Perguntas Frequentes

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1 E&L Recursos Humanos e Folha de Pagamento Perguntas Frequentes 1. Quando o Governo libera novas tabelas de INSS, IRRF e Salário família, o sistema atualiza automático? Não. É necessário efetuar a atualização no menu: Arquivos/Cadastro do Sistema/Valores/IRRF, INSS, Salário família, Instituto e Férias Como faço para criar uma base teste? Basta acessar o menu: Opções/Base de dados Simulação, clique no botão criar nova base, o sistema abrirá a tela para cadastrar a nova base, informe o nome da base a ser criada, selecione o período que deseja obter as informações e clique em Gravar. O sistema irá fazer o backup e criar nova base a partir desse backup. Para depois acessar a base criada, acesse ao menu: Opções/Base de dados Simulação, selecione a base e clique em Acessar Base. 3. Existe algum relatório que saia os aniversariantes? Sim. Basta acessar o menu: Relatórios/Dados Funcionais/Aniversariantes do Mês. Lembrar de marcar as situações desejadas, na aba Situações. 4. Existe algum relatório que conste os funcionários demitidos e admitidos? Sim. Menu: Relatórios/Dados Funcionais/Demitidos no mês e Relatórios/Dados Funcionais/Admitidos no mês. 5. Existe relatório com o nome dos funcionários e cargos ocupados? O usuário pode criar os relatórios conforme a necessidade, acesse ao menu: Relatórios/Listagens e Consulta Dinâmica/Novo, informe a fonte de dados, o nome do relatório e clique em Avançar. Na próxima tela selecione os campos para compor o relatório, clique em Avançar. Se desejar fazer algum agrupamento na próxima tela o sistema mostrará os campos para agrupamento, clique em Avançar. Na próxima tela clique novamente em Avançar e por último finalizar. 6. Existe alguma tela em que possa cadastrar todas as alterações salariais e promoções dos funcionários? 1

2 Sim. No cadastro de funcionários, tem o link Observações, é a tela em que se cadastra toda e qualquer observação do funcionário. 7. Como faz para duplicar um cadastro de funcionário? Acesse o cadastro do servidor (este cadastro que será duplicado deve estar demitido), através do menu: Arquivos/Cadastro de Funcionários Link Duplicar Cadastrado. 8. Onde podemos cadastrar as licenças dos servidores? No cadastro de funcionários, menu: Arquivos/Cadastro de Funcionários, link Licenças e Afastamentos. 9. No sistema tem como importar os arquivos para pagamento do PIS/PASEP? Sim. Menu: Preparação/Geração de Arquivos/PIS/PASEP. 10. Onde é Feito o backup no sistema? Menu: Opções/Backup, Otimização, Transmissão dos dados e relatórios. Lembrando que nesta tela é possível fazer configuração para toda vez que sair do sistema perguntar se deseja fazer backup ou até mesmo configurar para fazer backup toda vez que sair do sistema. 11. Onde é feito a geração da RAIS? Menu: Preparação/Geração de Arquivos/Arquivos Anuais/RAIS 12. Onde é feito a geração da DIRF? Menu: Preparação/Geração de Arquivos/Arquivos Anuais/DIRF 13. Onde é feito o cadastro de novo padrão salarial? Menu: Arquivos/Cadastro do sistema/valores/padrão Salarial 14. Onde é impresso o termo de rescisão? Relatórios/Divisão de Recursos Humanos/Termo de Rescisão 15. No sistema é possível o setor da Contabilidade fazer os cadastros de autônomos para geração automática da SEFIP? Sim. No sistema de RHF é possível dar acesso apenas ao cadastro de autônomos. 2

3 Para isso é necessário criar um grupo de usuários, no menu: Arquivos/Cadastro Geral/Grupo de usuário, em seguida, é necessário dar o acesso a esse grupo apenas para o cadastro de autônomos, menu: Opções/Controle de Acesso/Acesso por tipo de funcionário, selecionar o tipo de funcionário autônomo e escolher o grupo criado. 16. Como é feita a folha de 13º salário? Primeiramente no cadastro de funcionário deve estar configurado a forma de cálculo de 13º salário, se será pago no aniversário, em 02 parcelas etc. Depois acessar o menu: Preparação/Inicialização da Folha, em Opção informar Somente 1ª parcela do 13º salário (se for pago em 02 parcelas e esta for a primeira) ou Somente 2ª parcela do 13º salário (se for pago em uma única parcela, ou então se for pago em 02 parcelas e esta for a 2ª parcela), depois clicar em Gravar e efetuar o cálculo no menu:preparação/cálculo da Folha. 17. Como fazer a inicialização da folha complementar? A folha complementar pode ser feita por funcionário, por um grupo de cargos, por regime etc. Menu: Preparação/Inicialização da Folha, em Opção, informar se será por funcionário, cargo ou regime, depois clicar em Gravar, em seguida habilitará um botão onde serão informados os funcionários, os cargos ou os regimes etc. que irão participar da folha. 18. Os relatórios podem ser salvos em Excel? Sim. Assim que imprimir o relatório em tela, clique no disquete na parte superior do relatório, informe o nome do arquivo a ser salvo e em salvar como tipo, selecione Excel file OLE (*.xls). 19. O sistema permite que o próprio usuário monte o relatório? Sim. Menu: Relatórios/Listagens e Consultas Dinâmicas/Novo, informe a fonte de dados, o nome do relatório e clique em Avançar. Na próxima tela selecione os campos para compor o relatório, clique em Avançar. Se desejar fazer algum agrupamento na próxima tela o sistema te mostra os campos para agrupamento, clique em Avançar. Na próxima tela clique novamente em Avançar e por último finalizar. 20. O sistema permite o cadastro de pensionistas judiciais? Sim. Menu: Arquivos/Cadastro de Pensionista Judicial. Lembrando que antes deverá 3

4 ser cadastrado o pensionista no cadastro geral de pessoa. 21. No sistema tem alguma opção de aplicar um reajuste salarial para um determinado grupo? Sim. Menu: Arquivos/Cadastro do Sistema/Índices de Reajuste, selecione qual a tabela (Auxiliar ou Padrão), informe o percentual ou o valor, e em seguida informe o padrão ou auxiliar inicial e final que receberá o reajuste. 22. No sistema tem opção de cadastrar prorrogação de licença maternidade? Sim. Menu: Arquivos/Cadastro de funcionários/licenças e Afastamentos, no próprio cadastro do afastamento da licença maternidade, terá a opção de Gerar a Prorrogação de Licença Maternidade. 23. Como imprimir somente o relatório de resumo de folha de pagamento? Acesse o menu: Relatórios/Relatórios Matriciais/Impressão da Folha de Pagamento, na aba Configurações, deixar a opção Imprimir Funcionários desmarcada. 24. O sistema faz alguma verificação dos dados da Sefip com as informações do sistema? Sim. Menu: Relatórios/Relatórios Fixos/Guia de INSS/Instituto de Previdência/Comparar Base de dados Sefip. 25. É possível fazer a alteração da forma de pagamento do 13 de um grupo de pessoas ou de todas de uma só vez? Sim. Opções/Alteração de pagamento de 13º salário, informe a nova forma de pagamento e em seguida selecione as pessoas desejadas ou então o grupo de pessoas, através das quebras de cargo, padrão salarial, regime etc. e clique em Gerar. 26. É possível lançar uma verba para um grupo de pessoas ou todas de uma só vez? Sim. Menu: Preparação/Geração de lançamentos Específicos, escolha o grupo de servidores, e se for o caso, a tabela a ser gerada (fixo ou mensal), informe o lançamento, a quantidade e o valor caso precise. Marque a opção: Só para quem corresponde a inicialização da folha. 27. O sistema tem como utilizar um modelo de documento já digitado no Word? 4

5 Sim. Menu: Arquivos/Cadastro do Sistema/Configurações/Modelo de Documentos. Nessa tela poderá ser cadastrado o documento conforme os parâmetros oferecidos pelo sistema. 28. O sistema possui uma trava de folhas? Sim. Menu: Preparação/Fechamento Pagamento da Folha. Terá 04 etapas. 29. O sistema faz o controle dos dependentes automáticos? Sim. Estando os dependentes com a informação da data de nascimento preenchida corretamente e a informação da idade limite preenchida no cadastro de dependentes, o sistema realiza a baixa automática dos dependentes na época devida. 30. Depois da folha calculada é possível inserir um lançamento fixo para o servidor? Sim. Basta acessar o cadastro de lançamento fixo, inserir a verba, e depois em Lançamentos Mensais calcular o mensal, com a opção de Gerar Lançamento Fixo marcada, e calcular o mensal só para esse funcionário. 31. Onde pode ser impresso o relatório Certidão por tempo de Serviço? Menu: Relatórios/Relatórios do INSS/Instituto/IRRF, nesse menu terá 03 opções de Certidão de Tempo de Serviço. 32. Como faço para deixar um grupo de funcionários gravado para emissão de relatórios? Em qualquer tela de emissão de relatórios, poderá fazer a quebra desejada, por funcionário, cargo, padrão, regime, lotação etc. depois de selecionadas as quebras, clique no sinal de mais (+) verde que tem no início da tela, informe o nome da seleção desejada e clique em Gravar, toda tela de relatório e geração de arquivo, terá essa seleção cadastrada. 33. Quando a senha de um usuário é bloqueada, qual o procedimento para desbloquear? Deverá solicitar ao usuário master o desbloqueio da senha, que deve ser feito no menu: Arquivos/Cadastro Geral/Usuário, ele deverá localizar o cadastro do usuário que está bloqueado e em Situação colocar Ativo. 5

6 34. Quando um funcionário é demitido e ele é usuário do sistema, existe algum procedimento para bloquear o código de usuário? Sim, o usuário master deve acessar o menu: Arquivos/Cadastro Geral/Usuário, ele deverá localizar o cadastro do usuário e em Situação informar Inativo. 35. O sistema faz o controle do Vale Transporte automático? Sim. Tem um módulo de Vale Transporte no sistema, onde é feito o cadastro das linhas de ônibus, com os valores das passagens, o cadastro dos funcionários nas linhas, onde é informado qual o funcionário que terá o vale, a quantidade diária e qual a linha, e a geração do vale. O sistema irá descontar o VT automaticamente, sendo o valor desse desconto até 6% do salário base de cada servidor. 36. Quando um usuário esqueceu sua senha de acesso o que podemos fazer? Se tiver outro usuário no sistema que seja usuário master, ele poderá fazer a alteração da senha do usuário que esqueceu a mesma. Para isso basta acessar o menu: Arquivos/Alteração Senha(Usuário Atual), no campo usuário selecionar o usuário que esqueceu sua senha, no campo senha atual informar a senha do usuário que esta logado no sistema, no campo nova senha informar qual será a nova senha e no campo confirmar senha deve-se fazer a confirmação da senha escolhida. 37. O sistema possui meio de gerar provisão de 13 salário e férias? Sim. Basta acessar o menu: Atualização/Provisão. 38. É possível estando na tela do cadastro de funcionário fazer impressão de qualquer relatório que desejar? Sim, estando em qualquer tela do sistema é possível acessar o menu Relatórios e fazer impressão de qualquer relatório ou somente visualizá-lo. 39. No sistema existe a opção de cadastrar diárias? Sim, no menu: Atualização/Diárias e também pode ser impresso relatório no menu: Relatórios/Controles Auxiliares/Solicitação de Diárias. 40. O sistema possui meio para liberar informações para o Portal da Transparência como pede a Lei Complementar nº 131 de 27/05/2009? 6

7 Sim, basta acessar o menu: Utilitários/Portal da Transparência que é possível fazer a geração e publicação das informações diretamente para o portal. 41. O sistema possui avanço de nível automático? Sim, é possível fazer a geração da progressão acessando o menu: Opções/Progressão Salarial. 42. O sistema possui opção para cadastrar concursos? Sim, é só acessar o menu: Recursos Humanos/Concursos. 43. O sistema possui campo para informação sobre Medicina do Trabalho? Sim, no menu: Recursos Humanos/Medicina do Trabalho existem vários cadastros relacionados a esse tema que pode ser alimentado para utilização. 44. No sistema é possível cadastrar avaliação para os funcionários? Sim, no menu: Recursos Humanos/Avaliação dos Funcionários é possível fazer o cadastro das avaliações. 45. O sistema possui alguma opção para cadastrar informações da CIPA? Sim, no menu: Recursos Humanos/Cadastrar CIPA. 7