DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES (MINUTA)

Transcrição

1 PROCESSO: ADMINISTRAR E DISTRIBUIR PROCESSO ADMINISTRATIVO FISCAL Extrair base do e-processo Rotineiramente, um relatório gerencial é gerado do e-processo (Gerencial Relatórios Gerenciais Visão: Estoque Relatório/Gráfico: Relatório de estoque configurável Tipo de unidade: DRJ). Tal arquivo contém diversas palavras-chave para todos os processos localizados nas DRJ e no CEGEP. Atualmente, esse relatório é gerado semanalmente, sendo feitas extrações eventuais, caso necessário. Informações armazenadas no e-processo Arquivo do tipo csv e-processo Identificar os PAF que estão no Cegep O arquivo csv extraído é importado para o banco de dados (Access). O resultado dessa importação será uma tabela bruta, com diversas informações para cada processo em unidade do tipo DRJ. Essa tabela será trabalhada, com a inclusão de novas informações (colunas) que serão atualizadas conforme critérios pré-definidos. Entre as informações que serão agregadas à tabela inicial, estão as decorrentes desta atividade e das próximas 4. Faz-se necessária a identificação dos processos do tipo PAF e marcação dessa informação na tabela, já que o arquivo csv gerado traz a relação de todos os processos em unidade do tipo DRJ, incluindo os processos não-paf, que não serão incluídos nas atividades seguintes. Também é necessária a identificação dos processos que se encontram nas equipes relacionadas ao CEGEP. Atualmente tais equipes estão configuradas e vinculadas, no e-processo, à DRJ Ribeirão Preto, de forma que precisam ser marcados para serem diferenciados dos processos desta DRJ. Arquivo do tipo csv Access

2 Agrupar processos nas prioridades Os processos nas unidades do tipo DRJ são agrupados por um ou mais motivos de prioridade. Isso porque, da forma como o motivo da prioridade de cada processo está informado no sistema, não é possível trabalhar com informações agregadas, já que a Portaria RFB nº 999, de 19 de julho de 2013, pode prever, em um mesmo inciso, vários motivos de prioridade com mesma hierarquia entre eles. Sendo assim, uma nova coluna é inserida na tabela e será preenchida com os tipos de prioridade agregados, com o objetivo de padronizar essa informação e possibilitar que as consultas que serão efetuadas retornem resultados agregados; Arquivo do tipo csv Access Associar processos em grupos de tributos Com a apuração do grau de complexidade, para cada processo é associado um tributo (ACT Tributo). Entretanto, para muitas consultas que serão feitas na tabela, o resultado desejado deve agrupar os processos de alguns tributos, quais sejam: IRPJ/CSLL, PIS/Cofins, Pasep/Finsocial, COMEX (II, IPI - Vinculado Comex, IE, CONTRIBUIÇÕES - Vinculadas Comex e OUTROS - Vinculados Comex). Para tanto, é criada uma coluna na tabela para que seja inserida essa nova classificação.

3 Arquivo do tipo csv Access Identificar conexão entre processos Para fins de distribuição de processos, foram definidos alguns critérios que classificam os processos como sendo conexos/família (definição feita pela Cocaj em conjunto com os Delegados de julgamento). Atualmente os critérios são: processos que possuem o mesmo nº de RPF ou processos do tipo PRR/Dcomp que sejam do mesmo NI, do mesmo tributo/grupo de tributos e mesmo ACT Código. Ressalte-se que, para a marcação da conexão pelo 1º critério, faz-se necessário incluir o nº do RPF na tabela-base, a partir de cruzamento desta tabela com arquivo fornecido pela Cofis (tal arquivo contém o nº do processo, o nº do RPF e as Operações Fiscais relacionadas e é solicitado pela Cocaj à Cofis sempre que for executado o planejamento para as distribuições). Arquivo do tipo csv Access Marcar DRJ destino nos PAF conexos já distribuídos/julgados Os processos considerados conexos/família deverão ser distribuídos para a mesma DRJ. Sabendo-se que processos conexos podem ser distribuídos em momentos diferentes, pelo fato de terem ingressado no contencioso administrativo de 1ª instância em momentos diferentes, é necessário que esses processos sejam identificados e marcados na tabela-base. Para tanto, efetua-se o cruzamento desta tabela com uma tabela de processos já julgados pelas DRJ (desde janeiro/2013 até

4 o mês corrente) e outro cruzamento com uma tabela que possui a relação de todos os processos já distribuídos pelo CEGEP. Arquivo do tipo csv Access Identificar processos com potencial para julgamento em lote Conforme critérios pré-definidos pela COCAJ em conjunto com as DRJ, foram mapeados alguns tipos de processos, que, pelas suas características (ACT Origem, ACT Tributo, ACT Código, ACT Tema, infração), têm potencial para serem julgados em lote. Tais processos deverão ser marcados na tabela-base, pois terão tratamento diferente dos processos que não têm potencial para serem julgados em lote. Access Definir processos para triagem especializada Dos processos identificados e marcados na tabela-base como potencial para serem julgados em lote, alguns tipos serão selecionados para que seja feita uma triagem especializada. A definição de quais tipos de processos deverão ser encaminhados para a triagem especializada é feita pela Cocaj em conjunto com os Delegados de julgamento. Vale mencionar que tal procedimento será feito em períodos definidos pela Cocaj. Planilhas com a relação dos processos selecionados Access e Excel

5 Realizar triagem especializada Triador A lista dos processos definidos como tendo potencial para serem julgados em lotes e com necessidade de triagem especializada serão enviados aos julgadores especialistas. Tais julgadores analisarão os processos (quesitos não disponíveis nas palavras-chave, tais como as alegações feitas pelos contribuintes na impugnação/manifestação de inconformidade, a quantidade de infrações e outras particularidades que o julgador especialista julgar relevantes) com objetivo de classificá-los em lote ou não lote. Eventualmente processos de menor complexidade poderão ser triados por analistas tributários. No caso dos processos classificados como lote, serão feitos tantos agrupamentos quanto forem os grupos de processos identificados com características mais semelhantes possível, por exemplo, combinação de mesmas alegações e infrações Planilhas com a relação dos processos selecionados Planilhas com as informações decorrentes da triagem especializada Excel, access e e-processo 1 - Decreto nº 6.641, de 10 de novembro de 2008, art. 2, inciso II e art. 3, inciso III 1 Todos da Carreira ARFB Analisar resultado da triagem Após a triagem dos processos, conforme descrito anteriormente, os triadores encaminham à Cocaj suas planilhas com as informações decorrentes da triagem especializada, que contém a relação dos processos considerados passíveis de julgamento em lote, o nome do lote em que o processo foi classificado e a quantidade de processos/horas, do lote, que podem ser julgadas por um julgador em um mês. A Cocaj analisa tais informações com o objetivo de agregá-las na tabela-base. Planilhas com as informações decorrentes da triagem especializada Planilhas com as informações decorrentes da triagem especializada a serem agregadas na tabela-base Excel Armazenar dados do processo na base para distribuição Por fim, as informações decorrentes da triagem especializada a serem agregadas

6 na tabela-base são inseridas na mesma. Desta forma, as informações para todos os processos, devidamente classificados, ficam armazenadas na tabela-base, para serem utilizadas posteriormente. Com base nessas informações, os processos são classificados como lote na base e são tratados em fluxo de distribuição distinto dos processos não passíveis de julgamento em lote. Planilhas com as informações decorrentes da triagem especializada a serem agregadas na tabela-base Excel e Access Definir o tipo e o período da distribuição Existem três tipos de distribuição: Principal É feita a distribuição regular de processos para julgamento em um período pré-determinado pela Coordenação (atualmente este período é quadrimestral). Intermediária No planejamento da distribuição principal é feita uma reserva para distribuições intermediárias de processos com alguns motivos de prioridade. Tal reserva é feita pela estimativa de entradas de processos das prioridades Idoso ou moléstia grave ou deficiente físico e Valor acima de R$ 10 milhões. Em geral, a periodicidade dessas distribuições é mensal. Pedidos de Carga Complementar A qualquer tempo, as DRJ podem solicitar à Cocaj a distribuição de uma carga adicional de processos, para serem julgados até o período da próxima distribuição principal. Neste caso, o Delegado de julgamento especificará a quantidade de horas que deseja receber e de qual(is) tributo(s) deverão ser os processos. Para essas distribuições, existem dois fluxos de trabalho, quais sejam, julgamento em lote e julgamento de processos não passíveis de julgamento em lote. O tipo de processo a ser destinado (julgamento em lote ou não) irá depender do perfil dos julgadores, da produtividade alcançada, do perfil do estoque a ser distribuído e dos objetivos a serem alcançados com a distribuição.

7 Identificar parâmetro em horas para julgamento do lote No caso dos processos classificados em lote/jap, não serão consideradas as horas estimadas (HE) decorrentes da apuração do grau de complexidade para a distribuição de processos, e sim a hora esperada para o julgamento desses processos. Para tanto, com base em análises relativas aos resultados alcançados pelas DRJ no julgamento de cada tipo de lote, em conjunto com o feedback dado pelos julgadores, será definido um parâmetro para o julgamento dos processos que serão distribuídos em cada tipo de lote. Ex: 50 processos/mês/julgador - neste caso, considerando que o mês tenha 21 dias úteis e que o julgador cumpra uma carga horária de 8 horas, aplicando 70% do seu tempo na atividade de julgamento de processos, teríamos 21 x 8 x 0,7 = 117,6 horas disponíveis, consequentemente, para julgar os 50 processos no mês, o julgador gastaria uma média de 2,4 horas por processo (117,6 / 50). Por fim, multiplica-se esse valor pela quantidade de processos no lote/jap e chegamos ao total de horas que se espera que sejam utilizadas para o julgamento daquele lote/jap. e relatórios DW-processo Planilha com as informações dos lotes formados Access, Excel e DW-processo Calcular ganho de produtividade esperado Sabendo que os processos a serem distribuídos em lote/jap não serão julgados considerando a HE de cada processo, é possível calcular o ganho de produtividade esperado para o julgamento de cada lote/jap a ser distribuído. Dividindo-se a soma das HE de todos os processos do lote pelo valor calculado como hora esperada para o julgamento do lote/jap, temos o CHT esperado para o julgamento de cada lote. Como o CHT meta é 1,00, a diferença desse valor para o CHT esperado será o ganho de produtividade a ser alcançado com o julgamento do lote. Planilha com as informações dos lotes formados Planilha com as informações dos lotes formados Excel

8 Calcular necessidade de julgadores Com o fim de distribuir a quantidade adequada de processos para julgamento em lote, que neste caso não é feita com base nas horas estimadas dos processos, calcula-se a necessidade de julgadores para julgar cada lote no período a que se refere a distribuição. Neste caso, dividimos o valor anteriormente calculado como sendo o total de horas a serem utilizadas para o julgamento de cada lote/jap pela quantidade total de horas disponíveis de cada julgador no período da distribuição. Ex: considerando uma distribuição quadrimestral cujo período tenha 85 dias úteis, cada julgador teria um total de 476 horas disponíveis (85 x 8 x 0,7). Caso fosse distribuído um lote/jap que demandasse horas para o seu julgamento, teríamos / 476 = 2,1 julgadores necessários para julgar o lote no período da distribuição, considerando-se o ganho de produtividade esperado. A memória de cálculo completa, incluindo todos os itens considerados nos cálculos mencionados é registrada em planilha, que é encaminhada às DRJ. Essa planilha visa, além de dar transparência ao processo, orientar as DRJ quanto à divisão de um lote e distribuição de seus processos para mais de um julgador, Planilha com as informações dos lotes formados Planilha com as informações dos lotes formados Excel Estruturar o acervo por prioridades, conexões e tributos Excluindo-se os processos classificados em lote/jap, será elaborada uma planilha que apresentará a visão geral do acervo de processos não-lote. Tal planilha conterá a quantidade total de processos de cada tributo/grupo de tributos (nas linhas) para cada tipo de prioridade (nas colunas), na ordem definida na Portaria RFB nº 999, de 19/07/2013. Além disso, será evidenciado o quantitativo total de processos classificados como conexos/família que, embora, sejam, na sua maioria, de prioridades de nível hierárquico inferior, terão que ser distribuídos juntamente com o processo conexo/família de nível hierárquico superior. A mesma planilha estruturada com a quantidade de processos será também elaborada apresentando o total de HE referente a esses processos. Com essa planilha, é possível ter uma visão geral do acervo de processos e identificar os tributos cujos processos precisam ser distribuídos prioritariamente, permitindo a equalização nacional do acervo entre os tributos e entre as DRJ. Planilha com as informações do acervo Não-lote

9 Access e Excel Calcular necessidade de julgadores Utilizando o mesmo modelo de planilha mencionado anteriormente, elabora-se uma terceira planilha estruturada, com a quantidade de julgadores necessária para julgar cada conjunto de processos (tributo/grupo de tributos x tipo de prioridade). Esse cálculo é feito com a divisão da quantidade total de HE apresentada em cada célula pela quantidade total de horas disponíveis de cada julgador no período da distribuição. Essa planilha permitirá identificar, por exemplo, quais os tipos de processos do acervo demandam a maior quantidade de julgadores. Planilha com as informações do acervo Não-lote Planilha com as informações do acervo Não-lote Excel Analisar perfil do acervo De posse da planilha que apresenta o acervo de processos não-lote estruturado por tributos/grupo de tributos e tipos de prioridades e da planilha que apresenta os lotes de processos formados, será feita uma análise detalhada do perfil do acervo de processos aguardando distribuição. Tal análise objetiva identificar pontos críticos do acervo e a necessidade de julgadores com perfil específico para julgar os processos que poderão ser selecionados para distribuição. Planilha com as informações do acervo Não-lote e Planilha com as informações dos lotes formados Planilha com as informações do acervo Não-lote e Planilha com as informações dos lotes formados Excel

10 Definir perfil dos julgadores para a distribuição Considerando a análise do perfil do acervo, será feita a definição de um perfil para a distribuição, para cada julgador. Tal definição implica em definir um tributo/grupo de tributos para cada julgador, a fim de que sua capacidade disponível seja computada para a distribuição de processos daquele tributo/grupo de tributos. Isto se faz necessário porque algumas turmas de julgamento possuem competência normativa para julgar mais de um tributo, enquanto na prática, em geral, os julgadores desempenham sua atividade de julgamento em processos de algum tributo específico. Além disso, essa definição de perfil também indicará se as horas disponíveis de cada julgador serão computadas para a distribuição de processos do tipo lote/jap ou de processos não-lote. Planilha com as informações do acervo Não-lote, Planilha com as informações dos lotes formados e Mapeamento de competência e horas disponíveis dos julgadores Mapeamento de competência e horas disponíveis dos julgadores atualizado e Planilha consolidada com o total de horas disponíveis para cada perfil (nacional e por DRJ) Excel Definir critérios para distribuição e estabelecer ponto de corte A partir de todas as informações referentes ao perfil do acervo, a Coordenação estabelece diretrizes para a distribuição, definindo critérios para a seleção dos processos a serem distribuídos. Com tais critérios, será estabelecido o ponto de corte para a distribuição, isto é, até que prioridade serão distribuídos os processos considerados não passíveis de julgamento em lote. Planilha com as informações do acervo Não-lote, Planilha com as informações dos lotes formados, Mapeamento de competência e horas disponíveis dos julgadores atualizado e Planilha com o ponto de corte da distribuição Excel e Access Selecionar processos e lotes para distribuição

11 Definido o ponto de corte e calculada a capacidade disponível total para cada perfil definido para os julgadores, serão marcados na tabela-base quais processos serão distribuídos. Planilha com as informações do acervo Não-lote, Planilha com as informações dos lotes formados, Planilha consolidada com o total de horas disponíveis para cada perfil (nacional), Planilha com o ponto de corte da distribuição e Arquivo mdb com a tabela-base atualizada Access e Excel Identificar DRJ com melhor produtividade em processos similares Serão analisados os resultados anteriormente alcançados pelas DRJ com o julgamento de processos similares aos processos que compõem os lotes/jap que foram selecionados para distribuição, com o objetivo de identificar as mais produtivas e que receberão os lotes/jap que serão distribuídos. Planilhas com os resultados alcançados pelas DRJ com o julgamento de processos em lote/jap e Planilha com as informações dos lotes formados Planilha com as informações dos lotes formados com a indicação das DRJ destino possíveis Excel Separar os processos que já possuem DRJ destino identificada Alguns dos processos a serem distribuídos já estão marcados com a indicação da DRJ destino, em razão de motivos de conexão com outros processos já distribuídos anteriormente. Esses processos serão separados dos demais, e será calculado o total de horas necessárias ao seu julgamento, para registro na planilha que contém o consolidado das horas disponíveis para cada perfil e para cada DRJ. Planilha consolidada com o total de horas disponíveis para cada perfil (por DRJ) e Planilha consolidada com o total de horas disponíveis para cada perfil (por DRJ) e Access e Excel

12 Destinar os casos específicos para determinada DRJ A Coordenação pode definir casos específicos de processos que, em geral, em razão da complexidade que apresentam, devam ser destinados a determinada DRJ com especialistas nas matérias objeto dos processos. Sendo assim, esses processos já serão marcados na base com a DRJ destino definida. Access Agrupar processos de IRPF por Área de Concentração Temática Excluídos os processos que já foram marcados com a DRJ destino, os processos de IRPF restantes serão agrupados pelo ACT Código e pelo ACT Tema, somando-se o total de HE de cada agrupamento. O objetivo será distribuir esses processos pelos grupos, de forma que os processos com temas semelhantes sejam encaminhados para a mesma DRJ, aumentando-se, assim, a produtividade Planilha com o total de processos e total de HE, por agrupamento Access e Excel Agrupar processos dos demais tributos por critérios pré-definidos

13 Excluídos os processos que já foram marcados com a DRJ destino e os processos de IRPF, os processos dos demais tributos serão agrupados por critérios prédefinidos, somando-se o total de HE de cada agrupamento. O objetivo será distribuir esses processos pelos grupos, de forma que os processos semelhantes sejam encaminhados para a mesma DRJ. Como exemplo, podem ser feitos agrupamentos por CNAE, por Operação Fiscal, por ACT ou por outros critérios que sejam considerados relevantes. e Arquivo extraído do Contágil, com as informações do CNAE dos contribuintes Planilha com o total de processos e total de HE, por agrupamento Access e Excel Definir DRJ de destino para os processos e lotes selecionados Considerando o total de horas disponíveis para cada perfil (por DRJ), define-se a DRJ destino para os processos não-lote (pelos agrupamentos formados) e para os lotes/jap a serem distribuídos. Tal definição será feita nas planilhas e a informação da DRJ destino será levada para a tabela-base. Planilha consolidada com o total de horas disponíveis para cada perfil (por DRJ), Planilha com o total de processos e total de HE, por agrupamento, Planilha com as informações dos lotes formados com a indicação das DRJ destino possíveis Planilha com o total de processos e total de HE, por agrupamento, com a DRJ destino definida, Planilha com as informações dos lotes formados com a indicação da DRJ destino definida, Access e Excel Preparar relação dos processos a serem movimentados Após a definição da DRJ destino para todos os processos a serem distribuídos, será elaborada uma planilha com o número do processo e a DRJ destino definida, para os processos não-lote a serem distribuídos. No caso dos processos a serem distribuídos para julgamento em lote/jap, será elaborada uma planilha com o número do processo, o nome do lote/jap do qual faz parte e a DRJ destino definida. Tais planilhas serão encaminhadas ao Cegep (não necessariamente no mesmo momento) para que sejam formados os lotes de movimentação no e-processo.

14 Planilhas com a relação dos processos a serem distribuídos Access e Excel Formar lotes de movimentação de processos Cegep Com as planilhas disponibilizadas pela Cocaj, os processos serão localizados no e- processo e será realizada a formação de lotes de movimentação. Além disso, será feita a identificação e registro de eventuais ajustes que se fizerem necessários, principalmente relacionados a processos que não estão mais no Cegep, os quais deverão ser desconsiderados da distribuição. Planilhas com a relação dos processos a serem distribuídos Lotes de movimentação formados no e-processo Excel e e-processo Informar a Cocaj sobre a necessidade de ajustes Cegep Concluída a formação de lotes de movimentação, e constatadas divergências entre as listas de processos a serem movimentados, e a atual localização, informar os números dos processos e as divergências constatadas. As divergências são decorrentes do interstício de tempo entre o corte na base extraída para a apuração dos dados e a data da formação de lotes de movimentação. Nesse intervalo, pode haver devolução de processos em razão dos processos Tratar pedidos de devolução e Solicitar processos por conexão. Planilhas com a relação dos processos a serem distribuídos Mensagem eletrônica e-processo e Notes

15 Ajustar seleção de processos Com a relação de ajustes necessários informados pelo Cegep, serão efetuados os ajustes na distribuição, basicamente exclusão dos processos que não estão mais no CEGEP e seleção de outros processos, como substituição. Relação de ajustes necessários informados Planilhas com a relação dos processos a serem distribuídos e Arquivo mdb com a tabela-base atualizada Access e Excel Informar a Cocaj sobre a finalização dos lotes de movimentação Cegep Concluída a formação dos lotes, e caso não sejam mais identificados ajustes a serem realizados na relação de processos a serem movimentados, o Cegep informará a Cocaj sobre a finalização da tarefa e aguardará autorização para movimentação dos processos. Planilhas com a relação dos processos a serem distribuídos Mensagem eletrônica e-processo e Notes

16 Enviar aos Delegados informativo sobre a distribuição Serão enviadas aos Delegados de julgamento informações importantes sobre a distribuição, tais como os critérios da distribuição, o perfil definido para os julgadores, a relação dos processos distribuídos e um consolidado dos processos distribuídos. Planilhas com as informações sobre a distribuição Mensagem eletrônica Excel e Notes Autorizar a movimentação dos processos para as DRJ Será feita a autorização para que o Cegep efetue a movimentação dos processos às DRJ, conforme os lotes de movimentação formados no e-processo. Mensagem eletrônica Mensagem eletrônica Notes de chefia de chefia Movimentar os processos para as DRJ

17 Cegep Autorizada pela Cocaj, realiza-se a movimentação dos lotes de processos às DRJ correspondentes. Mensagem eletrônica Processos movimentados para as DRJ e-processo Emitir Relatórios Gerenciais Secoj/Seret/Sepoc Emitir relatórios gerenciais com base nos processos e lotes recebidos do Cegep, tais como: lista de processos prioritários; acervo local; temporalidade e outros.os relatórios são disponibilizados para Delegado de Julgamento e Presidentes de Turma. Relatórios Gerenciais Art. 235, II, do Regimento Interno da RFB (Portaria MF nº 203, de 14/05/2012) Preparar e movimentar os processos para as Turmas Secoj/Seret/Sepoc

18 s de preparação dos processos para movimentação para as turmas: verificar o acervo das turmas; verificar se há processos do mesmo contribuinte em turmas.distintas; preparar lista em excel com nome do contribuinte, nº processo, NI, valor e outros campos para auxílio na preparação de lotes para julgamento. A distribuição entre as Turmas de Julgamento é feita considerando os dados dos Relatórios Gerenciais, a competência para julgamento, as horas disponíveis dos julgadores, os processos prioritários, e demais diretrizes locais estabelecidas pelo Delegado de Julgamento. Movimentar os processos para as Turmas de Julgamento, em listas de no máximo 50 processos, para distribuição aos julgadores. Relatórios Gerenciais