Guia auto-avaliação segundo EFQM GUIA PARA A APLICAÇÃO DA METODOLOGIA EFQM NA AUTO-AVALIAÇÃO DE PROJECTOS EM PARCERIA

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1 GUIA PARA A APLICAÇÃO DA METODOLOGIA EFQM NA AUTO-AVALIAÇÃO DE PROJECTOS EM PARCERIA 1

2 ÍNDICE 1. INTRODUÇÃO A METODOLOGIA EFQM E O QUESTIONÁRIO PARA AUTO- AVALIAÇÃO A METODOLOGIA EM PROJECTOS EM PARCERIA PRINCIPAIS DIFICULDADES / ESTRATÉGIAS DE SUPERAÇÃO COMO ACEDER AO QUESTIONÁRIO BIBLIOGRAFIA

3 1. INTRODUÇÃO Este Guia pretende disponibilizar a todas as entidades/parcerias uma metodologia para auto-avaliação em projectos de parceria, que foi aplicada no âmbito do projecto 2WORKSAFE, e baseada na metodologia EFQM e no respectivo questionário de auto-avaliação. Consiste portanto na narrativa da experiência do projecto 2WORKSAFE, os passos seguidos, as principais dificuldades e como foram superadas bem, como algumas sugestões para futuras aplicações. 3

4 2. A METODOLOGIA EFQM E O QUESTIONÁRIO PARA AUTO- AVALIAÇÃO Para além da avaliação externa prevista, este projecto tem a sua própria autoavaliação, baseada na metodologia EFQM (European Foundation for Quality Management) que inclui um questionário para auto-avaliação (Determining Excellence, Taking the first steps a questionnaire approach, EFQM), a ser aplicada duas vezes durante a execução do projecto. A primeira aplicação estava prevista a meio da implementação do projecto e a segunda no final. O questionário foi desenvolvido para ajudar qualquer organização ou empresa a determinar a sua posição numa escala de excelência do negócio. É baseado num experimentado e testado método de avaliação de organizações numa variedade de aspectos, que no seu conjunto definem excelência em termos de capacidades e resultados da organização. O questionário considera excelência num sentido alargado e não se limita a considerar os aspectos dos sistemas de gestão da qualidade (tais como a ISO 9000). São analisadas áreas tais como a eficiência dos procedimentos, a obtenção de melhorias contínuas nos produtos e serviços, o empenho da organização no desenvolvimento dos seus recursos humanos para o alcançar das suas metas e de excelentes resultados. O questionário consiste em 50 questões, com igual impacto no resultado final obtido pela organização, e que se distribuem por 9 secções, que são: 1. Qualidade da Liderança 2. Politicas e Estratégias 3. Pessoas 4. Parcerias e Recursos 4

5 5. Processos 6. Resultados para clientes/público alvo 7. Resultados para pessoas envolvidas 8. Resultados para sociedade 9. Resultados de desempenho Estes nove aspectos constituem o Modelo de Excelência da EFQM. Tendo sido desenvolvido pela EFQM é actualmente utilizado por uma grande parte dos países europeus, no sentido de identificar as organizações que demonstram um desempenho superior. Os principais benefícios para a organização que decide preencher o questionário são os seguintes: ajuda a identificar o posicionamento actual da organização e a determinar as prioridades e orientações para o futuro; permite comparações com outras organizações; encoraja a organização a monitorizar o seu progresso a partir duma base definida; avalia as diferentes visões dos membros da organização relativamente aos sucessos e fraquezas daquela; cria um ponto de partida para a implementação das melhorias prioritárias não deixando ao mesmo tempo que a organização avance com demasiadas acções de melhoria em simultâneo. O questionário pode ser preenchido de diferentes maneiras: individualmente, para uma melhor identificação com o Modelo de Excelência EFQM e para uma avaliação individual da organização; 5

6 por várias pessoas individualmente sendo as respostas depois agregadas, determinando-se o resultado médio e as áreas de maior divergência de opiniões; como um exercício de grupo, em que os pontos fortes e pontos a melhorar da organização são analisados previamente, por forma a se obter um resultado do grupo na avaliação da organização. A metodologia tem também definida a forma de cálculo dos resultados obtidos pela organização após o exercício de responder às diferentes questões, podendo estes resultados ser apresentados de diferentes formas, que são complementares: em gráficos, de barras, radar, etc em forma de tabela, apresentando os cálculos parcelares que conduziram ao resultado por tópico. 6

7 3. A METODOLOGIA EM PROJECTOS EM PARCERIA Esta metodologia foi originalmente desenvolvida para ser aplicada em empresas/organizações o que implica naturalmente algumas adaptações quando queremos aplicá-la a uma parceria de um projecto. A. Assim a primeira adaptação que foi efectuada foi pensar na parceria do projecto como uma empresa, uma organização, com as seguintes correspondências: responsáveis séniores elementos que representam cada parceiro responsáveis responsáveis em cada parceiro pelas diferentes actividades, participantes nas reuniões pessoas restantes elementos de cada parceiro envolvidos ou não no projecto clientes públicos-alvo, entidades gestoras projecto, empresas, empregados, indivíduos fornecedores outros projectos em curso no âmbito da actividade dos parceiros, outras empresas fornecedoras de algum tipo de serviço para este projecto. B. O passo seguinte foi responder às questões de cada tópico, analisando sempre a sua pertinência, no conteúdo e no tempo, e adaptando à realidade da parceria. Aqui optou-se por existir um facilitador, que para cada questão, fazia uma breve adaptação ao contexto da parceria e do projecto. Cada parceiro era depois convidado a atribuir a sua pontuação e a adicionar comentários como suporte à sua avaliação. 7

8 Na primeira aplicação do questionário, foram definidas as questões consideradas não aplicáveis e que não seriam respondidas no âmbito deste projecto e que foram, por tópico: 4. Parcerias e recursos as questões 4 e 5 7. Resultados para pessoas envolvidas as questões 1, 2 e 3. Estas questões estão relacionadas com recursos de uma empresa, tais como edifícios, equipamentos, materiais, novas tecnologias e por outro lado com aspectos como absentismo, rotatividade, níveis de formação, taxas de acidentes, que não têm aplicação no âmbito do funcionamento da parceria. C. O timing da aplicação do questionário também é importante. Quando foi aplicado numa fase intermédia do projecto verificou-se que, por não existirem ainda resultados objectivos ou porque o tempo decorrido ainda não era suficiente para uma correcta avaliação, algumas questões tiveram de ser pontuadas com Não iniciado. E aqui podemos dar o exemplo das questões dos tópicos 6, 8 e 9. Na aplicação no final do projecto já foi possível responder a todas aquelas questões. D. A parceria utilizou formas de preenchimento diferentes em cada um dos momentos de aplicação da metodologia. Assim no primeiro momento (a meio da implementação do projecto) optou por um preenchimento individual por cada parceiro (uma resposta por parceiro) e a obtenção de consenso no âmbito da reunião da parceria em que foi realizado o exercício. No final do projecto, na aplicação da metodologia, a parceria optou por responder a alguns dos tópicos duma forma global, por existir dificuldade em diferenciar as respostas por questão. 8

9 E. A apresentação dos resultados foi efectuada utilizando um gráfico de barras com o resultado global e o resultado por tópico, a que se adicionou uma análise por tópico, salientando os principais comentários de cada parceiro, no decorrer do exercício de avaliação. 9

10 Resultados da aplicação da metodologia EFQM no final da implementação do projecto: Exemplo da análise por tópico: 1. Liderança Resultados para Liderança foram 80% Management Plan é o nosso documento estratégico e é usado como tal. Foi definida uma estrutura organizacional. Foi criada uma Plataforma Informática de Gestão e os documento relacionados com o projecto estão lá organizados. Existe comunicação entre reuniões através da plataforma de gestão. Esta última e o são utilizados frequentemente: A parceria entende ter que intensificar a comunicação com os clientes 5. Processos Resultados para procesos foram 100 % Foi criado um eficiente sistema de documentação/comunicação: a plataforma de gestão. - Foi realizado o Diagnóstico de necesidades de formação e o questionário de avaliação de necesidades de comunicação está on-line em Foi definido um sistema de auto-avaliação do projecto e parceria: EFQM Determining Excellence. Foram estabelecidos Planos de trabalho para todas as actividades do projecto. Foi criado um sistema de avaliação de todas as reuniões. Foram discutidos e são discutidos os resultados/conclusões da avaliação em cada reunião, no seu início. - Foi criado e está em funcionamento o Painel de avaliadores externos (experts externos) Foram atingidos os resultados esperados e agora é possível perceber se os objectivos serão atingidos em termos de disseminação. 10

11 4. PRINCIPAIS DIFICULDADES / ESTRATÉGIAS DE SUPERAÇÃO As principais dificuldades encontradas prendem-se com a capacidade de ver a parceria como uma organização e conseguir adaptar as questões à realidade da parceria. Assim foi importante existirem na parceria alguns elementos com experiência anterior de aplicação desta metodologia num contexto semelhante, e que para cada questão, conseguiam traduzir, numa forma mais clara, o aspecto em análise para o contexto da parceria. As vantagens da utilização desta metodologia são, para além do facto de ser uma ferramenta muito utilizada na Europa e disponível em várias línguas, o facto de permitir analisar o desempenho da parceria num conjunto de vertentes chave para o sucesso do projecto, ajudar na reflexão individual e conjunta sobre o contributo de cada parceiro para os objectivos do projecto e facilitar a detecção de pontos a melhorar e o desencadear de medidas correctivas. 11

12 5. COMO ACEDER AO QUESTIONÁRIO O questionário descrito anteriormente está acessível apenas através da publicação: - EFQM Determining Excellence, Taking the first steps a questionnaire approach, EFQM, Brussels. Em Portugal pode ser adquirida através da APQ Associação Portuguesa para a Qualidade (versão em inglês). Existem as versões em espanhol, italiano, etc. 12

13 6. BIBLIOGRAFIA - Occupational EFQM Determining Excellence, Taking the first steps a questionnaire approach, EFQM, Brussels