Consultoria Auditoria Gestão Suporte Redução de Custos

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1 Consultoria Auditoria Gestão Suporte Redução de Custos

2 Índice A Empresa...03 Serviços Prestados Auditoria de faturas Elaboração de relatórios gerenciais para gestão de custos em telefonia...05 Exemplo de gráfico com indicadores de consumo, quantidade de linhas e gastos por linha...06 Gráfico analítico Estratégias e consultoria para contratação de planos e serviços Sistema de separação e envio de contas para usuários e responsáveis Alocação de mão de obra especializada gestão de custos de telecom...10 Benefícios em contratar profissionais com a ALDITEL Gestão, instalação e configuração de equipamentos Locação de celulares para utilização no exterior...12 Por que contratar a ALDITEL?...13 Benefícios em contratar os nossos serviços...13 Casos de sucesso Auditoria de faturas Elaboração de relatórios gerenciais para gestão de custos em telefonia Estratégias e consultoria para contratação de planos e serviços...16 Principais clientes...17 Contato...18

3 A Empresa Fundada no ano 2000, a ALDITEL é uma empresa focada em proporcionar consultoria na área de controle e gestão de custos em telecomunicações, através de elaboração de estratégias para contratação de planos e serviços, auditoria de tarifação em faturas telefônicas e desenvolvimento de relatórios para gerenciamento de gastos e consumo, sempre visando o controle e a efetiva redução de custos, para empresas de médio e grande porte. Em 2006 a empresa especializou-se na gestão de custos de telecom através da aplicação da metodologia TEM (Telecom Expense Management). Analisando profundamente a necessidade e atendendo de uma forma personalizada cada cliente, a ALDITEL sempre se caracterizou por oferecer um serviço de suporte de alta qualidade, garantindo segurança e tranquilidade para quem contrata os seus serviços, situação na qual faz com que sua carteira de clientes e casos de sucesso ampliem-se cada vez mais. Instalada em um moderno escritório em São Bernardo do Campo, Estado de São Paulo, e com atendimento em todo território nacional, a ALDITEL é composta por profissionais com ampla vivência na área de gestão de TI e Telecom, com certificados TEM e ITIL, além de funcionários com experiência nas áreas de billing de operadoras telefônicas. Entre em contato conosco e agende uma visita. Será um enorme prazer atendê-lo! 3

4 Serviços Prestados 1 - Auditoria de faturas => Ressarcimento de valores pagos indevidamente (inclusive retroativos) => Garantia de pagar pelo o que foi contratado Atualmente, baseado em estudos realizados por empresas concessionárias de telefonia em grandes países do mundo, foi constatado que 7% do valor cobrado pelas operadoras em contas telefônicas são indevidos. No Brasil, este número é ainda maior, variando de 15 a 40%. Além dos erros nas tarifações, como se não bastassem, cobrança de recursos não contratados ou já cancelados são frequentes. Com funcionários experientes, que atuaram em grandes operadoras telefônicas, desenvolvemos um sistema que refaz a bilhetagem das operadoras, de acordo com os valores negociados pela empresa. Com o resultado, obtemos o valor real e devido pelo cliente, podendo assim demonstrar à operadora cada ligação que ela faturou indevidamente, com as informações baseadas no seu próprio faturamento, ou seja, a prova é concreta e não há possibilidade de contra-argumentação, restando a operadora ressarcir os valores contestados, incluindo períodos retroativos. Para precisão deste trabalho, é necessário que as empresas disponibilizem as contas telefônicas digitais fornecidas pelas operadoras (mídias ou arquivos disponibilizados em site), juntamente com os valores de contrato negociados entre as partes. A precisão do sistema proporciona, por exemplo, identificarmos uma falha na cobrança de uma única ligação dentro de uma conta onde existem milhões de registros. A ALDITEL trabalha em todo processo de auditoria e recuperação de valores pagos indevidamente (processamente de contas, emissão de relatórios e material, envio de contestação às operadoras e acompanhamento dos créditos) 4

5 Serviços Prestados 2 Elaboração de relatórios gerenciais para gestão de custos em telefonia => O correto rateio de despesas de telecom => Gestão de faturas / gastos por usuário => Campanhas internas para redução de custos Os custos com telefonia podem ser reduzidos, principalmente, com a gestão sobre os gastos dos usuários e conscientização dos mesmos. Nossos relatórios possibilitará ao administrador da área ter uma visão real e detalhada do consumo de cada usuário, tornando simples as análises para tomada de decisão e segmentação de custos. Seguem abaixo alguns exemplos de relatórios: a) Gastos por celular / ramal, agrupados por tipos de ligação e acesso, centro de custo, departamento, diretoria, etc.; b) TOP 10 de consumo por tipo de ligação (10 números que mais fazem ligações de longa distância internacionais, envio de torpedos, ligações a cobrar, etc.); c) Relação dos 20 números mais chamados, identificando ligações particulares abusivas. É importante destacar alguns diferenciais da ALDITEL, como seguem: - Por tratar-se de uma ferramenta de Datamining, proporcionamos aos nossos clientes a opção de receberem os relatórios de acordo com a sua necessidade, personalizando o nosso atendimento, além de fazermos quaisquer análises de tráfego necessárias para posterior tomada de decisão customizamos os relatórios e análises necessárias. - Geramos arquivos de rateio de custos para integração com ERPs (SAP, Microsiga, DataSul), tornando o processo de inserção de dados no banco de forma automática, sem intervenção de usuários do sistema. 5

6 Exemplo de gráfico com indicadores de consumo, quantidade de linhas e gastos por linhas: 6

7 Gráfico analítico (consumo por centro de custo): 7

8 Serviços Prestados 3 Estratégias e consultoria para contratação de planos e serviços => Elaboração de RFPs (Request for Proposal) - Telefonia Fixa e Móvel Após a privatização das telecomunicações, a contratação e negociação de recursos de TI no Brasil tornou-se uma tarefa complexa. O aumento do número de fornecedores e operadoras, a quantidade de promoções e soluções oferecidas e a variação do perfil de utilização nas empresas fazem com que a escolha certa seja muito mais do que analisar a menor tarifa. Com o banco de dados carregado com as informações das contas digitais, conseguimos estudar as melhores contratações para a empresa, tendo o máximo de aproveitamento com os menores custos. Com os dados, conseguimos analisar o perfil das ligações do cliente, estudando a melhor forma e plano a ser contratado. Além disso, com a experiência da ALDITEL em relação ao processo de cobrança das operadoras telefônicas, sabemos se os valores negociados ou valores que estão em negociação estão de acordo com o mercado. Para levantar estes valores, muitas informações devem ser consideradas, como o volume de minutos, número de linhas, perfil das ligações, modelos de aparelhos, etc. Após a contratação correta e ao menor custo, a garantia de que o contratado será cobrado conforme o contrato, será por conta do nosso sistema de gestão. 8

9 Serviços Prestados 4 Sistema de separação e envio de contas para usuários e responsáveis => Identificação de ligações particulares A ALDITEL possui uma ferramenta para envio automático e sistemático mensal da conta telefônica de cada usuário, para que os mesmos tenham a percepção de que existe um controle efetivo do consumo de cada terminal. Nestes relatórios, os usuários fazem a Identificação do consumo das chamadas particulares, possibilitando que os valores sejam levantados via sistema e descontados dos respectivos funcionários inclusive pode ser feito o desconto automático em folha de pagamento integrando as informações ao ERP da Empresa (módulo de RH Folha de pagamento). 9

10 Serviços Prestados 5 Alocação de mão de obra especializada gestão de custos de telecom => Treinamento de recursos para administração da área custos e operação Todo e qualquer serviço que não seja considerado Core Business de uma instituição pode ser terceirizado. Baseado neste conceiro, a ALDITEL especializou-se em treinar profissionais e alocar funcionários especializados dentro de Empresas (técnicos residentes) para fins operacionais na área de gestão financeira e operacional da área de telecomunicações. Nosso objetivo é fazer com que o cliente se oriente somente às atividades fim de sua empresa. Benefícios em contratar profissionais com a ALDITEL: - Expandir sua força de trabalho nas áreas administrativas de Telecom; - Ter mais tempo para focar suas atividades fim; - Montar rapidamente times temporários de trabalho; - Menores custos. 10

11 Serviços Prestados 6 Gestão, instalação e configuração de equipamentos => Infraestrutura de Telecom A ALDITEL trabalha com parceiros para atender todas as necessidades na área de Infraestrutura de Telecom de sua Empresa. Instalações, suporte e configuração de PABX; Infraestrutura e cabeamento em telecomunicações; Configuração de Gateways Celular; Instalação e configuração de Tarifadores; Soluções para VOIP e Telefonia IP; Roteamento de ligações. São nossos parceiros de soluções:

12 Serviços Prestados 7 Locação de celulares para utilização no exterior A ALDITEL trabalha com parceiro para redução de custos com utilização de celulares fora do Brasil. Trata-se da Celular Travel. Em média, as tarifas apresentadas representam uma economia de 60% em relação as tarifas praticadas pelas operadoras brasileiras em roaming internacional. A solução da Empresa baseia-se em fornecer ao viajante ao exterior aparelhos da região para qual o mesmo está viajando. Desta forma, por terem acordos com as operadoras de diversas localidades do mundo, e em alguns casos controle da rota de chamada, conseguem ofertar melhores tarifas. Comparativamente, seria o mesmo que entregar a um visitante no Brasil um aparelho com um ótimo plano de minutos contratado junto a umas das operadoras Brasileiras. Outras vantagens além das tarifas A ligação só é tarifada a partir do atendimento efetivo, algo que nas operadoras brasileiras em roaming a ligação é tarifada a partir de pressionado a tecla SEND, o que implica em pagar por chamadas mesmo que ocupadas ou não atendidas, além da quantidade de minutos cobrada ser maior. Ocorrerá menos problemas com funcionamento, uma vez que normalmente a operadora é local ou de países vizinhos e o aparelho não estará em roaming. O número do aparelho, na maioria das vezes, é local ou da região, o que implica em não receber ligações indesejadas durante a viagem e facilitando para as empresas locais do país visitado. Suporte dado por nós, de forma mais direta e com atendimento mais personalizado, pois este é nosso business principal. Possibilidade de ter um número fixo de São Paulo, como número do aparelho, além do número original (o valor de encaminhamento desta tarifa de transferência é apresentado em cada caso). 12

13 Por que contratar a ALDITEL? Segue abaixo resumo das principais deficiências que encontramos nas empresas antes de iniciarmos o nosso trabalho: Diferença de valores entre tarifas contratadas e cobradas em contas telefônicas; Contrato com valores maiores do que os praticados pelo mercado; Falta de controle e/ou imposição de limite de gastos entre os colaboradores; Falta de relatórios com demonstração clara e objetiva dos custos e consumos; Identificação de uso abusivo para fins particulares; Custos em telecomunicações transcendem a área de TI e podem estar distribuídos na organização; Não uniformidade na forma, conteúdo e apresentação das contas em papel e eletrônicas; Contas de telecom são extensas, difíceis de ler (e interpretar) e raramente são apresentadas em formato eletrônico (quando apresentadas, seu manuseio é complicado) Benefícios em contratar os nossos serviços Redução dos custos; Adequação de planos de acordo com o perfil de tráfego (utilização); Visão real e detalhada dos custos e consumo; Gestão Pró-Ativa; Provisionamento orçamentário dos recursos; Segurança no pagamento das faturas (pagar-se exatamente pelo o que consumiu); Disciplinamento e racionalização dos recursos; O cliente se dedica as suas atividades fim, evitando dispersar a equipe dos trabalhos operacionais. 13

14 Casos de sucesso 1 Auditoria de faturas Em uma empresa de grande porte do ramo de logística (pertencente ao grupo das 500 maiores do Brasil pela revista Exame), aplicamos nosso trabalho de auditoria em suas contas de telefonia móvel. O valor gasto do Grupo era de aproximadamente R$ 200 mil mensais devido ao grande número de celulares contratados. Ao rebilhetarmos os valores cobrados nas últimas contas do cliente, identificamos que aproximadamente 18% dos valores faturados pela operadora eram indevidos, ou seja, os valores cobrados eram maiores do que os contratados. Com o nosso sistema, identificamos e reprocessamos os valores cobrados pelo operadora retroativos há dois anos, contestando um valor aproximado de R$ 300 mil, ressarcidos ao cliente em forma de créditos em contas telefônicas futuras. O interessante deste trabalho foi recuperamos um valor que já havia sido gasto pela empresa e que não contávamos mais com ele, por isso contratamos este serviço, já que não tínhamos custos com a sua aquisição em caso da operadora não ter o que ressarcir, comenta o diretor financeiro da empresa. Nunca imaginei que algum sistema pudesse levantar esses valores de uma forma tão precisa, fazendo com que as operadoras não tenham argumentos para negar o seu erro, complementa. 14

15 Casos de sucesso 2 Elaboração de relatórios gerenciais para gestão de custos em telefonia Em um de nossos clientes do ramo industrial (pertencente ao grupo das 500 maiores do Brasil pela revista Exame), conseguimos reduzir as contas de telefonia fixa e móvel em aproximadamente 22%. Isso foi possível através da criação de relatórios analíticos, onde o administrador da área teve acesso a dados para analisar o potencial de redução de custos e tomar ações a fim de atingir os objetivos da empresa. Foi definida uma política de limitação de consumo, onde os usuários tinham descontando em sua folha de pagamento o que excediam (a ALDITEL faz esta verificação, calculando os valores e enviando o arquivo em layout específico para desconto automático no ERP). Os ganhos anuais com este processo chegaram a aproximadamente R$ 500 mil. Estes relatórios fizeram com que tivéssemos uma ampla visão de nossos gastos com telefonia na empresa, o que representava um alto valor em nossos custos totais. Com ele, a nossa gestão sobre estes gastos ficou completa, afirma o gerente contábil da empresa. 15

16 Casos de sucesso 3 Estratégias e consultorias para contratação de planos e serviços Em um de nossos clientes do ramo de fabricação de alimentos (pertencentes ao grupo das 500 maiores do Brasil pela revista Exame), elaboramos uma estratégia para renegociação de valores de telefonia móvel. A operadora iria conceder uma redução de 60% no valor das ligações de longa distância para celulares dela própria, e uma redução de 15% nos valores das ligações de longa distância para celulares de outras operadoras. A princípio parecia uma boa negociação, mas com as informações em banco de dados, conseguimos levantar que, das ligações de longa distância, 85% eram feitas para celulares de outras operadoras, ou seja, o desconto deveria ser maior para este grupo de ligações. Com estas informações, conseguimos negociar uma valor que atendeu o nosso cliente de forma que a redução na conta mensal foi ainda maior. Antes de contratar os serviços da ALDITEL, achávamos que o desconto concedido pela operadora era o que precisávamos para reduzir nossos custos com telefonia. Somente com este trabalho identificamos que o alto valor de desconto em um determinado grupo de ligações não interessa. O desconto deve sim ser concedido no grupo de ligações com maior volume, comenta o gerente de Tecnologia da Informação da empresa. 16

17 Principais clientes 17

18 Contato +55 (11) Segunda a Sexta-feira 9h00 às 17h00 Rua Formosa, 79 Conjunto 42 São Bernardo do Campo SP CEP