Manual do Usuário SUMÁRIO

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1 SUMÁRIO VISUAL LIVRO CAIXA 1. Noções Gerais 1.1. Objetivo Sistema com Fundamento Legal Atualizado Assistência Técnica Suporte Técnico Office Service Instruções para Instalação Ferramentas úteis Menus do Livro Caixa 2.1. Arquivos Movimentos Relat órios Diversos Utilitários Ajuda Executando operações no Menu Arquivos 3.1. Empresas Usuárias Ativar Empresa Históricos Plano de Contas Integração Efiscal Integração ISS Configuração de páginas Executando operações no Menu Movimentos 4.1. Digitações Atualização de plano de contas Importação da Escrita Fiscal Executando operações no Menu Relatórios 5.1. Conferência Mensal Livro Caixa Plano de Contas Termo de Abertura/Encerramento Conferência de Movimentos Históricos Planilha Executando operações no Menu Diversos 6.1. Importação do Livro Caixa Renumerar Lançamentos Cópia de Plano entre empresas Fazer novo plano padrão /12/02 Versão

2 7. Executando operações no Menu Diversos 7.1. Cópia de Segurança Retorno de cópia de segurança Formatar Disquete Gerador de Relatórios Configuração do Sistema Atualização Automática do Sistema Cadastro de Níveis de Usuários Logar Novamente /12/02 Versão

3 1. NOÇÕES GERAIS 1.1. OBJETIVO O Livro Caixa, tem por objetivo a geração das movimentações e livro caixa da empresa SISTEMA COM FUNDAMENTO LEGAL E ATUALIZÁVEL Para proporcionar segurança e confiabilidade aos usuários diante de uma legislação complexa e vulnerável à alterações, o Livro Caixa, está fundamentado nos parâmetros determinados pela legislação, sendo que, as modificações são analisadas, testadas e enviadas aos usuários através de atualizações ASSISTÊNCIA TÉCNICA Buscando auxílio no funcionamento de nossos softwares: Suporte Técnico: existe uma equipe de suporte técnico que fornece instruções e esclarece dúvidas relativa ao sistema via telefone: Americana SP - Call Center: (0xx19) Fax: (0xx19) São Paulo SP Call Center: (0xx11) Fax: (0xx11) Curitiba: PR Call Center: (0xx41) Office Service: Serviços via internet: Este benefício da Folhamatic pela Internet disponibiliza todos os tipos de informações que você precisa na tela de seu computador. - Atualizações dos sistemas, sem necessidade de senha para descompactar - Suporte On Line exclusivo para os clientes Folhamatic, o qual dará acesso a equipe de suporte técnico; - Histórico das suas ligações e posições sobre os contatos com a Folhamatic; - Ouvidoria (para você realizar reclamações e sugestões sobre a empresa); - Informações sobre treinamentos gratuitos (Agenda); - Perguntas mais frequentes; - Departamento Financeiro; - Atualização de Dados. Tudo isso atualizado em tempo real, com acesso seguro INSTRUÇÕES PARA INSTALAÇÃO O processo de instalação do Livro Caixa é muito simples, basta seguir as instruções abaixo: Insira o CD ROM no drive, automaticamente abrirá a tela para instalação. Será apresentada a tela com o primeiro passo para a Instalação do sistema. Clicamos em avançar. 13/12/02 Versão

4 É necessário identificarmos onde estamos executando a instalação do sistema, sendo: Local, quando o sistema não for utilizado em rede e sim em uma única máquina; Rede, utilizaremos essa opção quando estivermos executando a instalação em rede. Caso selecionemos Rede será apresentada a tela para informação se servidor ou terminal. Informe seu código de cliente e sua senha do office service, para personalização do sistema. Caso seja cliente Demonstração o código será O passo seguinte será selecionarmos a unidade de destino da instalação e os ítens de atalhos que queremos que sejam criados. 13/12/02 Versão

5 Seguindo, selecionaremos o(s) sistema(s) desejado(s) para instalação, sendo que os Arquivos Básicos sempre serão obrigatórios. Após clicarmos em Avançar, o instalador iniciará a Instalação do(s) sistema(s) selecionado(s). Ao final da instalação ele apresentará a mensagem: Ao sairmos do instalador, automaticamente será aberta a tela para atualização das bibliotecas do windows INSTRUÇÃO PARA OPERAÇÃO DO SISTEMA Ao iniciar o Livro Caixa, caso estejamos utilizando senhas para o sistema será apresentada a tela para informação do usuário e senha UTILIZANDO AS TECLAS DE ATALHO Teclas de atalho que irão agilizar o processo operacional no sistema. F1: Help do Sistema; F2: Ativar a empresa e o mês/ano; ESC: Retornar aos menus; 1.7. FERRAMENTAS ÚTEIS DO SISTEMA Acessa o primeiro registro, cadastro ou lançamento; Acessa o registro, cadastro ou lançamento anterior; Acessa o próximo registro, cadastro ou lançamento; 13/12/02 Versão

6 Acessa o último registro, cadastro ou lançamento; Cancela um registro, cadastro ou lançamento; Altera um registro, cadastro ou lançamento; Exclui um registro, cadastro ou lançamento; Insere um novo registro, cadastro ou lançamento; Grava um registro, cadastro, lançamento ou alteração do mesmo; Sai da tela de registro, cadastro ou lançamento; Pesquisa de registro, cadastro ou lançamento; 2. MENUS DO LIVRO CAIXA O Módulo Livro Caixa está dividido em menus, à saber: 2.1. ARQUIVOS: Neste menu deverá ser efetuado todos os cadastros necessários para os devidos lançamentos e integrações MOVIMENTOS: Será efetuada a digitação, atualização do plano e integração de lançamentos da escrita fiscal RELATÓRIOS: Neste menu serão impressos todos os relatórios. 13/12/02 Versão

7 2.4. DIVERSOS: Será efetuada rotinas diversas como Importação dos movimentos da versão Dos e cópia de plano de contas padrão UTILITÁRIOS: Neste menu encontraremos a opção para Cópia de Segurança, Retorno de Cópia de Segurança, Cadastro de Níveis de Usuários, Gerador de Relatórios AJUDA: Sobre o sistema. 13/12/02 Versão

8 3. EXECUTANDO OPERAÇÕES NO MENU ARQUIVOS 3.1. Empresas Usuárias : Inicialmente cadastramos as empresas no sistema. No ítem Básicos serão cadastradas as informações básicas das empresas como: Razão Social, endereço, CNPJ, IE, responsável,cnae, conforme figura ao lado. Caso a empresa já esteja cadastrada no Visual Efiscal, para ativarmos o Livro Caixa será necessário que o ítem Livro Caixa esteja selecionado. Devemos também informar se o Plano de Contas, Históricos, Integração E-Fiscal e Integração ISS será Genérica (cadastro único para acesso de todas empresas genéricas), ou Específica ( acesso aos ítens somente dessa empresa). Para genérico, selecionaremos e específica não será selecionado Ativar Empresas: Para se trabalhar com a empresa é necessário que a mesma esteja ativada no mês em que se deseja fazer os lançamentos. Podemos ativar a empresa através do Menu arquivos, teclando "F2", e também pelo atalho na área de trabalho. Apenas as empresas que estiverem com o ítem Livro Caixa ticado no ítem Básicos do cadastro, serão apresentadas na tela para ativar Históricos: Para lançamentos no Livro Caixa, é necessário a criação de históricos, informando se movimento de Entrada ou Saída no caixa. Ao clicar no botão Novo, o sistema já traz o número do histórico, conforme o último cadastrado, informaremos a descrição e o tipo Plano de Contas: Para integrarmos ou efetuarmos lançamentos no Livro Caixa, é necessário que cadastremos um plano de contas. O plano de contas do Livro Caixa possui apenas três graus, sendo que na conta de terceiro grau o sistema já informa o nº da conta reduzida. Antes de criarmos o plano de contas devemos configurá-lo no ítem Configuração do Plano de Contas, informando as contas iniciais para o plano de contas. O sistema possui um plano de contas padrão, para copiá-lo acesse Menu Diversos, Fazer Novo plano padrão, Copiar plano de contas padrão. 13/12/02 Versão

9 3.5. Integração Efiscal : Para integrarmos as notas fiscais lançadas na Escrita Fiscal, com o Livro Caixa, é necessário a criação de códigos de integração. Esses códigos de integração deverão ser informados nos lançamentos na Escrita Fiscal. Caso a empresa também integre os movimentações com a Contabilidade, os códigos de integração deverão ser os mesmos para todos os CFOPs. Para criarmos essa integração, informamos o CFOP a ser integrado e o código de integração a ser utilizado por esse CFOP. O código pode ser alfanumérico, e criamos da maneira que desejarmos. No campo descrição, informaremos uma descrição, caso acharmos necessário, para essa integração. Informamos a conta e o histórico para o cfop informado, podendo ser pesquisado através do botão de pesquisa Integração ISS : A integração das notas de serviços da Escrita Fiscal com o Livro Caixa, também deve ser feita através dos códigos de integração. É necessário criarmos o código de integração, informando a conta e o histórico para lançamentos no relatório do livro caixa Configuração de páginas do Livro Caixa: Configuramos as páginas do Livro Caixa para impressão. Caso desejarmos que o relatório do livro caixa se inicie com uma determinada página basta informarmos no mês anterior a emissão do mês desejado a última página impressa. 13/12/02 Versão

10 4. EXECUTANDO OPERAÇÕES NO MENU MOVIMENTOS 4.1. Digitações: Todas as movimentações da empresa importadas ou não estarão na tela de digitações. Podemos lançar outras movimentações não integradas, como pagamentos de salários, notas, etc... O nº do lançamento o sistema controlará automaticamente, podendo ser alterado. Para efetuarmos um lançamento, devemos informar a conta e o histórico para a operação em questão. Podemos pesquisar contas e históricos através do botão de pesquisa. O tipo de movimento será informado automaticamente quando selecionarmos o histórico. No lançamento também é necessário que informemos se a Vista ou a Prazo, somente os lançamentos a Vista serão emitidos no relatório de Livro Caixa. No campo complemento podemos informar qualquer complemento, observação que desejarmos fazer referente ao lançamento. No ítem Conferência Mensal ( também no menu relatórios), o sistema emitirá automaticamente a conferência do mês Atualização do Plano de Contas : Atualiza os lançamentos, saldos do período solicitado Importação da Escrita Fiscal: Para a importação ser concluída com sucesso, os códigos de integração deverão estar criados corretamente e informados nos lançamentos (caso houverem) de notas fiscais de entradas, saídas e ISS. Para importarmos selecionamos o mês ou período desejado. Caso haja alguma nota fiscal que não será integrada, o sistema apresentará uma tela informando quais são as notas que não serão importadas. 13/12/02 Versão

11 5. EXECUTANDO OPERAÇÕES NO MENU RELATÓRIOS 5.1. Conferência Mensal : Emite relatório conta a conta com os saldos, do mês solicitado Livro Caixa : Emite o livro caixa do mês. Podemos emitir o relatório de um determinado período (ano, meses, datas) informando a data inicial e final. Também é possível a emissão do relatório por conta ( analítica ou reduzida) onde informamos a(s) conta(s) desejada(s). Definimos também se desejamos que o relatório seja impresso com saldo diário, no final de cada dia (sim), ou somente no final dos lançamentos do mês(não) Plano de Contas: Emite o plano de contas da empresa. Podemos emitir em ordem alfabética ou por ordem de contas Termo de Abertura/Encerramento: Para emitirmos o termo de abertura e encerramento do Livro Caixa devemos informar todos os dados para a emissão, tais como: contador, sócio, registro da empresa, número do livro... Após emitirmos o livro caixa, é necessário que informemos a última página impressa, para que o sistema emita o termo de encerramento corretamente Conferência de Movimentos : Emissão de relatório para conferência da movimentações digitadas ou importads da escrita fiscal. Podemos selecionar o mês ou período (mensal) desejado Históricos : Emissão do relatório de todos os históricos cadastrados na empresa Planilha : Nesse ítem o sistema emitirá planilhas (em branco) para lançamentos manuais. 13/12/02 Versão

12 6. EXECUTANDO OPERAÇÕES NO MENU DIVERSOS 6.1. Importação do Livro Caixa : Para clientes que utilizavam a versão Dos do livro caixa da Folhamatic Sistemas, podem fazer a importação desses movimentos da versão Dos para a versão Windows. Para importarmos essas empresas, é necessário que elas estejam cadastradas no Visual Livro Caixa com o ítem Livro Caixa no cadastro de Básicos selecionado. Selecionaremos a origem dos arquivos ( no caso unidade e o diretório Efiscal) e selecionaremos as empresas que serão importadas Renumerar Lançamentos : O sistema ordena e renumera os lançamentos que estão fora de ordem. Quando trabalharmos em rede, no momento da renumeração somente uma máquina poderá estar aberta no Livro Caixa nessa empresa. Informamos o mês ou período que queremos renumerar e confirmamos Cópia de Plano entre Empresas : Nesse ítem o sistema nos permite que ao criarmos um plano de contas para uma determinada empresa, possamos copiá-lo para outra empresa. Na tela, o sistema buscará todas as empresas que já possuem um plano de contas, então selecionaremos de qual empresa copiaremos o plano, ou seja, qual empresa fornecerá o plano para cópia. No ítem Empresas Disponíveis o sistema mostrará todas as empresas, para que possamos selecionar qual a empresa que receberá o plano de contas. Após inserirmos as empresas clicamos no botão copiar, para copiarmos o plano de contas. Esse procedimento só será necessário para copiarmos plano de contas de empresas Específicas para Específicas, pois as empresas Genéricas automaticamente já terão acesso ao mesmo plano de contas Fazer Novo Plano de Contas Padrão: Quando criamos uma nova empresa e caso ela seja específica, ela não possuirá um plano de contas. Podemos copiar um plano padrão que o sistema possui para essa empresa ou criarmos um novo plano de contas padrão para o sistema, lembrando que ao copiarmos o plano padrão e ao criarmos um novo plano padrão, o sistema apagará automaticamente o plano existente(caso haja). 13/12/02 Versão

13 7. EXECUTANDO OPERAÇÕES NO MENU UTILITÁRIOS 7.1. Cópia de Segurança : É recomendado manter cópia de segurança das movimentações. Selecionaremos o(s) sistema(s) que desejamos fazer a cópia de segurança. Informamos também o drive de destino da cópia. Após selecionarmos o(s) sistema(s), selecione a(s) empresa(s) que desejamos fazer o backup e adicionamos-a(s) a lista. Podemos adicionar todas as empresas na lista automaticamente, ou selecionarmos apenas a desejada. Retornamos a tela anterior, para iniciarmos o backup. Ao iniciar o backup, caso existir outro programa aberto na máquina ou na rede, o sistema de backup mostrará a seguinte mensagem: Ele somente prosseguirá o backup corretamente quando todos os sistemas Folhamatic estiverem fechados. Para backups com destinos o drive A:(disquetes) ou outra, o sistema sempre apagará o conteúdo do mesmo antes de fazer o backup, por isso certifique-se que o disquete inserido é o correto para o sistema em questão. O sistema criará um único arquivo com o nome de Backup_(nome do sistema) A cada finalização de backup o sistema mostrará a mensagem de backup concluído com sucesso, e mostrará o nome do sistema que finalizou a cópia, para assim proseguir com o próximo, isso se escolhido mais que um sistema, para que seja trocado o disquete e inserido um novo para o próximo sistema. 13/12/02 Versão

14 7.2. Retorno de Cópia de Segurança : Ao acessar o sistema de retorno de backup, ele também fará a verificação, conforme o backup, de outros sistemas Folhamatic abertos na máquina ou na rede, caso algum sistema esteja aberto ele mostrará a mensagem dizendo qual o sistema encontrado, e só permitirá retorno quando todos estiverem fechados. Existem 03 tipos de retorno de backup: Completo, Completo por empresas e Personalizado. Para retornar o backup selecione o tipo e informe o caminho onde ele buscará o arquivo. Completo O retorno de backup completo retornará todos os arquivos de todas as empresas, para isso devemos informar a unidade de destino do retorno. Após essa informação clicamos em Concluir para iniciar o retorno.. Completo por Empresas selecionaremos o destino e Concluir. O retorno completo por empresas possibilita determinarmos a(s) empresa(s) que desejamos retornar. Após selecinarmos na tela inicial o arquivo para retorno, o sistema mostrará as empresas encontrados no backup possibilitando a escolha da(s) empresa(s) desejada(s). Podemos escolher a opção de retornar os dados e cadastro das empresas, retornar apenas os dados da(s) empresa(s), retornar apenas o cadastro da(s) empresa(s) e retornar também os arquivos genéricos Após essa seleção clicaremos em Avançar e em seguida 13/12/02 Versão

15 Personalizado Na opção personalizado, podemos determinar o(s) arquivo(s) que desejamos retornar. Conforme o procedimento anterior, será necessário selecionarmos a(s) empresa(s), para em seguida selecionar o(s) arquivo(s). Após a seleção do(s) arquivo(s), informaremos o período desejado para retorno do(s) mesmo(s). Clicaremos em Avançar, selecionaremos o destino e Concluir Formatar Disquete: Atalho para formatação de disquetes 7.4. Gerador de Relatórios: O Gerador de Relatórios é um módulo para criação de relatórios e etiquetas mediante os arquivos da empresa. Selecionaremos o ítem desejado, etiqueta ou relatório. Relatório Acessaremos o ítem Tabela para selecionarmos a tabela (arquivo) que fornecerá as informações para o relatório. Será apresentada lista com todos os arquivos disponíveis para a criação do relatório, basta selecionarmos o desejado. 13/12/02 Versão

16 Depois de selecionado o arquivo para o relatório, ao confirmar, o sistema retornará na tela anterior para que seja selecionado os campos que irão compor o relatório. No ítem campo selecionado você pode ordenar a sequencia dos campos, mudando-o de posição caso desejar posicionando o mouse sobre o campo, manter o mouse pressionado e arrastá-lo para a ordem desejada. Partiremos para a tela seguinte, clicando em Avançar Selecioneremos, caso desejarmos, a ordem de subgrupos para o relatório. Selecione o modelo do relatório. Informe o formato do relatório, se será impresso por colunas ou linhas e qtde. de colunas e formato do papel, retrato ou paisagem. 13/12/02 Versão

17 Para ordenar o relatórios, selecionemos um campo e o tipo da ordem crescente ou decrescente. Na tela final o sistema já traz o título do relatório podendo ser mudado. Para visualizar o relatório antes da impressão acessaremos Visualizar. Ao clicar no botão Final, o sistema abrirá a tela para informação do nome do relatório e assim o salvará. Etiqueta Para criação de etiqueta também será necessário a selecionarmos uma tabela (arquivo), que dará origem das informações e campos a serem impressos. Após essa informação, na tela seguinte, selecionremos o tamanho da etiqueta. 13/12/02 Versão

18 Selecionemos os campos para impressão. Os campos poderão ser separados com: ponto, vírgula, traço, dois pontos, espaço e próxima linha, ou seja, se os campos serão um ao lado do ouro seprados com espaços ou pontos, ou se serão um em baixo do outro. Configuraremos a fonte da letra, acessando o ítem Fonte. Na tela seguinte selecionaremos a ordem para a impressão, conforme os procedimentos da criação do relatório. Todos os relatórios e etiquetas salvos estarão disponibilizados no ítem de Impressão, podendo a qualquer momento ser visualizado novamente. Os relatórios criados sempre trarão as informações da empresa ativa, por isso, ao criar um relatório com uma determinada empresa ativa não é necessário criá-lo novamente para outra empresa. Filtro do Relatório Os relatórios criados sempre trarão as informações da empresa ativa, por isso, ao criar um relatório com uma determinada empresa ativa não é necessário criá-lo novamente para outra empresa. Ao solicitarmos a impressão do relatório, será apresentada a seguinte pergunta: Se não desejarmos plicar nenhum filtro então clicaremos no Não e será impressos/visualizado o relatório, mas se desejarmos plicar o filtro para o relatório clicaremos no Sim, e o sistema abrirá a tela para configuração das opções. O filtro será utilizado para selecionarmos as informações que desejamos que sejam emitidas no relatório, como por exemplo o período desejado. Essa é a tela para a criação dos filtros. No ítem Campo, o sistema trará todos os campos disponíveis do arquivo selecionado. Selecionaremos os campos que desejamos filtrar, ou seja, inserir uma condição. 13/12/02 Versão

19 No operador de filtro selecionaremos a condição que desejamos aplicar para o campo que selecionamos. No conteúdo do filtro informamos a condição final para emissão do relatório. Após a informação do conteúdo clique em No exemplo acima, foi selecionado a opção de campo: Cidade, operador Igual a e no conteúdo Americana, então, o sistema emitirá um relatório das empresas ( arquivo selecionado) cuja cidade seja igual a Americana. Podemos usar várias e qualquer tipo de operação e selecionarmos qualquer um dos campos disponíveis. Se utilizarmos mais que uma condição, após a informação da primeira o sistema apresentará a tela para informação a função para a junção das duas condições. A função E utilizaremos quando queremos que o sistemas aplique as duas condições no relatório; A função OU será utilizada quando queremos executar uma ou a outra; A função E não utilizaremos quando queremos que ele apresente conforme a primeira condição e não conforme a segunda; A função Ou não será utilizada quando queremos que ele apresente conforme a primeira condição ou não conforme a segunda. Todas as condições e as junções selecionadas serão visualizadas na grade do filtro. Caso desejarmos exluir algum condição basta clicar na linha e no ítem Remover. Para aplicarmos o filtro e visualizarmos o relatório, basta clicar no ítem Para gravarmos um filtro criado, acessaremos o ítem Salvar, o sistema apresentará a tela para informarmos o nome para o filtro. Após a aplicação do filtro, toda vez que solicitarmos o mesmo relatório, disponível na tela de Imprimir Relatórios Existentes, ele será emitido com o último filtro aplicado, caso desejarmos remover o filtro, basta informar Sim, na pergunta de alteração do filtro e clicar no botão Confirmar, sem selecionar nenhum condição. 13/12/02 Versão

20 Esse ítem utilizaremos caso desejarmo re-aplicar um filtro que gravamos, observando que ele gravará o filtro aplicado em cada tipo de relatório, ou seja, se desenvolvermos um filtro para NF Entradas (Cabeçalho), e salvarmos, ele será poderá ser restaurado quando eu solicitar um relatório utilizando o mesmo arquivo Configuração do Sistema: Nesse item configuramos ítens como: papel de parede, impressoras, fundo de tela Atualização Automática do Sistema: Ao acessarmos a atualização automática o sistema fará uma verificação no Office Service, de atualizações mais recentes Cadastro de Níveis de Usuários: O cadastro de usuários, será utilizado para determinarmos usuários e os acessos no sistema que cada um terá. Somente o Administrador pode cadastrar os usuários, ou seja, apenas a senha do Administrador terá acesso a essa tela. Caso não deseje utilizar usuários e senhas no sistema, basta informar no ítem "Utilizar Senha" Não. Se selecionado Sim, ao acessarmos o sistema, será mostrado uma tela com todos os usuários cadastrados, para que assim somente usuários que tenham permissão possam informar a senha e acessar o sistema. Para cadastrar um usuário clique em Novo e informe o nome e a senha para o mesmo; selecione quais os ítens do sistema o mesmo terá acesso e grave. Obs: Os usuários Suporte e Desenvolvimento são padrões do sistema por isso os mesmo não podem ser excluídos ou alterados Logar novamente no Livro Caixa: Para trocar de usuário. 13/12/02 Versão