MANUAL DE OPERAÇÃO DO SISTEMA i-broker Export

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1 MANUAL DE OPERAÇÃO DO SISTEMA i-broker Export Atualizado em: Atualizado por: Maio/2011 Carlos Valotto Versão: 4.0

2 ÍNDICE INTRODUÇÃO... 3 REQUISITOS MÍNIMOS PARA INSTALAÇÃO CADASTROS CADASTRO GRUPO DE USUÁRIO CADASTRO - USUÁRIO CADASTRO ITENS / DESPESAS CADASTRO DE CONTA FINANCEIRA CADASTRO DE UNIDADE DE NEGÓCIO SERVIÇO CADASTRO CLIENTES INFORMAÇÕES BÁSICAS CADASTRO CLIENTES INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES CADASTRO CLIENTES - CONTATOS CADASTRO CLIENTES - ACESSO CADASTRO CLIENTES - HABILITAÇÃO CADASTRO CLIENTES - SERVIÇOS CADASTRO CLIENTES - DESPACHANTES PARÂMETROS DO USUÁRIO PARÂMETROS DO SISTEMA MÁSCARA DO PROCESSO PARÂMETROS DO SISTEMA DADOS COMPLEMENTARES PARÂMETROS DO SISTEMA VALORES E ALÍQUOTAS PARÂMETROS DO SISTEMA PARÂMETROS ITENS PARÂMETROS DO SISTEMA APLICATIVOS EXTERNOS PARÂMETROS DO SISTEMA - EVENTOS ABERTURA DO PROCESSO MANUTENÇÃO DO PROCESSO FOLLOW-UP DO PROCESSO LIBERADOR / CANCELAMENTO PROFORMA EXPORTAÇÃO TRANSFERÊNCIA PROFORMA X FATURA FATURA EXPORTAÇÃO TRANSFERÊNCIA FATURA X PROCESSO EXPORTAÇÃO PROCESSO EXPORTAÇÃO REGISTRO DE EXPORTAÇÃO TRANSFERÊNCIA DO RE SISCOMEX DECLARAÇÃO DE DESPACHO - DDE TRANSFERÊNCIA DDE SISCOMEX PACKING LIST DECLARAÇÃO SIMPLIFICADO DE DESPACHO - DSE TRANSFERÊNCIA DSE SISCOMEX MODELO DE NOTA FISCAL INFORMAÇÕES BÁSICAS

3 20.1. MODELO DE NOTA FISCAL CONSULTA CAMPOS MODELO DE NOTA FISCAL INFORMAÇÕES DE CAPA MODELO DE NOTA FISCAL INFORMAÇÕES DE ITENS ENTRADA DE UMA NFE DIGITADA MONTANDO UMA NFR A PARTIR DE UMA NFE MONTANDO UMA NFS A PARTIR DE UMA NFE CONSULTAR / IMPRESSÃO DE UMA NF MONTADA BAIXA NFE / ESTOQUE INTEGRAÇÃO NOTA FISCAL SINTEGRA INTEGRAÇÃO DDNFe SOLICITAÇÃO DE NUMERÁRIO CONTAS A RECEBER BAIXA CONTAS A RECEBER SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO MONTAGEM DE PAGAMENTO LIBERAÇÃO DE PAGAMENTO CONTAS A PAGAR / BAIXAR CAIXA CONCILIAÇÃO FINANCEIRA TRANFERÊNCIA FINANCEIRA RESUMO FINANCEIRO CONTA CORRENTE DO PROCESSO FATURAMENTO DO PROCESSO RPS GERAÇÃO E RETORNO REPORT DESIGN / DOCUMENTO DESIGN GERA MENU REPORT NOTA FISCAL DESIGN

4 INTRODUÇÃO A implementação de um novo sistema abrange uma gama de mudança de conceitos e critérios dentro de uma organização. Para apoiar o uso de nosso produto, desenvolvemos o Manual de Operação para o Sistema i- Broker Export, que têm por objetivo determinar o macro fluxo do sistema aliado à prática de uma operação de importação. Consideramos em nossa metodologia de implementação, as etapas que você deve percorrer para obter o resultado almejado sobre o sistema. Salientamos que o objetivo focal está em prover a gestão e automatizar a operação de sua empresa. Bom Aproveitamento! Grupo Bysoft 3

5 REQUISITOS MÍNIMOS PARA INSTALAÇÃO Configuração mínima para a Aplicação e Banco de Dados instalado na Matriz com acesso pelas Filiais: Servidor de Aplicação - Servidor bi processado: Processador Intel Pentium 2600 ou superior. - Memória: Ao menos 2GHz da memória disponível (RAM), sendo que 1 GB é somente para o JBoss, se instalar outros aplicativos deve aumentar a memória. - Espaço em disco: 120Gb - Java JRE SDK Compilador Servidor de Banco de Dados - Banco de Dados a escolha do cliente: Oracle, MS SQL2005, PostgreSQL - Para outros Bancos de Dados contate seu fornecedor. Estação de Trabalho do usuário - Equivalente a: Pentium de Processador Intel, 1100 ou superior. - Sistema operacional Windows 2000, XP ou Capacidade de Memoria RAM Minima: 512MHz memória disponível - Capacidade de Disco Minima: 100Mb de espaço disponível de disco - Resolução de vídeo recomendada de 1024 x 768 definições do pixel ou superior - Internet Explorer (IE6.0 ou superior) - IWW para conexão com Siscomex - Java JRE Virtual Machine Link de Comunicação Independente do modelo de contratação escolhido, para que o acesso ao Sistema possa ser efetuado por WEB de qualquer ponto de internet, há a necessidade de 02 mb de link dedicado ao acesso e uso do Sistema, a fim de tornar mais rápida a consulta e movimentação de dados. 4

6 1. CADASTROS Antes de iniciar a operação é necessária a preparação da base de dados com as principais informações que serão utilizadas durante a operação. Os cadastros possuem uma função muito importante no processo de implantação; quanto mais completos estiverem cadastros, mais fácil, simples, rápida e segura será a operacionalização do sistema. Para tanto, algumas regras devem ser observadas como: - Metodologia de Organização - Padronização - Restrições aos acessos - Duplicidade de informação No i-broker Import, todos os cadastros estão dispostos num único menu denominado Tabelas - conforme figura abaixo: Para facilitar seu trabalho tomamos o cuidado em manter um mesmo padrão, tanto no layout das telas, como nas opções apresentadas. Assim que você acessar uma opção no menu, será exibida uma lista com todos os registros já cadastrados, conforme o exemplo abaixo: 5

7 Em cada tela disponibilizamos um conjunto de ferramentas trabalho: O recurso de Busca cadastrado. ajudará você na localização de um registro já Também estão disponíveis os botões de operação. Por meio deles você pode: Incluir novos registros. Consultar ou Alterar um registro já existente. Excluir um registro selecionado na lista principal. Sair da tela que está (também através do botão tela). localizado no canto superior direito da Ao incluir um novo registro ou alterar um registro existente você encontra na parte inferior da tela, os botões para: DICAS! Para agilizar ainda mais o seu trabalho, criamos uma forma de pesquisa avançada, representada pelo botão. Através dele é fácil localizar um registro com maior precisão. Quando acionado o sistema abre uma tela onde é possível informar um conjunto de dados que serão utilizados na pesquisa. 6

8 IMPORTANTE! Para melhor visualização das telas do sistema, recomendamos ajustar sua resolução de vídeo para 1024 x 768. Embora os cadastros do sistema sejam auto-explicativos. Vamos visualizar abaixo alguns deles, ressaltando seus principais campos. 7

9 1.1. CADASTRO GRUPO DE USUÁRIO O Objetivo deste cadastro é criar um conjunto de regras para acesso ao sistema, estabelecendo grupos ou equipes de trabalho. À esquerda estão listados todos os módulos do sistema, e à direita as ações que podem ser executadas em cada módulo selecionado (como incluir, alterar, calcular, etc.). DICA! Definir com precisão os acessos para os usuários facilita controle das informações e permite uma melhor gestão das atividades da empresa. 8

10 1.2. CADASTRO - USUÁRIO Após definir os grupos de acesso, você pode cadastrar os usuários do sistema e vincular cada um a um grupo. Segue abaixo a tela onde este cadastro é realizado e uma breve explicação dos seus campos disponíveis: Número sequencial controlado pelo sistema para cada registro cadastrado. Nome completo que será usado principalmente na impressão de documentos. Unidade Operacional, onde se encontra o usuário. Define o seu nível de acesso ao sistema. Login utilizado para entrar no sistema. 9

11 A quem o usuário se reporta. Esta informação é muito importante para a gestão dos processos que o usuário irá lidar. Quando o usuário entra no sistema são exibidas na tela principal, em forma de quadros, conjuntos de informações relacionadas às tarefas que ele executa (como a quantidade de processos em aberto, ou a quantidade de contas a pagar, etc. Existem dez opções de quadros disponíveis para exibição, sendo possível parametrizar até nove quadros simultaneamente. É preciso também vincular ao cadastro de cada usuário a(s) Unidade(s) Operacional(s) e os clientes a quem ele atende. Outra possibilidade é a de no cadastro de usuários, configurar quais serão os clientes e as unidades operacionais que irão trabalhar com o recurso do Mantra. 10

12 DICA! O sistema foi desenvolvido em tecnologia Web. Isso possibilita cadastrar os seus clientes como usuários, para que ele tenha acesso aos processos. Importante lembrar que este tipo de recurso depende de configurações no servidor (conforme manual de instalação) e hoje este controle é feito em cima de apenas alguns módulos. 11

13 1.3. CADASTRO ITENS / DESPESAS Neste cadastro você define todas as despesas/créditos/serviços de processos para emissão da Solicitação de Numerário, Nota Fiscal Complementar e Custeio. Caso o seu i-broker Import tenha o módulo financeiro (i-finance) você também cadastra as despesas/receitas administrativas. Deixará o registro disponível para consulta e seleção nos módulos do sistema. A que tipo de utilização se destina esta despesa. Podendo ser: - Administrativo: Não relacionadas a processos. Ex: Água, Luz, etc. - Operacional: Que fazem parte dos processos de uma comissária (Ex: Armazenagem, AFRMM, etc.) - Financeiro: Impostos e outros lançamentos gerados única e exclusivamente pelos módulos financeiros do sistema. Determina como a despesa será rateada para os itens (No módulo de Custo Final). Existem quatro possibilidades de rateio: Quantidade; Peso; Valor CIF; e Valor MLE. 12

14 Organiza as despesas separando-as em grupos (ou por departamento, ou por célula ou até mesmo por separação do organograma). Muito útil para emissão de relatórios. Indica se a despesa fará ou não parte da base de cálculo do ICMS. Indica se a despesa será somada e demonstrada na nota fiscal de entrada. Determina se a despesa deverá ou não fazer parte do valor unitário da mercadoria na nota fiscal de saída. DICA! Conforme a classificação do item despesa, o sistema habilita ou não o campo de centro de custo (forma de divisão de despesas por grupo / departamento para controle financeiro). 13

15 1.4. CADASTRO DE CONTA FINANCEIRA Este cadastro se refere às Contas Financeiras da empresa (sejam elas ou não tratadas como conta bancária) Facilita a identificação da conta na pesquisa, podendo ser o próprio número ou mesmo um apelido como, por exemplo, Praça Tereza Cristina, etc. São duas classificações possíveis: - Banco: Conta que não teremos controle (apenas informativa). - Caixa: Conta que teremos controle (entradas e saídas). Unidade Operacional em que a conta poderá ser utilizada. Modelo para impressão de cheques utilizados para esta conta. Caso empresa separe as movimentações administrativas e operacionais o sistema não permitirá que lançamentos não correspondentes sejam feitos na conta. 14

16 1.5. CADASTRO DE UNIDADE DE NEGÓCIO Determinar as unidades de negócio que o sistema deverá controlar (filiais). Usado para compor a referencia dos processos, caso este seja feito por unidade operacional. Percentual do ISS do município em que a unidade está registrada, utilizado para emissão da nota fiscal de prestação de serviço. Já na tela de Nota abaixo você terá a possibilidade de configurar os modelos de documento para faturamento (independente se o mesmo será eletrônico ou papel). 15

17 IMPORTANTE! Assim que o sistema for instalado, uma unidade operacional (0001 Bysoft) também é instalada. Alterar os dados da unidade para a razão social da empresa. 16

18 1.6. SERVIÇO Cada Serviço é composto por um conjunto de ações que devem ser executadas para que ele seja realizado com qualidade. A estas ações chamamos de 'eventos'. Ao entrar no cadastro de serviços temos a seguinte visualização: Observe que o serviço selecionado (Importação marítima) possui uma sequência de eventos (registro de abertura do processo, etc.) necessários à sua realização. Para configurá-la um serviço, temos que observar alguns parâmetros conforme relatamos na figura abaixo: Qual evento conclui a prestação do serviço em questão. Controla a abertura de processos por tipo de serviço. 17

19 Seqüência na qual o evento deve ser executado. Impossibilita o avanço para o próximo evento antes da conclusão do atual. Em caso de atraso, o sistema envia um comunicando: - Analista do processo: O usuário que abriu o processo. - Superior: O usuário superior ao analista responsável pelo processo. - Analista + Superior: Ambos receberão o comunicado. - Não Notificar: Caso a ação venha a atrasar o sistema não irá notificar nenhum usuário. Assim como no campo anterior podemos configurar o sistema envia um , porém antes do evento em questão atrasar para os seguintes usuários: - Analista do processo: O usuário que abriu o processo. - Superior: O usuário superior ao analista responsável pelo processo. - Analista + Superior: Ambos receberão o comunicado. - Não Notificar: Caso a ação venha a atrasar o sistema não irá notificar nenhum usuário. Disponibilizamos esta flexibilidade afim de usuário informar manualmente o momento deseja encerrar a consulta ao Mantra para o determinado processo, no Followup temos a opção ao incluir um novo Evento ou mesmo Alterar um Evento já existente. DICA! DICA! Recomendamos que, no início, os cadastros de Serviços e seus eventos sejam feitos de maneira simplificada, de modo que a empresa obtenha os benefícios que este controle oferece, sem contudo, tornar morosa e burocrática a gestão. Também que considere este controle de modo dinâmico, podendo revê-lo, alterá-lo, aprimorá-lo constantemente. As notificações enviadas por pelo sistema são definidas por eventos. Você deve sempre se perguntar: é necessário receber notificação para este evento específico? Evite aumentar ainda mais o seu volume de 's com informações desnecessárias. Agora que o conceito de serviço e evento foi esclarecido, vamos iniciar o cadastro de clientes. 18

20 1.7. CADASTRO CLIENTES INFORMAÇÕES BÁSICAS De extrema importância este cadastro armazena, além do endereço, todos os dados para gestão dos processos da empresa, como as regras para o andamento dos processos, faturamento e tipos de serviços prestados. Informações Básicas onde: Ao selecionar esta opção, o sistema bloqueará a utilização deste cadastro nos módulos Operacionais. Também permite a inclusão de um possível cliente sem a necessidade do preenchimento do CNPJ. Específico para as unidades operacionais de São Paulo que utilizam o sistema de faturamento eletrônico, através do RPS. Controla a referência do processo por importador. Campo utilizado para geração da Nota fiscal. Campo para emissão de relatório CADASTRO CLIENTES INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES 19

21 Veta a prestação de serviços, isto é, a abertura de processos e toda e qualquer operação que envolva dinheiro (solicitação de pagamento, solicitação de numerário, etc.) sem autorização. Se a restrição financeira estiver igual a SIM, o sistema direciona o processo para um liberador. Para emissão de Nota Fiscal de Prestação de Serviços. Atualmente o limite de faturamento para o cliente é de R$ 5.000,00. Limite para o uso dos recursos financeiros da comissária. O sistema exibirá um aviso de advertência e enviará o processo para um liberador. Impede que uma DI seja enviada para o Siscomex, se o cliente não possui crédito. 20

22 1.9. CADASTRO CLIENTES - CONTATOS Os dados informados nesta tela serão utilizados para emissão de documentos. 21

23 1.10. CADASTRO CLIENTES - ACESSO Define e limita quais usuários atenderão o cliente e quais os processos serão visualizados pelos usuários. IMPORTANTE! Como já citado anteriormente, apenas alguns módulos do sistema possuem controle para esta opção. 22

24 1.11. CADASTRO CLIENTES - HABILITAÇÃO Nesta tela é necessário estabelecer quais Unidades Operacionais prestam serviços para o cliente e, para cada Unidade relacionada deverão ser definidas as regras para faturamento, os tipos de serviços prestados e os despachantes que irão tratar dos seus processos. Qual conta será utilizada para realizar o faturamento dos processos. Regras para emissão de Nota Fiscal de Serviços: - Receitas + Despesas: Imprime na Nota tanto as despesas tributáveis como não tributáveis (utilizada, por exemplo, no município de Santos). - Apenas Receitas: Emite a Nota somente com os serviços prestados, deixando as despesas para a Nota de Despesas ou Fatura de Serviços. - RPS Receita + Despesas: Mesmo conceito do parâmetro Receitas + Despesas com exceção que este caso só pode ser utilizado em São Paulo capital e influencia não só na emissão do documento fisicamente como na geração do arquivo para integração com o Site da Prefeitura. - RPS Apenas Receitas: Mesmo conceito do parâmetro Apenas Receitas com exceção que este caso só pode ser utilizado em São Paulo capital e influencia não só na emissão do documento fisicamente como na geração do arquivo para integração com o Site da Prefeitura. 23

25 Modelo de nota fiscal de entrada, complementar e filhote que será utilizado pelo cliente. IMPORTANTE! Sem o preenchimento correto e completo o sistema não permitirá a operação. 24

26 1.12. CADASTRO CLIENTES - SERVIÇOS Ao selecionar o botão cliente, por cada unidade operacional. você determinará os tipos de serviços prestados para o Informa se a Unidade de Faturamento do cliente é diferente da Unidade vinculada aos processos (Ambas devem ser cadastradas). Para débito automático dos impostos no registro da DI (pode ser alterada no momento da confecção da DI). Contrato de prestação de serviço entre despachante e importador. Data de validade do contrato de prestação de serviço (se, no momento de abrir um processo, a data estiver vencida, o sistema envia o processo para um liberador). Determinar as despesas que farão parte da solicitação de numerário do cliente. 25

27 Para casos em que o cliente solicita mais de um numerário, você pode relacionar as despesas da primeira e das despesas das demais solicitações. Refere-se às despesas e receitas que da solicitação de Faturamento do cliente. 26

28 1.13. CADASTRO CLIENTES - DESPACHANTES Informam quais despachantes podem fazer parte da distribuição do SDA. Vincula ao cliente os despachantes cadastrados no sistema. Identificação do despachante no sindicato. Local onde o registro do despachante é válido. Classificação do despachante na empresa. 27

29 2. PARÂMETROS DO USUÁRIO Para facilitar as operações no sistema, alguns parâmetros do usuário ficam disponíveis para personalização. Ao acessar este menu, será exibida a seguinte tela: Somente preencherá estes campos que possui o sistema idrawback. Caminho da impressora de cheque Ex: //<IP>/<nome compartilhamento> Parâmetro exclusivo para o sistema i-export. Caminho para geração do arquivo de integração com o site da Secretaria da Fazenda. 28

30 3. PARÂMETROS DO SISTEMA MÁSCARA DO PROCESSO Neste módulo encontraremos os principais parâmetros de personalização do sistema (conforme realidade da empresa). Para facilitar seu entendimento, vamos dividir este módulo em cada uma das telas do sistema iniciando pela mascara do processo. Esta configuração tem como objetivo controlar a seqüência de abertura do processo, conforme regra pré-determinado pelo usuário. Uma vez acionado, o sistema exibirá a seguinte tela: Mascara genérica de como o sistema deverá compor a referência do processo. Através das letras que se encontram na lista de composição da referência, o usuário poderá montar sua referência informando a quantidade de letras para cada situação. Conjunto de letras que servirá para qualquer processo independente da regra determinada. Caso o embarque que está sendo aberto sofra variação sobre uma destas variáveis, o sistema deverá iniciar uma nova seqüência numérica sempre iniciando pelo número um. 29

31 DICA! Para manter o campo Número do Processo aberto para digitação manter o campo em branco e o sistema não seguirá a seqüência automaticamente. 30

32 3.1. PARÂMETROS DO SISTEMA DADOS COMPLEMENTARES Nesta tela, você poderá personalizar o quadro de informações complementares das DI s que a empresa registra. Uma vez selecionado você visualizará a seguinte tela: Nesta coluna você terá a possibilidade de selecionar quais dados serão enviados para o quadro de informações complementares automaticamente. Para isso, basta selecionar o campo, e a informação será acrescida automaticamente no texto. Com estes 2 botões, você poderá selecionar a ordem que as informações poderão aparecer no quadro. DICA! Este recurso foi melhorado consideravelmente com o cadastro de modelo de informações complementares, sendo que esta tela só irá funcionar se nenhum cadastro foi configurado na habilitação do cliente. 31

33 3.2. PARÂMETROS DO SISTEMA VALORES E ALÍQUOTAS Nesta tela, todas as alíquotas poderão ser definidas para toda a empresa. Uma vez acionado o sistema você visualizará a seguinte tela: Campo utilizado para controle de radar. Campo exclusivo para i-export. 32

34 3.3. PARÂMETROS DO SISTEMA PARÂMETROS ITENS Essa configuração é muito importante, uma vez que, para as despesas relacionadas, o sistema irá efetuar rotinas automáticas (como o cálculo de IRRF, ou mesmo o débito de um imposto no processo). Como cada empresa pode criar um padrão de código diferenciado, é necessário identificar o código criado com a despesa relacionada. 33

35 3.4. PARÂMETROS DO SISTEMA APLICATIVOS EXTERNOS Todos os aplicativos externos para geração de documentos referentes aos processos. São gerados nesta tela. 34

36 3.5. PARÂMETROS DO SISTEMA - EVENTOS A partir desses parâmetros o sistema irá efetuar rotinas automáticas como o registro da DI, ou mesmo a solicitação de numerário. Para tanto é necessário identificar o código criado com a despesa relacionada. DICA! Observe nesta tela que temos também eventos específicos para as rotinas do Mantra através do grupo. Estes eventos poderão ser preenchidos automaticamente no Follow-up do processo. 35

37 4. ABERTURA DO PROCESSO Os cadastros estando prontos e as tabelas recuperadas, podemos dar inicio aos módulos operacionais. O Primeiro passo é a abertura do processo. Uma vez acionado, você visualizará a seguinte tela: Lista de referências do importador. Número do conhecimento master da DI. Campo não obrigatório. Identificação resumida do processo. DICA! Um processo só pode ser aberto para um cliente em que a unidade operacional esteja habilitada e os serviços disponíveis para utilização. Caso esta configuração não esteja completa, o sistema não permitirá a abertura do processo. 36

38 Uma vez preenchido os dados da tela, basta você selecionar o botão onde será informado o número do processo (para os casos em que o controle está sendo feito por ele) e também verificar as regras do cadastro do cliente (como validade da procuração, validade da proposta, restrições financeiras, etc.). Efetuando o preenchimento corretamente será exibida uma mensagem Processo Aberto com sucesso caso contrário o processo será aberto, porém a seguinte tela será exibida: 37

39 5. MANUTENÇÃO DO PROCESSO Este módulo foi desenvolvido para que você alimente as informações referentes ao processo antes da confecção da DI. Seu objetivo é antecipar as informações, podendo consultar os dados e antecipando a digitação de algumas informações do processo onde os dados serão utilizados novamente em outro módulo. Motivo pelo qual o processo não foi aberto. Usuário que abriu o processo. Usuário que liberou o processo. 38

40 6. FOLLOW-UP DO PROCESSO Conforme os eventos configurados, todo o histórico de datas e andamento do processo será exibido nesta tela. Ao acionar este módulo você visualizará a seguinte tela: Onde: São os eventos informados no serviço que o processo foi aberto. De acordo com a data da abertura do processo, o sistema monta uma previsão de realização do evento. Campo aberto para digitação da data que o evento foi realizado. Mostra qual a situação de cada evento (Atrasado, Realizado com atraso, Realizado, ETC). Caso o evento não possa ser realizado no prazo, uma justificativa pode ser informada neste campo para que todos na empresa saibam as ações que estão sendo tomadas. 39

41 DICA! O campo de Observações varia de acordo com o campo, ou seja, caso preencha uma observação no primeiro evento, quando posicionar o mouse no próximo, o sistema irá apagar o conteúdo do campo de observações. 40

42 7. LIBERADOR / CANCELAMENTO Uma vez bloqueado o processo, o sistema não permite que seja utilizado a menos que um procedimento seja executado. Este procedimento deve ser feito no módulo de Liberação. Uma vez acionado, você visualizará a seguinte tela: Motivo pelo qual o processo não foi aberto. Botão para liberar o processo ao operacional. Botão para Cancelar o processo caso tenha sido aberto por engano. DICA! No sistema não é possível excluir processo. É permitido cancelar o processo informando uma justificativa, porém o registro do erro deve ser mantido. 41

43 8. PROFORMA EXPORTAÇÃO O Módulo de Proforma permite que você antecipe uma intenção de exportação e emita documentos com valores previstos. Uma vez acionado o sistema irá exibir a seguinte tela: Onde: Número de identificação da Proforma de livre digitação do usuário Define o tipo de comercialização que será aplicada a esta Proforma. Este campo pode ser preenchido com 3 opções: - Direta - Indireta Representação - Indireta Conta Própria A medida que a Proforma for caminhando na negociação, o sistema irá trocando a informação deste campo permitindo que relatórios de controle sejam emitidos Campo livre para digitação do usuário. Este campo poderá ser utilizado para impressão caso desejado. 42

44 Através deste termo de pagamento, podemos definir quantidade de parcelas, enquadramento da operação. Este campo permite a configuração de um recurso de rateio do peso para os itens quando o mesmo não encontra-se informado. Existem 2 opções de rateio: Quantidade ou Valor. Quando informamos a opção de Não Ratear, o sistema irá somar o peso liquido informado em cada item e transportá-lo para capa. Assim como o peso liquido, o sistema também possui o recurso de rateio do Peso Bruto. A diferença deste recurso para o anterior é a possibilidade de rateio pelo peso liquido (além das opções de quantidade e valor). Este campo permitirá que você informe despesa a serem agregadas ou não ao valor da mercadoria. A opção de agregar ou não é possível através do campo. O sistema só irá agregar o valor se este campo estiver marcado, caso contrário a despesa irá funcionar apenas como demonstrativa. 43

45 Ao contrário dos outros campos do sistema, o consignatário não está associado a um cadastro mais sim a mais de um. Através do botão é possível escolher entre 4 cadastros (Importador, Agente de Carga, Transportador e Banco). Assim que você selecionar uma destas opções, o sistema irá vincular o campo ao cadastro correspondente. : Ao contrário dos outros campos do sistema, o Notificado 1 e Notificado 2 não estão associados a um cadastro mais sim a mais de um. Através do botão é possível escolher entre 7 cadastros (Importador, Exportador, Despachante, Agente de Carga, Transportador, Banco, Representante). Assim que você selecionar uma destas opções, o sistema irá vincular o campo ao cadastro correspondente. 44

46 Cadastro de mercadoria. Através deste campo você pode agilizar seu trabalho e ganhar tempo na digitação dos itens, além de permitir que não seja feita venda de produtos inexistentes no estoque. Vinculado ao módulo de estoque, o sistema efetua uma reserva de mercadoria no momento que a Proforma é aprovada. O Status é de controle do sistema e não pode ser manipulado pelo usuário. No momento que a mercadoria é selecionada do cadastro, o sistema alimenta este campo com o saldo disponível em estoque. A regra de precificação define como os campos Valor Dados de Aquisição serão preenchidos. 45

47 9. TRANSFERÊNCIA PROFORMA X FATURA Uma vez aprovada a Proforma, é possível transferir os dados para o módulo de Fatura conforme figura abaixo: Os campos da parte superior, (excerto o numero da fatura) são de preenchimento opcional, pois tratam-se apenas de facilitadores para localizar a Proforma desejada. Uma vez que ela foi encontrada, basta selecionar o botão e o sistema irá exibir uma tela com os itens da Proforma selecionada para que você possa definir qual a quantidade de cada item deseja baixa. 46

48 10. FATURA EXPORTAÇÃO O Módulo de fatura permite alterações antes da emissão do documento. Estas modificações ficam salvas apenas no módulo de fatura. Uma vez acionado o sistema irá exibir a seguinte tela: Onde: Numero de identificação da Fatura. Importador oriundo do cadastro. Forma de pagamento da fatura. Este campo pode ser preenchido com 3 valores sendo eles: Gráfica, Remeter ou Fatura. Tipo do frete que será utilizado para esta fatura. Este campo pode ser preenchido com Prépaind ou Collect. 47

49 Moeda que será utilizada para a Fatura. Através deste termo de pagamento, podemos definir quantidade de parcelas, enquadramento da operação. Tabela Oficial do Siscomex. Este campo permite a configuração de um recurso de rateio do peso para os itens quando o mesmo não encontra-se informado. Existem 2 opções de rateio: Quantidade ou Valor. Quando informamos a opção de Não Ratear, o sistema irá somar o peso liquido informado em cada item e transportá-lo para capa. Assim como o peso liquido, o sistema também possui o recurso de rateio do Peso Bruto. A diferença deste recurso para o anterior é a possibilidade de rateio pelo peso liquido (além das opções de quantidade e valor). 48

50 Campo livre para digitação. Quando informado o termo de pagamento, o sistema automaticamente preencherá este campo com a informação: Ao contrário dos outros campos do sistema, o consignatário não está associado a um cadastro mais sim a mais de um. Através do botão é possível escolher entre 4 cadastros (Importador, Agente de Carga, Transportador e Banco). Assim que você selecionar uma destas opções, o sistema irá vincular o campo ao cadastro correspondente. Ao contrário dos outros campos do sistema, o Notificado 1 e Notificado 2 não estão associados a um cadastro mais sim a mais de um. Através do botão é possível escolher entre 7 cadastros (Importador, Exportador, Despachante, Agente de Carga, Transportador, Banco, Representante). Assim que você selecionar uma destas opções, o sistema irá vincular o campo ao cadastro correspondente. 49

51 Cadastro de mercadoria. Através deste campo você pode agilizar seu trabalho e ganhar tempo na digitação dos itens, além de permitir que não seja feita venda de produtos inexistentes no estoque. Vinculado ao módulo de estoque, o sistema efetua uma reserva de mercadoria no momento que a Proforma é aprovada. O Status é de controle do sistema e não pode ser manipulado pelo usuário. No momento que a mercadoria é selecionada do cadastro, o sistema alimenta este campo com o saldo disponível em estoque. A regra de precificação, define como os campos Valor Dados de Aquisição serão preenchidos. 50

52 11. TRANSFERÊNCIA FATURA X PROCESSO EXPORTAÇÃO Assim como no módulo de proforma, temos a possibilidade de transferir uma Fatura para o Processo de Exportação. Uma vez acionado este módulo, o sistema exibirá a seguinte tela: A principal diferença neste módulo para o módulo de transferência da Proforma para a Fatura, é que o sistema não exibe a tela de itens. Neste caso, basta selecionar a fatura desejada através do campo e confirmar no botão Exportação. e o sistema irá efetuar a transferência de todos os itens para o processo de 51

53 12. PROCESSO EXPORTAÇÃO Aqui, você será capaz de consolidar suas faturas em um embarque. Através dele vários documentos poderão ser impressos além da geração do RE e base para envio de informações ao Certificado, Packing List, etc. Uma vez acionado você irá encontrar a seguinte tela: Forma de pagamento da fatura. Este campo pode ser preenchido com 3 valores sendo eles: Gráfica, Remeter ou Fatura. Tipo do frete que será utilizado para esta fatura. Este campo pode ser preenchido com Prépaind ou Collect. Com este campo, podemos definir qual o idioma do documento. Importante ressaltar que no processo de exportação, o sistema não permite a edição das informações oriundas da tela de abertura do processo não podem ser alteradas. 52

54 Através deste termo de pagamento, podemos definir quantidade de parcelas, enquadramento da operação. Este campo permite a configuração de um recurso de rateio do peso para os itens quando o mesmo não encontra-se informado. Existem 2 opções de rateio: Quantidade ou Valor. Quando informamos a opção de Não Ratear, o sistema irá somar o peso liquido informado em cada item e transportá-lo para capa. Assim como o peso liquido, o sistema também possui o recurso de rateio do Peso Bruto. A diferença deste recurso para o anterior é a possibilidade de rateio pelo peso liquido (além das opções de quantidade e valor). Este campo permitirá que você informe despesa a serem agregadas ou não ao valor da mercadoria. A opção de agregar ou não é possível através do campo. O sistema só irá agregar o valor se este campo estiver marcado, caso contrário a despesa irá funcionar apenas como demonstrativa. 53

55 Ao contrário dos outros campos do sistema, o consignatário não está associados a um cadastro mais sim a mais de um. Através do botão é possível escolher entre 4 cadastros (Importador, Agente de Carga, Transportador e Banco). Assim que você selecionar uma destas opções, o sistema irá vincular o campo ao cadastro correspondente. Ao contrário dos outros campos do sistema, o Notificado 1 e Notificado 2 não estão associados a um cadastro mais sim a mais de um. Através do botão é possível escolher entre 7 cadastros (Importador, Exportador, Despachante, Agente de Carga, Transportador, Banco, Representante). Assim que você selecionar uma destas opções, o sistema irá vincular o campo ao cadastro correspondente. Nome da Embarcação responsável pelo embarque. 54

56 Cadastro de mercadoria. Através deste campo você pode agilizar seu trabalho e ganhar tempo na digitação dos itens, além de permitir que não seja feita venda de produtos inexistentes no estoque. Através deste campo será possível que você selecione quais os itens deseja que sejam enviados para o módulo de certificado de origem e quais os itens que não precisam ser enviados. Uma automação do sistema. Se este campo estiver selecionado, no momento que o processo de exportação for calculado, o sistema irá calcular a quantidade de embalagens para o item. Campo necessário no Registro de Exportação. Informado aqui, o sistema irá efetuar o agrupamento de itens baseado neste campo. 55

57 13. REGISTRO DE EXPORTAÇÃO Após a digitação do processo, o sistema possui um botão na lista principal para geração do RE s. Uma vez selecionado o processo de exportação irá exibir uma nota tela com todos os itens agrupados ou não conforme regra definida no Modelo de descrição do RE informado no cadastro do Cliente. As telas do RE são iguais a do siscomex conforme mostramos nas figuras abaixo Note que certos campos como o Importador, Exportador, CNPJ, não podem ser alterados na RE uma vez que são informações oriundas do cadastro. 56

58 Nesta tela os campos oriundos do processo (como o Incoterm, Modalidade de transação, etc seguem a mesma regra dos demais. Só podem ser alterados se o processo for alterado. Além disso o cadastro de termo de pagamento, permite a automação do preenchimento de alguns campos desta tela como a Periodicidade, Indicador, Valor da Parcela, etc. Aqui temos os dados da Mercadoria. Conforme regras estabelecidas no cadastro de Modelo Descrição o sistema irá agrupar ou não os itens do processo de exportação. Além destas informações temos os campos pertinente ao detalhes do RE que podem ser preenchidos com texto livre. 57

59 Por fim temos a ultima tela do RE. Aqui detalhes da mercadoria (agrupada ou não) podem ser informados. Segundo a mesma regra do siscomex, detalhes de fabricante só podem ser preenchidos nos casos em que o usuário solicitar através do campo. Importante ressaltar que estas informações também podem ser automatizadas, desde que o usuário trabalhe com mercadorias previamente cadastrada. Aqui, temos uma das principais novidades do sistema. Cada tela transmitida para o Siscomex fica armazenada neste campo em forma de extrato. Assim podemos visualizar o que foi transferido e copiar as telas sem a necessidade de entrar no Siscomex e copiar uma a uma. 58

60 14. TRANSFERÊNCIA DO RE SISCOMEX É aqui uma das principais automações do sistema. Todas as informações coletadas serão integradas com o IWW sem a necessidade de intervenção do usuário. Uma vez acionado o módulo o sistema irá exibir a seguinte tela: Com o cursor, selecione o processo que deseja registrar e o sistema irá transferir todas as RE s geradas para o Siscomex. Além desta forma, podemos também utilizar a geração de arquivo para o NovoEx conforme tela abaixo: 59

61 15. DECLARAÇÃO DE DESPACHO - DDE Uma DDE não necessariamente tem ligação com as RE s de um processo. Você pode integrar em uma DDE vários RE s de processos diferentes, uma vez que vinculamos RE s de um processo conforme figura abaixo: Note que todos os campos do DDE são bloqueados. Apenas o botão habilitados. Uma vez que você selecionar o sistema irá exibir a seguinte tela: está Selecione o RE desejado e o sistema irá automaticamente vinculá-lo ao DDE. 60

62 Como pode ver, os demais campos do sistema são iguais aos do Siscomex. IMPORTANTE! Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced e Standard. 61

63 16. TRANSFERÊNCIA DDE SISCOMEX Como no RE, a DDE também pode ser integrada com o Siscomex sem a necessidade de redigitação. Uma vez acionado o módulo o sistema irá exibir a seguinte tela: Assim como no RE, basta selecionar o processo e depois o botão DDE para o Siscomex. que o sistema irá transferir a IMPORTANTE! Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced e Standard. 62

64 17. PACKING LIST Ao contrário dos outros sistemas da Bysoft, que permitem você imprimir o documento de Packing list de qualquer módulo, para o i-broker Export esta lógica foi alterada, obrigando o usuário a imprimir cada documento de seu respectivo módulo. Com o módulo de Packing list, é possível o usuário mondar um documento informando desde a embalagem primária até o contêiner, passando pelas embalagens secundárias. Para isso precisamos incluir um processo no módulo de Packing List. Uma vez executada esta ação você irá de deparar com a seguinte tela: Selecione o processo desejado, e logo em seguida o botão. Note que o sistema exibirá uma tela com todos os itens do processo para que você possa dividir as quantidades em cada uma das embalagens necessárias para cada item. Através dos campos na embalagem que deseja criar., você pode informar a quantidade do item que deverá constar 63

65 Após a definição da Embalagem, da quantidade de cada item com aquela embalagem e da quantidade de embalagens, basta selecionar o botão que o sistema automaticamente irá criar uma única linha na tela seguinte. Com as embalagens utilizadas formadas, basta repetir a operação na nova tela preenchendo os mesmos campos que o sistema irá criar uma nova Linha na tela. Este procedimento deve ser repetido até que o baú de metal seja informado. Assim quando for emitir o Packing list, o sistema irá exibir todas as embalagens utilizadas até as dimensões do baú de metal. DICAS! Cada item do processo, não necessariamente precisa ser colocado em uma mesma embalagem. A Embalagem pode se repetir quantas vezes necessárias. Não é necessário que você preencha as embalagens até o nível 4. Assim que conseguir colocar todos os itens dentro do baú de metal a operação foi finalizada e você pode gravar a operação. 64

66 18. DECLARAÇÃO SIMPLIFICADO DE DESPACHO - DSE O Módulo de DSE foi desenvolvido pensando em algumas das principais dificuldades do Processo de Exportação. A Primeira delas é a necessidade da geração de uma DSE partindo de uma Fatura / Proforma. Para estes casos, você irá seguir o fluxo normal do sistema, integrando a Fatura / Proforma em um processo de exportação para a migração dos itens Uma vez o processo criado, basta selecionar o botão indicamos na figura abaixo: no Processo de Exportação conforme Uma vez acionado, o sistema irá transferir todos os dados para o módulo de DSE, evitando assim você tenha que redigitar dados comuns entre um módulo e outro. Ao Abrir o módulo de DSE, o sistema irá apresentar a seguinte tela. Note que sua DSE já irá aparecer disponível no módulo para digitação. Importante lembrar que caso o processo de DSE não seja oriundo de uma Fatura / Proforma, você tem a possibilidade de incluir, e executar o mesmo procedimento de inclusão de um processo de exportação. Neste momento, os dados que foram informados no processo e forem comum também serão migrados. As demais informações poderão ser digitadas normalmente. Assim que editar um registro, você irá se deparar com a seguinte tela: 65

67 Onde: Número de registro da DSE no Siscomex. Este número será preenchido automaticamente no momento da transmissão da DSE. Situação que a DSE encontra-se no Siscomex. Este campo será preenchido automaticamente no momento da transmissão da DSE. Quantidade total da DSE. No momento que a DSE for salva, o sistema irá comparar o valor dos itens com o valor informado. Caso esteja diferente, o sistema irá efetuar a critica. 66

68 Aqui, temos uma das principais novidades do sistema. Cada tela transmitida para o Siscomex fica armazenada neste campo em forma de extrato. Assim podemos visualizar o que foi transferido e copiar as telas sem a necessidade de entrar no Siscomex e copiar uma a uma. IMPORTANTE! Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced e Standard. 67

69 19. TRANSFERÊNCIA DSE SISCOMEX Como no RE, a DSE também pode ser integrada com o Siscomex sem a necessidade de redigitação. Uma vez acionado o módulo o sistema irá exibir a seguinte tela: Assim como no RE, basta selecionar o processo e depois o botão DSE para o Siscomex. que o sistema irá transferir a IMPORTANTE! Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced e Standard. 68

70 20. MODELO DE NOTA FISCAL INFORMAÇÕES BÁSICAS Como é do conhecimento de todos, cada importador tem um formulário de nota fiscal específico (alguns variam no tamanho, outros em formas de cálculo). Com o Objetivo de resolver este problema e tornar o sistema o mais flexível possível desenvolvemos um cadastro de Modelo de nota fiscal onde todas as personalizações podem ser feitas. Uma vez acionado, o sistema exibirá a seguinte tela: Onde: Em cada um dos campos poderemos determinar um modelo para cada tipo de nota. Com o Objetivo de utilizar o mínimo de formulários a descrição da mercadoria pode ser impressa de 3 tipos diferentes: - Trucar a descrição: Caso a descrição do item não caiba no ultimo formulário, o sistema simplesmente irá apagar os caracteres a mais e finalizar a impressão do formulário. - Continuar a descrição no próximo formulário: Caso a descrição do item não caiba no ultimo formulário o sistema não totaliza preenchendo os campos com XXXXXX e continua a 69

71 impressão do item no próximo formulário. - Jogar a descrição para o próximo formulário: Caso a descrição do item não caiba no último formulário o sistema não imprime o item, deixa as linhas restantes em branco, totaliza o formulário normalmente e imprime o item inteiro no próximo formulário. O número da nota pode ser igual ao número do formulário (de forma seqüencial) ou um número por embarque (um número por nota). Para esta segunda opção, o número do primeiro formulário se repete para todos os formulários necessários para impressão dos itens do embarque mudando a numeração apenas para o próximo embarque Certos importadores penem para que a em casos onde a alíquota de ICMS seja impressa em um único formulário mesmo que os itens tenham formulários diferentes. IMPORTANTE! Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced e Standard. 70

72 20.1. MODELO DE NOTA FISCAL CONSULTA CAMPOS Neste módulo poderemos personalizar as colunas que serão impressas na nota. Uma vez acionado o módulo o sistema exibirá a seguinte tela: Note que cada coluna que será impressa está relacionada a um campo dos itens da Nota. Esta configuração serve para definir quais colunas serão impressas e também pode servir como uma coluna de consulta onde durante o ajuste da nota. IMPORTANTE! Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced e Standard. 71

73 20.2. MODELO DE NOTA FISCAL INFORMAÇÕES DE CAPA Na tela de informações de capa, o sistema exibe todos os campos de totais da nota além de permitir que você monte a fórmula desejada. Note que na coluna você tem a liberdade de montar qualquer conta somando os valores calculados nos itens ou mesmo comparando valores e imprimindo hora um informação hora outro. As fórmulas mais utilizadas são: SomaItens(): Esta fórmula será responsável em totalizar o valor de um determinado campo do item e salvar o valor total para posterior impressão. IMPORTANTE! Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced e Standard. 72

74 20.3. MODELO DE NOTA FISCAL INFORMAÇÕES DE ITENS Na tela de informações de itens, o sistema exibe todos os campos de possíveis para cálculo de uma nota fiscal, tanto valores totalizados (CIF, por exemplo) como valores individualizados ( como valor do Frete). Note que a mesma flexibilidade existente na Capa você encontra nos itens. Uma vez personalizado o modelo, basta associá-lo ao cliente e montar uma nota conforme os procedimentos que explicaremos na sequência. IMPORTANTE! Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced e Standard. 73

75 21. ENTRADA DE UMA NFE DIGITADA Com o objetivo de manter o banco de dados atualizado para geração do arquivo do Sintegra, o sistema possui um módulo que permite a inclusão de uma NFE Digitada. Já na abertura do módulo o sistema exibe uma lista com todas as NFE s Digitadas. No canto inferior direito um botão que uma vez acionado exibe a seguinte tela: Onde: Unidade Operacional que a nota fiscal foi dada entrada. Após o preenchimento da primeira tela, basta você selecionar o botão exibirá a seguinte tela: e o sistema 74

76 Seu objetivo é informar para o sistema dados que ele não possui (como valor dos impostos, alíquotas predominantes, etc.). Para os dados de alíquota, o sistema irá replicar esta informação para todos os itens (permitindo que você altere em cada item se necessário). Para os valores totais (como peso, impostos, etc.) o sistema irá efetuar o rateio facilitando a digitação e agilizando a entrada dos dados no sistema. Após a tela de facilitador, o sistema apresenta a tela de itens conforme figura abaixo: 75

77 Neta você possui todos os dados necessários para a digitação do item. Para isso, basta selecionar o botão que o sistema irá repassar os dados da tela de facilitador permitindo que o usuário entre com os dados. Após a digitação dos itens basta você selecionar o botão seguinte mensagem: que o sistema exibirá a Pronto. Sua nota foi registrada no sistema e está pronta para ser integrada e utilizada como base para um NFS. IMPORTANTE! Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced e Standard. 76

78 22. MONTANDO UMA NFR A PARTIR DE UMA NFE A Partir do momento que a nota fiscal de entrada (NFE) está montada (independente de ser uma nota digitada ou uma nota impressa) o sistema permite que os dados desta nota sejam aproveitados para uma nota fiscal de remessa. Para isso o primeiro passo seria baixar a nota fiscal de entrada para a remessa conforme o modulo abaixo: Uma vez acionado o módulo o sistema exibirá uma lista com todas as notas com saldo e possíveis de serem baixadas. Selecione um processo e logo em seguida o botão que o sistema exibirá a seguinte tela: Onde: 77

79 Remetente da NFR. Campo obrigatório uma vez que sem ele o sistema não conseguirá encontrar o modelo de nota a ser utilizado. Neste campo você poderá informar a quantidade desejada a ser baixada para a nota fiscal de remessa (por item). Existe um facilitador, pois uma vez selecionado o sistema entenderá que todos os itens desta NFE deverão ser baixados para a NFR. Para concluir a baixa, basta selecionar o botão módulo NFR. e um novo formulário será criado no Ao entrar no módulo de montagem de NFR, o sistema exibirá todas as notas prontas para serem montadas. Uma vez selecionado o processo, basta acionar o botão a seguinte tela: que o sistema exibirá A partir desta tela, você terá domínio sobre todas as informações da nota NFR que deseja montar. Os dados apresentados são na verdade cópia da NFE utilizada como base para criação desta NFR. 78

80 Após personalizar os dados de capa, basta selecionar o botão apresentará a seguinte tela: que o sistema Assim como na NFE, na NFR temos uma tela facilitadora, para que você não tenha que ficar digitando os mesmos dados para cada item. Além disso para alguns tipos de NFR, certos cálculos são necessários, Nesta tela centralizamos todas as possíveis variáveis conhecidas para elaboração de uma NFR. Preenchida a tela de facilitador, você pode selecionar o botão para a tela de itens. e o sistema o levará 79

81 Assim como em todos os modelos de nota, a tela de itens permite que você faça a alteração de qualquer informação para a NFR. Por ultimo temos as informações do rodapé da nota com seus dados adicionais e as informações específicas para integração com a nota fiscal eletrônica (Informações ao Fisco). 80

82 Ao selecionar o botão o sistema conclui a montagem da nota exibindo a tela a cima. Assim com a NFE, você pode olhar o processamento das formulas através do botão ou mesmo mudar o valor das parcelas calculadas através do botão. IMPORTANTE! Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced e Standard. 81

83 23. MONTANDO UMA NFS A PARTIR DE UMA NFE A Partir do momento que a nota fiscal de entrada (NFE) está montada (independente de ser uma nota digitada ou uma nota impressa) o sistema permite que os dados desta nota sejam aproveitados para uma nota fiscal de remessa. Para isso o primeiro passo seria baixar a nota fiscal de entrada para a saída conforme o modulo abaixo: Uma vez acionado o módulo o sistema exibirá uma lista com todas as notas com saldo e possíveis de serem baixadas. Selecione um processo e logo em seguida o botão seguinte tela: que o sistema exibirá a Onde: 82

84 Remetente da NFS. Campo obrigatório uma vez que sem ele o sistema não conseguirá encontrar o modelo de nota a ser utilizado. Neste campo você poderá informar a quantidade desejada a ser baixada para a nota fiscal de remessa (por item). Existe um facilitador, pois uma vez selecionado o sistema entenderá que todos os itens desta NFE deverão ser baixados para a NFS Para concluir a baixa, basta selecionar o botão módulo NFS. e um novo formulário será criado no Ao entrar no módulo de montagem de NFR, o sistema exibirá todas as notas prontas para serem montadas. Uma vez selecionado o processo, basta acionar o botão a seguinte tela: que o sistema exibirá A partir desta tela, você terá domínio sobre todas as informações da nota NFS que deseja montar. Os dados apresentados são na verdade cópia da NFE utilizada como base para criação desta NFS. 83

85 Após personalizar os dados de capa, basta selecionar o botão apresentará a seguinte tela: que o sistema Assim como na NFE, na NFS temos uma tela facilitadora, para que você não tenha que ficar digitando os mesmos dados para cada item. Além disso para alguns tipos de NFS, certos cálculos são necessários, Nesta tela centralizamos todas as possíveis variáveis conhecidas para elaboração de uma NFS. Preenchida a tela de facilitador, você pode selecionar o botão para a tela de itens. e o sistema o levará 84

86 Assim como em todos os modelos de nota, a tela de itens permite que você faça a alteração de qualquer informação para a NFS. Por ultimo temos as informações do rodapé da nota com seus dados adicionais e as informações específicas para integração com a nota fiscal eletrônica (Informações ao Fisco). 85

87 Ao selecionar o botão o sistema conclui a montagem da nota exibindo a tela a cima. Assim com a NFE, você pode olhar o processamento das formulas através do botão ou mesmo mudar o valor das parcelas calculadas através do botão. IMPORTANTE! Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced e Standard. 86

88 24. CONSULTAR / IMPRESSÃO DE UMA NF MONTADA Assim que finalizamos a montagem da nota, o sistema permite visualizá-la antes de efetuar a impressão. Uma vez selecionado o módulo o sistema exibirá a seguinte tela: Note que as informações que se encontram na tela são as mesmas que serão impressas (inclusive na quantidade de linhas de cada item, valores, etc.) Após uma análise em tela você tem a possibilidade de fazer uma última conferência antes da impressão conforme tela abaixo: Salvar: Antes de imprimir a nota, você tem a possibilidade de salvar os dados da nota em PDF, XLS, etc. e mandar por para o cliente. 87

89 Enviar por Uma vez selecionado este recurso o sistema abre a seguinte tela: Mandar a nota para a impressora configurada no eglobal.dat. IMPORTANTE! Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced e Standard. 88

90 25. BAIXA NFE / ESTOQUE Em determinadas operações, faz-se necessária a baixa da mercadoria para estoque. Este procedimento dever ser feito através do módulo abaixo: Uma vez acionado o módulo o sistema exibirá uma lista com todas as notas com saldo e possíveis de serem baixadas. Selecione um processo e logo em seguida o botão que o sistema exibirá a seguinte tela: Assim como em todos os módulos de baixa, através do campo possibilidade de selecionar a quantidade do item que deseja estocar. você tem a 89

91 Importante ressaltar que no campo você deve selecionar um código de mercadoria previamente cadastrado no sistema. Uma vez selecionado, basta escolher as quantidades que deseja baixar. A validação é feita quando o sistema preenche o campo na coluna. IMPORTANTE! Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced e Standard. 90

92 26. INTEGRAÇÃO NOTA FISCAL SINTEGRA Como já dissemos anteriormente esta integração gera o arquivo de notas fiscais conforme lay-out definido pelo governo. Uma vez acionado o módulo você irá de deparar com a seguinte tela: Para a geração do arquivo, basta selecionar quais notas deseja que sejam gravadas através da coluna. Para facilitar, criamos algumas ferramentas como o intervalo ou mesmo o botão. Finalizada a seleção, basta você confirmar a integração gerar o arquivo. que o sistema irá IMPORTANTE! Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced e Standard. 91

93 27. INTEGRAÇÃO DDNFe DDNFe é um produto da Bysoft que permite a integração da nota fiscal gerada pelo sistema com o site do governo além da emissão dos documentos necessários. Para mais informações consulte nosso departamento comercial. Caso você já possua este produto, o processo de integração é muito simples. Uma vez acionado, o sistema irá exibir a seguinte tela: Através do Período e do tipo de nota fiscal o sistema exibirá os processos prontos para serem migrados. Assim que tiver selecionado a nota através da coluna e preenchido os campos Forma de pagamento, tipo de arquivo, etc., o sistema irá gerar um arquivo no caminho especificado. Confirme a operação e proceda com a leitura do arquivo no sistema DDNFe. IMPORTANTE! Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced e Standard. 92

94 28. SOLICITAÇÃO DE NUMERÁRIO Uma vez configurado os dados no cadastro de clientes, assim que você acessar este módulo ele encontrará todos os processos liberados para solicitação. Encontrando a seguinte tela será exibida: Na tela de detalhes de cada despesa, você tem a possibilidade de editar as informações conforme os seguintes campos: Além da possibilidade de alteração do valor, para fins de arredondamento, por exemplo, você pode definir a conta que esta despesa deverá ser depositada. Uma conta pode ser classificada como conta cliente e conta empresa permitindo montar dois tipos de totais no numerário. DICA! Caso a DI esteja calculada, o sistema irá preencher o valor automaticamente, caso contrário o valor exibido será igual a zero, permitindo que você digite o valor. 93

95 Finalizada a confecção do numerário, você poderá imprimir um documento utilizando o botão. Os recursos que explicamos na prévia da impressão, são válidos para todo o sistema (salvar em arquivo, enviar por etc.). IMPORTANTE! Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced e Standard. 94

96 29. CONTAS A RECEBER Assim que a impressão do numerário for confirmada, o sistema executa uma rotina que alimenta vários módulos como exemplificamos na figura abaixo: Vamos iniciar pela explicação do recebimento de numerário, módulo contas a receber, que uma vez acionado exibirá a seguinte tela: 95

97 Nesta tela temos todos os lançamentos a receber da empresa (independente do lançamento ser administrativo ou operacional) Para os casos de numerário o sistema automaticamente irá classificar como um lançamento operacional. Na tela de lançamentos temos os itens que correspondem a este lançamento (no caso de um numerário, o registro do processo) Porém podemos ter em uma empresa lançamentos a receber com. Sempre que você entrar no módulo de contas a receber e selecionar o botão de incluir, o sistema entenderá como um lançamento administrativo (pois o mesmo não foi gerado por uma ação operacional como uma solicitação de numerário ou uma nota fiscal de saída) Além de editar as informações este módulo também serve como uma previsão do que a empresa tem a receber e pode ser muito preciso utilizando o botão de filtro avançado. Assim que o numerário for quitado, você poderá informar o sistema através do módulo de baixa. IMPORTANTE! Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced. 96

98 30. BAIXA CONTAS A RECEBER O Objetivo deste módulo é informar ao sistema as ao valores quitados. Uma vez acionado o sistema exibirá a seguinte tela: Através dos campos da parte superior da tela (como a Unidade Operacional Vencimento, etc.) você pode filtrar quais são os lançamentos que ainda estão em aberto. Uma vez informado basta selecionar o botão. Na coluna um facilitador. você poderá selecionar quais os lançamentos tem à receber, sendo que existe Antes de você é obrigado a informar e. Uma vez Confirmada a baixa, o sistema irá entender que os lançamentos selecionados foram recebidos e automaticamente irá atualizar o caixa da empresa. IMPORTANTE! Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced. 97

99 31. SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO Como vimos no fluxo, após a solicitação de numerário o sistema gera no módulo de solicitação de pagamento as despesas a serem pagas pelo despachante. O Módulo de solicitação de pagamento uma vez acionado exibirá a seguinte tela: Nela você terá acesso a todas as despesas podendo inclusive atualizar o valor e informar o fornecedor que a despesa está em aberto. Após a edição do pagamento, você terá que selecionar o botão quais as despesas devem ser quitadas. para informar ao financeiro IMPORTANTE! Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced. 98

100 32. MONTAGEM DE PAGAMENTO Foi criado um módulo que permite a consolidação das contas a serem quitadas de um mesmo fornecedor. Uma vez acionado o sistema exibirá a seguinte tela: Através dos campos da parte superior da tela (como a Fornecedor, Vencimento até, etc.) você poderá filtrar quais são os lançamentos, a serem quitados. Uma vez informado basta selecionar o botão. Na coluna existe um facilitador. você pode selecionar quais os lançamentos serão quitados, sendo que Finalizada a seleção, basta você confirmar a ação através do botão. DICA! IMPORTANTE! Neste momento o sistema valida as informações, havendo divergências será bloqueada a montagem do pagamento, retornando ao módulo de liberação. Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced. 99

101 33. LIBERAÇÃO DE PAGAMENTO Tela de liberação de pagamento. O objetivo deste módulo é controlar quais pagamentos podem e quais pagamentos não podem passar pelas regrar de gestão definidas no cadastro de clientes. Uma vez analisada a situação da montagem, um usuário com direito de acesso pode selecionar o pagamento desejado e o botão. Com esta ação o sistema irá liberar a montagem e o lançamento será criado no módulo de conta a pagar. IMPORTANTE! Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced. 100

102 34. CONTAS A PAGAR / BAIXAR Assim que um pagamento é montado ele fica disponível para visualização no módulo de contas a pagar. Porém este módulo não se limita apenas a exibir os dados oriundos do módulo operacional mais também permite um controle das despesas administrativas da empresa. Assim como no módulo de contas a receber, quando você selecionar o botão, o sistema entenderá como um lançamento administrativo. Sendo assim no mesmo módulo teremos uma visão de todas as despesas a serem pagas independentes da origem. Uma vez acionado você visualizará a seguinte tela: Nela, você poderá personalizar o registro e para os casos operacionais, o sistema terá condições de informar através da tela o que está sendo pago, caso exista a necessidade de uma atualização de valor incluindo um acréscimo ou um desconto. Após a conferência, é possível efetuar a atualização do caixa através da rotina de baixa conforme tela abaixo: 101

103 Através dos campos da parte superior da tela (como a Unidade, Vencimento até, etc.) você poderá filtrar quais são os lançamentos que deseja quitar. Uma vez informado basta selecionar o botão. Na coluna você poderá selecionar quais os lançamentos serão quitados. Na parte inferior da tela é necessário preencher os dados de pagamento e de qual conta bancária valor a será abatido. Outro campo muito importante é. Pois dependendo a forma escolhida o sistema terá uma ação diferente. Ex: Caso você selecione a forma de pagamento cheque, o sistema irá solicitar a impressão da folha no mesmo momento confirme a operação. Finalizada a seleção, basta você confirmar a ação através do botão. DICA! Caso no momento da baixa ocorra algum problema na emissão do cheque, você poderá efetuar uma nova impressão. 102

104 IMPORTANTE! Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced. 103

105 35. CAIXA Toda a movimentação financeira da empresa é consolidada neste módulo independente de ter sido gerado um crédito ou um débito. Uma vez acionada, o sistema exibirá a seguinte tela: O sistema sempre exibirá a movimentação financeira do dia, conforme podemos observar no título da janela. Caso você queira informações de outra data ou mesmo visualizar os registros de forma mais objetiva, basta selecionar o filtro avançado tela:. Uma vez acionado o sistema exibirá a seguinte Além dos dados oriundos dos outros módulos é possível efetuar um lançamento direto no caixa (como taxas bancárias ou mesmo lançamentos não previstos) esta operação deve ser feita através do botão. IMPORTANTE! Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced. 104

106 36. CONCILIAÇÃO FINANCEIRA Como sabemos, o fato de uma conta ter sido baixada não significa que o valor foi debitado da conta da empresa. O objetivo deste módulo é informar para o sistema quando o lançamento realmente ocorreu. Para isso você deve incluir uma conciliação. Uma vez acionado o módulo o sistema exibirá a seguinte tela: Os dados a serem preenchidos referem-se ao que você está conciliando. Uma vez informado, selecione o botão e o sistema exibirá a seguinte tela: Através da coluna você pode selecionar quais são os lançamentos que deseja conciliar. 105

107 DICA! IMPORTANTE! Todo lançamento cuja forma de lançamento for diferente de cheque, o sistema trará selecionado, pois partimos do pré suposto que a operação é on line. Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced. 106

108 37. TRANFERÊNCIA FINANCEIRA Em alguns casos, as empresas possuem mais de uma conta bancária e constantemente efetuam transferências bancárias. Uma vez acionado o módulo o sistema exibirá a seguinte tela: Basta você informar os dados solicitados e automaticamente o valor será debitado de uma conta e creditado em outra sem a necessidade de inclusão de lançamentos. IMPORTANTE! Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced. 107

109 38. RESUMO FINANCEIRO O sistema gera de forma resumida os dados do módulo financeiro, conforme tela a seguir: Além de visualizar os dados em tela, você poderá efetuar a impressão desse resumo. DICA! IMPORTANTE! Caso a empresa tenha mais de uma conta bancária, basta deixar o campo em branco e o sistema trará na lista de contas os dados de todas as contas que estiverem classificadas como conta empresa. Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced. 108

110 39. CONTA CORRENTE DO PROCESSO Nesta tela você terá acesso às despesas do processo: Além de possibilitar a consulta de qualquer despesa relacionada ao processo, o sistema também permite incluir uma despesa diretamente no processo (sendo que neste caso, nenhuma movimentação financeira será feita. Este item será apenas exibido no faturamento do processo). IMPORTANTE! Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced. 109

111 40. FATURAMENTO DO PROCESSO Aqui, você tem a possibilidade de emitir os documentos necessários para o faturamento do processo. Uma vez acionado o sistema exibirá a seguinte tela: Note que neste módulo fomos forçados a incluir um Processo de Faturamento. O/os Processo/s que serão/ão faturado/s só iremos informar na tela de. Uma vez incluso o processo de faturamento, podemos visualizar a tela abaixo: Aqui, você terá a flexibilidade necessária para faturar um ou mais processos (faturamento consolidado). 110

112 Para que os processos sejam exibidos na lista, basta selecionar o botão. O sistema trará todos os processos abertos para faturamento bastando selecionar qual será faturado. No momento que o processo for importado, todas as despesas serão enviadas para a tela de permitindo inclusive que você inclua mais itens a serem faturados. A última tela funciona como um protocolo. Finalizada a operação, através do botão você poderá emitir os documentos necessários para o faturamento (nota de despesa / nota fiscal ou RPS). Existe ainda a possibilidade de refaturar um processo. Este caso é utilizado quando o problema foi encontrado antes de enviar a nota para o cliente. IMPORTANTE! Este recurso encontra-se disponível apenas nas versões Advanced. 111

113 41. RPS GERAÇÃO E RETORNO Para os clientes de São Paulo que trabalham com a nota fiscal eletrônica, existe a possibilidade de gerar o arquivo de envio dos RTP s emitidos no dia. 112

114 42. REPORT DESIGN / DOCUMENTO DESIGN Para acessar a ferramenta de Report Design basta selecionar o menu Ferramentas Configurações Reports Design que o sistema exibirá a seguinte tela: Ferramentas que podem ser utilizadas: Para criação de um novo relatório: 113

115 114

116 115

117 116

118 Algumas dicas de formatação de campos: 117

119 43. GERA MENU REPORT Após a criação do documento, precisamos disponibilizá-lo no menu. Uma vez acionada esta opção, o sistema exibirá a seguinte tela: Para incluir um relatório, basta selecionar na coluna da direita qual relatório deseja imprimir e logo em seguida pressionar o botão O sistema automaticamente passará o relatório da direita para a esquerda, sendo que para finalizar a operação basta você selecionar o botão Os botões O botão permitem organizar o relatório no menu. permite que um novo subgrupo seja criado. 118

120 44. NOTA FISCAL DESIGN De nada valeria todas estas rotinas se o sistema não estivesse preparado para imprimir a nota no formulário do importador. Com este Objetivo a Bysoft criou o módulo de ajuste de nota fiscal ou Nota Fiscal Design. Uma vez acionado o sistema exibe a seguinte tela: Basicamente este módulo permitirá que você configure (como em um jogo de batalha naval) qual a linha e a coluna e cada campo da nota que deverá ser impresso. Para desenhar uma nota partindo de um formulário em branco é praticamente impossível. Sendo assim a Bysoft disponibiliza modelos (XML) de vários tipos de nota. Uma vez identificado o tipo da nota que deseja trabalhar e de posse do XML basta selecionar o botão da Bysoft. que o sistema abrirá uma tela para que você possa colar o conteúdo do XML recebido Note que a tela sofrerá uma alteração enorme conforme ilustramos na figura abaixo: 119

121 Os campos e colunas pré- formatados aparecerão na tela, permitindo que você selecione cada um deles e mova (mais para cima, mais para baixo, etc.) até que o campo esteja na posição desejada na impressão do formulário. Além disso, você tem a possibilidade de incluir novos campos (Por exemplo: para a montagem de um quadro de dados adicionais automático. Para isso, basta você encontrar o campo desejado na coluna da esquerda Selecionar e instanciar no modelo da nota do lado direito da tela na linha e coluna desejada para impressão. 120