Gerenciamento de Projetos PMP-Prep Master Class

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1 Gerenciamento de Projetos PMP-Prep Master Class Modulo 08 Comunicações do Projeto Gerhard Tekes, PMP, OPM3-CC PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., [email protected], (71) Slide 1 Direitos autorais PTA Tekes e Associados Serviços Gerenciais Ltda. Aviso: Esta Apostilha é protegida por leis de direitos autorais. A reprodução ou distribuição não autorizada desta apostilha ou de qualquer parte dela, poderá resultar em severas punições civis e criminais. Todos os direitos reservados. Nenhuma parte deste apostilha poderá ser reproduzida, transmitida e gravada, por qualquer meio eletrônico, mecânico, por fotocópia e outros, sem a prévia autorização, por escrita, do autor. Varias Marcas Registradas aparecem no decorrer desta apostilha. Mais do que simplesmente listar esses nomes e informar quem possui seus direitos de exploração, ou ainda imprimir os logotipos das mesmas, o autor declara estar utilizando tais nomes apenas para fins editorais, em beneficio exclusivo do dono da Marca Registrada, sem intenção de infringir as regras de sua utilização PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., [email protected], (71) Slide 2 1

2 OBJETIVOS DO MÓDULO Este módulo tem por objetivo apresentar sugestões como ser mais eficiente na prova de certificação PMP/CAPM PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., [email protected], (71) Slide 3 O foco da prova Experiência ajuda? Quebra de paradigmas Na maioria dos projetos, na maioria das empresas, na maioria dos paises, na maioria das vezes! Não é uma prova técnica! Não é um teste de QI NÃO É UM BICHO DE 7 CABEÇAS PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., [email protected], (71) Slide 4 2

3 PMIsm Pense PMI Todos os problemas tem uma solução Entender Documentar Solucionar Comunicar Há dados históricos, que podem ser consultados Presume, que existe documentação sobre o executado Mudanças passam por um processo formal e são documentados A prova e referente o PMBOK, NÃO sobre a sua empresa GP é responsável para entregar no escopo, prazo e custo Presume, que a empresa mencionada na pergunta tem um certo grau de maturidade em Gerenciamento de Projetos O GP segue os processos da empresa Resolve problemas o mais cedo possivel Trabalho está feito somente depois da aprovação formal do Cliente/Patrocinador As perguntas se referem a um modelo simplificado! Normalmente há Tempo e Dinheiro disponivel, caso precisa PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., [email protected], (71) Slide 5 Treine fazer seu Material de Referencia cada dia PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., [email protected], (71) Slide 6 3

4 Dicas Preto e Branco vs. Cinza Sempre - Nunca - Completamente Geralmente - As vezes - Deve - Pode - Melhor O grande buraco negro Responde as perguntas fáceis antes de ficar cansado demais Gerenciamento de Tempo Letra D ou as Respostas mais longas 106 ou 131 perguntas certas? PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., [email protected], (71) Slide 7 Dicas Analisando as Perguntas Ruído e desinformação Terminologia PMI Poluição por excesso de informação Resposta certa no momento errado Formatos de Perguntas Seleção Exclusão (Não) A Galinha ou o Ovo Situacional Calculos (muito poucos) PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., [email protected], (71) Slide 8 4

5 Seleção Qual é a duração de um Marco 1 dia 0 1 hora 8horas PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., [email protected], (71) Slide 9 Exclusão Todos os seguintes são processo de Integração, EXCETO: Desenvolver Termo de Abertura Desenvolver Plano do Projeto Desenvolver Plano de Comunicação Encerrar Projeto PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., [email protected], (71) Slide 10 5

6 A Galinha ou o Ovo Qual atividade você deve executar antes da Estimativa de Duração? Sequenciamento das Atividades Estimativa de Custos Definição de Atividades Desenvolver Plano de Gerenciamento do Projeto PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., [email protected], (71) Slide 11 Situacional (70++) Entende os papeis Com que você se comunicará primeiro Entende os capítulos 1-3 do PMBOK Você assume um projeto e descobre, que há uma quantidade significante de Scope Creep. O GP anterior não sabia dizer não ao patrocinador. Demais têm muitas falhas na documentação. Qual documento você analisará primeiro (ou criará primeiro, caso que o não existe)? Registro de riscos Termo de Abertura Plano de Comunicação Planilha das partes Interessadas PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., [email protected], (71) Slide 12 6

7 Cálculos Você está se comunicando no seu projeto com 8 partes interessadas, sendo estes a sua equipe, o patrocinador e o cliente. Em consequência, você tem hoje 8 canais de comunicação. Se a sua equipe ganha mais 3 membros, quantos canais adicionais de comunicação haverá na sua equipe? 11 canais 9 canais 36 canais 21 canais PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., [email protected], (71) Slide 13 Entendendo as perguntas Você é o Gerente de Projeto num Projeto de Implementação de um circuito de corridas de arrancada na America Latina, patrocinado pela Indy Racing League. Analisando o progresso, você constata, que as tarefas demoram mais tempo do que estimado, porque esqueceu-se de levar em consideração os feriados. Qual seria a melhor solução deste problema Você é um GP. Seu Projeto está atrasado, porque você não usou um calendário com feriados na sua agenda. Como concertar isso? Ative a controle de mudanças do cronograma e gere uma nova linha de base, levando em consideração os feriados PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., [email protected], (71) Slide 14 7

8 Entendendo as perguntas Você assumiu um projeto e o GP anterior não foi bem sucedido, segundo o patrocinador. O Projeto representa um novo tipo de trabalho para a empresa. O trabalho está com 50K acima do orçado e o GP anterior não gostou muito de cronogramas. Em que você deve focar primeiro? Você assume um projeto, substituindo alguém. O Projeto representa um novo tipo de trabalho para a empresa. Não há um cronograma, ou caso haja, ele estará rudimental. O que você deve fazer primeiro? Verificar se existe um cronograma e, se necessário, modificar, reajustar ou criar um PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., [email protected], (71) Slide 15 Entendendo as perguntas Você concluiu metade de um projeto de Web2. A atividade F tem um PDI de 07/06 e um UDI de 12/06. O IDC é de 0,92 e o IDP é de 0,87. O projeto tem 18 partes interessadas e a atividade G necessita recursos altamente qualificados. Onde você deve focar primeiro? Você concluiu 50% do seu projeto, o IDC é de 0,92 e o IDP de 0,87. O que você deve fazer primeiro? Primeiro tente recuperar o cronograma e depois veja o Orçamento e o controle de custos PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., [email protected], (71) Slide 16 8

9 Entendendo as perguntas Você participa de um projeto como Gerente de Projeto. Depois de muitas analises e argumentos com os 18 partes interessadas, o Patrocinador decidiu de contratar um elemento chave do trabalho do projeto, devido aos riscos associados a este trabalho. Eis um exemplo de que? Você é o gerente de Projeto e foi decidido de contratar uma parte do serviço. Eis um exemplo de que? Decisão Fazer ou Comprar (Make or Buy) PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., [email protected], (71) Slide 17 Perguntas situacionais Se o problema não interfere com as restrições do projeto, o Gerente do Projeto tem o poder de decidir. Você é o Gerente do Projeto e descobriu, que os testes começarão com uma semana de atraso. Qual será a melhor solução? Analise o atraso e se não há interferência no prazo, custo e escopo do projeto, aprova-lo e mantenha o projeto em execução Pergunte o Gerente Sênior para uma sugestão Ignore a questão, porque os testes ainda não começaram Pergunte o patrocinador, se os testes técnicos poderiam ser transferidos para o cliente PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., [email protected], (71) Slide 18 9

10 Perguntas situacionais Se o problema interfere com as restrições, o Gerente Sênior ou o Patrocinador precisam ser consultados. Tipicamente você não irá sem pesquisar primeiro uma possível solução. Você é o Gerente do Projeto e descobriu, que os testes começarão com uma semana de atraso. Assim, a data final do projeto atrasará em 7 dias. Qual será a melhor solução? Analise o atraso e se não há interferência no prazo, custo e escopo do projeto, aprova-lo e mantenha o projeto em execução Depois analisar o problema e as possiveis soluções, alerte a Gerencia executiva sobre o problema e possiveis soluções e implemente o que foi recomendado. Ignore a questão, porque os testes ainda não começaram Pergunte o patrocinador, se os testes técnicos poderiam ser transferidos para o cliente PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., [email protected], (71) Slide 19 Perguntas situacionais Se o cliente não cumpre uma tarefa dele, a melhor solução é envolver a gerencia executiva. Seu papel é de informar o cliente das suas tarefas. Se eles não os comprem, não insiste no assunto e envolve a Gerencia Executiva Como GP, você espera a ativação de novos recursos. O início do trabalho destes colaboradores já passou e o cliente ainda não confirmou o seu de acordo. Quem melhor pode resolver este problema? Gerencia Executiva Gerente do Projeto Executivo de Vendas Gerente de Programa PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., [email protected], (71) Slide 20 10

11 Perguntas situacionais Se perguntado o que concertará um problema, examine o problema e e selecione a resposta que o resolverá. O projeto está atrasado porque o especialista técnico estava de férias enquanto o Cronograma foi criado. A Gerencia Executiva está consciente do problema e autorizou refazer a linha de base do cronograma. Qual processo resolverá este problema? Desenvolver Cronograma Sequenciar Atividades Controle Integrada de Mudanças Controle de Cronograma PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., [email protected], (71) Slide 21 Perguntas situacionais Se perguntado, o que teria eliminado o problema, examine as respostas e escolhe a resposta que trata do momento quando o problema foi criado. O projeto está atrasado porque o especialista técnico estava de férias enquanto o Cronograma foi criado. A Gerencia Executiva está consciente do problema e autorizou refazer a linha de base do cronograma. Em qual processo, este problema foi criado? Desenvolver Cronograma Sequenciar Atividades Controle Integrada de Mudanças Controle de Cronograma PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., [email protected], (71) Slide 22 11

12 Aplique, Aperfeiçõe e Multiplique Uma pessoa que não quer ler não tem nenhuma vantagem sobre uma pessoa que não pode ler. Mark Twain PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., [email protected], (71) Slide 23 OBRIGADO Contato: 3PTA Fone: [email protected] Skype: pm-3pta Contato: Gerhard Tekes Fone: [email protected] MSN: [email protected] Skype: gerhardtekes PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., [email protected], (71) Slide 24 12