REPRESENTANTE E SIGNATÁRIOS NOMEADOS: RESPONSABILIDADES, QUALIFICAÇÃO E APROVAÇÃO

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1 Documento Nº: SADCAS TR 03 Edição Nº: 1 REPRESENTANTE E SIGNATÁRIOS NOMEADOS: RESPONSABILIDADES, QUALIFICAÇÃO E APROVAÇÃO Preparado por: SADCAS Aprovado por: Director Executivo Data de aprovação: Entrada em vigor:

2 Índice 1. OBJECTIVO E ÂMBITO DE APLICAÇÃO GENERALIDADES REPRESENTANTE NOMEADO (NR)/REPRESENTANTE DA DIRECÇÃO (MR) SIGNATÁRIOS Signatário Técnico (TS) Signatários Técnicos contratados pelos Laboratórios (CTS) Signatários Técnicos Contratados (CTS) por Organismos de Inspecção e Estações de Ensaios de Gás Signatário Gestor (MS) PROCEDIMENTO PARA A APROVAÇÃO REFERÊNCIAS... 7 Pág. Página 2 de 7

3 1. OBJECTIVO E ÂMBITO DE APLICAÇÃO O presente documento cobre as responsabilidades e qualificações de Representantes Nomeados de organizações acreditadas, Signatários Técnicos de organizações acreditadas e o procedimento para a aprovação destas pessoas. 2. GENERALIDADES 2.1 Ao solicitar a aprovação de uma pessoa como Representante Nomeado (NR) e/ou Signatário Técnico (TS) e/ou Signatário Técnico Contratado (CTS), a organização deverá estar ciente dos critérios para aprovação. 2.2 Estes critérios baseiam-se no desejo do SADCAS de: a) Dotar o NR da autoridade necessária dentro da organização para assegurar que as normas de acreditação sejam mantidas; b) Definir as capacidades e aptidões desejáveis que um NR deveria ter para promover activamente o SADCAS e os seus objectivos declarados; c) Definir os requisitos para ajudar uma organização acreditada a seleccionar/nomear TS e CTS com base na competência técnica. 3. REPRESENTANTE NOMEADO (NR)/ REPRESENTANTE DA DIRECÇÃO (MR) (Aplicável a todas as Organizações Acreditadas pelo SADCAS) 3.1 O NR em alguns casos mencionado como Representante da Direcção (MR) é a pessoa responsável pelas questões do SADCAS relacionadas com a acreditação/conformidade da organização em todos os momentos. 3.2 O Representante Nomeado: a) Necessita de estar familiarizado com e compreender integralmente os requisitos da norma/guia aplicável ao campo de acreditação da organização; b) Necessita de saber o que é a acreditação e de ter uma atitude positiva relativa à acreditação e ao processo de acreditação; c) Deve, independentemente de outros deveres e responsabilidades, ter responsabilidade e autoridade definidas para garantir que o sistema de qualidade é implementado e seguido em todos os momentos para apoiar o cronograma actualizado de acreditação [no caso de Página 3 de 7

4 organizações acreditadas, o que inclui assegurar que os resultados liberados são autorizados pelo Signatário Técnico (TS) / Signatário Técnico Contratado (CTS) aprovado pelo SADCAS]; d) Deve ter acesso directo ao nível mais alto da gestão no qual são tomadas as decisões sobre a política ou os recursos das instalações acreditadas; e) Deve ter conhecimento profundo de todos os requisitos de acreditação do SADCAS aplicáveis ao campo de acreditação da organização (particularmente como definido nos documentos de requisitos do SADCAS); e f) É responsável por informar atempadamente o SADCAS das mudanças dentro da organização que podem afectar o estado da acreditação da organização (inclui mudanças em pessoal chave tais como NR, TS ou CTS). 4. SIGNATÁRIOS (Não se aplica a Laboratórios Clínicos e Organismos de Certificação) 4.1 Signatário Técnico (TS) O TS é uma pessoa tecnicamente competente aprovada pelo SADCAS, cuja assinatura confere validade aos certificados, relatórios e/ou resultados da organização, emitidos sob a sua acreditação SADCAS. Signatários Técnicos incluem os indivíduos autorizados por regulamentos a assinar certificados/relatórios e devem também ser aprovados pelo SADCAS para assinar os resultados emitidos sob a acreditação SADCAS O Signatário Técnico: a) Aceita responsabilidade pelo conteúdo (i.e., resultados e/ou medições) do Certificado/ Relatório que ele/ela assinou ou autorizou; b) Deve ter conhecimento corrente suficiente do método usado, bem como dos objectivos do ensaio/calibração/inspecção; c) Deve ser capaz de avaliar e interpretar os dados; d) Deve estar confiante, ao autorizar os resultados ou medições, que todas as verificações necessárias foram concluídas, como exigido pelo sistema de qualidade para garantir a qualidade dos resultados; Página 4 de 7

5 e) Deve ter conhecimento abrangente dos requisitos técnicos das normas/guias internacionais, relevantes que cobrem o âmbito de acreditação da organização e quaisquer requisitos específicos do SADCAS relativos às responsabilidades dos signatários e o campo técnico de operação da organização; e f) Deve estar familiarizado com o sistema de gestão da qualidade implementado na organização No caso de Laboratórios de Calibração Acreditados, considerar-se-á um Certificado de Competência válido, emitido por uma fonte reconhecida, quando se determinar o nível de competência técnica num campo específico de metrologia No caso de Organismos de Inspecção e Laboratórios de Verificação, que operem com base num regulamento que requere que os seus signatários tenham determinada qualificação (ões), os signatários devem possuir as qualificações requeridas. Contudo, tal não dispensa os signatários de cumprirem também com todos os requisitos listados em a) a f). 4.2 Signatários Técnicos contratados pelos Laboratórios (CTS) (Não se aplica a Laboratórios de Verificação) A utilização do CTS deve ser provisória, para ajudar organizações acreditadas que não tenham Signatários Técnicos Aprovados pelo SADCAS, inesperadamente, no seu próprio pessoal Adicionalmente ao facto de que o CTS deve cumprir todos os requisitos definidos em 4.1.2, a Organização Acreditada que pretenda fazer uso de um CTS deve: a) Informar o SADCAS da sua intenção de obter aprovação para um CTs; b) Ter um acordo formal, que cubra as várias disposições, incluindo confidencialidade e conflito de interesses entre a organização acreditada e a pessoa contratada/órgão externo; c) Assumir responsabilidade completa sobre as autorizações feitas em seu nome pelo CTS; d) Assegurar que o CTS satisfaz todos os requisitos, conforme definido em 4.1.2; e) Ter registos, sempre disponíveis nas instalações, das provas de competência do CTS; f) Assegurar que o CTS está regularmente presente na organização acreditada de modo a demonstrar o controle satisfatório da sua função; g) Assegurar que o CTS repete ou reconstrói um número específico de ensaios/calibrações para o qual ele/ela é signatário, onde estes não sejam realizados pelo CTS; e Página 5 de 7

6 h) Assegurar que, onde todo o trabalho não é realizado pela CTS, o CTS seja obrigado a analisar a competência daqueles que executam o trabalho na sua ausência, antes da implementação do contrato e, em seguida, numa base regular. 4.3 Signatários Técnicos Contratados (CTS) pelos Organismos de Inspecção e Estações de Ensaio de Gás Em organizações acreditadas que queiram fazer uso de CTS, para além do CTS ter de cumprir com todos os requisitos definidos em 4.1.2, as organizações devem: a) Informar o SADCAS da sua intenção de obter aprovação para o CTS; b) Ter um acordo formal, que cubra as várias disposições para o período requerido pelo organismo de inspecção, incluindo confidencialidade e conflito de interesses entre a organização acreditada e a pessoa contratada/órgão externo; c) Assumir responsabilidade completa sobre as autorizações feitas em seu nome pelo CTS; d) Assegurar que o CTS satisfaz todos os requisitos, conforme definido em 4.1.2; e) Ter registos, sempre disponíveis nas instalações, das provas de competência do CTS; f) Assegurar que o CTS está regularmente presente na organização acreditada de modo a demonstrar o controle satisfatório da sua função; e g) Assegurar que, onde todo o trabalho não é realizado pela CTS (não se aplica a recipientes sob pressão), o CTS seja obrigado a analisar a competência daqueles que executam o trabalho na sua ausência, antes da implementação do contrato e, em seguida, numa base regular É da responsabilidade da organização acreditada que deseje usar o CTS ter procedimentos documentados que cubram os requisitos acima mencionados bem como manter registos para demonstrar a implementação completa daí para a frente. 4.4 Signatário Gestor (MS) No caso em que laboratórios e organismos de inspecção pretendam conferir estatuto oficial a um certificado/relatório SADCAS, algumas organizações exigem que um representante sénior da direcção também assine o certificado / relatório. O SADCAS reconhece este requisito como uma prova da condição e significado dos Certificados/Relatórios SADCAS na organização. Contudo, esta assinatura, por si só, não confere validade a um Certificado/ Relatório ou a resultados gerados pela acreditação SADCAS. Página 6 de 7

7 4.4.2 Os organismos de certificação não necessitam de um TS. O gestor sénior responsável pelo esquema de certificação é obrigado a ter conhecimentos de certificação e isto basta para permitir que a assinatura do Gestor Signatário valide o certificado. 5. PROCEDIMENTO PARA A APROVAÇÃO 5.1 As candidaturas para aprovação de MS, MR, TS, CTS e NR devem ser feitas no SADCAS F 43 (f). 5.2 Nos casos em que a avaliação do pessoal necessite de ser efectuada no decurso da visita de avaliação inicial ou na de acompanhamento, o formulário devidamente preenchido deve ser enviado aos escritórios do SADCAS antes da visita planeada. 5.3 Para candidaturas a NR, de organizações acreditadas, o Director Técnico relevante do SADCAS, deverá, com base na informação fornecida, ou organizar a avaliação do candidato através de entrevista ou aprovar a candidatura, adiando a entrevista para a seguinte visita planeada â organização. Para nova candidatura a entrevista deverá ter lugar no decurso da avaliação inicial. 5.4 Para candidaturas a MS, de organismos de certificação já acreditados, o Director Técnico relevante do SADCAS, deverá, com base na informação fornecida, ou organizar a avaliação do candidato através de entrevista ou aprovar a candidatura, adiando a entrevista para a seguinte visita planeada à organização. Para nova candidatura a entrevista deverá ter lugar no decurso da avaliação inicial. 5.5 Para candidaturas a MS de laboratórios ou organismos de inspecção, não será necessária avaliação e aprovação pelo SADCAS pois os signatários não têm nenhuma ligação ao estatuto de acreditação da organização. 5.6 Com base na informação facultada numa candidatura para TS ou CTS, o Director Técnico do SADCAS indicará normalmente avaliador (es) para avaliar a candidatura. Isto poderá ser feito por entrevista, testemunho, avaliação dos registos da competência relevante gerados pelo candidato, ou a combinação destes. Poderá solicitar-se ao candidato que participe numa reunião da Comissão de Aprovação de Acreditação com o objectivo de fornecer informação adicional. Se fôr necessário realizar uma visita adicional à organização, esta será por conta da organização. Nota 1: É aconselhável que a organização acreditada envie as candidaturas para aprovação dos Signatários Técnicos Contratados ao SADCAS antes de formalizar o contrato com os mesmos. 6. REFERÊNCIAS SADCAS F 43 (f) - Candidatura para Aprovação de Pessoal Página 7 de 7