de aplicação do Sistema de Gestão da Qualidade, inserto no Manual do Sistema. OBS 3 [ Requisito: 4.2.3/4.5.4 ]: A organização deverá considerar as vantagens de definir uma política de segurança informática que permita testar a vulnerabilidade do seu sistema contra ataques exteriores. OBS 4 [ Requisito: 5.6/8.4/4.6 ]: A Organização deverá considerar as vantagens em rever o período de reporte dos dados relacionados com o SGI, actualmente definido em função da auditoria da SGS ICS. OBS 5 [ Requisito: 5.6/8.4/4.6]: A Organização deve considerar a utilização do mesmo critério na definição dos períodos a que se referem os dados relativos à monitorização do SGI por forma a permitir a comparação e evidenciar o desempenho do SGI. OBS 6 [ Requisito: 5.6/8.4/4.6]: A Organização deverá clarificar na análise das acções correctivas e preventivas em sede de revisão pela gestão, a respectiva distribuição pelas normas de certificação do SGI, por forma a avaliar o impacto em cada referencial. OBS 7 [ Requisito: 8.2.2/4.5.5]: A Organização deverá manter registos da análise da conformidade das competências das equipas auditoras de modo a evidenciar o cumprimento dos requisitos do P.03, bem como manter os registos da aceitação da EA por parte do Representante da Gestão. Fim do Relatório Pág.: 10 / 10