Nota Técnica: Considerações para a padronização de ERP na. Eletrobrás Amazonas Energia

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1 Nota Técnica: Considerações para a padronização de ERP na Eletrobrás Amazonas Energia Subsídios para o processo de padronização SAP-ERP nas empresas Eletrobras Ref. NT-Cotise-01/2011: Análise técnico-financeira para implantação de solução ERP em todas as empresas Eletrobras Versão 1.0 NT-DGT - 001/2011 Emissão: 18/11/2011 Eletrobrás Amazonas Energia DGT Departamento de Tecnologia da Informação e Telecomunicações

2 Página 2/12 Índice 1. Objetivo Contextualização Arquitetura de sistemas corporativos da Eletrobras Amazonas Energia Dificuldades enfrentadas com relação ao ERP atual Benefícios do processo de padronização de ERP na Eletrobras Amazonas Energia Estimativa de Licenças para o ERP Estimativa do custo da padronização do ERP na Eletrobras Amazonas Energia Conclusão Referências...12

3 Página 3/12 1. Objetivo Esta nota técnica objetiva registrar fatos relevantes que apóiem a decisão da Eletrobrás Amazonas Energia a decidir pela adoção de uma solução do tipo ERP (do termo originalmente criado em inglês, Enterprise Resource Planning, ou, em português, Sistemas Integrados de Gestão Empresarial) em substituição ao ERP atualmente instalado e que suporta os principais processos de gestão da Empresa. Também, atende à solicitação da Eletrobras sobre informações necessárias para compor o processo de audiência pública de padronização de sistema SAP-ERP para as quinze empresas que compõem o Sistema Eletrobras. 2. Contextualização Até o primeiro semestre de 2002, a Manaus Energia S/A processava suas operações administrativo-financeiras através de sistemas e infraestrutura da Centrais Elétricas do Norte Eletronorte. Com a desvinculação da Manaus Energia S/A da Eletronorte, houve a necessidade de adoção de uma solução integrada que suprisse as necessidades de controle da organização. Nesta oportunidade, decidiu-se pela implantação de um ERP compartilhado entre a Manaus Energia S/A e as empresas Companhia Energética do Amazonas e Boa Vista Energia, estas em situação semelhante àquela. Após processo licitatório e assinatura do objeto contratual com a empresa Oracle do Brasil em dezembro de 2001, iniciou-se o projeto de implantação do EBS Oracle Applications. Esta solução abrangia a gestão de contas a pagar, contas a receber, tesouraria, recebimento fiscal integrado, suprimentos, aquisições, contabilidade, orçamento e recursos humanos. O processo de Implantação foi concluído em agosto de 2002, quando o ERP foi oficialmente disponibilizado para a produção. A versão atualmente utilizada é a versão , sendo a versão de mercado atual a versão R12. O projeto de implantação elaborado em 2001 previa a utilização do sistema por 100 usuários. Hoje contamos com mais de 600 usuários realizando operações diretamente no ERP e mais de 2000 usuários indiretos utilizando consultas diversas (contracheque, férias, benefícios).

4 Página 4/12 Desde o início, o projeto de implantação não previa a cobertura de todas as necessidades da gestão, tendo sido necessária a contratação de outras soluções complementares que pudessem ser integradas ao ERP. Em março de 2008, as empresas Manaus Energia S/A e Companhia Energética do Amazonas foram unificadas gerando a empresa Amazonas Distribuidora de Energia S/A, que se tornou parte do sistema Eletrobras. Com esta mudança, iniciou-se um trabalho de padronização dos processos e de ações entre todas as empresas do grupo Eletrobras visando a melhoria da eficiência e a utilização assertiva dos recursos. Em 02 de setembro de 2009 foi criado no âmbito da Eletrobras o Comitê de Tecnologia da Informação, Automação e Telecomunicação do Sistema Eletrobras Cotise, cuja missão maior é a implantação de uma política integrada de tecnologia da informação, automação e telecomunicação. Neste sentido, desde a sua fundação, o Cotise tem direcionado esforços no alinhamento estratégico das ações de TIC. Em meio a estas ações, iniciou-se um estudo para o levantamento da situação de cada empresa do grupo Eletrobras com relação aos seus sistemas corporativos e de gestão. O estudo concluiu que a maioria das empresas possuía alguma solução ERP, embora nem todas possuíssem soluções completas. Dentre as empresas que possuíam ERP, seis possuíam ERP da empresa SAP e as demais estavam fragmentadas entre outros cinco outros fornecedores. Ao se examinar a situação da Eletrobras Amazonas Energia, a avaliação é a de que há a necessidade de investimentos na contratação de consultorias para a remodelagem do ERP, customizações, adaptações dos processos e aquisição de módulos para adequação da atual versão. Desde a sua implantação, a empresa passou por diversas reformulações e os investimentos no ERP não acompanharam este progresso, tornando-o defasado em relação às necessidades crescentes da administração. Através da comparação entre as quinze empresas do grupo, tornou-se evidente a necessidade de padronização dos ERP, uma vez que esta diversidade de plataformas gera uma grande dificuldade na consolidação das informações no nível da holding.

5 Página 5/12 Tal fato é evidenciado no fechamento do balanço patrimonial anual, quando todas as empresas têm que enviar seus dados de balanço para a consolidação do grupo Eletrobras. Neste momento, sempre há atraso na publicação das informações devido a dificuldade nas análises dos balanços individuais. 3. Arquitetura de sistemas corporativos da Eletrobras Amazonas Energia O ERP está hospedado em um servidor Sunfire 6800 System e utiliza banco de dados Oracle 8i. A solução utilizada pela Eletrobras Amazonas Energia é composta de módulos do próprio ERP e é complementado por sistemas externos ao EBS interligados ao mesmo. O ERP também se integra com o sistema de arrecadação e faturamento comercial (Ajuri) através de interface de contabilização e com o Sistema de Gerenciamento da Distribuição SGD. EBS Oracle Contas a Pagar Contas a Receber Tesouraria Contabilidade Orçamento Suprimentos Recebimento Fiscal Recursos Humanos Sistemas Agregados Benefícios Folha de Pagamentos Medicina do Trabalho Segur. do Trabalho NF Eletrônica Livros Fiscais Licitação SPED Contábil e Fiscal Compras Desp. de Viagens Figura 1 Arquitetura de sistemas corporativos da Eletrobrás Amazonas Energia

6 Página 6/12 4. Dificuldades enfrentadas com relação ao ERP atual Para as empresas em geral, o fato de possuírem diversos sistemas corporativos para atender a suas áreas de negócio impõe grandes dificuldades para manutenção desta arquitetura, evolução dos sistemas, análise de impacto das solicitações de mudanças, integridade dos dados e padronização dos processos que contemplem em seu fluxo mais de um eixo de atuação da empresa. A maior parte dessas dificuldades, destacadas a seguir, está ligada diretamente à integração entre os sistemas corporativos, uma vez que, em geral, tais sistemas, com plataformas e arquiteturas diferentes, foram criados em momentos distintos na linha do tempo, o mesmo ocorrendo para suas evoluções e manutenções. Sistema Eletrobras: o Intercâmbio de informações financeiras, orçamentárias e contábeis com a holding; o Intercâmbio de informações e dados entre empresas; o Adoção de estratégias unificadas para as empresas do Sistema Eletrobras; o Maiores custos de capacitação do corpo técnico em função das diversas tecnologias e processos de trabalho adotado; o Processos de trabalho e tecnologias não padronizadas dificultam o intercâmbio de experiências e o compartilhamento de conhecimento especializado entre as empresas; o Garantia de conformidade e uniformidade de controles no conjunto de empresas pela falta de padronização de processos e diversidade de tecnologias utilizadas; o Reuso de processos automatizados e regras de negócio, decorrentes de experiências bem sucedidas. Áreas de negócio das empresas: o Regras de negócio diferentes para a mesma informação - um tributo, alíquota ou índice pode ser calculado de forma diferenciada em sistemas diferentes, gerando informações inconsistentes;

7 Página 7/12 o Geração de relatórios consolidados, com informações provenientes de sistemas diferentes, para atender aos órgãos controladores; o Necessidades de estruturas dedicadas à conciliação de dados entre processos e sistemas de informação; Tecnológicas: o Plataformas de desenvolvimento diferentes, exigindo uma equipe com conhecimentos técnicos pulverizados em uma gama excessivamente ampla de tecnologias; o Alta complexidade da arquitetura de integração entre sistemas - o número de interfaces entre sistemas cresce exponencialmente a cada sistema corporativo inserido no portfólio; o Grande dificuldade em resolver problemas de inconsistência de dados causados por falhas no processo, devido à existência de várias áreas e sistemas de informações distintos, relacionados ao mesmo processo; o Redundância e inconsistência de dados. 5. Benefícios do processo de padronização de ERP na Eletrobras Amazonas Energia Em consonância com os objetivos dessa nota técnica, procuramos destacar os principais benefícios alcançados com a adoção de uma solução de ERP padronizado na Eletrobrás Amazonas Energia: Facilidade no intercâmbio de dados entre as Empresas Eletrobras; Alinhamento aos Objetivos Estratégicos corporativos e aos Princípios e Diretrizes Gerais da Política Integrada de TIC; Agilidade na consolidação dos balanços junto a Holding; Eliminação substancial de sistemas legados e controles paralelos; Eliminação de diversos contratos de manutenção; Aumento do grau de padronização das aplicações e dos processos no âmbito do Sistema Eletrobras que, segundo o Gartner, encontra-se posicionado nos menores graus tanto de padronização de aplicações, quanto de processos.

8 Página 8/12 6. Estimativa de Licenças para o ERP Como uma estimativa inicial da necessidade de licenças de um ERP para atender as áreas de negócio da Eletrobras Amazonas Energia, serviu como subsídios as informações das empresas: Eletrobras holding, Eletrobras Eletronorte, Eletrobras Furnas e Itaipu Binacional, atuais usuárias do sistema SAP-ERP. Para cálculo da estimativa do número de licenças da Eletrobras Amazonas Energia, apresentada no quadro 2, foi considerada a média ponderada das empresas, tendo como base: o número de empregados de cada empresa; e o número de licenças em uso nas empresas pesquisadas, tendo sido atribuído maior peso para aquelas cujas informações foram consolidadas a partir de um estudo aprofundado dos diversos tipos de licença SAP-ERP, com base no produto disponível na própria ferramenta para auditoria. Em particular, para as licenças do tipo CFM Professional foi considerado um valor de referência, com base no número de licenças adquiridos pela Eletrobras, uma vez que se trata de processo específico a usuários avançados de tesouraria (controle de financiamentos e de aplicações financeiras, por exemplo). Tipo Licença Professional Descrição Colaborares que desempenham atividades abrangentes dentro do sistema e/ou que participem de algum fluxo de aprovação. Estimativa do Número de Licenças Eletrobras Amazonas Energia Limited Colaboradores que desempenham atividades únicas e Professional distintas relativas à sua área de atuação na empresa. 648 CFM Professional Colaboradores que atuem em atividades de tesouraria. 3 Developer Colaborares/consultores desenvolvedores ABAP e BASIS. 6 Employee Colaboradores que utilizem auto-serviços, auto-compras, consulta a dados funcionais: férias, contra-cheque, etc TOTAL Quadro 2 Estimativa de número de licenças do SAP-ERP para a Eletrobras Amazonas Energia A estimativa do número potencial de licenças do tipo padrão para sistemas ERP, necessárias para uma empresa com o número de empregados da Eletrobras Amazonas Energia, utilizandose estudo do Gartner, conforme quadro 3, indica uma média de licenças Professional +

9 Página 9/12 Limited Professional equivalente a 54% do número de empregados. Esse valor é compatível com o resultado obtido com base na estimativa apresentada no quadro 2 (49%). Quadro 3 Percentual Aplicado ao Número de Empregados para Obtenção de Estimativa do Número de Licenças ERP 7. Estimativa do custo da padronização do ERP na Eletrobras Amazonas Energia Tomando-se por base os valores médios das licenças do SAP-ERP praticados nos contratos com as empresas Eletrobras pesquisadas, a estimativa de custo com a aquisição das licenças necessárias à Eletrobras está apresentado no quadro 4, sem considerar possíveis descontos adicionais a serem concedidos pela empresa SAP, considerando a padronização da solução para todas as 15 empresas do Sistema Eletrobras. Tipo Licença Estimativa do Número de Licenças Eletrobras Amazonas Energia Custo médio das licenças (R$) Estimativa de Custo Eletrobras Amazonas Energia (R$) Professional 714 R$ 9.307,00 R$ ,09 Limited Professional 648 R$ 3.782,00 R$ ,44 CFM Professional 3 R$ ,94 R$ ,82 Developer 6 R$ ,00 R$ ,00 Employee R$ 719,00 R$ ,66 TOTAL R$ ,00 Quadro 4 Estimativa de custo das Licenças ERP para a Eletrobras Amazonas Energia Considerando-se uma estimativa de que o custo das licenças representa entre 20% e 25% do custo total de implantação do projeto, de acordo com pesquisas do Gartner, incluindo valores de hardware, implementação, sustentação por dois anos, suporte e manutenção, além do

10 Página 10/12 software, espera-se que o projeto de implantação do SAP-ERP na Eletrobras Amazonas Energia chegue ao valor médio de R$ 40 milhões. Essa faixa de valor é compatível com o custo de recente projeto de implantação do SAP ERP na Eletrobras Furnas. 8. Conclusão O Gartner acredita que os executivos de negócio devem deixar o enfoque prioritário de redução de custo para usar investimentos de TI como uma arma estratégica que possibilite o crescimento da organização e simplifique a tomada de decisão empresarial com base em informações mais precisas e tempestivas. É exatamente isso que tem movido a gestão da Eletrobras Amazonas Energia na direção de adotar uma solução ERP. De acordo com o Gartner, atualmente, são as seguintes as principais motivações para adoção de um ERP: Clássicas: Consistência de dados empresariais em alto nível; Integração de processos; Adoção de melhores práticas de automação; Aumento da produtividade de TI; Inovadoras: Instrumento para governança de processos; Possibilidade de se ter os processos vistos como commodities. De um modo geral, pode-se dizer que se obtêm melhores resultados em termos de eficiência operacional, consistência de informações, garantias de controles (conformidade) e agilidade nas respostas de TI. As grandes empresas que já adotaram um ERP têm consolidado, a cada dia, mais benefícios estratégicos, técnicos, operacionais e financeiros, como resultado da adoção de um sistema com essas características, associado a um baixo nível de customização. A definição do escopo a ser contemplado na solução ERP a ser adotada na Eletrobras Amazonas Energia e sua estratégia de implantação definirá as diretrizes do projeto a ser desenvolvido. Essa definição precisará ser tomada em conjunto com um Comitê Deliberativo

11 Página 11/12 do Projeto, a ser constituído por representantes indicados pela Diretoria Executiva da Eletrobras Amazonas Energia. Com isso, serão tomadas importantes decisões, tais como: sistemas a serem migrados, processos a serem revistos, equipes a serem alocadas ao projeto, recursos financeiros a serem mobilizados e número de licenças a serem contratadas. Para aumentar a probabilidade de sucesso, um ERP precisa estar associado a um plano efetivo de gestão da mudança, bem como a outras ações igualmente importantes e que precisam ser desenvolvidas na Eletrobras Amazonas Energia, tais como: um modelo de arquitetura empresarial estruturado, com a visão de cima para baixo, a partir da cadeia de valor, com as arquiteturas de processos, da informação e tecnológica de suporte definidas e mantidas, para atender ás necessidades estratégicas da organização; a estruturação dos principais processos de negócio, com indicadores de desempenho claros, atrelados a uma visão como aquelas apresentadas em um modelo do tipo BSC, por exemplo; um modelo de governança consolidado e em funcionamento, que conduza a Organização a um patamar de maturidade elevado, com a visão estratégica do negócio claramente refletida na gestão de Tecnologia da Informação e Comunicações. A modelagem dos processos, com a visão como funcionam hoje ( as is ) e como deverão funcionar, após a implantação do ERP ( should be ) é que dará suporte à elaboração do plano de gerenciamento de mudanças, boa prática que temos buscado aplicar no Departamento de Tecnologia da Informação e Telecomunicações. Com isso, o ERP possibilitará a modernização da gestão da Eletrobras Amazonas Energia, bem como a reutilização de processos automatizados e regras de negócio em empresas pertencentes ao Sistema Eletrobras, favorecendo a sua integração. Quanto ao custo do projeto, espera-se que as empresas Eletrobras possam auferir os benefícios da padronização para as quinze empresas, obtendo descontos nos valores das licenças e no suporte e manutenção do software, bem como redução no custo dos serviços de consultoria para implantação, devido à concorrência.

12 Página 12/12 9. Referências NT-Cotise-01/ Análise Técnico-Financeira para Implantação de Solução ERP em todas as Empresas Eletrobras. Sistemas ERP no Brasil ((Enterprise resources Planning): Teoria e casos. Cesar Alexandre de Souza, Amarolinda Zanela Saccol et al. Implantação de Sistemas ERP (Enterprise resources Planning): Um enfoque de longo prazo. Lúcio Colangelo Filho Enterprises are making a strategic case for changing support organizations. Pat Phenlan. Gartner, 03 May 2010.