EXPLORANDO OS MÓDULOS COMPRAS E ESTOQUE / VENDAS E FATURAMENTO

Transcrição

1 EXPLORANDO OS MÓDULOS COMPRAS E ESTOQUE / VENDAS E FATURAMENTO No mundo competitivo em que estamos inseridos torna -se necessário que os gestores possuam ferramentas para dinamizar as operações internas. Pensando nesta função a S IAGRI desenvolveu dentro do Agribusiness os Módulos Compras e Estoques e Vendas e Faturamento. Com o Módulo Compras e Estoque é possível dinamizar os processos de entrada, cadastros, formação de preço, consultas e relatórios. Já o Módulo Vendas e Faturamento têm as facilidades de consultas, processos de vendas, cotações, pedidos, relatórios. Abordaremos primeiramente o Módulo Compras e Estoque e suas principais opções para depois finalizarmos com o modulo Vendas e Faturamento. MÓDUL O COM PRAS E ESTOQUE O Módulo Compras e Estoque está dividido em Cadastro, Movimentação, Relatórios e utilitários. Começaremos pela parte de cadastro. 1. Cadastro Visando auxiliar os processos de manutenção foi incluso dentro do Módulo Compras e Estoque, a pasta de cadastros contendo várias opções que poderão ser utilizadas para modificações ou inclusões das seguintes partes: Figura 1 Cad astro

2 Dentro da área de Cadastros temos as subpastas: J- Materiais Nesta subpasta é possível modificar algumas informações sem acessar outros Módulos, dentro dela tem as seguintes possibilidades: Figura 2- Pasta Materiais K- Tabela de Preços Nesta opção, além da formação de preço e do cadastro padrão da tabela de preço, existe outras opções que permitem fazer as modificações ou inclusões conforme necessário de maneira mais ágil: Figura 3 Pasta Tabela d e Preços A - Formação de Preço: É a mesma rotina do Crtl+F; B - Tabela de Preço: Criação de novas tabelas ou alterações daquelas já existentes; C - Custo de compra: Permite alimentar o custo manualmente para cada produto, não seguindo o custo médio, o gerencial com financeiro e nem o de reposição; D - Cópia: permite criar uma cópia de outra tabela de preço; E - Atualização: Permite fazer a atualização das tabelas de preços; F - Manutenção de Produtos: Permite dar manutenção de preços e custos nas tabelas ou incluir o produto em outras tabelas. G - Manutenção Rápida dos Custos: Permite dar manutenção nos custos ou margem de lucro dos produtos nas tabelas de preço.

3 2. Movimentaç ão Nesta opção é possível realizar as movimentações da empresa, sendo a mesma dividida em: A - Compras, B - Outras Operações com N.F.s de Terceiros, C - Estoque, D - Nota fiscal manual, E - Manutenção de Locação de Produtos e F- Documentos com Retenção na Fonte. Figura 4 Movimentação Explicaremos a seguir cada uma delas. a) Compras - têm as modalidades abaixo: Figura 5 Compras A - Cotação: Utilizada para fazer cotação de compra, sendo vista como um orçamento efetuado junto aos fornecedores. B - Pedidos: Utilizado para realizar inclusão de pedidos efetuados com os fornecedores, para posterior recebimento da nota fiscal. C - Notas Fiscais: Permite a inclusão das notas fiscais que tenha pedido de compra efetuado. D - Requisições: Acesse o link e veja Nota Técnica sobre esta modalidade. E - Central de Compras: Nesta opção permite efetuar o controle de liberação por senha digital dos pedidos de compra, desde que esteja marcada a opção Libera compras por assinatura digital em: Transacionadores / A - Cadastro / A - Configurações / A - Parâmetros 2 - Faturamento Faturamento 1. b) Outras Operações com N.F.s de Terceiros Tendo as seguintes opções: A - Notas Fiscais: Permite incluir notas fiscais sem vinculo com pedido de compra. B - Conhecimento de transporte: Permite lançar os conhecimentos de transportes recebidos, efetuando ou não o vinculo com a nota.

4 c) Estoque contém as opções abaixo: A - Emissão da Planilha de Contagem: Permite gerar planilhas para contagem do Estoque. B - Saldo Inicial: Permite incluir, alterar ou excluir saldo inicial. C - Importa Saldo Inicial de Inventário: Permite gerar saldo com base no Inventário Fiscal. D - Gera Saldo a Partir da Movimentação: Permite incluir saldo inicial com base na movimentação. E - Saldo inicial do estoque de terceiros: Permite corrigir o estoque da empresa com terceiros e de terceiros com a empresa. F - Contagem de estoque por digitação: Permite registrar a contagem do estoque. G - Análise do estoque de produtos : Permite gerenciar os estoques dos produtos, compra e vendas, saldos, quantidade mínima e máxima. H - Inventário Físico: Permite gerenciar o estoque físico. d) Nota Fi scal M anual Permite lançar notas fiscais da empresa emitidas avulsa, para melhor gerenciamento das receitas e do financeiro. e) Manutenção de Locaç ão de Produtos Permite efetuar verificação das notas fiscais recebidas de fornecedores. f) Documentos com Retenção na Fonte Permite lançar documentos que possua retenção na fonte, como aluguel, pedágio, etc. 3. Consulta A opção consulta permite realizar verificações de: A - Saldo de produto (F8), B-Custo médio por produto, C - Saldos por produto Multiloja (Crtl+F8), D - Pedido de venda (Ctrl +O), E - Custo Gerencial com financeiro (Crtl+F7), F - Consulta níveis de estoque, G - Consulta de custos por produto e H - Consulta preço de venda (Crtl+G). Figura 6 - Consultas

5 4. Relatórios Dentro de relatórios tem uma gama de relatórios para auxiliar os gestores a gerenciar os processos, sendo disponibilizado desde a parte de entradas, saídas, pedidos, entre outros, conforme imagem a seguir: Figura 7- R elató rios 5. Utilitários Parte desenvolvida para atender algumas exportações exigidas para empresas do agronegócio, conforme imagem a seguir: Figura 8- Utilitários

6 MÓDUL O VENDAS E FA TURAMENTO Módulo desenvolvido para auxiliar nos processos de venda tem sua subdivisão em: Cadastro, Movimentação, Consultas, Relatórios e Utilitários. Abordaremos a seguir cada uma das opções e suas subdivisões. 1. Cadastro Rotina com as informações já existentes no Módulo Transacionadores, visando maior facilidade aos usuários, sendo elas: A - Categoria de Clientes, B - Parceiros, C - CFOP, D - Impressoras Fiscais, E - Motivos de cancelamento, F - Motivos de perde de venda, G - Observações, H - Condições de pagamento e I - Tabela de preço. Em ambas as opções acima poderão efetuar inclusões, alterações, exclusões e inativação. 2. Movimentação Na pasta de movimentação tem as seguintes opções: A - Vendas, B - Outras operações com N.F.s da Empresa, C - Receitas Agronômicas, D - Cotas de venda, E - Comprovante de Entrega, F - Comissões, G - Transferência de depósito Comprovante, H - Nota Fiscal Eletrônica, I - Protocolo, J - Expedição. Abordaremos a seguir cada: Figura 9 - Movimen tação a) Vendas Nesta opção tem as operações de vendas com pedidos, cupons fiscais, notas, mapa resumos, conforme abaixo: A - Cotação: Permite trabalhar com orçamentos de produtos. B - Pedidos: Permite efetuar reserva de produtos para venda a partir dos pedidos de venda, para posterior faturamento. C - Notas Fiscais: Permite buscar o pedido de venda para efetuar a emissão da Nota Fiscal. D - Cupons: Permite emitir cupom fiscal buscando o pedido de venda ou sem pedido. E - Cancela Último Cupom Fiscal: Permite cancelar o último cupom emitido. F - Mapa Resumo ECF: Permite efetuar verificação ou inclusão de redução Z.

7 H - Libera Pedidos por Assinatura Digital: Permite efetuar a liberação por assinatura, conforme o cadastro nos dados de pessoal obedecendo à configuração dos parâmetros gerais. I - Caixa Frente de Loja: Permite faturar, de uma só vez, vários pedidos de venda. J - Pedidos Simplificados: Permite efetuar pedidos de venda de forma mais simplificada. L - Vendas Perdidas Avulsas: Permite lançar de uma só vez para um parceiro as vendas perdidas. b) Outras operações com N.F.s da Empresa Dentro desta pasta será permitido efetuar várias operações de venda, conforme a seguir: A - Pré-Nota: Permite fazer operações de venda sem ter vinculo com pedido de venda. B - Notas Fiscais Emitidas: Permite efetuar verificações, impressão da nota fiscal, duplicata, boleto, comprovante de entrega, entre outras ações. C - Emissão Seletiva de N.F.s: Permite imprimir várias notas fiscais de uma só vez. D - Conhecimento de Transportes: Permite lançar conhecimento de transporte referente às despesas com vendas. E - Cupons Fiscais emitidos: Permite consultar os cupons fiscais emitidos e os status. c) Receitas A gronômicas Poderá emitir as receitas agronômicas avulsas, nesta opção, podendo ou não vincular com algum documento fiscal. d) Cotas de venda Permite a empresa criar cotas de vendas, podendo ser ou não por cliente. Desta forma poderá gerenciar as metas de cada vendedor. e) Comprovante de Entrega Permite efetuar emissão ou inclusão de comprovante de entrega de produtos. f) Comissões Nesta pasta poderá efetuar o gerenciamento das comissões sobre a venda, conforme descrição abaixo: A - Adiantamento: Permite incluir adiantamento de comissão para o vendedor. B - Acerto por Faturamento: Permite emitir as comissões para o acerto considerando o faturamento da empresa, de acordo com os filtros desejados para posterior acerto. C - Acerto por Recebimento: Permite visualizar as comissões dos vendedores conforme o recebimento efetuado no financeiro, sendo que irá obedecer aos filtros informados para visualização e posterior acerto. D - Exclusão das Baixas: Irá abrir a opção A- Baixas de documentos, onde permitirá a exclusão da comissão conforme a necessidade.

8 E - Recalcula Comissões dos Documentos Fiscais: Permite recalcular as comissões já geradas, que por algum motivo possa ter havido modificações nos documentos fiscais que as geraram. F - Acerto de Vendas Diretas: Permite efetuar o acerto das comissões referente aos pedidos de venda direta. G - Prêmio por Margem Bruta: Permite efetuar o acerto dos prêmios definidos no cadastro dos vendedores. H - Relatório de Adiantamento de Comissões: Permite gerenciar todos os adiantamentos concedidos aos vendedores. I - Acerto por Faturamento (Faixa de Comissão): Permite efetuar o acerto das comissões quando a empresa trabalha com faixa de comissão no cadastro da empresa. g) Transferência de depósito Comprovante Permite efetuar transações de movimentação de produtos entre depósito, não alterando a loja, mas sim o local de estocagem do produto. h) Nota Fi scal Eletrônica Nesta opção poderá ser gerenciado as notas fiscais eletrônicas, conforme relação abaixo: A - Gerenciador de Nota Fiscal Eletrônica: Permite verificar os status das notas fiscais eletrônicas. B - Inutilizar Numeração de NF-e: Permite inutilizar a numeração das notas fiscais que por algum motivo não foram transmitidas para a Sefaz. C - Status dos Serviços: Permite verificar o Status dos serviços da Sefaz nos ambientes de recepção da NF-e. i) Protocolo Acesse o link e veja Nota Técnica sobre esta modalidade. j) Expedição Acesse o link e veja Nota Técnica sobre esta modalidade. 3. Consultas A opção consulta permite realizar verificações de: A - Saldo por produto (F8), B - Custo médio por produto, C - Saldos por produto Multiloja (Crtl+F8), D - Pedido de venda (Ctrl+O), E - Custo Gerencial com financeiro (Crtl+F7), F - Simulador de negociações (F7), G - Consulta Financeira do Parceiro (Crtl+M) e Consulta preço de venda (Crtl+G).

9 4. Relatórios Na opção de relatórios o Módulo Vendas e Faturamento apresenta vários relatórios relacionados às operações de vendas e alguns de compras e estoque para auxiliar nas tomadas de decisões. Segue abaixo os relatórios existentes: Figura 10- Relatórios Sendo que as pastas de todas as opções existem vários relatórios para auxiliar nas análises gerenciais. 5. Utilitários A opção Utilitários possui três tipos de operações, sendo elas: A - Outras Operações com ECF: Permite estar efetuando operações com a ECF (impressora fiscal), conforme imagem abaixo:

10 Figura 11- Gerenciamento do ECF B - Resumo por alíquotas dos cupons fiscais : Permite emitir o resumo por alíquota e CST por período. C - Exportação de comissão do funcionário: Permite gerar um arquivo.txt para comunicação com alguns programas para folha de pagamento. Conforme apresentado os Módulos Compras e Estoque e Vendas e Faturamento foram desenvolvidos com o intuito de facilitar os processos, esperamos ter auxiliado com as informações acima. Elizandra Carmo Silva Supervisora Service Desck elizandra.silva@siagri.com.br