RELATÓRIO DE AUDITORIA

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1 ENTIDADE AUDITADA: Serviços de Acção Social (SAS) NORMA DE REFERÊNCIA: NP EN ISO 9001:2008 DATA (S) DA AUDITORIA: DURAÇÃO: 1dia ÂMBITO: Subprocesso Alojamento (ALO) e actividades associadas aos processos GEI e AHS nas Residências do IPVC. REQUISITO VERIFICADO NÃO CONFORMIDADE OBSERVAÇÃO 4. SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE 4.1 Requisitos Gerais x 4.2 Requisitos da Documentação X 1,2,3,9,10,28, RESPONSABILIDADE DA GESTÃO 5.1 Comprometimento da Gestão 5.2 Focalização no Cliente 5.3 Política da Qualidade 5.4 Planeamento X 5.5 Responsabilidade, Autoridade e Comunicação 5.6 Revisão pela Gestão X 10,25 6 GESTÃO DE RECURSOS X 6.1 Provisão de Recursos X 6.2 Recursos Humanos X Infraestrutura X 5,6,7,8,9,11,13,15,17,18,20,21,22,23,25,26,29,30,31,32 11,12,14,27 Ambiente de Trabalho X 5,6,13,19,20, 22,24,25,26,27,29, 11, REALIZAÇÃO DO PRODUTO 7.1 Planeamento da Realização do Produto X 7.2 Processos Relacionados com o Cliente X 4,10,21,23, Concepção e Desenvolvimento 7.4 Compras X 7.5 Produção e Fornecimento do Serviço 7.6 Controlo do Equipamento de Monitorização e de Medição 8. MEDIÇÃO, ANÁLISE E MELHORIA X 8.1 Generalidades X 8.2 Monitorização e Medição X 8.3 Controlo do Produto Não Conforme X 8.4 Análise de Dados X 8.5 Melhoria X 10,33 * Assinalar com X os requisitos verificados em auditoria EQUIPA AUDITORA: NOME / FUNÇÃO Rosa M.M. Venâncio (Auditora Coordenadora) Clementina Sousa (Auditora Técnica) Sérgio Gonçalves( Auditor Especialista Convidado) GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 1 de 6

2 RESUMO / COMENTÁRIOS GLOBAIS: A auditoria teve por objectivo avaliar o Subprocesso Alojamento (ALO) e actividades associadas aos processos GEI e AHS nas Residências do Instituto Politécnico de Viana do Castelo (IPVC) - Centro Académico (CA) Escola Superior de Educação (ESE), Escola Superior Agrária (ESA) e Centro Paroquial de Santa Maria Maior (ERASMUS) -, e a sua conformidade com os requisitos da norma de referência (NP EN ISO 9001:2008) e requisitos legais e regulamentares aplicáveis. A Equipa Auditora (EA) conduziu o processo de auditoria, de acordo com o plano inicialmente proposto, focando, por amostragem, requisitos/ objectivos requeridos pela norma de referência. Os métodos utilizados para a auditoria foram: entrevista; observação das actividades; avaliação de recursos humanos, materiais e infra-estruturas e revisão de registos e documentação do processo. Procurou-se ainda verificar se as não conformidades e observações das auditorias internas referentes a este Processo nas diversas residências, foram adequadamente tratadas ou se permanecem em aberto. É de salientar o esforço dos gestores intervenientes no subprocesso ALO para a eliminação/correcção das NC e Obs. detectadas nas anteriores auditorias. A Equipa Auditora agradece a simpatia e cordialidade com que foi recebida, assim como a cooperação e grau de abertura demonstrada pelos auditados ao longo de toda a Auditoria. E ressalva que a auditoria foi realizada de acordo com metodologias de amostragem, cabendo à Instituição a identificação e análise de situações paralelas ou associadas às constatações registadas neste relatório. De salientar ainda, os gestores dos subprocesso ALO e processos AHS e GEI receberam a informação atempadamente e comparecerem à reunião de abertura. Com o propósito de melhorar o SGQ foram formuladas as seguintes OPORTUNIDADES DE MELHORIA: Necessidade de formação na área de Qualidade e AHS dos colaboradores, inclusive os gestores dos subprocesso e processos. GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 2 de 6

3 Reforçar a colaboração entre os responsáveis das residências e os gestores dos processos AHS e GEI, nomeadamente a nível da comunicação entre eles, por exemplo, através da implementação de reuniões conjuntas; Necessidade de análise conjunta do processo AHS e ALO para revisão de instruções de trabalho. Definir melhor/aumentar os objectivos do subprocesso ALO, na medida da sua abrangência. Rever os procedimentos referentes à utilização de produtos de higienização e limpeza; inclusive a sua selecção/ aquisição, armazenamento e manuseamento; Enriquecer o Plano de Melhorias do Subprocesso com acções diferenciadas de acordo com a tipologia/necessidades dos residentes, que visem efectivamente melhorar o funcionamento das Residências de estudantes do IPVC. Inclusão no Plano de melhorias, acções dirigidas às necessidades do cliente (ex. Alteração do Regulamento relativo à utilização das cozinhas das Residências. Centralizar o processo de candidaturas de alunos às residências Disponibilizar/divulgar um Manual de instruções básicas de higiene segurança nos quartos e cozinhas Disponibilizar aos residentes uma listagem de produtos de limpeza que podem ser utilizados nas cozinhas, seguindo a codificação dos mesmos constantes no Manual de Higienização. Elaborar actas das reuniões efectuadas pelos responsáveis da residência com os alunos Implementar uma check list para verificações do vigilante nas zonas comuns. (rondas documentadas) No sentido de assegurar a máxima eficiência resultante desta auditoria, o IPVC deve proceder à implementação e análise das acções correctivas para não conformidades (NC) identificadas neste relatório e não somente à correcção das NC. Segue-se, na página seguinte, as constatações anotadas ao longo da Auditoria, num total de 33 registos: 28 - Não Conformidades e 5 - Observações. GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 3 de 6

4 NOTA DE NÃO CONFORMIDADE / OBSERVAÇÃO Nº NC* OBS * Requisito Descrição 1 X No processo ALO, continuam a detectar-se documentos não controlados, sem data nem assinatura, por exemplo avisos nas copas 2 X Instrução de trabalho AHS-03 faz referência a documentos associados /Fundamentação em Ambiente, Higiene e Segurança de legislação já revogada Dec. Lei 488/99 3 X Não foi evidenciada a revisão dos Planos de Emergência Internos incluindo a legislação actual, publicada no final de X 7.2. Equipamentos comuns sem qualquer tipo de instruções, bem como ausência de instruções quanto ao uso de produtos nas copas ;falta de normalização do tipo de produtos a utilizar pelos alunos nas copas 5 X 6 X. Os aspiradores não possuem filtro absoluto Não existem panos de cores diferentes para cada tipo de limpeza Os EPIs não são utilizados nem normalizados (CA) Na Lavandaria não tem sinalética adequada como falta provar que existe o corte automático já que o corte automático implica a existência de detecção, o que não acontece Armazenamento inadequado e ilegal dos produtos químicos. 7 X 8 X 9 X 10 X 11 X (CA) No r/c junto ao hall de entrada da lavandaria, a boca-de-incêndio armada (com mangueira semi rígida, instalada em carretel com tambor basculante, não cumpre os requisitos da NP EN Instalações fixas de combate a incêndio, sistemas armados com mangueiras (ficha técnica da APSEI). (CA) Todas as bocas-de-incêndio evidenciam a não conformidade com a norma legal em vigor no respeitante à protecção e acesso. Ex: protecção com aro inox fixo e acrílico ou vidro, situação já referida nos relatórios de auditorias de 02 de Julho de 2009 e 9 de Julho de 2010 (CA)Não existe um plano de manutenção dos exaustores existentes nas copas da residência. Não existem registos de manutenção das instalações eléctricas (AHS-02/02) (CA) Segundo informação do gestor de processo (GP), os alunos confeccionam refeições utilizando fritos, indo contra o regulamento dos alojamentos. Referiu o GP não conseguir controlar a situação. Não há registos de qualquer comunicação/ocorrência ou medida tomada. (ESA) Continua a verificar-se o recurso aos fritos na confecção de alimentos pelos alunos. Não há evidencias de reuniões e/ou acções desenvolvidas sobre este assunto Situação já referida nos relatórios de auditorias de 02 de Julho de 2009 e 9 de Julho de 2010 (CA) Monitores de videovigilância inseridos no interior de um balcão de atendimento com superfície de vidro. Embora com um vidro transparente, a visualização das câmaras é dificultada pela sua localização pelo: Material de atendimento que é disposto neste balcão, nomeadamente: papel, blocos de notas, Só é possível a sua visualização se o funcionário estiver permanentemente em pé, dada a pouca inclinação da câmara e a não adequação da cadeira * Assinalar com X na coluna adequada, para identificar a NC ou OBS AUDITOR(ES) TOMOU CONHECIMENTO (pela entidade auditada): NOME/FUNÇÃO GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 4 de 6

5 NOTA DE NÃO CONFORMIDADE / OBSERVAÇÃO Nº NC* OBS Requisito Descrição 12 X 13 X 14 X 15 X (ESE) Cinzeiro à entrada com um saco plástico para recolha da cinza. Sendo o plástico inflamável pode incendiar-se devido a um cigarro mal apagado. (ESE) Não existe o sinal de ponto de encontro que deveria estar localizado nas traseiras da residência. O sinal do ponto de encontro à entrada da residência encontra-se num suporte precário e a sua visualização é dificultada pela folhagem das árvores. O seu acesso também dificultado pelo desnível acentuado da escada de acesso (ESE) Falta do bloco de protecção na lâmpada do WC do quarto 106 Blocos de tomadas eléctricas no chão sem qualquer tipo de protecção (ESE)No hall do r/c, a porta assinalada como de emergência não reúne as características específicas da mesma. Ex.: ausência de barra antipânico e estar fechada. Não existe sinalização apropriada a indicar saída de emergência, apesar de na planta de emergência a porta em questão estar identificada como tal. 16 X X 18 X 19 X 20 X 21 X 22 X 23 X (ESE) O Termo de Responsabilidade de Ângela Christine Alves Moreira apresenta uma rasura sem qualquer rubrica de quem a efectuou ou autorizou. (ESE) Na planta de emergência existente no hall da entrada principal, é assinalado um extintor cuja posição real não corresponde ao descrito na planta. A mesma planta não assinala a sirene existente neste espaço (ESE) Os blocos autónomos de iluminação de emergência de todo o r/c, não funcionam. As caixas eléctricas na sala de estudo estão vandalizadas A sinalética dos blocos autónomos de iluminação de emergência não tem correspondência na sinalética de emergência em vigor. (ESE) Efectuado um teste a uma RIA constatou-se não ter água. Esta NC é recorrente já foi detectada na Auditoria Interna anterior (ESE) O acesso à residência, que também funciona como caminho de evacuação em caso de emergência, é feito através de uma escada que revela um desnível acentuado, para se poder alcançar o ponto de encontro assinalado na planta de emergência. (ESA) Não existem fichas de segurança dos produtos utilizados na lavandaria, não permitindo às funcionárias conhecer os procedimentos mais adequados ao seu manuseamento/acondicionamento e riscos associados. (ESA) Na Lavandaria não existe sinalização de corte de gás, seja no interior seja no exterior. O secadores funcionam a gás e não tem ligação automática ; a colaboradora necessita de um banco para a ignição. Falta de detecção e corte automático de gás (ESA) Na lavandaria não existem manuais de utilização das máquinas nem evidências de acções desenvolvidas nesse sentido Não existem instruções em português. Não existe nenhuma máquina com certificação CE obrigatória * Assinalar com X na coluna adequada, para identificar a NC ou OBS AUDITOR(ES) TOMOU CONHECIMENTO (pela entidade auditada): NOME/FUNÇÃO GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 5 de 6

6 NOTA DE NÃO CONFORMIDADE / OBSERVAÇÃO Nº NC* OBS* Requisito Descrição 24 X (ESA) Os detergentes estão armazenados junto das máquinas de lavar roupa 25 X 26 X (ESA) Relativamente à não existência de instrução de utilização e acondicionamento de produtos na lavandaria, detectado na auditoria anterior, não há evidências da realização de formação, apesar do envio de instruções após análise da FO, continuando os produtos armazenados junto às máquinas Ausência de bacia de retenção e armazenamento de produtos químicos sem condições (ESA) Cozinha e quarto 111 com um plástico a cobrir o detector de fumos colocado no tecto Impedindo que o alarme dispare 27 X 7.2 (ESA) Quarto 111 com cortinados deteriorados (vários rasgões). Este aspecto não é assinalado nos termos de responsabilidade assinado pelas alunas residentes: Rita Abreu e Marisa Maia. 28 X 4.2. (ESA) Não existe registo de manutenção das RIA s 29 X 7.2. (ESA) Portas de saída de emergência em vidro e sem barra de abertura fácil (e protecção), não se sabendo que grau de resistência do vidro ao choque 30 X (ESA) Bloco de emergência autónomo na ala esquerda do 1º piso avariado 31 X (ESA) Quadro eléctrico do 1º piso, ala esquerda, aberto (embora fechado à chave, mas sem os fechos das extremidades) O quadro eléctrico junto à lavandaria aberto 32 X 33 X ( Centro Paroquial de Santa Maria Maior- Residência ERASMUS) Por informação da Responsável, aguarda o licenciamento para realização de obras de infra-estrutura, pelo que o Plano de Emergência Interno encontra-se condicionado pela realização dessas obras. As plantas de emergência existentes são demasiadamente pequenas e de difícil leitura Situação já referida nos relatórios de auditorias de 02 de Julho de 2009 e 9 de Julho de 2010 (Centro Paroquial de Santa Maria Maior Residência ERASMUS) Não há relatório do incidente /da evacuação dos alunos na sequência do Incêndio na casa das máquinas * Assinalar com X na coluna adequada, para identificar a NC ou OBS AUDITOR(ES) TOMOU CONHECIMENTO (pela entidade auditada): NOME/FUNÇÃO GMS-03/03 Revisão 1/ Pág. 6 de 6