9. EXECUTANDO OPERAÇÕES NO MENU UTILITÁRIOS...2

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1 1 9. EXECUTANDO OPERAÇÕES NO MENU UTILITÁRIOS Cópia de Segurança (Backup) a Adicionar ou Remover Empresas da Lista b Empresas Cadastradas no Sistema c Inserir uma Empresa d Inserir Todas Empresas e Remover uma Empresa f Remover Todas as Empresas g Retornar a Tela Anterior h Destino da Cópia i Destino da Cópia j Ao clicar em iniciar cópia l Conclusão Retorno de Cópia de Segurança a Completo b Completo Por Empresa c Personalizado d Unidade e Avançar f Completo g Completo Por Empresa h Personalizado i Conclusão Verificação de Backup Formatar Disquete Gerador de Relatórios Clicar em (criar relatório) a Tabela b Ao acessar o ítem Tabela c Visualizar e Confirmar d Campos Disponíveis e Sub-Grupo f Estilo g Formato do Relatório, h Para Ordenar o Relatório i Visualizar j Finalização k Imprimir Relatórios Existentes l Funções dos Botões: n Filtro de Exibição (Relatório) o Aplicar Filtro de Exibição o.1 Ítem Campo o.2 Ítem Operador de Filtro o.3 Ítem Conteúdo do Filtro o.4 Incluir p Condição q Botão Remover r Botão Restaurar s Botão Salvar t Botão Confirmar Etiquetas a Após acessar o item tabela b Selecione o modelo da etiqueta c Configurar o formato

2 d Ordenação dos Campos e Nesta tela pode-se visualizar f Ao clicar no botão final g Configurar Tamanho do Papel h Filtro de Exibição i Edição de Etiquetas j Personalização da Etiqueta l Configurar a Altura e Largura da Etiqueta mConfigurações Atuais Configurações do Sistema a Cor de Fundo b Configura Impressoras c Tipos de Impressão d Papel de Parede e Atualização Automática do Sistema OFFICE Manual/Carta de Atualização Dicas Tabela de IPI Cadastro de Níveis de Usuários e Senhas a Utilizar Senha? b Para Cadastrar um Novo Usuário Logar novamente no Visual E-Fiscal a Usuário atual b Não Utilizar senha? Correção de Arquivos a Ao selecionar que (Não) b Ao selecionar a opção (Sim), c Confirmar d Conclusão Verificação de CFOP`S EXECUTANDO OPERAÇÕES NO MENU AJUDA Sobre Telefones Úteis Estados Atendidos pelo Sistema...2 2

3 3 9. EXECUTANDO OPERAÇÕES NO MENU UTILITÁRIOS 9.1 Cópia de Segurança (Backup) Para utilizar a rotina de backup, terá 03 opções de acesso: -Menu Utilitário -Cópia de Segurança (Backup). -Ícone de Acesso Rápido (que fica ao lado do relógio no rodapé da àrea de trabalho). -Ïcone Cópia de Segurança na sua área de trabalho. A tela de cópia de segurança é única para todos os sistemas, então deve selecionar o sistema desejado exemplo (Visual Admsoft, Efiscal, Folhamatic, Telecont, Livro Caixa, Impostos). A opção <Cadastro de Empresas> deve permanecer selecionada toda vez que fizer o backup, o sistema já traz automaticamente selecionado. Recomendações: Para não ter futuros problemas com Backup, recomendamos que utilize: * Gravador de CD-RW * Unidade de Zip * Fita DAT * HD Removível. - Sugerimos que seja feito Backup no mínimo Semanalmente em mídias diferentes - Em caso de movimentações em grande quantidade no mesmo dia, sempre faça um backup. - Sempre teste seu Backup, ou seja, instale os Sistemas em um micro que não é o Servidor e tente retornar o Backup e conferir se está sendo feito corretamente o Backup. Obs: Antes de iniciar a cópia de segurança de qualquer sistema, será necessário fechar todos os sistemas Folhawin na máquina ou na rede. Caso seja encontrado algum sistema aberto dará a mensagem conforme figura: Após fechar os sistema e voltar nesta rotina, será aberta a tela para iniciar a cópia de segurança. 3

4 4 9.1.a Após selecionar o (s) sistema (s) desejado, será habilitado o item (Adicionar ou Remover Empresas da Lista) conforme figura: 9.1.b Após clicar neste item o sistema abre uma tela com uma lista das empresas cadastradas no sistema contendo o número e razão social de todas as empresas. 9.1.c Inserir uma Empresa Clicar neste botão, caso queira inserir e fazer backup somente de uma empresa, selecione a empresa desejada e clique no botão. 9.1.d Inserir Todas Empresas Clicar neste botão, caso queira inserir e fazer o backup de todas as empresas. Após inserir a (s) empresa (s) na lista as mesmas ficarão na coluna da Lista das Empresas que Serão Feitas a Cópia de Segurança. 9.1.e Remover uma Empresa Clicar neste botão caso queira remover somente uma empresa, selecione a empresa e clique no botão. 9.1.f Remover Todas as Empresas Clicar neste botão caso queira remover todas as empresas. 9.1.g Retornar a Tela Anterior Clicar neste botão após inserir a (s) empresa (s) na lista para que possa retornar a tela inicial de cópia de segurança. 9.1.h Destino da Cópia O sistema traz automaticamente selecionado A: \, caso queira pode selecionar outra unidade de destino clicando na lupa no final desta linha. 4

5 5 9.1.i Ao clicar na lupa referente opção: Destino da Cópia o sistema abre esta tela conforme figura para que selecione a unidade desejada. Após selecionar, clicar no botão < Select> para retornar a tela inicial de backup. Obs: O Backup pode ser feito da seguinte forma: (A:) disquete, onde deve alterar o <drive> conforme figura: (C: \Folhawin\Backup) ou em outra pasta. (D:) em CD. 9.1.j Ao clicar em iniciar cópia o sistema mostra a progressão do backup, indicando o sistema e arquivo que está sendo compactado conforme figura: 5

6 6 9.1.l Após concluir a cópia de segurança o arquivo fica com seguinte nome (Backup_Efiscal.Zip), e aparece mensagem conforme figura: 9.2 Retorno de Cópia de Segurança Esta tela é única para retornar o backup de qualquer sistema, ou seja, não será necessário acessar cada sistema para que possa retornar a cópia de segurança. Para utilizar esta opção poderá acessar da seguinte forma: -Menu Utilitário, Retorno de Cópia de Segurança. -Ícone de Acesso Rápido (que fica ao lado do relógio no rodapé da àrea de trabalho). -Ïcone Retorno de Cópia Segurança na sua área de trabalho. O sistema oferece 03 tipos de retorno de backup, deve selecionar uma das opções: -Completo. -Completo Por Empresa -Personalizado. 9.2.a Completo Retorna todos os arquivos e todas as empresas que está no backup 9.2.b Completo Por Empresa O sistema permite definir a (s) empresa (s) que deseja retornar. 9.2.c Personalizado O sistema permite definir a (s) empresa (s) e o (s) arquivo (s) e a data que deseja retornar. Obs: Após fazer retorno de backup por uma das opções citadas acima: ele irá, sobrepor as informações atuais do sistema. 6

7 7 9.2.d Informe a unidade onde está salvo o arquivo de backup a ser restaurado, clicando na lupa conforme figura, Ex: A: \ - C: \Folhawin\backup ou em outro diretório. 9.2.e Após ter selecionado a unidade de Destino, o sistema irá habilitar a opção: Avançar. Para selecionar a unidade destino terá que fazer seguinte observação: 1) Se estiver em Máquina local irá selecionar a unidade que esta o sistema Folhawin ex: C: 2) Se estiver trabalhando em Rede, e esteja retornando o arquivo de backup de um terminal, informe a unidade destino da Rede, ex: F: etc... 3) Se estiver trabalhando em Rede, e esteja retornando o arquivo de backup do próprio Servidor, informe a unidade destino do servidor, ou seja, onde o sistema está instalado. 9.2.f Ao retornar cópia de segurança selecionado a opção <Completo>, o sistema abre a seguinte tela mostrando os arquivos que estão sendo restaurados. 7

8 8 Na conclusão o sistema apresenta seguinte mensagem: Restauração concluída com sucesso!. 9.2.g Completo Por Empresa Nesta opção possibilita determinar a (s) empresa (s) que deseja retornar, onde o sistema apresenta uma listagem com empresas contidas no backup a ser selecionada (s) conforme figura: Pode inserir somente uma empresa ou todas as empresas, clicando no botão ao lado conforme figura: Após inserir empresa (s) selecione uma das opções abaixo: 8

9 9 -Item 1: Retorna as movimentações e o cadastro da(s) empresa(s). -Item 2: Retorna apena as movimentações da(s) empresa(s). -Item 3: Retorna apena o cadastro da(s) empresa(s), o sistema só habilita esta opção quando o tipo de retorno de backup é selecionado como < Completo Por Empresa>. -Item 4: Retornar <Arquivos Genéricos>, selecione somente quando for retornar informações referente cadastro de Cliente/Fornecedor quando no Menu Arquivos -Empresas Usuárias -Efiscal, Campo <Cliente/Fornecedor> ou campo <Integração com o Telecont Configuração>, estiver selecionado a opção Genérico. Após essa seleção clicar em <Avançar>, o sistema abre a tela para que direcione a unidade de destino do retorno do arquivo de backup conforme figura: Após clicar em Avançar o sistema abre seguinte tela mostrando os arquivos que estão sendo restaurados. 9

10 10 Na conclusão o sistema apresenta a seguinte mensagem: Restauração concluída com sucesso!. 9.2.h Personalizado Nesta opção pode determinar o (s) arquivo (s) que deseja retornar. Conforme o procedimento anterior, será necessário selecionar a(s) empresa(s), selecionar o tipo, se retornar dados (+) cadastro, somente dados ou retornar somente cadastro, clicar em Avançar, para em seguida selecionar o(s) arquivo(s). Selecione qual o arquivo que deseja retornar do Backup.. 10

11 11 Após a seleção do(s) arquivo(s), ao clicar em avançar, aparecerá a seguinte tela conforme figura: Informe o período desejado para retorno do(s) mesmo(s). No campo Assunto o sistema traz o nome do arquivo que foi selecionado na tela anterior. Obs: Dependendo do arquivo que será retornado, o sistema habilita esta tela, para que seja definido o período, mês/ano <inicial e final> que deseja retornar o arquivo, ou selecione <Completo>, deixando o campo inicio e final sem preencher. Ao clicar em Avançar, aparece seguinte tela para que seja informada a <unidade de destino>, onde será restaurado o arquivo de backup. 11

12 12 Após clicar em <avançar>, o sistema abre seguinte tela mostrando os arquivos que estão sendo restaurados. Na conclusão o sistema apresenta a seguinte mensagem: Restauração concluída com sucesso!. Após clicar em OK, somente quando utilizada opção <Personalizada>, o sistema mostra esta mensagem conforme figura, fazendo uma conversão dos dados, mostrando a progressão desta conversão de arquivos e finalizando o processo. 12

13 i Toda vez que fizer um Retorno de Backup, ao finalizar o processo o sistema fecha a tela, e ao abrir o sistema Visual Efiscal, será feita automaticamente uma <estrutura de tabelas>, ou seja, o sistema faz uma estrutura de todas as tabelas em todos os arquivos e em todas as empresas cadastradas no sistema conforme figura. Ao fazer esta operação se o sistema encontrar algum arquivo danificado, será interrompido a rotina até que se faça uma correção no arquivo. Obs: Caso ocorra erro enquanto estrutura as tabelas, pode visualizar qual a empresa que esta com arquivo danificado, movendo a tela de erro de lugar, onde aparecerá esta tela de progressão de estrutura conforme figura acima, indicando o arquivo ou a empresa ex: (C: \Folhawin\Efiscal\1913). Neste caso deve seguir este procedimento: -Fazer um backup completo dos seus dados, ou seja, dá empresa no qual ocorreu o erro. Pelo Windows Explorer de sua máquina, localize a pasta: Folhawin\Correção, dentro da pasta correção tem um arquivo (correção.exe), clicar nesta opção para executar a correção de arquivo somente na empresa que está com o arquivo danificado. 9.3 Verificação de Backup Através desta rotina será possível que você verifique em seu arquivo de backup, quais empresas realmente possuem dados a serem retornados. Para fazer a verificação, selecione o local onde se encontra o arquivo de backup. Se o arquivo de backup (feito em disquetes) possuir vários discos, insira somente o último disco para fazer a verificação. No Resultado da verificação, o sistema irá apresentar uma lista das empresas que possuem dados completos no arquivo de backup. Salientamos que será considerado arquivo com dados completos, quando o sistema encontrar outros arquivos na pasta da empresa além dos arquivos referente ao cadastro de empresas e arquivos genéricos. Quando no arquivo de backup forem encontrados arquivos do cadastro de empresas e arquivos genéricos, o sistema irá selecionar automaticamente os campos "Cadastro de empresas" e "Arquivos genéricos". 13

14 Formatar Disquete Nesta opção pode formatar disquete em formatação rápida. 9.5 Gerador de Relatórios O gerador de relatórios é um módulo para criação de novos relatórios e etiquetas, mediante arquivo existente no <banco de dados> da empresa. Obs: Ao selecionar um dos itens (etiqueta ou relatório), outra pessoa não pode estar utilizando o mesmo arquivo selecionado Clicar em (criar relatório) e avançar o sistema abre seguinte tela conforme figura: 14

15 a Clicar no botão: Tabela para que possa abrir os campos disponíveis e as informações registradas no sistema para geração do relatório. Após selecione a opção Avançar b Ao acessar o ítem Tabela será apresentado uma tela contendo uma lista com todos os nomes de arquivos conforme figura: -Básico: (informação referente cadastro integrado de empresas) -Efiscal: (movimentação da escrita fiscal de empresa-específico ou genérico). Obs: Selecione opção específico ou genérico de acordo com informação do Menu Arquivos Efiscal - campo cliente/fornecedor. 15

16 c Após selecionar uma das opções citadas na tela anterior, o sistema permite visualizar e confirmar o nome do arquivo que fornecerá as informações para o novo relatório d O sistema traz todos os campos disponíveis contidos nesta tabela, onde deve selecionar o nome do arquivo no quadro <campos disponíveis> e inserir para o quadro <campos selecionados> nos quais farão parte do relatório, através do botão conforme figura podendo inserir ou remover um ou todos arquivos. Clicar em Avançar. 16

17 e Nesta tela selecione, o Sub-Grupo para a ordenação do relatório, agrupando as informações uma em baixo da outra ou em níveis. Ex: Ao selecionar um sub-grupo por <UF>, o relatório será emitido também por ordem de UF, ele deixará uma linha para UF como se fosse um <título> f Selecione o Estilo (modelo), ou seja, o formato específico do tipo de letra a ser impresso o relatório. 17

18 g Informe o formato do relatório, se será impresso por colunas ou linhas e quantidade de colunas e formato do papel, retrato ou paisagem.clicar em Avançar h Para ordenar o relatório, selecione um arquivo da tabela de Índices Disponíveis, inserindo no campo Índices Selecionados, ordenando o relatório por ordem de impressão, Crescente ou Decrescente. 18

19 i Visualizar Na tela final o sistema traz o título do relatório, onde será impresso no cabeçalho do relatório, podendo ser alterado. Para visualizar o relatório antes da impressão acesse opção visualizar. O sistema seleciona automaticamente a opção ajustar os campos fora da margem j Finalização Ao clicar no botão final, o sistema abre a tela para informação do nome do relatório e assim o salvará. Obs: O nome do arquivo não pode conter estes caracteres conforme figura ao lado. 19

20 k Imprimir Relatórios Existentes Neste item o sistema armazena todos os relatórios salvos, podendo ser visualizado ou impresso novamente conforme figura: l Funções dos Botões: Estes botões somente poderão ser visualizados quando selecionar o item Imprimir relatórios Existentes, após selecionar um relatório e clicar no: Botão Alterar: O sistema irá abrir uma tela conforme figura contendo o (título - cabeçalho corpo e rodapé) do relatório selecionado, onde poderá ser feito alteração. 20

21 21 Ao visualizar um relatório de NF entrada ou saídas, no qual o campo data emissão estiver saindo desta forma: 01/01/200 e correto seria 01/01/2005, para acertar este campo data deverá clicar no campo: <datemiss> com o mouse a aumentar o tamanho do campo. Veja exemplo conforme figura: Após concluir a alteração do tamanho do campo, clicar (x) para sair o sistema irá emitir seguinte mensagem: conforme figura para que seja salvo a alteração efetuada. Clicar em <Yes> para salvar. Botão: Vídeo e Imprimir Antes de abrir o relatório no vídeo ou enviar para impressora o sistema irá emitir seguinte mensagem conforme figura: 21

22 22 Ao selecionar que <sim> irá abrir tela para configurar o tamanho do papel. (ver explicações no Tópico a seguir: m). Caso selecione que <não> irá abrir no vídeo, ou abrir tela para selecionar o tipo de impressora. Em seguida apresenta outra mensagem deseja alterar o filtro para esta exibição?. Ao selecionar que <sim> irá abrir tela para configurar o filtro. (ver explicações no Tópico a seguir: n). Caso selecione que <não>, irá permitir visualizar ou imprimir o relatório sem alteração do filtro. Botão Ao clicar nesta opção o sistema faz seguinte pergunta: conforme figura: Ao selecionar que <sim> irá abrir tela para configurar o tamanho do papel. (ver explicações no Tópico a seguir: m). Em seguida apresenta outra mensagem deseja alterar o filtro para esta exibição?. Ao selecionar que <sim> irá abrir tela para configurar o filtro. (ver explicações no Tópico a seguir: n). Caso selecione que <não>, o sistema irá emitir outra pergunta conforme figura: 22

23 23 Caso selecione que <sim> o sistema irá gerar o relatório em <PDF> e enviar para o configurado no sistema através do Menu Arquivos Empresas Usuárias Efiscal no campo < > o endereço do destinatário, e no Menu Utilitários Configurações do Sistema , deve estar configurado o do remetente e o Servidor Saídas de . O sistema irá gerar mensagem de conclusão: Relatório enviado com sucesso. Caso selecione que <não> será cancelado o envio por m Configurar Tamanho do Papel Ao pedir para visualizar novamente o mesmo relatório, o sistema faz seguinte pergunta conforme figura, se clicar que SIM o sistema abre uma tela para configuração. 23

24 n Filtro de Exibição (Relatório) Os relatórios criados sempre trarão as informações da empresa ativa, por isso, ao criar um relatório com uma determinada empresa ativa não é necessário criá-lo novamente para outra empresa. O filtro de relatório tem por finalidade operar entre o campo e as informações existentes. Ao solicitarmos a impressão do relatório, será apresentada a seguinte pergunta conforme figura: Ao selecionar Não será impresso/visualizado o relatório da forma que foi gravado anteriormente. Caso selecione que Sim, o sistema abre a tela para configuração do filtro. Obs: Caso não tenha o arquivo de configuração de filtro, o sistema apresenta a seguinte mensagem: Ao clicar em <Ok> será aberta a tela de filtro de exibição o Aplicar Filtro de Exibição A tela será utilizada para selecionar as informações que deseja que seja emitido no relatório, como, por exemplo, imprimir uma cidade específica dentre as outras do arquivo.. 24

25 o.1 Ítem Campo o sistema traz todos os campos disponíveis do arquivo selecionado. Nele selecione os campos que deseja filtrar, ou seja, inserir uma condição. Obs: Ao selecionar o item campo, o sistema preencherá automaticamente o item (Tipo) o.2 Ítem Operador de Filtro selecione a condição que deseja aplicar no relatório para o campo selecionado o.3 Ítem Conteúdo do Filtro informar a condição final para emissão do relatório o.4 Após a informação do conteúdo clique em Incluir. No exemplo acima, foi selecionada a opção de campo Cidade, operador de filtro Contém e no Conteúdo do filtro Americana, então, o sistema emitirá um relatório das empresas (Arquivo selecionado) anteriormente cuja cidade contém < Americana>. Podem-se utilizar vários e quaisquer tipos de operações e selecionar qualquer um dos campos disponíveis p Condição Após criar um filtro e clicar novamente no botão Incluir, o sistema abre tela para selecionar uma segunda opção de filtro veja explicação das condições conforme figura: 25

26 26 A função E utilize quando quiser que o sistema aplique as duas condições no relatório. A função OU será utilizada quando quiser executar uma ou a outra condição. A função E não utilizar quando quer que ele apresente conforme a primeira condição e não conforme a segunda. A função Ou não será utilizada quando quiser que ele apresente conforme a primeira condição ou não conforme a segunda. Ex: Tela com uma condição de filtro criado Ex: Tela com duas condições de filtro criado. Todas as condições e junções selecionadas serão visualizadas na grade do filtro q Botão Remover Selecione caso deseje <excluir> uma linha de condição criada. 26

27 r Botão Restaurar Ao selecionar esta opção o sistema abre uma tela contendo os filtros disponíveis para este relatório, desde que já esteja salvo anteriomente, clicar no filtro e no botão confirma s Botão Salvar Após criar filtro de relatório, deve salvar selecionando este item, no qual o sistema abre uma tela para que seja informado o nome do filtro do relatório. Obs: Após a aplicação do filtro, sempre que solicitar o mesmo relatório, disponível na tela de Imprimir Relatórios Existentes, para visualização ou impressão ele será emitido com o último filtro aplicado, caso deseje remover o filtro, basta informar <sim>, na pergunta de alteração do filtro e clicar no botão Confirmar, sem selecionar nenhuma condição t Botão Confirmar Após salvar um filtro de relatório ao clicar neste item confirmar o sistema permite visualizar ou imprimir o relatório. Esse item também é utilizado para re-aplicar um filtro gravado anteriormente, observando que ele gravará o filtro aplicado em cada tipo de relatório, ou seja, se desenvolver um filtro para nota fiscal entrada (cabeçalho), e salvar, ele poderá ser restaurado quando eu solicitar um relatório utilizando o mesmo arquivo. 27

28 Etiquetas Para criação de etiquetas também será necessário selecionar o botão Tabela, que dará origem das informações e campos a serem impressos a Após acessar o item tabela, será apresentados uma listagem com todos os nomes de arquivos disponíveis para seleção, selecione e clique no botão Confirma. -Básico: (informação referente cadastro integrado de empresas) -Efiscal: (movimentação da escrita fiscal de empresa-específico ou genérico). Obs: selecione opção específico ou genérico de acordo com informação do Menu Arquivos Efiscal, campo cliente/fornecedor. 28

29 b Selecione o modelo da etiqueta a ser impressa, medida em polegadas (americano) ou métrico (brasileiro), confirme estas medidas na própria caixa de embalagem da etiqueta, clicar em Avançar c Configurar o formato das informações do arquivo selecionado para ser impressa na etiqueta, essa configuração será utilizada para fazer separação entre os campos. Para editar o formato a ser impresso selecione os botões auxiliares: Utilize esta opção quando for inserir um ponto no final da informação. Utilize esta opção quando for inserir uma vírgula durante a informação. Utilize esta opção quando for inserir um hífen na informação. 29

30 30 Utilize esta opção quando for inserir dois pontos na informação. Utilize esta opção quando for inserir espaço na informação. Utilize esta opção (enter) quando for inserir informação na linha de baixo. Utilize esta opção fonte para selecionar o tipo de letra (ex: Arial), o estilo da fonte (ex: normal) e o tamanho da letra. Utilize esta opção para digitação de informação no qual não consta no quadro de campos disponíveis, após digitar clicar no botão: para inserir no quadro campo selecionados. Utilize esta opção para inserir o arquivo do quadro campos disponíveis, selecione as informações que deseja imprimir na etiqueta, inserindo para o quadro campos selecionados. Utilize esta opção para remover o arquivo do quadro campos selecionados d Ordenação dos Campos Selecione o arquivo que se encontra em índices disponíveis, ensira para o campo índices selecionados, onde o sistema irá ordenar a impressão por ordem crescente ou decrescente conforme selecionado, clicar em avançar. 30

31 e Nesta tela pode-se visualizar a etiqueta criada antes de salvar o arquivo f Ao clicar no botão final, o sistema abre a tela para informação do nome do arquivo e salvar. Obs: O nome do arquivo não pode conter estes caracteres conforme figura ao lado g Configurar Tamanho do Papel Ao pedir para visualizar novamente a mesma etiqueta o sistema faz a pergunta: deseja alterar tamanho do papel para exibição?. Ao selecionar que SIM o sistema abre uma tela para configuração. (Ver explicação no item m ) h Filtro de Exibição As etiquetas criadas sempre trarão as informações da empresa ativa, por isso, ao criar uma etiqueta com uma determinada empresa ativa não é necessário criá-la novamente para outra empresa. O filtro de etiqueta tem por finalidade operar entre o campo e as informações existentes. Ao solicitarmos a impressão da etiqueta, será apresentada a seguinte pergunta Deseja alterar o filtro para esta exibição?. Ao selecionar Não será impressa/visualizada a etiqueta da forma que foi gravada anteriormente. Caso selecione que Sim, o sistema abre a tela para configuração do filtro. (Ver explicação no item o ) i Após criar etiquetas em uma empresa, ao acessar a tela inicial de gerador de relatórios o sistema apresenta opção para: edição de etiquetas conforme figura, com opção para utilizar etiquetas padrão ou personalizadas. 31

32 j Ao clicar no botão edição de etiquetas o sistema abre seguinte tela para personalização da etiqueta. 32

33 l Ao clicar no botão nova o sistema abre tela para configurar a altura e largura da etiqueta m Após gravar esta configuração o sistema abre uma tela apresentando as configurações atuais da etiqueta, permitindo editar e fazer alteração nesta configuração. 33

34 Configurações do Sistema Nesta opção pode fazer algumas configurações no sistema, ao clicar na figura do painel abre seguintes telas conforme figuras abaixo: 9.6.a Cor de Fundo Neste item pode configurar a cor de fundo da tela, selecione uma cor e clique em Ok. 9.6.b Configura Impressoras Este item está desabilitado no sistema, para configurar sua impressora, deve continuar utilizando o Menu Iniciar de sua máquina o item Configurações Impressoras. 34

35 c Tipos de Impressão Neste item o sistema permite configurar o tipo de impressora que será utilizada, Matricial, Laser ou Jato de Tinta, selecione e <confirme>. 9.6.d Papel de Parede O sistema oferece algumas opções de papel de parede com o logotipo da Folhamatic, caso queira utilizar algum basta selecionar e gravar. 9.6.e Ao selecionar este item o sistema abre seguinte tela conforme figura: 35

36 36 Informe o do Remetente, e o endereço de do servidor através do campo Servidor Saídas de conforme exemplo da figura: (smtp. servidor. com.br) Selecione o campo: Meu Servidor Requer Autenticação Caso seu servidor necessite de senha para envio de com arquivo anexo preencha o nome da conta e a senha do servidor. Obs: Caso não saiba informar estes dados, consulte seu provedor de . Se o servidor requer autenticação, no campo "nome da conta" deixe somente o nome e não repetir o completo como o campo " do remetente". Ex: nome.nome@ Digite a senha exatamente da forma que foi cadastrada, como, por exemplo, cadastrou em Maiúsculo não pode digitar em Minúsculo. Para quem utiliza o Outlook Para encontrar no Outlook o endereço e a senha do Servidor Saídas de s seguir este procedimento: -Menu Ferramentas. -Contas. -Propriedades. -Servidores. -Servidor de Saída de . -Meu Servidor Requer Autenticação. -Configurações (senha). 9.7 Atualização Automática do Sistema Ao acessar o sistema pela primeira vez no dia, ou se você acessar a opção Atualização automática do sistema através do Menu Utilitários ou do botão na barra de ferramentas, será apresentada uma tela com opção <Verificar Agora>, que irá possibilitar que você verifique se existe no site da Office Service uma atualização do sistema mais atual do que a que está sendo utilizada.caso não queira fazer esta verificação, selecione a opção: <Cancelar>. Importante: Sempre finalize os sistemas antes de executar as atualizações. 9.8 OFFICE Utilizado para navegar entre outros sistemas como: Visual Folhamatic, Visual Telecont, Visual Admsoft e Visual Livro Caixa, desde que instalado na mesma unidade da máquina ou rede. 36

37 Manual/Carta de Atualização Ao acessar o sistema após atualizá-lo, será aberta a carta de atualização do sistema através do Adobe Acrobat Reader, caso não queira que a carta seja aberta novamente, ao entrar no sistema, selecione o campo não visualizar mais essa opção. Caso faça esta opção, a carta fica disponível somente nesta opção Menu Utilitário -Manual/Carta de Atualização, onde pode ser visualizado através do Microsoft Word e/ou Adobe Acrobat Reader. Obs: O sistema permite visualizar e imprimir carta de atualização a partir da versão 2.11, ao clicar nesta opção conforme figura abre uma tela para que seja selecionada a versão desejada. O item Manual, por dentro do sistema( está em desenvolvimento), poderá visualisar ou imprimir o manual pelo site ( na opção Manuais de Sistemas Dicas Ao acessar o sistema após atualizá-lo será aberto uma tela com Dicas Diversas, sobre o Visual Efiscal. Para que esta tela não seja sempre aberta ao acessar o sistema, selecione a opção: nunca mostrar dicas ao iniciar. Após este procedimento esta mesma tela ficará disponível no, Menu Utilitários -Dicas. Pode verificar as dicas através do botão Anterior e Próximo. 37

38 Tabela de IPI Produtos Decendiais Nesta opção terá acesso a uma tabela contendo os produtos mencionado no parágrafo único do art. 42 da Lei nº , os quais o período de apuração do IPI é decendial a partir de 01/ Cadastro de Níveis de Usuários e Senhas Esta rotina será utilizada pelo Administrador da empresa para que possa definir quais as rotinas que os usuários dos sistemas terão acesso. Para fazer o cadastro dos níveis de acesso de cada usuário, terá que informar a senha do administrador que será inicialmente (FOLHAMATIC), podendo ser alterada a qualquer momento. Obs: Sempre que for fazer alguma alteração quanto aos níveis de acessos e senhas deverá acessar seguinte tela conforme figura: 9.12.a Após entrar com a senha do administrador o sistema abre uma tela conforme figura para que seja definida a rotina de cada usuário, ou alterar a senha do administrador, selecione a opção Utilizar Senha? (Sim) (Não). 38

39 b Para cadastrar um usuário clique em Novo e informe o nome do usuário, nova senha e confirmar nova senha, e no campo permissões, selecione os ítens do sistema que este usuário terá acesso, podendo definir o acesso no menu inteiro ex: Menu (Arquivos), ou clicar no sinal de (+) onde o sistema abre todas as opções dentro deste menu, podendo selecionar somente uma das opções. Ex: Ao selecionar a opção: Menu Arquivos -Empresas Usuárias - este usuário não terá mais acesso, nem visualização no cadastro das empresas. Após selecionar, clicar em gravar e assim sucessivamente para todos os usuários do sistema. Obs: Os usuários <suporte e desenvolvimento> são padrões do sistema por isso os mesmos não podem ser excluídos ou alterados Logar novamente no Visual E-Fiscal Utilize esta opção quando outro usuário for acessar o sistema efiscal. Ao clicar neste item o sistema permite visualizar o nome de todos os usuários cadastrado, selecione o desejado e informe a senha a Ao clicar em OK, no campo Usuário atual será visualizado o nome selecionado conforme figura: 39

40 b Caso tenha cadastrado senha de acesso e queira trabalhar sem senhas novamente, deverá logar com a senha do administrador, retornar ao Menu Utilitários -Cadastro de Níveis de Usuários e Senhas e no campo Utilizar senha? informe que (Não), ao sair da tela, o sistema já não pedirá senha Correção de Arquivos Esta opção será utilizada quando houver problemas nos arquivos da empresa no Visual Efiscal, esta rotina irá reorganizar os arquivos danificados. Deve acessar esta opção quando ocorre mensagem de erros, que impossibilite a dar continuidade da execução das tarefas no sistema. Estes tipos de problemas geralmente acontecem quando a máquina ou a conexão da rede foi desligada incorretamente, por queda de energia. Obs: Antes de executar a correção de arquivos deve fechar todos os sistemas Folhamatic, e ao entrar nesta rotina o sistema apresenta uma mensagem conforme figura: 9.13.a Ao selecionar que (Não) o sistema apresenta seguinte mensagem conforme figura: 9.13.b Ao selecionar a opção (Sim), o sistema abre esta tela para iniciar a correção de arquivos, onde deve informar o número da empresa(s) que será feita esta rotina. Ao fazer a correção de arquivos em mais de uma empresa, informe a seqüência dos números. Ex: Da empresa 0001 até a empresa Obs: È recomendável não interromper a correção de arquivos. 40

41 c Após informar o número da empresa(s) clicar no botão Confirmar, onde o sistema faz o procedimento de cada item da tela, empresa por empresa d No final da rotina aparece a mensagem de conclusão Verificação de CFOP`S Ao acessar o sistema Visual Efiscal após atualizá-lo, abre uma tela com opção de verificação de CFOP`S, ao selecionar a opção Iniciar, o sistema faz seguinte validação: Faz verificação em todas as empresas e em todas as digitações de notas fiscais de entradas, saídas, informações de produtos e dados da DIPI com CFOP`S antigos com 03 dígitos (válidos até 12/2002) conforme figura: 41

42 42 Após verificação se o sistema encontrar lançamentos a partir de 01/2003 com cfop antigo emite uma listagem das empresas que estão com problemas. Nesta listagem será demonstrados o número das empresas e o período que existem estes lançamentos incorretos. Obs: Não é necessário executar esta rotina todas as vezes que aparecer esta opção, então selecione o botão Sair para abrir diretamente a tela do visual Efiscal. Esta opção também é encontrada no Menu Utilitários -Verificação de CFOP`S. 10. EXECUTANDO OPERAÇÕES NO MENU AJUDA Neste Menu, temos algumas informações sobre o sistema que pode ajudar o usuário Sobre Ao acessar esta opção o sistema abre uma tela com seguintes informações: -Versão atual do sistema. -Release atual do sistema. -Código do cliente Folhamatic. -Descrição da razão social do cliente (Personalização) Telefones Úteis Neste item o sistema traz os números dos telefones da folhamatic para atendimento ao cliente conforme figura: -Telefone do Call Center de Americana. -Telefone do Call Center de São Paulo. -Telefone do Call Center de Curitiba. -Telefone do Call Center do Rio de Janeiro - Para outros Estados ( ). 42

43 Estados Atendidos pelo Sistema Neste ítem pode visualizar pelo mapa quais os Estados atendidos pelo sistema Folhamatic e quais os estados em desenvolvimento. Obs: Ao clicar em fechar o mapa fica oculto. 43