Sumário. Passos para implantação e transmissão do SPED FISCAL

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1 Guia SPED FISCAL

2 Sumário Passos para implantação e transmissão do SPED FISCAL 1. Verifique se você está obrigado a enviar o SPED Fiscal 2. Adeque as rotinas internas para a transmissão do SPED Fiscal 3. Validação e Transmissão dos seus arquivos do SPED Fiscal 4. Guarda dos arquivos 5. Blocos 6. Bloco K 7. Documentos Fiscais 8. Contabilidade 9. Artigo 57

3 1 Acesse o Site do SPED Fiscal. Clique na imagem para acessar o site Nele é possível checar a obrigatoriedade da sua empresa de realizar o envio. Mesmo assim podem haver situações em que mesmo o contribuinte estando obrigado ele não conste na relação. 2 Verificar na legislação do seu estado e dialogar com o seu contador sobre a obrigatoriedade do envio, visto que existem especificidades que podem variar de estado para estado.

4 Adeque as rotinas internas para a transmissão do SPED FISCAL. 1 2 Faça o levantamento de quais informações (ver blocos) deverão ser preenchidas na escrituração dos documentos da sua empresa. Eduque os colaboradores que estarão envolvidos de forma direta e indireta na transmissão dos arquivos, sobre as ações necessárias e sua importância no processo. Delimite de forma clara as tarefas de cada um deles. 4 Busque conhecimento dos prazos de envio e se organize levantando dias no mês para que o arquivo esteja gerado e validado, isso ajuda evitar retrabalho e dores de cabeça desnecessárias. 3 Clique para falar 5 Baixe (aqui) o programa validador e de transmissão do SPED FISCAL. 6 Fale conosco sobre quais as funcionalidades disponíveis que podem facilitar os processos de entrega e guarda dos arquivos do SPED Fiscal. Saiba quais as multas (ver) que podem incidir em caso de não envio ou envio em atraso. 7

5 Não deixe para ultima hora esses processos, já que, principalmente nos primeiros meses, os erros de validação são extensos e podem demandar muito tempo para correção. Promova capacitação constante, visto que a legislação tributária tende a ser muito específica e demandar conhecimentos pontuais daqueles que trabalham na área fiscal, e além disso é muito comum existirem mudanças em alíquotas e reduções de base de cálculo. Exemplo disso é o imposto de 1% nas importações que não podem ser utilizados como crédito no momento da escrituração.

6 Se atente para o fato de que não são todos os erros que são identificados na validação. Geralmente erros relacionados a dados inconsistentes e na digitação. Apurações equivocadas podem passar despercebidos. Garanta a qualificação do profissional que irá validar, pois fará toda a diferença. Lembre-se que a empresa não será apenas penalizada caso não entregue os arquivo. Informações incorretas também a torna vulnerável a multas e outras sanções, além do recolhimento da diferença de impostos acrescida de correção monetária quando a situação se aplicar.

7 A legislação obriga a empresa a guardar o arquivo que foi gerado e transmitido, e o fisco pode facilmente distingui-los de cópias de segurança, então, mesmo estando salvo na base de dado da Receita Federal é necessário ter cuidado com o arquivo xml, bem como com o recibo de transmissão, já que eles podem ser cobrados em futuras fiscalizações.

8 Faça backup constantemente e proteja-se contra possíveis problemas nos softwares (ex. vírus) e danos nos hardwares (ex. causados pelo calor, água, humidade, dentre outros). Mantenha seu arquivo organizado para facilitar o acesso a essas informações quando no futuro elas forem exigidas.

9 BLOCO DESCRIÇÃO ESPECIFICAÇÃO 0 Abertura, Identificação e Referências Nele devem ser registrados dados da empresa que está enviando o arquivo (razão social, CNPJ e endereço) o nome e CRC do contador responsável pela empresa, cadastro dos bens ou componentes do Ativo Imobilizado, planos de contas contábeis e centro de custos. C Documentos Fiscais I Mercadorias (ICMS/IPI) Devem ser informados os documentos fiscais de entrada e saída de mercadorias, que estão sujeitos à legislação do ICMS, como por exemplo as Notas Fiscais código 01, Notas Fiscais Avulsa código 1B, Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) código 55, dentre outras. D Documentos Fiscais II Serviços (ICMS) Nesse bloco devem ser informados os dados referentes às notas fiscais de serviços emitidas ou recebidas relativas às operações de comunicação, transporte intermunicipal e interestadual, ou seja, serviços que estão sujeitos ao regime do ICMS. E Apuração do ICMS e do IPI No bloco E devem ser apresentados os dados relativos à apuração do ICMS e IPI no período, informando-se o período de apuração, os créditos, débitos, estornos de créditos e débitos do ICMS e IPI e se no período houve saldo credor ou devedor.

10 BLOCO DESCRIÇÃO ESPECIFICAÇÃO G Controle do Crédito de ICMS do Ativo Permanente CIAP Nesse bloco devem ser informado os dados referente ao CIAP (Controle do Crédito do Ativo Permanente), que é aquele crédito de imposto que a legislação permite que o contribuinte utilize ao adquirir um Ativo Permanente. H K Inventário Físico Controle da Produção e do Estoque Nesse bloco o contribuinte deverá preencher com os dados do inventário físico do estabelecimento, de acordo com o que exige a legislação vigente. Um dos que mais causam preocupação aos empresários, nele devem ser informados dados relativos à quantidade produzida, quantidade de material consumida, quantidade produzida por terceiros, quantidade de materiais que foi consumida em terceiros, as movimentações realizadas internamente no estoque, posicionamento do estoque de todos os produtos. 1 Outras Informações O bloco 1 deverá receber informações sobre averbação de importação no período: se o estabelecimento é produtor de açúcar e/ou álcool, se a empresa distribui energia elétrica e houve distribuição para outra Unidade Federativa, informações sobre exportações realizadas no período, movimentação diária de combustíveis, volume de vendas, discriminação de bombas pertencentes ao varejista de combustíveis, dentre outros. Para mais detalhes sobre os blocos, clique aqui.

11 Conheça os principais documentos fiscais que devem ser informados no SPED Fiscal: NF-e: Documento fiscal que deve ser emitido e armazenado eletronicamente, que foi criado para substituir os modelos de notas fiscais anteriormente impressas 1 e 1-A. É geralmente utilizada para acobertar movimentação de mercadorias ou produtos, mas pode ser também utilizada para transferência de crédito de ICMS. Obs: é importante não confundir a NFe com o DANF, que é, como o próprio nome diz, o documento contendo os dados da transação, e por conseguinte da NF-e, que é utilizado para acompanhar as mercadorias e facilitar o acesso às informações relacionadas a operação com dados itens. NFS-e: usada para acobertar prestações de serviços reguladas pela Lei Complementar 116 de 2003, que são prestados para pessoas físicas ou jurídicas, é emitida junto à prefeitura municipal. NFC-e: Veio para substituir o cupom fiscal e a nota fiscal modelo 2, geralmente utilizada em transações feitas para o consumidor final.

12 Conheça os principais documentos fiscais que devem ser informados no SPED Fiscal: CT-e: Documento fiscal utilizado por transportadoras ao realizar serviços de transporte de cargas. É usado para acompanhar mercadorias que trafegam pelos ares, mares, rios e por meios terrestres. É usado para substituir as notas fiscais de números 7, 8, 9, 10, 11 e 27. Carta de Correção Eletrônica: utilizada para corrigir informações que não modifiquem a base de cálculo do imposto, o período de apuração, valor da operação ou prestação, valor de alíquotas de impostos, diferença de preço, dados cadastrais que impliquem em mudanças no remetente ou destinatário, data de emissão ou de saída. Dessa maneira, em alguns casos não é possível utilizar Cartas de Correção Eletrônica para corrigir erros, devendo-se utilizar notas fiscais complementares ou até mesmo se optando pelo cancelamento do documento e emissão de um novo com as informações corretas.

13 Para que a sua empresa tenha sucesso com o SPED Fiscal é necessário que ela tenha uma boa relação com a contabilidade, já que ela fornecerá as diretrizes e fundamentações para que os dados constantes nos arquivos estejam corretos, evitando sanções fiscais desnecessárias. Essa questão tornasse ainda mais importante quando se percebe que cada empresa possui especificidades que variam de acordo com o regime, estado em que está sediada, com qual local está comercializando e com quais tipos de mercadoria ou serviços trabalha. Tratando-se do SPED Fiscal, o contador sempre será o melhor amigo da sua empresa.

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