Manual de Sistema - DDMantra

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1 Prezado Cliente Bysoft Você acaba de adquirir um sistema de recuperação e consulta de informações automáticas do Mantra Neste material, você encontrará explicações de todos os recursos oferecidos pelo sistema, possibilitando a implantação na rotina de trabalho e melhor aproveitamento dos recursos oferecidos. Pré-Requisitos: Ter trabalhado com algum produto Bysoft da Linha DD, uma vez que este sistema utiliza os mesmos padrões de tela (paleta) e consulta de cadastro (consulta on line). Copyright Bysoft Informática todos os direitos reservados Pagina - 1

2 Índice 1. Conceito do sistema 2. Configurações do Consulta Siscomex 3. DDMantra 4. Tabelas 4.1. Localidade 4.2. Siscomex 4.3. Tratamento de Carga 4.4. Avarias 4.5. Indisponibilidade 4.6. Acesso ao Siscomex 4.7. Moedas 4.8. Posição de Follow-Up 4.9. Observação de Follow-Up 5. Cadastros 5.1. Companhias Aéreas 5.2. Consignatários 6. House / Máster 7. Relatórios Copyright Bysoft Informática todos os direitos reservados Pagina - 2

3 1. Conceito do Sistema: O sistema DDMantra foi construído sobre o seguinte conceito: Conexão Automática com o Serpro Estação ou Servidor Recuperação dos dados Serpro Servidor Empresa Estação Estação Estação Dois módulos fazem o trabalho sendo eles: - Um primeiro módulo (Chamado Consulta Siscomex) é instalado em uma máquina que possua o Emulador (IWW) instalado com conexão dedicada ao sistema da receita. Esta máquina pode ser uma estação de trabalho pouco usada na empresa ou o servidor onde o banco de dados do sistema ficará instalado (neste caso o servidor deverá possuir um sistema operacional Windows). Além da consulta programada, este módulo também é responsável pelo envio de informações consultadas através de s previamente configurados. - Um segundo módulo (Chamado DDMantra) é instalado nas maquinas dos usuários. Este módulo servirá para consulta local dos dados extraídos automaticamente pelo Consulta Siscomex sem a necessidade de conectar através do Emulador ocupando a senha, além da emissão de alguns relatórios para controle e controle de Follow-Up do House / Master. Copyright Bysoft Informática todos os direitos reservados Pagina - 3

4 Abaixo estaremos falando de cada um dos módulos individualmente, seus recursos e configurações. Dica: Neste material você não encontrará informações para Instalação do sistema. Caso precise deste tipo de informação, favor acessar o site opção de Downloads / Atualização e seguir os procedimentos de Instalação / Atualização Linha DD. Copyright Bysoft Informática todos os direitos reservados Pagina - 4

5 2. Configurações do Consulta Siscomex: Como citado vagamente em parágrafos anteriores, o consulta siscomex é uma aplicação que deve ser instalada em apenas uma maquina na empresa. Está aplicação será responsável em recuperar os dados do serpro, Além de enviar automaticamente para os usuários que estiverem cadastrados no sistema. Para seu perfeito funcionamento devemos levar com consideração os seguintes aspectos: 1 Esta aplicação será programada pelo usuário para executar uma rotina de recuperação de dados do Serpro. Sendo assim na maquina que ela será instalada deve também estar instalado o IWW. 2 A maquina que a aplicação deverá estar instalada, não poderá ser uma maquina de trabalho, uma vez que a aplicação irá abrir o IWW no horário programado iniciar i processo de recuperação. 3 esta maquina deverá estar conectada a Rede e consequentemente ao bando de dados do sistema, caso contrário o sistema não conseguirá gravar os dados recuperados. Para efetuar a configuração do sistema, selecione o ícone do Consulta siscomex que se encontra na área de trabalho Uma vez selecionado, o sistema não irá abrir tela nenhuma, minimizando a aplicação em um ícone ao lado do Relógio do Windows (lado direito canto inferior da tela) Selecione o Ícone e o sistema deverá mostrar a seguinte tela: Nesta tela o usuário será informado de todas as ações executadas pelo sistema (LOG para simples conferência), além de possíveis problemas durante as ações (como falha na conexão problemas na senha, etc.) Copyright Bysoft Informática todos os direitos reservados Pagina - 5

6 Imediatamente ao lado desta tela, temos as configurações conforme demonstramos na figura abaixo: Onde: - Tipo de Emulador: O sistema poderá fazer a conexão com o siscomex através de um único Emulador. O IWW. Porém este emulador tem duas versões: a versão 3 e a versão 4. Neste campo o usuário deverá informar qual a versão ele está trabalhando. - Sessão IWW: Quando configuramos o Emulador, definimos uma das 5 sessões disponíveis. O usuário deverá informar qual a sessão ele está configurada para conectar ao Serpro. - Arquivo Executável do Emulador: Neste caso estamos falando do arquivo EMU.EXE. Normalmente este arquivo fica salvo na pasta do IWW - Título da Janela emulador: Na parte superior do emulador (uma vez aberto) ele coloca umas informações. Para saber se o Emulador está ativo ou não, o Consulta Siscomex utiliza esta informação. IMPORTANTE: Esta informação tem que ser digitada EXATAMENTE igual ao titulo inclusive no numero de espaços em branco. Caso contrário o sistema não conseguirá fazer a conexão. Copyright Bysoft Informática todos os direitos reservados Pagina - 6

7 - Servidor SMTP: Neste campo o usuário deverá informar o Servidor de envio de que a empresa trabalha. Sem esta informação o sistema não conseguirá mandar os s. - Usuário Campo com o Login do responsável pelo envio. Para um controle mais preciso, sugerimos a criação de um exclusivo para a aplicação, porém ele irá funcionar com qualquer configurado. - Autenticação SMTP: Alguns servidores de requerem login e senha para enviar um . Caso seu servidor requeira tal informação basta selecionar este campo. - Usuário / Senha: Caso seu servidor requeira autenticação de serão nestes dois campos que o usuário e a senha deverão ser informados. - Temporizador: Neste campo o usuário irá informar de quanto em quanto tempo o sistema deverá fazer um processamento (entenda como processamento a consulta no siscomex e logo depois a rotina de envio de ). Utilizar o tempo que achar mais apropriado. Dica: Não trabalhe com um intervalo menor que uma hora, pois isso poderá sobrecarregar sua rede, sua conexão e a senha do siscomex. - Tempo de espera Emulador: Caso o sistema perca a conexão com o siscomex, ele tem que reiniciar o processamento. Este campo vc irá informar quanto tempo em segundos o sistema ficará aguardando a troca de tela do siscomex. Caso este tempo seja ultrapassado, o sistema irá gerar uma ocorrência na tela principal (tela de Log) e irá reiniciar o processamento. Dica: sugerimos 20s. Uma vez configurado o sistema, o usuário deverá selecionar o botão de salvar, fechar a aplicação (selecionando com botão direito do mouse sobre o ícone ao lado do relógio e depois a opção Sair) e abrir a aplicação novamente (para que o sistema carregue as configurações) Caso alguma alteração seja feita por engano, antes de salvar o usuário pode selecionar o botão de cancelar que o sistema irá manter a ultima configuração salva. Finalizada as configurações o sistema está pronto para recuperar os dados do Serpro. Dica: Para fazer um teste o usuário não precisa ficar aguardando o tempo passar ou ficar mudando o horário no relógio do Windows. Basta ele selecionar a tela principal do sistema e depois o botão consulta que fica na parte inferior esquerda da tela. Com isso o sistema irá zerar o relógio interno e iniciar o processamento imediatamente. Copyright Bysoft Informática todos os direitos reservados Pagina - 7

8 3. DDMantra: No DDMantra, o usuário poderá consultar em tela ou em relatório os dados recuperados pelo Consulta Siscomex. Esta aplicação poderá ser instalada em quantas maquinas forem necessárias sendo que seu uso não é restrito a um único usuário (multi-usuário) Caso o consulta siscomex faça uma consulta quando o usuário estiver com a tela aberta, bastará sair do módulo e entrar novamente que o sistema irá atualizar os dados da tela sem a necessidade de sair do sistema. Para seu perfeito funcionamento, alguns cadastros e tabelas devem estar preenchidos (algumas com código oficial do siscomex, outras com códigos a serem definidos pelos usuários). Abaixo falaremos de cada uma destas tabelas e destes cadastros 4. Tabelas do sistema: 4.1 Localidades: Hoje o Siscomex não fornece os dados de Cidade, Estado e Pais sobre uma formatação segura. No intuito de evitarmos problemas, criamos no sistema 3 tabelas: Uma de Pais, Uma de Cidade e uma de Estado. As 3 tabelas estão interligadas uma as outras, sendo assim, ilustraremos apenas a mais completa sendo a tabela de Cidade conforme figura abaixo: Note nesta tabela, que o sistema exibe 3 informações: - Código da Cidade: Campo a ser definido pelo usuário no momento do cadastramento segundo uma regra pré-definida pela empresa. - Estado: Código do Estado em que a cidade se encontra. Note que este campo é um cadastro que pode ser consultado / alterado através do Consulta online que o usuário pode selecionar. - País: Código do País. Neste caso a informação deverá ser informada conforme código oficial do Siscomex (ex: 069 Austrália. 249 Estados Unidos, ETC) Dica: Como já foi mencionado anteriormente, o sistema trabalha sobre os mesmos padrões que qualquer produto da linha DD. Caso tenha alguma dúvida elas pode sem sanadas no manual do DDGipLite Tópico 2. Copyright Bysoft Informática todos os direitos reservados Pagina - 8

9 Caso vc possua o sistema DDGipLite, estes cadastros serão compartilhados e as informações de Pais poderão ser recuperadas através do recurso existente no sistema. Copyright Bysoft Informática todos os direitos reservados Pagina - 9

10 4.2 Siscomex: Nesta tabela o usuário terá a possibilidade de visualizar algumas tabelas do siscomex sendo elas: - Unidade da Receita Federal - Tratamento de Carga - Tipo de Embalagem - Avarias - Indisponibilidade - Acesso ao siscomex (Senhas de acesso ao sistema) Abaixo estaremos mostrando as principais tabelas sendo elas: 4.3 Tratamento de Carga: Nesta tabela o usuário terá acesso aos tipos de tratamento de carga que o siscomex oferece (sendo que hoje ele informa apenas o Numero e o sistema irá mostrar para o usuário o Numero e o Significado) Importante: Esta tabela já é enviada com os tratamentos conhecidos. Caso exista algum tratamento não mencionado, o mesmo deverá ser cadastrado pelo usuário e informado a Bysoft. Copyright Bysoft Informática todos os direitos reservados Pagina - 10

11 4.4 Avarias Nesta tabela o usuário terá acesso aos tipos de avaria que o siscomex oferece (sendo que hoje ele informa apenas a letra e o sistema irá mostrar para o usuário o Numero e o Significado) Importante: Esta tabela já é enviada com os tratamentos conhecidos. Caso exista algum tratamento não mencionado, o mesmo deverá ser cadastrado pelo usuário e informar a Bysoft. 4.5 Indisponibilidade Nesta tabela o usuário terá acesso aos códigos de Indisponibilidade que o siscomex oferece. Importante: Esta tabela já é enviada com os tratamentos conhecidos. Caso exista algum tratamento não mencionado, o mesmo deverá ser cadastrado pelo usuário e informar a Bysoft. Copyright Bysoft Informática todos os direitos reservados Pagina - 11

12 4.6 Acesso ao Siscomex Nesta tela, o usuário deverá cadastrar qual ou quais os despachantes com senha no siscomex para a conexão. Importante lembrar que esta senha é alterada de tempo em tempo e é de responsabilidade do usuário que esta alteração também seja feita no sistema. Caso o sistema não efetiva a conexão por qualquer motivo, automaticamente será selecionada a opção Usuário desabilitado para consulta siscomex. Esta função foi desenvolvida para proteger os dados do usuário e para que ele não perca a conexão junto a Mantra. 4.7 Moedas Nesta tela, o usuário encontrará todas as moedas que podem ser utilizadas pelo Siscomex. Copyright Bysoft Informática todos os direitos reservados Pagina - 12

13 Caso o cliente possua o DDGIPLite, estas moedas poderão ser recuperadas do Siscomex (através da Rotina de Atualização de Tabelas). Caso contrário, ele poderá cadastrar manualmente. Importante: Este cadastro já é enviado pela Bysoft com boa parte das moedas conhecidas. Copyright Bysoft Informática todos os direitos reservados Pagina - 13

14 4.8 Posição de Follow-Up Nesta tela, o usuário poderá cadastrar as principais ações que ele executa durante a administração do processo. Após a consulta do processo, o usuário tem uma tela onde ele pode informar a ação executada que o sistema irá guardas estas informação juntamente com a data e a Hora que o usuário preencheu. 4.9 Observação de Follow-Up Nesta tela, o usuário poderá cadastrar um texto para justificar ou explicar uma ação que foi executada ou que ainda irá ser executado. Ela funciona em conjunto com a Tabela de Posição de Follow Up (Item 4.8 deste manual). Além de cadastrar o texto, o usuário pode já padronizar o texto a uma posição de Follow-Up. Quando a posição for utilizada automaticamente o sistema preencherá a Observação. A Observação pode ser um modelo, onde após o preenchimento do sistema o usuário pode editar completando a informação. Copyright Bysoft Informática todos os direitos reservados Pagina - 14

15 5 Cadastros Como o Objetivo do sistema é recuperar dados do siscomex, não temos muitos cadastros para administrar. Segue explicação dos dois cadastros do sistema. 5.1 Cadastro de Companhias Aéreas Nesta tela, deverá cadastrar quais as companhias aéreas o cliente trabalha, uma vez que o Siscomex só trabalha com o código. Esta informação irá facilitar o entendimento da informação na tela do sistema, uma vez que além do Numero da Companhia o usuário também poderá ver o Nome. 5.2 Cadastro de Consignatários Copyright Bysoft Informática todos os direitos reservados Pagina - 15

16 Nesta tela, deverá cadastrar quais os Consignatários o Cliente, uma que o Siscomex tem apenas o código do CNPJ (sendo que esta informação não é recuperada). Para facilitar, o usuário poderá preencher esta informação após a recuperação dos dados. O campo Evento para encerramento da carga é utilizado para que o usuário informe por consignatário qual evento as cargas deste deverão parar de ser consultadas automaticamente pelo Consulta Siscomex. É neste cadastro que o usuário deverá configurar o das pessoas que ele deseja que o sistema envie o com as informações consultadas pelo sistema. Está disponível também nesse cadastro de encerramento de carga um evento para encerrar a consulta de cargas para esses consignatário. Copyright Bysoft Informática todos os direitos reservados Pagina - 16

17 6 House / Máster É através deste módulo que o usuário deverá incluir o House ou a Máster que ele deseja recuperar os dados (sendo que a recuperação deverá acontecer através do Consulta siscomex conforme explicamos no item 2 deste manual) Para operar este módulo basta selecionar no ícone exibirá a seguinte tela: que o sistema Nela o usuário terá a visualização de todos os documentos incluídos para consulta. Através do recurso de busca, o usuário pode selecionar um house especifico ou ainda um máster e o house (s) correspondente. Para incluir um novo documento para consulta, o usuário deverá selecionar o botão (Incluir). Uma vez selecionado, o sistema exibirá a seguinte tela: Copyright Bysoft Informática todos os direitos reservados Pagina - 17

18 Nela, deverão ser informados os números dos documentos que deverão ser consultados. Copyright Bysoft Informática todos os direitos reservados Pagina - 18

19 Para consultar somente o Master, digite a informação no campo Master e clique no botão. Logo após, informe o house referente ao máster e clique em Ok. Verifique que a cada house incluído, ele é exibido na lista de houses. Para concluir a inclusão de cargas, clique no botão sair. Assim que o Consulta Siscomex fizer a consulta, o usuário poderá verificar os dados através da tela de Informações Básicas. Nesta tela encontram-se todas as informações que um usuário procuraria no Siscomex sem o desconforto de desconectar, ocupar uma senha, ou ainda passando por todo o menu de consulta. Como as informações são todas conhecidas dispensamos a explicação de cada um dos campos da tela (mesmo por que o usuário não tem direito de edição em nenhum dos campos excerto o campo Consignatário). Note que existe um campo na parte inferior da tela O sistema está programado para consultar todos os processo que este campo estiver em branco. Além da tela de informações básicas, o usuário poderá contar com a tela de Históricos (figura abaixo) Copyright Bysoft Informática todos os direitos reservados Pagina - 19

20 Além das informações colhidas pelo Consulta Siscomex, o usuário pode contar com uma tela de Follow-Up para administrar as ações que ele está fazendo no processo (Posição de Follow-Up) e se necessário justificar a ação (Observação) conforme mostramos na tela abaixo: Importante: A tela de Lista Posição FLP, não foi incluída neste material pois trata-se de uma relação das Posições de Follow-Up incluídas no Máster / House organizadas por data criada para simples conferência. Copyright Bysoft Informática todos os direitos reservados Pagina - 20

21 Para finalizar o módulo, criamos uma tela chamada Telas consultadas Nela, o usuário terá uma visão exata da tela do siscomex sem nenhum tratamento ou mudança de posição (excerto que a visualização será feita de forma vertical e não tela a tela como no siscomex). Copyright Bysoft Informática todos os direitos reservados Pagina - 21

22 7 Relatórios: No DDMantra possuímos o Relatório de Estatística de Carga. O Relatório de Estatística de Carga tem o objetivo a apuração de cargas por consignatário, indisponibilidade, e URF de Entrada. Com os filtros disponibilizados pode-se apurar o motivo de cargas de determinado consignatário sempre possuem indisponibilidades em determinada URF por exemplo. Uma vez preenchido os filtros o sistema trará o seguinte relatório: Copyright Bysoft Informática todos os direitos reservados Pagina - 22

23 Importante lembrar que o sistema foi feito sobre o mesmo padrão dos sistemas da linha DD Bysoft. Sendo assim ele possui a ferramenta de edição Report Builder permitindo que sobre um numero de campos pré determinados o usuário crie seus próprios relatórios. Relatório de Produtividade por Usuário: O relatório de produtividade por usuário demonstra a quantidade máster e house consultados por usuário do sistema. Copyright Bysoft Informática todos os direitos reservados Pagina - 23