VERIFICAÇÃO E AÇÃO CORRETIVA / PREVENTIVA

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1 VERIFICAÇÃO E AÇÃO CORRETIVA / PREVENTIVA REALIZAÇÃO DE MONITORAMENTOS E MEDIÇÕES: Esse subsistema envolve o estabelecimento e a manutenção de procedimentos documentados para monitorar e medir, periodicamente, as características principais das operações e atividades de uma organização que possam ter um impacto significativo sobre o meio ambiente. Tais procedimentos incluem o registro de informações para acompanhar o desempenho, controles operacionais pertinentes e a conformidade com os objetivos e metas da organização. Através dele, a organização deve assegurar que os equipamentos de monitoramento sejam calibrados e mantidos em perfeito estado, e os registros desse processo devem ficar retidos, segundo procedimentos por ela definidos. A organização também deve estabelecer e manter um procedimento documentado para avaliar periodicamente o atendimento à legislação e regulamentos ambientais quanto aos padrões estabelecidos para efluentes, resíduos e emissões. O processo de medição é uma forma de avaliação do desempenho ambiental essencial para o SGA. A ideia básica é que, sem uma medição efetiva de desempenho com base em parâmetros objetivos, não é possível realmente melhorá-lo. Se a empresa não sabe em que nível de desempenho ambiental se encontra, não saberá como e para onde está indo, tampouco se já chegou lá. A medição e o monitoramento estabelecem a estrutura para a gestão, no sentido de que uma empresa só pode gerenciar eficazmente aquilo que pode medir. Deverão ser monitorados em uma escala de prioridades os aspectos ambientais que se referem a parâmetros de desempenho que estão associados a requisitos legais. A partir do momento em que o desempenho ambiental da empresa vai melhorando em relação a esses parâmetros de monitoramento, posteriormente outros podem ser eleitos visando ao comprometimento com a melhoria contínua. Assim, podem ser monitorados tanto parâmetros associados a controles operacionais, como objetivos e metas estabelecidas. Nesse caso, tais parâmetros passam a serem indicadores de desempenho ambiental. Para o atendimento deste requisito, é suficiente que seja elaborado um plano de monitoramento e medição para cada parâmetro, do qual deve constar: 1. Aspectos/Impactos ambientais significativos; 2. Indicação da meta à qual está associado, bem como o respectivo indicador de desempenho; 3. Identificação do parâmetro que será monitorado, bem como sua periodicidade; 4. Local e método de coleta a ser empregado; 5. Níveis limítrofes do parâmetro (inferior e superior); 6. Nome do procedimento que serve como referência para a realização da análise, bem como forma de registro (formulário específico); 7. Identificação do funcionário responsável. Os monitoramentos comumente realizados estão associados a padrões definidos pela legislação: 1. Emissões atmosféricas de chaminés (dióxido de enxofre, material particulado, fumaça preta, etc.); 2. Parâmetros de qualidade de água (ph, temperatura, turbidez, etc.); 3. Emissões de escapamento de frotas de veículos (fumaça preta, etc.); Além disso, é necessário assegurar, conforme requisito da ISO 9001 para controle de equipamentos de inspeção, medição e ensaios, que cada equipamento utilizado nos processos de monitoramento seja: 1. Identificado em virtude do tipo de análise que realiza; 2. Método e frequência de calibração do equipamento 3. Fornecedor responsável pela calibração e a data da próxima; 4. Localização do equipamento e usuário responsável; 5. Tempo de retenção dos registros de calibração. Cabe salientar que as empresas não necessitam responsabilizar-se pelo processo de calibração de todos os equipamentos necessários ao monitoramento ambiental. Excetuando-se alguns casos (como o medidores do ph), a empresa pode terceirizar essas operações para fornecedores credenciados pelo Instituto Nacional de Metrologia Inmetro. Prof.Valmir Gonçalves Carriço Página 1

2 NÃO CONFORMIDADE E AÇÃO CORRETIVA / PREVENTIVA: Atuar sobre as não conformidades e promover ações corretivas ou preventivas fazem parte das atribuições de mais um dos subsistemas do SGA. Para desenvolver estas atividades, o subsistema deve estabelecer na organização procedimentos para definir responsabilidades e autoridades no tratamento e investigação das não conformidades, adorando medidas para diminuir quaisquer impactos, bem como para iniciar e concluir ações preventivas e corretivas. Também devem ser implementadas e registradas quaisquer mudanças dos procedimentos documentados, que resultaram de ações corretivas ou preventivas. De acordo com as necessidades observadas na implantação do SGA, as atividades a seguir podem ser utilizadas para identificar as não conformidades: 1. Sistema de Análise e Modo de Falhas FMEA; 2. Adequação regulamentar evidenciadas nas auditorias; 3. Controle estatístico do processo CEP; 4. Auditorias internas; 5. Revisão dos projetos; 6. Treinamento e v=certificação de competência; 7. Grupos de melhorias; 8. Grupos de ações corretivas; 9. Simulado de emergência; 10. Monitoramento e medição de itens de verificação; 11. Tratamento f reclamações de clientes em relatórios apropriados; 12. Comunicações internas e externas relacionadas a questões operacionais do SGA. ESTABELECIMENTO DO CONTROLE DE REGISTROS: O subsistema que compõe os registros ambientais possibilita à organização estabelecer e manter procedimentos para a identificação, manutenção e eliminação de registros ambientais. Os registros devem incluir dados de treinamentos, resultados de auditorias e análises críticas. O formato dos registros ambientais deve ser legível e identificável, de modo a possibilitar o rastreamento de atividades, produtos e serviços. Os registros devem ser arquivados e mantidos de maneira que permita ser rápido acesso, também sendo protegidos contra avarias, deteriorações ou perdas, sendo seu período de retenção preestabelecido. É recomendado que fosse criada uma lista mestra de registros contendo pelo menos as seguintes informações: REGISTROS Nome Local / Arquivo Forma de Arquivamento Indexação Tempo de Retenção Responsável Acesso Disposição DEFINIÇÃO DA SISTEMÁTICA DE AUDITORIA DO SGA: Este subsistema visa estabelecer e manter programas e procedimentos de auditorias periódicas. Ele busca determinar se o SGA está em conformidade com as diretrizes estabelecidas para a gestão ambiental, além de verificar sua efetiva implantação e manutenção. O documento a ser elaborado para a implantação desse subsistema é similar ao documento necessário para a ISO 9001, em virtude de as orientações a serem seguidas para a implantação serem as mesmas. Contudo, as listas de verificação devem contemplar as necessidades específicas do SGA. Esse subsistema e sua programação de auditoria devem considerar a importância ambiental das atividades auditadas, assim como os resultados das auditorias anteriores. Os procedimentos de auditoria devem levar em conta a frequência, as metodologias, as responsabilidades e requisitos que compões a realização de auditorias e a apresentação de resultados. O plano anual de auditorias, mesmo em um sistema integrado, normalmente é desenvolvido em virtude do número de não conformidades detectadas na auditoria anterior e da eficiência das ações corretivas tomadas. Prof.Valmir Gonçalves Carriço Página 2

3 REALIZAÇÃO DA REVISÃO CRÍTICA PELA GERÊNCIA: A busca pela adequação e eficácia contínua do SGA é atribuição do subsistema deste subsistema. Ele deve garantir a coleta de informações necessárias, permitindo que a administração realize suas avaliações de forma documentada. Uma análise crítica deve considerar a necessidade de mudanças na política ambiental, seus objetivos e os componentes relacionados do SGA, com base nos resultados levantados pelo subsistema de auditorias, além de mudanças contextuais, considerando sempre o comprometimento com a melhoria contínua. O propósito deste subsistema é documentar o processo e o programa de trabalho básico de assuntos a serem incluídos nas reuniões de Revisão da Alta Administração, buscando assegurar uma avaliação periódica da implantação do SGA. A pretensão é que o processo de Revisão da Alta Administração signifique um foro para discussão e aprimoramento do SGA. Busca também assegurar o adequado gerenciamento, como uma forma de realizar quaisquer mudanças em sua estrutura e forma de implementação que forem necessárias para alcançar os objetivos e metas da organização. É essencial que a alta administração da empresa programe e realize pelo menos duas reuniões de revisão durante o ano. A alta administração deve também assegurar que os dados necessários a cada reunião sejam previamente coletados e devam estar disponíveis aos participantes. É conveniente que alguns itens faça parte da pauta desta reunião, tais como: 1. Suficiência e efetividade da política ambiental; 2. Suficiência e efetividade dos objetivos e metas ambientais, principalmente considerando em que nível se encontra a organização no momento; 3. Nível de implantação do SGA como um todo; 4. Nível de implementação das ações corretivas e preventivas, com base nas auditorias realizadas; 5. Adequação e efetividade de esforços de treinamentos realizados; As especificações para a realização destas reuniões podem ser inseridas dentro do Manual de Gestão Ambiental, de modo que a organização não necessita elaborar e realizar o controle de mais um procesimento. O CICLO PDCA COMO BASE DE ESTRUTURAÇÃO: O método PDCA de controle de processos ou sistemas ambientais, deve ser utilizado para atingir as metas necessárias à adequação ambiental da organização. O método PDCA ou Ciclo PDCA é também conhecido por Ciclo de Shewhart (Walter Shewhart), que foi quem o idealizou na década de 1930 e ainda por Ciclo de Deming (W. Edward Deming), seu principal divulgador na década de 1950, na reconstrução do Japão após a 2ª Guerra Mundial. O PDCA se aplica quando existem metas de melhorias a serem alcançadas. Figura PDCA (AGUIAR) As 4 etapas do método já são conhecidas: PLAN Planejamento: No planejamento é definida a meta de interesse e estabelecidos os meios (planos de ação) necessários para se atingir a meta ambiental proposta pela organização. DO Execução: Para a execução dos planos de ação, as pessoas devem ser treinadas e a seguir, os planos devem ser implementados. Nesta implementação devem ser coletados dados que possa fornecer informações sobre a obtenção da meta. CHECK Verificação: Com o uso dos dados coletados na etapa de execução, é feita uma avaliação dos resultados ambientais obtidos em relação ao alcance das metas. ACTION Ação: Nesta etapa, a ação a ser realizada depende dos resultados obtidos, avaliados na etapa de verificação. Prof.Valmir Gonçalves Carriço Página 3

4 A seguir, duas posições devem ser verificadas: 1. Se a meta foi alcançada, devem ser estabelecidos os meios de manutenção para os bons resultados obtidos. 2. Se a meta não foi alcançada, inicia-se novo giro do PDCA, com o objetivo de se encontrar ações complementares que levarão ao cumprimento da meta ambiental estabelecida pela organização. O objetivo, portanto é conseguir somente os resultados que superem a diferença entre a meta estabelecida e o resultado alcançado inicialmente. O PDCA se aplica também a processos de rotina, onde já existem procedimentos operacionais padronizados. Nesses casos, ele é também chamado de SDCA, o S refere-se a STANDARD Padrão e neste caso substitui o P de PLANEJAMENTO. É um PDCA de manutenção, de garantia das ações ambientais, porém pela sua metodologia, com frequência ele gera também melhorias nesses procedimentos, ou seja, novamente a melhoria contínua. Acompanhamento do PDCA: Durante o acompanhamento do PDCA geralmente são utilizadas algumas ferramentas para identificação do problema ou meta a ser alcançada. Essas ferramentas são adaptadas e utilizadas de acordo com a empresa, o produto e o resultado a ser atingido. As mais comuns são: Reuniões tipo brainstorming, diagrama de Pareto, diagrama de causa e efeito, entre outras. 1. Brainstorming: significa tempestade cerebral ou tempestade de ideias. É uma expressão inglesa formada pela junção das palavras "brain", que significa cérebro, intelecto e "storm", que significa tempestade. O brainstorming é uma dinâmica de grupo que é usada em várias empresas como uma técnica para resolver problemas específicos, para desenvolver novas ideias ou projetos, para juntar informação e para estimular o pensamento criativo. 2. Diagrama de Pareto: Este diagrama tem como finalidade mostrar a importância de todas as condições, a fim de: escolher o ponto de partida para solução do problema; identificar a causa básica do problema e monitorar o sucesso. Vilfredo Pareto foi um economista italiano que descobriu que a riqueza não era distribuída de maneira uniforme. Ele formulou que aproximadamente 20% da população detinham 80% da riqueza criando uma condição de distribuição desigual. Os Diagramas de Pareto podem ser usados para identificar o problema mais importante através do uso de diferentes critérios de medição, como por exemplo, frequência ou custo. O Diagrama de Pareto é uma ferramenta que apresenta um gráfico de barras que permite determinar as prioridades dos problemas a serem resolvidos, através das frequências das ocorrências, da maior para a menor, permitindo a priorização dos problemas, pois na maioria das vezes há muitos problemas menores diante de outros mais graves. Como fazer o Diagrama de Pareto: Determine o tipo de perda que você quer investigar; Organize uma folha de verificação com as categorias do aspecto que você decidiu investigar; Preencha a folha de verificação; Faça as contagens, organize as categorias por ordem decrescente de frequência, agrupe aquelas que ocorrem com baixa frequência sob a denominação outros e calcule o total; Calcule as frequências relativas e as frequências acumuladas. Razões Números de Ocorrências Casos Acumulados Frequência Relativa % Frequência Acumulada % Problema Ambiental Problema Ambiental Problema Ambiental Problema Ambiental Problema Ambiental Problema Ambiental Problema Ambiental Outros TOTAL Outros Problemas Conforme apresentado no gráfico, para diminuir os problemas ambientais 1 e 2 será necessário criar um programa de ação para a empresa, pois com isso, 53% dos problemas serão resolvidos. Prof.Valmir Gonçalves Carriço Página 4

5 3. Diagrama de Causa e Efeito: O diagrama de Causa e Efeito tem como finalidade explorar e indicar todas as causas possíveis de uma condição ou um problema específico. O Diagrama de Causa e Efeito foi desenvolvido para representar a relação entre o efeito e todas as possibilidades de causa que podem contribuir para esse efeito. Também conhecido como Diagrama de Ishikawa, porque foi desenvolvido por Kaoru Ishikawa. É uma ferramenta muito utilizada para estudar: Os fatores que determinam resultados que desejamos obter (processo, desempenho, oportunidade); As causas de problemas que precisamos evitar (defeitos, falhas, variabilidade). Como fazer o diagrama de causa e efeito a) Defina o problema a ser estudado e o que se deseja obter (o que deve acontecer ou o que deve ser evitado). b) Procure conhecer e entender o processo: observe, documente, fale com pessoas envolvidas, leia. c) Reúna um grupo para discutir o problema, apresente os fatos conhecidos, incentive as pessoas a dar suas opiniões, faça um brainstorming. d) Organize as informações obtidas, estabeleça as causas principais, secundárias, terciárias, etc. (hierarquia das causas), elimine informações irrelevantes, monte o diagrama, confira, discuta com os envolvidos. e) Assinale os fatores mais importantes para obtenção do objetivo visado (fatores chave, fatores de desempenho, fatores críticos). RESUMO: A fase de verificação e ação corretiva e preventiva envolveu o estabelecimento e manutenção de procedimentos documentados para monitorar e medir, periodicamente, o desempenho ambiental da organização, os quais estão associados aos impactos ambientais. Esse processo de monitoramento do SGA é responsável pela criação de uma série de registros para os quais a organização deve estabelecer uma sistemática para controlar e arquivar por períodos determinados. Este subsistema ainda busca acima de tudo o processo de melhoria contínua de todos os processos desta mesma organização. BIBLIOGRAFIA: SEIFFERT, Mari Elizabete Bernardini. ISO Sistemas de Gestão Ambiental: Implantação Objetiva e Econômica. 4ª edição São Paulo: Atlas, AGUIAR, SILVIO. Integração das Ferramentas da Qualidade ao PDCA e ao Programa Seis Sigma / Silvio Aguiar. Nova Lima: INDG Tecnologia e Serviços Ltda., Disponível em: < Acesso em 09 mai Disponível em: < Acesso em 09 mai Disponível em: < Acesso em 09 mai Prof.Valmir Gonçalves Carriço Página 5